Plantilla de hoja de horas para arquitectos

¿Qué es Architecture Timesheets?

Una plantilla de hoja de horas para arquitectos es un documento estructurado que permite realizar un seguimiento de las horas dedicadas a las fases de diseño y proyecto. Convierte las entradas de tiempo dispersas en un registro fiable y estandarizado que puede alimentar la gestión de proyectos, la facturación y el análisis de rentabilidad. Al estandarizar la forma en que se registra el trabajo, las empresas pueden comparar el esfuerzo entre proyectos, mejorar la programación y acelerar los ciclos de facturación.

Definición y finalidad del trabajo de arquitectura

Esta plantilla es un diseño repetible que se utiliza para registrar el tiempo dedicado a proyectos, fases y actividades específicos. Admite el trabajo basado en proyectos, los procesos de diseño multifásicos y la coordinación con equipos y consultores. Al utilizar un formato coherente, los diseñadores, gerentes y personal de apoyo pueden ponerse de acuerdo sobre lo que se considera trabajo facturable y cómo se distribuyen las horas entre tareas como la exploración del diseño, las reuniones de coordinación y las visitas al sitio. En la práctica, ayuda a conectar las actividades diarias de diseño con los números que alimentan la facturación, el seguimiento interno de los costes y el análisis de la utilización.

Con este enfoque, las empresas obtienen una visión más clara de cómo transcurre el tiempo a lo largo de un proyecto, desde los primeros bocetos hasta los documentos de construcción y la coordinación de la obra. La plantilla facilita la previsión de las necesidades de personal, la comparación entre las horas previstas y las reales, y la creación de facturas que reflejen el alcance del trabajo. Como resultado, resulta más fácil supervisar la rentabilidad del proyecto y la colaboración con los clientes y consultores se vuelve más transparente y eficiente.

Componentes clave de una hoja de horas de un arquitecto

Una hoja de horas de arquitecto bien diseñada debe incluir un conjunto claro de campos que recojan todo el alcance del trabajo arquitectónico. Empieza por vincular cada hora al contexto adecuado para que puedas ver cómo se emplea el tiempo en los distintos proyectos, fases y actividades. Los campos siguientes garantizan que cada entrada indique quién realizó el trabajo, en qué proyecto y en qué fase, lo que facilita la presentación de informes tanto a los clientes como a los responsables.

A continuación se indican los campos esenciales que deben aparecer en la plantilla. Estas estructuran los datos de manera que ayudan al «arquitecto del tiempo» a realizar un seguimiento del esfuerzo en múltiples proyectos, comparar fases de diseño y proporcionar análisis precisos de costes y utilización.

• Fecha del trabajo
• Nombre del arquitecto/miembro del equipo
• Nombre o número del proyecto
• Cliente
• Fase del proyecto (diseño esquemático, desarrollo del diseño, documentos de construcción, administración de la construcción, etc.)
• Descripción de la tarea o actividad
• Indicador facturable frente a no facturable
• Horas trabajadas (normales, horas extras si procede)
• Tarifa por hora o código de coste
• Totales diarios/semanales

Estos campos ayudan al «arquitecto del tiempo» a ver dónde se está invirtiendo el esfuerzo en los proyectos, facilitan una facturación precisa y permiten realizar análisis de utilización y rentabilidad. Cuando los equipos utilizan estos componentes de forma sistemática, los gestores pueden generar informes claros sobre los proyectos, comparar las horas dedicadas a cada fase y detectar tendencias, como las fases de diseño que suelen requerir más tiempo de coordinación o documentación.

Software de seguimiento del tiempo para arquitectos

El seguimiento estructurado del tiempo ayuda a los estudios de arquitectura a facturar con precisión, evaluar el estado de los proyectos y ver exactamente en qué se invierten las horas de diseño. El uso de una plantilla de hoja de horas de arquitecto garantiza la coherencia de los datos entre equipos y proyectos, por lo que lo que antes eran conjeturas se convierten en cifras claras sobre las que se puede actuar. Más allá del cumplimiento normativo, este enfoque favorece prácticas más saludables y rentables al alinear el tiempo con el valor en el diseño esquemático, la documentación y la administración.

