Cómo elegir un software de gestión de proyectos para agencias de publicidad

Atrás quedaron los días en que la gestión de proyectos se realizaba con lápiz y papel o introduciendo manualmente grandes cantidades de datos en hojas de Excel. Hoy en día, sería preocupante no disponer de múltiples programas informáticos para gestionar la información vital de su negocio.

Si diriges una agencia de publicidad, sabes lo difícil que puede resultar mantener actualizada la información de cada cliente y garantizar que todos reciban el trato exclusivo que se merecen. Además, tienes que hacer todo eso mientras atiendes a múltiples clientes, cada uno de los cuales exige tu máxima atención para no quedarse atrás en la difusión de su marca.

Ahí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos para agencias de publicidad para salvar la situación. Al utilizar tecnología basada en la nube con soluciones de gestión personalizadas, puede facilitar la gestión de sus proyectos. El software adecuado te garantiza una plataforma fiable para almacenar y realizar un seguimiento de todo lo que ocurre con tus clientes.

Siga leyendo para conocer todas las ventajas que el software de gestión de proyectos puede aportar a su agencia y qué solución se adapta mejor a sus necesidades.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una plataforma centralizada que permite a los equipos, grandes o pequeños, acceder de manera eficiente a información vital sobre los proyectos y realizar un seguimiento de sus procesos. Es una herramienta fundamental para garantizar que todo el equipo se mantenga al día y se cumplan los hitos críticos a lo largo de la vida del proyecto.

Las características específicas del software, es decir, lo que puede hacer, dependen en gran medida del software en cuestión y, en ocasiones, incluso del sector al que se dirige. Sin embargo, la mayoría de los programas de gestión de proyectos adoptan un enfoque generalista con una personalización mínima para garantizar su buen funcionamiento independientemente del tipo de negocio que tengas.

Para una agencia de publicidad, el software de gestión de proyectos suele ayudar a asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas y garantiza que la campaña de marketing de cualquier cliente se controle de forma estricta. Además, el software de gestión de proyectos con múltiples funciones también puede incluir elementos del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Permite a todo el equipo realizar un seguimiento y contribuir a los perfiles de los clientes, así como garantizar que sus necesidades se satisfagan adecuadamente.

El software de gestión de proyectos agiliza las tareas más repetitivas, como la introducción de datos. Según Monday, aproximadamente una cuarta parte de los gestores de proyectos creen que este tipo de tareas rutinarias les quitan tiempo y les impiden centrarse en lo que realmente importa en los proyectos.

Por lo tanto, el objetivo final de cualquier software de gestión de proyectos es optimizar las operaciones de la agencia y garantizar que el equipo trabaje con la máxima eficiencia. Permite a las empresas ahorrar dinero y tiempo que se gastaría en introducir y recopilar datos manualmente en hojas de cálculo poco prácticas.

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Los 10 mejores programas de gestión de proyectos para agencias de publicidad

1. Bonsai

Bonsai es un software de gestión de proyectos todo en uno diseñado específicamente para agencias de publicidad, que ofrece una gama de funciones que responden a las necesidades únicas de los profesionales creativos.

Características principales:

Gestión de tareas: Organiza y asigna tareas dentro de los proyectos, establece plazos y realiza un seguimiento del progreso. Esto garantiza que todos los miembros del equipo sepan qué hay que hacer y cuándo, lo que permite mantener los proyectos dentro del plazo previsto.

Seguimiento del tiempo: Realice fácilmente un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea o proyecto. Esto es fundamental para una facturación precisa, especialmente en agencias donde a menudo se factura el tiempo a los clientes.

Colaboración con los clientes: Bonsai permite una comunicación fluida con los clientes a través de actualizaciones compartidas de los proyectos en el portal del cliente, bucles de retroalimentación y procesos de aprobación. Esto mantiene a los clientes informados y garantiza que sus aportaciones se integren de manera eficiente.

Facturación y pagos: genere facturas profesionales directamente a partir de las tareas completadas y las horas facturables registradas. Bonsai también admite el procesamiento integrado de pagos, lo que facilita la gestión de las finanzas y el cobro puntual.‍

Gestión de contratos y propuestas: cree, envíe y firme contratos y propuestas dentro de la plataforma. Esto ayuda a agilizar el proceso de incorporación de nuevos clientes y garantiza que todos los acuerdos se encuentren en un solo lugar.

Informes financieros: Realice un seguimiento de los presupuestos, los gastos y la rentabilidad de los proyectos con las herramientas de informes financieros de Bonsai. Esta función ayuda a las agencias a supervisar su salud financiera y a tomar decisiones empresariales informadas.

Beneficios:

Mayor eficiencia: la plataforma todo en uno de Bonsai reduce la necesidad de utilizar múltiples herramientas, lo que ahorra tiempo y reduce la complejidad en la gestión de proyectos, tareas y finanzas.

Mejora de las relaciones con los clientes: gracias a una comunicación transparente y una colaboración optimizada, las agencias pueden establecer relaciones más sólidas y de mayor confianza con sus clientes.

Facturación precisa: Las funciones integradas de seguimiento del tiempo y facturación garantizan que se contabilicen todas las horas facturables, lo que se traduce en pagos más precisos y puntuales.

Control financiero: La capacidad de realizar un seguimiento de los presupuestos y generar informes financieros ayuda a las agencias a mantener el control de sus finanzas, evitando sobrecostes presupuestarios y maximizando la rentabilidad.

