Os 10 melhores softwares para agências de recrutamento (2025)

De acordo com a American Staffing Association, o setor de recrutamento e seleção de pessoal é responsável por ajudar 16 milhões de pessoas por ano a encontrar novos empregos. Considerando que existem 11.957 agências de recrutamento nos EUA. – a partir de 2023 – isso representa um grande número de pessoas passando pela sua agência. Isso representa uma média de quase 1.400 contratações por ano, distribuídas pelas diversas empresas para as quais você realiza o recrutamento.

Isso é um fardo enorme.

Para aliviar a pressão, muitas empresas de recrutamento recorrem a softwares para ajudá-las a otimizar e automatizar tarefas. Mas qual software você deve usar em 2025? Continue lendo e você descobrirá os 10 melhores pacotes de software para agências de recrutamento disponíveis.

Por que você precisa de um software para uma agência de recrutamento?

Você já viu uma das principais razões pelas quais o software para agências de recrutamento é tão importante: sua agência ajuda centenas de pessoas todos os anos. Com tantos funcionários em potencial – sem mencionar seus clientes empresariais –, você precisa de um software simplesmente para ajudar a gerenciar a carga de trabalho. A otimização dos processos é fundamental. Mas tornar-se mais eficiente está longe de ser a única razão pela qual sua agência precisa de software.

Razão 1 – Melhorar a experiência do candidato

Imagine que você é um candidato a uma vaga em uma agência que não usa software. Isso significa que você está confiando que a agência tenha processos manuais sólidos – o que nunca é garantido. Nos piores casos, você pode ter dificuldade para marcar consultas ou entrar em contato com um representante. No final das contas, a experiência acaba sendo tão ruim que você muda para uma agência que realmente parece se importar com você.

Em suma, a experiência do candidato determina o sucesso da sua agência.

Usando um software de agência de recrutamento, você pode desenvolver uma experiência “nos bastidores” perfeita, que garante que os candidatos estejam sempre informados sobre possíveis vagas.

Razão 2 – Colaboração aprimorada

A colaboração é difícil no recrutamento.

Como agência, você está colaborando com todos os candidatos que chegam até você, bem como com todas as empresas que você ajuda na contratação. Depois, há o lado interno. Sua empresa provavelmente possui equipes de marketing, vendas e RH, e todas elas precisam saber o que seus profissionais de recrutamento ativos estão fazendo.

São muitas bolas relacionadas ao trabalho em equipe para se equilibrar. E se você deixar uma dessas bolas cair, os clientes e os departamentos internos começam a ficar isolados do que deveria ser um processo colaborativo. Com o software, você pode integrar todos os principais participantes do processo de contratação em um local central.

Ninguém fica de fora.

Razão 3 – Reduzir o custo por contratação para os clientes

A maioria dos seus clientes empresariais tem um objetivo simples: contratar pessoas de qualidade gastando o mínimo possível.

Seus gastos começam com o uso dos seus serviços antes de enfrentarem custos internos relacionados ao treinamento e integração.

Com o software para agências de recrutamento, você pode automatizar seus processos internos a ponto de obter economias que podem ser repassadas aos clientes. Pense nisso como uma forma de melhorar a experiência do seu cliente. Assim como melhorar a experiência do candidato, um cliente satisfeito significa mais trabalho a caminho.

No total, uma empresa média gastará cerca de US$ 4.000 para contratar uma única pessoa. Imagine o que significaria para o seu cliente se você pudesse ajudá-lo a reduzir esse custo.

Que tipos de software você precisa para administrar uma agência de recrutamento?

É essencial escolher as ferramentas certas para lidar com tarefas relacionadas a agências de recrutamento. Para aqueles que também lidam com gerenciamento de projetos criativos, o melhor software de gerenciamento de projetos para agências criativas pode ser útil, especialmente para otimizar seu trabalho. Isso acabará por conduzir a um aumento da eficiência e da produtividade.

