Los 10 mejores programas informáticos para agencias de contratación (2025)

Según la American Staffing Association, el sector de la selección y contratación de personal ayuda a 16 millones de personas al año a encontrar un nuevo empleo. Teniendo en cuenta que hay 11 957 agencias de contratación en los Estados Unidos. – a partir de 2023 – eso supone una gran cantidad de personas pasando por su agencia. El promedio es de casi 1400 contrataciones al año, repartidas entre todas las empresas para las que gestionas la contratación.

Es una carga enorme.

Para aliviar la presión, muchas empresas de selección de personal recurren a software que les ayuda a optimizar y automatizar tareas. Pero, ¿qué software deberías utilizar en 2025? Sigue leyendo y descubrirás los 10 mejores paquetes de software para agencias de contratación disponibles.

¿Por qué necesita software para una agencia de contratación?

Ya has visto una de las principales razones por las que el software para agencias de contratación es tan importante: tu agencia ayuda a cientos de personas cada año. Con tantos empleados potenciales, por no hablar de sus clientes empresariales, necesita un software que le ayude a gestionar la carga de trabajo. La optimización de los procesos es fundamental. Pero aumentar la eficiencia no es ni mucho menos la única razón por la que su agencia necesita software.

Razón 1: mejorar la experiencia del candidato

Imagina que eres candidato en una agencia que no utiliza software. Eso significa que estás confiando en que la agencia cuente con procesos manuales sólidos, lo cual nunca es una garantía. En el peor de los casos, puede que le resulte difícil concertar citas o ponerse en contacto con un representante. Al final, la experiencia acaba siendo tan mala que te cambias a una agencia que realmente parece preocuparse por ti.

En resumen: la experiencia de los candidatos determina el éxito de tu agencia.

Con el software para agencias de contratación, puedes desarrollar una experiencia fluida «entre bastidores» que garantiza que los candidatos estén siempre al tanto de los posibles puestos.

Razón 2: mejora de la colaboración

La colaboración es difícil en el ámbito de la contratación.

Como agencia, colaboras con todos los candidatos que pasan por tu puerta, así como con todas las empresas a las que ayudas con la contratación. Luego está el lado interno. Es probable que su empresa cuente con equipos de marketing, ventas y recursos humanos, todos los cuales necesitan saber qué están haciendo sus profesionales de reclutamiento activos.

Son muchas las cuestiones relacionadas con el trabajo en equipo que hay que manejar. Y si se deja caer una de esas pelotas, los clientes y los departamentos internos comienzan a aislarse de lo que debería ser un proceso colaborativo. Con el software, puedes integrar a todos los actores clave del proceso de contratación en una ubicación central.

Nadie se queda fuera del circuito.

Razón 3: reducir el coste por contratación para los clientes

La mayoría de sus clientes empresariales tienen un objetivo sencillo: contratar personal cualificado gastando lo menos posible.

Su gasto comienza con el uso de sus servicios antes de que se enfrenten a los costes internos relacionados con la formación y la incorporación.

Con el software para agencias de selección de personal, puede automatizar sus procesos internos hasta el punto de obtener ahorros que puede repercutir en sus clientes. Piensa en ello como una forma de mejorar la experiencia de tus clientes. Al igual que con la mejora de la experiencia del candidato, un cliente satisfecho significa más trabajo para ti.

En total, una empresa media gastará alrededor de 4000 dólares para contratar a una sola persona. Imagina lo que significaría para tu cliente si pudieras ayudarle a reducir ese coste.

¿Qué tipos de software necesitas para gestionar una agencia de contratación?

Es fundamental elegir las herramientas adecuadas para gestionar las tareas relacionadas con las agencias de contratación. Para aquellos que también se dedican a la gestión de proyectos creativos, el mejor software de gestión de proyectos para agencias creativas puede resultarles muy útil, especialmente para optimizar su trabajo. Esto conducirá, en última instancia, a una mayor eficiencia y productividad.

