Comment envoyer une facture à votre client par e-mail (3 méthodes)

Une des caractéristiques d'un freelance professionnel est un système de facturation fiable et facile à comprendre. Vous ne voulez jamais laisser un client deviner combien il doit payer, quand le paiement est dû ou quels modes de paiement vous acceptez. Utiliser un générateur de factures en ligne professionnel pour créer rapidement des modèles de factures permet de répondre à toutes ces questions et de s'assurer qu'il n'y a aucune confusion quant aux conditions de paiement. Il n'est en effet pas souhaitable que la facture sème la confusion chez le client.

C'est pourquoi de nombreux freelances débutants demandent souvent ce qu'est une facture et comment envoyer une facture à un client par e-mail plutôt que par courrier postal. Nous vous accompagnons étape par étape avec des conseils et notre pack de 5 modèles sur lesquels vous pouvez compter pour envoyer vos factures par e-mail, afin que vous soyez payé à temps.

Il existe plusieurs méthodes parmi lesquelles vous pouvez choisir lorsque vous envoyez par e-mail un modèle de facture SEO, ou n'importe quelle facture d'ailleurs. Certaines sont beaucoup plus efficaces et sûres que d'autres. Poursuivez votre lecture pour découvrir les solutions privilégiées qui s'offrent aux freelances dans tous les secteurs d'activité.

1. Facture DIY en pièce jointe

Vous pouvez toujours créer votre propre facture à l'aide d'un tableur Excel ou Google Sheets. Assurez-vous simplement que votre facture comporte tous les éléments essentiels, notamment :

• Date de délivrance
• Date d'échéance
• Nom et coordonnées du client
• Votre nom et vos coordonnées
• Services fournis
• Coût par service
• Réductions (le cas échéant)
• Taxes ou frais de service (le cas échéant)
• Frais de retard
• Montant total dû

Vous devez également inclure des informations sur les modalités de paiement. Si vous acceptez un prestataire de paiement numérique tiers, tel que Stripe ou PayPal, indiquez l'adresse de paiement afin de vous assurer que l'argent vous sera bien versé. Faites très attention à ne pas faire de fautes de frappe ou à ne pas inclure d'informations erronées. Votre paiement pourrait être envoyé à quelqu'un d'autre !

Maintenant que vous avez créé votre facture de gestion de projet, par exemple, enregistrez-la comme modèle en incluant le nom du client dans le nom du fichier. Vous pouvez réutiliser cette même facture pour ce client à chaque fois que vous facturez. Pour chaque nouveau client, vous pouvez modifier les informations importantes afin de refléter les services fournis.

Pour envoyer la facture par e-mail, enregistrez-la d'abord au format PDF. Cela permet de garantir qu'aucune information ne peut être modifiée. C'est également un format adapté à l'envoi par e-mail. Joignez le fichier PDF à un e-mail adressé au service comptable de l'entreprise de votre client. Ajoutez une note, telle que «Vous trouverez ci-joint la facture correspondant à mes services pour le mois de mai. Veuillez envoyer votre paiement à l'adresse indiquée sur la facture. Merci.»

Maintenant, vous pouvez l'envoyer par e-mail ! Il peut être utile d'inclure un accusé de réception afin de savoir si l'e-mail a bien été reçu et ouvert.

Pour vous aider, nous partageons les 5 modèles d'e-mails que nous utilisons pour facturer nos clients par e-mail.

Malheureusement, comme il s'agit d'un processus très manuel, il existe un risque d'erreurs de frappe, de fautes de frappe et de factures manquantes. Si un client ne paie pas dans les délais impartis, vous êtes tenu de lui envoyer un rappel pour lui demander de régler sa facture. Étant donné que 29 % des factures sont payées avec au moins un jour de retard, cela vous donne plus de travail, car vous devez noter les dates d'échéance sur chaque facture que vous envoyez, puis essayer de les retrouver et de demander à nouveau le paiement.

(N'oubliez pas qu'il n'est jamais judicieux d'envoyer des informations financières personnelles identifiables dans un e-mail non sécurisé et non crypté. Si vous demandez un paiement sur un compte bancaire via virement automatique, cela ne doit pas être fait sous forme de facture envoyée par e-mail. Certaines factures envoyées par courrier électronique ne répondront pas aux exigences de certains secteurs ou types de projets.)

Avantages : bon marché, accessible à tous.

Inconvénients : prend beaucoup de temps, source d'erreurs, pas de rappels automatiques pour les factures, pas sécurisé.

2. Logiciel de facturation ou services de facturation

Une autre façon d'envoyer une facture à un client par e-mail consiste à utiliser un logiciel de facturation. Cela facilite considérablement le processus, car un modèle est déjà créé, que vous n'avez plus qu'à remplir avec les informations pertinentes concernant votre client et le travail que vous avez effectué. Les logiciels de facturation contiennent généralement une grande partie du texte prérempli, y compris la manière dont vous traiterez les retards de paiement, et enregistrent automatiquement chaque client comme modèle afin que vous n'ayez pas à vous en occuper.

Un autre avantage des logiciels de facturation est qu'ils peuvent être intégrés à un système de suivi des dépenses, ce qui vous aide à gérer votre trésorerie en tant que petite entreprise et à savoir si vous réalisez des bénéfices. En surveillant les factures envoyées, vous pouvez voir combien on vous doit, ainsi que les factures des freelances que vous devez payer. C'est un outil extrêmement efficace pour savoir si vous « réussissez » en tant que prestataire indépendant et qui peut vous alerter sur le fait que vous ne facturez peut-être pas assez, surtout après avoir pris en compte des coûts tels que les frais PayPal.