Você pode dividir os tipos de software necessários para sua agência de recrutamento em quatro categorias principais:

• Promocional – Este é o tipo de software que você usará para anunciar uma vaga em nome do seu cliente. Idealmente, o software deve integrar-se a sites de carreiras e comunidades de talentos relevantes, permitindo que você desenvolva um canal de talentos adequados.
• Acompanhamento de candidatos – Várias funcionalidades se enquadram na categoria de acompanhamento de candidatos. Isso inclui a triagem de currículos – muitas vezes envolvendo a busca por palavras-chave específicas – e a verificação de antecedentes. Você também pode usar esse tipo de software para acompanhar o desempenho do candidato na entrevista.
• Gestão de Relacionamento com o Cliente – O recrutamento consiste em criar um grande banco de talentos do qual você pode escolher quando um cliente precisa contratar alguém. Para isso, você precisa de um software de gestão de relacionamento com o cliente. Ajuda você a acompanhar o status de um candidato na sua agência, bem como seus dados de contato e habilidades, ajudando você a encontrá-lo a empresa certa.
• Software de agendamento – Entrevistas. Reuniões com clientes. Reuniões internas. Todos eles precisam ser programados usando um software. Confiar apenas na memória para lembrar datas e horários leva a reuniões perdidas.

Embora muitos desses tipos de software estejam disponíveis como pacotes independentes, você também encontrará vários que os agrupam em uma plataforma multifuncional. O software de recrutamento da Bonsai é um ótimo exemplo, pois reúne recursos de agendamento, CRM e gerenciamento de clientes em um único pacote.

Como escolher o melhor software para uma agência de recrutamento

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Escolhas, escolhas, escolhas.

Esse é um dos principais desafios que você enfrenta ao procurar um software para agências de recrutamento. Com tantas opções disponíveis, é fácil ficar confuso. Portanto, tenha em mente essas considerações importantes ao avaliar suas opções.

O nível de personalização necessário

Não existem duas agências de recrutamento iguais – o que você precisa do seu software pode diferir das necessidades dos seus concorrentes. Antes de começar a pesquisar, faça uma lista de tudo o que você deseja do seu software. Use essa lista para eliminar os pacotes de software que não atendem aos requisitos. Como um bônus útil, essa lista pode ser seu guia na hora de escolher quais recursos você pode descartar — economizando dinheiro — de softwares maiores.

Integração com outro software

Provavelmente você já utiliza software em sua agência de recrutamento. O problema de introduzir um novo software na combinação reside na integração – ele complementará ou entrará em conflito com o que você já tem? Pesquise sempre as integrações do software. Idealmente, você deseja algo que se encaixe perfeitamente no ecossistema de software atual da sua agência. Caso contrário, o software precisa justificar a substituição do que você tem, sendo melhor, mais econômico ou ambos.

Aproveite as avaliações gratuitas

As versões de avaliação gratuitas existem por um bom motivo: permitem que você experimente antes de comprar.

Ignorar um teste porque uma lista de recursos o impressionou é quase sempre um erro. Você pode acabar gastando semanas na instalação apenas para descobrir que o software é muito complexo ou inadequado. Teste o software – idealmente envolvendo o maior número possível de funcionários – usando uma versão de avaliação gratuita para ver se ele é adequado.

Os 10 melhores softwares para agências de recrutamento classificados

Agora que você sabe o que procurar, vamos ao que interessa: escolher o melhor software para agências de recrutamento. Cada um dos 10 pacotes desta lista oferece algo diferente.

1 – Bonsai

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O conjunto de softwares de gestão empresarial da Bonsai inclui uma solução para recrutadores que pode ser facilmente adaptada às suas necessidades. Recrutadores independentes, equipes de RH e agências encontrarão ferramentas úteis em um pacote completo.

Por que o bonsai é adequado para agências de recrutamento?

A resposta simples é que o Bonsai permite que você faça quase tudo em um único lugar, em vez de obrigá-lo a comprar vários pacotes de software. Se você precisa gerenciar clientes, o Bonsai oferece as ferramentas necessárias. A ferramenta possui um CRM para clientes e ajuda você a controlar suas despesas. Resumindo, ele cobre quase tudo o que você precisa de um software para agências de recrutamento.

Quais são as principais características do bonsai?