Los tipos de software que necesitarás para tu agencia de contratación se pueden dividir en cuatro categorías principales:

• Promocional: este es el tipo de software que utilizará para anunciar un puesto en nombre de su cliente. Lo ideal sería que el software se integrara con sitios web de empleo y comunidades de talento relevantes, lo que le permitiría desarrollar una cartera de talento adecuado.
• Seguimiento de candidatos: hay varias funciones que se incluyen en el seguimiento de candidatos. Entre ellas se incluyen la selección de currículos, que a menudo implica la búsqueda de palabras clave específicas, y la verificación de antecedentes. También puede utilizar este tipo de software para realizar un seguimiento del rendimiento de un candidato en una entrevista.
• Gestión de relaciones con los clientes: la contratación consiste en crear una amplia reserva de talento entre la que poder elegir cuando un cliente necesita contratar a alguien. Para ello, necesitas un software de gestión de relaciones con los clientes. Te ayuda a realizar un seguimiento del estado de un candidato en tu agencia, así como de sus datos de contacto y habilidades, lo que te permite emparejarlos con una empresa.
• Software de programación: entrevistas. Reuniones con clientes. Reuniones internas. Todos ellos deben programarse utilizando un software. Confiar únicamente en recordar fechas y horas lleva a perder reuniones.

Aunque muchos de estos tipos de software están disponibles como paquetes independientes, también encontrarás que varios los incluyen en una plataforma todo en uno. El software de reclutamiento de Bonsai es un excelente ejemplo, ya que reúne funciones de programación, CRM y gestión de clientes en un solo paquete.

Cómo elegir el mejor software para una agencia de contratación

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Elecciones, elecciones, elecciones.

Ese es uno de los principales retos a los que te enfrentas cuando buscas un software para agencias de contratación. Con tantas opciones disponibles, es fácil sentirse abrumado. Por lo tanto, tenga en cuenta estas consideraciones clave al sopesar sus opciones.

El nivel de personalización necesario

No hay dos agencias de contratación iguales: lo que usted necesita de su software puede diferir de las necesidades de sus competidores. Antes de empezar a buscar, haz una lista con todo lo que quieres que tenga tu software. Utiliza esa lista para descartar los paquetes de software que no se ajustan a tus necesidades. Como ventaja adicional, esa lista puede servirte de guía a la hora de elegir qué funciones puedes eliminar (y así ahorrar dinero) de un software más grande.

Integración con otro software

Probablemente ya utilices software en tu agencia de contratación. El problema de introducir un nuevo software en el conjunto radica en la integración: ¿complementará o entrará en conflicto con lo que ya tienes? Investiga siempre las integraciones del software. Lo ideal es que encuentres algo que se adapte perfectamente al ecosistema de software actual de tu agencia. Si no es así, el software debe justificar la sustitución del que ya tienes por ser mejor, más rentable o ambas cosas.

Aprovecha las pruebas gratuitas

Las pruebas gratuitas existen por una buena razón: te permiten probar antes de comprar.

Saltarse una prueba porque te ha impresionado la lista de características es casi siempre un error. Es posible que dediques semanas a la instalación solo para darte cuenta de que el software es demasiado complejo o no es adecuado. Prueba el software, idealmente con la participación del mayor número posible de empleados, utilizando una versión de prueba gratuita para ver si se adapta a tus necesidades.

Las 10 mejores agencias de software de reclutamiento clasificadas

Ahora que ya sabes qué buscar, pasemos a lo importante: elegir el mejor software para agencias de contratación. Cada uno de los 10 paquetes de esta lista ofrece algo diferente.

1 – Bonsái

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El paquete de software de gestión empresarial de Bonsai incluye una solución para reclutadores que se adapta fácilmente a tus necesidades. Los reclutadores independientes, los equipos de RR. HH. y las agencias encontrarán herramientas útiles en un paquete todo en uno.

¿Por qué el bonsái es adecuado para las agencias de contratación?

La respuesta sencilla es que Bonsai te permite hacer casi todo bajo un mismo techo, en lugar de obligarte a comprar varios paquetes de software. Si necesitas gestionar clientes, con Bonsai tendrás las herramientas necesarias. La herramienta cuenta con un CRM para clientes y te ayuda a realizar un seguimiento de tus gastos. En resumen, cubre casi todo lo que necesitas de un software para agencias de contratación.

¿Cuáles son las características principales del bonsái?

