Seu guia completo para o desenvolvimento de negócios de agências

Se você administra uma agência ou está pensando em abrir uma, a primeira coisa de que precisa é um plano de negócios. Isso implica definir uma estratégia sobre como desenvolver, monetizar e comercializar seus serviços. Ajuda você a conquistar seus primeiros clientes e permite que você desenvolva uma empresa de verdade, em vez de permanecer como um simples freelancer. Mas, e depois?

O futuro da sua empresa está no desenvolvimento inteligente dos negócios da agência. Embora você possa pensar nisso como uma palavra da moda para “crescimento”, a verdade é que desenvolver seu negócio é um processo gradual, mas fundamental para manter sua empresa funcionando.

Vamos explorar como elaborar um plano de desenvolvimento de negócios para agências e quais ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos serão mais úteis ao longo do processo.

O que é desenvolvimento de negócios de agência e por que é importante?

A rigor, desenvolvimento de negócios de agência é um termo relativamente amplo. Envolve pesquisar e desenvolver planos para encontrar novos clientes, criar novas estratégias de negócios e gerenciar contas comerciais para garantir o crescimento do negócio. Inicialmente, você pode querer simplificar para “desenvolvimento de negócios da agência = mais clientes”.

Isso é marketing. Você pode ser bom ou não tão bom nisso e, provavelmente, contratar uma empresa para cuidar disso para você. Além disso, o marketing permite apenas que você use o que você tem ou produz atualmente para gerar novas receitas. É apenas uma parte do quebra-cabeça.

O processo real de desenvolvimento de negócios da agência pode variar muito, dependendo dos seus objetivos e da própria empresa. O desenvolvimento de negócios de uma agência de marketing provavelmente terá requisitos diferentes dos de uma agência criativa, e assim por diante. O segredo é compreender os princípios básicos de funcionamento da sua empresa e como orientar os desafios atuais para metas que você possa acompanhar e gerenciar.

Mas por que tudo isso é importante?

De acordo com a Promethean Research, o número de agências digitais nos EUA ( ) cresceu 54% entre 2018 e 2023. Isso significa que qualquer agência tem aproximadamente 50% mais empresas concorrentes do que tinha há apenas cinco anos. Além disso, o número se refere apenas a agências, e não a consultores autônomos que possam estar prestando serviços semelhantes em menor escala.

Além disso, tenha em mente que a taxa de sobrevivência das novas agências após um ano é de apenas 80%. Isso significa que você tem 20% de chance de ser forçado a fechar a empresa após apenas um ano. As estatísticas de cinco anos são ainda mais sombrias, com uma taxa de insucesso de 50%.

Jogue uma moeda e tome uma decisão. Você ganhou?

Essa é a chance que você tem de sobreviver aos primeiros cinco anos como empresa se estiver deixando-a funcionar sem rumo.

O desenvolvimento de negócios da agência permite que você aumente suas chances de sucesso. Reduz o elemento de incerteza. O processo envolve o desenvolvimento de uma estratégia para encontrar novos mercados ou clientes e criar fontes de receita consistentes. Em seguida, cria caminhos para implementar com sucesso essas medidas em sua agência.

Princípios fundamentais do desenvolvimento de negócios da agência

O desenvolvimento eficiente dos negócios de uma agência depende de várias áreas interligadas:

• Gestão e liderança
• Proposta comercial
• Clientes e networking
• Venda adicional
• Funcionários e treinamento

Você precisa considerar cuidadosamente cada um desses aspectos do funcionamento da sua empresa e incorporá-los à sua estratégia de negócios para administrar uma empresa de sucesso.

O papel da gestão no desenvolvimento empresarial

Dependendo do tamanho da sua empresa, a tarefa de gerenciar e expandir seus negócios recairá sobre você ou sobre um gerente dedicado. Independentemente disso, há alguns pontos importantes a serem considerados.

A administração deve desenvolver um plano de crescimento viável para ter sucesso. Isso geralmente começa com os desafios mais urgentes que sua empresa enfrenta atualmente. No entanto, você também precisa levar em consideração quaisquer dificuldades que possa encontrar ao longo do caminho.

A maioria das empresas considera o desenvolvimento de negócios da agência um processo relativamente passivo, apesar da competitividade inerente ao seu campo ou setor. Embora isso não esteja muito longe da verdade, cria uma falácia de que o esforço da administração não importa.

Na verdade, a gestão — ou, mais precisamente, a falta dela — é uma das principais razões pelas quais as pequenas agências fracassam. Sem um foco claro no panorama geral, a empresa pode ficar à deriva entre um projeto e outro. Você nunca vai realmente aprofundar-se em como cada cliente ajuda um projeto a crescer ou direciona a empresa de forma a utilizar tecnologias emergentes.

