Como escolher um software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade

Já se foram os dias em que o gerenciamento de projetos era feito com caneta e papel ou inserindo manualmente grandes quantidades de dados em planilhas do Excel. Hoje em dia, seria preocupante se você não tivesse vários softwares para gerenciar suas informações comerciais vitais.

Se você administra uma agência de publicidade, sabe como pode ser desafiador manter as informações de cada cliente atualizadas e garantir que cada um receba o tratamento exclusivo que merece. Além disso, você precisa fazer tudo isso enquanto lida com vários clientes, cada um exigindo sua máxima atenção para que não fiquem para trás no alcance da marca.

É aí que o software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade entra em cena para salvar o dia. Ao utilizar tecnologia baseada em nuvem com soluções de gerenciamento personalizadas, você pode dar uma ajuda ao gerenciamento do seu projeto. O software certo garante que você tenha uma plataforma confiável para armazenar e acompanhar tudo o que está acontecendo com seus clientes.

Continue lendo para saber todos os benefícios que um software de gerenciamento de projetos pode oferecer à sua agência e qual solução é mais adequada para você.

O que é um software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma plataforma centralizada que permite que equipes, grandes ou pequenas, acessem informações vitais do projeto de forma eficiente e acompanhem seus pipelines. É uma ferramenta fundamental para garantir que toda a equipe permaneça no caminho certo e que os marcos críticos ao longo da vida útil do projeto sejam cumpridos.

As especificidades reais do software — ou seja, o que ele pode fazer — dependem muito do software em questão e, às vezes, até mesmo do setor ao qual ele se destina. No entanto, a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos adota uma abordagem generalista com poucas personalizações para garantir um bom funcionamento, independentemente do tipo de negócio que você tenha.

Para uma agência de publicidade, o software de gerenciamento de projetos geralmente ajuda a alocar as tarefas certas às pessoas certas e garante que a campanha de marketing de qualquer cliente seja rigorosamente controlada. Além disso, um software de gerenciamento de projetos rico em recursos também pode incluir elementos de software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Permite que toda a equipe acompanhe e contribua com os perfis dos clientes, garantindo que suas necessidades sejam atendidas adequadamente.

O software de gerenciamento de projetos simplifica tarefas mais repetitivas, como a entrada de dados. De acordo com Monday, cerca de um quarto dos gerentes de projeto acredita que esse tipo de entrada mecânica está consumindo seu tempo e impedindo-os de se concentrar no que realmente importa nos projetos.

Como resultado, o objetivo final de qualquer software de gerenciamento de projetos é otimizar as operações da agência e garantir que a equipe trabalhe com a máxima eficiência. Permite que uma empresa economize tempo e dinheiro que seriam gastos na inserção manual e na obtenção de dados em planilhas complicadas.

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Os 10 melhores softwares de gerenciamento de projetos para agências de publicidade

1. Bonsai

O Bonsai é um software de gerenciamento de projetos completo, projetado especificamente para agências de publicidade, oferecendo uma variedade de recursos que atendem às necessidades exclusivas dos profissionais criativos.

Principais características:

Gerenciamento de tarefas: Organize e atribua tarefas dentro dos projetos, defina prazos e acompanhe o progresso. Isso garante que todos os membros da equipe saibam o que precisa ser feito e quando, mantendo os projetos dentro do prazo.

Controle de tempo: controle facilmente o tempo gasto em cada tarefa ou projeto. Isso é fundamental para um faturamento preciso, especialmente em agências onde o tempo é frequentemente cobrado dos clientes.

Colaboração com o cliente: O Bonsai permite uma comunicação perfeita com os clientes por meio de atualizações compartilhadas do projeto no portal do cliente, ciclos de feedback e processos de aprovação. Isso mantém os clientes informados e garante que suas contribuições sejam integradas de forma eficiente.

Faturamento e pagamentos: gere faturas profissionais diretamente a partir das tarefas concluídas e das horas faturáveis registradas. O Bonsai também oferece suporte ao processamento integrado de pagamentos, facilitando o gerenciamento das finanças e o recebimento pontual dos pagamentos.‍

Gerenciamento de contratos e propostas: crie, envie e assine contratos e propostas dentro da plataforma. Isso ajuda a simplificar o processo de integração de novos clientes e garante que todos os contratos estejam em um único lugar.

Relatórios financeiros: acompanhe os orçamentos, despesas e rentabilidade dos projetos com as ferramentas de relatórios financeiros do Bonsai. Esse recurso ajuda as agências a monitorar sua saúde financeira e tomar decisões comerciais bem informadas.

Benefícios:

Maior eficiência: a plataforma multifuncional da Bonsai reduz a necessidade de múltiplas ferramentas, economizando tempo e diminuindo a complexidade no gerenciamento de projetos, tarefas e finanças.

Relações aprimoradas com os clientes: com uma comunicação transparente e uma colaboração simplificada, as agências podem construir relações mais fortes e confiáveis com seus clientes.

Faturamento preciso: os recursos integrados de controle de tempo e faturamento garantem que todas as horas faturáveis sejam contabilizadas, resultando em pagamentos mais precisos e pontuais.

