Compreender o papel e a importância da estimativa de esforço na gestão de projetos

A estimativa de esforço é um dos fatores críticos na gestão de projetos, pois fornece uma estimativa prévia da quantidade de esforço necessário em termos de horas de trabalho para concluir um projeto. Envolve o uso de técnicas de estimativa como Estimativa Bottom-Up, Estimativa Top-Down e Estimativa de Três Pontos para criar uma estimativa mais formal que mostre a faixa de estimativa para o projeto. 

O processo é normalmente realizado por estimativas de especialistas, a fim de obter a estimativa correta e reduzir a probabilidade de obter uma estimativa incorreta. A estimativa contribui para o uso eficiente dos recursos, bem como para determinar o momento certo para concluir o projeto, garantindo assim o cumprimento das metas e objetivos adequados. 

Introdução à estimativa de esforço

A estimativa de custos é um processo fundamental na gestão de projetos, que permite determinar o esforço necessário para a realização das tarefas do projeto. Como foi indicado, existem diferentes métodos utilizados para estimar o esforço. Em cada um deles, há uma abordagem diferente e uma precisão diferente. Esses métodos incluem estimativa Top-Down, estimativa Bottom-Up, estimativa de três pontos, estimativa analógica e estimativa de estimadores experientes. Assim, dependendo das condições específicas do projeto e do seu escopo, a estimativa pode variar dentro de uma faixa relativamente ampla. Assim, a abordagem de estimativa sistemática reduz a possibilidade de erros de estimativa e melhora significativamente a precisão do Esforço Estimado. 

Definição e importância da estimativa de esforço

A estimativa de esforço é uma atividade fundamental na gestão de projetos que envolve a previsão da quantidade de trabalho que será necessária para a realização de tarefas ou projetos. Inclui estimativa descendente, estimativa ascendente e estimativa de três pontos para fornecer um intervalo de estimativa. A estimativa sistemática é útil na alocação de recursos, na determinação de prazos e na redução do risco de estimativa. Isso significa que a estimativa do esforço é importante para obter a precisão desejada na estimativa e gerenciar riscos e produtividade. Ajuda na tomada de decisões e garante que a pessoa não se sobrecarregue com trabalho. Se a estimativa especializada for conduzida adequadamente, ela culminará em um projeto bem-sucedido e, assim, tornará o Esforço Estimado uma medida confiável. 

Papel da estimativa de esforço na gestão de projetos

A estimativa de esforço é um dos elementos mais importantes da gestão de projetos, pois oferece uma abordagem sistemática para estimar o trabalho, o tempo e os custos necessários para a conclusão do projeto. Compreende várias técnicas de estimativa, como estimativa descendente, estimativa ascendente, estimativa de três pontos, estimativa analógica e, por último, mas não menos importante, estimativa especializada. Esses métodos ajudam a manter o erro de estimativa e a aprimorar a estimativa, para que o esforço estimado esteja alinhado com os objetivos do projeto e os resultados esperados. A questão da precisão da estimativa do projeto é fundamental, especialmente no que diz respeito à definição do intervalo de estimativa, uma vez que isso determina o horizonte temporal para a execução do projeto e/ou a distribuição de recursos. Além de ajudar no planejamento e na estimativa dos custos do projeto, também é importante para desenvolver expectativas realistas em relação ao trabalho. A capacidade de estimar esses fatores corretamente aumenta a probabilidade de sucesso do projeto e reduz a ameaça de excedentes.

Fatores-chave que influenciam a estimativa do esforço 

O aspecto do esforço é muito sensível a uma série de fatores. Um deles é o método de estimativa, que pode ser estimativa descendente, estimativa ascendente, estimativa de três pontos, estimativa analógica ou estimativa especializada. Diferentes métodos de estimativa, por sua vez, causam diferenças no grau de estimativa e podem levar a erros de estimativa se não forem usados adequadamente. A segunda característica importante são as propriedades do projeto. O tamanho e o nível de detalhe de um projeto influenciam o intervalo da estimativa e, portanto, afetam o esforço estimado. Além disso, a estimativa sistemática também precisa ser cuidadosamente fundamentada, identificando as características especiais de qualquer projeto específico e seus requisitos. 