O primeiro passo para melhorar o envolvimento do seu gerente na empresa é fornecer a ele as ferramentas certas para o trabalho. Os softwares de gestão de relacionamento com o cliente e de gestão de projetos contribuirão significativamente para garantir que a administração tenha uma visão clara da situação atual da empresa. Isso permitirá que você trace uma trajetória para o sucesso e o crescimento, criando um ambiente orgânico para o desenvolvimento do negócio.

Desenvolver (e manter) uma proposta de negócios para sua empresa

Uma das primeiras coisas que você precisava fazer ao abrir uma empresa (e obter investimento, se necessário) era criar um plano de negócios. Isso provavelmente incluía uma visão geral clara da extensão e viabilidade dos serviços e produtos que você fornecia, juntamente com os principais números de receitas e despesas para garantir que a empresa tivesse lucro.

No entanto, se você não tiver uma proposta de negócio bem desenvolvida, sua empresa pode estar fadada ao fracasso.

Qual é a diferença entre um plano de negócios e uma proposta de negócios, você pergunta?

Um plano de negócios é interno. Ele descreve os serviços gerais que sua empresa oferece e como esses serviços geram receita.

Uma proposta comercial é externa. Ele fornece aos seus funcionários e clientes uma visão geral detalhada de como exatamente você pretende prestar seus serviços e toda a tecnologia e experiência que você usa para isso.

Em termos simples, uma proposta comercial é o que o diferencia de outras empresas que prestam serviços semelhantes. E na era de extrema concorrência que mencionamos anteriormente, você precisa manter sua proposta no centro do seu negócio.

A proposta provavelmente moldará seu plano de negócios e delineará claramente o mercado que você pretende atingir. É necessário que esteja em sintonia com as expectativas dos clientes, mas também que apresente um toque único em relação à fórmula geral utilizada em todo o setor.

Isso ajudará você a superar um dos problemas mais comuns no trabalho das agências digitais modernas: a globalização. Com o advento do trabalho remoto e a proliferação extrema de anúncios online e segmentação, seus clientes potenciais estão sendo cortejados por agências em todo o mundo. Para garantir que você permaneça na vanguarda das mentes, é preciso se destacar com algo novo e inovador.

Além disso, a proposta exclusiva permitirá que você retenha talentos. De acordo com uma pesquisa do LinkedIn, os funcionários acreditam que a natureza do trabalho e as oportunidades de crescimento são as melhores razões para permanecer na empresa atual. Assim sendo, sua proposta deve estimular o crescimento dos funcionários e proporcionar-lhes habilidades essenciais para se desenvolverem no trabalho. Se a sua proposta se inclina mais para o lado de “pau para toda obra”, isso indica que os funcionários receberão um conjunto de habilidades amplo, mas superficial, que não lhes permitirá se especializar e progredir em suas carreiras.

Por esse motivo, sua proposta de valor precisa ser o mais específica possível. Mergulhe no que torna sua empresa única em relação a todas as outras que oferecem serviços semelhantes e faça sua marca se destacar. Isso afetará diretamente seus esforços de marketing e criará uma cultura de equipe única que facilitará o estabelecimento de um bom relacionamento com os funcionários.

Construindo novos relacionamentos com clientes por meio de conteúdo

Uma das principais razões pelas quais você precisa de um plano de desenvolvimento de negócios para a sua agência é para conseguir mais clientes. No entanto, “conquistar mais clientes” é apenas o objetivo final, e você precisará dividi-lo em partes que estejam realmente sob seu controle.

E esse é o conteúdo que você produz.

É claro que as agências criativas e produtoras de conteúdo considerarão isso mais relevante do que alguns outros aspectos do desenvolvimento de negócios. Mas é uma parte crucial do crescimento da empresa para qualquer agência, digital ou não.

Há duas vantagens principais em criar conteúdo.

Primeiro, ter mais conteúdo fortalece sua marca e cria um canal para obter mais leads e clientes de forma passiva. Isso pode ser qualquer coisa, desde publicações nas redes sociais, pesquisas, vídeos do YouTube. Na maioria dos casos, eles não produzirão uma interação significativa com o seu público. Mas se você criar conteúdo útil suficiente, os algoritmos que controlam as plataformas de mídia social e os mecanismos de busca aumentarão sua autoridade. Por exemplo, o Google rastreia sua página da Web em busca de links e palavras-chave, ao mesmo tempo em que determina quantos outros sites têm links para o seu conteúdo.

Portanto, quanto mais conteúdo você tiver, mais palavras-chave poderá atingir. E se o seu conteúdo for interessante, outros blogs irão referir-se a ele para aumentar tanto a sua autoridade quanto a deles.