Escalabilidad: tanto si gestionas unos pocos clientes como una gran cartera, Bonsai se adapta al tamaño de tu agencia y te ofrece las herramientas necesarias para gestionar de forma eficaz proyectos pequeños y complejos.

Bonsai empodera a las agencias de publicidad proporcionándoles las herramientas que necesitan para gestionar proyectos, colaborar con los clientes y manejar las finanzas, todo ello en una única plataforma fácil de usar. Esto conduce a operaciones más eficientes, clientes más satisfechos y resultados financieros más saludables.

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2. Wrike

Wrike ofrece una solución integral para que las agencias de publicidad optimicen sus procesos. Con potentes herramientas para la gestión de proyectos, la asignación de tareas y el seguimiento de equipos, la plataforma de Wrike es un activo fundamental para cualquier agencia de diseño. Proporciona a su equipo sistemas eficientes de planificación de proyectos y seguimiento del tiempo para gestionar el flujo de trabajo de manera eficaz.

Las funciones de planificación de recursos y colaboración ayudan a optimizar los esfuerzos del equipo, mientras que la presupuestación de proyectos y la gestión de la carga de trabajo garantizan la rentabilidad de los proyectos. Con Wrike, puedes obtener información valiosa a través de los informes de proyectos y realizar un seguimiento del calendario del proyecto, lo que lo convierte en una solución integral para proyectos de marketing y publicidad.

Características principales

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos versátil, excelente para proporcionar soluciones a agencias de diseño, agencias de publicidad y profesionales del marketing. Ofrece funciones sólidas, como la planificación de proyectos y la planificación de recursos, lo que permite una gestión eficiente de la carga de trabajo y el seguimiento del tiempo.

Su función de colaboración mejora el seguimiento del equipo y la asignación general de tareas, al tiempo que garantiza una buena gestión del presupuesto del proyecto. Además, gracias al calendario del proyecto y al análisis de rentabilidad del mismo, los usuarios pueden tomar decisiones basadas en datos. En última instancia, Wrike garantiza una mejora en la presentación de informes de proyectos para un funcionamiento fluido.

Beneficios

Wrike ofrece numerosas ventajas a las agencias de publicidad, fundamentales para mejorar la gestión de proyectos y asignar tareas de forma eficiente. Simplifica la planificación de proyectos y recursos, permitiendo el seguimiento del equipo y del tiempo. Esto promueve una gestión óptima de la carga de trabajo, acelera los plazos de los proyectos, garantiza la rentabilidad de los mismos y mejora la presentación de informes sobre los proyectos.

La plataforma interactiva facilita la colaboración y la elaboración de presupuestos para proyectos, aspectos fundamentales para la evolución de las estrategias de marketing. Además, en una agencia de diseño, Wrike es fundamental para optimizar los procesos y mejorar la productividad del equipo, lo que garantiza la finalización satisfactoria de los proyectos dentro del plazo estipulado.

3. Asana

Asana se ha convertido rápidamente en una herramienta imprescindible para la gestión de proyectos en muchos sectores diferentes, como las agencias de publicidad y las agencias de diseño. Con funciones como la asignación de tareas, el seguimiento del equipo y el control del tiempo, permite una gestión eficiente del flujo de trabajo y la comunicación.

La plataforma mejora la colaboración, simplifica la planificación de proyectos y optimiza la gestión de la carga de trabajo. Incluso permite funciones más completas, como la planificación de recursos, la elaboración de presupuestos para proyectos y la gestión del calendario de proyectos. Además, las funciones de generación de informes del sistema ofrecen una visión transparente de la rentabilidad de los proyectos, lo que facilita a los equipos la toma de decisiones basadas en datos.

Características principales

Asana, una herramienta de gestión de proyectos, cuenta con una variedad de características clave beneficiosas para diversas empresas, como agencias de marketing y publicidad. Esta sólida herramienta ayuda en la planificación de proyectos, el seguimiento de equipos y la asignación de tareas, lo que garantiza que sus proyectos se mantengan en marcha y que los recursos se utilicen de manera óptima.

Los usuarios pueden realizar un seguimiento sencillo del calendario del proyecto mediante actualizaciones en tiempo real y disfrutar de funciones para la elaboración de presupuestos y la gestión de la carga de trabajo con el fin de optimizar la rentabilidad. Además, también ofrece capacidades de colaboración superiores, funciones de seguimiento del tiempo para una mejor planificación de los recursos e informes detallados de los proyectos para una visibilidad clara del progreso de los mismos.

Beneficios

Asana ofrece importantes ventajas para las agencias de publicidad. Como herramienta de gestión de proyectos, ayuda a planificar eficazmente los proyectos, asignar tareas y realizar un seguimiento del calendario de los proyectos, proporcionando una visión general completa de la gestión de la carga de trabajo. Actúa como plataforma de colaboración para los equipos de las agencias de marketing y diseño con el fin de simplificar la coordinación y garantizar que la planificación de recursos se realice de forma eficaz y en tiempo real.

Además, las herramientas integradas de seguimiento del tiempo, presupuestación de proyectos y rentabilidad de proyectos de Asana facilitan el control de los proyectos. En particular, la sólida función de informes de proyectos proporciona información que puede mejorar la toma de decisiones y promover un enfoque más eficiente para la gestión de proyectos publicitarios.

