Plantilla gratuita para el registro de kilometraje (¡con instrucciones paso a paso!)

Si eres un contratista independiente, sabes el valor que tiene cada kilómetro. Puedes ahorrar mucho dinero en tus impuestos si llevas un registro adecuado de los kilómetros recorridos. Entender las leyes fiscales puede parecer complicado, pero para eso estamos aquí para ayudarte. Hemos creado una plantilla gratuita para el seguimiento del kilometraje que le facilitará el control del kilometraje de su negocio.

En este artículo, te explicaremos cómo llevar un registro adecuado de los kilómetros recorridos a efectos fiscales y cómo utilizar nuestra plantilla gratuita. Sigue leyendo si necesitas ayuda para calcular tus gastos reales; nuestra aplicación puede ayudarte a poner las cosas en marcha.

Nota: La mayoría de los autónomos ahorran más dinero en sus impuestos registrando sus gastos reales en lugar de llevar un control del kilometraje y solicitar la deducción estándar por kilometraje. Solo se puede reclamar un método para el uso comercial de su vehículo. Si quieres una forma automática de llevar un control de los gastos de tu vehículo y otras deducciones fiscales, prueba Bonsai Tax. Nuestra aplicación escanea los recibos de tu banco o tarjeta de crédito para descubrir deducciones fiscales y maximizar tus deducciones. De hecho, los usuarios suelen ahorrar 5600 dólares en su factura fiscal. Prueba una prueba gratuita de 7 días aquí.

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Cómo utilizar esta plantilla gratuita para el registro de kilometraje

Es muy importante llevar un registro constante del kilometraje. Cada viaje, cada vez. Muchas personas registran sus millas mensualmente o semanalmente, pero eso no es recomendable porque el IRS no las aceptaría si hubiera una auditoría.

No es necesario que envíe el registro exacto del kilometraje o la documentación del kilometraje que declara junto con su formulario 1099 cada vez que presenta la declaración. Sin embargo, si te hacen una auditoría y no tienes recibos o documentación que justifique tus deducciones fiscales, tendrás problemas. Después de todo, el IRS querrá ver pruebas del kilometraje de su negocio. Ya sabes lo que se dice, más vale prevenir que curar.

Para un viaje determinado, necesitarás la fecha del viaje, las millas iniciales, las millas recorridas, el destino y el motivo por el que se considera un gasto de negocios en la plantilla de la hoja de registro de millas. Es importante llevar un registro preciso de tus viajes de negocios para poder verificar tu solicitud de reembolso. En 2021, las tarifas por milla son de 56 centavos por milla. Por lo tanto, el IRS le permitirá deducir 56 centavos por cada milla recorrida por motivos de trabajo, y la hoja de cálculo le ayudará a calcular el valor de sus viajes de negocios.

Uso del formulario de registro de kilometraje

Para rellenar el formulario del registro de kilometraje, solo tienes que introducir el motivo de tu viaje y anotar las lecturas del cuentakilómetros al inicio y al final del mismo. El IRS no exige que se incluyan las lecturas del cuentakilómetros para cada viaje. Solo tienes que incluir el kilometraje y el motivo de cada viaje. El motivo enviado al IRS debe ir acompañado del nombre, la empresa o el propósito en el registro de kilometraje. A continuación, veamos cuándo un viaje se considera realmente como millas de negocios.

Una nota al margen para el seguimiento de millas

Recuerde llevar un registro del kilometraje de su odómetro al comienzo del año o el 1 de enero de cada año. Necesitarás esta cifra para calcular el kilometraje total para tu declaración de impuestos.

Nota: Si quieres evitar la molestia de llevar un registro de kilometraje y, en su lugar, llevar un registro de tus gastos, prueba Bonsai Tax. Los contratistas suelen ahorrar mucho más dinero siguiendo esta vía. De hecho, el usuario medio ahorra 5600 dólares en su factura fiscal al utilizar nuestra aplicación. Escanearemos los recibos de su banco o tarjeta de crédito para descubrir las deducciones fiscales por vehículos y otros conceptos. Nosotros hacemos todo el trabajo duro por ti. Compruébelo usted mismo. Prueba una prueba gratis aquí.

¿Qué se considera kilometraje comercial para los trabajadores autónomos?

Antes de utilizar nuestro registro de kilometraje gratuito, deberá saber exactamente qué se considera «kilómetros por motivos de trabajo». Los kilómetros recorridos entre el domicilio y el lugar de trabajo NO se consideran kilómetros por motivos de trabajo. El IRS solo considera deducible el kilometraje cuando se conduce por motivos relacionados con el trabajo. Sin embargo, si necesita conducir de un lugar de trabajo a otro, esos kilómetros se contabilizarían como un gasto.

Una regla general es que si condujiste kilómetros por decisión propia, es probable que se trate de un gasto personal y no puedas deducir el kilometraje. Recuerde imprimir nuestra plantilla de registro de kilometraje y dejarla en su coche. El IRS recomienda que conserve los registros de kilometraje durante al menos tres años. El plazo de prescripción para una auditoría es de tres años.

Ahora, veamos cuándo un viaje de negocios podría optar a una deducción por kilometraje.

Viaje al aeropuerto

Las millas recorridas desde y hacia el aeropuerto para viajes de negocios cuentan como millas de negocios.

Viajes para recados/suministros

Si conduce por motivos relacionados con su negocio, las millas recorridas para el viaje de negocios son deducibles. Algunos ejemplos de esto serían ir al banco, a la oficina de correos o a una tienda a comprar suministros. Aunque estos viajes de negocios puedan parecer insignificantes, los kilómetros recorridos pueden acumularse.