Por exemplo, digamos que você seja uma agência de publicidade focada em empresas menores que estão tentando entrar no mercado. Muitas empresas locais precisaram criar uma presença online durante a pandemia devido à adoção generalizada de pedidos online. Essas empresas locais estão agora em uma situação semelhante à sua. Elas não estão competindo apenas com outras empresas locais, mas também com as Amazons do seu setor e com empresas que atuam principalmente no mundo digital e têm anos de experiência na web.

Para essas pequenas empresas, a internet é uma incógnita. Uma variável extremamente inconsistente na qual agora precisam confiar para sobreviver. E você tem que ajudá-los. Como resultado, você precisará começar pelo básico. Se você os abordar com conceitos avançados, eles ficarão perdidos e provavelmente se afastarão de você, e você perderá um cliente em potencial. Mesmo que o conteúdo que você cria possa parecer trivial para você, ele pode ser uma mina de ouro para eles, contendo tudo o que precisam saber para começar — e que você é a agência certa para ajudá-los nessa jornada.

Você pode incorporar isso à sua estratégia sobre como obter novos leads. Se ainda não o fez, utilize um software de gestão de clientes para criar um pipeline de integração, a fim de garantir que cultiva os leads que obtém através do seu conteúdo antes que eles vão para outro lado. Use as redes sociais, listas de e-mails direcionadas e programas de divulgação para garantir que você alcance o público certo para seus serviços. Então, você pode usar sua proposta de valor única para garantir que sua apresentação lhe traga um novo cliente de longo prazo.

Cuidando dos clientes existentes

Às vezes, o crescimento não se resume apenas a conquistar novos clientes. Seus clientes atuais podem representar uma grande parte da sua receita, e os rendimentos que você recebe deles provavelmente ainda não atingiram o máximo.

Se você tem uma agência de publicidade, por exemplo, analise o desempenho de SEO da página do cliente. Se o tráfego orgânico deles estiver ficando para trás, então seus esforços para promover a empresa nas redes sociais podem estar caindo em ouvidos surdos. Embora algumas das recomendações anteriores incluíssem a necessidade de se especializar para se diferenciar da concorrência, você pode criar uma proposta de valor única, garantindo que os clientes obtenham um serviço mais holístico.

Isso fortalece seu relacionamento com o cliente, pelo menos superficialmente. Aprofunde um pouco mais e você poderá tornar o cliente mais dependente dos seus serviços e mais disposto a adquirir pacotes adicionais criados por você que o levarão a um “novo patamar”. Embora possa parecer desonesto, o upselling é uma tática comercial perfeitamente viável e que você deve tentar usar sempre que possível. Isso fará maravilhas para melhorar o valor da vida útil do cliente (CLV), que é um dos KPIs críticos que sua administração deve acompanhar para garantir o crescimento da empresa.

Não é preciso dizer que você precisa das ferramentas certas para o trabalho. Se você deseja cultivar relacionamentos com clientes existentes, precisa conhecer todos os dados e detalhes importantes sobre eles. Você também precisa ter uma ferramenta de CRM detalhada para compilar essas informações e permitir que você crie metas gerenciáveis para as interações com os clientes. Isso permitirá que seus departamentos de vendas e produtos cooperem para garantir que o cliente receba um serviço personalizado e direcionado, o que melhorará seu retorno sobre o investimento e proporcionará os melhores resultados. É uma situação em que todos ganham.

Treinamento e retenção de funcionários

A importância da retenção e da qualificação dos funcionários já foi abordada anteriormente, mas é uma das áreas críticas que muitas agências deixam de levar em conta em seus planos de desenvolvimento de negócios. Devido à maioria das agências adotar o modelo de negócios digital, ficou mais fácil do que nunca encontrar novos talentos. Afinal, uma vez que você não precisa mais contratar em uma área específica, não importa se o seu novo funcionário mora em Kentucky ou no Quênia.

É claro que existem prós e contras tanto no trabalho remoto quanto no trabalho com freelancers estrangeiros, mas esse é um assunto importante por si só. O que você deve se preocupar é com o que fazer com os funcionários depois de contratá-los.

Comece por treinar seus funcionários e dar-lhes amplas oportunidades para desenvolver novas habilidades e adquirir experiência altamente específica e relevante no setor. Determine uma carga de trabalho adequada para os funcionários e garanta que eles tenham tempo suficiente entre produzir para sua empresa e aprimorar suas habilidades. Se você inclinar a balança mais a favor da criação, corre o risco de sobrecarregar seus funcionários. Isso pode levar ao que é comumente chamado de modelo de negócios “churn-and-burn” (agitar e queimar), que pode ter consequências negativas para sua empresa.