4. Lunes.com

Monday.com es una herramienta integral de gestión de proyectos utilizada por agencias de publicidad y agencias de diseño para mejorar la colaboración y la eficiencia. Esta plataforma ayuda en la planificación de recursos, el seguimiento de equipos y el control del tiempo, mejorando significativamente la asignación de tareas y la gestión de la carga de trabajo.

Con funciones como la creación automatizada de cronogramas de proyectos, simplifica la planificación de proyectos. Además, la herramienta ayuda a realizar un seguimiento sencillo del presupuesto y la rentabilidad de los proyectos. Monday.com ofrece informes detallados sobre los proyectos, lo que fomenta aún más la transparencia y la responsabilidad dentro de los equipos.

Características principales

Monday.com cuenta con varias funciones clave adecuadas para diferentes sectores, como marketing, agencias de publicidad y agencias de diseño. Principalmente, destaca en la gestión de proyectos mediante la asignación de tareas, el seguimiento de equipos y la planificación de proyectos, lo que facilita a los usuarios la coordinación y la elaboración de estrategias para sus proyectos de forma fluida.

Simplifica el seguimiento del tiempo, la planificación de recursos, la gestión de la carga de trabajo y los ajustes en el calendario del proyecto. La plataforma también mejora la colaboración, ofrece una visión general sencilla del presupuesto del proyecto, proporciona información sobre la rentabilidad del proyecto y genera informes concisos sobre el mismo. En todos los sectores, Monday.com es una herramienta de trabajo intuitiva para organizar proyectos y tareas.

Beneficios

Monday.com ofrece una amplia gama de ventajas a las agencias de publicidad. Gracias a sus eficientes funciones de gestión de proyectos, las agencias pueden optimizar la planificación de proyectos, la asignación de tareas y el seguimiento de los equipos. Esto permite un funcionamiento transparente y optimizado que puede mejorar la colaboración entre equipos, lo que se traduce en mejores estrategias de marketing.

Las funciones de planificación de recursos y gestión de la carga de trabajo de la plataforma pueden contribuir a una utilización óptima de los recursos de la agencia, mejorando el cumplimiento de los plazos del proyecto y la rentabilidad general del mismo. Con funciones de seguimiento del tiempo y elaboración de presupuestos para proyectos, Monday.com ayuda a mantener el control sobre los costes de los proyectos y a aumentar la responsabilidad.

Además, el sólido mecanismo de informes de proyectos de Monday.com proporciona visibilidad sobre el rendimiento del proyecto, lo que lo convierte en una herramienta indispensable para las agencias de diseño.

5. Trello

Trello es una potente herramienta que simplifica la gestión de proyectos, lo que la convierte en una solución ideal para agencias de publicidad, agencias de diseño y equipos de marketing. Con sus completas funciones, como la asignación de tareas, el seguimiento de equipos, la planificación de proyectos y el control del tiempo, Trello mejora la colaboración dentro de los equipos, lo que contribuye a una ejecución eficiente de los proyectos.

Además, la plataforma está equipada con funciones de planificación de recursos y gestión de la carga de trabajo para ayudar a equilibrar eficazmente los esfuerzos del equipo. Además, Trello ofrece funciones esenciales para la elaboración de presupuestos de proyectos, el establecimiento de plazos, la evaluación de la rentabilidad y la generación de informes, lo que contribuye a una supervisión integral de los proyectos y a unas tasas de éxito más elevadas.

Características principales

Trello es una herramienta versátil de gestión de proyectos, esencial para la planificación de proyectos, la asignación de tareas y el seguimiento del equipo. Su sistema de tarjetas simplifica la visualización del calendario del proyecto, la gestión de la carga de trabajo y el flujo de procesos, lo que lo convierte en una herramienta indispensable para las agencias de diseño y los equipos de marketing. Al ofrecer colaboración en tiempo real y seguimiento del tiempo, Trello mejora la productividad y la eficiencia en la presentación de informes de proyectos.

Las agencias de marketing y publicidad aprecian especialmente Trello por sus funciones de planificación de recursos y presupuestación de proyectos. La plataforma ofrece una visión clara de la rentabilidad del proyecto, lo que permite un seguimiento preciso del presupuesto, los recursos y el tiempo, convirtiéndola así en una herramienta fiable para la gestión integral de proyectos.

Beneficios

Trello ofrece varias ventajas a las agencias de publicidad en términos de gestión de proyectos y colaboración. Permite a los equipos de agencias de marketing y diseño gestionar su carga de trabajo de manera eficiente mediante la asignación de tareas, lo que garantiza una planificación de proyectos y un seguimiento del tiempo sin contratiempos. Las funciones de Trello también ayudan a planificar los recursos, realizar un seguimiento del presupuesto del proyecto e impulsar la rentabilidad del mismo.

Esta herramienta proporciona un calendario claro del proyecto, lo que facilita el seguimiento por parte del equipo. Con Trello, las agencias pueden disponer de informes completos sobre los proyectos, lo que hace que todo el flujo de trabajo sea transparente y fácil de gestionar. Por lo tanto, Trello desempeña un papel importante en la ejecución exitosa de las campañas publicitarias.

6. Campamento base

Basecamp es una magnífica herramienta para la gestión de proyectos, especialmente indicada para agencias de publicidad, agencias de diseño y departamentos de marketing. Sus funciones garantizan una asignación de tareas, un seguimiento del equipo y una planificación de proyectos sin fisuras. Garantiza una planificación optimizada de los recursos y un seguimiento del tiempo, lo que mejora considerablemente la elaboración de presupuestos para proyectos y la gestión de la carga de trabajo.