Para vincular el trabajo del proyecto con una facturación precisa

Los registros de tiempo precisos conectan el trabajo del proyecto directamente con las facturas, lo que reduce las disputas y las conjeturas. Cuando cada hora se registra por proyecto y fase, los clientes ven lo que están pagando y las empresas protegen sus márgenes de beneficio.

Utilice nuestra plantilla de hoja de horas para arquitectos para realizar un seguimiento de las horas de diseño en los proyectos y fases de los clientes. Si calculas las horas o las reconstruyes a posteriori, corres el riesgo de facturar de menos o de cobrar de más. Un proyecto de seis meses puede incluir 120 horas de diseño esquemático, 90 de DD, 70 de CD y 60 de CA; con registros por fases, se puede facturar con precisión cada parte del trabajo que abarca.

Dado que la plantilla se integra directamente con las herramientas de facturación, puede exportar los totales a QuickBooks, Xero o Deltek Ajera y generar facturas que reflejen el trabajo realmente realizado. Esto acelera el ciclo de facturación y hace que las facturas de los clientes sean más transparentes, lo que refuerza la confianza y mejora el flujo de caja.

Para comprender el rendimiento y la rentabilidad del proyecto.

Los datos de las hojas de horas muestran en qué proyectos se cumple el calendario y en cuáles se producen desviaciones, lo que le ayuda a medir la rentabilidad por fase y tipo de servicio. Esta claridad permite a su empresa identificar qué partes de un proyecto requieren más horas y suponen un mayor coste.

Cuando se compara el tiempo presupuestado con el tiempo real para cada fase (diseño esquemático, DD, CD y CA), a menudo se observa que CA o CD superan las estimaciones en un 10-25 %. En un trabajo típico de seis meses, esto puede sumar cientos de horas no planificadas si no se supervisa. Esto hace que crear la plantilla de hoja de horas de arquitectura sea más rápido que utilizar una simple hoja de horas de Excel.

Esta información te permite perfeccionar las propuestas y tarifas para futuros trabajos. Al actuar como un «arquitecto del tiempo», puedes diseñar horarios más realistas y tarifas más precisas. Los paneles de control y los informes exportables de la plantilla y las herramientas compatibles le ayudan a presentar revisiones basadas en datos a los clientes antes de comenzar un nuevo trabajo.

Para gestionar las cargas de trabajo y evitar el agotamiento.

Las hojas de horas proporcionan una visión clara de quién está sobrecargado de trabajo en los distintos proyectos, lo que ayuda a los responsables a reequilibrar el trabajo antes de que se produzca el agotamiento. Con un seguimiento estructurado, los directores y los gestores de proyectos pueden redistribuir las tareas, ajustar los plazos y proteger a los equipos de las horas extras crónicas.

Busca patrones como el trabajo recurrente de CA a altas horas de la noche o los plazos ajustados de diseño. Cuando los datos indican que un diseñador va a tener semanas muy intensas de forma constante, se pueden reasignar tareas, ajustar horarios o contratar a subcontratistas para cubrir los picos de trabajo. La plantilla de hoja de horas del arquitecto hace que estos patrones sean visibles y fáciles de aplicar, lo que favorece unos ritmos de trabajo más saludables y una ejecución más estable de los proyectos.

Al planificar de forma proactiva en función de la realidad de la carga de trabajo, las empresas protegen la moral y mantienen un progreso constante en todos los proyectos. En la práctica, esta plantilla te ayuda a establecer objetivos sin horas extras cuando sea posible y a programar márgenes de tiempo para las fases críticas, de modo que los diseñadores no se vean desbordados y los compromisos con los clientes se mantengan al día.

¿Quién debería utilizar esta plantilla de hoja de horas para arquitectos?

Los arquitectos trabajan en despachos individuales, pequeños estudios y grandes empresas, y cada grupo se beneficia de una forma clara y coherente de registrar el tiempo dedicado a los clientes, los proyectos y las disciplinas. Una plantilla de hoja de horas para arquitectos proporciona una estructura escalable que se adapta tanto a un estudio unipersonal como a una empresa con varias oficinas. Ayuda a garantizar que se registren las horas facturables, que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y que las decisiones sobre la dotación de personal se basen en datos reales.