Compreender o escopo do projeto

Definir o escopo do projeto é muito importante para que seja feita uma boa estimativa do projeto. Isso envolve a aplicação de diferentes técnicas de estimativa, que incluem: Estimativa Top Down, Estimativa Bottom-up e Estimativa de Três Pontos. Esses modelos de estimativa sistemática são bastante úteis para determinar a quantidade de esforço e recursos que serão necessários em um projeto. 

No entanto, deve-se lembrar que muitas vezes a estimativa não é precisa e pode haver um erro de estimativa. É aqui que a estimativa especializada é muito útil, para ajudar a melhorar o Esforço Estimado e diminuir o intervalo da estimativa. 

Experiência e nível de habilidade da equipe

Os membros da equipe são altamente qualificados e experientes na estimativa de projetos, com conhecimento geral de Estimativa Top-Down, Estimativa Bottom-Up e Estimativa de Três Pontos. Nossos especialistas são altamente qualificados e precisos ao estimar a quantidade de esforço necessário para concluir uma tarefa e, assim, o erro de estimativa é mantido ao mínimo. Todos os membros estiveram envolvidos em diferentes projetos e, portanto, estão familiarizados com estimativas sistemáticas, bem como com estimativas análogas. 

Essa ampla experiência contribui para melhorar a estimativa da equipe, e estamos prontos para oferecer uma faixa de estimativa. Além disso, cada membro da equipe foi treinado ao mais alto nível e adquiriu uma boa experiência na área da avaliação especializada. Sua vasta experiência permite que eles apresentem uma estimativa precisa do esforço necessário, o que é essencial para o nosso projeto. 

Complexidade e incertezas do projeto

No entanto, a aplicação disso como parte do desenvolvimento do projeto PM pode ser conveniente, pois enfrenta problemas na estimativa do esforço necessário para realizar o projeto. 

Uma estimativa sistemática é criada utilizando métodos que incluem Estimativa Top-Down, Estimativa Bottom-Up e Estimativa de Três Pontos. No entanto, essas técnicas podem conter alguns erros de estimativa até certo ponto. Aqui estão algumas coisas a serem observadas: 

• Técnicas como Top-Down, Bottom-Up, Three-Point, Analogous e estimativa especializada afetam significativamente a precisão e o risco da estimativa. Assim, o alcance e o esforço são proporcionais à complexidade e ao tamanho do projeto, respectivamente. 
• As várias formas de estimativa ajudam a compreender o esforço e os recursos necessários para o escopo do projeto. 
• A experiência da equipe na aplicação de várias formas de estimativa melhora a eficácia da estimativa e reduz erros graves. 

Desafios comuns na estimativa de esforço 

A avaliação do esforço necessário em um projeto não é um processo muito fácil e, às vezes, enfrenta várias dificuldades. A probabilidade de uma estimativa imprecisa geralmente surge de uma situação em que o resumo do projeto não está bem definido, resultando em uma ampla variação na estimativa. Além disso, identificar os melhores métodos no processo de estimativa, seja estimativa ascendente, estimativa de três pontos ou estimativa analógica, não é muito fácil e pode levar a riscos de estimativa. Por último, mas não menos importante, devido à pressão da alta administração para manter os custos do projeto baixos, o Originador cria um viés otimista ou uma estimativa especializada que leva a um Esforço Estimado realista. 

Superestimativa e subestimativa

A estimativa precisa do esforço é significativa na estimativa geral de um projeto. As abordagens de estimativa podem apresentar erros de instalação que resultam em estimativas exageradas ou subestimadas. A superestimativa torna o projeto caro, enquanto a subestimativa faz com que os recursos ultrapassem o orçamento e o projeto não cumpra os prazos estabelecidos. Técnicas como estimativa top-down, estimativa bottom-up, estimativa de três pontos e estimativa analógica podem reduzir a quantidade de erros de estimativa. Estima-se que uma avaliação especializada forneça os resultados mais precisos, embora seja importante definir um intervalo que dê uma ideia para uma estimativa sistemática. Além disso, não se esqueça de que o objetivo do Esforço Estimado é sua precisão e eficiência, e não a exatidão da previsão. 

Lidando com mudanças e riscos imprevistos

A estimativa do projeto deve, preferencialmente, incluir métodos para lidar com mudanças e fatores de risco. Três das técnicas de estimativa mais úteis nesse sentido são a estimativa descendente, a estimativa ascendente e a estimativa de três pontos. Cada uma delas oferece benefícios exclusivos: a estimativa top-down é adequada para fornecer uma estimativa do esforço a partir de uma visão de alto nível, a bottom-up é adequada para uma estimativa sistemática com a maior precisão e a de três pontos permite fornecer uma estimativa otimista, pessimista e a mais provável do esforço. Assim, a estimativa especializada também pode ser útil para diminuir o erro de estimativa. 