El software de reclutamiento de Bonsai tiene cinco características principales:

• Gestión de clientes: captura información sobre clientes potenciales y le permite desarrollar encuestas.
• Programación: sincroniza tu calendario con otras aplicaciones, como Calendly, para que puedas estar al tanto de tus citas.
• CRM de clientes: organice todos los datos que tiene sobre clientes y candidatos.
• Gestión de contratos: Bonsai te ayuda a crear, editar y enviar contratos y formularios de admisión de reclutadores de alta calidad.
• Contabilidad y facturación: gestione sus finanzas internas con herramientas de contabilidad para realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y las facturas.

¿Por qué Bonsai es el mejor software para agencias de marketing?

El increíble CRM de Bonsai ayuda a los equipos de marketing a realizar un seguimiento de los clientes potenciales y los clientes existentes, lo que garantiza que envíen los materiales cuando sea necesario. Es una herramienta colaborativa, esencial en el reclutamiento, que conecta a los reclutadores de su agencia con las personas que buscan clientes.

¿Qué es el precio del bonsái?

Bonsai ofrece tres niveles de precios, desde 25 $ al mes para el nivel «Starter» hasta 79 $ para el nivel «Business». El nivel intermedio, «Professional», cuesta 39 dólares al mes, y todos ofrecen un descuento de dos meses si se paga anualmente.

2 – Reclutador de LinkedIn

Figura 4 - https://business.linkedin.com

Con más de mil millones de miembros repartidos por 200 países, LinkedIn es una excelente herramienta para encontrar talento. Con LinkedIn Recruiter, la plataforma de redes sociales ha desarrollado una herramienta específica para agencias.

¿Por qué necesita LinkedIn Recruiter para su agencia de contratación?

Todo se reduce al volumen. La mayoría de los miembros de LinkedIn son profesionales, y 49 millones de ellos buscan activamente trabajo cada semana. No encontrarás un grupo de candidatos más completo. Por supuesto, es fácil ahogarse en esa piscina. Por ese motivo, LinkedIn Recruiter te permite separar el grano de la paja, asegurándote de que solo veas candidatos adecuados.

¿Cuáles son las características principales de LinkedIn Recruiter?

LinkedIn Recruiter te ayuda a buscar entre una enorme base de datos de candidatos mediante recomendaciones inteligentes. Cuanto más lo uses, más aprenderá de ti y te permitirá encontrar candidatos más adecuados. La herramienta te permite contactar con los candidatos a través de InMail (cada licencia incluye 150 mensajes) y activar notificaciones para realizar un seguimiento de los candidatos más prometedores.

¿Cuáles son las limitaciones de LinkedIn Recruiter?

Aunque LinkedIn Recruiter es ideal para encontrar candidatos, no ofrece ninguna forma de gestionar a tus clientes empresariales. Es una herramienta útil para la contratación. Pero está lejos de ser una solución de software todo en uno para agencias de contratación. Piensa en ello como un generador de clientes potenciales, más que como algo que puedas utilizar para gestionar toda tu agencia.

¿Cuál es el precio de LinkedIn Recruiter?

La versión Recruiter Lite cuesta 170 dólares al mes por una sola licencia. Si desea la versión profesional del software, debe ponerse en contacto con el equipo de ventas para acordar un precio personalizado.

3 – MailChimp

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Cuando se trata de cientos de candidatos al año, se necesita un software de envío automático de correos electrónicos para mantenerse en contacto. MailChimp cumple con esos requisitos: es una de las plataformas de marketing por correo electrónico más potentes que existen.

¿Por qué necesita MailChimp para su agencia?

Supongamos que tu agencia tiene 300 candidatos potenciales. Si quieres enviar solo un correo electrónico a la semana a esos clientes, eso rápidamente suma unos 1200 correos electrónicos al mes. Todo manual. Todo ello requiere mucho tiempo. MailChimp automatiza el envío masivo de correos electrónicos para ahorrar tiempo a tus reclutadores.

¿Cuáles son las características principales de MailChimp?

Más allá del envío masivo de correos electrónicos, MailChimp destaca por sus herramientas de personalización. Puede crear activadores, que garantizan el envío de un correo electrónico cuando se cumplen determinadas condiciones, y dirigir los correos electrónicos en función del comportamiento del cliente. La plataforma también te ayuda a crear diseños de correo electrónico, formularios e incluso páginas de destino para sitios web.

¿Cuáles son las principales desventajas de MailChimp?