Arquitectos autónomos y consultores independientes

Los autónomos y los propietarios de estudios independientes confían en una forma sencilla y repetible de registrar el tiempo dedicado a múltiples clientes y proyectos.

Una plantilla de hoja de horas para arquitectos bien diseñada te ayuda a registrar todas las horas facturables y a separar el trabajo de diseño de las tareas administrativas. Hace que la facturación sea más rápida y precisa, para que te paguen a tiempo. Por ejemplo, si facturas 32 horas esta semana, puedes ver con precisión cuántas provienen del cliente A frente al cliente B, además del tiempo dedicado a tareas administrativas. Para mantener la eficiencia, limite las entradas a los campos esenciales y mantenga la coherencia de la plantilla entre los distintos clientes.

Mantenga la plantilla sencilla y coherente. Incluye campos para las etapas del proyecto, las horas de diseño y revisión, el tiempo dedicado al CAD, los datos del cliente y las tarifas de facturación. Utiliza una herramienta accesible, como Google Sheets, Excel o una aplicación de seguimiento del tiempo, como Toggl Track o Harvest, para las entradas con temporizador. Establece un hábito diario o al final del día para registrar el tiempo, de modo que no se te escape nada.

Estudios de arquitectura pequeños y medianos

A medida que un estudio crece, la estandarización del control horario ayuda a que todos registren sus horas de la misma manera.

Con una estructura compartida (proyectos, fases y categorías de tareas), los datos se pueden recopilar para revisar proyectos, tomar decisiones sobre la dotación de personal y realizar previsiones. Cuando todos los arquitectos y diseñadores registran sus horas en los mismos campos, los gerentes pueden ver qué proyectos tienen exceso o falta de personal y planificar las próximas cargas de trabajo. Esta coherencia también facilita la medición del esfuerzo de diseño frente al de producción y la comparación del rendimiento entre proyectos.

Para implementarlo, publique una plantilla única, forme a los nuevos empleados y exija envíos semanales. Integra la hoja de horas con tus herramientas de gestión de proyectos o contabilidad, como Procore o Deltek Ajera, y configura paneles de control sencillos. Esta alineación ayuda a las empresas en crecimiento a convertir las horas en previsiones de costes fiables y a mejorar la facturación a los clientes, lo que permite realizar previsiones de personal más precisas a medida que crece la empresa.

Grandes estudios de arquitectura y equipos multidisciplinares

Ten en cuenta que, en equipos más grandes, una plantilla de hoja de horas para arquitectos ayuda a coordinar a los arquitectos, diseñadores de interiores y otros colaboradores en cuanto a cómo categorizan su tiempo.

La plantilla permite a los gestores de proyectos comparar el tiempo dedicado por disciplina (arquitecto, diseñador de interiores, ingeniero), por fase (diseño esquemático, desarrollo del diseño, documentos de construcción) y por oficina. Esa visibilidad ayuda a los directores a asignar recursos, equilibrar las cargas de trabajo y detectar tendencias en toda la empresa, lo que le permite dirigir el crecimiento y la rentabilidad. Cuando los datos temporales son coherentes, se pueden elaborar rápidamente informes fiables para las reuniones de la junta directiva y las revisiones de clientes externos.

Convierta los datos en estrategia con paneles de control en Deltek, Power BI o Tableau. Utilice esta información para la planificación de recursos, el análisis de rentabilidad y la toma de decisiones estratégicas sobre la ubicación de las oficinas, las líneas de servicio o los niveles de personal. Una plantilla de hoja de horas de arquitecto coherente mantiene a todos los miembros del equipo alineados y proporciona un registro auditable que muestra cómo la empresa utiliza su tiempo para aportar valor.

¿Qué es una plantilla de hoja de horas de arquitectura?