La plataforma mejora la colaboración dentro del equipo y simplifica el complejo proceso de coordinación del calendario del proyecto. Además, ofrece informes completos sobre los proyectos, lo cual es fundamental para medir la rentabilidad de los mismos. Al mantener todo en un solo lugar, Basecamp optimiza los procesos de trabajo, haciendo que los esfuerzos del equipo sean más eficientes y productivos.

Características principales

Basecamp es una plataforma unificada de gestión de proyectos ampliamente utilizada por agencias de publicidad y otras organizaciones para la asignación eficiente de tareas, el seguimiento de equipos y la planificación de proyectos. Esta herramienta es excepcionalmente útil para crear cronogramas de proyectos, planificar recursos y gestionar la carga de trabajo. Una interfaz intuitiva facilita la colaboración y la comunicación eficaces entre los miembros del equipo.

Basecamp también ofrece un apoyo sustancial en las áreas de presupuestación de proyectos y seguimiento del tiempo. Esto permite un mejor control de la rentabilidad del proyecto y ayuda a elaborar informes detallados sobre el mismo. Sus versátiles aplicaciones lo convierten en una opción popular para una agencia de diseño involucrada en múltiples iniciativas de marketing.

Beneficios

Basecamp es una herramienta muy valiosa para las agencias de publicidad, ya que optimiza la gestión de proyectos, la asignación de tareas y el seguimiento del equipo. Su plataforma integral permite una planificación eficiente de los proyectos, un seguimiento oportuno de los plazos y una gestión eficaz de la carga de trabajo. Este enfoque integral garantiza la rentabilidad del proyecto, favorece una planificación eficaz de los recursos y permite elaborar informes precisos sobre el proyecto y realizar un seguimiento del tiempo.

Con Basecamp, la colaboración entre los equipos de una agencia de diseño es sencilla y directa. Además, ofrece una visión general clara del presupuesto del proyecto, algo crucial para cualquier tipo de marketing. Al coordinar todos los aspectos de la gestión de proyectos, Basecamp aporta innumerables ventajas a las agencias de publicidad.

7. Proyectos Zoho

Zoho Projects es una potente herramienta de gestión de proyectos, especialmente indicada para agencias de publicidad y agencias de diseño. El software ofrece una solución integral para la planificación de proyectos, la asignación de tareas y el seguimiento de equipos, lo que mejora la productividad y la eficiencia.

Las características principales incluyen la planificación de recursos y el seguimiento del tiempo, lo que permite una gestión óptima de la carga de trabajo y garantiza la rentabilidad del proyecto. Zoho Projects también ofrece herramientas de colaboración avanzadas, ideales para coordinar equipos y mantener una comunicación clara a lo largo de todo el proyecto.

Además de sus funciones prácticas, Zoho también admite la elaboración de presupuestos y la generación de informes detallados sobre los proyectos, lo que proporciona una visión general completa del proyecto y ayuda en la toma de decisiones estratégicas.

Características principales

Zoho Projects es una sólida herramienta de gestión de proyectos que se adapta a una amplia gama de sectores, desde agencias de publicidad hasta agencias de diseño. Ofrece una función completa de planificación de proyectos, lo que permite a los usuarios planificar y supervisar meticulosamente cada detalle de sus proyectos. La herramienta ofrece funciones de asignación de tareas, lo que simplifica la gestión de la carga de trabajo y garantiza que no haya ambigüedad en la distribución de funciones. Con Zoho Projects, se pueden minimizar las desviaciones en el calendario del proyecto, lo que garantiza entregas puntuales.

El software mejora aún más su utilidad al ofrecer funciones de seguimiento del tiempo, seguimiento del equipo y colaboración. Esto permite a los equipos de marketing colaborar sin problemas, realizar un seguimiento del progreso y gestionar el tiempo de forma eficaz, lo que aumenta la productividad y la rentabilidad de los proyectos. Otras características destacadas son la planificación de recursos, la elaboración de presupuestos para proyectos y la presentación de informes detallados sobre los proyectos, lo que ofrece a todas las partes interesadas una visión general completa y transparente del estado de los proyectos.

Beneficios

Zoho Projects ofrece una sólida gestión de proyectos para agencias de publicidad. Con funciones como la asignación de tareas, el seguimiento de equipos y la planificación de proyectos, ayuda a optimizar las operaciones y crea un flujo de trabajo fluido. Entre sus ventajas se encuentran una mejor planificación de los recursos y un seguimiento eficaz del tiempo.

Este software facilita la colaboración entre los miembros del equipo, garantizando que todos estén en sintonía en lo que respecta al calendario del proyecto y la gestión de la carga de trabajo. Además, Zoho Projects es una herramienta excelente para presupuestar proyectos, mejorar la rentabilidad de los mismos y proporcionar informes completos, lo que la convierte en una herramienta muy valiosa para cualquier agencia de diseño, ya sea que se centre en el marketing u otros servicios.

8. Smartsheet

Smartsheet transforma la gestión de proyectos en agencias de publicidad y empresas de diseño al mejorar la visibilidad y la responsabilidad. Permite una planificación eficaz de los proyectos, la asignación de tareas, la planificación de recursos y la gestión de la carga de trabajo, lo que garantiza un calendario claro para los proyectos. La interfaz interactiva de Smartsheet fomenta la colaboración y facilita el seguimiento del equipo y del tiempo.

