Vorlage für Architekten-Stundenzettel

Was sind Architektur-Stundenzettel?

Eine Zeiterfassungsvorlage für Architekten ist ein strukturiertes Dokument zur Erfassung der für Entwurfs- und Projektphasen aufgewendeten Stunden. Es verwandelt verstreute Zeiteinträge in eine zuverlässige, standardisierte Aufzeichnung, die für das Projektmanagement, die Rechnungsstellung und die Rentabilitätsanalyse genutzt werden kann. Durch die Standardisierung der Arbeitserfassung können Unternehmen den Aufwand verschiedener Projekte vergleichen, die Planung verbessern und die Abrechnungszyklen beschleunigen.

Definition und Zweck der Architekturarbeit

Diese Vorlage ist ein wiederverwendbares Layout, das zur Erfassung der für bestimmte Projekte, Phasen und Aktivitäten aufgewendeten Zeit verwendet wird. Es unterstützt projektbasiertes Arbeiten, mehrphasige Designprozesse und die Koordination mit Teams und Beratern. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats können Designer, Manager und Support-Mitarbeiter sich darüber abstimmen, was als abrechnungsfähige Arbeit gilt und wie die Stunden auf Aufgaben wie Design-Recherchen, Koordinierungssitzungen und Besichtigungen vor Ort verteilt werden. In der Praxis hilft es dabei, alltägliche Designaktivitäten mit den Zahlen zu verknüpfen, die für die Rechnungsstellung, die interne Kostenverfolgung und die Auslastungsanalyse benötigt werden.

Mit diesem Ansatz erhalten Unternehmen einen klareren Überblick darüber, wie sich die Zeit während eines Projekts entwickelt – von den ersten Entwürfen über die Bauunterlagen bis hin zur Baustellenkoordination. Die Vorlage erleichtert die Prognose des Personalbedarfs, den Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden und die Erstellung von Rechnungen, die den Arbeitsumfang widerspiegeln. Dadurch lässt sich die Rentabilität von Projekten leichter überwachen, und die Zusammenarbeit mit Kunden und Beratern wird transparenter und effizienter.

Wichtige Bestandteile eines Architekten-Stundenzettels

Ein gut gestalteter Arbeitszeitnachweis für Architekten sollte eine Reihe klarer Felder enthalten, die den gesamten Umfang der architektonischen Arbeit erfassen. Beginnen Sie damit, jede Stunde dem richtigen Kontext zuzuordnen, damit Sie sehen können, wie die Zeit auf Projekte, Phasen und Aktivitäten verteilt ist. Die folgenden Felder stellen sicher, dass jeder Eintrag angibt, wer die Arbeit durchgeführt hat, an welchem Projekt und in welcher Phase, was die Berichterstattung an Kunden und Führungskräfte gleichermaßen erleichtert.

Nachfolgend sind die wesentlichen Felder aufgeführt, die in der Vorlage enthalten sein sollten. Diese strukturieren die Daten so, dass der „Architekt der Zeit“ den Aufwand über mehrere Projekte hinweg verfolgen, Designphasen vergleichen und genaue Kosten- und Auslastungsanalysen erstellen kann.

• Datum der Arbeit
• Architekt/Teammitglied Name
• Projektname oder -nummer
• Kunde
• Projektphase (Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Bauunterlagen, Bauleitung usw.)
• Aufgaben- oder Tätigkeitsbeschreibung
• Indikator für abrechnungsfähig vs. nicht abrechnungsfähig
• Arbeitsstunden (reguläre Arbeitszeit, gegebenenfalls Überstunden)
• Stundensatz oder Kostencode
• Tages-/Wochen-Gesamtwerte

Diese Felder helfen dem „Architekten der Zeit“, zu erkennen, wo die Anstrengungen in den Projekten liegen, ermöglichen eine präzise Rechnungsstellung und ermöglichen Auslastungs- und Rentabilitätsanalysen. Wenn Teams diese Komponenten konsequent einsetzen, können Manager klare Projektberichte erstellen, Phasenstunden benchmarken und Trends erkennen, wie z. B. Designphasen, die regelmäßig mehr Koordinations- oder Dokumentationszeit erfordern.

Was sollte in einer Zeiterfassungsvorlage für Architekten enthalten sein?

Eine strukturierte Zeiterfassung hilft Architekturbüros dabei, Rechnungen präzise zu erstellen, den Projektfortschritt zu messen und genau zu sehen, wofür die Designstunden aufgewendet werden. Durch die Verwendung einer Zeiterfassungsvorlage für Architekten werden die Daten team- und projektübergreifend vereinheitlicht, sodass aus früheren Schätzungen klare Zahlen werden, auf deren Grundlage Sie handeln können. Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus unterstützt dieser Ansatz gesündere und profitablere Praktiken, indem er Zeit und Wert in den Bereichen Entwurfsplanung, Dokumentation und Verwaltung aufeinander abstimmt.