Controle financeiro: a capacidade de acompanhar orçamentos e gerar relatórios financeiros ajuda as agências a manterem o controle de suas finanças, evitando excedentes orçamentários e maximizando a lucratividade.

Escalabilidade: seja gerenciando alguns clientes ou um grande portfólio, o Bonsai se adapta à sua agência, oferecendo as ferramentas necessárias para gerenciar projetos pequenos e complexos com eficácia.

A Bonsai capacita as agências de publicidade, fornecendo as ferramentas necessárias para gerenciar projetos, colaborar com clientes e lidar com finanças, tudo em uma única plataforma fácil de usar. Isso leva a operações mais eficientes, clientes mais satisfeitos e resultados financeiros mais saudáveis.

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2. Wrike

A Wrike oferece uma solução holística para agências de publicidade otimizarem seus processos. Com ferramentas poderosas para gerenciamento de projetos, atribuição de tarefas e acompanhamento de equipes, a plataforma Wrike é um recurso essencial para qualquer agência de design. Ele capacita sua equipe com sistemas eficientes de planejamento de projetos e controle de tempo para gerenciar o fluxo de trabalho de maneira eficaz.

Os recursos de planejamento de recursos e colaboração ajudam a otimizar os esforços da equipe, enquanto o orçamento do projeto e o gerenciamento da carga de trabalho garantem a rentabilidade do projeto. Com o Wrike, você pode obter insights por meio de relatórios de projetos, acompanhar o cronograma do projeto, tornando-o uma solução completa para projetos de marketing e publicidade.

Principais recursos

O Wrike é uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos, excelente no fornecimento de soluções para agências de design, agências de publicidade e profissionais de marketing. Oferece recursos robustos, como planejamento de projetos e planejamento de recursos, permitindo um gerenciamento eficiente da carga de trabalho e controle de tempo.

Seu recurso de colaboração aprimora o acompanhamento da equipe e a atribuição geral de tarefas, garantindo ao mesmo tempo que o orçamento do projeto seja bem administrado. Além disso, por meio do cronograma do projeto e da análise de rentabilidade do projeto, os usuários têm a capacidade de tomar decisões baseadas em dados. Em última análise, o Wrike garante relatórios de projeto aprimorados para operações contínuas.

Benefícios

O Wrike oferece inúmeras vantagens para agências de publicidade, essenciais para melhorar a gestão de projetos e a atribuição eficiente de tarefas. Simplifica o planejamento de projetos e recursos, permitindo o acompanhamento da equipe e do tempo. Isso promove o gerenciamento ideal da carga de trabalho, acelerando os prazos dos projetos, garantindo a rentabilidade dos projetos e melhorando os relatórios dos projetos.

A plataforma interativa facilita a colaboração e o orçamento do projeto, essenciais para a evolução das estratégias de marketing. Além disso, em uma agência de design, o Wrike é fundamental para otimizar processos e melhorar a produtividade da equipe, garantindo a conclusão bem-sucedida dos projetos dentro do prazo estipulado.

3. Asana

O Asana rapidamente se tornou uma ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos em diversos setores, como agências de publicidade e agências de design. Com recursos como atribuição de tarefas, acompanhamento da equipe e controle de tempo, ele permite um fluxo de trabalho eficiente e gerenciamento da comunicação.

A plataforma melhora a colaboração, simplifica o planejamento de projetos e otimiza o gerenciamento da carga de trabalho. Ele permite até mesmo recursos mais abrangentes, como planejamento de recursos, orçamento de projetos e gerenciamento do cronograma de projetos. Além disso, os recursos de relatórios de projetos do sistema oferecem uma visão transparente da rentabilidade dos projetos, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados pelas equipes.

Principais recursos

O Asana, uma ferramenta de gerenciamento de projetos, possui uma variedade de recursos essenciais benéficos para várias empresas, como agências de marketing e publicidade. Esta ferramenta robusta auxilia no planejamento de projetos, acompanhamento de equipes e atribuição de tarefas, garantindo que seus projetos permaneçam dentro do prazo e que os recursos sejam utilizados de maneira otimizada.

Os usuários podem acompanhar facilmente o cronograma do projeto por meio de atualizações em tempo real e aproveitar os recursos de orçamento do projeto e gerenciamento da carga de trabalho para otimizar a lucratividade. Além disso, também oferece recursos avançados de colaboração, funcionalidades de controle de tempo para um melhor planejamento de recursos e relatórios detalhados sobre os projetos, proporcionando uma visibilidade clara do progresso dos mesmos.

Benefícios

O Asana oferece benefícios significativos para agências de publicidade. Como ferramenta de gerenciamento de projetos, ela auxilia no planejamento eficaz de projetos, na atribuição de tarefas e no acompanhamento do cronograma do projeto, fornecendo uma visão geral abrangente do gerenciamento da carga de trabalho. Atua como uma plataforma de colaboração para equipes de agências de marketing e design, simplificando a coordenação e garantindo que o planejamento de recursos seja feito de forma eficaz e em tempo real.

Além disso, as ferramentas integradas de controle de tempo, orçamento e rentabilidade de projetos do Asana facilitam o controle dos projetos. Notavelmente, o robusto recurso de relatórios de projetos fornece insights que podem aprimorar a tomada de decisões e promover uma abordagem mais eficiente para gerenciar projetos de publicidade.