Además, ayuda en la elaboración del presupuesto del proyecto, garantizando la rentabilidad del mismo mediante la gestión de los costes y los ingresos. Además, ofrece funciones completas de generación de informes sobre proyectos, lo que proporciona una visión general del rendimiento y los resultados de los mismos. Por lo tanto, Smartsheet es una herramienta indispensable para los equipos de marketing modernos, ya que ofrece un conjunto completo de funciones para la gestión de proyectos.

Características principales

Smartsheet es una herramienta integral de gestión de proyectos que ofrece funciones como planificación de proyectos, asignación de tareas y seguimiento de equipos. Entre sus características principales se incluyen el seguimiento del tiempo, la gestión de la carga de trabajo y la planificación de recursos, lo que lo convierte en una opción ideal para equipos de marketing, agencias de diseño y agencias de publicidad.

Además, Smartsheet también mejora la colaboración, permitiendo a los usuarios trabajar juntos de manera eficiente. La plataforma también ofrece funciones esenciales para la elaboración de presupuestos, la planificación de plazos, la presentación de informes y la rentabilidad de los proyectos, lo que contribuye a optimizar las operaciones y mejorar la productividad general.

Beneficios

Smartsheet ofrece múltiples ventajas para las agencias de publicidad, como una mejor gestión de proyectos, una asignación eficiente de tareas y un seguimiento del equipo en tiempo real. Esta plataforma optimiza los procesos de marketing, ayuda en la planificación de proyectos y mejora la planificación de recursos.

Con funciones avanzadas como el seguimiento del tiempo, Smartsheet garantiza una gestión precisa de la carga de trabajo, lo que se traduce en una presupuestación eficaz de los proyectos. Proporciona un espacio colaborativo para la agencia de diseño, lo que permite un seguimiento fluido del calendario del proyecto y la elaboración de informes coherentes sobre el mismo.

Por último, la visibilidad de las métricas clave facilita el seguimiento de la rentabilidad de los proyectos, lo que convierte a Smartsheet en una herramienta indispensable en el dinámico sector de la publicidad.

9. ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos versátil adecuada para diversos sectores, como agencias de publicidad, agencias de diseño y empresas de marketing. Funciones como el seguimiento del equipo, la asignación de tareas y el desarrollo del calendario del proyecto la convierten en una plataforma de colaboración eficaz. Proporciona una experiencia de flujo de trabajo fluida, eliminando la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones.

Las funcionalidades clave incluyen la planificación de recursos y la gestión de la carga de trabajo para lograr un equipo bien equilibrado y un seguimiento eficiente del tiempo. Más excepcionalmente, ClickUp permite realizar presupuestos de proyectos y análisis de rentabilidad eficaces, lo que permite la elaboración de informes de proyectos en tiempo real. Por lo tanto, ClickUp sustituye de forma experta múltiples aplicaciones al tiempo que garantiza una ejecución óptima de los proyectos.

Características principales

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos muy flexible, diseñada especialmente para agencias de publicidad, equipos de marketing y agencias de diseño. Entre sus características principales se incluyen la asignación de tareas, que permite a los gestores de proyectos delegar tareas de forma eficaz a los miembros del equipo; el seguimiento del equipo, que proporciona transparencia y responsabilidad en la plantilla; y la funcionalidad de planificación de proyectos, que permite crear calendarios de proyectos, planificar recursos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Otra característica destacable es su plataforma de colaboración, donde los miembros pueden compartir ideas, debatir asuntos relacionados con los proyectos y resolver problemas de forma colectiva. ClickUp también ofrece funciones de gestión de la carga de trabajo y seguimiento del tiempo que garantizan un uso eficaz de los recursos y ayudan a elaborar el presupuesto de los proyectos. Esta potente herramienta también contribuye a la rentabilidad y la presentación de informes de los proyectos, proporcionando una herramienta completa para cualquier necesidad relacionada con los proyectos.

Beneficios

ClickUp ofrece una plataforma sólida para agencias de publicidad, con funciones completas de gestión de proyectos, como asignación de tareas, seguimiento de equipos y planificación de proyectos. Sus herramientas de colaboración agilizan la comunicación dentro de una agencia de diseño, lo que aumenta la productividad y la eficiencia. La función de seguimiento del tiempo proporciona información en tiempo real sobre la jornada laboral de su equipo, lo que facilita la gestión de la carga de trabajo y la planificación de recursos.

Además, ClickUp ayuda a elaborar presupuestos para proyectos, estructurar cronogramas de proyectos y generar informes detallados para analizar la rentabilidad de los proyectos. Con ClickUp, las agencias pueden lograr un enfoque de marketing más organizado y eficaz, lo que lo convierte en una herramienta imprescindible para las agencias de publicidad.

10. ProofHub

ProofHub es una herramienta integral de gestión de proyectos, diseñada específicamente para centralizar la asignación de tareas, el seguimiento de equipos y la planificación de proyectos. Esto lo convierte en un activo inestimable para agencias de publicidad, agencias de diseño y equipos de marketing. Su funcionalidad se extiende a la planificación de recursos y al seguimiento del tiempo, lo que ayuda a gestionar de forma eficiente la carga de trabajo y garantiza el cumplimiento de los plazos de los proyectos.

