Qu'est-ce qu'une facture ? Types et objectifs des factures

Si vous débutez dans le domaine du travail indépendant ou que vous venez de créer une petite entreprise, la facturation peut s'avérer assez compliquée.

Vous avez travaillé dur et vous voulez maintenant être rémunéré, mais comment ? Dans cet article, nous répondrons à la question « Qu'est-ce qu'une facture ? » et vous fournirons les connaissances nécessaires pour créer et envoyer une facture à vos clients.

Allons-y sans plus attendre.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Selon le Cambridge English Dictionary, une facture est :

« Document qui répertorie les prestations fournies ou les travaux effectués, en indique le coût et demande le paiement. »

Cela résume assez bien la situation ! Les factures précisent ce que l'acheteur doit payer une fois que le vendeur a fourni le service conformément aux conditions de paiement spécifiques. Les factures font partie intégrante des activités commerciales, tant pour les acheteurs que pour les vendeurs.

Une facture de vente désigne une facture relative à la vente de biens ou de services du point de vue du vendeur. D'autre part, une facture d'achat indique une facture pour le coût des produits ou des services fournis. Quel que soit le type de facture, elles détaillent les services rendus ou fournis, le montant total dû et les conditions de paiement.

Autrefois, les factures étaient envoyées sous forme de lettres par la poste ou par télécopieur. À mesure que nous nous sommes avancés dans le monde numérique, ils ont été envoyés sous forme de pièces jointes dans des courriels. Cette pratique est encore courante aujourd'hui, mais de plus en plus de professionnels se tournent vers de puissants logiciels de facturation basés sur le cloud, tels que Bonsai, afin de rationaliser le processus de création, d'envoi et de suivi des factures.

Distinction entre une facture, un avis de paiement et un reçu

Souvent, le mot « facture » est utilisé de manière interchangeable avec « note » ou même « reçu ». Mais ils ne signifient pas tout à fait la même chose.

Les factures et les notes de frais sont des documents qui transmettent techniquement les mêmes informations. Ils représentent tous deux le montant dû pour la vente de produits ou de services. Cependant, une facture est généralement envoyée par des travailleurs indépendants ou des entreprises qui cherchent à percevoir un paiement auprès de leurs clients. Au lieu de cela, un client utilise des factures pour suivre les paiements dus aux fournisseurs. Essentiellement, ce sont les mêmes choses, mais utilisées par différentes parties impliquées dans la transaction commerciale.

Un reçu, quant à lui, atteste d'une transaction entre un vendeur et un acheteur. En d'autres termes, cela confirme que les produits ou services ont déjà été payés. Une facture ou une note peut être utilisée pour demander un paiement, mais un reçu est ensuite envoyé une fois le paiement reçu.

Si vous êtes freelance, vous serez peut-être intéressé par cet article sur la facturation des clients.

Éléments clés d'une facture

En tant que chef d'entreprise, entrepreneur ou travailleur indépendant, vous avez la tâche importante de créer des factures professionnelles pour facturer vos clients. Mais la conception de factures pour les clients peut sembler compliquée, surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant.

Heureusement, les modèles de factures prêts à l'emploi de Bonsai contiennent tous les éléments essentiels dont vous avez besoin pour créer des factures en quelques minutes. Ainsi, vous ne manquerez aucun détail !

Notre modèle de facture gratuit comprend les champs suivants :

• numéro de facture
• récapitulatif de facture
• ton nom
• le nom de votre entreprise
• vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale et/ou liens vers vos réseaux sociaux)
• nom du client
• nom de la société du client (le cas échéant)
• coordonnées du client
• détails du projet
• détails du produit
• coûts par poste
• coûts totaux
• solde final
• instructions de paiement
• date limite de paiement / date d'échéance
• détails de facturation
• moyens de paiement acceptés (par exemple, cartes de crédit, PayPal, espèces, chèques, etc.)
• vos coordonnées bancaires (si nécessaire)
• frais de retard ou conditions de paiement en souffrance
• étapes suivantes
• Message de remerciement

Commencez dès maintenant avec nos modèles de factures gratuits pour une facturation sans tracas !

Types de factures

Avec les modèles de factures Bonsai, vous n'êtes pas limité aux factures papier. En fait, nous vous proposons un large choix de types et de formats de factures. Vous pouvez donc envoyer vos factures dans le format qui convient le mieux à vous et à vos clients.

Factures par e-mail

Le type de facture le plus courant est sans doute la facture électronique. Il s'agit simplement d'envoyer une facture à un client par e-mail. Un modèle d'e-mail de facture vous permet de personnaliser facilement votre facture, d'ajouter les informations pertinentes, de calculer le montant total, de télécharger le document au format PDF et de l'envoyer à votre client par e-mail. Vous pouvez également créer une facture dans Google Docs et envoyer à votre client un lien direct vers celle-ci.

