Modèle de feuille de temps pour architecte

Qu'est-ce que les feuilles de temps en architecture ?

Un modèle de feuille de temps pour architecte est un document structuré permettant de suivre les heures consacrées aux phases de conception et de projet. Il transforme les saisies de temps dispersées en un registre fiable et standardisé qui peut alimenter la gestion de projet, la facturation et l'analyse de rentabilité. En normalisant la manière dont le travail est enregistré, les entreprises peuvent comparer les efforts déployés dans différents projets, améliorer la planification et accélérer les cycles de facturation.

Définition et objectif du travail d'architecture

Ce modèle est une mise en page reproductible utilisée pour enregistrer le temps passé sur des projets, des phases et des activités spécifiques. Il prend en charge le travail basé sur des projets, les processus de conception en plusieurs phases et la coordination avec les équipes et les consultants. En utilisant un format cohérent, les concepteurs, les gestionnaires et le personnel de soutien peuvent s'accorder sur ce qui constitue un travail facturable et sur la manière dont les heures sont réparties entre les différentes tâches telles que l'exploration de la conception, les réunions de coordination et les visites de chantier. Dans la pratique, cela permet de faire le lien entre les activités quotidiennes de conception et les chiffres qui alimentent la facturation, le suivi des coûts internes et l'analyse de l'utilisation.

Grâce à cette approche, les entreprises ont une vision plus claire du déroulement d'un projet, depuis les premières esquisses jusqu'aux documents de construction et à la coordination du chantier. Le modèle facilite la prévision des besoins en personnel, la comparaison entre les heures prévues et les heures réelles, et la création de factures qui reflètent l'étendue du travail. En conséquence, la rentabilité des projets devient plus facile à contrôler, et la collaboration avec les clients et les consultants gagne en transparence et en efficacité.

Éléments clés d'une feuille de temps d'architecte

Une feuille de temps d'architecte bien conçue doit comporter un ensemble clair de champs qui couvrent l'ensemble des tâches architecturales. Commencez par associer chaque heure au bon contexte afin de voir comment le temps est réparti entre les projets, les phases et les activités. Les champs ci-dessous permettent de s'assurer que chaque entrée indique qui a effectué le travail, sur quel projet et à quelle étape, ce qui facilite la communication avec les clients et les responsables.

Vous trouverez ci-dessous les champs essentiels qui doivent apparaître sur le modèle. Ces structures organisent les données de manière à aider « l'architecte du temps » à suivre les efforts déployés dans le cadre de plusieurs projets, à comparer les phases de conception et à fournir des analyses précises des coûts et de l'utilisation.

• Date des travaux
• Nom de l'architecte/du membre de l'équipe
• Nom ou numéro du projet
• Client
• Phase du projet (conception schématique, développement de la conception, documents de construction, administration de la construction, etc.)
• Description de la tâche ou de l'activité
• Indicateur facturable vs non facturable
• Heures travaillées (heures normales, heures supplémentaires le cas échéant)
• Taux horaire ou code de coût
• Totaux quotidiens/hebdomadaires

Ces champs aident « l'architecte du temps » à voir où les efforts sont déployés dans les différents projets, facilitent la facturation précise et permettent d'effectuer des analyses d'utilisation et de rentabilité. Lorsque les équipes utilisent ces composants de manière cohérente, les responsables peuvent générer des rapports de projet clairs, comparer les heures consacrées à chaque phase et repérer les tendances, telles que les phases de conception qui nécessitent systématiquement plus de temps de coordination ou de documentation.

Logiciel de suivi du temps pour architectes

Le suivi structuré du temps permet aux cabinets d'architecture de facturer avec précision, d'évaluer la santé des projets et de voir exactement où sont consacrées les heures de conception. L'utilisation d'un modèle de feuille de temps pour architectes permet d'harmoniser les données entre les équipes et les projets. Ainsi, ce qui relevait auparavant de la conjecture devient des chiffres clairs sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour agir. Au-delà de la conformité, cette approche favorise des pratiques plus saines et plus rentables en alignant le temps et la valeur tout au long de la conception schématique, de la documentation et de l'administration.

