Comprender los tipos y beneficios de la jerarquía de agencias

En cualquier agencia, es útil que los trabajadores de todos los niveles comprendan sus funciones como parte del colectivo. Una jerarquía clara en la agencia proporciona estructura y orden, permitiendo que todos sepan cuál es su lugar dentro de la cadena de mando. Sin embargo, no existe un único tipo de jerarquía en las agencias. De hecho, hoy en día se utilizan varias variedades, algunas de las cuales son mucho más flexibles que otras.

Esta guía analizará algunas de las variedades más comunes de jerarquía de agencias, explorando sus ventajas y mejores casos de uso.

¿Qué es una jerarquía de agencias?

Comencemos por definir claramente el término «jerarquía de la agencia». Al igual que la jerarquía corporativa, la jerarquía de una agencia es un sistema empleado por una agencia para organizar a los trabajadores en grupos y puestos. Por lo general, separa a los trabajadores en diferentes departamentos, como «Marketing» o «Ventas», en función de sus funciones y habilidades, y establece la cadena de mando de cada departamento.

La importancia de las jerarquías de las agencias

Aunque es posible dirigir una agencia sin una jerarquía clara y bien definida, no es recomendable. Muchos expertos coinciden en que tener una jerarquía es fundamental para el éxito. Proporcionan estructura y organización a toda la plantilla, lo que puede contribuir a mejorar la eficiencia, la productividad, la moral y mucho más.

Estas son solo algunas de las principales ventajas asociadas a las jerarquías de las agencias.

Ventaja 1: Organización y eficiencia

Naturalmente, la ventaja número uno de cualquier jerarquía de agencia es la organización. El objetivo principal de tener una jerarquía es organizar a los trabajadores en diferentes grupos, equipos o departamentos. Esto permite que todos conozcan su lugar, además de establecer cómo se gestiona el negocio, quién dirige cada departamento y cómo funciona la cadena de mando.

No se puede subestimar la importancia de la organización. Como se ha mencionado anteriormente, puede influir directamente en los niveles de productividad y la eficiencia general de una agencia. Con una estructura organizada, los flujos de trabajo tienden a avanzar mucho más rápido, ya que todos conocen sus responsabilidades y a quién deben informar. Esto es especialmente relevante en el mundo ultracompetitivo actual, en el que las agencias deben mantener altos índices de productividad para no quedarse atrás respecto a sus rivales.

Beneficio 2: Comunicación y colaboración

Otra ventaja de una estructura organizativa bien organizada es que facilita la comunicación y la colaboración entre los trabajadores. Por ejemplo, con un departamento de marketing claramente definido, todos los miembros de ese departamento deben saber con quién pueden hablar y con quién pueden trabajar en proyectos relacionados con el marketing. 

Además, gracias a la clara cadena de mando establecida en la mayoría de las jerarquías de las agencias, los trabajadores de distintos niveles sabrán a quién deben informar. Esto ayuda a los gerentes y otras personas en puestos de autoridad a mantenerse informados sobre el progreso de los proyectos y otras novedades del lugar de trabajo. Al mismo tiempo, a los gerentes y otras figuras de autoridad les resultará más fácil delegar tareas a sus subordinados.

Beneficio 3: Lealtad y moral

Contar con una estructura organizativa sólida también contribuye a la lealtad y la moral en el lugar de trabajo. Cuando los trabajadores se dividen en equipos bien definidos, tienden a tener un mayor sentido de pertenencia y compañerismo con sus compañeros especialistas. Esto ayuda a desarrollar un sentido de espíritu de equipo, en el que todos trabajan juntos para alcanzar un objetivo común.

A largo plazo, esto también puede fomentar un entorno de trabajo más feliz, en el que los empleados sean más propensos a convertirse en miembros leales y duraderos del equipo. Esto ayuda a la agencia a retener el talento y reducir las tasas de rotación. En otras palabras, perderás menos tiempo sustituyendo y contratando a miembros del equipo y tendrás más tiempo y energía para dedicarte a tu trabajo.

