Software de controle de tempo para agências de publicidade: 9 benefícios e 6 ferramentas recomendadas

O tempo é importante para todas as agências de publicidade. Dita os trabalhos, os horários e os pagamentos. Em última análise, é tão importante quanto o dinheiro que financia uma agência. As agências há muito tempo buscam gerenciar melhor seu tempo e produtividade por meio do acompanhamento desses fatores. Embora isso tenha assumido muitas formas ao longo dos anos, um dos métodos mais eficientes é o software de controle de tempo.

Saber o que procurar em um software de controle de tempo pode fazer toda a diferença no fluxo de trabalho da sua agência de publicidade. Continue lendo para saber mais sobre os benefícios e as limitações dos processos de controle de ponto e como escolher o melhor software entre as muitas opções disponíveis atualmente.

O que é controle de tempo?

Durante o processo de escolha de um software de controle de tempo para agências de publicidade, compreender vários aspectos do gerenciamento de projetos em engenharia de software pode aprimorar a tomada de decisões e gerar resultados eficazes. Essa perspectiva holística pode garantir fluxos de trabalho mais tranquilos, melhor alocação de recursos e sucesso geral do projeto. Portanto, integrar a tecnologia aos princípios fundamentais do gerenciamento de projetos de software é uma grande mudança no setor de publicidade.

Aproveitar o momento assumiu uma dimensão prática nas agências. Os empresários estão cientes de que tempo é dinheiro e procuram maneiras de monitorar e, assim, otimizar o tempo. Foi somente em 1888, com a invenção do sistema de cartão perfurado por William Bundy, que as grandes empresas puderam começar a controlar com mais precisão as horas de trabalho de seus funcionários.

Desde esses humildes começos, o controle de tempo evoluiu consideravelmente. As folhas de ponto dos funcionários foram registradas, as planilhas de dados foram compiladas e o software de controle de tempo pode monitorar a produtividade dos funcionários minuto a minuto. Mas o que é o controle de tempo?

Em termos simples, o controle de tempo é o processo pelo qual se registra o tempo gasto em projetos, tarefas e trabalhos. Em essência, trata-se apenas de dados brutos, mas essas horas registradas podem servir a inúmeros propósitos. No que diz respeito às agências, o controle adequado do tempo desempenha várias funções:

• Eficiência da agência: Ao acompanhar com precisão as horas trabalhadas pela equipe e dedicadas ao projeto, as agências podem monitorar melhor a eficiência de ambos. Você pode verificar se está obtendo o máximo dos funcionários, negociar tarifas com um cliente e gerenciar melhor os processos dos projetos.
• Gerenciamento de freelancers: Os freelancers de agências normalmente cobram taxas por hora, e essas taxas precisam ser cuidadosamente gerenciadas para garantir um faturamento preciso e o máximo aproveitamento pela empresa. Um registro preciso das horas trabalhadas por um freelancer também ajudará a avaliar melhor os trabalhos futuros.
• Híbrido, trabalho de campo e trabalho em casa: o local de trabalho pós-pandemia passou por mudanças rápidas na forma como muitas agências operam no dia a dia. Muitos adotaram modalidades de trabalho alternativas ao horário fixo no escritório, mas ainda precisam de uma maneira estruturada de acompanhar sua equipe. Na verdade, 57% das agências acreditam que é necessária mais disciplina e gestão do tempo para equipes remotas.
• Orçamentos do projeto: Uma maneira importante de organizar os orçamentos do projeto é alocar o número total de horas que uma equipe precisa para concluir a tarefa. Os dados anteriores de controle de tempo podem ser úteis para fornecer estimativas e definir prazos com os clientes, enquanto o controle de tempo atual mantém os projetos dentro do escopo e do orçamento.
• Clientes: Um bom relacionamento com os clientes é vital para qualquer agência de publicidade. Ser capaz de fornecer informações precisas sobre as horas dedicadas a um projeto contribui significativamente para a transparência e promove um orçamento eficaz com os clientes.

Por que usar um software de controle de tempo?

O controle do tempo pode parecer um processo tedioso e desnecessário à primeira vista. Por que não dedicar esse tempo a trabalhar em projetos? Isso pode ser uma tentação fácil, mas um erro fatal. O controle de tempo é um padrão da indústria publicitária por uma razão e, apesar de algumas limitações, os benefícios superam consideravelmente os custos.