Pour relier le travail sur le projet à une facturation précise

Des registres horaires précis relient directement le travail effectué dans le cadre du projet aux factures, ce qui réduit les litiges et les approximations. Lorsque chaque heure est enregistrée par projet et par phase, les clients voient ce pour quoi ils paient et les entreprises protègent leurs marges bénéficiaires.

Par exemple, utilisez le modèle de feuille de temps pour architecte afin de répartir les heures entre la conception schématique, la conception détaillée, la conception exécutive et la coordination. Si vous estimez le nombre d'heures ou le reconstituez après coup, vous risquez de sous-facturer ou de facturer trop. Un projet de six mois peut comporter 120 heures de conception schématique, 90 heures de DD, 70 heures de CD et 60 heures de CA. Grâce à des journaux de bord phase par phase, vous pouvez facturer avec précision chaque partie du travail couvert.

Comme le modèle est directement intégré aux outils de facturation, vous pouvez exporter les totaux vers QuickBooks, Xero ou Deltek Ajera et générer des factures qui reflètent le travail réellement effectué. Cela accélère le cycle de facturation et rend les factures des clients plus transparentes, ce qui renforce la confiance et améliore la trésorerie.

Pour comprendre la performance et la rentabilité d'un projet

Les données des feuilles de temps indiquent les projets qui avancent comme prévu et ceux qui prennent du retard, ce qui vous aide à mesurer la rentabilité par phase et par type de service. Cette clarté permet à votre entreprise d'identifier précisément les parties d'un projet qui génèrent le plus d'heures et de coûts.

Lorsque vous comparez le temps budgété et le temps réel pour chaque phase (conception schématique, DD, CD et CA), vous constatez souvent que la CA ou la CD dépasse les estimations de 10 à 25 %. Pour un emploi type de six mois, cela peut représenter des centaines d'heures imprévues si elles ne sont pas contrôlées. Le modèle de feuille de temps Architect facilite ces comparaisons, transformant les heures brutes en informations exploitables.

Cette information vous permet d'affiner vos propositions et vos tarifs pour vos futurs travaux. En agissant comme un « architecte du temps », vous pouvez concevoir des calendriers plus réalistes et des tarifs plus précis. Les tableaux de bord et les rapports exportables à partir du modèle et des outils compatibles vous aident à présenter des révisions basées sur les données à vos clients avant de commencer un nouveau travail.

Gérer la charge de travail et éviter l'épuisement professionnel

Les feuilles de temps permettent de voir clairement qui est surchargé de travail dans les différents projets, ce qui aide les responsables à rééquilibrer la charge de travail avant que le burn-out ne s'installe. Grâce au suivi structuré, les responsables et les chefs de projet peuvent redistribuer les tâches, ajuster les délais et protéger les équipes contre les heures supplémentaires chroniques.

Recherchez des schémas récurrents, tels que le travail tardif lié à la CA ou les délais serrés en matière de conception. Lorsque les données indiquent des semaines systématiquement chargées pour un concepteur, vous pouvez réattribuer les tâches, ajuster les calendriers ou faire appel à des sous-traitants pour couvrir les pics d'activité. Le modèle de feuille de temps pour architectes rend ces schémas visibles et faciles à mettre en œuvre, favorisant ainsi des rythmes de travail plus sains et une exécution plus régulière des projets.

En planifiant de manière proactive en fonction de la charge de travail réelle, les entreprises préservent le moral de leurs employés et maintiennent une progression régulière dans tous leurs projets. Dans la pratique, ce modèle vous aide à fixer des objectifs sans heures supplémentaires lorsque cela est possible et à prévoir des marges pour les phases critiques, afin que les concepteurs ne soient pas débordés et que les engagements envers les clients soient respectés.

Qui devrait utiliser ce modèle de feuille de temps pour architecte ?

Les architectes travaillent dans des cabinets individuels, des petits studios et de grandes entreprises, et chaque groupe bénéficie d'une méthode claire et cohérente pour enregistrer le temps passé sur les différents clients, projets et disciplines. Un modèle de feuille de temps pour architecte offre une structure évolutive qui convient aussi bien à une entreprise individuelle qu'à une société comptant plusieurs bureaux. Il permet de garantir que les heures facturables sont enregistrées, que les projets respectent le budget et que les décisions en matière de personnel sont fondées sur des données réelles.