4. Segunda-feira.com

Monday.com é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos utilizada por agências de publicidade e agências de design para melhorar a colaboração e a eficiência. Esta plataforma auxilia no planejamento de recursos, acompanhamento de equipes e controle de tempo, melhorando significativamente a atribuição de tarefas e o gerenciamento da carga de trabalho.

Com recursos como a criação automatizada de cronogramas de projetos, ele simplifica o planejamento de projetos. Além disso, a ferramenta ajuda a acompanhar facilmente o orçamento e a rentabilidade do projeto. A Monday.com oferece relatórios detalhados sobre os projetos, promovendo ainda mais a transparência e a responsabilidade dentro das equipes.

Principais recursos

A Monday.com possui vários recursos importantes adequados para diferentes setores, incluindo marketing, agências de publicidade e agências de design. Principalmente, ele se destaca no gerenciamento de projetos por meio da atribuição de tarefas, acompanhamento de equipes e planejamento de projetos, facilitando aos usuários a coordenação e a elaboração de estratégias para seus projetos de maneira integrada.

Simplifica o controle de tempo, o planejamento de recursos, o gerenciamento da carga de trabalho e os ajustes no cronograma do projeto. A plataforma também melhora a colaboração, oferece uma visão geral fácil do orçamento do projeto, fornece informações sobre a rentabilidade do projeto e gera relatórios concisos sobre o projeto. Em todos os setores, Monday.com é uma ferramenta de trabalho intuitiva para organizar projetos e tarefas.

Benefícios

A Monday.com oferece uma ampla gama de benefícios para agências de publicidade. Com seus recursos eficientes de gerenciamento de projetos, as agências podem otimizar o planejamento de projetos, a atribuição de tarefas e o acompanhamento da equipe. Isso permite uma operação transparente e simplificada, que pode melhorar a colaboração entre as equipes, resultando em melhores estratégias de marketing.

Os recursos de planejamento de recursos e gerenciamento de carga de trabalho da plataforma podem contribuir para a utilização ideal dos recursos da agência, melhorando o cumprimento do cronograma do projeto e a rentabilidade geral do projeto. Com recursos de controle de tempo e orçamento de projetos, o Monday.com ajuda a manter o controle sobre os custos dos projetos e a aumentar a responsabilidade.

Além disso, o robusto mecanismo de relatórios de projetos da Monday.com oferece visibilidade do desempenho do projeto, tornando-o uma ferramenta indispensável para agências de design.

5. Trello

O Trello é uma ferramenta poderosa que simplifica o gerenciamento de projetos, tornando-o uma solução ideal para agências de publicidade, agências de design e equipes de marketing. Com seus recursos abrangentes, como atribuição de tarefas, acompanhamento de equipes, planejamento de projetos e controle de tempo, o Trello aprimora a colaboração entre as equipes, contribuindo para a execução eficiente dos projetos.

Além disso, a plataforma vem equipada com recursos de planejamento de recursos e gerenciamento de carga de trabalho para ajudar a equilibrar os esforços da equipe de maneira eficaz. Além disso, o Trello oferece funcionalidades essenciais para orçamentação de projetos, definição de cronogramas, avaliação da rentabilidade e geração de relatórios, auxiliando na supervisão abrangente dos projetos e aumentando as taxas de sucesso.

Principais recursos

O Trello é uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos, essencial para o planejamento de projetos, atribuição de tarefas e acompanhamento da equipe. Seu sistema de cartões simplifica a visualização do cronograma do projeto, o gerenciamento da carga de trabalho e o fluxo do processo, tornando-o indispensável para agências de design e equipes de marketing. Oferecendo colaboração em tempo real e controle de tempo, o Trello aumenta a produtividade e a eficiência dos relatórios de projetos.

As agências de marketing e publicidade apreciam particularmente o Trello por suas funcionalidades em planejamento de recursos e orçamento de projetos. A plataforma fornece uma visão clara da rentabilidade do projeto, permitindo um acompanhamento preciso do orçamento, dos recursos e do tempo, tornando-a uma ferramenta confiável para o gerenciamento abrangente do projeto.

Benefícios

O Trello oferece várias vantagens às agências de publicidade em termos de gerenciamento de projetos e colaboração. Permite que as equipes de agências de marketing e design gerenciem sua carga de trabalho de forma eficiente com a atribuição de tarefas, garantindo um planejamento de projetos e um acompanhamento do tempo sem falhas. Os recursos do Trello também auxiliam no planejamento de recursos, acompanhando o orçamento do projeto e impulsionando a rentabilidade do projeto.

Esta ferramenta fornece um cronograma claro do projeto, auxiliando no acompanhamento da equipe. Com o Trello, as agências podem ter relatórios abrangentes sobre os projetos, tornando todo o fluxo de trabalho transparente e gerenciável. Portanto, o Trello desempenha um papel significativo na execução bem-sucedida de campanhas publicitárias.

6. Acampamento base

O Basecamp é uma ferramenta magnífica para gerenciamento de projetos, especificamente para agências de publicidade, agências de design e departamentos de marketing. Seus recursos garantem a atribuição perfeita de tarefas, acompanhamento da equipe e planejamento de projetos. Ele garante um planejamento simplificado de recursos e controle de tempo, melhorando significativamente o orçamento do projeto e o gerenciamento da carga de trabalho.