Todos los planes de MailChimp incluyen un número limitado de envíos de correo electrónico, lo que significa que acabarás pagando mucho más a medida que crezcas. Esto supone un problema para las grandes agencias: cuanto mayor sea tu lista de contactos, más tendrás que pagar. También cabe destacar que el creador de sitios web, aunque es una buena función, es muy básico y parece que se ha añadido a última hora.

¿Cuáles son los precios de MailChimp?

MailChimp ofrece un plan gratuito que te permite enviar hasta 1000 correos electrónicos al mes a una lista de 500 contactos. Si necesita más, sus precios mensuales oscilan entre los 13 dólares del nivel «Essentials» y los 350 dólares del nivel «Premium».

4 – Celosía

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Lattice es tanto una herramienta de gestión de personal como un software para agencias de contratación. Sus características se centran en mejorar el compromiso de los empleados, algo fundamental cuando solo el 36 % de las personas se sienten comprometidas con su lugar de trabajo.

¿Por qué Lattice es una buena opción para tu agencia de contratación?

Lattice es útil para la parte interna de la gestión de una agencia de contratación. Sus herramientas en tiempo real proporcionan información constante, que abarca el rendimiento y la gestión de objetivos, así como análisis que puede utilizar para tomar decisiones.

¿Cuáles son las características principales de las redes?

El software le permite establecer (y realizar un seguimiento) de los objetivos de sus empleados. Mediante análisis exhaustivos, facilita la asignación de las tareas más adecuadas a cada empleado y, lo que es más importante, el seguimiento de su éxito. Además, tendrás acceso a útiles herramientas de retroalimentación, ideales para mantener la comunicación entre tú y tu personal.

¿Cuáles son los principales inconvenientes de Lattice?

La desventaja obvia es que Lattice no es una herramienta que mejore directamente la forma en que trabajas con los clientes. No puede ayudarte a encontrar candidatos ni a colocarlos, ya que se centra en los recursos humanos internos. Tampoco es la mejor opción para integraciones, ya que no es compatible con muchos programas populares de recursos humanos.

¿Cuál es el precio de Lattice?

Lattice opera con un sistema de precios por persona. Sus niveles «Engagement» y «Grow» cuestan 4 dólares al mes por persona, mientras que el nivel «Compensation» sube el precio a 6 dólares. Esto significa que los gastos pueden aumentar rápidamente, especialmente si tienes una agencia de empleo mediana o grande.

5 – Cazador

Figura 7 - https://www.hunter-software.info/

Al igual que el software para agencias de contratación de Bonsai, Hunter es un paquete todo en uno que reúne varios programas de software. Sin embargo, se centra más en el ámbito corporativo que sus competidores.

¿Por qué Hunter es una buena opción para tu agencia de contratación?

Todo depende del tipo de contratación que realices. Los cazatalentos corporativos encontrarán mucho que les gustará de Hunter gracias a sus funciones de identificación de candidatos. Sin embargo, es posible que las empresas de selección de personal más generalizadas no obtengan el mismo nivel de valor.

¿Cuáles son las características principales de Hunter?

Hunter cuenta con un sistema integrado similar a un CRM que te ayuda a realizar un seguimiento y gestionar a los candidatos. Ese sistema también te permite mantener la correspondencia, especialmente los correos electrónicos que envías a través de su cliente de correo electrónico integrado. Además, el software cuenta con herramientas básicas de gestión de proyectos y un panel de control personalizable repleto de análisis.

¿Cuáles son los principales inconvenientes de Hunter?

El mayor inconveniente es el precio: se trata de uno de los programas de software para agencias de contratación más caros del mercado. Su función de búsqueda tampoco es la mejor, especialmente si estás buscando una dirección de correo electrónico. Hunter ocasionalmente muestra resultados vacíos para correos electrónicos que sabes que tienes en el sistema.

¿Qué es el precio de Hunter?

Aunque tiene cuatro niveles, los precios de Hunter no varían mucho. Pagarás 98 dólares al mes por una versión limitada de la herramienta, aunque solo 18 dólares adicionales al mes por su nivel «Enterprise» totalmente desbloqueado. Cada nivel incluye la opción de una prueba gratuita.