Projektarbeit mit genauer Abrechnung verknüpfen

Präzise Zeitprotokolle verbinden die Projektarbeit direkt mit den Rechnungen, wodurch Streitigkeiten und Spekulationen reduziert werden. Wenn jede Stunde nach Projekt und Phase erfasst wird, sehen Kunden, wofür sie bezahlen, und Unternehmen schützen ihre Gewinnmargen.

Verwenden Sie beispielsweise die Vorlage „Architect Timesheet Template“, um die Stunden nach Schematic Design, DD, CD und CA aufzuteilen. Wenn Sie die Stunden schätzen oder nachträglich rekonstruieren, riskieren Sie, zu wenig oder zu viel zu berechnen. Ein sechsmonatiges Projekt könnte beispielsweise 120 Stunden für die Entwurfsplanung, 90 Stunden für die Ausführungsplanung, 70 Stunden für die Bauleitung und 60 Stunden für die Bauüberwachung umfassen. Mit phasenweisen Protokollen können Sie jeden Teil der Arbeiten, den das Projekt umfasst, genau abrechnen.

Da die Vorlage direkt in Rechnungsstellungstools eingespeist wird, können Sie die Summen in QuickBooks, Xero oder Deltek Ajera exportieren und Rechnungen erstellen, die die tatsächlich geleistete Arbeit widerspiegeln. Dies beschleunigt den Abrechnungszyklus und macht Kundenrechnungen transparenter, was das Vertrauen stärkt und den Cashflow verbessert.

Um die Projektleistung und Rentabilität zu verstehen

Die Daten aus den Stundenzetteln zeigen, wo Projekte im Zeitplan liegen und wo es zu Abweichungen kommt, sodass Sie die Rentabilität nach Phase und Art der Dienstleistung messen können. Dank dieser Klarheit kann Ihr Unternehmen genau feststellen, welche Teile eines Projekts den größten Zeit- und Kostenaufwand verursachen.

Wenn man die geplante und die tatsächliche Zeit für jede Phase – Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Bauplanung und Bauausführung – vergleicht, stellt man oft fest, dass die Bauausführung oder Bauplanung die Schätzungen um 10 bis 25 % überschreitet. Bei einem typischen sechsmonatigen Auftrag kann dies zu Hunderten von ungeplanten Arbeitsstunden führen, wenn dies nicht überwacht wird. Dadurch lässt sich die Vorlage für die Architektur-Zeiterfassung schneller erstellen als mit einer einfachen Excel-Zeiterfassung.

Diese Erkenntnis ermöglicht es Ihnen, Angebote und Honorare für zukünftige Arbeiten zu optimieren. Indem Sie als „Architekt der Zeit“ agieren, können Sie realistischere Zeitpläne und genauere Honorare erstellen. Dashboards und exportierbare Berichte aus der Vorlage und kompatiblen Tools helfen Ihnen dabei, Ihren Kunden datengestützte Überarbeitungen zu präsentieren, bevor neue Arbeiten beginnen.

Um Arbeitsbelastungen zu bewältigen und Burnout zu vermeiden

Zeiterfassungsbögen bieten einen klaren Überblick darüber, wer in welchen Projekten überlastet ist, was Führungskräften dabei hilft, die Arbeitsbelastung neu zu verteilen, bevor es zu Burnout kommt. Mit strukturiertem Tracking können Auftraggeber und Projektmanager Aufgaben neu verteilen, Fristen anpassen und Teams vor chronischen Überstunden schützen.

Achten Sie auf Muster wie wiederkehrende nächtliche CA-Arbeiten oder Design-Crunches. Wenn die Daten auf durchweg arbeitsreiche Wochen für einen Designer hindeuten, können Sie Aufgaben neu zuweisen, Zeitpläne anpassen oder Auftragnehmer hinzuziehen, um Spitzenzeiten abzudecken. Die Arbeitszeitblattvorlage für Architekten macht diese Muster sichtbar und leicht umsetzbar und unterstützt so einen gesünderen Arbeitsrhythmus und eine stabilere Projektabwicklung.

Durch proaktive Planung unter Berücksichtigung der tatsächlichen Arbeitsbelastung schützen Unternehmen die Arbeitsmoral und sorgen für einen stetigen Fortschritt bei allen Projekten. In der Praxis hilft Ihnen diese Vorlage dabei, Ziele ohne Überstunden festzulegen, wo dies möglich ist, und Puffer für kritische Phasen einzuplanen, damit Designer nicht überlastet werden und Kundenverpflichtungen eingehalten werden können.

Wer sollte diese Vorlage für Architekten-Stundenzettel verwenden?

Architekten arbeiten in Einzelpraxen, kleinen Büros und großen Firmen, und jede Gruppe profitiert von einer klaren, einheitlichen Methode zur Zeiterfassung für Kunden, Projekte und Fachbereiche. Die Vorlage für Architektur-Stundenzettel ist ein Dokumentlayout, mit dem Architekten ganz einfach personalisierte Stundenzettel erstellen können. Es hilft dabei, abrechnungsfähige Stunden zu erfassen, Projekte im Rahmen des Budgets zu halten und Personalentscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen.

Selbstständige Architekten und unabhängige Berater

Freiberufler und Inhaber von Ein-Mann-Studios benötigen eine einfache, wiederholbare Methode, um die für verschiedene Kunden und Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen.

