Tu guía completa para el desarrollo empresarial de agencias

Si tienes una agencia, o incluso estás pensando en abrir una, lo primero que necesitas es un plan de negocio. Esto implica establecer una estrategia sobre cómo desarrollar, monetizar y comercializar sus servicios. Te ayuda a conseguir tus primeros clientes y te permite desarrollar una empresa real en lugar de seguir siendo un simple autónomo. Pero, ¿y entonces qué?

El futuro de su empresa reside en el desarrollo inteligente de su agencia. Aunque pueda parecer una palabra de moda para referirse al «crecimiento», la verdad es que desarrollar su negocio es un proceso gradual pero fundamental para mantener a flote su empresa.

Veamos cómo elaborar un plan de desarrollo empresarial para una agencia y qué herramientas y software de gestión de proyectos te serán más útiles a lo largo del proceso.

¿Qué es el desarrollo comercial de agencias y por qué es importante?

En sentido estricto, el desarrollo comercial de las agencias es un término relativamente amplio. Implica investigar y desarrollar planes para encontrar nuevos clientes, crear nuevas estrategias comerciales y gestionar cuentas comerciales para garantizar el crecimiento del negocio. Al principio, quizá quieras simplificarlo y reducirlo a «desarrollo empresarial de la agencia = más clientes».

Eso es marketing. Puedes ser bueno o no tan bueno en ello, y probablemente contratar a una empresa para que se encargue de ello por ti. Además, el marketing solo te permite utilizar lo que tienes o produces actualmente para generar nuevos ingresos. Es solo una parte del rompecabezas.

El proceso real de desarrollo del negocio de la agencia puede variar mucho en función de sus objetivos y de la propia empresa. El desarrollo empresarial de una agencia de marketing probablemente tendrá requisitos diferentes a los de una agencia creativa, y así sucesivamente. La clave está en comprender los principios básicos del funcionamiento de su negocio y cómo orientar sus retos actuales hacia objetivos que pueda supervisar y gestionar.

Pero, ¿por qué es importante todo esto?

Según Promethean Research, el número de agencias digitales en EE. UU. creció un 54 % entre 2018 y 2023. Esto significa que cualquier agencia tiene aproximadamente un 50 % más de empresas competidoras que hace solo cinco años. Además, la cifra solo incluye a las agencias, no a los consultores independientes que podrían estar prestando servicios similares a menor escala.

Además, hay que tener en cuenta que la tasa de supervivencia de las nuevas agencias al cabo de un año es solo del 80 %. Eso significa que tienes un 20 % de probabilidades de verte obligado a cerrar la empresa tras solo un año. Las estadísticas de los últimos cinco años son aún más sombrías, con una tasa de fracaso del 50 %.

Lanza una moneda al aire y toma una decisión. ¿Ganaste?

Esa es la probabilidad que tienes de sobrevivir más allá de los primeros cinco años como empresa si la dejas funcionar sin rumbo fijo.

El desarrollo comercial de la agencia te permite inclinar la balanza a tu favor. Reduce el elemento de incertidumbre. El proceso implica desarrollar una estrategia para encontrar nuevos mercados o clientes y crear fuentes de ingresos constantes. A continuación, crea vías para implementar con éxito estas medidas en su agencia.

Principios clave del desarrollo empresarial de las agencias

El desarrollo eficiente del negocio de una agencia depende de varias áreas interconectadas:

• Gestión y liderazgo
• Propuesta comercial
• Clientes y redes de contactos
• Venta adicional
• Empleados y formación

Debes considerar cuidadosamente cada uno de estos aspectos del funcionamiento de tu negocio e incorporarlos a tu estrategia empresarial para que tu negocio tenga éxito.

El papel de la gestión en el desarrollo empresarial

Dependiendo de si se trata de una empresa pequeña o grande, la tarea de gestionar y hacer crecer su negocio recaerá en usted o en un gerente dedicado. En cualquier caso, hay algunos puntos clave que hay que tener en cuenta.

La dirección debe desarrollar un plan de crecimiento viable para alcanzar el éxito. Esto suele comenzar con los retos más acuciantes a los que se enfrenta su empresa en la actualidad. Sin embargo, también debes tener en cuenta cualquier dificultad que puedas encontrar por el camino.

La mayoría de las empresas consideran que el desarrollo comercial de las agencias es un proceso relativamente pasivo, a pesar de la competitividad inherente a su campo o sector. Aunque esto no está muy lejos de la realidad, crea la falacia de que el esfuerzo de la dirección no importa.

En realidad, la gestión —en particular, la falta de ella— es una de las razones clave por las que fracasan las pequeñas agencias. Sin un enfoque claro en el panorama general, la empresa puede ir a la deriva entre un proyecto y otro. Nunca llegarás a comprender realmente cómo cada cliente contribuye al crecimiento de un proyecto o dirige la empresa de manera que se aprovechen las tecnologías emergentes.