6 – Calendly

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La programación es parte integrante del proceso de selección de personal. Mantienes reuniones y entrevistas constantes con clientes y candidatos, y Calendly se destaca como la aplicación de programación ideal para tus necesidades. Calendly incluso se integra con Bonsai, aprovechando las potentes herramientas de programación de ese software.

¿Por qué Calendly es una buena opción para tu agencia de contratación?

Es sencillo: cada día se celebran 11 millones de reuniones en Estados Unidos. El software para agencias de contratación como Calendly ayuda a tu personal a realizar un seguimiento de sus reuniones con clientes y candidatos. Menos reuniones perdidas se traducen en clientes más satisfechos.

¿Cuáles son las características principales de Calendly?

El software no solo te permite bloquear los horarios de las reuniones para tus candidatos y clientes. También se puede integrar en tu sitio web para que puedan reservar una cita contigo. Todo esto se gestiona dentro de Calendly, ya que te permite abrir (o cerrar) franjas horarias y, al mismo tiempo, garantiza que no se ofrezcan horarios que ya están ocupados. Cada reunión programada con éxito también viene acompañada de notificaciones.

¿Cuáles son las principales desventajas de Calendly?

Las reuniones periódicas no son el punto fuerte de la aplicación. Está diseñado para reservas puntuales, y las reuniones recurrentes a menudo deben programarse manualmente. Sin embargo, su interfaz de usuario no facilita especialmente su personalización.

¿Cuál es el precio de Calendly?

Calendly tiene una versión gratuita, aunque solo permite reservar un tipo de evento (como entrevistas) y ofrece recordatorios limitados. La actualización a «Standard» cuesta 10 $ por puesto, mientras que «Teams» aumenta ese precio a 16 $. También hay un nivel «Enterprise» para agencias más grandes que necesitan una versión más personalizada de la aplicación.

7 – Typeform

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Con Typeform, obtienes un software para agencias de contratación que te ayuda a crear formularios personalizados, ideales para recopilar opiniones.

¿Por qué Typeform es una buena opción para tu agencia de contratación?

Tu agencia necesita recopilar opiniones de clientes y candidatos. Crear formularios en papel te da control, pero te obliga a pasar horas recopilando manualmente esa información. En cuanto a las herramientas básicas para crear formularios, te limitan en cuanto a las preguntas que puedes hacer y los tipos de respuestas que obtienes. Typeform elimina algunas de esas limitaciones: es una herramienta para crear formularios y recopilar comentarios de forma automatizada.

¿Cuáles son las características principales de Typeform?

La característica más destacada es su capacidad para crear formularios interactivos, personalizados según tus necesidades, que se pueden integrar directamente en un sitio web. También se integra con varias herramientas útiles, como el ya mencionado MailChimp, y es bastante fácil de usar.

¿Cuáles son los principales inconvenientes de Typeform?

Si valoras los elementos visuales, es posible que Typeform no sea para ti, ya que parece tener problemas para colocar imágenes en sus formularios. Aparte de eso, el hecho de que haya que pagar más para obtener respuestas adicionales invalida todas las ofertas de formularios ilimitados. Por ejemplo, el nivel «Estándar» de 25 dólares al mes solo te ofrece 100 respuestas a formularios al mes.

¿Cuál es el precio de Typeform?

Además del nivel «Estándar» mencionado anteriormente, Typeform ofrece un nivel de 50 $, con el que obtienes 1000 respuestas al mes, y otro de 83 $, con el que obtienes 10 000 respuestas. También hay paquetes para empresas disponibles.

8 – ChatGPT

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Cuando ChatGPT estableció el récord de la base de usuarios de más rápido crecimiento de la historia, se posicionó como un potente software para agencias de contratación. El uso de la IA para generar texto puede acelerar muchos de los procesos internos de su agencia.

¿Por qué ChatGPT es una buena opción para las agencias de contratación?

Todo es cuestión de velocidad. ChatGPT puede generar contenido, como ofertas de empleo y correos electrónicos, en cuestión de segundos, mientras que un humano podría tardar varias horas. Como ventaja adicional, también resulta útil para redactar editoriales y entradas de blog que tu agencia puede utilizar como herramientas de marketing en su sitio web.

¿Cuáles son las características principales de ChatGPT?

