Compreender os tipos e benefícios da hierarquia das agências

Em qualquer agência, é útil que os funcionários de todos os níveis compreendam suas funções como parte do coletivo. Uma hierarquia clara na agência proporciona estrutura e ordem, permitindo que todos saibam qual é o seu lugar na cadeia de comando. No entanto, não existe apenas um tipo de hierarquia nas agências. Na verdade, existem várias variedades em uso atualmente, algumas das quais são muito mais flexíveis do que outras.

Este guia analisará algumas das variedades mais comuns de hierarquia de agências, explorando seus benefícios e melhores casos de uso.

O que é uma hierarquia de agências?

Vamos começar por definir claramente o termo “hierarquia da agência”. Semelhante a uma hierarquia corporativa, uma hierarquia de agência é um sistema empregado por uma agência para organizar os trabalhadores em grupos e cargos. Normalmente, divide os funcionários em diferentes departamentos – como “Marketing” ou “Vendas” – com base em suas funções e habilidades, além de definir a cadeia de comando de cada departamento.

A importância das hierarquias nas agências

Embora seja possível administrar uma agência sem uma hierarquia clara e bem definida, isso não é recomendável. Muitos especialistas concordam que ter uma hierarquia é fundamental para o sucesso. Eles proporcionam estrutura e organização a toda a força de trabalho, o que pode ajudar na eficiência, produtividade, moral e muito mais.

Aqui estão apenas alguns dos principais benefícios associados às hierarquias das agências.

Benefício 1 – Organização e eficiência

Naturalmente, a principal vantagem de qualquer hierarquia organizacional é a organização. O objetivo principal de ter uma hierarquia é organizar os trabalhadores em diferentes grupos, equipes ou departamentos. Isso permite que todos saibam qual é o seu lugar, além de definir como a empresa é administrada, quem dirige cada departamento e como funciona a cadeia de comando.

A importância da organização não pode ser subestimada. Como mencionado acima, isso pode influenciar diretamente os níveis de produtividade e a eficiência geral de uma agência. Com uma estrutura organizada, os fluxos de trabalho tendem a avançar muito mais rapidamente, pois todos sabem quais são suas responsabilidades e a quem devem se reportar. Isso é particularmente relevante no mundo ultracompetitivo de hoje, onde as agências precisam manter altas taxas de produtividade para acompanhar seus concorrentes.

Benefício 2 – Comunicação e colaboração

Outro benefício de uma estrutura organizacional é a facilitação da comunicação e colaboração entre os funcionários. Por exemplo, com um departamento de marketing claramente definido, todos dentro desse departamento devem saber com quem podem conversar e trabalhar em projetos relacionados ao marketing. 

Além disso, graças à clara cadeia de comando estabelecida na maioria das hierarquias das agências, os funcionários de diferentes níveis saberão a quem devem se reportar. Isso ajuda os gerentes e outras pessoas em posições de autoridade a se manterem informados sobre o andamento do projeto e outras atualizações no local de trabalho. Simultaneamente, os gerentes e outras figuras de autoridade terão mais facilidade para delegar tarefas aos seus subordinados.

Benefício 3 – Lealdade e moral

Ter uma estrutura organizacional sólida também contribui para a lealdade e o moral no local de trabalho. Quando os trabalhadores são divididos em equipes bem definidas, eles tendem a ter um senso mais forte de pertencimento e companheirismo com seus colegas especialistas. Isso ajuda a desenvolver um senso de espírito de equipe, com todos trabalhando juntos em prol de um objetivo comum.

A longo prazo, isso também pode promover um ambiente de trabalho mais feliz, onde os funcionários tendem a se tornar membros leais e duradouros da equipe. Isso ajuda a agência a reter talentos e reduzir as taxas de rotatividade. Em outras palavras, você perderá menos tempo substituindo e recrutando membros da equipe e terá mais tempo e energia para se dedicar ao seu trabalho.