Sie können kostenlose Vorlagen für Zeiterfassungsbögen herunterladen, um die Arbeitszeit zu erfassen, Mitarbeiter effizient zu überwachen und Projekte zu verwalten. Diese Vorlagen sind speziell auf Architekten zugeschnitten, sodass Sie keine Datentabellen hinzufügen und die Stunden in die Zeiterfassung eintragen müssen – Sie können sofort loslegen. Es macht die Rechnungsstellung schneller und genauer, sodass Sie pünktlich bezahlt werden. Wenn Sie beispielsweise diese Woche 32 Stunden in Rechnung stellen, können Sie genau sehen, wie viele davon auf Kunde A und wie viele auf Kunde B entfallen, zuzüglich der von Ihnen aufgewendeten Verwaltungszeit. Um die Effizienz zu gewährleisten, beschränken Sie die Eingaben auf die wesentlichen Felder und halten Sie die Vorlage für alle Kunden einheitlich.

Halten Sie die Vorlage schlank und konsistent. Fügen Sie Felder für Projektphasen, Entwurfs- und Überarbeitungsstunden, CAD-Zeit, Kundendaten und Abrechnungssätze hinzu. Verwenden Sie ein benutzerfreundliches Tool wie Google Sheets, Excel oder eine Zeiterfassungs-App wie Toggl Track oder Harvest für zeitgesteuerte Einträge. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, täglich oder am Ende des Tages Ihre Arbeitszeit zu protokollieren, damit nichts übersehen wird.

Kleine und mittelgroße Architekturbüros

Wenn ein Studio wächst, hilft die Standardisierung der Zeiterfassung allen dabei, ihre Arbeitszeiten auf die gleiche Weise zu erfassen.

Mit einer gemeinsamen Struktur – Projekte, Phasen und Aufgabenkategorien – können die Daten für Projektüberprüfungen, Personalentscheidungen und Prognosen zusammengefasst werden. Wenn alle Architekten und Designer ihre Arbeitszeit in denselben Feldern erfassen, können Manager sehen, welche Projekte über- oder unterbesetzt sind, und die anstehenden Arbeitslasten planen. Diese Konsistenz erleichtert auch die Messung des Aufwands für Design und Produktion sowie den Vergleich der Leistung zwischen verschiedenen Projekten.

Zur Umsetzung veröffentlichen Sie eine einzige Vorlage, schulen Sie neue Mitarbeiter und verlangen Sie wöchentliche Einreichungen. Integrieren Sie die Zeiterfassung in Ihre Projektmanagement- oder Buchhaltungstools – beispielsweise Procore oder Deltek Ajera – und richten Sie einfache Dashboards ein. Diese Angleichung hilft einem wachsenden Unternehmen dabei, Arbeitsstunden in zuverlässige Kostenprognosen und eine bessere Kundenabrechnung umzuwandeln, was genauere Personalprognosen bei der Skalierung ermöglicht.

Größere Architekturbüros und multidisziplinäre Teams

Beachten Sie, dass in größeren Teams eine Zeiterfassungsvorlage für Architekten dabei hilft, Architekten, Innenarchitekten und andere Mitwirkende hinsichtlich der Kategorisierung ihrer Arbeitszeit aufeinander abzustimmen.

Mit dieser Vorlage können Projektmanager die aufgewendete Zeit nach Fachbereich (Architekt, Innenarchitekt, Ingenieur), nach Phase (Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Bauunterlagen) und nach Büro vergleichen. Diese Transparenz hilft Geschäftsführern dabei, Ressourcen zuzuweisen, Arbeitslasten auszugleichen und Trends im gesamten Unternehmen zu erkennen, sodass Sie Wachstum und Rentabilität steuern können. Wenn die Zeitdaten konsistent sind, können Sie schnell zuverlässige Berichte für Vorstandssitzungen und externe Kundenbewertungen erstellen.

Verwandeln Sie die Daten mit Dashboards in Deltek, Power BI oder Tableau in Strategien. Nutzen Sie diese Erkenntnisse für die Ressourcenplanung, Rentabilitätsanalyse und strategische Entscheidungen über Bürostandorte, Dienstleistungsangebote oder Personalausstattung. Eine einheitliche Vorlage für Architekten-Stundenzettel sorgt dafür, dass alle Teammitglieder aufeinander abgestimmt sind, und bietet einen nachvollziehbaren Nachweis darüber, wie das Unternehmen seine Zeit nutzt, um Mehrwert zu schaffen.

Was ist eine Vorlage für einen Architektur-Stundenzettel?

Eine gut strukturierte Vorlage für Architekten-Stundenzettel sorgt für klare und schnell auszufüllende Architektur-Workflows. Das Layout sollte sich auf Datum, Projekt und Phase konzentrieren und dabei abrechnungsfähige von nicht abrechnungsfähigen Aufgaben trennen. Das Ziel ist ein Design, das Sie jeden Tag schnell ausfüllen und leicht lesen können, wenn Sie die Arbeit der letzten Wochen oder Monate überprüfen. Durch diese Art der Organisation der Einträge erhalten Sie einen Überblick über die Zeitverteilung, den Projektstatus und die Kapazitäten für das kommende Jahr.

