O que é um número de ordem de compra para faturas e 5 dicas para gerenciá-lo

Quer você seja freelancer e trabalhe de pijama ou administre uma pequena empresa movimentada, sabemos que você é apaixonado pelo que faz. Você está na linha de frente, oferecendo serviços ou produtos fantásticos, alegrando o dia dos seus clientes.

Mas aí vem a papelada. O faturamento, o acompanhamento de pedidos, os registros financeiros – pode parecer que você está perdido em um labirinto de números e detalhes, certo? E, além disso, há o “número PO nas faturas”. Você deve estar se perguntando: o que é isso?

Neste artigo, você aprenderá:

• O que é um número de ordem de compra?
• Ordem de compra x fatura: qual é a diferença?
• Número da ordem de compra vs. número da fatura: qual é a diferença?
• Números de PO nas faturas: qual é a sua função?
• Como criar & gerenciar um sistema de números de ordem de compra: 5 dicas fáceis

Então, mergulhe de cabeça e torne sua papelada super fácil!

O que é um número de ordem de compra?

Um número de ordem de compra (ou número PO) é um identificador único para uma transação específica entre um comprador e um vendedor.

Digamos que você tenha uma empresa que comercializa madeira para a fabricação de móveis. Uma pequena empresa que comercializa móveis sob medida precisa de madeira a granel para poder fabricar e vender móveis.

Eles concordam com o preço que você está vendendo, anotam o que querem e pronto!

Eles geram um pedido de compra (um documento que detalha as especificidades do pedido – o que desejam encomendar, quanto concordaram em pagar e outros detalhes relevantes).

E para garantir que esse pedido específico possa ser rastreado e identificado, é atribuído um número de pedido exclusivo.

Por que os números PO são importantes?

Aqui estão algumas das principais razões pelas quais você precisa ter um número de ordem de compra para seus pedidos:

1. Ajudam a rastrear pedidos

Você não quer se ver numa situação em que fica quebrando a cabeça tentando descobrir os detalhes de um pedido antigo, certo?

Ter um identificador único para cada pedido pode ajudar a rastrear e gerenciar esses pedidos com facilidade.

2. São ótimos para registros financeiros.

Os números PO também são necessários para manter seus registros financeiros em ordem. Facilitam a correspondência entre faturas e pedidos, o que é muito útil quando se está fazendo a contabilidade.

3. Eles reduzem os erros

Há menos margem para mal-entendidos ou erros quando se tem um rastro documental claro (ou rastro digital, no mundo atual). Os detalhes da transação estão todos lá na Ordem de Compra, vinculados ao número único da OC.

Ordem de compra x fatura: qual é a diferença?

Mas, ei, “as ordens de compra e as faturas não são a mesma coisa?” Bem, eles são semelhantes no sentido de que ambos são usados durante o processo de compra, mas têm funções distintas e são usados em momentos diferentes.

O que é uma ordem de compra?

Uma ordem de compra é um documento criado pelo comprador ou cliente. Ele descreve o que eles desejam comprar, a quantidade e o preço. É como uma versão formal e escrita de dizer: “Quero comprar isto de você e concordo com os seus termos”.

Veja como é um modelo de ordem de compra.

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que você emite ao seu cliente após prestar o serviço ou entregar o produto ao seu cliente. É a sua maneira de dizer: “Foi um prazer fazer negócios com você, agora aqui está o que você precisa me pagar”.

Veja como é um modelo de fatura. Você pode escolher o que melhor se adapta ao seu negócio e gerar uma fatura rapidamente.

Número da ordem de compra vs. número da fatura: qual é a diferença?

Os números de ordem de compra e os números de fatura são identificadores únicos, semelhantes aos números de série, mas cada um tem uma finalidade diferente.

Qual é a finalidade de um número de ordem de compra?

Um número PO está vinculado a um pedido de compra específico. Ajuda tanto o comprador quanto o vendedor a acompanhar o pedido, desde a realização até a entrega e o pagamento. Lembre-se de que o número da ordem de compra é definido pelo comprador quando ele faz um pedido.