Los retos de las jerarquías de las agencias

Si bien las jerarquías de las agencias cumplen claramente una función importante y aportan muchos beneficios a la empresa, también pueden presentar retos y obstáculos que hay que superar. A continuación, se incluyen algunos ejemplos y consejos sobre cómo evitarlos.

Desafío 1: obstáculos en la comunicación entre equipos

Si bien una jerarquía sólida en la agencia puede facilitar la comunicación entre los trabajadores del mismo equipo o departamento, no siempre ocurre lo mismo en lo que respecta a la comunicación entre equipos diferentes. De hecho, algunas jerarquías pueden llegar a restringir la colaboración entre departamentos, lo que dificulta que los miembros del equipo de ventas trabajen con los del departamento de marketing, por ejemplo.

En algunos casos, los trabajadores de un equipo pueden incluso considerar que no es necesario comunicarse con nadie fuera de su propio departamento. Por otra parte, es posible que quieran hablar con compañeros de otros equipos, pero no saben cómo hacerlo. Esto puede ralentizar el avance de ciertos proyectos, además de frustrar a los trabajadores y provocar conflictos y retrasos.

Afortunadamente, hay formas sencillas de evitarlo, como emplear una estructura jerárquica que facilite la comunicación entre equipos, como el modelo matricial (más información al respecto a continuación). Como alternativa (o complemento), los directivos pueden organizar reuniones periódicas que reúnan a los jefes de los diferentes departamentos. 

Desafío 2: rivalidades y competencia

Otro posible problema que puede surgir debido a las jerarquías de las agencias es la aparición de rivalidades entre equipos. Los empleados pueden empezar a sentir que están en competencia directa con otros departamentos, tratando de superarlos y obtener mejores resultados, en lugar de trabajar juntos hacia los mismos objetivos.

Por un lado, esto podría considerarse una ventaja. Después de todo, un cierto grado de competencia amistosa puede ser saludable en el lugar de trabajo. Sin embargo, las intensas rivalidades entre departamentos suelen ser más perjudiciales que beneficiosas. Pueden hacer que los equipos tomen decisiones basadas únicamente en sus propios intereses o incluso que tomen medidas para interferir en el progreso de otros equipos.

Una vez más, hay medidas que se pueden tomar para evitar que esto suceda. El mejor método es centrarse en la unión, animando a los equipos a sentirse unidos en su esfuerzo por alcanzar un objetivo común. También es importante mantener el equilibrio entre los departamentos, proporcionando a cada uno los recursos y el apoyo que necesita para prosperar.

Desafío 3: retrasos en el proyecto

Desafortunadamente, algunos estilos jerárquicos de las agencias también pueden retrasar los proyectos, lo que hace que las agencias incumplan los plazos y tengan que lidiar con procesos de toma de decisiones más lentos. Esto es especialmente probable en jerarquías que tienen muchos niveles de autoridad, con múltiples gerentes, subgerentes, supervisores, etc. Con tantas figuras de autoridad que influyen en las decisiones importantes, es fácil que se produzcan retrasos.

Por ejemplo, antes de poder llevar a cabo una determinada acción, es posible que esta deba ser aprobada por varios responsables de diferentes departamentos. Esto no solo perjudica la productividad, sino que también puede afectar a la reputación de la agencia. Si los clientes ven que no se avanza y no se cumplen los plazos, pueden optar por llevar su negocio a otra parte.

Para solucionar esto, no es necesario realizar cambios jerárquicos. En su lugar, ajuste los flujos de trabajo para optimizar la eficiencia. Si observa que ciertos procesos no se están llevando a cabo con la rapidez que podrían, o que los retrasos recurrentes le están ralentizando, identifique las causas fundamentales e introduzca modificaciones en las políticas para resolverlos.

Los tipos de jerarquías de agencias

Hay múltiples estructuras jerárquicas de agencias entre las que elegir. En general, se dividen en dos categorías principales: mecánicos y orgánicos. Las jerarquías mecánicas son las que la mayoría de la gente conoce, con una figura central de autoridad en la cima y líneas claras de autoridad que fluyen hacia abajo para cada equipo respectivo. Son formales y centralizados en su estructura.