A plataforma melhora a colaboração dentro da equipe e simplifica o complexo processo de coordenação do cronograma do projeto. Além disso, oferece relatórios abrangentes sobre os projetos, o que é crucial para medir a rentabilidade dos mesmos. Com tudo reunido em um único lugar, o Basecamp simplifica os processos de trabalho, tornando os esforços da equipe mais eficientes e produtivos.

Principais recursos

O Basecamp é uma plataforma unificada de gerenciamento de projetos amplamente utilizada por agências de publicidade e outras organizações para a atribuição eficiente de tarefas, acompanhamento de equipes e planejamento de projetos. Esta ferramenta é extremamente útil na criação de cronogramas de projetos, planejamento de recursos e gerenciamento de carga de trabalho. Uma interface intuitiva apoia a colaboração e a comunicação eficazes entre os membros da equipe.

O Basecamp também oferece suporte substancial nas áreas de orçamento de projetos e controle de tempo. Isso permite um melhor controle sobre a rentabilidade do projeto e ajuda na produção de relatórios detalhados sobre o projeto. Suas aplicações versáteis tornam-no uma escolha popular para agências de design envolvidas em diversos esforços de marketing.

Benefícios

O Basecamp é uma ferramenta inestimável para agências de publicidade, pois simplifica o gerenciamento de projetos, a atribuição de tarefas e o acompanhamento da equipe. Sua plataforma abrangente permite um planejamento eficiente de projetos, monitoramento oportuno do cronograma dos projetos e gerenciamento eficaz da carga de trabalho. Essa abordagem abrangente garante a rentabilidade do projeto, contribui para um planejamento eficaz dos recursos e permite a elaboração de relatórios precisos sobre o projeto e o acompanhamento do tempo.

Com o Basecamp, a colaboração entre equipes em uma agência de design é simples e direta. Além disso, oferece uma visão geral clara do orçamento do projeto, crucial para qualquer forma de marketing. Ao coordenar todos os aspectos da gestão de projetos, o Basecamp traz inúmeros benefícios às agências de publicidade.

7. Projetos Zoho

O Zoho Projects é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos, especialmente adequada para agências de publicidade e agências de design. O software oferece uma solução abrangente para planejamento de projetos, atribuição de tarefas e acompanhamento de equipes, melhorando a produtividade e a eficiência.

As principais funcionalidades incluem o planejamento de recursos e o controle de tempo, permitindo uma gestão otimizada da carga de trabalho e garantindo a rentabilidade do projeto. O Zoho Projects também oferece ferramentas avançadas de colaboração, ideais para alinhar equipes e manter uma comunicação clara ao longo do cronograma do projeto.

Além de suas funcionalidades práticas, o Zoho também oferece suporte ao orçamento e relatórios detalhados do projeto, fornecendo uma visão geral completa do projeto e auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

Principais recursos

O Zoho Projects é uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos que atende a uma ampla gama de setores, desde agências de publicidade até agências de design. Oferece um recurso abrangente de planejamento de projetos, permitindo que os usuários planejem e monitorem meticulosamente cada detalhe de seus projetos. A ferramenta oferece recursos de atribuição de tarefas, simplificando o gerenciamento da carga de trabalho e garantindo que não haja ambiguidade na distribuição de funções. Com o Zoho Projects, os desvios no cronograma do projeto podem ser minimizados, garantindo entregas pontuais.

O software aumenta ainda mais sua utilidade ao oferecer recursos de controle de tempo, controle de equipe e colaboração. Isso permite que as equipes de marketing colaborem de forma integrada, acompanhem o progresso e gerenciem o tempo com eficácia, aumentando assim a produtividade e a rentabilidade dos projetos. Outras características importantes incluem planejamento de recursos, orçamento do projeto e relatórios detalhados do projeto, que oferecem uma visão geral abrangente e transparente da saúde do projeto para todas as partes interessadas.

Benefícios

O Zoho Projects oferece um gerenciamento de projetos robusto para agências de publicidade. Com recursos como atribuição de tarefas, acompanhamento de equipes e planejamento de projetos, ele ajuda a otimizar as operações e cria um fluxo de trabalho tranquilo. Entre seus benefícios estão o aprimoramento do planejamento de recursos e o controle eficaz do tempo.

Este software facilita a colaboração entre os membros da equipe, garantindo que todos estejam em sintonia quanto ao cronograma do projeto e ao gerenciamento da carga de trabalho. Além disso, o Zoho Projects é uma excelente ferramenta para orçamentação de projetos, aumentando a rentabilidade dos mesmos e fornecendo relatórios abrangentes, tornando-o uma ferramenta inestimável para qualquer agência de design, quer se concentre em marketing ou outros serviços.

8. Smartsheet

A Smartsheet transforma a gestão de projetos em agências de publicidade e empresas de design, aumentando a visibilidade e a responsabilidade. Permite um planejamento eficaz do projeto, atribuição de tarefas, planejamento de recursos e gerenciamento da carga de trabalho, garantindo um cronograma claro para o projeto. A interface interativa do Smartsheet promove a colaboração, facilitando o acompanhamento da equipe e o controle do tempo.

