Software de seguimiento del tiempo para agencias de publicidad: 9 ventajas y 6 herramientas recomendadas

El tiempo es importante para todas las agencias de publicidad. Dicta los trabajos, los horarios y los pagos. En última instancia, es tan importante como el dinero que financia una agencia. Las agencias llevan mucho tiempo tratando de gestionar mejor su tiempo y productividad mediante su seguimiento. Aunque esto ha adoptado muchas formas a lo largo de los años, uno de los métodos más eficaces es el software de seguimiento del tiempo.

Saber qué buscar en un software de seguimiento del tiempo puede marcar la diferencia en el flujo de trabajo de tu propia agencia de publicidad. Siga leyendo para conocer las ventajas y limitaciones de los procesos de control del tiempo, y cómo elegir el mejor software entre las numerosas opciones disponibles en la actualidad.

¿Qué es el seguimiento del tiempo?

Durante el proceso de selección de un software de seguimiento del tiempo para agencias de publicidad, comprender los diversos aspectos de la gestión de proyectos en ingeniería de software puede mejorar la toma de decisiones y generar resultados eficaces. Esta perspectiva holística puede garantizar flujos de trabajo más fluidos, una mejor asignación de recursos y el éxito general del proyecto. Por lo tanto, integrar la tecnología con los principios básicos de la gestión de proyectos de software supone un cambio revolucionario en el sector publicitario.

Aprovechar el momento ha adquirido una dimensión práctica en las agencias. Los empresarios son conscientes de que el tiempo es dinero y buscan formas de controlar y, por lo tanto, optimizar el tiempo. No fue hasta 1888, con la invención del sistema de fichaje con tarjetas perforadas por parte de William Bundy, cuando las grandes empresas pudieron empezar a llevar un control más preciso de las horas de trabajo de sus empleados.

Desde esos humildes comienzos, el control del tiempo ha evolucionado considerablemente. Se han registrado las hojas de asistencia de los empleados, se han recopilado hojas de cálculo con los datos y el software de seguimiento del tiempo puede controlar la productividad de los empleados con una precisión de minutos. Pero, ¿qué es el seguimiento del tiempo?

En pocas palabras, el seguimiento del tiempo es el proceso mediante el cual se registra el tiempo dedicado a proyectos, tareas y trabajos. En esencia, solo son datos sin procesar, pero estas horas registradas pueden servir para innumerables fines. En lo que respecta a las agencias, el control adecuado del tiempo cumple varias funciones:

• Eficiencia de la agencia: al realizar un seguimiento preciso de las horas dedicadas por el equipo y al proyecto, las agencias pueden controlar mejor la eficiencia de ambos. Puedes ver si estás sacando el máximo partido a tus empleados, negociar tarifas con un cliente y gestionar mejor los procesos de sus proyectos.
• Gestión de autónomos: los autónomos de agencias suelen cobrar tarifas por hora, que deben gestionarse cuidadosamente para garantizar una facturación precisa y un aprovechamiento máximo por parte de la empresa. Un registro preciso de las horas trabajadas por un autónomo también ayudará a evaluar mejor los trabajos futuros.
• Híbrido, trabajo de campo y trabajo desde casa: el lugar de trabajo pospandémico ha experimentado cambios rápidos en la forma en que muchas agencias operan a diario. Muchos han adoptado modalidades de trabajo alternativas al horario fijo en la oficina, pero siguen necesitando una forma estructurada de realizar un seguimiento de su equipo. De hecho, el 57 % de las agencias cree que se necesita más disciplina y gestión del tiempo para los equipos remotos.
• Presupuestos de proyectos: Una forma clave de organizar los presupuestos de proyectos es asignar el número total de horas que un equipo necesita para completar la tarea. Los datos de seguimiento del tiempo anteriores pueden ser útiles para proporcionar estimaciones y establecer plazos con los clientes, mientras que el seguimiento del tiempo actual mantiene los proyectos dentro del alcance y el presupuesto.
• Clientes: Una buena relación con los clientes es fundamental para cualquier agencia de publicidad. Poder proporcionar el número exacto de horas dedicadas a un proyecto contribuye en gran medida a la transparencia y favorece una presupuestación eficaz con los clientes.

¿Por qué utilizar un software de seguimiento del tiempo?

El control del tiempo puede parecer un proceso tedioso e innecesario a primera vista. ¿Por qué no dedicar ese tiempo a trabajar en proyectos? Esto puede ser una tentación fácil, pero un error fatal. El control del tiempo es un estándar en la industria publicitaria por una razón, y a pesar de algunas limitaciones, los beneficios superan considerablemente los costes.