O controle de tempo que parece demorado e complicado pode ser simplificado com o método de controle de tempo utilizado. Opções de software de controle de tempo, como o Bonsai, podem lidar com uma ampla gama de tarefas que pareciam impossíveis há algumas décadas. Há muito a ganhar com um software eficiente de controle de tempo.

Maximize a receita

O controle ineficiente do tempo leva a uma má gestão de projetos e à subutilização ou sobreutilização do pessoal. Essas falhas podem se acumular e fazer com que uma agência perca recursos e receitas valiosos. O software de controle de tempo ajuda as agências a gerenciar recursos e prazos.

A entrega pontual dos projetos e a transparência do fluxo de trabalho também podem garantir boas relações com os clientes, levando a mais trabalhos no futuro e, com sorte, a mais clientes por meio do boca a boca positivo.

Alocação de recursos

Uma agência de publicidade movimentada estará, com sorte, trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo. Todos esses projetos precisam ter seus orçamentos e recursos de equipe cuidadosamente considerados antes de serem iniciados e bem gerenciados durante a execução.

Com um software de controle de tempo, uma agência pode alocar recursos e funcionários para obter maior eficiência. Conhecer as demandas e as horas alocadas para cada trabalho pode permitir que uma agência priorize melhor os recursos e os membros da equipe. Isso pode ser, entre outras coisas, fundamental para prevenir o esgotamento entre os funcionários.

Gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto têm muito o que acompanhar. Eles precisam garantir que todos os membros da equipe estejam trabalhando com eficiência, que o projeto permaneça dentro do orçamento, reunir-se e colaborar com os clientes e lidar com quaisquer problemas imprevistos.

O software de controle de tempo facilita muito o gerenciamento de projetos. Os dados anteriores de trabalhos anteriores podem dar a uma agência ou gerente de projeto uma visão melhor dos fluxos de trabalho ideais para novos projetos e ajudá-los a se planejar melhor para o inesperado.

Maior flexibilidade

Quanto mais precisa for a pontualidade de uma agência, melhor ela lidará com imprevistos. Novos trabalhos e clientes podem exigir a realocação de membros da equipe, enquanto atrasos, como reversões extras, podem ser facilmente acomodados.

Além disso, os dados de controle de tempo podem ajudar uma agência a acompanhar mais facilmente os picos e as calmaria no volume de trabalho recebido. Se determinados padrões se tornarem tendências recorrentes, uma agência pode ajustar os recursos em conformidade, por exemplo, contratando mais freelancers para períodos de maior movimento previstos, como a correria de fim de ano.

Transparência

Qualquer bom relacionamento precisa de transparência, e as relações entre cliente e agência não são exceção. O roubo de tempo afeta 75% das empresas e, como resultado, os clientes exigem precisão e honestidade. O software de controle de tempo permite que as agências enviem relatórios regulares aos clientes com as horas registradas e o andamento do projeto. Os clientes também devem poder colaborar durante o processo criativo.

No entanto, não são apenas os clientes que se beneficiam da transparência. Os membros da equipe e os gerentes de projeto podem operar com maior eficiência, conhecendo o status de um projeto e as horas trabalhadas por todos os membros da equipe. Isso pode mantê-los organizados, motivados e proporcionar uma sensação de satisfação ao concluir o projeto.

Faturamento preciso

Os clientes gostam de saber para onde vai o seu dinheiro. O controle do tempo fornece um meio preciso e quantificável de medir a eficiência e o desempenho da agência. O software de controle de tempo reduz o erro humano em formas mais manuais de controle de tempo e pode ser facilmente automatizado para se integrar perfeitamente com a folha de pagamento e o faturamento.

Produtividade da equipe

Os membros da equipe de um projeto podem se beneficiar imensamente ao saberem suas horas alocadas. Isso permite que eles gerenciem seu tempo e acompanhem suas próprias tarefas com mais facilidade. Aqueles que não o fazem podem acabar passando horas elaborando o produto final perfeito e, assim, prestando serviços excessivos ao cliente ou esgotando o orçamento.

O software de controle de tempo também alivia os funcionários daquela sensação opressiva de microgerenciamento de cima para baixo. As agências podem registrar com precisão as horas trabalhadas e analisar os resultados sem serem muito intrusivas com atualizações de status.