Die Zeit nach Projekt und Phase organisieren

Organisieren Sie die Zeit so, dass jede Zeile eindeutig mit einem bestimmten Projekt und einer bestimmten Phase verknüpft ist, indem Sie spezielle Felder für Projektnummer, Projektname und Phase wie SD, DD, CD und CA verwenden. Diese Struktur macht es einfach zu erkennen, wie viel Zeit in jeder Phase für mehrere Projekte aufgewendet wird. In einer einzigen Vorlage können Sie eine Projektnummer wie P-001, den Projektnamen wie „Bridge Street Library“ und eine Phase wie SD angeben, wodurch Sie Stunden automatisch aggregieren können, während Sie Daten und Stunden eingeben.

Mit dieser Konfiguration können Sie schnell erkennen, wenn eine Phase länger als geplant dauert. Wenn beispielsweise für die SD-Phase eines Projekts 120 Stunden vorgesehen sind, aber bis zur vierten Woche bereits 150 Stunden aufgezeichnet wurden, machen die Summen und Markierungen der Vorlage die Überschreitung deutlich. Verwenden Sie eine einheitliche Spaltenreihenfolge (Datum, Projektnummer, Projektname, Phase, Aufgabe, Stunden, Abrechnungsstatus) und erwägen Sie farbcodierte Indikatoren oder eine einfache Schwellenwertregel, um Phasen zu kennzeichnen, die ihre Schätzungen überschreiten. Diese Klarheit unterstützt zeitnahe Projektüberprüfungen und bessere Planungsentscheidungen.

Um klare Aufgabenbeschreibungen zu erfassen

Beschreiben Sie Aufgaben konkret, um spätere Nachschläge und Schätzungen zu erleichtern. Geben Sie das Ergebnis oder den Output, die wichtigsten Beteiligten und gegebenenfalls den Kontext oder Ort an (z. B. „Koordinierungsgespräch mit MEP-Ingenieur zur HVAC-Verlegung auf Ebene 2“). Klare Beschreibungen helfen Kunden, den Fortschritt zu verstehen, interne Überprüfungen zu unterstützen und Schätzungen für ähnliche Aufgaben in zukünftigen Projekten zu verbessern. Dieser Detaillierungsgrad erleichtert auch die Rechtfertigung von Arbeitsstunden bei Kundengesprächen und Audits und sorgt gleichzeitig für eine konsistente Dokumentation über Wochen und Monate hinweg.

Um abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten zu trennen

Erläutern Sie, wie und warum abrechnungsfähige Aufgaben von nicht abrechnungsfähigen Aufgaben unterschieden werden können, indem Sie eine einfache Kennzeichnung oder Spalte für abrechnungsfähige Aufgaben und optional Aufgabenkategorien hinzufügen. Architektonische Tätigkeiten wie Projektplanung, wichtige Abstimmungen und Baustellenbesichtigungen sind in der Regel abrechnungsfähig, während Aufgaben wie Marketing, Angebotserstellung, interne Besprechungen und Schulungen oft nicht abrechnungsfähig sind. Durch die Kennzeichnung jedes Eintrags als „Abrechnungsfähig Ja/Nein“ und, falls gewünscht, die Zuordnung einer Kategorie (Entwurf, Koordination, Besichtigung vor Ort, Marketing usw.) können Architekten schnell erkennen, wo Einnahmen generiert werden und wo Gemeinkosten anfallen.

Diese Trennung trägt zur Genauigkeit der Rechnungsstellung und zur wöchentlichen Kapazitätsplanung bei. Beispielsweise könnten Sie in einer typischen Woche 28 bis 34 Stunden für mehrere Projekte als abrechnungsfähig und 6 bis 12 Stunden für interne Tätigkeiten als nicht abrechnungsfähig markiert haben. Die Vorlage sollte eine einfache Überprüfung ermöglichen: eine schnelle Gesamtsumme der abrechnungsfähigen Stunden pro Woche und eine separate Gesamtsumme für nicht abrechnungsfähige Arbeiten sowie optionale Aufschlüsselungen nach Kategorien. Ein klares Kennzeichnungs- und Kategoriensystem erleichtert die Beurteilung, ob Ihre Zeit mit den Zielen Ihres Unternehmens und den Erwartungen Ihrer Kunden übereinstimmt.

Tägliche und wöchentliche Summen zusammenfassen

Fügen Sie Spalten oder Zeilen hinzu, die die Gesamtstunden pro Tag und pro Woche und optional pro Projekt anzeigen, damit Sie die Eingaben auf einen Blick überprüfen können. Die Tagesgesamtwerte helfen Ihnen, ungewöhnliche Spitzen zu erkennen, während die Wochengesamtwerte die Gesamtleistung und -kapazität anzeigen. Optionale Summen pro Projekt geben Projektmanagern einen schnellen Überblick darüber, wie die Zeit über ein Portfolio verteilt ist.