Architectes indépendants et consultants indépendants

Les freelances et les propriétaires de studios indépendants ont besoin d'un moyen simple et reproductible pour enregistrer le temps passé sur plusieurs clients et projets.

Un modèle de feuille de temps bien conçu pour les architectes vous aide à enregistrer toutes les heures facturables et à séparer le travail de conception des tâches administratives. Cela rend la facturation plus rapide et plus précise, ce qui vous permet d'être payé à temps. Par exemple, si vous facturez 32 heures cette semaine, vous pouvez voir précisément combien proviennent du client A par rapport au client B, ainsi que le temps que vous avez passé à des tâches administratives. Pour garantir l'efficacité, limitez les entrées aux champs essentiels et veillez à ce que le modèle soit cohérent pour tous les clients.

Veillez à ce que le modèle reste simple et cohérent. Inclure des champs pour les étapes du projet, les heures consacrées à la conception et à la révision, le temps passé sur la CAO, les coordonnées du client et les tarifs de facturation. Utilisez un outil accessible tel que Google Sheets, Excel ou une application de suivi du temps comme Toggl Track ou Harvest pour les entrées avec minuterie. Prenez l'habitude d'enregistrer votre temps chaque jour ou à la fin de la journée afin de ne rien oublier.

Petits et moyens cabinets d'architecture

À mesure qu'un studio se développe, la standardisation de la gestion du temps aide tout le monde à enregistrer ses heures de la même manière.

Grâce à une structure commune (projets, phases et catégories de tâches), les données peuvent être regroupées pour les revues de projet, les décisions en matière de dotation en personnel et les prévisions. Lorsque tous les architectes et designers enregistrent leur temps dans les mêmes champs, les responsables peuvent voir quels projets sont en sous-effectif ou en sureffectif et planifier les charges de travail à venir. Cette cohérence facilite également la mesure des efforts consacrés à la conception par rapport à ceux consacrés à la production, ainsi que la comparaison des performances entre les différents projets.

Pour mettre en œuvre cette mesure, publiez un modèle unique, formez les nouveaux employés et exigez des soumissions hebdomadaires. Intégrez la feuille de temps à vos outils de gestion de projet ou de comptabilité, par exemple Procore ou Deltek Ajera, et configurez des tableaux de bord simples. Cet alignement aide une entreprise en pleine croissance à transformer les heures travaillées en prévisions de coûts fiables et à améliorer la facturation des clients, ce qui permet de mieux prévoir les besoins en personnel à mesure que vous vous développez.

Grands cabinets d'architectes et équipes pluridisciplinaires

Notez que dans les équipes plus importantes, un modèle de feuille de temps pour architectes permet d'harmoniser la manière dont les architectes, les designers d'intérieur et les autres contributeurs classent leur temps.

Le modèle permet aux chefs de projet de comparer le temps passé par discipline (architecte, architecte d'intérieur, ingénieur), par phase (conception schématique, développement de la conception, documents de construction) et par bureau. Cette visibilité aide les dirigeants à allouer les ressources, à équilibrer la charge de travail et à repérer les tendances au sein de l'entreprise afin que vous puissiez orienter la croissance et la rentabilité. Lorsque les données temporelles sont cohérentes, vous pouvez rapidement produire des rapports fiables pour les réunions du conseil d'administration et les évaluations des clients externes.

Transformez les données en stratégie grâce aux tableaux de bord de Deltek, Power BI ou Tableau. Utilisez ces informations pour planifier vos ressources, analyser votre rentabilité et prendre des décisions stratégiques concernant l'emplacement de vos bureaux, vos gammes de services ou vos effectifs. Un modèle de feuille de temps cohérent permet à tous les membres de l'équipe de rester alignés et fournit une piste d'audit montrant comment l'entreprise utilise son temps pour créer de la valeur.

Que doit contenir un modèle de feuille de temps pour architecte ?