Una plantilla de hoja de horas para arquitectos bien estructurada mantiene los flujos de trabajo de arquitectura claros y rápidos de completar. El diseño debe centrarse en la fecha, el proyecto y la fase, al tiempo que separa las tareas facturables de las no facturables. El objetivo es crear un diseño que puedas rellenar rápidamente cada día y leer fácilmente cuando revises semanas o meses de trabajo. Al organizar las entradas de esta manera, obtienes visibilidad sobre la distribución del tiempo, el estado del proyecto y la capacidad para el año siguiente.

Organizar el tiempo por proyecto y fase.

Organiza el tiempo de manera que cada línea se relacione claramente con un proyecto y una fase específicos, utilizando campos específicos para el número de proyecto, el nombre del proyecto y la fase, como SD, DD, CD y CA. Esta estructura facilita ver cuánto tiempo se dedica a cada fase en múltiples proyectos. En una sola plantilla, puede incluir un número de proyecto como P-001, el nombre del proyecto, por ejemplo, «Biblioteca Bridge Street», y una fase como SD, lo que le ayudará a agregar horas automáticamente a medida que rellena las fechas y las horas.

Con esta configuración, puede detectar rápidamente las desviaciones cuando una fase se prolonga más de lo previsto. Por ejemplo, si a la fase SD de un proyecto se le asignan 120 horas, pero ya se han registrado 150 en la cuarta semana, los totales y los indicadores de la plantilla hacen que el exceso sea evidente. Utilice un orden de columnas coherente (Fecha, Número de proyecto, Nombre del proyecto, Fase, Tarea, Horas, Estado de facturación) y considere la posibilidad de utilizar indicadores codificados por colores o una regla de umbral sencilla para señalar las fases que superan sus estimaciones. Esta claridad permite realizar revisiones oportunas de los proyectos y tomar mejores decisiones en materia de programación.

Capturar descripciones claras de las tareas.

Describa las tareas con detalle para facilitar futuras consultas y estimaciones. Incluya el resultado o producto, los participantes clave y el contexto o la ubicación cuando sea relevante (por ejemplo, «llamada de coordinación con el ingeniero de MEP para el trazado de la climatización en el nivel 2»). Las descripciones claras ayudan a los clientes a comprender el progreso, respaldan las revisiones internas y mejoran las estimaciones para tareas similares en proyectos futuros. Este nivel de detalle también facilita la justificación de las horas durante las reuniones con los clientes y las auditorías, al tiempo que se mantiene un registro coherente a lo largo de semanas y meses.

Para separar el tiempo facturable del no facturable.

Explique cómo y por qué distinguir las tareas facturables de las no facturables añadiendo una sencilla marca o columna «Facturable» y, opcionalmente, categorías de tareas. Las actividades arquitectónicas, como el diseño de proyectos, la coordinación clave y las visitas al lugar, suelen ser facturables, mientras que tareas como el marketing, las propuestas, las reuniones internas y la formación suelen ser no facturables. Al etiquetar cada entrada como «Facturable Sí/No» y, si se desea, asignarle una categoría (Diseño, Coordinación, Visita al emplazamiento, Marketing, etc.), los arquitectos pueden ver rápidamente dónde se generan los ingresos frente a los gastos generales.

Esta separación ayuda a mejorar la precisión de la facturación y la planificación semanal de la capacidad. Por ejemplo, en una semana típica, es posible que tengas entre 28 y 34 horas marcadas como facturables en varios proyectos y entre 6 y 12 horas no facturables en actividades internas. La plantilla debe permitir una revisión sencilla: un resumen rápido de las horas facturables por semana y un resumen aparte del trabajo no facturable, además de desgloses opcionales por categorías. Un sistema claro de indicadores y categorías facilita la evaluación de si su tiempo se ajusta a los objetivos de su empresa y a las expectativas de los clientes.

Resumir los totales diarios y semanales.

Incluye columnas o filas que sumen las horas por día y por semana, y opcionalmente por proyecto, para que puedas verificar los datos introducidos de un vistazo. Los totales diarios te ayudan a detectar picos inusuales, mientras que los totales semanales muestran el rendimiento y la capacidad generales. Los totales opcionales por proyecto permiten a los gestores de proyectos obtener una visión rápida de cómo se distribuye el tiempo en una cartera.