El seguimiento del tiempo, que puede parecer largo y engorroso, puede mejorarse simplemente mediante el método de seguimiento del tiempo utilizado. Las opciones de software de control horario como Bonsai pueden gestionar una amplia gama de tareas que parecían imposibles hace unas décadas. Hay mucho que ganar con un software eficiente de seguimiento del tiempo.

Maximizar los ingresos

Una gestión ineficaz del tiempo conduce a una mala gestión de los proyectos y a una sobreutilización o infrautilización del personal. Estos descuidos pueden acumularse y hacer que una agencia pierda recursos e ingresos valiosos. El software de seguimiento del tiempo ayuda a las agencias a gestionar los recursos y los plazos.

La entrega puntual de los proyectos y la transparencia del flujo de trabajo también pueden garantizar buenas relaciones con los clientes, lo que se traduce en más trabajos en el futuro y, con suerte, más clientes gracias al boca a boca positivo.

Asignación de recursos

Una agencia de publicidad muy activa trabajará, con suerte, en varios proyectos al mismo tiempo. Todos estos proyectos deben contar con presupuestos y recursos de equipo cuidadosamente considerados antes de comenzar y bien gestionados durante su ejecución.

Con un software de seguimiento del tiempo, una agencia puede asignar recursos y empleados para lograr una mayor eficiencia. Conocer las exigencias y las horas asignadas a cada trabajo puede ayudar a una agencia a priorizar mejor los recursos y los miembros del equipo. Esto puede ser, entre otras cosas, fundamental para prevenir el agotamiento del personal.

Gestión de proyectos

Los gestores de proyectos tienen mucho que controlar. Deben asegurarse de que todos los miembros del equipo trabajen de manera eficiente, que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, reunirse y colaborar con los clientes, y lidiar con cualquier problema imprevisto.

El software de seguimiento del tiempo facilita mucho la gestión de proyectos. Los datos anteriores de los trabajos pueden proporcionar a una agencia o a un gestor de proyectos una mejor perspectiva de los flujos de trabajo ideales para los nuevos proyectos y ayudarles a planificar mejor ante imprevistos.

Mayor flexibilidad

Cuanto más preciso sea el control del tiempo de una agencia, mejor gestionará los imprevistos. Los nuevos trabajos y clientes pueden requerir la reasignación de miembros del equipo, mientras que los retrasos, como las revisiones adicionales, se pueden acomodar fácilmente.

Además, los datos de seguimiento del tiempo pueden ayudar a una agencia a realizar un seguimiento más sencillo de los picos y las épocas de menor actividad en el trabajo entrante. Si ciertos patrones se convierten en tendencias recurrentes, una agencia puede ajustar los recursos en consecuencia, por ejemplo, contratando a más autónomos para los periodos de mayor actividad previstos, como el ajetreo de fin de año.

Transparencia

Toda buena relación necesita transparencia, y las relaciones entre clientes y agencias no son una excepción. El robo de tiempo afecta al 75 % de las empresas y, como resultado, los clientes exigen precisión y honestidad. El software de seguimiento del tiempo permite a las agencias enviar informes periódicos a los clientes con las horas registradas y el progreso del proyecto. Los clientes también deben poder colaborar durante el proceso creativo.

Sin embargo, no solo los clientes se benefician de la transparencia. Los miembros del equipo y los gestores de proyectos pueden trabajar con mayor eficiencia, ya que conocen el estado de un proyecto y las horas trabajadas por todos los miembros del equipo. Les permite mantenerse organizados y motivados, y les proporciona una sensación de satisfacción al completar el proyecto.

Facturación precisa

A los clientes les gusta saber dónde va su dinero. El control del tiempo proporciona un medio preciso y cuantificable para medir la eficiencia y el rendimiento de la agencia. El software de seguimiento del tiempo reduce los errores humanos que se producen en los métodos más manuales de control del tiempo y se puede automatizar fácilmente para integrarse a la perfección con la nómina y la facturación.

Productividad del equipo

Los miembros del equipo de un proyecto pueden beneficiarse enormemente al conocer las horas que se les han asignado. Les permite gestionar su tiempo y realizar un seguimiento de sus propias tareas más fácilmente. Quienes no lo hacen, a menudo acaban dedicando horas a elaborar el producto perfecto y, o bien prestan un servicio excesivo al cliente, o bien agotan el presupuesto.

