¿Qué es un número de pedido para facturas y 5 consejos para gestionarlo?

Tanto si trabajas por cuenta propia en pijama como si diriges una pequeña empresa muy activa, sabemos que te apasiona lo que haces. Estás en las trincheras, ofreciendo servicios o productos fantásticos, alegrando el día a tus clientes.

Pero luego viene el papeleo. La facturación, el seguimiento de pedidos, los registros financieros... Puede parecer que estás perdido en un laberinto de números y detalles, ¿verdad? Y luego están los «números de pedido en las facturas». Quizás te preguntes: ¿de qué se trata todo esto?

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un número de pedido?
• Orden de compra frente a factura: ¿cuál es la diferencia?
• Número de pedido frente a número de factura: ¿cuál es la diferencia?
• Números de pedido en las facturas: ¿cuál es su función?
• Cómo crear & gestionar un sistema de números de pedido: 5 consejos sencillos

¡Así que, sumérgete y haz que tu papeleo sea súper fácil!

¿Qué es un número de pedido?

Un número de orden de compra (o número PO) es un identificador único para una transacción específica entre un comprador y un vendedor.

Supongamos que tienes un negocio dedicado a la madera para fabricar muebles. Una pequeña empresa dedicada a la fabricación de muebles a medida necesita que usted le suministre madera a granel para poder fabricar y vender muebles.

Acuerdan el precio al que lo vendes, anotan lo que quieren y ¡listo!

Generan una orden de compra (un documento que detalla los aspectos específicos del pedido: lo que desean pedir, cuánto han acordado pagar y otros detalles relevantes).

Y para garantizar que este pedido específico pueda ser rastreado e identificado, se le asigna un número de pedido único.

¿Por qué son importantes los números de pedido?

Estas son algunas de las razones principales por las que necesita tener un número de orden de compra para sus pedidos:

1. Ayudan a realizar el seguimiento de los pedidos.

No querrás verte en la situación de tener que devanarte los sesos para recordar los detalles de un pedido anterior, ¿verdad?

Disponer de un identificador único para cada pedido facilita el seguimiento y la gestión de dichos pedidos.

2. Son ideales para los registros financieros.

Los números de pedido también son necesarios para mantener tus registros financieros en orden. Facilitan la conciliación de facturas y pedidos, lo que resulta muy útil a la hora de llevar la contabilidad.

3. Reducen los errores.

Hay menos margen para malentendidos o errores cuando se dispone de un registro documental claro (o un registro digital, en el mundo actual). Los detalles de la transacción se encuentran en la orden de compra, vinculados al número de orden de compra único.

Orden de compra frente a factura: ¿cuál es la diferencia?

Pero bueno, «¿no son lo mismo las órdenes de compra y las facturas?». Bueno, son similares en el sentido de que ambos se utilizan durante el proceso de compra, pero cada uno tiene una función distinta y se utiliza en momentos diferentes.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento creado por el comprador o cliente. En él se describe lo que desean comprar, la cantidad y el precio. Es como una versión formal y escrita de decir: «Quiero comprarte esto y acepto tus condiciones».

Así es como se ve una plantilla de orden de compra.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que usted emite a su cliente después de prestarle el servicio o entregarle el producto. Es tu forma de decir: «Ha sido un placer hacer negocios contigo, ahora esto es lo que tienes que pagarme».

Así es como se ve una plantilla de factura. Puedes elegir el que mejor se adapte a tu negocio y generar una factura rápidamente.

Número de pedido frente a número de factura: ¿cuál es la diferencia?

Tanto los números de pedido como los números de factura son identificadores únicos, muy similares a los números de serie, pero cada uno tiene una finalidad diferente.

¿Cuál es el propósito de un número de orden de compra?

Un número de pedido está vinculado a una orden de compra específica. Ayuda tanto al comprador como al vendedor a realizar un seguimiento del pedido desde su realización hasta la entrega y el pago. Recuerde que el número de pedido lo establece el comprador al realizar el pedido.