Verwenden Sie integrierte Tools, um diese Zusammenfassungen zu automatisieren. Im Jahr 2026 gehören zu den gängigen Ansätzen Google Sheets oder Excel mit SUMIF oder SUM über mehrere Daten hinweg sowie PivotTables oder QUERY-Funktionen zur Gruppierung nach Projekt und Phase. Eine wöchentliche Zusammenfassung sollte die Gesamtstunden, abrechnungsfähige Stunden und nicht abrechnungsfähige Stunden klar aufzeigen und einen schnellen Vergleich mit den geplanten Zuweisungen oder Kapazitäten ermöglichen. Dies bietet Managern und Teams eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen, die Einhaltung der Budgets zu überprüfen und die Arbeitsbelastung vor Ende der Woche anzupassen.

So passen Sie die Vorlage für Ihr Architekturbüro an

Verwenden Sie unsere Vorlage für Architekten-Stundenzettel, um die für Kundenprojekte und -phasen aufgewendeten Designstunden zu erfassen. Konzentrieren Sie sich darauf, die Vorlage einmalig zu konfigurieren, damit sie zu einem wiederverwendbaren Rahmenwerk wird, das langfristig eine konsistente und genaue Zeiterfassung unterstützt.

Phasen und Codes an Ihren Arbeitsablauf anpassen

Beginnen Sie damit, den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens den Phasenbezeichnungen und Codes zuzuordnen, die in der Architect Timesheet Template verwendet werden.

Passen Sie die Phasenbezeichnungen an Ihre Standardbegriffe an (z. B. SD, DD, CD, CA, Machbarkeit, Nachbezug). Legen Sie diese als vordefinierte Optionen in Excel oder Google Sheets fest, damit Architekten nicht für jedes Projekt neue Abkürzungen erstellen müssen. Eine einheitliche Benennung sorgt für übersichtliche Berichte, die über alle Aufträge hinweg vergleichbar sind.

Betrachten Sie es als ein Glossar, das Sie einmal im Jahr aktualisieren. Erstellen Sie eine einfache Referenztabelle, in der jede Phase, ihre gängigen Abkürzungen und der Zeitpunkt ihres Beginns in einem Projekt aufgeführt sind. Dadurch bleiben die Daten konsistent, Fehler werden reduziert und Jahresabschlussberichte lassen sich einfacher erstellen. Im Jahr 2026 verknüpfen viele Unternehmen Phasencodes auch mit Kostenstellen, um die Auftragskalkulation zu verbessern, sodass die Vorlage sowohl die Terminplanung als auch die Finanzabteilung reibungslos versorgt.

Standardaufgabenkategorien definieren

Definieren Sie einen Standardsatz von Aufgabenkategorien, die in der Architekturarbeit immer wieder vorkommen.

Erstellen Sie eine kurze Liste, die Konzeptentwurf, Modellierung, Entwurf, Koordination, Kundengespräche, Besichtigungen vor Ort, Dokumentation und Verwaltung umfasst. Bauen Sie diese Kategorien als vordefinierte Optionen in die Vorlage ein, damit die Eingaben schnell und einheitlich erfolgen können. Wenn Sie Dropdown-Menüs verwenden, vermeiden Sie Tippfehler und halten Sie die Daten für zukünftige Berichte und Analysen sauber.

Integrierte Kategorien beschleunigen die täglichen Einträge und unterstützen später eine tiefergehende Analyse, beispielsweise den Vergleich der für die Koordination aufgewendeten Zeit mit der für das reine Design aufgewendeten Zeit. Im Jahr 2026 kombinieren Unternehmen häufig Kategoriedaten mit Phasencodes, um übersichtliche Projekt-Dashboards zu erstellen und die Ressourcenplanung zu verbessern, wodurch Engpässe leichter erkannt und Arbeitslasten neu ausbalanciert werden können.

Um unterschiedliche Rollen und Tarife widerzuspiegeln

Schaffen Sie in der Vorlage Platz für verschiedene Rollen und deren Tarife, die bei Projekten wiederkehren.

Fügen Sie Felder für die Rolle oder den Kostenmultiplikator hinzu, damit dieselbe Zeiterfassung für Auftraggeber, Projektarchitekten, Designer und Praktikanten verwendet werden kann. Beispielsweise könnten Sie in den USA Stundensätze von etwa 210 bis 250 US-Dollar für den Auftraggeber, 140 bis 180 US-Dollar für den Projektarchitekten, 90 bis 120 US-Dollar für den Designer und 40 bis 60 US-Dollar für den Praktikanten festlegen. Markt im Jahr 2026. Wenn Sie diese als Teil der Vorlage beibehalten, müssen Sie das Blatt nicht für jedes Teammitglied neu erstellen.

Mit den Feldern für Rolle und Tarif kann die Vorlage sowohl die interne Kostenverfolgung als auch die externe Rechnungsstellung versorgen. Verwenden Sie Formeln, um die Kosten als Arbeitsstunden mal Stundensatz zu berechnen, und aggregieren Sie diese nach Projekt oder Kunde. Einige Unternehmen speichern die Preise auch in einer separaten Nachschlagetabelle und rufen sie mit einer VLOOKUP- oder XLOOKUP-Funktion ab, sodass Aktualisierungen nur an einer Stelle vorgenommen werden müssen und automatisch übernommen werden.