Do ponto de vista da agência, o controle do tempo também promove uma maior disciplina por meio da organização. As agências podem ter uma ideia melhor de quem está sobrecarregado, quem não está cumprindo suas metas e quem deve ser mantido e retido. O acompanhamento das horas trabalhadas também pode fornecer dados tangíveis quando chega a hora das avaliações de desempenho.

Garantir a conformidade

As folhas de ponto também servem para que as agências de publicidade cumpram a lei. A Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA) de 1938, por exemplo, exige que as empresas cumpram as normas relativas a horas trabalhadas, horas extras, licenças e muitas outras áreas.

Um software confiável de controle de ponto pode ajudar as agências a evitar multas e processos judiciais, fornecendo documentação tangível de todas as horas trabalhadas pelos funcionários por meio de relatórios detalhados a qualquer órgão governamental que os solicite.

Limitações do tempo de rastreamento

As horas dedicadas ao trabalho criativo podem ser notoriamente difíceis de controlar com precisão. Embora o registro de horas possa ser adequado para trabalhos baseados em insumos, ele não consegue capturar com precisão todo o processo criativo. Por exemplo, embora uma agência possa acompanhar a redação e o design, como é possível acompanhar com precisão o brainstorming e a geração de ideias?

O tempo abstrato pode ser difícil de cobrar, mesmo sendo crucial para o processo criativo. Uma agência inteligente deve incluir esse tempo nos trabalhos, dando espaço para que as ideias amadureçam e informando os clientes sobre sua necessidade. As horas registradas nem sempre refletem a realidade completa, apesar da insistência do cliente nos números.

Algumas horas também são ajustadas por criadores de alto nível para melhor se adequarem aos orçamentos dos projetos. Por esse motivo, eles não dedicam tempo suficiente aos projetos ou ficam sobrecarregados devido às horas não registradas. Ambos podem ter efeitos prejudiciais na qualidade do projeto. Algumas agências adotaram o faturamento baseado em valor (que cobra de acordo com o envolvimento dos membros da equipe no sucesso do projeto) como alternativa ao registro de horas.

O que procurar em um software de controle de tempo

Agora que você viu os benefícios de um controle de tempo adequado, talvez esteja ansioso para incorporar um software de controle de tempo e otimizar o fluxo de trabalho da sua agência. No entanto, existe hoje em dia um número substancial de ofertas disponíveis e pode ser difícil saber qual escolher ou o que procurar ao fazê-lo.

Felizmente, existem alguns critérios úteis para ajudá-lo a restringir sua escolha. No entanto, em última análise, o melhor sistema de controle de tempo será aquele que se adequar ao tamanho da sua agência, ao fluxo de trabalho e à sua equipe.

• Oferta completa: um bom software de controle de tempo nunca se limita a ser apenas isso e também desempenha outras funções essenciais para uma agência. Isso pode incluir CRM, gerenciamento de projetos, faturamento, relatórios e toda uma gama de outras funções.
• Automação: Uma agência envolvida em vários projetos de alta prioridade pode ter dificuldade em acompanhar todos os detalhes, mesmo antes de se preocupar com o controle do tempo. Um bom software de controle de tempo automatiza muitos desses processos, exigindo menos envolvimento e preocupação das pessoas envolvidas. A automação do controle de ponto demonstrou reduzir o tempo gasto com cartões de ponto de sete minutos por dia para apenas um.
• Acessibilidade: os aplicativos de controle de tempo baseados na nuvem são acessíveis de qualquer lugar e podem manter equipes e clientes informados. Procure por suporte multiplataforma, interface fácil de aprender e usar e armazenamento baseado em nuvem. Uma equipe que está satisfeita com um software tem mais chances de comprá-lo.
• Integração: Um software robusto de controle de tempo também deve ser capaz de funcionar bem com outros sistemas. Escolha ofertas que possam integrar bem seu fluxo de trabalho com outros programas, sua agenda e aplicativos de terceiros.
• Gerenciamento de projetos: um gerente de projetos supervisiona os trabalhos do início ao fim, e fazer um trabalho eficaz significa acompanhar o andamento do projeto e todos os principais envolvidos. Um bom software de controle de tempo pode auxiliar projetos com base em dados anteriores e ajudar a colocar as tarefas em andamento, fornecendo uma visão abrangente dos recursos e da mão de obra.
• Colaboração: Permitir que os clientes e membros da equipe tenham acesso regular às horas, calendários e cronogramas do projeto pode ajudar muito a promover a confiança e garantir que todos estejam em sintonia no que diz respeito à carga de trabalho.
• Modelos: Pode ser difícil encontrar o sistema de controle de tempo perfeito para você. Procure um software de controle de tempo que ofereça ajuda na forma de modelos, sejam eles planilhas de horas trabalhadas ou configurações de controle de tempo, para você começar.
• Preço: O preço nunca deve ser o fator determinante na sua decisão de compra. Qualquer software que economize milhares de reais em horas recuperadas para sua agência vale muito mais do que a mensalidade. Ainda assim, considere as ofertas e os recursos e compare como eles se alinham ao seu orçamento atual.