Utiliza las herramientas integradas para automatizar estos resúmenes. En 2026, los enfoques habituales incluyen Google Sheets o Excel con SUMIF o SUM en todas las fechas, además de tablas dinámicas o funciones QUERY para agrupar por proyecto y fase. Un resumen semanal debe mostrar claramente el total de horas, las horas facturables y las horas no facturables, con una comparación rápida con las asignaciones o la capacidad previstas. Esto ofrece a los gerentes y equipos una forma sencilla de supervisar el progreso, confirmar la alineación con los presupuestos y ajustar las cargas de trabajo antes de que termine la semana.

Cómo personalizar la plantilla para tu estudio de arquitectura

Recorra el proceso de personalización de la plantilla de hoja de horas del arquitecto para reflejar los proyectos, fases y funciones típicos de la empresa. Céntrate en configurar la plantilla una sola vez para que se convierta en un marco reutilizable que permita un seguimiento del tiempo coherente y preciso a largo plazo.

Alinear fases y códigos con su flujo de trabajo

Comience por asignar el flujo de trabajo de su empresa a las etiquetas y códigos de fase utilizados en la plantilla de hoja de horas de Architect.

Personalice las etiquetas de las fases para que coincidan con sus términos estándar (por ejemplo, SD, DD, CD, CA, viabilidad, postocupación). Configúrelas como opciones predefinidas en Excel o Google Sheets para que los arquitectos no tengan que crear nuevas abreviaturas en cada proyecto. Una nomenclatura coherente mantiene los informes claros y comparables en todos los trabajos.

Piensa en ello como un glosario que actualizas una vez al año. Cree una tabla de referencia sencilla que enumere cada fase, sus abreviaturas comunes y cuándo comienza en un proyecto. Esto mantiene los datos alineados, reduce los errores y facilita la elaboración de los informes de fin de año. En 2026, muchas empresas también vinculan los códigos de fase a los centros de coste para mejorar el cálculo de los costes de los trabajos, de modo que la plantilla se adapta perfectamente tanto a la programación como a las finanzas.

Definir categorías de tareas estándar.

Defina un conjunto estándar de categorías de tareas que se repiten en el trabajo de arquitectura.

Crea una lista breve que incluya el diseño conceptual, el modelado, el dibujo técnico, la coordinación, las reuniones con los clientes, las visitas al lugar, la documentación y la administración. Incorpore estas categorías en la plantilla como opciones predefinidas para que las entradas sean rápidas y coherentes. Si utiliza menús desplegables, evite los errores tipográficos y mantenga los datos limpios para futuros informes y análisis.

Las categorías integradas agilizan las entradas diarias y permiten realizar análisis más profundos posteriormente, como comparar el tiempo dedicado a la coordinación frente al dedicado exclusivamente al diseño. En 2026, las empresas suelen combinar los datos de categoría con códigos de fase para generar paneles de control de proyectos claros y mejorar la planificación de recursos, lo que facilita la detección de cuellos de botella y el reequilibrio de las cargas de trabajo.

Para reflejar diferentes funciones y tarifas

Deja espacio en la plantilla para los diferentes roles y sus tarifas que se repiten en los proyectos.

Incluya campos para el rol o el multiplicador de costes, de modo que la misma hoja de horas pueda abarcar a directores, arquitectos de proyectos, diseñadores y becarios. Por ejemplo, en Estados Unidos se pueden fijar tarifas por hora de entre 210 y 250 dólares para el director, entre 140 y 180 dólares para el arquitecto del proyecto, entre 90 y 120 dólares para el diseñador y entre 40 y 60 dólares para el becario. mercado en 2026. Mantenerlos como parte de la plantilla significa que no tienes que volver a crear la hoja para cada miembro del equipo.