Além disso, auxilia no orçamento do projeto, garantindo a rentabilidade do projeto através da gestão de custos e receitas. Além disso, oferece recursos abrangentes de relatórios de projetos, fornecendo uma visão geral do desempenho e dos resultados do projeto. Portanto, o Smartsheet é uma ferramenta indispensável para equipes de marketing modernas, oferecendo um conjunto abrangente para gerenciamento de projetos.

Principais recursos

O Smartsheet é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos que oferece recursos como planejamento de projetos, atribuição de tarefas e acompanhamento de equipes. Os principais recursos incluem controle de tempo, gerenciamento de carga de trabalho e planejamento de recursos, tornando-o a escolha ideal para equipes de marketing, agências de design e agências de publicidade.

Além disso, o Smartsheet também melhora a colaboração, permitindo que os usuários trabalhem juntos de forma eficiente. A plataforma também oferece funcionalidades essenciais para o orçamento, cronograma, relatórios e rentabilidade dos projetos, ajudando a otimizar as operações e melhorar a produtividade geral.

Benefícios

O Smartsheet oferece vários benefícios para agências de publicidade, como melhor gerenciamento de projetos, atribuição eficiente de tarefas e acompanhamento da equipe em tempo real. Esta plataforma simplifica os processos de marketing, auxilia no planejamento de projetos e aprimora o planejamento de recursos.

Com recursos avançados como controle de tempo, o Smartsheet garante um gerenciamento preciso da carga de trabalho, levando a um orçamento eficaz para os projetos. Ele oferece um espaço colaborativo para a agência de design, permitindo um acompanhamento tranquilo do cronograma do projeto e relatórios consistentes sobre o mesmo.

Por fim, a visibilidade das principais métricas facilita o acompanhamento da rentabilidade do projeto, tornando o Smartsheet uma ferramenta indispensável no dinâmico setor de publicidade.

9. ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos adequada para diversos setores, como agências de publicidade, agências de design e empresas de marketing. Recursos como acompanhamento de equipes, atribuição de tarefas e desenvolvimento de cronogramas de projetos tornam essa plataforma uma ferramenta de colaboração eficiente. Ele oferece uma experiência de fluxo de trabalho perfeita, eliminando a necessidade de vários aplicativos.

As principais funcionalidades incluem planejamento de recursos e gerenciamento de carga de trabalho para uma equipe bem equilibrada e controle eficiente do tempo. Mais excepcional ainda, o ClickUp permite um orçamento eficaz do projeto e uma análise de rentabilidade, possibilitando relatórios em tempo real. Portanto, o ClickUp substitui habilmente vários aplicativos, garantindo a execução ideal do projeto.

Principais recursos

O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos altamente flexível, projetada perfeitamente para agências de publicidade, equipes de marketing e agências de design. Suas principais funcionalidades incluem a atribuição de tarefas, onde os gerentes de projeto podem delegar tarefas de forma eficaz aos membros da equipe; acompanhamento da equipe, que proporciona transparência e responsabilidade na força de trabalho; e funcionalidade de planejamento de projetos, que permite a criação de cronogramas, planejamento de recursos e acompanhamento do progresso do projeto.

Outra característica notável é sua plataforma de colaboração, onde os membros podem compartilhar ideias, discutir assuntos relacionados a projetos e resolver problemas coletivamente. O ClickUp também oferece recursos de gerenciamento de carga de trabalho e controle de tempo que garantem a utilização eficaz dos recursos e auxiliam no orçamento do projeto. Essa poderosa ferramenta também auxilia na rentabilidade e na geração de relatórios do projeto, fornecendo uma ferramenta abrangente para qualquer necessidade do projeto.

Benefícios

A ClickUp oferece uma plataforma robusta para agências de publicidade, com recursos abrangentes de gerenciamento de projetos, como atribuição de tarefas, acompanhamento de equipes e planejamento de projetos. Suas ferramentas de colaboração simplificam a comunicação dentro de uma agência de design, aumentando a produtividade e a eficiência. O recurso de controle de tempo fornece informações em tempo real sobre o dia de trabalho da sua equipe, auxiliando no gerenciamento da carga de trabalho e no planejamento de recursos.

Além disso, o ClickUp auxilia no orçamento do projeto, na estruturação do cronograma do projeto e gera relatórios detalhados do projeto para analisar a rentabilidade do projeto. Com o ClickUp, as agências podem alcançar uma abordagem de marketing mais organizada e eficaz, tornando-o uma ferramenta indispensável para agências de publicidade.

10. ProofHub

O ProofHub é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos, projetada especificamente para centralizar a atribuição de tarefas, o acompanhamento da equipe e o planejamento de projetos. Isso o torna um recurso inestimável para agências de publicidade, agências de design e equipes de marketing. Sua funcionalidade se estende ao planejamento de recursos e controle de tempo, auxiliando na gestão eficiente da carga de trabalho e garantindo o cumprimento dos prazos do projeto.

A colaboração é facilitada sem esforço através do Proofhub, tornando as decisões orçamentárias e os relatórios do projeto claros e acessíveis. Por fim, sua capacidade de avaliar a rentabilidade do projeto permite insights financeiros precisos e planejamento estratégico, transformando o processo de gerenciamento de projetos em uma operação simplificada e produtiva.