O software de recrutamento da Bonsai tem cinco funcionalidades principais:

• Gerenciamento de clientes – Captura informações de leads enquanto permite que você desenvolva pesquisas.
• Agendamento – Sincroniza sua agenda com outros aplicativos, como o Calendly, para que você fique por dentro de todos os seus compromissos.
• CRM do cliente – Organize todos os dados que você possui sobre clientes e candidatos.
• Gerenciamento de contratos – O Bonsai ajuda você a criar, editar e enviar contratos e formulários de admissão de recrutadores de alta qualidade.
• Contabilidade e faturamento – Gerencie suas finanças internas com ferramentas de contabilidade para acompanhar receitas, despesas e faturas.

Por que o Bonsai é o melhor software para agências de marketing?

O incrível CRM da Bonsai ajuda as equipes de marketing a acompanhar leads e clientes existentes, garantindo que enviem materiais conforme e quando necessário. É uma ferramenta colaborativa – essencial no recrutamento – que conecta os recrutadores da sua agência com as pessoas que estão procurando clientes.

O que é o preço do bonsai?

O Bonsai oferece três níveis de preços, começando em US$ 25 por mês para o nível “Starter” e indo até US$ 79 para o nível “Business”. O nível intermediário – “Profissional” – custa US$ 39 por mês, com todos oferecendo um desconto de dois meses se você pagar anualmente.

2 – Recrutador do LinkedIn

Figura 4 - https://business.linkedin.com

Com mais de 1 bilhão de membros espalhados por 200 países, o LinkedIn é uma excelente ferramenta para encontrar talentos. Com o LinkedIn Recruiter, a plataforma de mídia social desenvolveu uma ferramenta específica para agências.

Por que você precisa do LinkedIn Recruiter para sua agência de recrutamento?

Tudo se resume ao volume total. A maioria dos membros do LinkedIn são profissionais, sendo que 49 milhões deles procuram ativamente emprego todas as semanas. Você não encontrará um grupo de candidatos mais qualificado. É claro que é fácil se afogar nessa piscina. Por esse motivo, o LinkedIn Recruiter permite separar o joio do trigo, garantindo que você veja apenas os candidatos adequados.

Quais são os principais recursos do LinkedIn Recruiter?

O LinkedIn Recruiter ajuda você a pesquisar em um enorme banco de candidatos usando recomendações inteligentes. Quanto mais você o utiliza, mais ele aprende com você e permite que você encontre candidatos mais adequados. A ferramenta permite que você entre em contato com os candidatos por meio do InMail – cada licença vem com 150 mensagens – e ative notificações para acompanhar os candidatos promissores.

Quais são as limitações do LinkedIn Recruiter?

Embora o LinkedIn Recruiter seja excelente para encontrar candidatos, ele não oferece nenhuma maneira de gerenciar seus clientes empresariais. É uma ferramenta útil para contratações. Mas está longe de ser uma solução de software completa para agências de recrutamento. Pense nisso como um gerador de leads, em vez de algo que você pode usar para administrar toda a sua agência.

O que é o preço do LinkedIn Recruiter?

A versão Recruiter Lite custa US$ 170 por mês para uma única licença. Se você deseja a versão profissional do software, é necessário entrar em contato com a equipe de vendas para negociar um preço personalizado.

3 – MailChimp

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Ao lidar com centenas de candidatos por ano, você precisa de um software de envio automático de e-mails para manter contato. O MailChimp se encaixa nessa descrição – é uma das plataformas de marketing por e-mail mais poderosas que existem.

Por que você precisa do MailChimp para sua agência?

Digamos que sua agência tenha 300 candidatos em potencial. Se você quiser enviar apenas um e-mail por semana para esses clientes, isso rapidamente soma cerca de 1.200 e-mails por mês. Tudo manual. Tudo isso consome muito tempo. O MailChimp automatiza o envio em massa de e-mails para economizar o tempo dos seus recrutadores.

Quais são os principais recursos do MailChimp?

Além do envio em massa de e-mails, o MailChimp se destaca por suas ferramentas de personalização. Você pode criar gatilhos – garantindo que um e-mail seja enviado quando condições específicas forem atendidas – e direcionar e-mails com base no comportamento do cliente. A plataforma também ajuda você a criar designs de e-mail, formulários e até mesmo páginas de destino para sites.