Con los campos de función y tarifa, la plantilla puede alimentar tanto el seguimiento de costes internos como la facturación externa. Utilice fórmulas para calcular el coste como horas trabajadas multiplicadas por la tarifa, y agrúpelas por proyecto o cliente. Algunas empresas también almacenan las tarifas en una tabla de consulta independiente y las extraen con una función VLOOKUP o XLOOKUP, de modo que las actualizaciones solo se realizan en un lugar y se aplican automáticamente.

Para admitir vistas semanales, quincenales o mensuales.

Configura la plantilla para que coincida con la forma en que tu empresa revisa el tiempo.

Configure diseños para una cuadrícula semanal, un período de pago de dos semanas o una vista general mensual, manteniendo la coherencia de los campos de introducción de horas. Puede agrupar las entradas por semana o por mes, pero los datos subyacentes siguen siendo los mismos, lo que simplifica la exportación de datos y la generación de informes. En la práctica, esto significa que puede alternar entre vistas sin cambiar la forma en que se introducen las horas, lo que contribuye a la precisión y la rapidez.

Esta alineación ayuda con la nómina, los ciclos de facturación y los controles de proyectos. En 2026, muchas pequeñas empresas de arquitectura gestionan las nóminas semanalmente o cada dos semanas y prefieren revisiones mensuales de los proyectos para compromisos más largos. Al admitir múltiples vistas, la plantilla de hoja de horas de Architect sigue siendo un marco flexible y reutilizable que se adapta al ritmo y los flujos de trabajo financieros de su empresa.

Errores comunes que deben evitarse en el control del tiempo de los arquitectos

Para los arquitectos, que deben compaginar el diseño, las reuniones con los clientes, las visitas a las obras y las rondas de revisiones, resulta difícil llevar un control preciso del tiempo. Muchos caen en trampas comunes que congelan las horas, distorsionan la facturación u ocultan el progreso del proyecto. La solución es una plantilla bien estructurada que permite realizar registros de forma rápida, precisa y visible para todo el equipo. Una plantilla de hoja de horas para arquitectos te ofrece campos claros para la fecha, el proyecto, la fase, la tarea y si el tiempo es facturable, además de indicaciones que te guían hacia descripciones significativas. Al crear el hábito de realizar entradas diarias y utilizar una plantilla coherente, obtendrá facturas fiables, una mejor visión general de los proyectos y menos disputas con los clientes.

Dejar de reconstruir el tiempo al final de la semana.

Esperar hasta el final de la semana para registrar el tiempo invita a hacer conjeturas y a declarar menos horas de las que se han trabajado.

Cuando una tarea se prolonga durante varios días, la memoria se desvanece y es posible que recuerdes mal la duración exacta o que la asignes erróneamente a una fase equivocada. Esto da lugar a facturas que no reflejan el trabajo real y dificulta saber cuánto tiempo se ha dedicado realmente al diseño y cuánto a la coordinación en un proyecto. Una plantilla de hoja de horas de arquitecto sencilla y accesible reduce la fricción a la hora de registrar los datos justo después de una tarea o reunión. Guárdalo en tu teléfono o en tu ordenador, con filas para la fecha, el proyecto, la fase y la tarea, además de un pequeño temporizador o un botón de entrada rápida para que puedas registrarlo en el momento en que termines. Inicie el cronómetro cuando comience y deténgalo cuando haya terminado para llevar un registro preciso.

Fomente el hábito de llevar un diario combinando la plantilla con un resumen diario de entre 5 y 10 minutos. Si finalizas una visita al sitio o una llamada de diseño, regístralo inmediatamente en lugar de esperar al viernes. Integra una opción de temporizador de Clockify, Toggl o Harvest para poder transferir datos a la plantilla de hoja de horas de Architect con unos pocos clics. El objetivo es reducir la fricción para que puedas registrar las horas con precisión en lugar de tener que reconstruirlas más tarde, lo que mejora tanto la precisión de la facturación como la información sobre el proyecto.

Para evitar entradas vagas o incompletas

Para evitar entradas imprecisas, lo primero es incluir indicaciones claras en la plantilla.

