Modèle gratuit de suivi kilométrique (avec instructions étape par étape !)

Si vous êtes entrepreneur indépendant, vous connaissez la valeur de chaque kilomètre parcouru. Vous pouvez économiser beaucoup d'argent sur vos impôts si vous enregistrez correctement vos kilomètres parcourus. Comprendre les lois fiscales peut sembler compliqué, mais c'est pour ça qu'on est là pour t'aider. Nous avons créé un modèle gratuit de suivi kilométrique qui vous permettra de suivre facilement le kilométrage de votre entreprise.

Dans cet article, nous vous expliquons comment suivre correctement vos kilomètres parcourus à des fins fiscales et utiliser notre modèle gratuit. Continuez à lire si vous avez besoin d'aide pour calculer vos dépenses réelles. Notre application peut vous aider à vous lancer.

Remarque : La plupart des travailleurs indépendants économisent davantage sur leurs impôts en enregistrant leurs dépenses réelles plutôt qu'en comptabilisant leur kilométrage et en demandant la déduction forfaitaire pour frais de déplacement. Une seule méthode peut être utilisée pour déclarer l'utilisation professionnelle de votre véhicule. Si vous souhaitez suivre automatiquement vos dépenses liées à votre véhicule et autres déductions fiscales, essayez Bonsai Tax. Notre application analyse vos reçus bancaires/de carte de crédit afin d'identifier les déductions fiscales possibles et d'optimiser vos déductions. En fait, les utilisateurs économisent généralement 5 600 $ sur leur facture fiscale. Essayez un essai gratuit de 7 jours ici.

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Comment utiliser ce modèle gratuit de carnet de bord

Il est très important de suivre régulièrement votre kilométrage. À chaque voyage, à chaque fois. Beaucoup de gens enregistrent leurs kilomètres parcourus chaque mois ou chaque semaine, mais cela n'est pas recommandé, car l'IRS ne les accepterait pas en cas de contrôle fiscal.

Vous n'êtes pas obligé d'envoyer le relevé kilométrique exact ou les documents justificatifs du kilométrage que vous déclarez avec votre formulaire 1099 à chaque fois que vous faites votre déclaration. Cependant, si vous faites l'objet d'un contrôle fiscal sans avoir les reçus ou les documents nécessaires pour justifier vos déductions fiscales, vous aurez des ennuis. Après tout, l'IRS voudra voir la preuve de votre kilométrage professionnel. Vous savez ce qu'on dit, mieux vaut prévenir que guérir.

Pour un trajet donné, vous devrez indiquer la date du trajet, le kilométrage initial, le kilométrage parcouru, la destination et la raison pour laquelle il s'agit d'une dépense professionnelle dans le modèle de feuille de bord kilométrique. Il est important de conserver des registres précis de vos déplacements professionnels afin de pouvoir justifier votre demande de remboursement. En 2021, les taux de kilométrage sont de 56 cents par mile. Ainsi, l'IRS vous permettra de déduire 56 cents par mile parcouru à des fins professionnelles et le tableur vous aidera à calculer la valeur de vos déplacements professionnels.

Utilisation du formulaire de relevé kilométrique

Pour remplir le formulaire de relevé kilométrique, il suffit d'indiquer le motif de votre déplacement et de noter le kilométrage au début et à la fin du trajet. L'IRS ne vous oblige pas à inclure le kilométrage parcouru pour chaque trajet. Il vous suffit d'indiquer le kilométrage et la raison de chaque trajet. La raison envoyée à l'IRS doit être accompagnée d'un nom, d'une entreprise ou d'un objectif dans le registre des kilomètres parcourus. Ensuite, voyons quand un trajet est réellement considéré comme un kilomètre professionnel.

Remarque concernant le suivi des kilomètres parcourus

N'oubliez pas de consigner le kilométrage indiqué par votre compteur kilométrique dans le registre au début de l'année ou le 1er janvier de chaque année. Vous aurez besoin de ce chiffre pour calculer le kilométrage total pour votre déclaration d'impôts.