Quais são as principais desvantagens do MailChimp?

Todos os planos do MailChimp têm um limite de envio de e-mails, o que significa que você acabará pagando muito mais à medida que crescer. Isso torna-se um problema para grandes agências – quanto maior for a sua lista de contatos, mais você pagará. Também vale a pena notar que o criador de sites – embora seja um recurso interessante – é simplista e parece ter sido adicionado posteriormente.

Quais são os preços do MailChimp?

O MailChimp oferece um plano gratuito que permite enviar até 1.000 e-mails por mês para uma lista de 500 contatos. Se você precisar de mais, os preços mensais variam de US$ 13 para o nível “Essentials” até o nível “Premium”, que começa em US$ 350.

4 – Treliça

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O Lattice é tanto uma ferramenta de gestão de pessoas quanto um software para agências de recrutamento. Suas funcionalidades têm como objetivo melhorar o engajamento dos funcionários – algo vital quando apenas 36% das pessoas se sentem engajadas no local de trabalho.

Por que a Lattice é uma boa escolha para a sua agência de recrutamento?

A Lattice é útil para o lado interno da gestão de uma agência de recrutamento. Suas ferramentas em tempo real fornecem feedback constante – abrangendo desempenho e gestão de metas – bem como análises que você pode usar para tomar decisões.

Quais são as principais características das redes?

O software permite definir (e acompanhar) metas para seus funcionários. Usando análises detalhadas, facilita a correspondência entre seus funcionários e as tarefas que melhor se adequam a eles e, fundamentalmente, o acompanhamento do seu sucesso. Além disso, você tem acesso a ferramentas úteis de feedback, ideais para manter a comunicação entre você e sua equipe.

Quais são as principais desvantagens da Lattice?

A desvantagem óbvia é que o Lattice não é uma ferramenta que melhora diretamente a forma como você trabalha com os clientes. Não pode ajudá-lo a encontrar candidatos ou colocá-los devido ao seu foco estar em RH interno. Também não é o melhor para integrações, pois não é compatível com muitos softwares populares de RH.

Qual é o preço da Lattice?

A Lattice opera com um sistema de preços por pessoa. Os níveis “Engagement” e “Grow” custam US$ 4 por mês por pessoa, com o nível “Compensation” chegando a US$ 6. Isso significa que as despesas podem aumentar rapidamente, especialmente se você tiver uma agência de emprego de médio ou grande porte.

5 – Caçador

Figura 7 - https://www.hunter-software.info/

Semelhante ao software para agências de recrutamento da Bonsai, o Hunter é um pacote completo que reúne vários softwares. No entanto, está mais focado no lado corporativo do espectro do que seus concorrentes.

Por que a Hunter é uma boa escolha para sua agência de recrutamento?

Tudo depende do tipo de recrutamento que você faz. Os headhunters corporativos vão adorar o Hunter devido às suas funcionalidades de identificação de candidatos. No entanto, empresas de recrutamento mais generalizadas podem não receber o mesmo nível de valor.

Quais são as principais características do Hunter?

O Hunter possui um sistema integrado semelhante ao CRM que ajuda você a rastrear e gerenciar candidatos. Esse sistema também permite manter correspondência, especialmente os e-mails enviados por meio do cliente de e-mail integrado. Além disso, o software possui ferramentas básicas de gerenciamento de projetos e um painel personalizável repleto de análises.

Quais são as principais desvantagens do Hunter?

A maior desvantagem é o preço – este é um dos softwares para agências de recrutamento mais caros do mercado. Seu recurso de pesquisa também não é dos melhores, especialmente se você estiver procurando por um endereço de e-mail. O Hunter ocasionalmente apresenta resultados vazios para e-mails que você sabe que estão no sistema.

O que é o preço do Hunter?

Embora tenha quatro níveis, os preços da Hunter não variam muito. Você pagará US$ 98 por mês por uma versão limitada da ferramenta, mas apenas US$ 18 a mais por mês pelo nível “Enterprise” totalmente desbloqueado. Cada nível vem com a opção de um teste gratuito.

