Otimizando a capacidade da agência: estratégias, ferramentas e benefícios

Uma agência saudável está sempre ocupada. Por outro lado, uma agência extremamente ocupada pode significar um desastre tanto para os clientes quanto para os funcionários. Na verdade, 51% dos profissionais de marketing temem o esgotamento. Por mais que você queira oferecer tudo aos seus clientes, há um limite para o que pode ser feito em um dia com os recursos disponíveis.

A capacidade da agência é a medida pela qual uma agência pode encontrar o equilíbrio certo e não ir além do seu alcance. Há muitos tipos diferentes de planejamento de capacidade a serem considerados e muitas ferramentas e estratégias que podem ajudar a otimizar todo o processo. Este artigo abordará todos esses aspectos e ajudará você a encontrar a melhor estratégia para sua agência.

O que é capacidade?

Em termos simples, capacidade é o quanto uma agência pode entregar. Em termos menos simples, é o nível máximo de produção que uma agência pode realisticamente fornecer com a mão de obra, as ferramentas e os recursos atualmente à sua disposição. Dito isso, há muitos fatores que influenciam na definição do que uma agência pode lidar.

Tipos de capacidade

A capacidade pode ser dividida em três subcategorias distintas:

1. Capacidade total – É a capacidade de uma agência quando está operando em pleno funcionamento. Ele leva em consideração todos os recursos, funcionários e horas de trabalho, sem feriados, licenças ou outras interrupções repentinas. É o ideal impossível que existe apenas no papel, mas definitivamente aquele pelo qual uma agência deve sempre se esforçar.
2. Capacidade disponível – Trata-se da capacidade no contexto, com todos os detalhes da vida real. Outros projetos surgem, membros da equipe adoecem e a rotatividade deixa lacunas. A capacidade disponível leva em consideração esses fatores. Por depender muito do contexto, esse tipo de capacidade pode mudar a cada momento e deve ser constantemente avaliada e consultada.
3. Capacidade faturável – As horas que os membros da equipe trabalham nem sempre podem ser faturadas. As sessões de brainstorming e as reuniões nem sempre resultam em trabalhos concretos para o projeto, embora certamente conduzam a isso. Embora todas as horas trabalhadas pelos funcionários devam ser registradas, ao faturar os clientes, a capacidade faturável de cada membro deve ser levada em consideração. Pode haver exceções a essa regra que ignoram as horas faturáveis, por exemplo, o faturamento baseado em valor.

O que influencia a capacidade de uma agência?

Muitos fatores afetam direta e indiretamente a capacidade disponível atual de uma agência:

• Recursos humanos – Uma agência depende de seus funcionários. O número de membros da equipe, sua experiência, habilidades, saúde e bem-estar afetarão o número de projetos que podem ser realizados. O talento deve ser cuidado e retido.
• Infraestrutura e tecnologia – O escritório, o equipamento e o nível de tecnologia de uma agência afetam a sua capacidade de entregar projetos de maneira oportuna e eficiente. É fundamental mantê-los atualizados.
• Outros projetos – Idealmente, uma agência deve ter vários projetos em andamento simultaneamente. Todos precisam ser priorizados e gerenciados de forma eficaz para melhorar a capacidade.
• Eficiência – Projetos bem gerenciados e coordenados resultam em prazos de entrega mais rápidos e maior capacidade. As metas e os marcos devem ser claramente definidos antes do início de um projeto para evitar gargalos e atrasos.
• Relações com os clientes – Uma boa relação de trabalho com um cliente pode melhorar significativamente a velocidade de trabalho de uma agência. O alinhamento com a visão do cliente pode garantir menos reversões e atrasos subsequentes.
• Finanças – Os orçamentos dos projetos, as despesas gerais e os salários influenciam o quanto pode ser feito e com que rapidez. A longo prazo, finanças mais sólidas também podem ajudar uma agência a expandir sua capacidade.
• O inesperado – A vida acontece. Desastres, crises financeiras e outros fatores podem influenciar a capacidade de uma agência. Embora não possam ser evitados, podem ser planejados.

Como gerenciar com eficiência a capacidade da sua equipe?

Gerenciar tempo e recursos de forma eficaz é um dos aspectos importantes para o sucesso nos negócios. Os poderosos recursos do Bonsai ajudam você a distribuir o trabalho para sua equipe e garantir que a carga de trabalho seja equilibrada. Além disso, você poderá acompanhar seu orçamento, tarefas e horas trabalhadas, além de obter informações sobre a rentabilidade do seu negócio. Você terá uma visão clara do desempenho da sua equipe e do progresso do projeto.