El software de seguimiento del tiempo también libera a los empleados de esa opresiva sensación de microgestión verticalista. Las agencias pueden registrar con precisión las horas y analizar los resultados sin ser demasiado intrusivas con las actualizaciones de estado.

Desde el punto de vista de la agencia, el control del tiempo también fomenta una mayor disciplina a través de la organización. Las agencias pueden hacerse una idea más clara de quién está sobrecargado de trabajo, quién no está rindiendo lo suficiente y a quién conviene mantener y retener. El seguimiento de las horas trabajadas también puede proporcionar datos tangibles a la hora de realizar evaluaciones de rendimiento.

Garantizar el cumplimiento

Las hojas de asistencia también sirven para que las agencias de publicidad cumplan con la ley. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de 1938, por ejemplo, exige a las empresas que cumplan con la normativa en materia de horas trabajadas, horas extras, permisos y muchas otras áreas.

Un software fiable de control del tiempo puede ayudar a las agencias a evitar multas y demandas judiciales, ya que proporciona documentación tangible de todas las horas trabajadas por los empleados mediante informes detallados a cualquier organismo gubernamental que los solicite.

Limitaciones del tiempo de seguimiento

Las horas dedicadas al campo creativo pueden ser muy difíciles de contabilizar con precisión. Aunque el registro de horas puede ser adecuado para el trabajo basado en insumos, no logra captar con precisión todo el proceso creativo. Por ejemplo, mientras que una agencia puede realizar un seguimiento de la redacción y el diseño, ¿cómo se puede realizar un seguimiento preciso de la lluvia de ideas y la generación de ideas?

El tiempo abstracto puede ser difícil de facturar, aunque es crucial para el proceso creativo. Una agencia inteligente debería incluir este tiempo en los trabajos, dando espacio para que las ideas maduren e informando a los clientes de su necesidad. Las horas registradas no siempre reflejan la realidad completa, a pesar de la insistencia del cliente en los números.

Algunas horas también son ajustadas por creadores de alto nivel para adaptarse mejor a los presupuestos de los proyectos. Por ese motivo, no dedican suficiente tiempo a los proyectos o están sobrecargados de trabajo debido a que no se registran todas las horas trabajadas. Ambos pueden tener efectos perjudiciales en la calidad del proyecto. Algunas agencias han adoptado la facturación basada en el valor (que factura según la participación de los miembros del equipo en el éxito del proyecto) como alternativa al registro de horas.

Qué buscar en un software de seguimiento del tiempo

Ahora que ha visto las ventajas de llevar un control adecuado del tiempo, es posible que esté deseando incorporar un software de seguimiento del tiempo y optimizar el flujo de trabajo de su agencia. Sin embargo, hoy en día hay una gran cantidad de ofertas disponibles y puede resultar difícil saber cuál elegir o qué buscar al hacerlo.

Afortunadamente, existen algunos criterios útiles que te ayudarán a reducir tus opciones. Sin embargo, en última instancia, el mejor sistema de seguimiento del tiempo será aquel que se adapte al tamaño de su agencia, su flujo de trabajo y su equipo.

• Oferta todo en uno: un buen software de seguimiento del tiempo nunca se limita a eso, sino que también cumple otras funciones vitales para una agencia. Esto puede incluir CRM, gestión de proyectos, facturación, informes y toda una serie de otras funciones.
• Automatización: Una agencia inmersa en varios proyectos de alta prioridad puede tener dificultades para llevar un control de todos los detalles, incluso antes de preocuparse por el control del tiempo. Un buen software de seguimiento del tiempo automatiza muchos de estos procesos, lo que requiere menos participación y preocupación por parte de los interesados. Se ha demostrado que la automatización del control horario reduce el tiempo dedicado a las tarjetas de control horario de siete minutos al día a solo uno.
• Accesibilidad: Las aplicaciones de seguimiento del tiempo basadas en la nube son accesibles desde cualquier lugar y permiten mantener informados a los equipos y a los clientes. Busca compatibilidad multiplataforma, una interfaz de usuario fácil de aprender y usar, y almacenamiento basado en la nube. Un equipo que está satisfecho con el software es más propenso a aceptarlo.
• Integración: un software de seguimiento del tiempo robusto también debe poder funcionar bien con otros sistemas. Elige ofertas que puedan integrarse bien en su flujo de trabajo con otros programas, tu calendario y aplicaciones de terceros.
• Gestión de proyectos: un gestor de proyectos supervisa los trabajos de principio a fin, y realizar un trabajo eficaz significa controlar el progreso del proyecto y a todos los participantes clave involucrados. Un buen software de gestión del tiempo puede ayudar en proyectos basados en datos previos y facilitar la puesta en marcha de tareas al proporcionar una visión global de los recursos y la mano de obra.
• Colaboración: Permitir a los clientes y a los miembros del equipo acceder regularmente a las horas, calendarios y horarios del proyecto puede contribuir en gran medida a fomentar la confianza y garantizar que todos estén en sintonía en lo que respecta a la carga de trabajo.
• Plantillas: Puede resultar abrumador intentar encontrar el sistema de control horario perfecto para ti. Busca un software de seguimiento del tiempo que te ofrezca ayuda en forma de plantillas, ya sean hojas de horas o configuraciones de control del tiempo, para que puedas empezar a utilizarlo.
• Precio: El precio nunca debe ser el factor decisivo en tu decisión de compra. Cualquier software que le ahorre a su agencia miles de horas recuperadas vale mucho más que la cuota mensual. Aun así, considere las ofertas y características y compare en qué medida se ajustan a su presupuesto actual.