Zur Unterstützung wöchentlicher, zweiwöchentlicher oder monatlicher Ansichten

Richten Sie die Vorlage so ein, dass sie der Art und Weise entspricht, wie Ihr Unternehmen die Zeit überprüft.

Konfigurieren Sie Layouts für ein Wochenraster, einen zweiwöchigen Zahlungszeitraum oder eine Monatsübersicht, wobei die Felder für die Zeiterfassung einheitlich bleiben. Sie können Einträge nach Woche oder Monat gruppieren, aber die zugrunde liegenden Daten bleiben unverändert, was den Datenexport und die Berichterstellung vereinfacht. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie zwischen den Ansichten wechseln können, ohne die Art der Zeiteingabe zu ändern, was die Genauigkeit und Geschwindigkeit erhöht.

Diese Angleichung hilft bei der Gehaltsabrechnung, den Rechnungszyklen und den Projekt-Check-ins. Im Jahr 2026 führen viele kleine Architekturbüros wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsabrechnungen durch und bevorzugen bei längerfristigen Aufträgen monatliche Projektbesprechungen. Durch die Unterstützung mehrerer Ansichten bleibt die Architect Timesheet Template eine flexible, wiederverwendbare Vorlage, die sich an den Rhythmus und die Finanzabläufe Ihres Unternehmens anpassen lässt.

Zeiterfassungssoftware für Architekten

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ist für Architekten, die zwischen Entwürfen, Kundengesprächen, Baustellenbesichtigungen und Überarbeitungsrunden jonglieren, eine Herausforderung. Viele tappen in gängige Fallen, die Arbeitszeiten einfrieren, die Abrechnung verzerren oder den Projektfortschritt verschleiern. Die Lösung ist eine gut strukturierte Vorlage, die die Protokollierung schnell, präzise und für das gesamte Team sichtbar macht. Eine Zeiterfassungsvorlage für Architekten bietet Ihnen übersichtliche Felder für Datum, Projekt, Phase, Aufgabe und die Angabe, ob die Zeit abrechnungsfähig ist, sowie Hinweise, die Ihnen dabei helfen, aussagekräftige Beschreibungen zu verfassen. Durch die Gewohnheit, täglich Einträge zu machen und eine einheitliche Vorlage zu verwenden, erhalten Sie zuverlässige Rechnungen, einen besseren Überblick über Projekte und weniger Streitigkeiten mit Kunden.

Um am Ende der Woche mit der Rekonstruktion der Zeit aufzuhören

Das Warten mit der Zeiterfassung bis zum Ende der Woche führt zu Spekulationen und zu einer Untererfassung der Arbeitsstunden.

Wenn eine Aufgabe sich über mehrere Tage erstreckt, verblasst die Erinnerung, und Sie erinnern sich möglicherweise falsch an die genaue Dauer oder ordnen sie der falschen Phase zu. Dies führt zu Rechnungen, die nicht die tatsächlich geleistete Arbeit widerspiegeln, und macht es schwierig zu erkennen, wie viel Zeit tatsächlich für die Gestaltung und wie viel für die Koordination eines Projekts aufgewendet wurde. Eine einfache, leicht zugängliche Vorlage für Architekten-Stundenzettel verringert den Aufwand für die Erfassung direkt nach einer Aufgabe oder Besprechung. Speichern Sie es auf Ihrem Smartphone oder Desktop, mit Zeilen für Datum, Projekt, Phase und Aufgabe sowie einem kleinen Timer oder einer Schnellzugriffstaste, damit Sie Ihre Daten sofort nach Abschluss der Aufgabe erfassen können. Starten Sie den Timer, wenn Sie beginnen, und stoppen Sie ihn, wenn Sie fertig sind, um eine genaue Aufzeichnung zu erhalten.

Fördern Sie die Gewohnheit des täglichen Protokollierens, indem Sie die Vorlage mit einer 5- bis 10-minütigen Zusammenfassung am Ende jedes Tages kombinieren. Wenn Sie einen Standortbesuch oder einen Design-Anruf beendet haben, protokollieren Sie dies sofort, anstatt bis Freitag zu warten. Integrieren Sie eine Timer-Option von Clockify, Toggl oder Harvest, damit Sie Daten mit wenigen Klicks in die Architect-Zeiterfassungsvorlage zurückspielen können. Das Ziel besteht darin, Reibungsverluste zu reduzieren, damit Sie die Stunden genau erfassen können, anstatt sie später rekonstruieren zu müssen, was sowohl die Abrechnungsgenauigkeit als auch den Projektüberblick verbessert.

Um vage oder unvollständige Einträge zu vermeiden

Um vage Einträge zu vermeiden, sollten Sie zunächst klare Eingabeaufforderungen in Ihrer Vorlage festlegen.