El primer paso para mejorar la implicación de tus gerentes en la empresa es proporcionarles las herramientas adecuadas para el trabajo. El software de gestión de relaciones con los clientes y el software de gestión de proyectos contribuirán en gran medida a garantizar que la dirección tenga una visión clara de la situación actual de la empresa. Le permitirá trazar una trayectoria hacia el éxito y el crecimiento, creando un entorno orgánico para seguir desarrollando el negocio.

Desarrollar (y mantener) una propuesta comercial para su empresa.

Una de las primeras cosas que había que hacer al crear una empresa (y obtener inversión si era necesario) era elaborar un plan de negocio. Probablemente, esto incluía una descripción clara del alcance y la viabilidad de los servicios y productos que ofrecías, junto con las cifras clave de ingresos y gastos para garantizar que la empresa obtuviera beneficios.

Sin embargo, si no tienes una propuesta comercial bien desarrollada, tu empresa podría estar abocada al fracaso.

¿En qué se diferencia un plan de negocio de una propuesta de negocio, se preguntará?

Un plan de negocios es interno. Describe los servicios generales que ofrece su empresa y cómo esos servicios generan ingresos.

Una propuesta comercial es externa. Proporciona a sus empleados y clientes una descripción detallada de cómo pretende prestar sus servicios y toda la tecnología y experiencia que utiliza para hacerlo.

En pocas palabras, una propuesta comercial es lo que te diferencia de otras empresas que ofrecen servicios similares. Y en la era de competencia extrema que mencionamos anteriormente, es necesario mantener su propuesta como eje central de su negocio.

La propuesta probablemente dará forma a su plan de negocio y definirá claramente el mercado al que se dirige. Debe estar en consonancia con las expectativas de los clientes, pero también aportar un toque único a la fórmula general que se utiliza en todo el sector.

Esto te ayudará a adelantarte a uno de los problemas más comunes en el trabajo de las agencias digitales modernas: la globalización. Con la llegada del teletrabajo y la proliferación extrema de anuncios y publicidad dirigida en línea, tus clientes potenciales están siendo cortejados por agencias de todo el mundo. Para asegurarte de que sigues estando en primera línea, tienes que destacar con algo nuevo y fresco.

Además, esta propuesta única le permitirá retener el talento. Según una encuesta de LinkedIn, los empleados creen que la naturaleza del trabajo y las oportunidades de crecimiento son las mejores razones para permanecer en su empresa actual. Por lo tanto, su propuesta debe impulsar el crecimiento de los empleados y proporcionarles las habilidades clave para desarrollarse en el trabajo. Si tu propuesta se inclina más hacia el lado de «aprendiz de todo», esto indica que los empleados recibirán un conjunto de habilidades amplio pero superficial que no les permitirá especializarse y progresar en sus carreras.

Por ese motivo, su propuesta de valor debe ser lo más específica posible. Sumérgete en lo que hace que tu empresa sea única frente a todas las demás que ofrecen servicios similares y haz que tu marca destaque. Afectará directamente a tus esfuerzos de marketing y creará una cultura de equipo única que facilitará el establecimiento de una buena relación con los empleados.

Creación de nuevas relaciones con los clientes a través del contenido

Una de las principales razones por las que necesitas un plan de desarrollo empresarial para tu agencia es para conseguir más clientes. Sin embargo, «conseguir más clientes» es solo el objetivo final y tendrás que desglosarlo en partes que estén realmente bajo tu control.

Y ese es el contenido que produces.

Por supuesto, las agencias creativas y de producción de contenidos considerarán esto más relevante que otros aspectos del desarrollo empresarial. Pero es una parte crucial del crecimiento de cualquier agencia, sea digital o no.

La creación de contenido ofrece dos ventajas principales.

En primer lugar, disponer de más contenido refuerza tu marca y crea una vía para obtener de forma pasiva más clientes potenciales y clientes. Esto podría ser cualquier cosa, desde publicaciones en redes sociales, encuestas o vídeos de YouTube. En la mayoría de los casos, no generarán una interacción significativa con tu público. Pero si creas suficiente contenido útil, los algoritmos que gestionan las plataformas de redes sociales y los motores de búsqueda aumentarán tu autoridad. Por ejemplo, Google rastrea tu página web en busca de enlaces y palabras clave, al tiempo que determina cuántos otros sitios web enlazan con tu contenido.

Por lo tanto, cuanto más contenido tengas, más palabras clave podrás utilizar. Y si tu contenido es valioso, otros blogs lo citarán para aumentar tanto tu puntuación de autoridad como la suya.