Veja como o Bonsai pode otimizar seu fluxo de trabalho:

• Planeje a capacidade da sua equipe

O Bonsai permite que você planeje a capacidade da sua equipe de forma eficiente. Isso ajuda a distribuir tarefas e projetos de acordo com a capacidade real da equipe, sem sobrecarregá-la. Ao integrar o controle de tempo com o planejamento de recursos, o Bonsai fornece informações sobre como os recursos são alocados e utilizados.

• Utilização da pista & eficiência

Usaro Bonsai para controle de tempo permite que você tenha uma visão geral do tempo gasto pela sua equipe em diferentes tarefas e projetos. Permite identificar áreas com desempenho inferior e ajustar o tempo gasto para que seja utilizado de forma eficaz.

• Gerar relatórios detalhados

Éfácil produzir relatórios detalhados de capacidade, uma das funcionalidades do Bonsai. Esses relatórios fornecem uma visão detalhada da carga de trabalho da sua equipe, do andamento do projeto e da utilização dos recursos, permitindo que você tome decisões informadas sobre os cronogramas do projeto e a alocação de recursos.

Assista a esta breve demonstração para ver como definir a capacidade de um membro da equipe e visualizar relatórios de utilização:

‍

O que é planejamento de capacidade?

Ao gerenciar a largura de banda de uma agência, maximizar a capacidade pode muitas vezes ser problemático. Uma solução eficaz é utilizar um software de planejamento de capacidade, que pode garantir uma alocação eficiente de tempo e recursos. Essa abordagem ajuda a manter o crescimento sustentável e a evitar compromissos excessivos.

Uma agência precisa saber o que pode lidar e entregar, tanto agora como no futuro. É aqui que entra o planejamento de capacidade. O planejamento de capacidade é o processo formal em que uma agência se reúne e determina não apenas sua capacidade atual para lidar com projetos, mas também antecipa como precisará mudar para atender à demanda.

O planejamento de capacidade é um equilíbrio cuidadoso entre o presente e o futuro previsto. Os projetos precisam de atenção agora, mas os projetos futuros exigirão a reafectação de membros e uma reallocação de recursos? Não há respostas fáceis ou universais. Uma boa compreensão estratégica da agência e das tendências do mercado é essencial para um planejamento adequado.

Os recursos da agência precisam ser gerenciados de forma eficaz para eliminar lacunas. Os trabalhadores dedicam apenas 27% do seu dia a tarefas que exigem competências específicas. O controle eficaz do tempo também deve ser usado para reduzir o tempo perdido e a subutilização dos membros da equipe.

Há muitos fatores envolvidos no planejamento eficaz da capacidade. Se feito corretamente, porém, significa mais produtividade, lucros maiores e clientes mais satisfeitos.

Planejamento de capacidade versus planejamento de recursos

Muitas vezes, as pessoas confundem capacidade com planejamento de recursos. Isso faz com que os dois termos sejam usados de forma intercambiável. No entanto, eles são bastante distintos. O planejamento da capacidade vem em primeiro lugar no processo de decisão e analisa a capacidade da agência de cumprir os prazos.

O planejamento de recursos, por outro lado, é mais concreto e analisa os recursos necessários para concluir um projeto, uma vez aceito.

Os vários tipos de planejamento de capacidade

Cada agência é diferente e sua estrutura pode exigir métodos diferentes de planejamento de capacidade. Não existe uma solução única, mas existem maneiras bem estabelecidas de avaliar a capacidade e planejar o futuro.

Aqui estão cinco métodos:

• Baseado na força de trabalho – Os funcionários de uma agência são o seu coração pulsante, mas todos têm suas próprias habilidades e talentos. O número de membros, sua disponibilidade e nível de especialização devem ser considerados. Do ponto de vista da cobrança, as horas faturáveis e as taxas devem ser consideradas em qualquer plano de capacidade.
• Baseado no tempo – O ano de uma agência será repleto de picos e calmaria nas atividades. Épocas específicas do ano, como a temporada festiva, podem exigir um planejamento especial em comparação com os períodos mais calmos que se seguem. Flexibilidade e planejamento de curto prazo são fundamentais nesse método. Experiências anteriores e análises detalhadas da demanda podem ajudar a se preparar para essas mudanças.
• Baseado em recursos – Que recursos são necessários para concretizar um projeto? Quantos deles estão disponíveis atualmente? As agências são limitadas pelos seus recursos, pelo que devem utilizá-los da forma mais eficiente possível. Recursos como tecnologia, certas habilidades e outros materiais tangíveis devem ser devidamente controlados e alocados de forma eficiente para maximizar a produtividade. Além disso, devem ser equilibrados entre a necessidade atual e a demanda prevista.
• Baseado no cliente – Por mais que você goste deles, nem todos os clientes são iguais quando se trata de planejamento de projetos. Em agências maiores, clientes de longo prazo ou de alto valor podem representar uma grande parte da receita e precisam ser priorizados de acordo. Além disso, alguns projetos de clientes podem sempre exigir mais recursos e tempo do que outros. Leve isso em consideração.
• Baseado no crescimento – Quais são as metas de capacidade a longo prazo para uma agência? Como planeja atendê-las? Esse método de planejamento deve estar intimamente ligado à visão geral da agência e aos seus objetivos de crescimento. O planejamento para esse futuro pode envolver a contratação de novos talentos, reestruturação operacional e investimento em novas tecnologias.

Planeje corretamente

Um plano de capacidade nunca deve ser uma reflexão tardia. Quanto mais você investir, mais robusto será o plano e melhores serão os resultados. Existem algumas áreas-chave nas quais é fundamental dar especial atenção.

Funcionários

Um planejamento ineficiente da capacidade leva a um uso inadequado das habilidades e do tempo dos membros da equipe. Alguns membros da equipe podem ficar sobrecarregados com o trabalho de duas ou três pessoas, ou ser forçados a fazer horas extras para cumprir prazos impossíveis. Outros podem não ser devidamente considerados no plano do projeto e passar horas esperando por mais trabalho.

O planejamento de capacidade deve fazer o possível para eliminar o estresse, a subutilização e a alta rotatividade de pessoal que podem resultar disso. Os gerentes de projeto ou os superiores devem consultar constantemente os funcionários, compreender suas funções e responsabilidades e ajudá-los a definir metas alcançáveis. Idealmente, a utilização não deve exceder 80% para a gestão de contas e 90% para o pessoal de nível de produção.

Os gerentes de projeto precisam alocar cuidadosamente os recursos humanos antes do início de qualquer projeto e considerar as habilidades e o número de membros da equipe escolhida para executá-lo. Isso também precisa ser feito ao longo dos projetos, e quaisquer lacunas que surgirem podem precisar ser preenchidas com membros de equipes de outros projetos ou freelancers contratados.

Comunicação e transparência

As pessoas se sentem mais confortáveis com os planos se forem constantemente incluídas no seu planejamento e informadas durante o seu processo. O planejamento de capacidade não é diferente. A agência ou o gerente de projeto deve ser aberto com os membros da equipe sobre os objetivos de qualquer empreendimento.

Essa comunicação também deve incluir revisões regulares de capacidade com os gerentes de projeto, gerentes de tráfego, departamento financeiro e gerência da agência. No terreno, o feedback regular dos membros da equipe também pode ser inestimável e ajudar a evitar problemas como o aumento do escopo. O planejamento constante, as revisões e a alocação de recursos podem identificar problemas à medida que eles surgem, mitigar o inesperado e melhorar a eficiência geral.

Os clientes também gostam de ser mantidos informados. Fornecer relatórios regulares e realizar reuniões sobre o processo pode ajudar a manter um relacionamento saudável. Uma agência também precisa ser honesta e precisa em seus relatórios e faturamento para manter a confiança. Os relatórios de controle de tempo são uma forma de alcançar esse objetivo.

Planeje-se para o inesperado

Um bom planejamento de capacidade sempre leva em consideração o inesperado. Uma estratégia sólida pode ajudar a identificar e mitigar os principais riscos de qualquer empreendimento que possa afetar a capacidade disponível. Desafios anteriores com trabalhos semelhantes e um conhecimento profundo da agência também são importantes. A comunicação eficaz com os membros da equipe de todos os níveis pode gerar insights e desafios potenciais que a alta administração pode deixar passar despercebidos.

Apesar do planejamento mais rigoroso e da visão mais profunda, sempre haverá algo que ninguém previu. A melhor maneira de mitigar riscos imprevistos é levá-los em consideração em todos os planos e projetos. Os gerentes de projeto devem garantir que os planos sejam robustos, mas flexíveis o suficiente para acomodar imprevistos. Os fundos de emergência devem ser mantidos em reserva e as possíveis licenças dos funcionários devem ser acomodadas de acordo.