Un modèle de feuille de temps d'architecte bien structuré permet de clarifier les flux de travail architecturaux et de les remplir rapidement. La mise en page doit être centrée sur la date, le projet et la phase, tout en séparant les tâches facturables des tâches non facturables. L'objectif est d'obtenir un design que vous pouvez remplir rapidement chaque jour et lire facilement lorsque vous passez en revue plusieurs semaines ou mois de travail. En organisant les entrées de cette manière, vous obtenez une meilleure visibilité sur la répartition du temps, la santé des projets et la capacité pour l'année à venir.

Organiser le temps par projet et par phase

Organisez le temps de manière à ce que chaque ligne soit clairement liée à un projet et à une phase spécifiques, en utilisant des champs dédiés pour le numéro de projet, le nom du projet et la phase, tels que SD, DD, CD et CA. Cette structure permet de voir facilement combien de temps est consacré à chaque phase dans plusieurs projets. Dans un seul modèle, vous pouvez indiquer un numéro de projet tel que P-001, le nom du projet tel que « Bibliothèque Bridge Street » et une phase telle que SD, ce qui vous aide à agréger automatiquement les heures à mesure que vous remplissez les dates et les heures.

Avec cette configuration, vous pouvez rapidement repérer les écarts lorsqu'une phase dure plus longtemps que prévu. Par exemple, si la phase SD d'un projet dispose de 120 heures, mais qu'elle en a déjà enregistré 150 à la quatrième semaine, les totaux et les indicateurs du modèle mettent clairement en évidence le dépassement. Utilisez un ordre de colonnes cohérent (date, numéro de projet, nom du projet, phase, tâche, heures, statut de facturation) et envisagez d'utiliser des indicateurs codés par couleur ou une règle de seuil simple pour signaler les phases qui dépassent leurs estimations. Cette clarté facilite les révisions de projet en temps opportun et permet de prendre de meilleures décisions en matière de planification.

Pour saisir des descriptions claires des tâches

Décrivez les tâches avec précision afin de faciliter les références et les estimations futures. Indiquez le résultat attendu ou le résultat obtenu, les principaux participants et le contexte ou le lieu, le cas échéant (par exemple, « appel de coordination avec l'ingénieur MEP pour le routage CVC au niveau 2 »). Des descriptions claires aident les clients à comprendre les progrès réalisés, facilitent les révisions internes et améliorent les estimations pour des tâches similaires dans le cadre de projets futurs. Ce niveau de détail facilite également la justification des heures lors des discussions avec les clients et des audits, tout en conservant un enregistrement cohérent sur plusieurs semaines et plusieurs mois.

Pour séparer le temps facturable et non facturable

Expliquez comment et pourquoi distinguer les tâches facturables des tâches non facturables en ajoutant un simple indicateur ou une colonne « Facturable » et, éventuellement, des catégories de tâches. Les activités architecturales telles que la conception de projets, la coordination clé et les visites de sites sont généralement facturables, tandis que les tâches telles que le marketing, les propositions, les réunions internes et les formations ne sont souvent pas facturables. En marquant chaque entrée comme « Facturable Oui/Non » et, si vous le souhaitez, en lui attribuant une catégorie (Conception, Coordination, Visite du site, Marketing, etc.), les architectes peuvent rapidement voir où sont générés les revenus par rapport aux frais généraux.

Cette séparation facilite la précision de la facturation et la planification hebdomadaire des capacités. Par exemple, au cours d'une semaine type, vous pouvez avoir 28 à 34 heures facturables réparties sur plusieurs projets et 6 à 12 heures non facturables consacrées à des activités internes. Le modèle doit permettre une vérification simple : un total rapide des heures facturables par semaine et un total séparé pour les tâches non facturables, ainsi que des ventilations facultatives par catégorie. Un système clair de drapeaux et de catégories permet d'évaluer facilement si votre temps correspond aux objectifs de votre entreprise et aux attentes de vos clients.

Pour résumer les totaux quotidiens et hebdomadaires

Incluez des colonnes ou des lignes qui totalisent les heures par jour et par semaine, et éventuellement par projet, afin de pouvoir vérifier les données saisies en un coup d'œil. Les totaux quotidiens vous aident à détecter les pics inhabituels, tandis que les totaux hebdomadaires indiquent les performances et la capacité globales. Les totaux facultatifs par projet permettent aux chefs de projet d'avoir un aperçu rapide de la répartition du temps au sein d'un portefeuille.

