La facturation des freelancers est essentielle pour garantir des paiements ponctuels et maintenir un certain professionnalisme. Pour facturer en tant que freelance, commencez par créer un en-tête de facture détaillé avec vos informations professionnelles et les coordonnées du client. Indiquez clairement les services fournis, les dates et les conditions de paiement. Utilisez des modèles ou des logiciels professionnels pour rationaliser le processus et éviter les erreurs. Veiller à l'exactitude et à la clarté de vos factures vous aide non seulement à être payé à temps, mais renforce également votre crédibilité auprès de vos clients. En 2025, l'utilisation d'outils tels que Bonsai permettra d'accélérer et de rationaliser la facturation, ce qui permettra aux travailleurs indépendants de se concentrer sur leur activité principale tout en garantissant leur stabilité financière.
Comment établir une facture en tant que travailleur indépendant : guide étape par étape
Même si vous adorez votre travail, vous devez quand même être payé ! Que vous ayez plusieurs petits clients ou quelques gros contrats, il est essentiel de disposer d'un système de paiement professionnel et précis.
Créer une facture précise vous permet de vous assurer d'être payé correctement et dans les délais, et peut également renforcer votre crédibilité. Rien ne semble moins professionnel qu'une facture rédigée à la hâte et truffée d'erreurs !
Les clients seront plus enclins à vouloir retravailler avec vous si vous présentez une image soignée et professionnelle dans tous vos documents.
Vous pouvez créer une facture à partir de zéro (continuez à lire ce guide !) ou utiliser des modèles de facture pour vous lancer plus rapidement !
Examinons de plus près ce que vous devez inclure lorsque vous envoyez une facture pour un travail en freelance.
1. Créez un en-tête de facture avec les informations relatives à votre entreprise.
Quelle est la première chose que les clients verront lorsqu'ils ouvriront votre facture de freelance ? L'en-tête, bien sûr ! Votre en-tête doit afficher toutes les informations relatives à votre entreprise de manière claire et esthétique. Il doit contenir les informations suivantes :
- Le nom de votre entreprise ou, si vous n'en avez pas, votre nom complet
- Votre adresse professionnelle
- Coordonnées, y compris votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre site web
- Un numéro d'identification fiscale pour votre entreprise, si vous en avez un.
En termes de conception graphique, veillez à ce que votre logo et vos graphiques soient faciles à lire et aient un aspect professionnel. Les informations doivent être alignées à gauche en haut de votre facture afin d'en garantir la lisibilité.
Si vous n'avez pas encore votre propre logo ou image de marque, assurez-vous simplement que toutes vos informations sont claires et faciles à lire.
2. Incluez les coordonnées de votre client
Ensuite, lorsque vous établissez une facture pour un travail en freelance, celle-ci doit toujours inclure les informations relatives à votre client, notamment :
- Le nom du client ou celui de son entreprise
- Adresse professionnelle du client
- Nom de la personne à contacter pour la réception de la facture (le cas échéant)
- Coordonnées du client ou de l'entreprise, y compris le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
En veillant à l'exactitude des informations relatives à vos clients, vous démontrez votre professionnalisme et votre souci du détail, ce qui rejaillit positivement sur votre image en tant que freelance.
Il est également essentiel de s'assurer que le client traitera votre facture rapidement et efficacement, en particulier si vous facturez une grande entreprise comportant de nombreux services différents.
Des informations précises permettent de joindre la bonne personne au sein de l'entreprise, ce qui vous évite des retards de paiement inutiles.
3. Fournir les informations relatives à la facture
Il est également nécessaire d'indiquer sur votre facture freelance la date d'émission de la facture et le numéro de facture.
La date est essentielle pour vos dossiers fiscaux et est utile si vous avez un retard de paiement et devez vous référer à la facture.
La date d'émission de la facture détermine souvent la date d'échéance du paiement (généralement 30 jours après l'émission) et aide votre client à savoir quand le paiement est attendu.