Remarque : Si vous souhaitez éviter les tracas liés à la tenue d'un carnet de bord et préférez conserver une trace de vos dépenses, essayez Bonsai Tax. Les entrepreneurs économisent généralement beaucoup plus d'argent en suivant cette voie. En réalité, l'utilisateur moyen économise 5 600 $ sur sa facture fiscale en utilisant notre application. Nous scannerons vos reçus bancaires/de carte de crédit afin de déterminer les déductions fiscales liées aux véhicules et autres. Nous faisons tout le travail difficile à votre place. Voyez par vous-même. Essayez un essai gratuit de 7 jours ici.

Ce qui compte comme kilométrage professionnel pour les travailleurs autonomes

Avant d'utiliser notre journal de bord gratuit, vous devez savoir exactement ce qui est considéré comme des « kilomètres professionnels ». Les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail ne sont PAS considérés comme des kilomètres professionnels. Ce n'est que lorsque vous conduisez dans le cadre d'une activité professionnelle que l'IRS considère que le kilométrage est déductible. Cependant, si vous devez vous rendre d'un lieu de travail à un autre, ces kilomètres seront considérés comme une dépense.

En règle générale, si vous avez parcouru des kilomètres de votre propre initiative, il s'agit probablement d'une dépense personnelle et vous ne pourrez pas déduire le kilométrage. N'oubliez pas d'imprimer notre modèle de carnet de bord et de le laisser dans votre voiture. L'IRS recommande de conserver les registres de kilométrage pendant au moins trois ans. Le délai de prescription pour un audit est de trois ans.

Voyons maintenant dans quels cas un voyage d'affaires peut donner droit à une déduction kilométrique.

Se rendre à l'aéroport

Les kilomètres parcourus pour se rendre à l'aéroport et en revenir dans le cadre de voyages d'affaires sont considérés comme des kilomètres professionnels.

Déplacements pour courses/approvisionnements

Si vous conduisez pour une course liée à votre activité professionnelle, les kilomètres parcourus pour ce déplacement professionnel sont déductibles. Par exemple, aller à la banque, à la poste ou dans un magasin pour acheter des fournitures. Même si ces voyages d'affaires peuvent sembler insignifiants, ces kilomètres peuvent s'accumuler.

Déplacements pour rencontrer des clients

Si vous avez une réunion avec un client ou un déplacement pour rencontrer un client, ces kilomètres seront considérés comme des frais professionnels.

Exception relative au bureau à domicile

Si vous disposez d'un bureau à domicile, considéré comme son « lieu de travail », tous les frais kilométriques liés à son activité professionnelle sont déductibles. Le voyage pourrait être admissible tant que vous remplissez les conditions relatives au lieu principal d'activité.

Remarque à l'attention des chauffeurs de l'application Gig

Si vous conduisez pour des applications de services à la demande en tant que chauffeur indépendant Uber, Lyft, Shipt ou Grubhub 1099, vous n'aurez pas besoin d'utiliser le modèle de feuille de relevé kilométrique. Les applications se chargeront automatiquement du suivi du kilométrage pour vous.

Vous pouvez facilement trouver le formulaire de relevé kilométrique dans l'application. Il vous suffit de télécharger le rapport au format Excel pour obtenir vos relevés de kilométrage et votre remboursement à la fin de l'année.

Utilisation de la méthode des dépenses réelles au lieu du suivi du kilométrage

N'oubliez pas que si vous choisissez la méthode du kilométrage standard, vous ne pouvez pas déduire les frais d'exploitation de votre voiture, tels que l'entretien et les réparations, l'essence, l'assurance, l'huile et les frais d'immatriculation. Tous ces éléments sont pris en compte dans le taux kilométrique fixé par l'IRS.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, le remboursement kilométrique que vous obtenez en demandant le taux kilométrique standard pour les propriétaires de petites entreprises tend à correspondre à la déduction la plus faible.

Je vais vous montrer un exemple où vous comparez vos dépenses réelles par rapport aux miles.