Utilisez les outils intégrés pour automatiser ces résumés. En 2026, les approches courantes incluent Google Sheets ou Excel avec SUMIF ou SUM sur plusieurs dates, ainsi que des tableaux croisés dynamiques ou des fonctions QUERY pour regrouper par projet et par phase. Un résumé hebdomadaire doit clairement indiquer le nombre total d'heures, les heures facturables et les heures non facturables, avec une comparaison rapide par rapport aux allocations ou à la capacité prévues. Cela permet aux responsables et aux équipes de suivre facilement les progrès, de vérifier la conformité avec les budgets et d'ajuster les charges de travail avant la fin de la semaine.

Comment personnaliser le modèle pour votre cabinet d'architecture

Parcourez le modèle de feuille de temps de l'architecte afin de l'adapter aux projets, phases et rôles typiques de l'entreprise. Concentrez-vous sur la configuration du modèle une seule fois afin qu'il devienne un cadre réutilisable qui permet un suivi cohérent et précis du temps sur le long terme.

Pour aligner les phases et les codes sur votre flux de travail

Commencez par mettre en correspondance le flux de travail de votre entreprise avec les libellés et codes de phase utilisés dans le modèle de feuille de temps Architect.

Personnalisez les libellés des phases afin qu'ils correspondent à vos termes standard (par exemple SD, DD, CD, CA, faisabilité, post-occupation). Définissez ces options comme prédéfinies dans Excel ou Google Sheets afin que les architectes n'aient pas à créer de nouvelles abréviations à chaque projet. Une nomenclature cohérente permet de garantir la clarté et la comparabilité des rapports pour chaque tâche.

Considérez-le comme un glossaire que vous mettez à jour une fois par an. Créez un tableau de référence simple qui répertorie chaque phase, ses abréviations courantes et le moment où elle commence dans un projet. Cela permet de garantir la cohérence des données, de réduire les erreurs et de faciliter la production des rapports de fin d'année. En 2026, de nombreuses entreprises associent également les codes de phase aux centres de coûts afin d'améliorer le calcul des coûts par projet. Le modèle alimente ainsi de manière fluide à la fois la planification et les finances.

Définir des catégories de tâches standard

Définissez un ensemble standard de catégories de tâches qui reviennent régulièrement dans le travail d'architecture.

Créez une liste succincte comprenant la conception, la modélisation, le dessin, la coordination, les réunions avec les clients, les visites de chantier, la documentation et l'administration. Intégrez ces catégories dans le modèle en tant qu'options prédéfinies afin que les saisies soient rapides et cohérentes. Si vous utilisez des menus déroulants, évitez les fautes de frappe et veillez à la propreté des données pour faciliter les rapports et analyses futurs.

Les catégories intégrées accélèrent la saisie quotidienne et facilitent les analyses approfondies ultérieures, telles que la comparaison du temps consacré à la coordination par rapport à celui consacré à la conception pure. En 2026, les entreprises associent souvent les données de catégorie à des codes de phase afin de produire des tableaux de bord clairs et d'améliorer la planification des ressources, ce qui facilite l'identification des goulots d'étranglement et le rééquilibrage des charges de travail.

Pour refléter les différents rôles et taux

Prévoyez dans le modèle un espace pour les différents rôles et leurs tarifs qui reviennent régulièrement dans les projets.

Inclure des champs pour le rôle ou le multiplicateur de coût afin que la même feuille de temps puisse couvrir les directeurs, les architectes de projet, les concepteurs et les stagiaires. Par exemple, vous pouvez fixer des tarifs horaires d'environ 210 à 250 dollars pour le directeur, 140 à 180 dollars pour l'architecte de projet, 90 à 120 dollars pour le designer et 40 à 60 dollars pour le stagiaire aux États-Unis. marché en 2026. En les conservant dans le modèle, vous n'avez pas besoin de recréer la feuille pour chaque membre de l'équipe.

Grâce aux champs « rôle » et « taux », le modèle peut alimenter à la fois le suivi des coûts internes et la facturation externe. Utilisez des formules pour calculer le coût en multipliant le nombre d'heures travaillées par le taux horaire, puis regroupez les résultats par projet ou par client. Certaines entreprises stockent également les taux dans un tableau de recherche distinct et les extraient à l'aide d'une fonction VLOOKUP ou XLOOKUP, de sorte que les mises à jour ne se font qu'à un seul endroit et sont automatiquement répercutées.