O melhor software de controle de tempo para sua agência de publicidade

O monitoramento das horas trabalhadas em uma agência de publicidade é facilitado com o uso de ferramentas específicas. Entre essas ferramentas, encontra-se o software para agências de publicidade, que tem se mostrado extremamente útil. Confira este guia completo sobre software para agências de publicidade para saber mais.

Ao trabalhar em uma agência de publicidade, é fundamental gerenciar o tempo de forma eficaz. Uma maneira de conseguir isso é usando um software de controle de tempo de agência digital. Esta ferramenta pode ajudá-lo a monitorar a produtividade de cada funcionário e os prazos dos projetos de maneira eficaz.

No mundo da publicidade, é fundamental controlar com precisão o tempo gasto em cada projeto para garantir que os clientes sejam cobrados corretamente. Uma ferramenta bem desenvolvida, como o aplicativo de horas faturáveis, pode simplificar esse processo, fornecendo uma solução abrangente para o controle de tempo. Isso permite que as agências otimizem suas estratégias de faturamento, melhorando sua lucratividade geral.

Gerenciar uma agência de publicidade requer o uso eficiente do tempo. Implementar um bom sistema de controle de tempo para os funcionários pode melhorar drasticamente a produtividade. Com o software certo, você pode maximizar a eficácia e atender melhor os clientes.

Mesmo com os benefícios e sabendo o que procurar, ainda pode ser útil ter uma lista dos softwares mais bem classificados para você começar. Aqui estão alguns dos líderes do setor no que diz respeito à medição do tempo, todos com suas próprias características e vantagens exclusivas.

Bonsai

O Bonsai é uma plataforma de gerenciamento de projetos completa que oferece controle de tempo, entre uma ampla gama de outros recursos. A plataforma ajuda as agências a organizar seus projetos e registra com precisão todas as horas dedicadas a uma variedade de projetos. A automação integrada permite que as horas sejam compiladas em relatórios detalhados para os clientes. Além disso, o portal do cliente garante que eles desempenhem um papel ativo na colaboração nas tarefas.

O Bonsai também complementa sua robusta função de controle de tempo com milhares de modelos para ajudá-lo a encontrar o melhor sistema para sua agência.

O que torna este aplicativo baseado em nuvem tão diferente, porém, é sua versatilidade. O bonsai vai além da simples medição do tempo e desempenha várias outras funções. Isso inclui desde softwares de CRM que rastreiam leads de clientes até a organização de projetos inteiros por meio de um estilo de gerenciamento de projetos kanban. Com o Bonsai, você poderá gerenciar projetos, clientes e membros da equipe em várias plataformas e com integração perfeita.

Se você ainda estiver em dúvida, o Bonsai oferece aos usuários um período de teste gratuito de sete dias para que você possa se familiarizar melhor com todos os seus recursos.

Clockify

A Clockify é um nome bem conhecido no setor de software de controle de tempo. É também uma oferta baseada em aplicativo, permitindo um fluxo de trabalho baseado em nuvem com suporte multiplataforma. Limita sua oferta principal à gestão do tempo, com opções mais limitadas para gerenciamento de projetos e colaboração. O software controla tudo, desde as horas até as férias. Essas informações também podem ser sincronizadas com calendários e compiladas em faturas de clientes.