Las jerarquías orgánicas son mucho más fluidas y flexibles. Tienen bajos niveles de formalización, con líneas de comunicación fluidas y funciones de los empleados más versátiles. En este tipo de sistema, los trabajadores pueden tener más dificultades para definir sus funciones, ya que asumen una serie de tareas diferentes en función de las necesidades cambiantes de la agencia. En algunas agencias, este tipo de jerarquía puede encajar mejor que un modelo mecánico.

Sin embargo, si profundizamos en las jerarquías de las agencias, descubriremos una serie de subtipos o modelos que las agencias podrían considerar, como el modelo tradicional, el modelo matricial y el pod. A continuación se ofrecen algunas descripciones generales de las estructuras jerárquicas más comunes, junto con las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

La jerarquía tradicional de las agencias

Si te imaginas una jerarquía, probablemente te vendrá a la mente el modelo tradicional. Normalmente se representa con la clásica forma piramidal, con el jefe de la empresa en la cima, seguido de varios niveles de empleados con niveles de autoridad decrecientes, que se ramifican en diferentes grupos o departamentos.

Altamente centralizada, esta es la encarnación definitiva de la jerarquía mecanicista. Divide a toda la plantilla en divisiones claras basadas en su función y estatus dentro de la agencia en su conjunto. También establece la cadena de mando de cada departamento, con los jefes o gerentes en la cima y los trabajadores por debajo de ellos.

Las ventajas de este modelo incluyen claridad y eficiencia. Es un modelo muy fácil de entender, en el que cada trabajador conoce su lugar y puede ver claramente su propio potencial de promoción y crecimiento profesional a medida que asciende en la jerarquía. Por el lado negativo, la rigidez de este modelo puede sofocar la creatividad y obstaculizar la comunicación entre equipos y departamentos. 

En general, podría decirse que el modelo tradicional es el más adecuado para agencias altamente especializadas que ofrecen servicios específicos, como consultoría, o para agencias más grandes que se benefician de una estructura organizada.

La jerarquía de la agencia Matrix

El modelo matricial tiene mucho en común con el modelo tradicional. Tiene una dirección clara del negocio en la cima de la cadena alimentaria, con capas sucesivas de autoridad que se ramifican hacia abajo. Sin embargo, es una opción ligeramente más flexible, diseñada para facilitar el trabajo entre divisiones y la formación de equipos.

En este sistema, cada departamento o equipo está claramente definido, pero hay más vínculos entre ellos, de ahí el nombre de «Matrix». Cada trabajador depende no solo de su propio jefe de departamento especializado, sino también de un gestor de proyectos independiente, que supervisa a los trabajadores de distintos equipos y tiende puentes entre los distintos grupos.

En muchos sentidos, el modelo matricial pretende ofrecer lo mejor de las jerarquías mecánicas y orgánicas. Mantiene la estructura clara del modelo tradicional, pero introduce la flexibilidad tan necesaria que puede ayudar a las agencias a actuar de manera más eficiente. Por el lado negativo, los sistemas de informes exclusivos de este modelo pueden resultar un poco confusos, especialmente para quienes no están acostumbrados a ellos.

En general, la jerarquía matricial es la más adecuada para agencias de servicios integrales o aquellas que suelen asumir proyectos que requieren la colaboración entre departamentos, como las agencias de desarrollo de software.

La jerarquía de la agencia Pod

El modelo de grupos es justo lo que parece: divide la plantilla de la agencia en «grupos». Cada grupo es básicamente un pequeño equipo, compuesto por personas que tienen habilidades y capacidades que los hacen idóneos para trabajar codo con codo. Los pods pueden asignarse a diversos proyectos o cuentas, lo que mejora el trabajo en equipo y las relaciones laborales a medida que avanzan.