Pour prendre en charge les vues hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles

Configurez le modèle en fonction de la manière dont votre entreprise évalue le temps.

Configurez les mises en page pour un calendrier hebdomadaire, une période de paie de deux semaines ou un aperçu mensuel tout en conservant la cohérence des champs de saisie des heures. Vous pouvez regrouper les entrées par semaine ou par mois, mais les données sous-jacentes restent les mêmes, ce qui simplifie l'exportation des données et la création de rapports. En pratique, cela signifie que vous pouvez basculer entre les vues sans modifier la façon dont les heures sont saisies, ce qui améliore la précision et la rapidité.

Cet alignement facilite la gestion des salaires, des cycles de facturation et des vérifications de projet. En 2026, de nombreux petits cabinets d'architecture effectuent des paiements hebdomadaires ou bihebdomadaires et préfèrent les revues de projet mensuelles pour les missions de longue durée. En prenant en charge plusieurs vues, le modèle de feuille de temps Architect reste un cadre flexible et réutilisable qui s'adapte au rythme et aux flux de travail financiers de votre entreprise.

Erreurs courantes à éviter dans le suivi du temps de travail des architectes

Il est difficile pour les architectes, qui jonglent entre la conception, les réunions avec les clients, les visites de chantier et les séries de révisions, de suivre le temps avec précision. Beaucoup tombent dans des pièges courants qui bloquent les heures, faussent la facturation ou masquent l'avancement du projet. La solution consiste en un modèle bien structuré qui rend la journalisation rapide, précise et visible pour toute l'équipe. Un modèle de feuille de temps pour architecte vous fournit des champs clairs pour la date, le projet, la phase, la tâche et le caractère facturable ou non du temps, ainsi que des invites qui vous guident vers des descriptions pertinentes. En prenant l'habitude de saisir quotidiennement vos données et en utilisant un modèle cohérent, vous obtenez des factures fiables, une meilleure visibilité sur vos projets et moins de litiges avec vos clients.

Pour arrêter de reconstruire le temps à la fin de la semaine

Attendre la fin de la semaine pour enregistrer les heures travaillées invite à faire des suppositions et à sous-estimer le nombre d'heures.

Lorsqu'une tâche s'étend sur plusieurs jours, la mémoire s'estompe et vous risquez de vous souvenir de manière erronée de sa durée exacte ou de la classer dans la mauvaise phase. Cela conduit à des factures qui ne reflètent pas le travail réel et rend difficile l'évaluation du temps consacré à la conception par rapport au temps consacré à la coordination dans le cadre d'un projet. Un modèle de feuille de temps simple et accessible réduit les difficultés liées à la saisie des données immédiatement après une tâche ou une réunion. Conservez-le sur votre téléphone ou votre ordinateur, avec des lignes pour la date, le projet, la phase et la tâche, ainsi qu'un petit minuteur ou un bouton de saisie rapide afin que vous puissiez enregistrer vos données dès que vous avez terminé. Démarrez le chronomètre lorsque vous commencez et arrêtez-le lorsque vous avez terminé afin de conserver une trace précise.

Encouragez la prise de notes quotidienne en associant le modèle à une synthèse de 5 à 10 minutes chaque jour. Si vous terminez une visite sur site ou un appel concernant la conception, enregistrez-le immédiatement plutôt que d'attendre vendredi. Intégrez une option de minuterie depuis Clockify, Toggl ou Harvest afin de pouvoir transférer les données vers le modèle de feuille de temps Architect en quelques clics seulement. L'objectif est de réduire les frictions afin que vous puissiez enregistrer les heures avec précision plutôt que de les reconstituer ultérieurement, ce qui améliore à la fois la précision de la facturation et la visibilité sur les projets.

Pour éviter les entrées vagues ou incomplètes

Pour éviter les entrées vagues, commencez par rédiger des instructions claires dans votre modèle.