Introduce una solicitud en ChatGPT y generará una respuesta en el formato que necesites. Por lo tanto, puedes solicitar una lista de puestos de trabajo relacionados con el puesto X para la empresa Y y te la proporcionarán rápidamente. Las agencias multinacionales también encontrarán especialmente útil su soporte multilingüe.

¿Cuáles son las desventajas de ChatGPT?

En pocas palabras: ChatGPT no siempre es 100 % preciso. Su contenido a menudo incluye alucinaciones —«hechos» inventados— y puede descarrilarse si intentas ceñirte a una plantilla. Es posible que no necesites un escritor para ChatGPT. Pero necesitarás sin duda alguna un editor.

¿Cuál es el precio de ChatGPT?

Cualquiera puede utilizar la versión de ChatGPT que funciona con el modelo de lenguaje GPT-3.5 de forma gratuita. Pero si quieres actualizar a GPT-4, pagarás 20 $ al mes por usuario individual o 25 $ al mes por cada usuario de un equipo.

9 – Trello

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Trello es un software para agencias de contratación centrado, ante todo, en la gestión de proyectos. Puede que carezca de algunas de las funciones que ofrecen paquetes más completos, como Bonsai, pero lo compensa con su sencillez.

¿Por qué Trello es una buena opción para las agencias de contratación?

Trello es más bien una herramienta interna centrada en mejorar la coordinación entre los miembros de tu agencia. Te permite organizar los aspectos básicos de la gestión de proyectos, incluyendo el establecimiento y la asignación de tareas, lo que lo convierte esencialmente en una lista de verificación para tus proyectos.

¿Cuáles son las características principales de Trello?

El funcionamiento en tiempo real es una prioridad para Trello. Puedes añadir miembros a un proyecto al instante, y todas las actualizaciones se mostrarán tan pronto como se realicen. Es ideal si necesitas opiniones de varias personas sobre cómo colocar a un candidato. El software también permite a los miembros tomar notas mientras trabajan, lo que elimina una tarea más relacionada con el papel.

¿Cuáles son las principales desventajas de Trello?

Aunque la simplicidad puede ser una virtud, no es lo ideal para las agencias más grandes. Trello carece de opciones de personalización, así como de funciones comunes de gestión de proyectos, como el seguimiento del tiempo. La funcionalidad más avanzada que podrías desear debe provenir de las integraciones.

¿Cuál es el precio de Trello?

Los precios de Trello van desde un nivel gratuito, que te ofrece 10 «tableros» por cada espacio de trabajo que crees, hasta 12,50 dólares al mes por su nivel «Premium». También hay una opción «Enterprise», cuyo precio se basa en el número de usuarios de su agencia.

10 – Noción

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Notion combina herramientas de generación de contenido con IA con funciones de gestión de proyectos y programación para crear un sólido paquete todo en uno.

¿Por qué Notion es bueno para tu agencia de contratación?

Mientras que aplicaciones como Trello se centran en el lado más sencillo de la gestión de proyectos, Notion lo abarca todo. Esto puede resultar abrumador, especialmente si eres nuevo en el software para agencias de contratación, pero también significa que la herramienta es excelente para perfeccionar los flujos de trabajo.

¿Cuáles son las características principales de Notion?

El principal atractivo de Notion es su suite de gestión de proyectos, que te permite establecer tareas y objetivos en un calendario. Hablando de calendarios, también tiene un sistema de programación de reuniones. Una incorporación más reciente es la IA: Notion está tratando de convertirse en un competidor de ChatGPT en el ámbito de la creación de contenidos.

¿Cuáles son los principales inconvenientes de Notion?

Hay tantas cosas relacionadas con Notion que quizá no sepas por dónde empezar. Este problema se agrava por el hecho de que no se trata específicamente de una herramienta de las agencias de contratación. También estaría bien contar con una función de chat; ahora mismo solo se puede notificar a los compañeros de equipo sobre el desarrollo de los proyectos mediante comentarios @.

¿Cuál es el precio de Notion?

La versión gratuita de Notion te permite invitar a 10 personas a un espacio de trabajo colaborativo, aunque solo tendrás acceso a las funciones básicas. Los niveles de pago funcionan por persona y por mes. Pagarás 10 $ por el paquete «Plus» y hasta 18 $ por el nivel «Business».

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