Qual é a finalidade de um número de fatura?

Um número de fatura, por sua vez, é anexado à fatura. Depois de fornecer seu produto ou serviço, você gerará uma fatura com um número único. Este número ajuda você a rastrear quais pagamentos você solicitou e recebeu.

Números de PO nas faturas: qual é a sua função?

Ok, então já falamos sobre o que é um número de ordem de compra e por que ele é essencial. Mas como isso se relaciona com as faturas?

A questão é a seguinte: quando você fatura um cliente por um pedido que ele fez, deve incluir o número do pedido de compra na fatura. Por quê? Bem, isso ajuda seu cliente a associar sua fatura ao pedido de compra correspondente em seu sistema. Dessa forma, eles podem confirmar que estão sendo cobrados pelo serviço correto e processar rapidamente o seu pagamento.

Você pode estar se perguntando: todas as faturasprecisam de um número de ordem de compra? A resposta é: depende. É prática comum entre empresas ou grandes negócios utilizar números de ordem de compra.

Mas, para freelancers ou empresas muito pequenas, isso pode nem sempre ser necessário. No entanto, mesmo que você não precise utilizá-los estritamente, os números de ordem de compra podem ser uma ferramenta útil para ajudar a manter sua empresa organizada.

Como criar & gerenciar um sistema de números de ordem de compra: 5 dicas simples

Criar um sistema de números de ordem de compra pode ser tão simples ou complexo quanto você desejar. O segredo é a consistência. Aqui estão 5 dicas simples para você começar:

1. Decida o formato do número da ordem de compra

Seus números de ordem de compra podem ser uma simples sequência numérica (PO001, PO002, etc.) ou podem incluir mais informações (como data, iniciais do cliente, etc.). Escolha um formato adequado às necessidades da sua empresa.

2. Mantenha-os únicos

Cada número de ordem de compra deve ser único para evitar confusão. Nunca repita um número de pedido, pois isso não faria sentido algum.

3. Use uma ferramenta para gerar e acompanhar

Desenvolver uma maneira sistemática de gerar e registrar números de pedidos de compra pode ajudá-lo a se manter organizado. Esse sistema pode ser tão simples quanto uma planilha ou tão sofisticado quanto um software de contabilidade.

Depois de decidir por um sistema, basta mantê-lo. Mudanças nos sistemas podem causar confusão e levar a erros.

4. Inclua-o nas suas faturas

Lembre-se de sempre incluir o número do pedido de compra na sua fatura. Isso facilitará a vida tanto para você quanto para o seu cliente.

“Mas onde devo colocar o número do pedido de compra na fatura?”

O local onde você coloca o número do pedido de compra pode variar, mas ele deve ser sempre fácil de encontrar para o seu cliente. Um local comum é na parte superior da fatura, perto do número da fatura.

Como alternativa, você pode colocá-lo próximo à descrição dos produtos ou serviços que você está cobrando.

Lembre-se: o objetivo é ajudar seu cliente a associar sua fatura ao pedido de compra dele. Portanto, mantenha-o em um local visível e sempre identifique-o como “número PO” ou “número do pedido de compra” para que não haja confusão sobre o que esse número representa.

5. Acompanhe o & seguimento

Use números de ordem de compra para acompanhar seus pedidos e pagamentos. Se uma fatura não tiver sido paga, verifique o número do pedido de compra correspondente e entre em contato com o cliente.

Palavras finais

A esta altura, você já deve ter uma ideia clara sobre o que é um pedido de compra, o que é um número de PO e como você pode usá-lo de forma eficaz em seus negócios.

Embora possa parecer um pouco mais trabalhoso, acredite: usar modelos de faturamento e modelos de ordem de compra tornará suas transações mais fáceis, seus registros mais organizados e suas dores de cabeça menores!

Então, inscreva-se para um teste GRATUITO de 7 dias e tenha uma boa faturação!