Essas abordagens de estimativa melhoram coletivamente a qualidade do Esforço Estimado ao nível máximo e as perturbações que devem ser introduzidas devido a mudanças imprevisíveis são gerenciadas sistematicamente. 

Métodos de estimativa de esforço

Várias abordagens podem ser utilizadas na estimativa de esforço na gestão de projetos. A abordagem de estimativa descendente implica desconstruir o projeto de um nível macro para um nível micro. A estimativa ascendente, por outro lado, funciona de maneira diferente, somando a estimativa de tarefas individuais para fornecer uma estimativa do projeto. Outro método amplamente utilizado é a técnica de estimativa de três pontos, na qual a melhor estimativa, a pior estimativa e a estimativa mais provável são consideradas na estimativa. A estimativa analógica é feita comparando os custos de trabalhos semelhantes anteriores, enquanto a estimativa especializada envolve o uso de especialistas em projetos. De qualquer forma, o objetivo é minimizar o erro de estimativa e, ao mesmo tempo, maximizar a precisão da estimativa. 

Parecer de especialista

A seguir estão os tipos de métodos utilizados na estimativa de projetos: O julgamento de especialistas inclui as opiniões das pessoas mais familiarizadas com os processos de estimativa e outras atividades. Isso é fundamental para melhorar a precisão do processo de estimativa e minimizar as chances de riscos de estimativa. Para fornecer uma aproximação metódica do esforço necessário para um projeto, os profissionais utilizam diferentes tipos de estimativas, incluindo Estimativa Analógica, Estimativa Bottom-Up, Estimativa Top-Down e Estimativa de Três Pontos. A faixa de estimativa fornecida é útil para garantir que o esforço estimado não seja muito alto, mas também não muito baixo, o que é vital para um trabalho eficiente. 

É indiscutível que o parecer de especialistas é uma boa opção quando se trata de estimativas de projetos. Existem diferentes abordagens adotadas para garantir uma estimativa adequada e metódica. 

Isso, por sua vez, ajuda a diminuir os erros de estimativa devido ao intervalo de estimativa apropriado. 

Estimativa análoga

A estimativa analógica é o método de estimativa de projetos mais rápido e barato, no qual o valor dos parâmetros, como escopo, custo, orçamento e duração de um projeto futuro, é derivado dos valores obtidos de um projeto semelhante anterior. Essa abordagem é, portanto, mais confiável quando os projetos anteriores são realmente semelhantes e não apenas aparentemente. 

Três palavras-chave relacionadas a este método são: 

• Esforço estimado: uma estimativa aproximada do tempo necessário para a conclusão de um projeto. 
• Precisão da estimativa: A proximidade do valor estimado quando comparado com o valor real da variável em questão. 
• Erro de estimativa: Refere-se à diferença entre o valor previsto ou esperado e o valor real ou verdadeiro. 

Estimativa paramétrica

Isso essencialmente o torna parte do triângulo de estimativa do projeto, usando análise estatística para chegar à quantidade de esforço e recursos necessários. Essa abordagem também ajuda a estabelecer uma estimativa construtiva da quantidade total de trabalho e diminui significativamente a probabilidade de uma estimativa errada. 

Intervalos de estimativa precisos são muito importantes para a precisão total da estimativa. Algumas das principais técnicas aplicáveis na estimativa paramétrica incluem: estimativa descendente, estimativa ascendente e estimativa de três pontos. Essas técnicas ajudam a chegar sistematicamente aos detalhes do projeto e aos resultados e, portanto, aumentam o esforço estimado. 

+ Estimativa descendente: determine o tempo total do projeto e seu custo total antes de tentar determinar a duração e o custo de cada atividade. 

+ Estimativa ascendente: é aconselhável orçar primeiro as tarefas com o maior nível de detalhe e, em seguida, somar as estimativas derivadas para chegar à estimativa total do projeto. 

+ Estimativa de três pontos: essa técnica envolve o desenvolvimento de três estimativas: a mais provável, a pessimista e a otimista.
+ Estimativa analógica: esta técnica utiliza dados históricos de outros projetos para prever os esforços do projeto em questão. 