Il est tout aussi important d'attribuer un numéro de facture unique à chaque facture que vous envoyez. Cela vous aide à suivre les paiements liés à des projets spécifiques et est essentiel pour les clients qui ont pu recevoir plusieurs factures de votre part.
Vous pouvez choisir librement votre système de numérotation des factures : certains freelances optent pour des numéros séquentiels, tandis que d'autres préfèrent utiliser des codes spécifiques pour certains types de projets ou clients. La date et le numéro de facture vous aident à tenir un système d'archivage ordonné, ce qui est essentiel lorsque vient le moment de payer vos impôts !
4. Description des biens/services fournis
Cette partie est sans doute la plus importante : vous devez décrire tous les biens ou services que vous avez fournis au client. Il doit inclure une ventilation claire des coûts pour chaque article ou service. Le cas échéant, veillez à inclure :
- Coûts unitaires
- Quantités d'unités fournies
- Heures travaillées
- Le tarif auquel les services sont facturés.
En veillant à la clarté, vous éviterez les questions et les malentendus, et vous contribuerez à accélérer le processus de paiement.
Si vous facturez des frais, tels que des frais de déplacement, l'utilisation d'accessoires ou toute autre dépense liée à l'exécution de votre travail, veillez à les indiquer clairement sur la facture. Les conditions relatives à ces éléments auraient dû être convenues avec le client avant la fin des travaux.
5. Liste des taxes applicables
Si vous devez facturer des taxes sur votre travail, vous devez détailler les taxes applicables sur votre facture. Indiquez clairement chaque type de taxe — celles-ci dépendront de votre emplacement, mais peuvent inclure les taxes de vente spécifiques à chaque État, la TPS ou la TVA.
Incluez des informations sur le calcul de la taxe afin que votre client puisse facilement voir comment vous avez calculé vos totaux. Cela vous garantit de respecter toutes les exigences légales et vous facilitera grandement la vie au moment de remplir votre déclaration d'impôts !
6. Précisez vos conditions de paiement
Il est essentiel de définir clairement avec le client les modalités de paiement. Votre facture doit toujours indiquer la date d'échéance du paiement et toute autre condition de paiement, telle que les frais de retard ou les remises pour paiement rapide.
C'est également ici que vous devez indiquer les modes de paiement que vous acceptez, tels que les chèques, les cartes de crédit, les virements bancaires en ligne ou toute autre plateforme comme PayPal ou Venmo.
Des conditions claires signifient que vous disposez d'éléments concrets auxquels vous référer en cas de litige ou de retard de paiement.
7. Envisagez d'ajouter des notes avec les conditions générales
Cette section vous permet d'ajouter des termes spécifiques liés aux produits ou services que vous proposez. Il peut s'agir d'une politique de retour, d'informations sur la garantie de votre produit, d'informations sur les droits d'auteur ou de tout autre élément applicable au type de travail que vous fournissez.
En incluant ces informations dans votre facture, vous couvrez tous les aspects et disposez d'éléments auxquels vous référer en cas de litige. Cela montre également que vous êtes un travailleur professionnel et méticuleux, ce qui renforcera la confiance de votre client en vous.
Cinq éléments à inclure dans toutes les factures de freelance
Bien que les factures des travailleurs indépendants varient en fonction de leur domaine d'activité, cinq éléments doivent toujours y figurer !
Il s'agit des éléments suivants :
- Vos coordonnées : il s'agit d'un point de référence pour vos clients. Il doit inclure vos coordonnées, votre nom complet et le logo de votre entreprise (si vous en avez un).
- Coordonnées du client : cela garantit que votre facture parvient au bon endroit/à la bonne personne.
- Numéro et date de la facture : chaque facture doit comporter un numéro unique et une date d'émission à des fins de suivi. Cela est utile pour vos dossiers fiscaux, mais aussi pour vos clients lorsqu'il s'agit de suivre leurs différents paiements.
- Conditions de paiement claires : Indiquez clairement la date d'échéance du paiement de vos biens ou services et précisez toutes les autres conditions de paiement, telles que les frais de retard. Indiquez dans cette section les modes de paiement que vous acceptez.