Las descripciones genéricas como «trabajo de diseño» o «reunión» difuminan lo que ocurrió y dificultan justificar los honorarios o comprender los resultados. Por ejemplo, una entrada deficiente podría ser «Reunión con el cliente». Una entrada sólida debe especificar lo que se discutió y se decidió: «Reunión con el cliente para finalizar el calendario de ventanas; 45 minutos; resultados: selección de escaparate de aluminio; próximos pasos: actualizar alzados y CAD». La diferencia radica en la claridad sobre los resultados, las decisiones y las siguientes tareas. Una buena plantilla asigna suficiente espacio para descripciones significativas, de modo que puedas defender el valor y mantener informados a los clientes.

Para solucionar esto, utilice el campo de descripción y las indicaciones de la plantilla de hoja de horas de Architect para capturar el contexto. Describa la tarea, los resultados obtenidos, las decisiones tomadas y cualquier acción de seguimiento. Por ejemplo: «Diseño esquemático para el Proyecto Zenith: revisión de las opciones de envolvente con el cliente; revisión del plano de planta; acta registrada; siguiente paso: actualización de los planos CAD antes de mañana al mediodía». Este nivel de detalle ayuda a realizar facturaciones precisas, mejorar el seguimiento de los proyectos y facilitar la comunicación con los clientes.

Para evitar mezclar proyectos y fases en una misma entrada

Separar los proyectos y las fases evita confusiones en los totales de tiempo.

Agrupar el tiempo de varios proyectos o fases en una sola fila oscurece dónde se invirtió el esfuerzo y hace que los informes sean poco fiables. Por ejemplo, registrar dos horas como «Proyecto A + Proyecto B – Diseño» oculta qué proyecto consumió más tiempo de diseño y qué fase estuvo activa para cada uno. Esta ambigüedad complica las facturas de los clientes y las revisiones internas. El enfoque correcto es crear líneas separadas para cada combinación de proyecto y fase, incluso si se produjeron consecutivamente en el mismo día. La plantilla de hoja de horas del arquitecto debe admitir filas diferenciadas con campos independientes para la fecha, el proyecto y la fase, de modo que los totales sean precisos y los informes reflejen la distribución real del trabajo.

Al mantener entradas separadas, puede ejecutar resúmenes precisos por proyecto y por fase, lo que mejora la previsión y la alineación presupuestaria. Utiliza los menús desplegables para Proyecto y Fase para minimizar los errores y asegurarte de que tus exportaciones de informes alinean claramente las horas con el proyecto y la fase correctos. Esta disciplina evita facturaciones erróneas entre proyectos y mantiene la fiabilidad de los datos para las partes interesadas.

Reconocer el tiempo oculto no facturable.

Muchos arquitectos subestiman el tiempo dedicado a los correos electrónicos, la coordinación y las revisiones internas.

El tiempo no facturable suele pasar desapercibido, pero afecta a la rentabilidad si no se controla. Una semana típica incluye tiempo dedicado a cadenas de correos electrónicos, llamadas de coordinación con consultores y revisiones internas de diseño que pueden no facturarse a los clientes. La plantilla debe incluir campos facturables/no facturables y categorías de tareas para que las empresas puedan ajustar los procesos, los alcances o las tarifas en consecuencia. Por ejemplo, es posible que descubras que el 20 % de las horas semanales se dedican a tareas de coordinación no facturables, en lugar de a trabajos de diseño orientados al cliente, lo que influye en los precios o en los cambios de proceso. El seguimiento de estos datos le ayuda a proteger los márgenes sin comprometer la calidad del servicio.

Utilice las opciones «Facturable/No facturable» y «Categoría de tarea» de la plantilla para registrar estos detalles. Revise periódicamente los datos para identificar patrones, como cadenas de correos electrónicos largas recurrentes o revisiones internas frecuentes que no están vinculadas a un entrega al cliente. Con esta visibilidad, puede ajustar los alcances, negociar cambios con los clientes u optimizar su flujo de trabajo. Aplicar estos conocimientos en 2026 es más fácil que nunca gracias a una plantilla estructurada de hojas de horas de arquitectos que mantiene el tiempo no facturable visible, procesable y listo para su discusión.

