Optimización de la capacidad de las agencias: estrategias, herramientas y beneficios

Una agencia saludable siempre está ocupada. Por otro lado, una agencia que está abrumadoramente ocupada puede significar un desastre tanto para los clientes como para los empleados. De hecho, el 51 % de los profesionales del marketing temen sufrir agotamiento. Por mucho que te gustaría ofrecer todo a tus clientes, solo se puede hacer lo que se puede en un día con los recursos disponibles.

La capacidad de una agencia es la medida por la cual una agencia puede alcanzar el equilibrio adecuado y no ir más allá de sus posibilidades. Hay muchos tipos diferentes de planificación de la capacidad que hay que tener en cuenta, y muchas herramientas y estrategias que pueden ayudar a optimizar todo el proceso. Este artículo analizará todos estos aspectos y te ayudará a encontrar la mejor estrategia para tu agencia.

¿Qué es la capacidad?

En pocas palabras, la capacidad es lo que una agencia puede ofrecer. En términos menos sencillos, es el nivel máximo de producción que una agencia puede suministrar de forma realista con la mano de obra, las herramientas y los recursos de los que dispone actualmente. Dicho esto, hay muchos factores que influyen a la hora de definir lo que una agencia puede gestionar.

Tipos de capacidad

La capacidad se puede dividir en tres subcategorías distintas:

1. Capacidad total: es la capacidad de una agencia cuando funciona a pleno rendimiento. Tiene en cuenta todos los recursos, empleados y horas de trabajo sin vacaciones, permisos u otras interrupciones repentinas. Es un ideal imposible que solo existe sobre el papel, pero sin duda es algo por lo que una agencia siempre debe esforzarse.
2. Capacidad disponible: es la capacidad en contexto, con todos los detalles de la vida cotidiana. Surgen otros proyectos, los miembros del equipo se enferman y la rotación de personal deja vacíos. La capacidad disponible tiene en cuenta estos factores. Al depender en gran medida del contexto, este tipo de capacidad puede cambiar de un momento a otro, por lo que debe evaluarse y consultarse constantemente.
3. Capacidad facturable: las horas que trabajan los miembros del equipo no siempre se pueden facturar. Las sesiones de lluvia de ideas y las reuniones no suelen dar lugar a proyectos tangibles por sí mismas, aunque sin duda conducen a ellos. Aunque se deben registrar todas las horas trabajadas por los empleados, a la hora de facturar a los clientes, se debe tener en cuenta la capacidad facturable de cada miembro. Puede haber excepciones a esta regla que ignoren las horas facturables, por ejemplo, la facturación basada en el valor.

¿Qué influye en la capacidad de una agencia?

Hay muchos factores que afectan directa e indirectamente a la capacidad disponible actual de una agencia:

• Recursos humanos: una agencia depende de sus empleados. El número de miembros del equipo, su experiencia, habilidades, salud y bienestar influirán en el número de proyectos que se pueden gestionar. El talento debe cuidarse y conservarse.
• Infraestructura y tecnología: la oficina, el equipamiento y el nivel tecnológico de una agencia influyen en su capacidad para ejecutar proyectos de manera oportuna y eficiente. Es fundamental mantenerlos actualizados.
• Otros proyectos: lo ideal es que una agencia tenga varios proyectos en marcha al mismo tiempo. Es necesario priorizar y gestionar eficazmente todos ellos para mejorar la capacidad.
• Eficiencia: los proyectos bien gestionados y coordinados permitirán acelerar los plazos de entrega y aumentar la capacidad. Los objetivos y las etapas clave deben definirse claramente antes de iniciar un proyecto para evitar cuellos de botella y retrasos.
• Relaciones con los clientes: una buena relación de trabajo con un cliente puede mejorar enormemente la velocidad de trabajo de una agencia. La alineación con la visión del cliente puede garantizar menos cambios y los consiguientes retrasos.
• Finanzas: los presupuestos de los proyectos, los gastos generales y los salarios influyen en la cantidad de trabajo que se puede realizar y en la rapidez con la que se puede llevar a cabo. A largo plazo, unas finanzas más sólidas también pueden ayudar a una agencia a ampliar su capacidad.
• Lo inesperado: la vida sigue su curso. Los desastres, las crisis financieras y otros factores pueden influir en la capacidad de una agencia. Aunque no se pueden prevenir, se pueden planificar.

¿Cómo gestionar de forma eficiente la capacidad de tu equipo?