Principais recursos

O ProofHub é uma ferramenta eficiente de gerenciamento de projetos, ideal para agências de design e publicidade. Permite a fácil atribuição de tarefas, garantindo que todos na equipe saibam exatamente no que devem trabalhar. Além disso, o ProofHub permite um acompanhamento eficaz da equipe, fornecendo aos supervisores informações sobre a produtividade da equipe e o gerenciamento da carga de trabalho.

Outras funcionalidades importantes do ProofHub incluem planejamento de projetos, controle de tempo e ferramentas de colaboração, tornando-o excelente para projetos de marketing. Ele também oferece orçamento de projetos, ajudando a otimizar o planejamento de recursos e a rentabilidade do projeto. O software fornece cronogramas claros e relatórios abrangentes sobre os projetos, para manter as partes interessadas informadas.

Benefícios

O ProofHub oferece enormes benefícios às agências de publicidade, proporcionando uma gestão de projetos simplificada, desde a atribuição de tarefas até ao acompanhamento da equipe. Esta solução de plataforma única simplifica o planejamento de projetos, o planejamento de recursos e o gerenciamento da carga de trabalho, permitindo que as agências cumpram com eficiência os cronogramas dos projetos e garantam sua rentabilidade.

Além disso, o recurso de controle de tempo do ProofHub ajuda no orçamento preciso do projeto, enquanto as ferramentas de colaboração promovem o trabalho em equipe e melhoram os resultados do projeto. A capacidade de gerar relatórios de projetos fornece informações significativas para a tomada de decisões e estratégias de marketing futuras, revelando-se uma ferramenta essencial para qualquer agência de design.

Como escolher um software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade

Como a maioria dos softwares, as ferramentas de gerenciamento de projetos não são soluções únicas para todos. Mas a ampla gama de opções que você pode obter com qualquer ferramenta garante que você provavelmente encontrará uma que atenda perfeitamente às suas necessidades.

Além disso, existem tantas ferramentas sólidas disponíveis que pode ser difícil encontrar a mais adequada. Use esses critérios para ajudar você a descobrir se uma determinada ferramenta é adequada para você.

1. Determine seus projetos mais comuns

Antes de mergulhar no primeiro software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade que você encontrar online, será necessário realizar uma auditoria completa do projeto e do marketing. Determine o denominador comum nos clientes e projetos que sua empresa está lidando atualmente. Em seguida, crie um pipeline que se adapte à maioria dos projetos que você opera e veja como ele está estruturado.

Responda às seguintes perguntas:

• Qual é o setor mais comum ao qual seus clientes pertencem?
• Como os projetos são estruturados?
• Quais são os marcos e prazos típicos dos seus projetos?
• Quem são os principais membros da equipe designados para esses projetos?
• Existem atualmente canais de comunicação para facilitar a colaboração, tanto interna quanto externamente?
• Quais são suas medidas atuais de documentação e relatórios?
• Como você mede o sucesso (ou seja, quais são os KPIs da sua agência)?
• Você deseja aproveitar os assistentes de IA para otimizar seu trabalho?

Depois de descobrir exatamente como você trabalha em projetos, você pode usar as respostas como uma lista de verificação ao decidir quais novas ferramentas de gerenciamento de projetos usar.

2. Anote seus maiores desafios e limitações

O objetivo de todo software de gerenciamento de projetos é resolver um problema que uma empresa enfrenta em algum ponto de seus processos de serviço ou produção. Mas, para realmente aproveitar ao máximo qualquer ferramenta, você precisa entender os maiores problemas que sua empresa está enfrentando.

Talvez sua equipe não tenha uma organização adequada para aproveitar ao máximo o tempo, e você tenha assistentes que não sabem a quem recorrer quando surgem problemas. Ou então, você expandiu suas operações recentemente de tal forma que ficou difícil acompanhar o que sua equipe está fazendo e como ela está contribuindo para o sucesso dos seus clientes. Embora isso possa parecer insignificante, pode ser um problema significativo para pequenas empresas. A expansão descontrolada é uma das principais razões pelas quais novas empresas fracassam.

Algumas empresas simplesmente enfrentam dificuldades com o planejamento e a organização do orçamento. Isso pode levar a gastos excessivos com coisas desnecessárias. Isso também pode levar a outro motivo comum para o fracasso das startups: a incapacidade de entregar os resultados esperados pelos clientes devido a restrições de tempo.

Depois de identificar seus maiores desafios, você precisa explorar quaisquer limitações ou considerações específicas da sua empresa. Também ajuda considerar o seu setor ou o setor dos clientes com quem você trabalha. Existem questões de conformidade que você deve cumprir?

Se a principal limitação da sua agência de publicidade é tecnológica, um software de gerenciamento de projetos é um ótimo primeiro passo. Ele fornece uma visão geral muito mais clara do funcionamento interno da equipe e de como cada peça do quebra-cabeça se encaixa para resolver seus problemas.

Tenha cuidado para não se concentrar demais em resolver todos os problemas que você tem. Pode ser útil envolver as partes interessadas e os membros da equipe para determinar quais desafios são urgentes e quais podem ser deixados para mais tarde. Caso contrário, você corre o risco de tentar encontrar a solução perfeita para todos os seus problemas, o que pode ser proibitivamente caro para implementar ou mesmo totalmente indisponível. Nesses casos, tente obter a opção mais versátil disponível para agências — como o Bonsai— e reavalie como você pode integrá-la a soluções específicas para cada problema.