Proofhub facilita la colaboración sin esfuerzo, lo que hace que las decisiones sobre el presupuesto y los informes de los proyectos sean claros y accesibles. Por último, su capacidad para evaluar la rentabilidad de los proyectos permite obtener información financiera precisa y realizar una planificación estratégica, lo que transforma el proceso de gestión de proyectos en una operación optimizada y productiva.

Características principales

ProofHub es una herramienta de gestión de proyectos eficiente, ideal para agencias de diseño y publicidad. Permite asignar tareas fácilmente, lo que garantiza que todos los miembros del equipo sepan exactamente en qué deben trabajar. Además, ProofHub permite un seguimiento eficaz del equipo, lo que proporciona a los supervisores información sobre la productividad del equipo y la gestión de la carga de trabajo.

Otras características clave de ProofHub incluyen la planificación de proyectos, el seguimiento del tiempo y las herramientas de colaboración, lo que lo hace ideal para proyectos de marketing. También ofrece presupuestación de proyectos, lo que ayuda a optimizar la planificación de recursos y la rentabilidad de los proyectos. El software proporciona plazos claros para los proyectos e informes completos sobre los mismos, con el fin de mantener informadas a las partes interesadas.

Beneficios

ProofHub ofrece enormes ventajas a las agencias de publicidad, ya que les permite optimizar la gestión de proyectos, desde la asignación de tareas hasta el seguimiento del equipo. Esta solución de plataforma única simplifica la planificación de proyectos, la planificación de recursos y la gestión de la carga de trabajo, lo que permite a las agencias cumplir de manera eficiente los plazos de los proyectos y garantizar su rentabilidad.

Además, la función de seguimiento del tiempo de ProofHub ayuda a elaborar presupuestos precisos para los proyectos, mientras que las herramientas de colaboración fomentan el trabajo en equipo y mejoran los resultados de los proyectos. La capacidad de generar informes de proyectos proporciona información valiosa para la toma de decisiones y las estrategias de marketing futuras, lo que la convierte en una herramienta esencial para cualquier agencia de diseño.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos para agencias de publicidad

Al igual que la mayoría de los programas informáticos, las herramientas de gestión de proyectos no son soluciones universales. Pero la amplia gama de opciones que puedes obtener con cualquier herramienta garantiza que probablemente encuentres una que se adapte perfectamente a tus necesidades.

Además, hay tantas herramientas sólidas disponibles que puede resultar difícil encontrar la más adecuada. Utiliza estos criterios para ayudarte a determinar si una herramienta determinada es adecuada para ti.

1. Determine sus proyectos más comunes

Antes de lanzarte a utilizar el primer software de gestión de proyectos para agencias de publicidad que encuentres en Internet, deberás realizar una auditoría exhaustiva del proyecto y del marketing. Determine el denominador común entre los clientes y los proyectos que su empresa está gestionando actualmente. A continuación, construya un canal que se adapte a la mayoría de los proyectos que gestiona y observe cómo está estructurado.

Responda a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el sector más común al que pertenecen sus clientes?
• ¿Cómo se estructuran los proyectos?
• ¿Cuáles son los hitos y plazos habituales de sus proyectos?
• ¿Quiénes son los miembros clave del equipo asignados a estos proyectos?
• ¿Existen actualmente canales de comunicación para facilitar la colaboración, tanto interna como externa?
• ¿Cuáles son sus medidas actuales en materia de documentación y presentación de informes?
• ¿Cómo mides el éxito (es decir, cuáles son los KPI de tu agencia)?
• ¿Quieres aprovechar los asistentes de IA para optimizar tu trabajo?

Una vez que hayas determinado exactamente cómo trabajas en los proyectos, puedes utilizar las respuestas como lista de verificación a la hora de decidir qué nuevas herramientas de gestión de proyectos utilizar.

2. Anote sus mayores retos y limitaciones.

El objetivo de todo software de gestión de proyectos es resolver un problema al que se enfrenta una empresa en algún punto de sus procesos de servicio o producción. Pero para aprovechar al máximo cualquier herramienta, es necesario comprender los principales problemas a los que se enfrenta su empresa.

Quizás tu equipo carece de la organización adecuada para aprovechar al máximo su tiempo, y tus asistentes no saben a quién acudir cuando surgen problemas. O bien, recientemente ha ampliado tanto sus operaciones que le resulta difícil hacer un seguimiento de lo que hace su personal y cómo contribuye al éxito de sus clientes. Aunque esto pueda parecer insignificante, puede suponer un problema importante para las pequeñas empresas. La expansión descontrolada es una de las principales razones por las que fracasan las nuevas empresas.

Algunas empresas simplemente tienen dificultades con la planificación y la organización del presupuesto. Esto puede llevarte a gastar de más en cosas que no necesitas. También puede conducir a otra razón común para el fracaso de las startups: no poder ofrecer los resultados que los clientes esperan debido a limitaciones de tiempo.

Una vez que identifique sus mayores retos, deberá explorar cualquier limitación o consideración específica de su empresa. También es útil tener en cuenta tu sector o el sector de los clientes con los que trabajas. ¿Hay algún requisito de cumplimiento que debas respetar?

Si la principal limitación de tu agencia de publicidad es tecnológica, el software de gestión de proyectos es un excelente primer paso. Te ofrece una visión mucho más clara del funcionamiento interno del equipo y de cómo encaja cada pieza del rompecabezas para resolver tus problemas.