Viajes para visitar a clientes

Si tienes una reunión con un cliente o un viaje para visitar a un cliente, esos kilómetros se contabilizarían como gastos de empresa.

Excepción para la oficina en casa

Si tienes una oficina en casa, que se considera su «lugar de trabajo», entonces todos los kilómetros relacionados con el negocio son deducibles. El viaje podría considerarse válido siempre y cuando cumpla con el requisito del lugar principal de trabajo.

Nota para los conductores de la aplicación Gig

Si conduces para aplicaciones de trabajo temporal como conductor autónomo de Uber, Lyft, Shipt o Grubhub 1099, no necesitarás utilizar la plantilla de hoja de registro de kilometraje. Las aplicaciones realizarán automáticamente el seguimiento del kilometraje por ti.

Puedes encontrar fácilmente el registro del formulario de kilometraje en la aplicación. Solo tienes que descargar el informe en Excel para obtener tus registros de kilometraje y el reembolso al final del año.

Utilizar el método de gastos reales en lugar del seguimiento del kilometraje

Recuerde que, si selecciona el método de kilometraje estándar, no podrá deducir los gastos de funcionamiento del automóvil, como el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina, el seguro, el aceite y las tasas de matriculación del vehículo. Todos estos elementos se tienen en cuenta en la tasa por kilometraje establecida por el IRS.

Como mencionamos anteriormente, el reembolso por kilometraje que se obtiene al reclamar la tarifa estándar por kilometraje para propietarios de pequeñas empresas tiende a ser igual a la deducción más baja.

Te voy a mostrar un ejemplo de cómo llevar un registro de tus gastos reales en comparación con las millas.

Si su registro de kilometraje muestra que condujo un total de 4000 millas por motivos relacionados con su actividad profesional durante el año, solo podrá deducir 2160 dólares en 2021. Dado que el formulario de registro de kilometraje comercial registra el kilometraje comercial, puede restar esa cifra del kilometraje total para obtener una idea aproximada de su kilometraje personal.

Los únicos otros gastos que puede deducir y que no se incluyen al calcular las tarifas estándar por milla son:

• los intereses de tu préstamo para la compra de un coche
• gastos de estacionamiento y peajes para viajes de negocios
• el impuesto sobre bienes muebles pagado al comprar el vehículo.

Hay muchas aplicaciones de seguimiento de kilometraje que puedes usar en lugar de una hoja de registro de kilometraje para registrar tus kilómetros fiscales. Todo lo que tienes que hacer es clasificar los registros como personales o de negocios cuando conduzcas, y la aplicación hará un seguimiento de tus deducciones/reembolsos por kilometraje.

Ahora, desglosemos los gastos como neumáticos, gasolina, mantenimiento, depreciación y seguro, y multipliquemos ese total por la proporción de tiempo de conducción para el método alternativo.

Uso del método alternativo

Utilizaremos los promedios nacionales como alternativa a reclamar una deducción por kilometraje estándar...

• Costes de neumáticos: ~637 $ (coste medio de sustitución de 4 neumáticos)
• Costes de combustible: 600 galones x 3,36 $ (coste medio de la gasolina) = 1938 $.
• Depreciación: coche de 25 000 $ depreciado en 3 años = 2334 $.
• Costos del seguro: 1674 $ al año por cobertura completa.
• Mantenimiento: 792 dólares al año.
• VARIOS: 160 $ para la AAA u otros gastos varios.

Ahora bien, si sumamos todos estos gastos, el total ascendería a 7525 dólares. Supongamos que utilizó su vehículo para fines comerciales el 50 % del tiempo. Por lo tanto, su deducción total sería de 3767 dólares. Verás, llevar un registro de los gastos en lugar del total de kilómetros recorridos por motivos de trabajo en una hoja de cálculo puede ser útil para tu declaración de impuestos.

Nota: Si no quieres perder tiempo haciendo un seguimiento del kilometraje y, en su lugar, prefieres utilizar el seguimiento de otros gastos para declarar el uso comercial de tu vehículo a efectos fiscales, Bonsai Tax puede ayudarte. Solicite su prueba gratuita de 7 días aquí. Una vez más, los usuarios ahorran una media de 5600 dólares.

Prueba nuestra plantilla de registro de kilometraje...

Si desea ahorrar tiempo y dinero en sus impuestos este año, es importante que sepa cuánto puede deducir por los kilómetros recorridos por motivos de trabajo. Las millas de negocios son la distancia recorrida por el propietario de un negocio en el curso de su trabajo. Incluyen los desplazamientos relacionados con tareas profesionales que puedas realizar durante el día (como hacer recados o recoger suministros).

El IRS tiene directrices específicas sobre lo que se considera millas «comerciales», así que asegúrate de comprobarlo bien antes de empezar. Esperamos que nuestra plantilla de registro de kilometraje le ayude a llevar un control exhaustivo de su kilometraje. No olvides imprimir la hoja de cálculo y guardarla en tu vehículo. Lleve un registro de los kilómetros recorridos en cada viaje para mantener un registro preciso.

Si tiene alguna pregunta sobre el kilometraje que cumple los requisitos o sobre la presentación de su declaración de impuestos...

El equipo de Bonsai siempre recomienda consultar con un profesional fiscal para recibir asesoramiento preciso sobre el impuesto por kilometraje. Las leyes fiscales del IRS cambian constantemente y es su responsabilidad presentar correctamente sus impuestos. Si tiene alguna pregunta sobre sus circunstancias específicas o sobre qué viajes se consideran deducibles, consulte con un contador público certificado (CPA).