Por ejemplo, supongamos que eres una agencia de publicidad que se centra en pequeñas empresas que intentan abrirse camino en el mercado. Muchas empresas locales tuvieron que crear una presencia en línea durante la pandemia debido a la adopción generalizada de los pedidos en línea. Esas empresas locales se encuentran ahora en una situación similar a la suya. No solo compiten con otras empresas locales, sino también con los gigantes de su sector, como Amazon, y con empresas que se han lanzado al mundo digital y cuentan con años de experiencia en Internet.

Para esas pequeñas empresas, Internet es un mundo desconocido. Una variable tremendamente inconsistente de la que ahora tienen que depender para sobrevivir. Y tienes que ayudarlos. Como resultado, tendrás que empezar desde lo básico. Si les abrumas con conceptos avanzados, se sentirán perdidos y probablemente se alejarán de ti, y habrás perdido un cliente potencial. Aunque el contenido que creas te parezca trivial, para ellos puede ser una mina de oro que les proporcione toda la información que necesitan para empezar, y les demuestre que tu agencia es la adecuada para ayudarles en ese viaje.

Puedes incorporar esto en tu estrategia sobre cómo conseguir nuevos clientes potenciales. Si aún no lo ha hecho, utilice un software de gestión de clientes para crear un proceso de incorporación que le permita cultivar los clientes potenciales que obtiene a través de su contenido antes de que se vayan a otra parte. Utiliza las redes sociales, listas de correo específicas y programas de divulgación para asegurarte de llegar al público adecuado para tus servicios. A continuación, puede utilizar su propuesta de valor única para asegurarse de que su presentación le consiga un nuevo cliente a largo plazo.

Cuidar a los clientes actuales

A veces, el crecimiento no consiste solo en captar nuevos clientes. Tus clientes actuales pueden representar una gran parte de tus ingresos, y es probable que los ingresos que recibes de ellos aún no hayan alcanzado su máximo.

Si tienes una agencia de publicidad, por ejemplo, echa un vistazo al rendimiento SEO de la página web del cliente. Si su tráfico orgánico está decayendo, es posible que sus esfuerzos por promocionar la empresa a través de las redes sociales estén cayendo en saco roto. Si bien algunos de los consejos anteriores incluían la necesidad de especializarse para diferenciarse de la competencia, usted puede crear una propuesta de valor única asegurándose de que los clientes obtengan un servicio más integral.

Esto refuerza tu relación con el cliente, al menos en apariencia. Profundiza un poco más y podrás hacer que el cliente confíe más en tus servicios y esté más dispuesto a adquirir paquetes adicionales diseñados por ti que «le llevarán al siguiente nivel». Aunque pueda parecer poco ético, el upselling es una táctica comercial perfectamente viable que deberías intentar utilizar siempre que sea posible. Funcionará de maravilla para mejorar el valor del ciclo de vida del cliente (CLV), que es uno de los KPI críticos que tu dirección debe supervisar para garantizar el crecimiento de la empresa.

No hace falta decir que necesitas las herramientas adecuadas para el trabajo. Si desea cultivar las relaciones con los clientes actuales, necesita conocer todos los datos y detalles importantes sobre ellos. También necesitas una herramienta CRM orientada a los detalles para recopilar esta información y poder crear objetivos manejables para las interacciones con los clientes. Permitirá que sus departamentos de ventas y productos cooperen para garantizar que el cliente reciba un servicio personalizado y específico que mejorará su retorno de la inversión y les proporcionará los mejores resultados. Es beneficioso para todos.

Formación y retención de empleados

La importancia de retener y mejorar las habilidades de los empleados ya se ha mencionado anteriormente, pero es uno de los aspectos críticos que muchas agencias no tienen en cuenta en sus planes de desarrollo empresarial. Debido a que la mayoría de las agencias han adoptado el modelo de negocio digital, ahora es más fácil que nunca encontrar nuevos talentos. Después de todo, una vez que ya no es necesario contratar a alguien de una zona concreta, realmente no importa si el nuevo empleado vive en Kentucky o en Kenia.

Por supuesto, hay pros y contras tanto del trabajo remoto como del trabajo con autónomos extranjeros, pero ese es un tema importante en sí mismo. Lo que debería preocuparle es qué hacer con los empleados una vez que los contrate.

Comience por formar a sus empleados y darles amplias oportunidades para desarrollar nuevas habilidades y adquirir experiencia altamente específica y relevante en el sector. Determina una carga de trabajo adecuada para los empleados y asegúrate de que dispongan de tiempo suficiente entre producir para tu empresa y mejorar sus habilidades. Si inclinas la balanza más hacia la creación, corres el riesgo de sobrecargar de trabajo a tus empleados. Esto puede conducir a lo que comúnmente se conoce como el modelo de negocio «churn-and-burn» (agotar y quemar), que puede tener consecuencias negativas para su empresa.