Allgemeine Beschreibungen wie „Designarbeit“ oder „Besprechung“ verschleiern, was tatsächlich geschehen ist, und erschweren es, Honorare zu rechtfertigen oder Ergebnisse nachzuvollziehen. Ein schlechter Eintrag könnte beispielsweise lauten: „Kundengespräch“. Ein aussagekräftiger Eintrag sollte genau beschreiben, was besprochen und beschlossen wurde: „Kundengespräch zur Festlegung des Zeitplans für die Fenster; 45 Minuten; Ergebnisse: Auswahl einer Aluminiumfassade; nächste Schritte: Aktualisierung der Ansichten und CAD-Zeichnungen.“ Der Unterschied liegt in der Klarheit über Ergebnisse, Entscheidungen und nächste Aufgaben. Eine gute Vorlage bietet ausreichend Platz für aussagekräftige Beschreibungen, damit Sie den Wert verteidigen und Ihre Kunden auf dem Laufenden halten können.

Um dies zu beheben, verwenden Sie das Beschreibungsfeld und die Eingabeaufforderungen der Architect Timesheet Template, um den Kontext zu erfassen. Beschreiben Sie die Aufgabe, die erzielten Ergebnisse, die getroffenen Entscheidungen und alle Folgemaßnahmen. Beispiel: „Schematischer Entwurf für Projekt Zenith: Optionen für die Gebäudehülle mit dem Kunden besprochen; Grundriss überarbeitet; Protokoll erstellt; nächster Schritt: CAD-Zeichnungen bis morgen Mittag aktualisieren.“ Dieser Detaillierungsgrad trägt zu einer genauen Abrechnung, einer besseren Projektverfolgung und einer reibungsloseren Kommunikation mit den Kunden bei.

Um zu verhindern, dass Projekte und Phasen in einem Eintrag vermischt werden

Durch die Trennung von Projekten und Phasen lassen sich unklare Zeitangaben vermeiden.

Die Zusammenfassung mehrerer Projekte oder Phasen in einer einzigen Zeile verschleiert, wo der Aufwand angefallen ist, und macht die Berichterstattung unzuverlässig. Wenn Sie beispielsweise zwei Stunden als „Projekt A + Projekt B – Design“ protokollieren, bleibt verborgen, welches Projekt mehr Designzeit in Anspruch genommen hat und welche Phase für jedes Projekt aktiv war. Diese Mehrdeutigkeit erschwert die Rechnungsstellung an Kunden und interne Überprüfungen. Der richtige Ansatz besteht darin, für jede Projekt-Phasen-Kombination separate Zeilen anzulegen, auch wenn diese hintereinander am selben Tag stattfanden. Die Vorlage für die Architekten-Stundenzettel sollte separate Zeilen mit unabhängigen Feldern für Datum, Projekt und Phase enthalten, damit die Summen korrekt bleiben und die Berichte die tatsächliche Arbeitsverteilung widerspiegeln.

Durch die Führung separater Einträge können Sie präzise projektbezogene und phasenbezogene Zusammenfassungen erstellen und so die Prognosen und die Budgetabstimmung verbessern. Verwenden Sie Dropdown-Menüs für „Projekt“ und „Phase“, um Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihre Berichte die Stunden eindeutig dem richtigen Projekt und der richtigen Phase zuordnen. Diese Disziplin verhindert projektübergreifende Fehlabrechnungen und sorgt dafür, dass die Daten für die Beteiligten vertrauenswürdig bleiben.

Versteckte, nicht abrechenbare Zeiten erkennen

Viele Architekten unterschätzen den Zeitaufwand für E-Mails, Koordination und interne Überprüfungen.

Nicht abrechenbare Zeiten bleiben oft im Hintergrund, wirken sich jedoch auf die Rentabilität aus, wenn sie nicht erfasst werden. Eine typische Woche umfasst Zeit, die für E-Mail-Korrespondenz, Koordinierungsgespräche mit Beratern und interne Designprüfungen aufgewendet wird, die möglicherweise nicht den Kunden in Rechnung gestellt werden. Die Vorlage sollte Felder für abrechnungsfähige/nicht abrechnungsfähige Leistungen und Aufgabenkategorien enthalten, damit Unternehmen Prozesse, Umfang oder Gebühren entsprechend anpassen können. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass 20 % der wöchentlichen Arbeitszeit nicht abrechenbare Koordinationsaufgaben und nicht kundenbezogene Designarbeiten sind, was sich auf die Preisgestaltung oder Prozessänderungen auswirkt. Durch die Nachverfolgung dieser Daten können Sie Ihre Margen schützen, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.