Os desafios das hierarquias das agências

Embora as hierarquias nas agências tenham claramente um propósito importante e tragam muitos benefícios para a empresa, elas também podem apresentar desafios e obstáculos a serem superados. Aqui estão alguns exemplos e dicas sobre como evitá-los.

Desafio 1 – Dificuldades na comunicação entre equipes

Embora uma hierarquia forte na agência possa ajudar na comunicação entre os funcionários da mesma equipe ou departamento, nem sempre é assim em termos de comunicação entre equipes diferentes. De fato, algumas hierarquias podem realmente restringir a colaboração entre departamentos, dificultando o trabalho dos membros da equipe de vendas com os do marketing, por exemplo.

Em alguns casos, os funcionários de uma equipe podem nem mesmo sentir que é necessário se comunicar com alguém fora do seu próprio departamento. Alternativamente, eles podem querer conversar com colegas de outras equipes, mas não sabem como fazer isso. Isso pode retardar o andamento de certos projetos, além de frustrar os trabalhadores e causar conflitos e atrasos.

Felizmente, existem maneiras fáceis de evitar isso, como empregar uma estrutura hierárquica que facilite a comunicação entre as equipes, como o modelo matricial (mais detalhes abaixo). Alternativamente (ou adicionalmente), os gerentes podem organizar reuniões regulares que reúnam os chefes de diferentes departamentos. 

Desafio 2 – Rivalidades e competição

Outro desafio potencial que pode ocorrer devido às hierarquias da agência é o surgimento de rivalidades entre equipes. Os funcionários podem começar a sentir que estão em concorrência direta com outros departamentos, tentando superá-los e superar seu desempenho, em vez de trabalharem juntos em prol dos mesmos objetivos.

Por um lado, isso poderia ser visto como um benefício. Afinal, um certo nível de competição amigável pode ser saudável no local de trabalho. No entanto, rivalidades intensas entre departamentos são frequentemente mais prejudiciais do que benéficas. Elas podem levar as equipes a tomar decisões puramente em seu próprio interesse ou até mesmo a tomar medidas para interferir no progresso de outras equipes.

Mais uma vez, existem medidas que podem ser tomadas para evitar que isso aconteça. O melhor método é concentrar-se na união, incentivando as equipes a se sentirem unidas em sua busca por um objetivo comum. Também é importante manter o equilíbrio entre os departamentos, dando a cada um os recursos e o apoio necessários para prosperar.

Desafio 3 – Atrasos no projeto

Infelizmente, alguns estilos de hierarquia das agências também podem atrasar os projetos, fazendo com que elas percam prazos e tenham que lidar com processos de tomada de decisão mais lentos. Isso é particularmente provável em hierarquias que possuem muitas camadas de autoridade, com vários gerentes, subgerentes, supervisores e assim por diante. Com tantas figuras de autoridade influenciando grandes decisões, é fácil que ocorram atrasos.

Por exemplo, antes que uma determinada ação possa ser tomada, ela pode ter que ser aprovada por vários gerentes de diferentes departamentos. Isso não prejudica apenas a produtividade, mas também pode afetar a reputação da agência. Se os clientes perceberem que não há progresso e que os prazos não estão sendo cumpridos, eles podem optar por levar seus negócios para outro lugar.

Para corrigir isso, você não precisa necessariamente fazer alterações hierárquicas. Em vez disso, ajuste os fluxos de trabalho para otimizar a eficiência. Se você perceber que certos processos não estão sendo concluídos tão rapidamente quanto poderiam ou que atrasos recorrentes estão atrasando seu trabalho, identifique as causas principais e introduza alterações nas políticas para resolvê-las.

Os tipos de hierarquias de agências

Existem várias estruturas hierárquicas de agências à escolha. Em geral, eles são divididos em duas categorias principais: mecanicistas e orgânicos. As hierarquias mecanicistas são aquelas com as quais a maioria das pessoas provavelmente está familiarizada, apresentando uma figura central de autoridade no topo e linhas claras de autoridade que fluem para cada equipe respectiva. São formais e centralizados em sua estrutura.

