“Perdi meu formulário 1099”: veja o que você pode fazer

Abril é o mês dos pesadelos para os contribuintes; é a época em que você deve apresentar sua declaração de imposto de renda ou incorrer na ira da Receita Federal. Se você perder documentos importantes, como o formulário 1099, abril pode se tornar ainda mais angustiante.

É por isso que os dois últimos meses antes do prazo final para a declaração de impostos devem ser dedicados à coleta de todos os formulários necessários para a declaração. Isso inclui o formulário W-2, recibos de dedução fiscal e o formulário 1099 para rendimentos diversos.

Se você perder ou extraviar o formulário 1099, provavelmente não conseguirá apresentar sua declaração de imposto de renda a tempo e poderá receber algumas multas.

Por que o formulário 1099 é importante?

O IRS refere-se ao formulário 1099 como declaração de informações. 1099 é uma série de formulários que inclui o 1099-B, 1099-S, formulário 1099-MISC, 1099-NEC e vários outros formulários. O formulário 1099 declara o que você pagou a um não funcionário pelos serviços comerciais que ele prestou. Esses formulários 1099 também são usados quando um funcionário recebe dinheiro além do seu salário do empregador. O IRS exige que as empresas enviem os formulários por correio até 31 de janeiro aos prestadores de serviços independentes. Portanto, a maioria dos formulários deve chegar no final de janeiro ou início de fevereiro. Ele informa quanto você deve declarar ao IRS em sua declaração de imposto de renda referente aos rendimentos da Previdência Social.

Três pessoas receberão uma cópia do formulário 1099:

• Receita Federal
• A pessoa que realiza trabalhos freelance
• O governo do seu estado.

O formulário 1099 é para:

1. Quando você paga mais de US$ 600 por serviços comerciais — Você precisa preencher um formulário 1099 se pretender deduzir os serviços comerciais dos seus impostos.
2. Pessoas físicas, freelancers e prestadores de serviços — os formulários 1099 só podem ser enviados a pessoas físicas, sociedades ou LLCs. Você não os envia para organizações sem fins lucrativos, sociedades anônimas ou sociedades de responsabilidade limitada.
3. Qualquer pessoa a quem você não pague através do PayPal ou cartão de crédito — Para freelancers ou prestadores de serviços a quem você paga através de cartão de crédito, você não precisa enviar um formulário 1099. Isso porque os processadores de cartão de crédito enviarão formulários 1099 especiais para eles. Mas se você pagar alguém em dinheiro ou cheque, precisará enviar um formulário 1099.

O formulário 1099-MISC existe para controlar as pessoas, obrigando-as a declarar seus rendimentos. Geralmente é registrado junto aos governos federal e estadual, e o dinheiro que você paga a alguém por serviços prestados fica registrado. Portanto, se não declararem os rendimentos, podem ser acusados de evasão fiscal, uma vez que o IRS tem provas disso.

Se você não receber seu formulário 1099 até meados de fevereiro, entre em contato com seu empregador ou pagador para solicitar o formulário em falta.

As consequências de perder seu formulário 1099 para sua declaração de imposto de renda

Infelizmente para todos, o governo não é muito tolerante com erros humanos e com a perda de quaisquer rendimentos que você receba. O IRS detectará a falta do formulário 1099. Uma declaração apresentada sem o formulário 1099 pode não ser rejeitada imediatamente, mas não será considerada devidamente apresentada até que você forneça todos os documentos necessários.

Não há penalidades diretas por perder os formulários 1099, mas há penalidades por não tratar dos seus impostos a tempo porque estava procurando um formulário 1099 perdido. Se você perder seu formulário 1099, o melhor a fazer é solicitar uma prorrogação para evitar multas por atraso no envio do 1099. Informações ausentes ou uma declaração de impostos incompleta também podem acarretar multas. Por exemplo, enviar um formulário sem o seu número de Seguro Social pode custar US$ 5 cada vez que ele estiver faltando.

O IRS cobra multas variáveis por declarações incompletas, dependendo do tamanho da sua empresa, mas elas podem ser significativas. As multas podem aumentar rapidamente até 25% do total dos impostos não pagos por falta de declaração e pagamento das multas relativas aos impostos devidos. Existem penalidades substanciais para quem não apresentar a declaração de imposto 1099.

Em casos graves, você pode enfrentar um processo criminal por evasão fiscal por não declarar todos os rendimentos tributáveis em sua declaração de imposto de renda federal.