3. Observe os recursos indispensáveis

Quando você tem uma lista dos maiores desafios e do que faz seus projetos “funcionarem”, é possível definir os recursos de que sua ferramenta de gerenciamento de projetos precisa. Por exemplo, se a gestão do tempo é a sua necessidade mais urgente, você precisará de uma ferramenta de agendamento e controle de tempo. Ele fornece uma visão geral rápida do que cada membro da equipe deve estar fazendo em um determinado momento.

Consulte as listas que você fez anteriormente. Veja o que seria necessário para gerenciar os desafios, se não eliminá-los completamente.

Não é preciso dizer que uma ferramenta deve ter a maioria dos recursos essenciais integrados para ser considerada na disputa. Aqui estão alguns dos principais candidatos às funcionalidades a ter em conta:

• Planejamento orçamentário: uma ferramenta que permita definir o orçamento do projeto e acompanhar todas as despesas pode ser essencial. Isso garante que você não gaste demais com um cliente que demora muito para pagar (o que pode ser um problema considerável para uma nova empresa).
• Agendamento de tarefas: isso pode ser feito de várias maneiras, como um quadro Kanban, uma lista de tarefas ou integração com calendário. Acompanhar as tarefas prioritárias é fundamental aqui, portanto, ferramentas que possuem notificações visuais são mais eficazes.
• Contabilidade: Ser capaz de enviar faturas aos clientes e mantê-las organizadas pode ser uma excelente maneira de controlar suas fontes de renda. Isso garante que você receba seus pagamentos em dia e possa planejar interações futuras.
• Gerenciamento de recursos: Recursos podem significar várias coisas diferentes: infraestrutura, fundos, ferramentas e até mesmo pessoas. Se você tem um recurso que é a maior conquista da sua empresa e o utiliza para os clientes mais valiosos, então precisa saber se está usando-o da melhor maneira possível.
• Acompanhamento e relatórios: Isso pode ocorrer de várias formas diferentes. Se você definiu os KPIs da sua agência corretamente, a capacidade de analisá-los rapidamente e com a ajuda de rastreadores assistidos por IA pode garantir que você esteja atingindo sua meta. Os gráficos Kanban e Gantt podem ajudá-lo a ter uma visão geral do pipeline do projeto para determinar se você está no caminho certo.
• Gestão de relacionamento com o cliente (CRM): Embora não seja o ponto central do software de gerenciamento de projetos (normalmente), um sistema CRM integrado pode melhorar significativamente o fluxo de informações. Isso garante que todos os departamentos conheçam o status dos projetos, tanto do seu lado quanto do lado do cliente. Além disso, ser capaz de incorporar leads e integrá-los à sua programação existente pode acelerar significativamente o seu crescimento.
• Opções de colaboração: o trabalho remoto e híbrido se tornou a norma nas empresas modernas. Se sua equipe estiver espalhada pelo mundo, a plataforma precisa fazer traduções perfeitas entre diferentes fusos horários e idiomas, mantendo uma disponibilidade quase perfeita.
• Flexibilidade: Este pode ser um critério bastante vago, considerando o quanto uma agência de publicidade difere da outra. Em geral, os sistemas de gerenciamento de projetos devem se adaptar ao tamanho da sua equipe. Ele deve oferecer mais recursos e informações à medida que sua equipe cresce, mantendo a facilidade de uso original que você encontrou quando o comprou.

Ao determinar qual recurso deve ter prioridade, olhe para dentro. Converse com sua equipe para descobrir o que eles acham que tem mais problemas no pipeline atual do projeto. Além disso, discuta quais recursos os ajudariam a realizar melhor o seu trabalho. Se você melhorar a produtividade e o moral da empresa, o resto provavelmente virá por consequência.

4. Pesquisa

Mesmo que uma ferramenta pareça boa no papel, você nunca saberá como ela funcionará para sua empresa a menos que a experimente. Mas há um limite para o número de ferramentas que você pode experimentar.

Use o seguinte para reduzir a lista de recursos a um nível mais gerenciável:

• Avaliações e classificações: o feedback de seus colegas provavelmente será o fator decisivo entre as opções mais competitivas. Consulte os sites de avaliações mais populares do setor para obter uma visão mais abrangente das suas opções.
• Blogs e mídias sociais: procure publicações online feitas por especialistas e líderes do setor para obter suas opiniões especializadas sobre softwares recomendados para gerenciamento de projetos. As opiniões deles reduzirão significativamente a quantidade de trabalho que você terá para fazer sua escolha.
• Recomendações: Embora os relatórios e avaliações online sejam ótimos, nada supera o boca a boca. Conhecer alguém que passou pelas mesmas dificuldades que você e está disposto a ajudá-lo a superá-las pode ser indispensável.