Gestionar el tiempo y los recursos de manera eficaz es uno de los aspectos importantes para alcanzar el éxito en los negocios. Las potentes capacidades de Bonsai te ayudan a asignar el trabajo a tu equipo y a garantizar que la carga de trabajo esté equilibrada. Además, podrás realizar un seguimiento de tu presupuesto, tus tareas y tus horas, y obtener información sobre la rentabilidad de tu negocio. Tendrás una visión clara del rendimiento de tu equipo y del progreso del proyecto.

Así es como Bonsai puede optimizar tu flujo de trabajo:

• Planifica la capacidad de tu equipo‍

Bonsai permite planificar la capacidad de su equipo de manera eficiente. Esto ayuda a distribuir las tareas y los proyectos según la capacidad real del equipo y a no sobrecargarlo. Al integrar el seguimiento del tiempo con la planificación de recursos, Bonsai proporciona información sobre cómo se asignan y utilizan los recursos.

• Utilización de la pista & eficiencia

El uso deBonsai para el seguimiento del tiempo te permite obtener una visión general del tiempo que dedica tu equipo a diferentes tareas y proyectos. Permite identificar las áreas con menor rendimiento y ajustar el tiempo dedicado para que se utilice de manera eficaz.

• Generar informes detallados

Esfácil generar informes detallados sobre la capacidad, ya que es una de las características de Bonsai. Estos informes proporcionan una visión detallada de la carga de trabajo de su equipo, el progreso del proyecto y la utilización de los recursos, lo que le permite tomar decisiones informadas sobre los plazos del proyecto y la asignación de recursos.

Vea esta breve demostración para saber cómo establecer la capacidad de un miembro del equipo y consultar los informes de utilización:

‍

¿Qué es la planificación de la capacidad?

A la hora de gestionar el ancho de banda de una agencia, aprovechar al máximo la capacidad puede resultar problemático en muchos casos. Una solución eficaz es aprovechar el software de planificación de la capacidad, que puede garantizar una asignación eficiente del tiempo y los recursos. Este enfoque ayuda a mantener un crecimiento sostenible y a evitar compromisos excesivos.

Una agencia necesita saber qué puede gestionar y ofrecer, tanto ahora como en el futuro. Aquí es donde entra en juego la planificación de la capacidad. La planificación de la capacidad es el proceso formal mediante el cual una agencia se sienta y determina no solo su capacidad actual para gestionar proyectos, sino que también anticipa cómo tendrá que cambiar para satisfacer la demanda.

La planificación de la capacidad es un delicado equilibrio entre el presente y el futuro previsto. Los proyectos requieren atención ahora, pero ¿los proyectos entrantes requerirán la reasignación de miembros y la reasignación de recursos? No hay respuestas fáciles ni universales. Para una planificación adecuada, es esencial tener un buen conocimiento estratégico de la agencia y de las tendencias del mercado.

Los recursos de la agencia deben gestionarse de manera eficaz para subsanar las deficiencias. Los trabajadores dedican solo el 27 % de su jornada a tareas que requieren habilidades específicas. El control eficaz del tiempo también debe utilizarse para reducir el tiempo perdido y la infrautilización de los miembros del equipo.

Hay muchos factores que influyen en una planificación eficaz de la capacidad. Sin embargo, si se hace correctamente, significa más productividad, mayores beneficios y clientes más satisfechos.

Planificación de la capacidad frente a planificación de recursos

A menudo se confunde la planificación de la capacidad con la planificación de los recursos. Esto hace que ambos términos se utilicen indistintamente. Sin embargo, son bastante distintos. La planificación de la capacidad es lo primero en el proceso de decisión y analiza la capacidad de la agencia para cumplir dentro de un plazo determinado.

La planificación de recursos, por otro lado, es más concreta y se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto una vez aceptado.

Los distintos tipos de planificación de la capacidad

Cada agencia es diferente y su estructura puede requerir diferentes métodos de planificación de la capacidad. No existe una solución única para todos los casos, pero hay formas bien establecidas de evaluar la capacidad y planificar el futuro.

Aquí hay cinco métodos:

• Basado en la plantilla: los empleados de una agencia son su corazón, pero cada uno tiene sus propias habilidades y talentos. Se debe tener en cuenta el número de miembros, su disponibilidad y su nivel de experiencia. Desde el punto de vista de la facturación, sus horas facturables y tarifas deben tenerse en cuenta en cualquier plan de capacidad.
• Basado en el tiempo: el año de una agencia estará lleno de picos y bajones en la actividad. En determinadas épocas del año, como la temporada festiva, puede ser necesario realizar una planificación especial en comparación con los periodos más tranquilos que le siguen. La flexibilidad y la planificación a corto plazo son fundamentales en este método. Las experiencias pasadas y un análisis exhaustivo de la demanda pueden ayudar a prepararse para estos cambios.
• Basado en los recursos: ¿qué recursos se necesitan para llevar a cabo un proyecto? ¿Cuántos de ellos están disponibles actualmente? Las agencias están limitadas por sus recursos, por lo que deben hacer un uso más eficiente de ellos. Los recursos como la tecnología, ciertas habilidades y otros materiales tangibles deben ser debidamente controlados y asignados de manera eficiente para maximizar la productividad. Además, deben equilibrarse entre las necesidades actuales y la demanda prevista.
• Basado en el cliente: por mucho que te gusten, no todos los clientes son iguales en lo que respecta a la planificación de proyectos. En las agencias más grandes, los clientes a largo plazo o de alto valor pueden representar una gran parte de los ingresos y deben recibir la prioridad correspondiente. Además, algunos proyectos de clientes pueden requerir siempre más recursos y tiempo que otros. Ten esto en cuenta.
• Basado en el crecimiento: ¿cuáles son los objetivos de capacidad a largo plazo de una agencia? ¿Cómo piensa cumplirlos? Este método de planificación debe estar estrechamente vinculado a la visión general de la agencia y a sus objetivos de crecimiento. Planificar este futuro puede implicar la contratación de nuevos talentos, la reestructuración operativa y la inversión en nuevas tecnologías.

Planifícalo bien.

Un plan de capacidad nunca debe ser una idea de último momento. Cuanto más inviertas, más sólido será el plan y mejores serán los resultados. Hay algunas áreas clave en las que es fundamental prestar especial atención.

Empleados

Una planificación ineficaz de la capacidad conduce a un uso deficiente de las habilidades y el tiempo de los miembros del equipo. Algunos miembros del equipo pueden verse sobrecargados con el trabajo de dos o tres personas, o verse obligados a hacer horas extras para cumplir con plazos imposibles. Otros pueden no estar debidamente incluidos en el plan de un proyecto y pasar horas esperando más trabajo.

La planificación de la capacidad debe hacer todo lo posible por eliminar el estrés, la infrautilización y la elevada rotación de personal que pueden derivarse de ellos. Los jefes de proyecto o los superiores deben consultar constantemente a los empleados, comprender sus funciones y responsabilidades, y ayudarles a establecer objetivos alcanzables. Lo ideal es que la utilización no supere el 80 % para la gestión de cuentas y el 90 % para el personal de producción.

Los gestores de proyectos deben asignar cuidadosamente los recursos de personal antes de comenzar cualquier proyecto y tener en cuenta las habilidades y el número de miembros del equipo elegido para ejecutarlo. Esto también debe llevarse a cabo a lo largo de los proyectos, y cualquier vacío que surja deberá cubrirse con miembros del equipo de otros proyectos o con autónomos contratados.

Comunicación y transparencia

Las personas se sienten más cómodas con los planes si se les incluye constantemente en su planificación y se les informa durante su proceso. La planificación de la capacidad no es diferente. La agencia o el director del proyecto deben ser transparentes con los miembros del equipo en cuanto a los objetivos de cualquier iniciativa.

Esta comunicación también debe incluir revisiones periódicas de la capacidad con los gestores de proyectos, los gestores de tráfico, el departamento financiero y la dirección de la agencia. Sobre el terreno, los comentarios regulares de los miembros del equipo también pueden ser muy valiosos y ayudar a evitar problemas como el alcance excesivo. La planificación constante, las revisiones y la asignación de recursos permiten identificar los problemas a medida que surgen, mitigar los imprevistos y mejorar la eficiencia general.

A los clientes también les gusta estar al tanto de todo. Proporcionarles informes periódicos y celebrar reuniones sobre el proceso puede ayudar a mantener una relación saludable. Una agencia también debe ser honesta y precisa en sus informes y facturación para mantener la confianza. Los informes de control horario son una forma de lograrlo.

Planifica para lo inesperado.

Una buena planificación de la capacidad siempre tiene en cuenta lo inesperado. Una estrategia sólida puede ayudar a identificar y mitigar los principales riesgos de cualquier iniciativa que pueda afectar a la capacidad disponible. También son importantes los retos previos con trabajos similares y un conocimiento profundo de la agencia. Una comunicación eficaz con los miembros del equipo de todos los niveles puede aportar ideas y retos potenciales que la alta dirección podría pasar por alto.

A pesar de la planificación más rigurosa y la visión más profunda, siempre habrá algo que nadie vio venir. La mejor manera de mitigar los riesgos imprevistos es tenerlos en cuenta en todos los planes y proyectos. Los gestores de proyectos deben asegurarse de que los planes sean sólidos, pero lo suficientemente flexibles como para adaptarse a imprevistos. Los fondos de emergencia deben mantenerse en reserva y las posibles bajas del personal deben ser acomodadas en consecuencia.