As hierarquias orgânicas são muito mais fluidas e flexíveis. Possuem baixos níveis de formalização, com linhas de comunicação fluidas e funções mais versáteis para os funcionários. Nesse tipo de sistema, os trabalhadores podem ter mais dificuldade em definir suas funções, assumindo uma série de tarefas diferentes de acordo com as necessidades variáveis da agência. Em algumas agências, esse tipo de hierarquia pode ser mais adequado do que um modelo mecanicista.

No entanto, se aprofundarmos as hierarquias das agências, descobriremos uma variedade de subtipos ou modelos que as agências podem querer considerar, como o modelo tradicional, o modelo matricial e o pod. Aqui estão algumas visões gerais das estruturas hierárquicas mais comuns, completas com prós e contras para cada uma delas.

A Hierarquia Tradicional das Agências

Se você imaginar uma hierarquia em sua mente, provavelmente imaginará o modelo tradicional. É normalmente representada pela clássica forma piramidal, com o chefe da empresa no topo, seguido por várias camadas de funcionários abaixo, com níveis de autoridade decrescentes, ramificando-se em diferentes grupos ou departamentos.

Altamente centralizada, esta é a encarnação definitiva da hierarquia mecanicista. Ele divide toda a força de trabalho em divisões claras com base em suas funções e status dentro da agência como um todo. Ele também define a cadeia de comando de cada departamento, com chefes ou gerentes no topo e funcionários abaixo deles.

As vantagens deste modelo incluem clareza e eficiência. É um modelo muito fácil de entender, em que cada funcionário conhece seu lugar e pode ver claramente seu próprio potencial de promoção e crescimento na carreira à medida que sobe na hierarquia. Por outro lado, a rigidez desse modelo pode sufocar a criatividade e impedir a comunicação entre equipes e departamentos. 

De modo geral, o modelo tradicional é indiscutivelmente o mais adequado para agências altamente especializadas, que oferecem tipos específicos de serviços, como consultoria, ou agências maiores que se beneficiam de uma estrutura organizada.

A Hierarquia da Agência Matrix

O modelo matricial tem muito em comum com o modelo tradicional. Tem uma liderança clara no topo da cadeia alimentar, com níveis hierárquicos subsequentes a ramificarem-se para baixo. No entanto, é uma opção um pouco mais flexível, projetada para facilitar o trabalho entre divisões e a formação de equipes.

Nesse sistema, cada departamento ou equipe é claramente definido, mas há mais ligações entre eles, daí o nome “Matriz”. Cada funcionário se reporta não apenas ao seu próprio chefe de departamento especializado, mas também a um gerente de projeto separado, que supervisiona os funcionários de várias equipes, fazendo a ponte entre um grupo e outro.

De muitas maneiras, o modelo matricial visa oferecer o melhor das hierarquias mecanicistas e orgânicas. Ele mantém a estrutura clara do modelo tradicional, mas introduz a flexibilidade tão necessária que pode ajudar as agências a agir com mais eficiência. Por outro lado, os sistemas de relatórios exclusivos envolvidos neste modelo podem ser um pouco confusos, especialmente para aqueles que não estão acostumados com eles.

No geral, a hierarquia matricial é mais adequada para agências de serviços completos ou aquelas que frequentemente assumem projetos que exigem colaboração entre departamentos, como agências de desenvolvimento de software.

Hierarquia da Agência Pod

O modelo pod é exatamente o que parece: divide a força de trabalho da agência em “pods”. Cada grupo é basicamente uma pequena equipe, composta por indivíduos que possuem habilidades e competências que os tornam adequados para trabalhar lado a lado. Os Pods podem então ser atribuídos a vários projetos ou contas, melhorando o trabalho em equipe e as relações de trabalho à medida que avançam.

Cada grupo normalmente conterá indivíduos com funções claramente definidas. Para uma agência de marketing digital, por exemplo, um pod pode ter um designer gráfico, um redator e um estrategista. Os grupos também contam com um ou mais membros seniores da agência para supervisioná-los. Assim, quando um novo projeto chega, ele pode ser rapidamente atribuído a um grupo, e os membros desse grupo podem começar a trabalhar para atender às necessidades do cliente.