Verwenden Sie die Optionen „Abrechnungsfähig/Nicht abrechnungsfähig“ und „Aufgabenkategorie“ der Vorlage, um diese Details zu erfassen. Überprüfen Sie die Daten regelmäßig, um Muster zu erkennen, wie z. B. wiederkehrende lange E-Mail-Verläufe oder häufige interne Überprüfungen, die nicht mit einem Kundenprojekt in Verbindung stehen. Mit dieser Transparenz können Sie den Umfang anpassen, Änderungen mit Kunden aushandeln oder Ihren Arbeitsablauf optimieren. Die Anwendung dieser Erkenntnisse im Jahr 2026 ist einfacher denn je dank einer strukturierten Vorlage für Architekten-Stundenzettel, die nicht abrechenbare Zeiten sichtbar, umsetzbar und diskussionsbereit hält.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Zeiterfassungsvorlagen für Architekten hilft

Mit Bonsai können Sie die vertraute Struktur der Architekten-Zeiterfassung in einen einzigen, skalierbaren Arbeitsablauf integrieren. Architekten können die Kernelemente ihrer Vorlage – Projekte, Phasen, Aufgabenkategorien, Rollen und Felder wie abrechnungsfähig vs. nicht abrechnungsfähig – in Bonsai spiegeln und dann einen einheitlichen Prozess für das gesamte Unternehmen festlegen. Mit zentralisierter Zeiterfassung, verbesserter Projekttransparenz und automatischen Berechnungen gehen Sie über statische Tabellenkalkulationen hinaus und erhalten Echtzeit-Einblicke und eine schnellere Rechnungsstellung. Ab 2026 bietet Bonsai native Zeiterfassung, wiederverwendbare Vorlagen und integrierte Genehmigungsprozesse, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Wiederverwendbare Vorlagen für Architekten-Stundenzettel erstellen

Architekten können eine Vorlage definieren, die die Kernstruktur umfasst – Projekte, Phasen, Aufgabenkategorien, Rollen und Felder wie abrechnungsfähig vs. nicht abrechnungsfähig – und diese als wiederverwendbare Vorlage speichern. Felder für Stunden, Notizen und eine klare Unterscheidung zwischen abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Arbeit beibehalten. Speichern Sie diese Konfiguration als Ihre Architect-Zeiterfassungsvorlage, damit jeder im Team sie beim Start eines neuen Projekts auswählen kann. Dadurch bleiben das genaue Format, die Terminologie und die Codes konsistent, bis hin zu Projektphasenbezeichnungen wie „Discovery“, „Schematic“ und „Construction Admin“.

Nach dem Speichern wird die Vorlage automatisch auf neue Aufträge angewendet, sodass Sie ein Blatt nie wieder von Grund auf neu erstellen müssen. Teammitglieder protokollieren ihre Arbeitsstunden in denselben Feldern, wodurch sich Arbeitsaufkommen, Gesamtstunden pro Projekt und Phasenfortschritt leicht vergleichen lassen. Projektmanager erhalten sofort einen Überblick darüber, wer an welchen Aufgaben arbeitet, während Firmeninhaber Trends erkennen können, ohne einzelne Dateien nachverfolgen zu müssen. Diese Konsistenz beschleunigt auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, wodurch die Einarbeitungszeit verkürzt und Verwirrung bei Projekten vermieden wird.

Die Arbeitszeiten von Architekten an einem Ort verfolgen und verwalten

Die zentralisierte Zeiterfassung ermöglicht einen vollständigen Überblick über alle Projekte und Mitarbeiter. Bei Bonsai erfasst jeder Architekt seine Arbeitszeit im selben System, und Projektmanager können die Stunden pro Projekt und Phase auf Echtzeit-Dashboards einsehen. Einzelpersonen können ihre eigene Nutzung in monatlichen Zusammenfassungen überprüfen, und Firmeninhaber können schnell nachvollziehen, wohin die Zeit fließt, ohne separate Dateien durchsuchen zu müssen.

Der zentralisierte Ansatz erhöht auch die Genauigkeit und Verantwortlichkeit. Durch einheitliche Felder und integrierte Validierungen werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, und Sie können Stunden in einem einzigen Bericht an Kunden oder Lieferanten exportieren. Mit Filtern können Sie sich detailliert mit Phasen wie Entdeckung, Planung und Bauverwaltung befassen und Ansichten pro Mitarbeiter oder pro Projekt vergleichen, um Engpässe oder Überschreitungen zu erkennen.

Automatisierung von Berechnungen, Genehmigungen und Rechnungsstellung anhand von Stundenzetteln

Diese Automatisierungen sparen Zeit und reduzieren Fehler, indem sie Zeitdaten in gebrauchsfertige Ergebnisse umwandeln. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Automatisierung im Überblick:

• Berechnet automatisch Tages-, Wochen- und Projektsummen aus jedem Zeiteintrag, einschließlich Zwischensummen pro Meilenstein.
• Wendet vordefinierte Stundensätze nach Rolle oder Projekt an, sodass Rechnungen automatisch genaue Beträge widerspiegeln.
• Leitet Arbeitszeitnachweise bei Bedarf zur internen Genehmigung weiter, mit automatischen Erinnerungen und Genehmigungsverfolgung.
• Wandelt genehmigte Zeiteinträge in Rechnungsentwürfe für die Kundenabrechnung um, wodurch manuelle Dateneingaben und Fehler reduziert und der Cashflow beschleunigt werden.

Mit diesen Automatisierungen kann sich Ihr Architekturteam stärker auf die Planung und die Arbeit für Kunden konzentrieren, während die Zeitdaten für die Abrechnung und Berichterstellung stets genau und aktuell bleiben.