O que fazer quando perder o formulário fiscal 1099

Ouça, se você não incluir toda a renda declarada em sua declaração de imposto de renda, isso levantará suspeitas junto ao IRS. Portanto, é importante relatá-lo com a maior precisão possível.

A primeira coisa que você deve fazer se perder seu formulário fiscal 1099? Tente não entrar em pânico. Existem várias maneiras de substituir praticamente qualquer documento que você precise apresentar (e você pode até mesmo enviar sua declaração de imposto de renda sem ele). Ao contrário dos formulários W-2, que você precisa apresentar junto com sua declaração de imposto de renda, você pode enviar seus formulários 1099 separadamente. E se você incluir toda a sua renda tributável em sua declaração, então está tudo certo.

Se você perder o formulário 1099, você pode:

Obter uma substituição

Isso é fácil de fazer, pois os emissores do formulário são obrigados a manter uma cópia do mesmo. Portanto, basta entrar em contato com o emissor e solicitar uma cópia do formulário que está faltando. Ao entrar em contato com eles, você deve insistir para que lhe enviem uma cópia do documento perdido e não emitam um novo.

Os formulários 1099 estão vinculados ao seu número de identificação do empregador ou número de segurança social. Portanto, se você receber um novo formulário 1099, o IRS poderá considerar que você recebeu o dobro da renda. Você também pode obter instantaneamente uma cópia do seu formulário 1099 da Previdência Social online. Basta criar uma conta gratuita na Previdência Social e baixar o formulário online.

Declaração sem o formulário 1099

Sim, você ainda pode declarar seus impostos sem os formulários fiscais 1099. Isso é muito conveniente para contribuintes autônomos. Eles podem fazer isso:

Revisão das suas contas bancárias empresariais

Se você não recebeu o formulário 1099 ou o perdeu, verificar sua conta bancária é uma ótima maneira de confirmar se incluiu toda a renda em sua declaração de imposto de renda. A renda incluirá pagamentos para os quais você não recebeu um Formulário 1099.

As instituições financeiras que fornecem resumos das atividades podem ser muito úteis nesse sentido. Mantenha também um registro atualizado de todos os pagamentos em dinheiro que receber.

Revise e faça um resumo de todas as suas faturas e recibos do ano anterior.

Você precisa manter um registro de todas as suas receitas e despesas para poder calcular com precisão o imposto de renda devido ao declarar sua renda.

Quando você perde um 1099 específico, pode facilmente obter as informações revisando as faturas enviadas ao cliente e pode facilmente obter a renda que ganhou. O mesmo se aplica se você emitiu recibos para um pagador. Você só precisa somá-los.

Solicitar uma transcrição do IRS

Quando tudo mais falhar, você sempre pode solicitar uma transcrição do IRS. O IRS é muito diligente com seus registros e você pode visualizar informações de 10 anos em suas inúmeras transcrições.

Para solicitar a transcrição, basta acessar o site IRS.gov e enviar sua solicitação por meio da ferramenta Obter Transcrição. Você deve solicitar a Transcrição de Salários e Rendimentos que inclui todos os dados recebidos sobre os diversos formulários do IRS utilizados para relatórios informativos sobre salários, tais como os formulários 1099 e W-2. As transcrições incluirão todas as informações da sua declaração de impostos.

Como evitar perder seus formulários 1099

Se você está constantemente perdendo documentos importantes, deve considerar o armazenamento externo para seus documentos mais importantes. A tecnologia é sua aliada nesse processo. Permite digitalizar, criar e manter uma cópia eletrônica do seu formulário 1099.

Você também pode digitalizar recibos em papel do ano anterior e fazer backup deles usando armazenamento em nuvem e servidores remotos.

Não é recomendável armazenar seus documentos fiscais na nuvem, pois eles sempre contêm informações confidenciais, como seu número de Seguro Social e suas informações fiscais pessoais.

Considerações finais

Lembre-se: se você perdeu ou não recebeu o formulário 1099, pode sempre obter uma cópia online. Criar uma conta no Seguro Social leva menos de 10 minutos e você pode baixá-la gratuitamente. A boa notícia é que você ainda pode enviar sua declaração de imposto de renda sem os formulários 1099. Mas você precisa manter seus documentos fiscais comerciais mesmo após apresentar sua declaração, para comprovar toda a sua renda e despesas comerciais dedutíveis para o ano fiscal. Manter bons registros é fundamental neste caso. Você pode optar por se tornar digital e eliminar todos os documentos em papel, que são propensos a serem extraviados.