Estimativa de três pontos

A estimativa de três pontos é uma das técnicas mais utilizadas e eficientes para medir o trabalho que se pode esperar de um projeto. Isso implica atribuir o tempo otimista, o tempo pessimista e o tempo realista que seria necessário para concluir uma determinada tarefa. Isso proporciona uma estimativa estrutural e, portanto, menos erros na estimativa em comparação com outras formas de estimativa. O uso da técnica é possível tanto na estimativa descendente quanto na estimativa ascendente. 

Enquanto o primeiro começa com a estimativa geral do projeto e depois o divide em subtarefas, o segundo estima cada uma das tarefas e depois soma-as. Assim, o valor calculado do Esforço Estimado fornece bases razoáveis para estimar e planejar o projeto. 

Ferramentas de estimativa de esforço 

Existem várias utilizações para as ferramentas de estimativa de esforço, sendo a mais importante uma ferramenta que ajuda na estimativa de projetos em diferentes áreas, particularmente na gestão de projetos. Existem diferentes métodos utilizados para estimativa e alguns deles são abordagens de estimativa sistemática, que são estimativa descendente, estimativa ascendente, estimativa de três pontos e estimativa analógica. 

Esses modelos são diferenciados com base no intervalo de estimativa, na precisão absoluta e no erro provável da estimativa. Cada ferramenta é especializada, portanto, quando chega a hora de avaliar cada ferramenta, é necessário um especialista. Todos esses fatores são importantes para definir o esforço necessário estimado em relação a um determinado projeto. 

Microsoft Project: uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos

O Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos que utiliza diferentes técnicas de planejamento para garantir que o projeto seja cronometrado corretamente. Permite aos usuários fazer estimativas sistemáticas sobre recursos e cronogramas, melhorando assim a estimativa. Esta plataforma foi criada para ser escalável para uso em projetos pequenos e grandes, com diferentes níveis de dificuldade. 

Os principais recursos de previsão incluem: 

Estimativa ascendente: permite estimar o esforço necessário para cada tarefa individualmente. 

Estimativa descendente: fornece uma estimativa aproximada do custo do projeto com base em projetos semelhantes realizados anteriormente na organização. 

Estimativa de três pontos: estima um valor provável utilizando o cenário mais favorável, o cenário mais desfavorável e o cenário esperado. 

JIRA: Gerenciamento ágil de projetos e estimativa de esforço 

JIRA: Combinação da Gestão Ágil de Projetos com a Estimativa de Esforço 

O JIRA é utilizado na gestão de projetos Agile; é frequentemente utilizado nas técnicas de estimativa top-down e bottom-up. É bem conhecido pela abordagem de estimativa sistemática que aumenta a precisão da estimativa e reduz o erro de estimativa. Com a ajuda do JIRA, é possível calcular facilmente o tempo necessário para tarefas individuais ou até mesmo a estimativa geral de todo o projeto ou de qualquer fase do projeto, o que ajuda as equipes a definir e estabelecer um intervalo que pode ser bastante viável. Outros meios de estimativa são suportados pelo JIRA, por exemplo, a estimativa de três pontos e a estimativa análoga. Permite apresentar um custo aproximado e ajuda na estimativa do especialista para uma melhor previsão dos requisitos de um projeto. Portanto, o JIRA dá bastante ênfase a estimativas precisas e bem estruturadas para garantir a conclusão bem-sucedida do projeto. 

Análise de pontos de função com o ProjectCodeMeter

O ProjectCodeMeter utiliza a Análise de Pontos de Função para uma estimativa mais sistemática dos projetos de software. Este método fornece um intervalo de estimativa, aumentando assim a precisão na estimativa para um melhor planejamento do projeto. Em vez de contar o número de linhas de código, a ferramenta visa a funcionalidade, o que é mais realista e eficiente. 

O software emprega métodos como estimativa descendente, estimativa ascendente e estimativa de três pontos. Funciona avaliando o esforço e o nível de dificuldade na implementação das funcionalidades, melhorando assim o erro de estimativa. Isso auxilia as equipes no planejamento e aquisição corretos dos recursos essenciais para alcançar as metas e objetivos estabelecidos. 

A estimativa especializada é um requisito fundamental para avaliar o escopo e os custos do projeto e é possibilitada pelos cálculos superiores do ProjectCodeMeter. 