De fato, a natureza centrada no cliente dessa hierarquia da agência é, sem dúvida, sua característica mais forte. Foi concebido com o objetivo de satisfazer os clientes e garantir que o trabalho seja realizado de forma rápida e eficiente, com o mínimo risco de atrasos. Além disso, os trabalhadores individuais dentro de cada grupo também tendem a construir relacionamentos sólidos e a trabalhar melhor juntos ao longo do tempo, à medida que a familiaridade entre eles aumenta.

A desvantagem desse sistema é que, se algum membro de um grupo não fizer sua parte ou simplesmente precisar se ausentar, o grupo perde muito valor e utilidade. No geral, essa hierarquia é mais adequada para agências que têm funções claramente definidas e muitas contas de clientes para gerenciar, como as de publicidade ou marketing.

A Hierarquia da Agência Plana

Outra possibilidade é a hierarquia plana ou horizontal da agência. Como o nome sugere, esse tipo de hierarquia é quase uma não hierarquia, pois não possui as camadas ou níveis habituais de autoridade e gestão. Em vez disso, é construído em torno de conceitos de autonomia dos funcionários, flexibilidade e comunicação fluida.

Nesse tipo de agência, mesmo os funcionários iniciantes têm mais influência nas decisões. As linhas que normalmente separam supervisores e gerentes dos demais funcionários tornam-se difusas, e toda a organização pode parecer mais inclusiva e harmoniosa. Em um caso ideal, isso permite que todos os funcionários se sintam valorizados e ouvidos, o que pode promover a lealdade e relações comerciais duradouras.

Uma das desvantagens que alguns trabalhadores temporários apontam no modelo fixo é que, na prática, muitas vezes tende a se estabelecer uma cadeia de comando “oculta”. Assim, mesmo em um modelo que deveria ser igualitário e equilibrado, os trabalhadores ainda sentem que estão acima ou abaixo de certos outros membros da equipe.

Por esse motivo, o modelo plano é frequentemente recomendado para agências menores. À medida que as empresas crescem e têm mais projetos e funcionários, elas tendem a exigir mais rigidez em sua hierarquia.

A Hierarquia da Agência Freelance

Existem também algumas agências que não precisam realmente de uma hierarquia tradicional, pois sua força de trabalho é composta principalmente ou inteiramente por freelancers ou prestadores de serviços. Nesse caso, pode-se utilizar uma hierarquia freelance ou coletiva, que é flexível e escalável para se adequar às necessidades em constante mudança da agência à medida que ela cresce ou diminui ao longo do tempo.

Esse tipo de agência geralmente tem uma equipe pequena ou até mesmo apenas uma pessoa que lida com as relações com os clientes. O restante da força de trabalho é composto por freelancers com habilidades adequadas para responder às necessidades dos clientes, o que pode incluir especialistas em marketing, redação, design, desenvolvimento e assim por diante. Tudo depende da natureza dos serviços prestados pela agência.

Existem muitas vantagens em operar uma estrutura freelance ou coletiva. Para começar, é altamente flexível. Você pode contratar trabalhadores conforme necessário, utilizando o vasto leque de talentos freelancers para formar as melhores equipes. Por outro lado, os níveis de qualidade e consistência podem variar, dependendo dos trabalhadores que você contrata. O gerente de projeto central também tem muita responsabilidade sobre seus ombros.

Como tal, esse sistema é ideal apenas para empreendedores que estão extremamente confiantes em suas próprias habilidades para gerenciar projetos e contratar as pessoas certas. Também é uma boa opção para quem tem orçamentos limitados, pois é possível economizar muito dinheiro contratando freelancers, em vez de funcionários contratados em tempo integral.

Como escolher a hierarquia certa para sua agência

Com várias estruturas hierárquicas diferentes disponíveis, os proprietários de agências podem não ter certeza de qual é a mais adequada para suas empresas. Aqui estão algumas dicas e considerações importantes que podem ajudá-lo a fazer a escolha certa.