Avec Bonsai, vous pouvez facilement envoyer une facture à votre client par e-mail. Pour commencer, rendez-vous simplement sur votre tableau de bord et cliquez sur « envoyer une facture ».

Une fenêtre contextuelle s'affiche alors, vous permettant de choisir les détails de votre client et de votre projet (ou de les créer tous les deux), et de sélectionner le type de facture. Une fois terminé, cliquez simplement sur « créer une facture ».

Vous avez atteint la phase d'édition du modèle de facture. N'hésitez pas à ajouter et vérifier vos coordonnées client et personnelles, et à ajouter des éléments à la facture. Lorsque tout semble prêt, cliquez simplement sur « envoyer maintenant » et attendez que votre client effectue le paiement.

C'est tout ! C'est simple, non ? Si vous souhaitez essayer Bonsai et tester la facturation et les autres composants intégrés, n'hésitez pas à vous inscrire pour un essai gratuit.

Cependant, l'avantage principal des services de comptabilité, de facturation et de paiement les plus populaires réside peut-être dans leur intégration avec les prestataires de paiement. Beaucoup ont rendu incroyablement simple pour les clients de cliquer sur un bouton et de payer via PayPal, Stripe, Chase Pay ou même Zelle. Grâce à cette fonctionnalité intégrée, vous n'avez plus à vous soucier des fautes de frappe qui pourraient entraîner l'envoi de votre argent à la mauvaise personne, et vous pouvez être payé plus rapidement qu'en demandant l'envoi de chèques à votre domicile.

Ces services peuvent être coûteux pour un travailleur indépendant qui n'a qu'un ou deux clients. Ils n'incluent pas les autres aspects du travail indépendant, tels que la gestion des contrats ou les propositions de missions.

Avantages : intégré à d'autres tâches financières (telles que le suivi des dépenses), peut rappeler automatiquement aux clients d'effectuer leurs paiements, possibilité de créer des profils et des paramètres individuels pour chaque client.

Inconvénients : Peut être coûteux pour les freelances travaillant seuls.

3. Boîte à outils pour la gestion des pigistes

Avec une suite complète de solutions pour freelances (telle que Bonsai), vous bénéficiez de tous les avantages d'un logiciel de facturation dédié. Vous pouvez configurer des modèles de factures individuels pour chaque client, envoyer des factures en toute sécurité, être payé rapidement et suivre où va votre argent. Comme la plupart des outils de gestion pour freelances savent que vous n'êtes pas une entreprise du Fortune 500 avec des centaines de clients, ils ont fixé un prix plus raisonnable pour le modèle des entrepreneurs indépendants.

Plus intéressant encore, les solutions de gestion des freelances qui intègrent d'autres aspects de l'activité freelance peuvent vous aider à gagner plus d'argent et à être plus professionnel. Bonsai comprend des modèles de contrats qui vous permettent de définir dès le départ vos tarifs et les modalités de paiement. Il est également possible de créer des propositions de services à partir du tableau de bord. Les outils de suivi du temps, la gestion des dépenses et les étapes clés des projets peuvent être gérés pour chaque client, ce qui facilite considérablement la visualisation de l'ensemble d'un projet client, y compris la facturation. Il n'y a plus aucune raison de savoir comment envoyer des factures à un client par e-mail, car Bonsai vous permet de facturer un client à tout moment, au tarif convenu, d'un simple clic. Vous pouvez même inclure des frais de retard (si votre contrat en prévoit) chaque fois que vous n'êtes pas payé dans les délais.

Les factures impayées vous seront signalées par une alerte, afin que vous puissiez choisir d'envoyer un rappel de courtoisie à tout moment. L'ensemble de la suite de solutions pour freelances est disponible au même prix que les services de comptabilité proposés par d'autres entreprises ! Inscrivez-vous pour un essai gratuit de Bonsai et découvrez ce que cela donne.

Avantages : solutions abordables qui répondent à tous les besoins des freelances, pas seulement à la comptabilité.

Inconvénients : un travailleur indépendant qui n'a qu'un ou deux clients peut ne pas utiliser tous les outils immédiatement.

Conclusion : lequel est le meilleur ?

En fin de compte, il existe plusieurs façons de créer un modèle de facture pour un événement, ou tout autre type de facture, et de l'envoyer à un client par e-mail. Le meilleur choix dépend de vos besoins et des attentes que vous souhaitez fixer avec vos clients. La plupart des freelancers manquent de temps et apprennent rapidement qu'un bon processus de facturation peut leur faire gagner chaque mois de précieuses heures qu'ils peuvent consacrer à la formation, au marketing ou à la création du travail qui leur permet d'être rémunérés ! Si vous trouvez qu'il est difficile de développer votre entreprise, c'est peut-être parce que vous consacrez trop de temps à des tâches administratives, telles que la facturation !

Enfin, n'oubliez pas que vous ne pouvez jamais être trop prudent en matière de communication avec les clients. L'envoi d'une facture par e-mail non sécurisé peut présenter un risque pour votre sécurité et celle de vos clients. Selon votre secteur d'activité, ce n'est peut-être pas un risque que vous êtes prêt à prendre. Heureusement, il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses solutions permettant d'éviter les erreurs de facturation les plus dangereuses.