El mejor software de seguimiento del tiempo para tu agencia de publicidad

El control de las horas trabajadas en una agencia de publicidad se simplifica con el uso de herramientas específicas. Entre estas herramientas, se encuentra el software para agencias de publicidad, que ha demostrado ser muy útil. Echa un vistazo a esta completa guía sobre software para agencias de publicidad para obtener más información.

Cuando se trabaja en una agencia de publicidad, es fundamental gestionar el tiempo de forma eficaz. Una forma de lograrlo es utilizando un software de seguimiento del tiempo de una agencia digital. Esta herramienta puede ayudarte a supervisar eficazmente la productividad de cada empleado y los plazos de los proyectos.

En el mundo de la publicidad, es fundamental realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada proyecto para garantizar que se facture correctamente a los clientes. Una herramienta bien desarrollada, como la aplicación de horas facturables, puede simplificar este proceso al proporcionar una solución integral para el seguimiento del tiempo. Esto permite a las agencias optimizar sus estrategias de facturación, mejorando su rentabilidad general.

La gestión de una agencia de publicidad requiere un uso eficiente del tiempo. La implementación de un buen sistema de seguimiento del tiempo para los empleados puede mejorar drásticamente la productividad. Con el software adecuado, puede maximizar la eficacia y prestar un mejor servicio a los clientes.

A pesar de las ventajas y de saber qué buscar, puede resultar útil disponer de una lista con las mejores ofertas de software para empezar. A continuación, presentamos algunos de los líderes del sector en materia de cronometraje, todos ellos con sus propias características y ventajas únicas.

Bonsai

Bonsai es una plataforma integral de gestión de proyectos que ofrece control del tiempo, entre otras muchas funciones. La plataforma ayuda a las agencias a organizar sus proyectos y registra con precisión todas las horas dedicadas a una variedad de proyectos. La automatización sin fisuras permite recopilar las horas trabajadas en informes detallados para los clientes. Además, el portal del cliente garantiza que desempeñarán un papel activo en la colaboración en las tareas.

Bonsai también complementa su sólida gestión del tiempo con miles de plantillas que le ayudarán a encontrar el mejor sistema para su agencia.

Sin embargo, lo que hace que esta aplicación basada en la nube sea tan diferente es su versatilidad. El bonsái va más allá de la simple medición del tiempo y realiza otras funciones. Estos van desde software CRM que realiza un seguimiento de los clientes potenciales, hasta la organización de proyectos completos mediante un estilo de gestión de proyectos kanban. Con Bonsai, podrás gestionar proyectos, clientes y miembros del equipo en todas las plataformas y con una integración perfecta.

Si aún tienes dudas, Bonsai ofrece a los usuarios una prueba gratuita de siete días para que te familiarices mejor con todas sus funciones.

Clockify

Clockify es un nombre muy conocido en el ámbito del software de control horario. También es una oferta basada en una aplicación, que permite un flujo de trabajo basado en la nube con compatibilidad entre plataformas. Limita su oferta clave a la gestión del tiempo, con opciones más limitadas para la gestión de proyectos y la colaboración. El software realiza un seguimiento de todo, desde las horas hasta las vacaciones. Esta información también se puede sincronizar con calendarios y recopilar en facturas de clientes.