Considere o tamanho da sua agência

Provavelmente, o fator determinante mais importante para ajudá-lo a decidir o tipo de hierarquia certo é o tamanho da sua agência. Em geral, agências maiores tendem a exigir estruturas mais rígidas e organizadas. Isso é especialmente verdadeiro para aqueles com escritórios ou equipes espalhados por diferentes locais, pois pode ser difícil manter sistemas fluidos e sem obstáculos quando se tem tantos funcionários e projetos para gerenciar.

Se você está apenas começando com uma equipe pequena ou uma startup, sinta-se à vontade para experimentar abordagens orgânicas e flexíveis. No entanto, para empresas maiores, especialmente aquelas com alta rotatividade e muitos novos funcionários ingressando regularmente na empresa, geralmente é melhor estabelecer um sistema que deixe as funções e responsabilidades claras para todos.

Analise todas as opções

Muitos empreendedores iniciam seus novos negócios com uma hierarquia ou estrutura clara em mente. Mas isso geralmente ocorre porque eles não estão familiarizados com todas as opções disponíveis. Eles podem ter trabalhado apenas em locais que utilizam a abordagem tradicional ou o modelo matricial, por exemplo, e não conhecem as possibilidades dos pods ou das estruturas freelance.

Ao abrir sua empresa ou pensar em maneiras de melhorar sua produtividade, reserve um tempo para pesquisar métodos alternativos. Pesquise estudos de caso. Analise exemplos da vida real. Descubra como essas diferentes hierarquias funcionam na prática e quais benefícios cada uma delas traz. Então, com um conhecimento profundo das opções disponíveis, você poderá tomar uma decisão informada para sua empresa.

Não se sinta limitado a apenas uma abordagem

A mudança pode ser tumultuada. Pode causar perturbações, atrasos e dificuldades. É por isso que, em geral, é melhor escolher um tipo hierárquico e mantê-lo, se possível. No entanto, os proprietários de agências não devem sentir que precisam se ater a um sistema que não está funcionando. Você também não deve achar que sua hierarquia precisa permanecer sempre a mesma durante toda a vida útil da sua empresa.

Na verdade, mudar para algo diferente pode ser exatamente o que sua agência precisa para liberar todo o seu potencial. Há muitos exemplos de agências que experimentaram uma hierarquia diferente e descobriram que funciona muito melhor para elas. Você pode mudar do tradicional para o pod, por exemplo, e ver as relações com os clientes dispararem. Ou você pode fazer a transição do plano para o tradicional e aumentar drasticamente suas taxas de produtividade.

Se você sente que seu sistema atual não está funcionando — ou se sua empresa está em uma situação muito diferente daquela em que você começou — talvez seja hora de mudar as coisas. Experimente ou teste uma hierarquia alternativa para ver como ela funciona. Além disso, não se esqueça de revisar regularmente as métricas de desempenho para que você possa ver como seus ajustes hierárquicos afetam as operações diárias da sua agência.

Resumo: A importância da hierarquia da agência

Como você pode ver, há muitas maneiras de estruturar, organizar e gerenciar uma agência. Cada método é único, e é impossível dizer que um deles é simplesmente o melhor. São todos diferentes e cada um deles pode funcionar bem para agências de diferentes tamanhos, valores e formas de trabalhar. É por isso que se recomenda que os proprietários de agências analisem as opções e considerem cuidadosamente as diferentes estruturas para descobrir qual funciona melhor para eles. 

Mas uma boa hierarquia é apenas uma peça do quebra-cabeça quando se trata de criar uma agência de sucesso. Você também precisa do software e das ferramentas técnicas adequadas para auxiliá-lo. O software Hello Bonsai para agências é uma ótima maneira de começar, ajudando em tudo, desde gerenciamento de projetos e controle de tempo até faturamento e muito mais. Entre em contato com a equipe da Bonsai hoje mesmo para saber mais.