Melhores práticas para uma estimativa eficaz do esforço 

Uma boa estimativa de esforço também requer o uso de uma abordagem adequada para aumentar a precisão da estimativa. O método de estimativa ascendente pode ser particularmente útil, pois se concentra nos detalhes de tarefas específicas para uma melhor estimativa do projeto. A estimativa de três pontos é mais precisa, pois fornece as melhores, prováveis e piores estimativas do intervalo. A segunda dica útil é a aplicação da estimativa especializada, em que a visão de partes interessadas experientes ajuda a melhorar a precisão do esforço estimado. Em termos de erro de estimativa, é eficaz na sua redução, uma vez que leva em consideração a experiência da equipe. 

Envolva a equipe no processo de estimativa

Envolva sua equipe na estimativa da quantidade de trabalho a ser feito, pois eles conhecem o projeto e suas complexidades. Técnicas como estimativa ascendente, estimativa de três pontos e estimativa analógica devem ser utilizadas com frequência, pois não só introduzem a abordagem de estimativa sistemática à equipe, como também aumentam a precisão do processo. Esses aspectos permitem a formulação de estimativas melhores para o projeto. No entanto, deve-se observar que o intervalo de estimativa pode ser ajustado ainda mais com a ajuda da incorporação da estimativa especializada, o que poderá reduzir o possível erro de estimativa. O esforço estimado leva em consideração o tempo necessário para a equipe realizar as tarefas, o que reforça uma estimativa realista e orientada para o trabalho em equipe. Portanto, incorporar a equipe na estimativa do projeto ajuda a alcançar melhores resultados, além de garantir o comprometimento da equipe e a valorização do esforço dedicado ao projeto. 

Revisar e atualizar regularmente as estimativas

Consequentemente, ficou estabelecido que a revisão e atualização da estimativa do projeto são essenciais para a melhoria geral dos projetos. A estimativa descendente, a estimativa ascendente, a estimativa de três pontos, etc., se aplicadas, podem ajudar a fornecer uma estimativa sistemática, fazer uso eficiente do esforço e reduzir o nível de erro de estimativa. Envolve estimar os recursos necessários para a conclusão do projeto e o tempo que levará para concluí-lo por meio da Estimativa Analógica. É verdade que a faixa de estimativa é mais precisa no caso das revisões regulares do projeto em andamento, o que, por sua vez, adiciona mais precisão ao processo de estimativa. As estimativas atualizadas contêm novos dados que podem influenciar mudanças no escopo do projeto, proporcionando assim uma estimativa mais precisa do esforço necessário. Assim, torna-se um ciclo de aprimoramento das técnicas de estimativa para manter o cronograma do projeto. 

Use uma combinação de técnicas de estimativa

Na maioria das vezes, a fase de planejamento de um projeto deve incorporar vários métodos de estimativa para alcançar o mais alto nível de estimativa. Isso implicaria técnicas de estimativa sistemáticas, como estimativa descendente ou ascendente e estimativa de três pontos. A estimativa descendente significa a estimativa do esforço de um ponto de vista global, e a estimativa ascendente significa a estimativa por tarefa. A estimativa de três pontos é obtida utilizando as estimativas otimistas, pessimistas e mais prováveis para gerar um intervalo. Portanto, é desejável levar em consideração estimativas de especialistas que incorporem a opinião de especialistas em um determinado campo de estudo, bem como o possível viés de estimativa. Para dividir uma tarefa em suas partes detalhadas, deve-se usar a Estimativa Bottom-Up, e para uma estimativa aproximada do intervalo, deve-se usar a Estimativa de Três Pontos, levando em consideração os cenários mais favoráveis, mais prováveis e mais desfavoráveis. Utilize estimativas de especialistas para obter informações de pessoal experiente, reduzindo as chances de viés na estimativa. 

Conclusão: O impacto da estimativa precisa do esforço no sucesso do projeto

A estimativa de esforço desempenha um papel crucial na melhoria do sucesso do projeto, uma vez que reduz o erro de estimativa e aumenta a precisão da mesma. Uma estimativa eficaz que consiste em um intervalo de estimativa eficiente pode ser realizada com a ajuda de diferentes técnicas de estimativa. Uma estimativa precisa do esforço necessário pode ajudar na execução bem-sucedida de um projeto, e a adoção da estimativa ascendente, da estimativa descendente ou mesmo do uso de estimativas de especialistas pode contribuir muito para tornar essa estimativa precisa.