En resumen, la capacidad total nunca debe ser el punto de referencia para establecer un plan o proyecto.

Una buena planificación da sus frutos.

La planificación de la capacidad puede parecer un trabajo innecesariamente complicado y poco gratificante, pero sus beneficios se harán evidentes con el tiempo.

• Mejor utilización de los recursos: el personal y los materiales están bien equilibrados y se utilizan en todos los proyectos. Se evitan los cuellos de botella y se reduce el desperdicio.
• Mayor productividad: con la demanda y los recursos correctamente equilibrados, los proyectos se pueden ejecutar de manera eficiente y el trabajo se entrega a tiempo. Las agencias evitan sobrecargar de trabajo al personal o prestar un servicio excesivo a los clientes.
• Mejores decisiones: conocer el panorama y el mejor curso de acción de antemano permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas cuando comienza un proyecto. Los riesgos pueden preverse y los recursos asignarse en consecuencia.
• Alineación con el cliente: conocer las necesidades y exigencias de un cliente significa que los proyectos cuentan con los recursos adecuados y pueden completarse a tiempo según las especificaciones del briefing.
• Flexibilidad: tener en cuenta la mitigación de riesgos en un plan de capacidad permite responder rápidamente a los cambios en los parámetros y a los problemas imprevistos que puedan surgir.
• Mejores finanzas: cuanto mejor se cumplan las instrucciones de los clientes, mayores serán las posibilidades de conseguir más negocios. Una planificación adecuada también puede ahorrar dinero durante el proceso, al reducir gastos innecesarios y asignar mejor los recursos.

El papel inestimable de la tecnología

La planificación de la capacidad no solo se basa en información actualizada sobre los recursos de una agencia, sino que también se basa en proyectos anteriores (con sus éxitos y fracasos) para prepararse mejor para la demanda futura. Las actividades diarias de una agencia son lo suficientemente complejas por sí mismas como para tener que recurrir al pasado.

Muchas agencias han comenzado a confiar en la automatización para una planificación de la capacidad optimizada y eficiente. Las hojas de cálculo y el software han sido durante mucho tiempo los métodos preferidos para realizar un seguimiento de las numerosas partes móviles de un proyecto. De hecho, el 92 % de las empresas que utilizan la gestión de proyectos logran alcanzar sus objetivos.

Sin embargo, con el auge de la computación basada en la nube, se han desarrollado aplicaciones que permiten una mayor conectividad y la comunicación y colaboración frecuentes que a menudo requiere una planificación tan detallada.

Las mejores aplicaciones son aquellas que no se limitan a la gestión de proyectos o al control del tiempo, sino que ofrecen múltiples funciones potentes, todo en uno.

El bonsái es un ejemplo muy versátil. Además de su sólida gestión de proyectos y control del tiempo, también ofrece funciones detalladas de facturación y una integración perfecta con otros programas informáticos. Con Bonsai, puedes realizar fácilmente un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados en proyectos pasados y presentes, recopilarlas sin problemas en informes para los clientes y supervisar con precisión todos los proyectos y su progreso.

Bonsai coloca toda la información en interfaces fáciles de usar y automatiza una amplia variedad de tareas. Todos los datos y la información están centralizados y se pueden compartir fácilmente con los miembros del equipo. Es una aplicación que facilitará enormemente la planificación de su capacidad.

Planificación estratégica

La capacidad de tu agencia puede afectar a diversos aspectos de tu negocio, incluidas las relaciones con los clientes y la capacidad de ejecución de los proyectos. Para este factor es fundamental formular una estrategia de precios bien pensada que pueda respaldar el crecimiento de su agencia. Por lo tanto, comprender cómo equilibrar tu capacidad y tus precios es clave para dirigir una agencia con éxito.

La mejor planificación de la capacidad requiere una estrategia sólida para ser eficaz. Existen muchas estrategias de planificación conocidas que se adaptan a las necesidades de cada agencia. Todas tienen sus propias ventajas e inconvenientes, por lo que la elección adecuada dependerá en última instancia de las necesidades y la composición de su agencia.

Estrategia principal

Se trata de una estrategia preventiva que anticipa futuros aumentos de la demanda y se prepara en consecuencia. A continuación, se estructura la agencia y se asignan los recursos necesarios para satisfacer este aumento de la demanda antes de que se produzca. Predecir el futuro es una estrategia naturalmente arriesgada. Los trabajadores y los recursos retirados de los proyectos actuales pueden quedar sin utilizar y ociosos si no se produce la demanda prevista.