6 – Calendly

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O agendamento é parte integrante do recrutamento. Você está realizando reuniões e entrevistas constantes com clientes e candidatos, e o Calendly se destaca como o aplicativo de agendamento ideal para suas necessidades. O Calendly integra-se até mesmo ao Bonsai, aproveitando as ferramentas de agendamento já poderosas desse software.

Por que o Calendly é uma boa escolha para sua agência de recrutamento?

Simples – 11 milhões de reuniões são realizadas nos Estados Unidos todos os dias. Softwares para agências de recrutamento, como o Calendly, ajudam sua equipe a acompanhar suas reuniões com clientes e candidatos. Menos reuniões perdidas resultam em clientes mais satisfeitos.

Quais são os principais recursos do Calendly?

O software não permite apenas bloquear horários de reuniões para seus candidatos e clientes. Também pode ser integrado ao seu site para que eles possam marcar um horário com você. Tudo isso é gerenciado no Calendly, pois ele permite que você abra (ou feche) vagas, garantindo que não sejam oferecidos horários que já estão preenchidos. Cada reunião agendada com sucesso também vem acompanhada de notificações.

Quais são as principais desvantagens do Calendly?

Reuniões recorrentes não são o ponto forte do aplicativo. Ele foi projetado para reservas únicas, sendo que reuniões recorrentes geralmente precisam ser agendadas manualmente. No entanto, sua interface de usuário não facilita muito a personalização.

Qual é o preço do Calendly?

O Calendly tem uma versão gratuita, mas ela só permite agendar um tipo de evento (como entrevistas) e oferece lembretes limitados. A atualização para a versão “Standard” custa US$ 10 por licença, enquanto a versão “Teams” aumenta esse valor para US$ 16. Há também um nível “Enterprise” para agências maiores que precisam de uma versão mais personalizada do aplicativo.

7 – Typeform

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Com o Typeform, você obtém um software para agências de recrutamento que ajuda a criar formulários personalizados – ideais para coletar feedback.

Por que o Typeform é uma boa escolha para a sua agência de recrutamento?

Sua agência precisa coletar feedback de clientes e candidatos. Criar formulários em papel dá-lhe controlo, mas obriga-o a passar horas a recolher manualmente esse feedback. Quanto às ferramentas básicas de criação de formulários, elas limitam você em termos das perguntas que você faz e dos tipos de respostas que recebe. O Typeform elimina algumas dessas limitações – é uma ferramenta para criação de formulários e coleta automatizada de feedback.

Quais são as principais funcionalidades do Typeform?

A característica mais óbvia é a capacidade de criar formulários interativos – personalizados de acordo com suas necessidades – que podem ser inseridos diretamente em um site. Ele também se integra a várias ferramentas úteis, incluindo o MailChimp mencionado anteriormente, e é bastante simples de usar.

Quais são as principais desvantagens do Typeform?

Se você valoriza os recursos visuais, o Typeform pode não ser a melhor opção para você, pois parece ter dificuldade em inserir imagens em seus formulários. Além disso, o fato de você ter que pagar mais para obter respostas extras anula todas as ofertas ilimitadas. Por exemplo, o plano “Standard” de US$ 25 por mês oferece apenas 100 respostas de formulário por mês.

Quais são os preços do Typeform?

Além do nível “Padrão” mencionado anteriormente, a Typeform oferece um nível de US$ 50, que lhe dá direito a 1.000 respostas por mês, e um nível de US$ 83, que lhe dá direito a 10.000 respostas. Também estão disponíveis pacotes empresariais.

8 – ChatGPT

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Quando o ChatGPT estabeleceu o recorde de base de usuários com crescimento mais rápido de todos os tempos, ele se destacou como um poderoso software de agência de recrutamento. O uso de IA para gerar texto pode acelerar muitos dos processos internos da sua agência.

Por que o ChatGPT é uma boa escolha para agências de recrutamento?

É tudo uma questão de velocidade. O ChatGPT pode gerar conteúdo – como listas de vagas de emprego e e-mails – em segundos, enquanto um ser humano levaria várias horas para fazer isso. Como benefício adicional, também é útil para escrever editoriais e posts de blog que sua agência pode usar como ferramentas de marketing em seu site.

Quais são os principais recursos do ChatGPT?