¿Cuál es el propósito de un número de factura?

Por su parte, el número de factura se adjunta a la factura. Cuando hayas proporcionado tu producto o servicio, generarás una factura con un número único. Este número te ayuda a realizar un seguimiento de los pagos que has solicitado y recibido.

Números de pedido en las facturas: ¿cuál es su función?

Bien, hemos hablado sobre qué es un número de pedido y por qué es esencial. Pero, ¿cómo se relaciona esto con las facturas?

La cuestión es la siguiente: cuando facturas a un cliente por un pedido que ha realizado, debes incluir el número de pedido en la factura. ¿Por qué? Bueno, ayuda a tu cliente a relacionar tu factura con la orden de compra correspondiente por su parte. De esta manera, pueden confirmar que se les está facturando lo correcto y procesar rápidamente tu pago.

Quizás te preguntes: ¿todas las facturas necesitan un número de orden de compra? La respuesta es: depende. Es una práctica habitual entre las empresas o grandes negocios utilizar números de pedido.

Pero para los autónomos o las empresas muy pequeñas, puede que no siempre sea necesario. Sin embargo, aunque no sea estrictamente necesario utilizarlos, los números de pedido pueden ser una herramienta útil para ayudarle a mantener su negocio organizado.

Cómo crear & gestionar un sistema de números de pedido: 5 consejos sencillos

Crear un sistema de números de pedido puede ser tan sencillo o tan complejo como desee. La clave es la constancia. Aquí tienes 5 consejos sencillos para empezar:

1. Decida el formato del número de pedido.

Los números de orden de compra pueden ser una simple numeración consecutiva (PO001, PO002, etc.) o pueden incluir más información (como la fecha, las iniciales del cliente, etc.). Elija un formato que se adapte a las necesidades de su negocio.

2. Mantén su singularidad.

Cada número de pedido debe ser único para evitar confusiones. Nunca repitas un número de pedido, ya que no tendría ningún sentido hacerlo.

3. Utiliza una herramienta para generar y realizar un seguimiento.

Desarrollar una forma sistemática de generar y registrar los números de pedido puede ayudarte a mantenerte organizado. Ese sistema puede ser tan sencillo como una hoja de cálculo o tan sofisticado como un programa de contabilidad.

Una vez que hayas decidido qué sistema usar, simplemente síguelo. Los cambios en los sistemas pueden generar confusión y provocar errores.

4. Inclúyalo en sus facturas.

Recuerde incluir siempre el número de pedido en su factura. Te facilitará la vida tanto a ti como a tu cliente.

«Pero, ¿dónde debo poner el número de pedido en la factura?»

La ubicación del número de pedido puede variar, pero siempre debe ser fácil de encontrar para el cliente. Una ubicación habitual es en la parte superior de la factura, cerca del número de factura.

También puede colocarlo cerca de la descripción de los bienes o servicios que está facturando.

Recuerde: El objetivo es ayudar a su cliente a relacionar su factura con su orden de compra. Por lo tanto, guárdelo en un lugar visible y claro, y etiquételo siempre como «número PO» o «número de orden de compra» para que no haya confusión sobre lo que representa este número.

5. Seguir & seguimiento

Utilice los números de pedido para realizar el seguimiento de sus pedidos y pagos. Si una factura no se ha pagado, comprueba el número de pedido correspondiente y haz un seguimiento con el cliente.

Palabras finales

A estas alturas, ya tendrás una idea clara de qué es una orden de compra, qué es un número de PO y cómo puedes utilizarlo de forma eficaz en tu negocio.

Aunque pueda parecer un poco más de trabajo, confía en nosotros: el uso de plantillas de facturación y plantillas de órdenes de compra hará que tus transacciones sean más fluidas, tus registros más claros y tus dolores de cabeza menos frecuentes.

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