Em suma, a capacidade total nunca deve ser a referência para a definição de um plano ou projeto.

Um bom planejamento traz recompensas

O planejamento de capacidade pode parecer um trabalho desnecessariamente complicado para pouca recompensa, mas os benefícios se tornarão evidentes com o tempo.

• Melhor utilização dos recursos – A equipe e os materiais são bem equilibrados e utilizados em todos os projetos. Os gargalos são evitados e o desperdício é reduzido.
• Mais produtividade – Com a demanda e os recursos corretamente equilibrados, os projetos podem ser executados com eficiência e o trabalho entregue dentro do prazo. As agências evitam sobrecarregar os funcionários ou prestar serviços excessivos aos clientes.
• Melhores decisões – Conhecer o panorama e o melhor curso de ação antecipadamente permite que os gerentes de projeto tomem decisões informadas quando um projeto começa. Os riscos podem ser antecipados e os recursos alocados de acordo com eles.
• Alinhamento com o cliente – Conhecer as necessidades e exigências de um cliente significa que os projetos têm os recursos certos alocados e podem ser concluídos dentro do prazo, de acordo com as especificações do briefing.
• Flexibilidade – Considerar a mitigação de riscos em um plano de capacidade permite uma resposta rápida a parâmetros em mudança e problemas imprevistos à medida que eles surgem.
• Melhores finanças – Quanto melhor forem atendidas as solicitações dos clientes, maiores serão as chances de mais negócios. O planejamento adequado também pode economizar dinheiro durante o processo, reduzindo despesas desnecessárias e alocando melhor os recursos.

O papel inestimável da tecnologia

O planejamento da capacidade depende não apenas de informações atualizadas sobre os recursos de uma agência, mas também de projetos anteriores (com seus sucessos e fracassos) para se preparar melhor para a demanda futura. O dia a dia de uma agência já é complexo o suficiente, sem precisar recorrer ao passado.

Muitas agências passaram a confiar na automação para um planejamento de capacidade simplificado e eficiente. Planilhas e softwares são há muito tempo os meios preferidos para acompanhar as diversas etapas de um projeto. De fato, 92% das empresas que utilizam gerenciamento de projetos atingem seus objetivos com sucesso.

Com o surgimento da computação baseada em nuvem, porém, foram desenvolvidos aplicativos que permitem maior conectividade e a comunicação e colaboração frequentes que esse planejamento detalhado muitas vezes exige.

Os melhores aplicativos são aqueles que não se limitam ao gerenciamento de projetos ou controle de tempo, mas oferecem vários recursos poderosos reunidos em um único aplicativo.

O bonsai é um exemplo versátil disso. Além de seu robusto gerenciamento de projetos e controle de tempo, ele também oferece recursos detalhados de faturamento e integração perfeita com outros softwares. Com o Bonsai, você pode facilmente acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários em trabalhos passados e presentes, compilá-las facilmente em relatórios para os clientes e monitorar com precisão todos os projetos e seu progresso.

O Bonsai coloca todas as informações em interfaces fáceis de usar e automatiza uma ampla variedade de tarefas. Todos os dados e informações são centralizados e facilmente compartilháveis com os membros da equipe. É um aplicativo que facilitará muito o seu planejamento de capacidade.

Planejamento estratégico

A capacidade da sua agência pode afetar vários aspectos do seu negócio, incluindo o relacionamento com os clientes e a capacidade de entrega dos projetos. Para isso, é fundamental formular uma estratégia de preços bem pensada que possa apoiar o crescimento da sua agência. Portanto, entender como equilibrar sua capacidade e seus preços é fundamental para administrar uma agência de sucesso.

O melhor planejamento de capacidade requer uma estratégia sólida para ser eficaz. Existem muitas estratégias de planejamento bem conhecidas para atender às necessidades de cada agência. Todos têm suas próprias vantagens e desvantagens, portanto, a escolha certa dependerá, em última instância, das necessidades e da composição da sua agência.

Estratégia principal

Trata-se de uma estratégia preventiva que antecipa aumentos futuros na demanda e se prepara adequadamente para eles. A agência é então estruturada e os recursos são alocados para atender a essa demanda crescente antes que ela chegue. Prever o futuro é uma estratégia naturalmente arriscada. Os trabalhadores e os recursos retirados dos projetos atuais podem permanecer sem uso e ociosos, caso a demanda esperada não ocorra.