Es una herramienta versátil con una interfaz fácil de usar, que también ofrece un plan gratuito. Dicho esto, muchas de las funciones avanzadas del software están ocultas tras muros de pago. Otro posible inconveniente son los frecuentes errores y la falta general de personalización de los métodos de cronometraje.

Cosecha

Harvest es una sofisticada herramienta SaaS diseñada para realizar un seguimiento de los proyectos y proporcionar una facturación precisa basada en las horas trabajadas. Aunque los informes de tiempo que genera pueden no ser tan complejos como otros productos, estos y las facturas se pueden generar desde la aplicación, eliminando así a los intermediarios. Estas facturas también están automatizadas, lo que resulta extremadamente útil, ya que reduce los errores humanos.

Harvest se integra perfectamente con muchos programas, como Trello y Asana, lo que permite a las agencias personalizar su flujo de trabajo y gestionar proyectos y equipos según sus propias condiciones.

Al igual que Clockify, Harvest también ofrece una versión gratuita, pero esta carece de muchas funciones avanzadas. Hablando de eso, la falta de muchas herramientas avanzadas de control del tiempo significa que Harvest es una oferta más sencilla que otras de esta lista. La aplicación también depende en gran medida de temporizadores manuales, que pueden ser inexactos a menos que se supervisen constantemente.

Hubstaff

Hubstaff es un software muy útil para agencias que realizan mucho trabajo a distancia. La aplicación va más allá del seguimiento del tiempo e incluye la ubicación GPS de los miembros del equipo conectados al software a través de la nube. Incluso va un paso más allá y supervisa la actividad del teclado.

También amplía su función con herramientas de gestión de proyectos, integración con aplicaciones como GitHub y servicios de nómina automatizados.

Este alto nivel de seguimiento de los empleados también puede ser una desventaja, ya que es posible que los miembros del equipo no aprecien estar bajo la vigilancia constante de la dirección. Además, la compatibilidad multiplataforma que ofrece la aplicación ha dado lugar a numerosos errores, fallos de software y limitaciones de funciones, especialmente en Android.

Wrike

Wrike es principalmente una herramienta de gestión de proyectos, pero incluye el seguimiento del tiempo como parte de su funcionalidad. Los miembros del equipo pueden registrar sus horas en línea para que los gerentes y los clientes puedan verlas fácilmente. La gestión avanzada del tiempo permite organizar mejor los proyectos y obtener información valiosa. También ofrece plantillas y una integración perfecta con software como Slack y Google Drive.

Por el lado negativo, la complejidad del software en cuanto al control del tiempo hace que la curva de aprendizaje sea muy pronunciada para los nuevos usuarios, y la interfaz de usuario solo complica aún más este problema. Las tareas tampoco se pueden priorizar adecuadamente. Además, la versión gratuita de Wrike no ofrece muchas de estas funciones avanzadas a los usuarios. Las grandes cantidades de datos también hacen que la aplicación pueda funcionar con lentitud en ocasiones.

Toggl

Toggl apuesta por la simplicidad y puede ser perfecto para agencias más pequeñas o para aquellas que acaban de empezar. Quizás el mayor atractivo del software sea su interfaz de usuario fácil de usar. Los usuarios pueden realizar fácilmente un seguimiento del tiempo, obtener información y conocer el efecto final en los beneficios, todo ello con solo unos clics en las pestañas del panel de control. También ofrece una gran variedad de otras herramientas, como la integración de nóminas.

Sin embargo, se centra principalmente en los plazos más que en otros métodos, como las hojas de horas, y Toggl está diseñado para todo tipo de empresas, no solo para agencias. Esta falta de especificidad afecta a funciones importantes de la agencia, en particular a la gestión de proyectos, que carece de las capacidades avanzadas de otras ofertas de esta lista.

Aprovecha el momento

El software de control horario es una herramienta increíblemente potente que una agencia no debería dejar de utilizar. Realiza un seguimiento de las horas y las recopila en formularios útiles que pueden ayudar a maximizar la eficiencia y a aprovechar mejor a los miembros del equipo. Ofrece una serie de ventajas, desde una mejor asignación de recursos hasta el fomento de la confianza de los clientes a través de la transparencia.

El dinámico mundo de la publicidad necesita soluciones dinámicas que se adapten a su entorno acelerado, y ahora usted debería tener suficiente información para tomar la mejor decisión posible a la hora de optimizar el flujo de trabajo de su agencia y aprovechar el momento.