Cómo Bonsai ayuda a gestionar las plantillas de hojas de horas de los arquitectos

Bonsai le permite incorporar la estructura familiar de las hojas de horas de los arquitectos en un único flujo de trabajo escalable. Los arquitectos pueden reflejar los elementos centrales de su plantilla (proyectos, fases, categorías de tareas, funciones y campos como facturables frente a no facturables) dentro de Bonsai y, a continuación, establecer un proceso coherente en toda la empresa. Con el seguimiento centralizado del tiempo, una mayor visibilidad de los proyectos y cálculos automáticos, pasarás de las hojas de cálculo estáticas a obtener información en tiempo real y agilizar la facturación. A partir de 2026, Bonsai añade seguimiento del tiempo nativo, plantillas reutilizables y aprobaciones integradas para que el trabajo fluya sin problemas.

Crear plantillas reutilizables de hojas de horas para arquitectos.

Los arquitectos pueden definir una plantilla que incluya la estructura básica (proyectos, fases, categorías de tareas, funciones y campos como facturables frente a no facturables) y guardarla como plantilla reutilizable. Conserve los campos para horas, notas y una clara distinción entre trabajo facturable y no facturable. Guarda esta configuración como tu plantilla de hoja de horas de Architect para que cualquier miembro del equipo pueda seleccionarla al iniciar un nuevo proyecto. Esto mantiene la coherencia en el formato, la terminología y los códigos exactos, incluyendo los nombres de las fases del proyecto, como Descubrimiento, Esquema y Administración de la construcción.

Una vez guardada, la plantilla se aplica automáticamente a los nuevos compromisos, por lo que nunca tendrás que volver a crear una hoja desde cero. Los miembros del equipo registran las horas en los mismos campos, lo que facilita la comparación de las cargas de trabajo, el total de horas por proyecto y el progreso de las fases. Los gestores de proyectos obtienen una visibilidad inmediata de quién está trabajando en qué, mientras que los propietarios de las empresas pueden detectar tendencias sin tener que buscar archivos por separado. Esta coherencia también agiliza la incorporación de los nuevos empleados, lo que reduce el tiempo de adaptación y la confusión entre los proyectos.

Para realizar un seguimiento y gestionar las hojas de horas de los arquitectos en un solo lugar.

El seguimiento centralizado del tiempo permite obtener una visión global de todos los proyectos y personas. En Bonsai, todos los arquitectos registran su tiempo en el mismo sistema, y los gestores de proyectos pueden ver las horas por proyecto y fase en paneles de control en tiempo real. Las personas pueden revisar su propio uso en resúmenes mensuales, y los propietarios de empresas pueden comprender rápidamente en qué se invierte el tiempo sin tener que buscar archivos por separado.

El enfoque centralizado también mejora la precisión y la responsabilidad. Gracias a los campos coherentes y las validaciones integradas, se reducen los errores en la introducción de datos y se pueden exportar las horas a los clientes o proveedores en un único informe. Los filtros te permiten profundizar en fases como Descubrimiento, Esquema y Administración de la construcción, y puedes comparar vistas por empleado o por proyecto para detectar cuellos de botella o excesos.

Para automatizar los cálculos, las aprobaciones y la facturación a partir de las hojas de horas.

Estas automatizaciones ahorran tiempo y reducen los errores al convertir los datos de tiempo en resultados listos para usar. A continuación se resumen las principales ventajas de la automatización:

• Registre las horas diarias trabajadas y calcule los totales cada dos semanas.
• Aplica tarifas por hora predefinidas según el puesto o el proyecto, de modo que las facturas reflejan automáticamente los importes exactos.
• Envía hojas de horas para su aprobación interna cuando sea necesario, con recordatorios automáticos y seguimiento de la aprobación.
• Convierte las entradas de tiempo aprobadas en borradores de facturas para la facturación a los clientes, lo que reduce la introducción manual de datos y los errores, y agiliza el flujo de caja.

Con estas automatizaciones implementadas, su equipo de arquitectura puede centrarse más en el diseño y el trabajo con los clientes, mientras que los datos temporales siguen siendo precisos y actualizados para la facturación y la elaboración de informes.