É uma ferramenta versátil com uma interface intuitiva, que também oferece um plano gratuito. Dito isso, muitos dos recursos avançados do software estão ocultos atrás de paywalls. Outra desvantagem potencial são os erros frequentes e a falta geral de personalização dos métodos de cronometragem.

Colheita

O Harvest é uma sofisticada ferramenta SaaS projetada para acompanhar projetos e fornecer faturamento preciso com base nas horas trabalhadas. Embora os relatórios de tempo gerados não sejam tão complexos quanto os de outras ofertas, eles e as faturas podem ser enviados a partir do aplicativo, eliminando o intermediário. Essas faturas também são automatizadas, o que, como pode reduzir erros humanos, é extremamente útil.

O Harvest pode ser integrado a diversos programas, como Trello e Asana, permitindo que as agências personalizem seu fluxo de trabalho e gerenciem projetos e equipes de acordo com suas próprias necessidades.

Assim como o Clockify, o Harvest também oferece uma versão gratuita, mas, novamente, ela não possui muitas funções avançadas. Por falar nisso, a falta de muitas ferramentas avançadas de controle de tempo significa que o Harvest é uma oferta mais simples do que outras nesta lista. O aplicativo também depende muito de temporizadores manuais, que podem ser imprecisos, a menos que sejam monitorados constantemente.

Hubstaff

O Hubstaff é um software útil para agências que realizam muitos trabalhos remotos. O aplicativo vai além do controle de tempo e inclui a localização GPS dos membros da equipe conectados ao software através da nuvem. Ele vai ainda mais longe e monitora a atividade do teclado.

Ele também complementa sua função com ferramentas de gerenciamento de projetos, integração com aplicativos como o GitHub e serviços automatizados de folha de pagamento.

Esse alto nível de monitoramento dos funcionários também pode ser uma desvantagem, pois os membros da equipe podem não gostar de estar sob vigilância constante da gerência. Além disso, o suporte multiplataforma oferecido pelo aplicativo apresentou muitos bugs, falhas de software e limitações de recursos, especialmente no Android.

Wrike

O Wrike é principalmente uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas inclui o controle de tempo como parte de sua funcionalidade. Os membros da equipe podem registrar suas horas online para que os gerentes e clientes possam acompanhar facilmente. O controle avançado do tempo permite que os projetos sejam melhor organizados e que se obtenham insights. Ele também oferece modelos e integração perfeita com softwares como Slack e Google Drive.

Por outro lado, a complexidade do software em termos de cronometragem torna a curva de aprendizagem bastante íngreme para novos usuários, e a interface do usuário apenas complica ainda mais essa questão. As tarefas também não podem ser priorizadas adequadamente. Além disso, a versão gratuita do Wrike não disponibiliza muitos desses recursos avançados aos usuários. Grandes quantidades de dados também significam que o aplicativo pode, às vezes, funcionar lentamente.

Toggl

O Toggl prima pela simplicidade e pode ser perfeito para agências menores ou que estão apenas começando. Talvez o maior atrativo do software seja sua interface de usuário intuitiva. Os usuários podem facilmente acompanhar o tempo, obter insights e o efeito final sobre os lucros, tudo isso com apenas alguns cliques nas guias do painel. Ele também oferece uma série de outras ferramentas, como integração com folha de pagamento.

No entanto, seu foco principal é em cronogramas, em vez de outros métodos, como planilhas de horas trabalhadas, e o Toggl foi projetado para todas as empresas, e não especificamente para agências. Essa falta de especificidade afeta funções importantes da agência, especialmente o gerenciamento de projetos, que carece dos recursos avançados de outras ofertas desta lista.

Aproveite o momento

O software de controle de tempo é uma ferramenta incrivelmente poderosa que uma agência seria negligente em não usar. Ele monitora as horas e as organiza em formulários úteis que podem ajudar a maximizar a eficiência e utilizar melhor os membros da equipe. Ele traz uma série de benefícios, desde uma melhor alocação de recursos até a construção da confiança do cliente por meio da transparência.

O mundo dinâmico da publicidade precisa de soluções dinâmicas para se adequar ao seu ambiente acelerado, e agora você deve ter informações suficientes para fazer a melhor escolha possível quando se trata de otimizar o fluxo de trabalho da sua agência e aproveitar o momento.