Ten cuidado de no centrarte demasiado en resolver todos y cada uno de los problemas que tienes. Puede ser útil involucrar a las partes interesadas y a los miembros del equipo para determinar qué retos son urgentes y cuáles pueden dejarse para más adelante. De lo contrario, corres el riesgo de intentar encontrar la solución perfecta para todos tus problemas, lo que puede resultar prohibitivamente costoso de implementar o incluso totalmente inaccesible. En esos casos, intenta conseguir la opción más versátil disponible para las agencias, como Bonsai, yreevalúa cómo puedes integrarla con soluciones específicas para cada problema.

3. Tenga en cuenta las características imprescindibles.

Cuando tengas una lista de los mayores retos y de lo que hace que tus proyectos «funcionen», podrás definir las características que necesita tu herramienta de gestión de proyectos. Por ejemplo, si la gestión del tiempo es tu prioridad más urgente, necesitarás una herramienta de programación y seguimiento del tiempo. Proporciona una visión general rápida de lo que cada miembro del equipo debe estar haciendo en un momento dado.

Consulte las listas que hizo anteriormente. Veamos qué se necesitaría para gestionar los retos, si no eliminarlos por completo.

No hace falta decir que una herramienta debe incorporar la mayoría de las funciones clave para que se pueda siquiera considerar su uso. A continuación, se enumeran algunas de las características más importantes a tener en cuenta:

• Planificación presupuestaria: una herramienta que permita establecer el presupuesto del proyecto y realizar un seguimiento de todos los gastos podría resultar fundamental. Te garantiza que no gastarás de más en un cliente que tarda demasiado en pagar (lo que puede ser un problema considerable para una empresa nueva).
• Programación de tareas: esto se puede hacer de varias maneras, como con un tablero Kanban, una lista de tareas pendientes o la integración con un calendario. El seguimiento de las tareas prioritarias es imprescindible aquí, por lo que las herramientas que cuentan con notificaciones visuales serán más adecuadas.
• Contabilidad: Poder enviar facturas a los clientes y guardarlas de forma ordenada puede ser una excelente manera de llevar un control de tus fuentes de ingresos. Te garantiza que te pagarán a tiempo y te permite planificar futuras interacciones.
• Gestión de recursos: Los recursos pueden referirse a diferentes cosas: infraestructura, fondos, herramientas e incluso personas. Si tienes un recurso que es el mayor logro de tu empresa y lo utilizas para los clientes más valiosos, entonces necesitas saber si lo estás utilizando de manera óptima.
• Seguimiento y presentación de informes: Esto puede adoptar varias formas diferentes. Si ha establecido correctamente los KPI de su agencia, la capacidad de revisarlos rápidamente y con la ayuda de rastreadores asistidos por IA puede garantizar que esté cumpliendo su objetivo. Los diagramas Kanban y Gantt pueden ayudarte a obtener una visión general del proyecto en curso para determinar si vas por buen camino.
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): aunque no suele ser el punto central del software de gestión de proyectos, un sistema CRM integrado puede mejorar considerablemente el rendimiento de la información. De esta forma, todos los departamentos conocen el estado de los proyectos tanto por su parte como por la del cliente. Además, poder incorporar clientes potenciales e integrarlos en tu agenda actual puede acelerar considerablemente tu crecimiento.
• Opciones de colaboración: el trabajo remoto e híbrido se han convertido en la norma en las empresas modernas. Si tu equipo está repartido por todo el mundo, la plataforma debe traducir a la perfección entre diferentes zonas horarias e idiomas, al tiempo que mantiene una disponibilidad casi perfecta.
• Flexibilidad: Este puede ser un criterio bastante vago, teniendo en cuenta lo diferentes que son unas agencias de publicidad de otras. En general, los sistemas de gestión de proyectos deben adaptarse al tamaño de tu equipo. Debería proporcionarte más información y funciones a medida que tu equipo crece, al tiempo que mantiene la facilidad de uso original que tenía cuando lo compraste.

A la hora de determinar qué característica debe tener prioridad, mira hacia dentro. Habla con tu equipo para averiguar qué es lo que, en su opinión, plantea más problemas en la cartera de proyectos actual. Además, discuta qué características les ayudarían a realizar mejor su trabajo. Si mejoras la productividad y la moral de la empresa, lo demás vendrá por añadidura.

4. Investigación

Aunque una herramienta parezca buena sobre el papel, nunca sabrás cómo funcionará en tu empresa a menos que la pruebes. Pero solo hay un número limitado de herramientas que puedes probar.

Utilice lo siguiente para reducir la lista de características a un nivel más manejable:

• Opiniones y valoraciones: los comentarios de tus compañeros probablemente serán el factor decisivo entre las opciones más competitivas. Consulte los sitios web de reseñas más populares del sector para obtener una visión más completa de sus opciones.
• Blogs y redes sociales: Busque publicaciones en línea realizadas por expertos y líderes del sector para conocer sus opiniones especializadas sobre el software de gestión de proyectos recomendado. Sus opiniones reducirán considerablemente la cantidad de trabajo que tienes que hacer para elegir tu opción.
• Recomendaciones: Aunque los informes y reseñas en línea son excelentes, nada supera el boca a boca. Conocer a alguien que haya pasado por los mismos problemas que tú y esté dispuesto a ayudarte a superarlos puede ser indispensable.