Si votre carnet kilométrique indique que vous avez parcouru un total de 4 000 kilomètres à des fins professionnelles au cours de l'année, vous ne pourrez déduire que 2 160 $ en 2021. Étant donné que le formulaire de relevé kilométrique professionnel permet de suivre votre kilométrage professionnel, vous pouvez soustraire ce chiffre de votre kilométrage total pour obtenir une bonne estimation de votre kilométrage personnel.

Les seules autres dépenses que vous pouvez déduire et qui ne sont pas incluses dans le calcul des taux forfaitaires au kilomètre sont les suivantes :

• les intérêts sur votre prêt automobile
• frais de stationnement et péages pour les déplacements professionnels
• la taxe sur les biens personnels payée lors de l'achat du véhicule.

Il existe de nombreuses applications de suivi du kilométrage que vous pouvez utiliser à la place d'un carnet de bord pour enregistrer vos kilomètres parcourus à des fins fiscales. Il vous suffit de classer vos enregistrements en deux catégories, « personnel » ou « professionnel », lorsque vous conduisez, et l'application se chargera de suivre vos déductions/remboursements kilométriques à votre place.

Maintenant, décomposons les dépenses telles que les pneus, l'essence, l'entretien, la dépréciation et l'assurance, puis multiplions ce total par le ratio de temps de conduite pour les déplacements professionnels dans le cadre de la méthode alternative.

Utilisation de la méthode alternative

Nous utiliserons les moyennes nationales comme alternative à la déduction forfaitaire pour kilométrage...

• Coût des pneus : environ 637 $ (coût moyen pour remplacer 4 pneus)
• Coûts de carburant - 600 gallons x 3,36 $ (coût moyen de l'essence) = 1 938 $
• Amortissement - voiture de 25 000 $ amortie sur 3 ans = 2 334 $
• Coûts d'assurance - 1 674 $/an pour une couverture complète
• Entretien - 792 $ par an
• DIVERS - 160 $ pour l'AAA ou autres dépenses diverses

Si nous additionnons toutes ces dépenses, nous obtenons un total de 7 525 $. Supposons que vous ayez utilisé votre véhicule à des fins professionnelles 50 % du temps. Votre déduction totale serait donc de 3 767 $. Vous voyez, il peut être intéressant pour votre déclaration d'impôts de suivre vos dépenses plutôt que le nombre total de kilomètres parcourus pour votre entreprise dans un tableur.

Remarque : Si vous ne voulez pas perdre votre temps à suivre votre kilométrage et préférez plutôt suivre vos autres dépenses afin de déclarer l'utilisation professionnelle de votre véhicule aux fins de l'impôt, Bonsai Tax peut vous aider. Demandez votre essai gratuit de 7 jours ici. Une fois encore, les utilisateurs économisent en moyenne 5 600 $.

Essayez notre modèle de carnet de bord...

Si vous souhaitez économiser du temps et de l'argent sur vos impôts cette année, il est important que vous sachiez quel montant de déduction vous pouvez demander pour vos frais kilométriques professionnels. Les kilomètres professionnels correspondent à la distance parcourue par un chef d'entreprise dans le cadre de son travail. Ils comprennent les déplacements liés à des tâches professionnelles que vous pouvez effectuer pendant la journée (comme faire des courses ou aller chercher des fournitures).

L'IRS a établi des directives spécifiques concernant ce qui est considéré comme des kilomètres « professionnels », alors assurez-vous de bien vérifier avant de commencer ! Nous espérons que notre modèle de carnet de bord vous aidera à garder le contrôle sur votre suivi kilométrique. N'oubliez pas d'imprimer la feuille de calcul et de la conserver dans votre véhicule. Suivez votre kilométrage pour chaque trajet afin de conserver un registre précis.

Si vous avez des questions concernant le kilométrage admissible ou la déclaration de vos impôts...

L'équipe de Bonsai vous recommande toujours de consulter un fiscaliste afin d'obtenir des conseils précis en matière d'impôt sur le kilométrage. Les lois fiscales de l'IRS changent constamment et il est de votre responsabilité de remplir correctement votre déclaration d'impôts. Si vous avez des questions concernant votre situation particulière ou les déplacements pouvant faire l'objet d'une déduction, consultez un expert-comptable.