Insira uma solicitação no ChatGPT e ele gerará uma resposta na forma que você precisar. Assim, você pode solicitar uma lista de vagas relacionadas ao cargo X na empresa Y, e ele pode lidar com isso rapidamente para você. As agências multinacionais também acharão seu suporte multilíngue especialmente útil.

Quais são as desvantagens do ChatGPT?

Em poucas palavras, o ChatGPT nem sempre é 100% preciso. Seu conteúdo geralmente inclui alucinações – “fatos” inventados – e pode sair dos trilhos se você tentar seguir um modelo. Você pode não precisar de um redator para o ChatGPT. Mas você precisará, sem dúvida, de um editor.

Qual é o preço do ChatGPT?

Qualquer pessoa pode usar gratuitamente a versão do ChatGPT que funciona com o modelo de linguagem GPT-3.5. Mas se você quiser atualizar para o GPT-4, pagará US$ 20 por mês para pessoas físicas ou US$ 25 por mês para cada usuário em uma equipe.

9 – Trello

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O Trello é um software para agências de recrutamento focado, acima de tudo, na gestão de projetos. Pode não ter alguns dos recursos encontrados em pacotes mais completos, como o Bonsai, mas compensa isso com simplicidade.

Por que o Trello é uma boa escolha para agências de recrutamento?

O Trello é mais uma ferramenta interna focada em melhorar a coordenação entre os membros da sua agência. Permite-lhe organizar os fundamentos da gestão de projetos – incluindo a definição e atribuição de tarefas –, tornando-o essencialmente uma lista de verificação para os seus projetos.

Quais são os principais recursos do Trello?

A operação em tempo real é uma prioridade na agenda do Trello. Você pode adicionar membros a um projeto instantaneamente, com todas as atualizações aparecendo assim que forem feitas. Isso é ideal se você precisa da opinião de várias pessoas sobre como colocar um candidato. O software também permite que os membros façam anotações enquanto trabalham, eliminando mais uma tarefa baseada em papel.

Quais são as principais desvantagens do Trello?

Embora a simplicidade possa ser uma virtude, ela não é ideal para agências maiores. O Trello carece de opções de personalização, bem como de recursos comuns de gerenciamento de projetos, como controle de tempo. A maioria das funcionalidades avançadas que você pode desejar deve vir de integrações.

Qual é o preço do Trello?

Os preços do Trello variam de um plano gratuito – que oferece 10 “quadros” para cada espaço de trabalho criado – até US$ 12,50 por mês para o plano “Premium”. Há também uma opção “Enterprise”, com preços baseados no número de usuários em sua agência.

10 – Noção

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O Notion combina ferramentas de geração de conteúdo com IA com recursos de gerenciamento de projetos e programação para criar um pacote completo e robusto.

Por que o Notion é bom para sua agência de recrutamento?

Enquanto aplicativos como o Trello se concentram no lado mais simples do gerenciamento de projetos, o Notion abrange tudo. Isso pode ser um pouco complicado, especialmente se você for iniciante em softwares para agências de recrutamento, mas também significa que a ferramenta é excelente para refinar fluxos de trabalho.

Quais são os principais recursos do Notion?

A principal atração do Notion é seu pacote de gerenciamento de projetos, que permite definir tarefas e metas em um calendário. Por falar em calendários, ele também possui um sistema de agendamento de reuniões. Uma adição mais recente é a IA – a Notion está tentando se tornar uma concorrente do ChatGPT no espaço de criação de conteúdo.

Quais são as principais desvantagens do Notion?

Há tanta coisa envolvida no Notion que você pode não saber por onde começar. Esse problema é agravado pelo fato de não ser especificamente uma ferramenta de agência de recrutamento. Também seria bom ter uma funcionalidade de chat – atualmente, só é possível notificar os colegas de equipe sobre o andamento do projeto usando comentários @.

Qual é o preço do Notion?

A versão gratuita do Notion permite que você convide 10 pessoas para um espaço de trabalho colaborativo, mas você só terá acesso aos recursos básicos. Os planos pagos funcionam por pessoa, por mês. Você pagará US$ 10 pelo pacote “Plus” e até US$ 18 pelo nível “Business”.

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