5. Teste suas opções

A maioria das ferramentas modernas oferece um período de avaliação de 7 ou 14 dias das suas opções mais impressionantes antes de você precisar se comprometer a usar o software. É uma ótima maneira de verificar se a ferramenta funciona conforme anunciado. No entanto, tenha em mente que você tem tempo limitado para fazer sua escolha. Além disso, testes gratuitos ilimitados provavelmente tornarão impossível administrar a empresa durante os períodos de ajustes quase constantes.

Talvez seja melhor começar aos poucos no início. Use o software em apenas um cliente ou projeto para ver como ele funciona e se seus recursos e benefícios podem ser úteis para sua empresa. Use casos de uso simples para descobrir como a ferramenta é fácil de navegar:

• Atribuir projetos aos membros da equipe
• Determinação do pipeline do projeto
• Definir prioridades e prazos
• Acompanhamento do progresso das tarefas
• Identificar e examinar dependências
• Dividindo o pipeline em tarefas menores
• Inserir informações de novos clientes e acompanhar leads

Use casos de teste fáceis, mas projete-os de forma que você possa medir de maneira tangível a eficácia da ferramenta.

Depois disso, você pode testar a ferramenta com alguns membros da equipe e ver como ela se adapta ao seu grupo.

6. Determine seu orçamento

Embora você possa pensar que o custo do novo software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade reside exclusivamente no plano de assinatura que você escolher, a realidade é um pouco mais complexa. Você deve considerar o período inicial de adaptação e treinamento, bem como os custos de integração com o software adicional que você está usando atualmente.

Você pode precisar de vários dias ou semanas para fazer a transição de um sistema antigo — ou de nenhum sistema — para um novo software. Isso pode causar interrupções em vários pipelines de projetos e desviar a atenção dos membros da equipe de gerenciamento de projetos, que precisam se dedicar a ensinar outros funcionários a usar o software.

Espere que os membros da sua equipe comecem um pouco menos produtivos do que o habitual. Alguns podem até detestar a ideia de usar o software que você escolheu, mas os efeitos positivos a longo prazo devem superar em muito esse custo.

Com base nas conclusões da Capterra, a versão básica do software de gerenciamento de projetos pode custar a partir de US$ 5 por usuário e chegar a mais de US$ 5.000 por mês. Essa faixa de preço colossal significa que você precisa considerar cuidadosamente quanto está disposto a gastar nas ferramentas. Faça uma análise de custos para determinar quanto você deverá pagar pelo software a longo prazo.

7. Escolha o vencedor – Bonsai

Com todas essas considerações, ainda pode ser assustador analisar pilhas de dados e avaliações para escolher uma solução de gerenciamento de projetos para sua empresa. Apresentamos o Bonsai como sua escolha perfeita.

O Bonsai é um software completo de gerenciamento de projetos, CRM e assistente de contabilidade. Ele fornece praticamente tudo o que você precisa para transformar sua empresa de uma startup individual em uma corporação internacional.

Aqui está o que você pode esperar do Bonsai:

• CRM de ponta: mantenha seus amigos (clientes) por perto com perfis de clientes detalhados que você pode gerenciar com apenas alguns cliques. Cada perfil vem com um histórico de projetos, campanhas e tarefas futuras, bem como todas as informações essenciais de que você precisa para receber seus pagamentos mais rapidamente.
• Agendamento e gerenciamento de clientes: facilite para seus clientes agendarem chamadas com você por meio de um calendário personalizável.
• Agendamento de tarefas e visões gerais: simplifique seus pipelines de campanha colocando as melhores pessoas nas tarefas prioritárias e garantindo que todos estejam em sintonia.
• Portal do cliente e colaboração: convide seus clientes e colaboradores para a plataforma para que todos tenham uma visão geral completa das tarefas que precisam ser realizadas. Os clientes podem obter informações personalizadas sobre o andamento dos seus serviços e receber faturas através da plataforma.
• Contabilidade e serviços bancários eletrônicos: a Bonsai fez uma parceria com a Stripe para oferecer a você um banco totalmente online ao alcance dos seus dedos. Gerencie receitas e despesas e receba pagamentos sem sair da plataforma. Você também pode gerenciar automaticamente investimentos futuros na empresa.
• Modelos de contratos e formulários: Ao gerenciar uma agência, você deve manter contratos de agência com seus clientes para garantir que ambas as partes conheçam os detalhes da sua relação comercial. Se você não é versado em questões jurídicas, a Bonsai possui uma rica base de modelos de contratos que você pode modificar livremente e enviar aos seus clientes para minimizar confusões e ambiguidades.
• Facilidade de uso: o Bonsai é simples de configurar e suas funcionalidades se adaptam à medida que sua equipe cresce.
• Custo-benefício: a ferramenta de gerenciamento de projetos da Bonsai para agências é uma das opções mais acessíveis e potentes do mercado. A versão básica vem com todos os recursos necessários para você crescer por apenas US$ 21 por mês.

8. Implementar e otimizar

Depois de encontrar uma ferramenta que atenda a todos esses requisitos, é hora de se comprometer. Clique no botão de compra e entre em contato com a equipe de desenvolvimento de software para ajudá-lo a configurar a plataforma para sua empresa.

Agora que você sabe que o Bonsai é definitivamente a escolha certa para você, comece seu teste gratuito de 7 dias e veja o quanto sua empresa pode melhorar com um software de gerenciamento de projetos que oferece uma excelente experiência ao cliente.