En primer lugar, aunque la adquisición de talento se ha simplificado más que nunca, su coste ha aumentado rápidamente en los últimos años. Según las estadísticas de Promethean Research que citamos anteriormente, los cambios en las expectativas salariales han provocado que los gastos empresariales pasen de representar entre el 20%-25% y el 25%-30% de los ingresos brutos. Como resultado, los empleados te van a costar más.

Pero esto no solo depende de los costes salariales. La utilización de los empleados es un concepto clave que deberá dominar si desea garantizar que su agencia obtenga el máximo beneficio. En pocas palabras, es lo que le facturas al cliente por el tiempo de tus empleados o, desde otra perspectiva, el tiempo efectivo que obtienes de tus empleados. Desafortunadamente, los conceptos de utilización y retención de empleados tienden a chocar entre sí. Cuanto más intentes aumentar la utilización de tus empleados, más probable será que los sobrecargues de trabajo.

Es necesario encontrar un equilibrio cuidadoso entre estos dos conceptos, y ahí es donde el software de seguimiento del tiempo y de programación puede ayudar. Ayuda a los miembros de tu equipo a realizar un seguimiento del tiempo que han dedicado a un proyecto y a convertirlo en horas facturables al cliente (si utilizas esa estrategia de pago). Además, te permite introducir esas cifras en tu software de gestión de proyectos para asegurarte de que todo va según lo previsto.

Consejos para mejorar el desarrollo comercial de las agencias

Por supuesto, hay docenas de formas diferentes de abordar los planes de desarrollo empresarial de tu agencia, que suelen depender del tipo de agencia que dirijas o gestiones. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a desarrollar la estrategia ganadora.

1. Piensa como tu público.

Esto puede parecer obvio cuando se piensa en ello, pero muchas agencias crean una desconexión entre el producto de su empresa y su público al intentar resolver un problema que no existe. Debes tener en cuenta los principales puntos débiles de tu público principal. Va más allá de lo que tu agencia hace por tus clientes y se centra en cómo les ayuda a superar sus retos o, simplemente, a satisfacer sus necesidades.

2. Defina sus KPI

Aunque el desarrollo empresarial de las agencias es principalmente orgánico, es necesario disponer de una forma de determinar si se está creciendo a un ritmo suficiente. Ahí es donde entra en juego la definición de los KPI. Hay muchos tipos diferentes de KPI de agencia que puedes utilizar, y los más relevantes variarán en función del tipo de negocio que dirijas. Sin embargo, son fundamentales para garantizar que su empresa siga por buen camino. Además, puede crear un excelente sistema de seguimiento y generación de informes con software de gestión de proyectos y contabilidad.

3. Busca ingresos recurrentes

Como parte de su plan de negocios, es muy probable que haya creado una estrategia de precios para aplicar a sus clientes. Independientemente de la estrategia de precios que utilices, tu negocio necesita ingresos estables y recurrentes para garantizar que alcanza sus objetivos. Incluso si utilizas planes por horas o tarifas fijas por proyecto, debes encontrar la manera de convertir la relación con el cliente en un modelo de negocio recurrente que te permita planificar mejor.

También puedes aumentar tus precios si te vuelves más valioso para tus clientes. Pero esto solo funciona si puedes cumplir sistemáticamente con los plazos de entrega y las expectativas, así que no te excedas con las promesas.

Cómo las herramientas de software pueden ayudarte a crecer

Uno de los aspectos más importantes para hacer crecer tu negocio probablemente sea la centralización. Si distribuyes los esfuerzos de tu equipo entre diferentes plataformas y canales de comunicación, estás dando pie a errores y desajustes que pueden perjudicar el progreso de tu proyecto y crear discordia dentro del equipo.

Por eso deberías invertir en soluciones de software versátiles como Bonsai. Al combinar herramientas de gestión de proyectos y de gestión de relaciones con los clientes, Bonsai te permite tener una visión general de las demandas de tus clientes y de cómo se pueden ajustar tus proyectos en curso para satisfacerlas.

Además, Bonsai cuenta con plataformas personalizables para clientes que agilizan la comunicación entre su equipo de ventas y el equipo de proyectos, y proporcionan a los clientes información precisa sobre los hitos clave del proyecto.

Por último, Bonsai ofrece una solución completa de contabilidad y cuentas de comercio electrónico para integrar las cuentas de tu empresa. Puedes utilizar una cuenta Bonsai para gestionar automáticamente la reinversión en tus negocios y realizar un seguimiento de los márgenes de beneficio. También te ayudará a enviar y realizar un seguimiento de las facturas para garantizar que tu agencia reciba los pagos a tiempo.

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