Les descriptions génériques telles que « travail de conception » ou « réunion » brouillent les pistes quant à ce qui s'est réellement passé et rendent difficile la justification des honoraires ou la compréhension des résultats. Par exemple, une entrée médiocre pourrait être « Réunion avec le client ». Une entrée claire doit préciser ce qui a été discuté et décidé : « Réunion avec le client pour finaliser le calendrier des fenêtres ; 45 minutes ; résultats : sélection d'une devanture en aluminium ; prochaines étapes : mise à jour des élévations et CAO. » La différence réside dans la clarté des livrables, des décisions et des tâches suivantes. Un bon modèle prévoit suffisamment d'espace pour des descriptions pertinentes afin que vous puissiez défendre la valeur de votre offre et tenir vos clients informés.

Pour remédier à cela, utilisez le champ de description et les invites du modèle de feuille de temps Architect pour saisir le contexte. Décrivez la tâche, les livrables produits, les décisions prises et tout élément de suivi. Par exemple : « Conception schématique pour le projet Zenith : examen des options d'enveloppe avec le client ; révision du plan d'étage ; compte rendu enregistré ; prochaine étape : mise à jour des dessins CAO avant demain midi. » Ce niveau de détail facilite la facturation précise, améliore le suivi des projets et fluidifie la communication avec les clients.

Pour éviter de mélanger les projets et les phases dans une seule entrée

Séparer les projets et les phases permet d'éviter les totaux de temps confus.

Regrouper plusieurs projets ou phases dans une seule ligne rend difficile l'identification des efforts déployés et nuit à la fiabilité des rapports. Par exemple, enregistrer deux heures comme « Projet A + Projet B – Conception » masque quel projet a nécessité le plus de temps de conception et quelle phase était active pour chacun. Cette ambiguïté complique les factures des clients et les examens internes. La bonne approche consiste à créer des lignes distinctes pour chaque combinaison projet-phase, même si elles se sont déroulées consécutivement le même jour. Le modèle de feuille de temps Architect doit prendre en charge des lignes distinctes avec des champs indépendants pour la date, le projet et la phase afin que les totaux restent exacts et que les rapports reflètent la répartition réelle du travail.

En conservant des entrées distinctes, vous pouvez générer des résumés précis projet par projet et phase par phase, ce qui améliore les prévisions et l'alignement budgétaire. Utilisez les menus déroulants pour le projet et la phase afin de minimiser les erreurs et de vous assurer que vos rapports exportés alignent clairement les heures avec le projet et la phase corrects. Cette discipline empêche les erreurs de facturation entre projets et garantit la fiabilité des données pour les parties prenantes.

Reconnaître le temps non facturable caché

De nombreux architectes sous-estiment le temps consacré aux e-mails, à la coordination et aux révisions internes.

Le temps non facturable passe souvent inaperçu, mais il affecte la rentabilité s'il n'est pas suivi. Une semaine type comprend du temps consacré aux échanges par e-mail, aux appels de coordination avec les consultants et aux revues de conception internes qui ne sont pas nécessairement facturés aux clients. Le modèle doit inclure des champs facturables/non facturables et des catégories de tâches afin que les entreprises puissent ajuster leurs processus, leurs champs d'application ou leurs tarifs en conséquence. Par exemple, vous pourriez découvrir que 20 % des heures hebdomadaires sont consacrées à des tâches de coordination non facturables plutôt qu'à des travaux de conception en contact avec les clients, ce qui influe sur la tarification ou les changements de processus. Le suivi de ces données vous aide à protéger vos marges sans compromettre la qualité du service.

Utilisez les options « Facturable/Non facturable » et « Catégorie de tâche » du modèle pour saisir ces informations. Examinez régulièrement les données afin d'identifier des tendances, telles que des chaînes d'e-mails longues et récurrentes ou des révisions internes fréquentes qui ne sont pas liées à une livraison client. Grâce à cette visibilité, vous pouvez ajuster les champs d'application, négocier des changements avec les clients ou optimiser votre flux de travail. Appliquer ces connaissances en 2026 est plus facile que jamais grâce à un modèle structuré de feuille de temps pour architectes qui permet de visualiser, d'exploiter et de discuter facilement les heures non facturables.