Cada grupo suele estar formado por personas con funciones claramente definidas. Por ejemplo, en una agencia de marketing digital, un pod podría estar formado por un diseñador gráfico, un redactor publicitario y un estratega. Los grupos también cuentan con uno o más miembros sénior de la agencia para supervisarlos. Así, cuando llega un nuevo proyecto, se puede asignar rápidamente a un equipo, y los miembros de ese equipo pueden ponerse a trabajar para satisfacer las necesidades del cliente.

De hecho, la naturaleza centrada en el cliente de esta jerarquía de agencia es posiblemente su característica más destacada. Está diseñado para satisfacer a los clientes y garantizar que el trabajo se realice de forma rápida y eficiente, con un riesgo mínimo de retrasos. Además, los trabajadores individuales dentro de cada grupo también tienden a establecer relaciones sólidas y a trabajar mejor juntos con el tiempo, a medida que aumenta la familiaridad entre ellos.

La desventaja de este sistema es que si algún miembro del grupo no cumple con su parte o simplemente tiene que ausentarse, el grupo pierde gran parte de su valor y utilidad. En general, esta jerarquía es la más adecuada para agencias que tienen funciones claramente definidas y muchas cuentas de clientes que gestionar, como las de publicidad o marketing.

La jerarquía plana de la agencia

Otra posibilidad es la jerarquía plana u horizontal de la agencia. Como su nombre indica, este tipo de jerarquía es casi una no jerarquía, ya que no tiene los niveles habituales de autoridad y gestión. En cambio, se basa en conceptos como la autonomía de los empleados, la flexibilidad y la comunicación fluida.

En este tipo de agencia, incluso los trabajadores de nivel inicial tienen más influencia en las decisiones. Las líneas que suelen separar a los supervisores y gerentes de otros empleados se difuminan, y toda la organización puede sentirse más inclusiva y armoniosa. En un caso ideal, permite que todos los empleados se sientan valorados y escuchados, lo que puede fomentar la lealtad y las relaciones comerciales duraderas.

Una de las desventajas que algunos trabajadores de agencias han señalado con respecto al modelo plano es que, en la práctica, a menudo tiende a establecerse una cadena de mando «oculta». Por lo tanto, incluso en un modelo que debería ser equitativo y equilibrado, los trabajadores siguen sintiendo que están por encima o por debajo de otros miembros del equipo.

Por este motivo, el modelo plano suele recomendarse para agencias más pequeñas. A medida que las empresas crecen y tienen más proyectos y empleados, tienden a requerir una mayor rigidez en su jerarquía.

La jerarquía de la agencia freelance

También hay algunas agencias que en realidad no necesitan una jerarquía tradicional, ya que su plantilla está compuesta en su mayor parte o en su totalidad por autónomos o contratistas. En ese caso, se puede utilizar una jerarquía independiente o colectiva, que es flexible y escalable para adaptarse a las necesidades cambiantes de la agencia a medida que crece o se reduce con el tiempo.

Este tipo de agencia suele tener un pequeño equipo central o incluso una sola persona que se encarga de las relaciones con los clientes. El resto de la plantilla está compuesto por autónomos con las habilidades adecuadas para responder a las necesidades de los clientes, entre los que se pueden incluir especialistas en marketing, redacción publicitaria, diseño, desarrollo, etc. Todo depende de la naturaleza de los servicios que presta la agencia.

Hay muchas ventajas en trabajar como autónomo o en una estructura colectiva. Para empezar, es muy flexible. Puedes incorporar trabajadores según sea necesario, utilizando la amplia reserva de talentos autónomos para crear los mejores equipos. Por el lado negativo, los niveles de calidad y consistencia pueden variar, dependiendo de los trabajadores que se contraten. El director central del proyecto también tiene mucha responsabilidad sobre sus hombros.

Por lo tanto, este sistema solo es adecuado para emprendedores que tienen mucha confianza en su propia capacidad para gestionar proyectos y contratar a las personas adecuadas. También es una buena opción para quienes tienen presupuestos limitados, ya que se puede ahorrar mucho dinero contratando a autónomos en lugar de empleados a tiempo completo.