5. Prueba tus opciones

La mayoría de las herramientas modernas ofrecen una prueba de 7 o 14 días de sus opciones más impresionantes antes de que tengas que comprometerte a utilizar el software. Es una forma estupenda de comprobar si la herramienta funciona tal y como se anuncia. Sin embargo, ten en cuenta que dispones de un tiempo limitado para tomar una decisión. Además, las pruebas gratuitas ilimitadas probablemente harán imposible gestionar la empresa durante los periodos de ajuste casi constantes.

Quizás sea mejor empezar poco a poco al principio. Utilice el software en un solo cliente o proyecto para ver cómo funciona y si sus características y ventajas podrían ser útiles para su empresa. Utiliza casos de uso sencillos para averiguar lo fácil que es navegar por la herramienta:

• Asignación de proyectos a los miembros del equipo
• Determinación de la cartera de proyectos
• Establecer prioridades y plazos
• Seguimiento del progreso de las tareas
• Identificar y examinar las dependencias
• Desglosar el proceso en tareas más pequeñas.
• Introducir información de nuevos clientes y realizar un seguimiento de los clientes potenciales.

Utilice casos de prueba sencillos, pero diseñe de tal manera que pueda medir de forma tangible la eficacia de la herramienta.

Después, puedes probar la herramienta con algunos miembros del equipo y ver cómo encaja con tu equipo.

6. Determine su presupuesto

Aunque se podría pensar que el coste del nuevo software de gestión de proyectos para agencias de publicidad reside únicamente en el plan de suscripción que se elija, la realidad es un poco más compleja. Debe tener en cuenta el período inicial de adaptación y formación, así como los costes de integración con el software adicional que utiliza actualmente.

Es posible que necesite varios días o semanas para realizar la transición de un sistema antiguo —o de no tener ningún sistema— al nuevo software. Esto puede causar interrupciones en múltiples proyectos en curso y distraer a los miembros del equipo de gestión de proyectos, que se ven obligados a enseñar a otros empleados cómo utilizar el software.

Espera que los miembros de tu equipo empiecen siendo un poco menos productivos de lo habitual. Algunos incluso pueden detestar la idea de utilizar el software que usted ha elegido, pero los efectos positivos a largo plazo deberían compensar con creces este coste.

Según los resultados de Capterra, la versión básica del software de gestión de proyectos puede costar desde tan solo 5 dólares por usuario hasta más de 5000 dólares al mes. Este enorme rango de precios significa que debes considerar cuidadosamente cuánto estás dispuesto a gastar en las herramientas. Realice un análisis de costes para determinar cuánto se espera que pague por su software a largo plazo.

7. Elige al ganador – Bonsái

Teniendo en cuenta todas estas consideraciones, puede resultar abrumador revisar montones de datos y reseñas para elegir una solución de gestión de proyectos para su empresa. Permítanos presentarle Bonsai como su elección perfecta.

Bonsai es un software integral de gestión de proyectos, CRM y asistente de contabilidad. Te proporciona prácticamente todo lo que necesitas para convertir tu negocio de una startup unipersonal en una corporación internacional.

Esto es lo que puedes esperar de Bonsai:

• CRM de primera línea: mantén cerca a tus amigos (clientes) con perfiles de clientes detallados que puedes gestionar con unos pocos clics. Cada perfil incluye un historial de proyectos, campañas y tareas pendientes, así como toda la información esencial que necesitarás para cobrar más rápido.
• Programación y gestión de clientes: Facilita a tus clientes la programación de llamadas contigo a través de un calendario personalizable.
• Programación de tareas y resúmenes generales: simplifique los procesos de sus campañas asignando a las personas más adecuadas a las tareas prioritarias y asegurándose de que todos estén en sintonía.
• Portal del cliente y colaboración: invite a sus clientes y colaboradores a la plataforma para que todos tengan una visión general completa de las tareas que hay que realizar. Los clientes pueden obtener información personalizada sobre el progreso de sus servicios y se les pueden enviar facturas a través de la plataforma.
• Contabilidad y banca electrónica: Bonsai se ha asociado con Stripe para ofrecerte un banco totalmente online al alcance de tu mano. Gestiona tus ingresos y gastos y cobra sin problemas sin salir de la plataforma. También puede gestionar automáticamente las inversiones futuras en la empresa.
• Muestras de contratos y plantillas de formularios: al gestionar una agencia, debe mantener contratos de agencia con sus clientes para garantizar que ambas partes conozcan los entresijos de su relación comercial. Si no estás muy versado en asuntos legales, Bonsai cuenta con una amplia base de datos de modelos de contratos que puedes modificar libremente y enviar a tus clientes para minimizar la confusión y la ambigüedad.
• Facilidad de uso: Bonsai es fácil de configurar y sus funcionalidades se adaptan al crecimiento de tu equipo.
• Rentabilidad: la herramienta de gestión de proyectos de Bonsai para agencias es una de las opciones más asequibles y potentes del mercado. La versión básica incluye todas las funciones que necesitas para crecer por solo 21 $ al mes.

8. Implementar y optimizar

Una vez que hayas encontrado una herramienta que cumpla con todos estos requisitos, es hora de comprometerse. Pulsa el botón de compra y ponte en contacto con el equipo de desarrollo de software para que te ayude a configurar la plataforma para tu empresa.

Ahora que sabes que Bonsai es sin duda la opción adecuada para ti, comienza tu prueba gratuita de 7 días y comprueba cuánto puede mejorar tu negocio con un software de gestión de proyectos que ofrece una excelente experiencia al cliente.