Comment Bonsai aide à gérer les modèles de feuilles de temps des architectes

Bonsai vous permet d'intégrer la structure familière des feuilles de temps des architectes dans un flux de travail unique et évolutif. Les architectes peuvent reproduire les éléments essentiels de leur modèle (projets, phases, catégories de tâches, rôles et champs tels que facturable/non facturable) dans Bonsai, puis mettre en place un processus cohérent dans toute l'entreprise. Grâce au suivi centralisé du temps, à une meilleure visibilité des projets et à des calculs automatiques, vous passez des feuilles de calcul statiques à des informations en temps réel et à une facturation plus rapide. À partir de 2026, Bonsai ajoute un suivi du temps natif, des modèles réutilisables et des approbations intégrées pour assurer la fluidité du travail.

Pour créer des modèles de feuilles de temps réutilisables pour les architectes

Les architectes peuvent définir un modèle qui inclut la structure de base (projets, phases, catégories de tâches, rôles et champs tels que facturable/non facturable) et l'enregistrer comme modèle réutilisable. Conservez les champs pour les heures, les notes et une distinction claire entre le travail facturable et non facturable. Enregistrez cette configuration comme modèle de feuille de temps Architecte afin que tous les membres de l'équipe puissent le sélectionner lorsqu'ils démarrent un nouveau projet. Cela permet de conserver la cohérence du format, de la terminologie et des codes, y compris les noms des phases du projet telles que Découverte, Schéma et Administration de la construction.

Une fois enregistré, le modèle s'applique automatiquement aux nouveaux engagements, vous n'avez donc plus jamais besoin de recréer une feuille à partir de zéro. Les membres de l'équipe enregistrent leurs heures dans les mêmes champs, ce qui facilite la comparaison des charges de travail, du nombre total d'heures par projet et de l'avancement des phases. Les chefs de projet ont immédiatement une visibilité sur qui travaille sur quoi, tandis que les propriétaires d'entreprise peuvent repérer les tendances sans avoir à rechercher des fichiers séparés. Cette cohérence accélère également l'intégration des nouveaux employés, réduisant ainsi le temps de mise à niveau et la confusion entre les projets.

Si vous en avez assez d'utiliser des feuilles de temps ou si vous recherchez une meilleure alternative pour gérer votre temps en tant qu'architecte, vous devriez vous procurer un logiciel de suivi du temps.

Le suivi centralisé du temps permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets et de toutes les personnes. Dans Bonsai, tous les architectes enregistrent leur temps dans le même système, et les chefs de projet peuvent consulter les heures par projet et par phase sur des tableaux de bord en temps réel. Les particuliers peuvent consulter leur propre utilisation dans des résumés mensuels, et les propriétaires d'entreprises peuvent rapidement comprendre où passe leur temps sans avoir à rechercher des fichiers séparés.

L'approche centralisée améliore également la précision et la responsabilité. Grâce à des champs cohérents et à des validations intégrées, les erreurs de saisie de données diminuent et vous pouvez exporter les heures vers les clients ou les fournisseurs dans un seul rapport. Les filtres vous permettent d'explorer des phases telles que la découverte, la conception et la gestion de la construction, et vous pouvez comparer les vues par employé ou par projet afin d'identifier les goulots d'étranglement ou les dépassements.

Pour automatiser les calculs, les validations et la facturation à partir des feuilles de temps

Ces automatisations permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs en transformant les données temporelles en résultats prêts à l'emploi. Voici un bref aperçu des principaux avantages de l'automatisation :

• Calcule automatiquement les totaux quotidiens, hebdomadaires et par projet à partir de chaque saisie de temps, y compris les sous-totaux par jalon.
• Applique des tarifs horaires prédéfinis par rôle ou par projet, afin que les factures reflètent automatiquement les montants exacts.
• Envoie les feuilles de temps pour approbation interne lorsque nécessaire, avec des rappels automatiques et un suivi des approbations.
• Convertit les saisies horaires approuvées en factures provisoires pour la facturation des clients, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et les erreurs, et accélérant le flux de trésorerie.

Grâce à ces automatisations, votre équipe d'architectes peut se concentrer davantage sur la conception et le travail avec les clients, tandis que les données temporelles restent précises et à jour pour la facturation et la création de rapports.