Cómo elegir la jerarquía adecuada para tu agencia

Con varias estructuras jerárquicas diferentes disponibles, los propietarios de agencias pueden no estar seguros de cuál es la más adecuada para sus empresas. Aquí hay un par de consejos y consideraciones clave que pueden ayudarte a tomar la decisión correcta.

Ten en cuenta el tamaño de tu agencia

Podría decirse que el factor determinante más importante para ayudarte a decidir el tipo de jerarquía adecuado es el tamaño de tu agencia. En general, las agencias más grandes suelen requerir estructuras más rígidas y organizadas. Esto es especialmente cierto para aquellos con oficinas o equipos repartidos en diferentes ubicaciones, ya que puede resultar difícil mantener sistemas fluidos y sin obstáculos cuando hay tantos trabajadores y proyectos que gestionar.

Si acabas de empezar con un equipo pequeño o una startup, no dudes en probar enfoques orgánicos y flexibles. Sin embargo, para las empresas más grandes, especialmente aquellas con una alta rotación de personal y muchas incorporaciones nuevas, suele ser mejor establecer un sistema que deje claras las funciones y responsabilidades de todos.

Revisar todas las opciones

Muchos emprendedores inician sus nuevos negocios con una jerarquía o estructura clara en mente. Pero eso suele deberse a que no están familiarizados con todas las opciones que existen. Es posible que solo hayan trabajado en lugares que utilizan el enfoque tradicional o el modelo matricial, por ejemplo, y que no conozcan las posibilidades que ofrecen los pods o las estructuras freelance.

Cuando establezcas tu negocio o consideres formas de mejorar su productividad, tómate tu tiempo para investigar métodos alternativos. Busca casos prácticos. Revisa ejemplos de la vida real. Descubra cómo funcionan estas diferentes jerarquías en la práctica y qué ventajas aporta cada una de ellas. A continuación, con un conocimiento profundo de las opciones disponibles, podrá tomar una decisión informada para su empresa.

No te sientas limitado a un solo enfoque.

El cambio puede ser tumultuoso. Puede causar interrupciones, retrasos y dificultades. Por eso, en general, lo mejor es elegir un tipo jerárquico y ceñirse a él, si es posible. Sin embargo, los propietarios de agencias no deben sentir que tienen que seguir utilizando un sistema que no funciona. Tampoco debes sentir que tu jerarquía tiene que permanecer siempre igual durante toda la vida útil de tu empresa.

De hecho, un cambio hacia algo diferente podría ser exactamente lo que tu agencia necesita para liberar todo su potencial. Hay muchos ejemplos de agencias que prueban una jerarquía diferente y descubren que les funciona mucho mejor. Podría cambiar del sistema tradicional al de módulos, por ejemplo, y ver cómo mejoran las relaciones con los clientes. O bien, podría pasar de un estilo plano a uno tradicional y disparar sus índices de productividad.

Si sientes que tu sistema actual no está funcionando, o si tu negocio se encuentra ahora en una situación muy diferente a la de cuando empezaste, tal vez sea el momento de cambiar las cosas. Experimenta o prueba una jerarquía alternativa para ver cómo funciona. Además, no olvides revisar periódicamente las métricas de rendimiento para poder ver cómo afectan los ajustes jerárquicos a las operaciones diarias de tu agencia.

Resumen: La importancia de la jerarquía de la agencia

Como puede ver, hay muchas formas de estructurar, organizar y gestionar una agencia. Cada método es único, y es imposible decir que uno sea simplemente el mejor. Todos son diferentes, y cada uno puede funcionar bien para agencias de distintos tamaños, valores y formas de trabajar. Por eso se recomienda a los propietarios de agencias que revisen las opciones y consideren cuidadosamente las diferentes estructuras para determinar cuál es la más adecuada para ellos. 

Pero una buena jerarquía es solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de crear una agencia exitosa. También necesita el software y las herramientas técnicas adecuadas para ayudarle. El software Hello Bonsai para agencias es una excelente manera de empezar, ya que ayuda con todo, desde la gestión de proyectos y el seguimiento del tiempo hasta la facturación y mucho más. Póngase en contacto con el equipo de Bonsai hoy mismo para obtener más información.