- Services détaillés et coûts : chaque facture freelance doit inclure une liste détaillée des prestations fournies au client et une ventilation claire des coûts. Cela garantit la transparence et réduit considérablement les risques de litiges.
Ensemble, ces éléments vous aideront à créer une facture professionnelle et informative qui rendra l'ensemble du processus de facturation fluide et efficace.
Comment créer une facture gratuitement avec Bonsai
Nous avons donc répertorié tout ce que vous devez inclure dans votre facture de freelance. Vous vous demandez peut-être comment créer vos factures. Savez-vous utiliser Google Docs, Word ou Excel ? Pouvez-vous créer une facture sur votre iPhone ? Il existe une large gamme d'outils à la disposition des freelances, mais l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces pour créer une facture est d'utiliser l'un des modèles gratuits de Bonsai!
Comment s'inscrire
Bonsai est un outil de gestion d'entreprise qui comprend notamment une vaste gamme de documents destinés à vous aider à mieux gérer votre activité. L'inscription est facile et entièrement gratuite. Une fois inscrit, vous aurez accès à toute la gamme de modèles gratuits et faciles à utiliser de Bonsai.
Choisir le bon modèle
Une fois inscrit, vous devez choisir un modèle adapté ! Il existe une grande variété de modèles adaptés à toutes les professions. Voici quelques-uns des meilleurs choix pour les freelances !
Modèle de facture pour travailleur indépendant
Il s'agit du modèle de facture de référence pour les freelances. Il est entièrement modifiable avec votre image de marque et comprend toutes les informations essentielles dont vous avez besoin pour garantir que votre facture soit professionnelle et précise.
Modèle de facture pour travailleur indépendant
C'est un excellent choix pour tout travailleur indépendant. Que vous exerciez une activité complémentaire en tant que freelance ou que vous ayez une clientèle florissante, ce modèle vous permet de créer rapidement des factures soignées et précises.
Être freelance ne signifie pas manquer de travail régulier ! Si vous avez un client régulier qui utilise toujours les mêmes services, vous pouvez utiliser ce modèle de facture récurrente pour éviter d'écrire plusieurs fois la même chose ! Cette facture est idéale, que votre facturation soit hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou autre.
Modèles spécifiques à l'industrie
Certains emplois indépendants nécessitent des modèles spécifiques afin de prendre en compte les caractéristiques uniques du travail.
Par exemple, si vous travaillez en tant que photographe indépendant, vous pouvez utiliser le modèle de facture gratuit pour photographe. Ce modèle vous permet de personnaliser les informations afin de refléter le type de services que vous proposez, par exemple si vous proposez des services de photographie de mariage, de portrait ou tout autre service. Il vous permet également de répertorier tous les frais engagés pendant la séance photo, tels que les frais de déplacement, les accessoires ou autres dépenses.
Bonsai propose également d'autres modèles spécifiques pour d'autres professions libérales, tels qu'un modèle de facture pour entraîneur personnel, un modèle de facture pour tuteur et un modèle de facture pour coach de vie. Il vous suffit de parcourir leur large gamme de modèles pour trouver celui qui correspond le mieux à votre activité !
Saisie de vos informations
Une fois que vous avez choisi votre modèle préféré, vous pouvez le modifier. Si vous disposez de logos ou de designs personnels ou d'entreprise, vous pouvez les ajouter afin que la facture reflète votre image de marque.
Veillez à modifier les autres sections afin d'y indiquer vos coordonnées, celles de votre client, les produits ou services que vous avez fournis, les détails du paiement et toute autre information spécifique.
Sources
https://www.linkedin.com/pulse/freelance-work-rise-hanna-larsson/
https://app.hellobonsai.com/users/sign_up
https://www.hellobonsai.com/invoice-template/freelance
https://www.hellobonsai.com/invoice-template/self-employed
https://www.hellobonsai.com/invoice-template/photography
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