Por lo tanto, los planificadores deben tener un conocimiento profundo de la agencia, su dinámica interna y los trabajos anteriores. También deben realizar un análisis riguroso de las tendencias del mercado y del sector para tomar la decisión más informada posible.

Estrategia de retraso

En contraste directo con la estrategia de liderazgo, esta estrategia de seguimiento es reactiva. Este enfoque conservador centra los recursos en las tareas actuales y se adapta a la demanda cuando esta surge. Aunque esto puede dar los mejores resultados posibles para los objetivos a corto plazo, cualquier cambio repentino puede dejar a la agencia en apuros para encontrar autónomos y ajustar los fondos.

La estrategia de retraso es más rentable a corto plazo y resulta ideal para agencias que esperan pocos cambios en la situación actual.

Estrategia de partido

La estrategia de emparejamiento funciona para satisfacer la demanda a medida que surge, de ahí su nombre. Actúa como un término medio entre las dos estrategias anteriores, pero no es nada sencillo. Responder de forma rápida y eficaz a la demanda es más fácil decirlo que hacerlo, y las estrategias adecuadas requieren una investigación exhaustiva y un profundo conocimiento de los mercados y el sector.

También exige que las agencias sean flexibles y capaces de adaptarse a cambios rápidos. La capacidad disponible debe supervisarse constantemente para lograr la máxima eficiencia. Es necesario asignar rápidamente los empleados y los recursos para que la oferta nunca supere a la demanda.

Estrategias híbridas

Dado que cada situación es diferente, las estrategias de planificación de la capacidad suelen modificarse para adaptarse a ellas. Una agencia puede utilizar una combinación de las tres estrategias para diferentes departamentos o proyectos. Algunos pueden cambiar a una estrategia de liderazgo durante los periodos de crecimiento, mientras que otros vuelven a una estrategia de adaptación cuando el auge remite.

Planificación de la capacidad en acción

La planificación de la capacidad solo es constante en nombre, ya que puede ejecutarse de diversas maneras, dependiendo de factores internos y externos. Estos son algunos de los pasos principales que una agencia podría seguir para implementar con éxito su plan de capacidad:

1. Examinar la situación actual: una agencia tendrá en cuenta su capacidad actual disponible, así como todos los recursos, empleados y horas de que dispone.
2. Previsión: la agencia investiga la demanda prevista basándose en experiencias pasadas y tendencias actuales, y decide cuál es la mejor línea de actuación.
3. Tener en cuenta al cliente: a continuación, la agencia examina el briefing y las expectativas del cliente. ¿Cuál es la relación actual y es el trabajo de alta prioridad?
4. Planificar para el riesgo: la agencia considera posibles escenarios e identifica problemas potenciales que puedan surgir, basándose en un análisis exhaustivo de la información pasada y presente.
5. Objetivos claros: se deben establecer objetivos manejables con metas claras a lo largo del camino para alcanzarlos. ¿Qué espera conseguir la agencia? ¿Tienen la capacidad para hacerlo?
6. Asignación: una vez sentadas las bases, la agencia y el gestor del proyecto asignan los recursos y los miembros del equipo que consideran necesarios para completar el proyecto.
7. Colaborar: durante el proyecto, todos los departamentos deben mantenerse en contacto regularmente para garantizar la alineación estratégica y abordar los problemas.
8. Mantenga informados a los clientes: la transparencia regular con los clientes y la presentación constante de informes garantizarán una mayor eficiencia y mantendrán una relación sólida.
9. Análisis y comentarios: el 55 % de los ejecutivos menciona la mala comunicación como la mayor amenaza para el éxito de los proyectos. A lo largo de todo el proceso y, especialmente, después de este, la agencia debe supervisar, revisar y recibir constantemente aportaciones y comentarios de todas las partes implicadas, incluido el cliente. Esto ayudará a supervisar la estrategia general y permitirá realizar ajustes si fuera necesario.

Trabaja de forma inteligente, planifica de forma inteligente.

La planificación de la capacidad no es un proceso fácil y puede requerir una atención constante para mantener la máxima eficacia. Sin embargo, los resultados son innegables. Encuentre los planes que funcionan para su agencia y no tenga miedo de seguir mejorándolos. Planifica minuciosamente, comunica abiertamente y utiliza las herramientas adecuadas para realizar el trabajo.

Los resultados de una planificación cuidadosa pueden no ser visibles de inmediato, pero el futuro de su agencia será mucho más prometedor gracias a ello.