Em primeiro lugar, embora a aquisição de talentos tenha se tornado mais simplificada do que nunca, seu custo aumentou rapidamente nos últimos anos. De acordo com as estatísticas da Promethean Research que citamos anteriormente, as mudanças nas expectativas salariais fizeram com que as despesas comerciais passassem de 20%-25% para 25%-30% da renda bruta. Como resultado, os funcionários vão custar mais caro para você.

Mas isso não depende apenas dos custos salariais. A utilização dos funcionários é um conceito fundamental que você precisa dominar se quiser garantir que sua agência obtenha o máximo de lucro. Em termos simples, é o valor que você cobra do cliente pelo tempo do seu funcionário ou, sob uma perspectiva diferente, o tempo efetivo que você obtém dos seus funcionários. Infelizmente, os conceitos de utilização e retenção de funcionários tendem a entrar em conflito. Quanto mais você tenta aumentar a utilização dos seus funcionários, mais provável é que você os sobrecarregue.

É necessário encontrar um equilíbrio cuidadoso entre esses dois conceitos, e é aí que os softwares de controle de tempo e agendamento podem ajudar. Ajuda os membros da sua equipe a acompanhar quanto tempo trabalharam em um projeto e como converter isso em horas faturáveis para o cliente (se você usar essa estratégia de pagamento). Além disso, permite inserir esses números no seu software de gerenciamento de projetos para garantir que você permaneça no caminho certo.

Dicas sobre como melhorar o desenvolvimento dos negócios da agência

É claro que existem dezenas de maneiras diferentes de abordar os planos de desenvolvimento de negócios da sua agência, geralmente dependendo do tipo de agência que você administra ou gerencia. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a desenvolver uma estratégia vencedora.

1. Pense como o seu público

Isso pode parecer óbvio quando se pensa sobre o assunto, mas muitas agências criam uma desconexão entre o produto da empresa e seu público ao tentar resolver um problema que não existe. Você precisa considerar os principais pontos fracos do seu público-alvo. Vai além do que sua agência faz pelos seus clientes e se concentra em como ela os ajuda a superar seus desafios ou simplesmente satisfaz suas necessidades.

2. Defina seus KPIs

Embora o desenvolvimento dos negócios da agência seja principalmente orgânico, você precisa ter uma maneira de descobrir se está crescendo a uma taxa suficiente. É aí que entra a definição dos KPIs. Existem muitos tipos diferentes de KPIs de agência que você pode usar, e os mais relevantes variam dependendo do tipo de negócio que você administra. No entanto, eles são essenciais para garantir que sua empresa permaneça no caminho certo. Além disso, você pode criar um excelente sistema de acompanhamento e relatórios com um software de gerenciamento de projetos e contabilidade.

3. Busque uma renda recorrente

Como parte do seu plano de negócios, você provavelmente criou uma estratégia de preços para usar com seus clientes. Independentemente da estratégia de preços que você usar, sua empresa precisa de uma receita estável e recorrente para garantir que suas metas sejam atingidas. Mesmo que você utilize planos por hora ou taxas fixas por projeto, é necessário encontrar uma maneira de transformar o relacionamento com o cliente em um modelo de negócios recorrente que possa ser melhor planejado.

Você também pode aumentar seus preços se se tornar mais valioso para seus clientes. Mas isso só funciona se você conseguir cumprir consistentemente seus prazos e expectativas, portanto, não exagere nas promessas.

Como as ferramentas de software podem ajudá-lo a crescer

Um dos aspectos mais importantes para o crescimento do seu negócio provavelmente será a centralização. Se você distribuir os esforços da sua equipe por diferentes plataformas e canais de comunicação, estará abrindo caminho para erros e desalinhamentos que podem prejudicar o andamento do projeto e criar discórdia dentro da equipe.

É por isso que você deve investir em soluções de software versáteis, como o Bonsai. Ao combinar ferramentas de gerenciamento de projetos e de relacionamento com o cliente, o Bonsai permite que você tenha uma visão geral das demandas dos seus clientes e de como seus pipelines de projetos podem ser ajustados para atendê-las.

Além disso, o Bonsai oferece plataformas personalizáveis para clientes que simplificam a comunicação entre sua equipe de vendas e de projetos e fornecem aos clientes informações precisas sobre os principais marcos do projeto.

Por fim, o Bonsai oferece uma solução completa de contabilidade e contas de e-business para integrar as contas da sua empresa. Você pode usar uma conta Bonsai para gerenciar automaticamente o reinvestimento em seus negócios e acompanhar as margens de lucro. Também ajudará você a enviar e acompanhar faturas para garantir que sua agência receba o pagamento em dia.

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