Assim, os planejadores devem ter um conhecimento profundo da agência, de sua dinâmica interna e dos trabalhos anteriores. Eles também devem realizar uma análise rigorosa das tendências do mercado e do setor para tomar a decisão mais informada possível.

Estratégia de atraso

Em contraste direto com a estratégia de liderança, essa estratégia de atraso é reativa. Essa abordagem conservadora concentra os recursos nas tarefas atuais e se ajusta à demanda, se e quando ela surgir. Embora isso possa produzir o melhor resultado possível para objetivos de curto prazo, quaisquer mudanças repentinas podem deixar a agência lutando para encontrar freelancers e economizar fundos.

A estratégia de atraso é mais econômica no curto prazo e é ideal para agências que esperam poucas mudanças no status quo.

Estratégia de jogo

A estratégia de correspondência funciona para atender à demanda à medida que ela surge, daí o nome. Atuando como um meio-termo entre as duas estratégias anteriores, mas não é nada simples. Uma resposta rápida e eficaz à demanda é mais fácil dizer do que fazer, e as estratégias de correspondência exigem uma quantidade exaustiva de pesquisa e conhecimento dos mercados e do setor.

Isso também exige que as agências sejam flexíveis e capazes de se adaptar a mudanças rápidas. A capacidade disponível deve ser monitorada constantemente para obter a máxima eficiência. Os funcionários e os recursos precisam ser alocados rapidamente para que a oferta nunca exceda a demanda.

Estratégias híbridas

Como cada situação é diferente, as estratégias de planejamento de capacidade são frequentemente alteradas para se adequarem a elas. Uma agência pode utilizar uma combinação das três estratégias para diferentes departamentos ou projetos. Alguns podem mudar para uma estratégia de liderança durante períodos de crescimento, enquanto voltam a uma estratégia de correspondência quando a corrida diminui.

Planejamento de capacidade em ação

O planejamento de capacidade é constante apenas no nome e pode ser executado de várias maneiras, dependendo de fatores internos e externos. Aqui estão algumas das principais etapas que uma agência pode seguir para implementar com sucesso seu plano de capacidade:

1. Examine a situação atual – Uma agência considerará sua capacidade disponível atual e todos os recursos, funcionários e suas horas à sua disposição.
2. Previsão – A agência investiga a demanda prevista com base em experiências passadas e tendências atuais e decide o melhor curso de ação.
3. Considere o cliente – A agência examina então o briefing e as expectativas do cliente. Qual é a relação atual e o trabalho é de alta prioridade?
4. Plano de risco – A agência considera cenários possíveis e identifica potenciais problemas que podem surgir, com base em uma análise minuciosa de informações passadas e presentes.
5. Objetivos claros – Devem ser definidos objetivos alcançáveis, com metas claras ao longo do caminho para os atingir. O que a agência espera alcançar? Eles têm capacidade para isso?
6. Alocação – Com as bases estabelecidas, a agência e o gerente de projeto alocam os recursos e os membros da equipe que consideram necessários para concluir o projeto.
7. Colaborar – Durante o projeto, todos os departamentos devem manter contato regular para garantir o alinhamento estratégico e resolver problemas.
8. Mantenha os clientes informados – A transparência regular com os clientes e relatórios constantes garantirão maior eficiência e manterão um relacionamento sólido.
9. Análise e feedback – 55% dos executivos citam a comunicação deficiente como a maior ameaça ao sucesso do projeto. Durante todo o processo e, especialmente, após o seu término, a agência deve monitorar, revisar e receber constantemente opiniões e feedback de todos os envolvidos, incluindo o cliente. Isso ajudará a monitorar a estratégia geral e permitirá que ajustes sejam feitos, se necessário.

Trabalhe com inteligência, planeje com inteligência

O planejamento da capacidade não é um processo fácil e pode exigir atenção constante para manter a máxima eficácia. Os resultados são inegáveis, no entanto. Encontre os planos que funcionam para sua agência e não tenha medo de continuar melhorando-os. Planeje detalhadamente, comunique-se abertamente e use as ferramentas certas para realizar o trabalho.

Os resultados de um planejamento cuidadoso podem não ser visíveis imediatamente, mas o futuro da sua agência será muito mais promissor por causa disso.