Factures manuscrites

Les factures manuscrites sont relativement démodées, mais elles restent la méthode privilégiée par de nombreuses entreprises. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur local ou un propriétaire d'entreprise de construction, vous pouvez rédiger des factures manuscrites pendant que vous évaluez l'ampleur des travaux. Vous n'avez pas besoin d'avoir un ordinateur à proximité pour créer une facture sur place.

Factures électroniques

Les factures électroniques nécessitent l'utilisation d'outils électroniques, tels que les logiciels de point de vente (POS), pour créer les factures. Cette méthode est très appréciée des restaurants et des détaillants locaux, car les clients souhaitent payer sur place (généralement avec leur carte de crédit).

Factures en ligne

Les factures en ligne sont en passe de devenir la méthode privilégiée par les entreprises et les prestataires de services en ligne. En effet, il est facile de créer, d'envoyer et de stocker toutes vos factures directement dans le cloud. Plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou de se débattre avec des outils électroniques compliqués.

Il existe plusieurs modèles de factures en ligne que vous pouvez utiliser dans votre entreprise, selon vos préférences :

• Modèle de facture Excel
• Modèle de facture Microsoft Word
• Modèle de facture Google Docs
• Modèle de facture PDF

Vous pouvez également accélérer votre facturation et rationaliser le processus grâce à des outils de facturation basés sur le cloud. Ils vous permettent de suivre l'état des paiements, d'envoyer des rappels automatiques, d'accepter un large éventail de modes de paiement et de consulter les finances de votre entreprise en ligne.

Factures mobiles

Les factures mobiles sont simplement des factures en ligne disponibles sur des appareils mobiles, tels que les smartphones ou les tablettes. Par exemple, si vous envoyez une facture à un client via Google Docs, celui-ci peut l'ouvrir à l'aide de l'application Google Docs sur son téléphone. De même, si vous utilisez un outil en ligne tel que Bonsai, vos clients pourront ouvrir ces factures sur leur appareil mobile.

Factures spécifiques à l'industrie

Il existe également des factures spécifiques à certains secteurs d'activité, qui peuvent être disponibles sous forme de modèles manuscrits, de documents en ligne ou de factures par e-mail. Les modèles de facture suivants sont disponibles dans divers formats, notamment Google Docs, Microsoft Word, Excel, PDF et autres :

• Modèle de facture pour travailleur indépendant
• Modèle de facture de consultation
• Modèle de facture pour services photographiques
• Modèle de facture pour conception graphique
• Modèle de facture de construction
• Modèle de facture pour entrepreneur
• Modèle de facture de location
• Modèle de facture pro forma
• Modèle de facture détaillée
• Modèle de facture imprimable
• Modèles de factures professionnelles

Types courants de factures

Outre les différents formats disponibles (e-mail, PDF, etc.), il existe également plusieurs types de factures. Celles-ci varient en fonction de leur objectif, par exemple la facturation récurrente des clients ou le prélèvement d'un acompte initial.

Avant de créer une facture, tenez compte des exigences de votre projet, du calendrier de facturation souhaité et des modes de paiement que vous acceptez. Discutez toujours de ces détails avec vos clients dès le départ afin de définir clairement leurs attentes.

Facture pro forma

Une facture pro forma est essentiellement une facture préliminaire envoyée à un acheteur avant la livraison effective des biens ou la prestation effective des services. Il décrit les produits/services à fournir, les coûts estimés et les conditions de la transaction.

Facture provisoire

Ce type de facture est utilisé pour facturer des travaux partiels ou intermédiaires réalisés au cours d'un projet. Il s'agit d'une forme de facturation progressive.

Facture récurrente

Une facture récurrente est utilisée pour facturer les clients à intervalles réguliers pour des services continus. Ils peuvent également être utilisés pour des services ou des produits proposés sous forme d'abonnement.

Facture de crédit

Une facture de crédit peut être émise par un vendeur afin d'annuler une facture émise précédemment. Cela est généralement dû à des remboursements, des retours ou des ajustements liés à la facture d'origine.

Facture de débit

Une facture de débit est envoyée pour demander un paiement supplémentaire à un client, souvent en raison de coûts supplémentaires, d'articles supplémentaires ou de corrections.

Facture en souffrance

Il s'agit d'une facture qui reste impayée après sa date d'échéance. Si vous attendez toujours le paiement d'un client, c'est le moment idéal pour lui envoyer un rappel amical.

Facture commerciale

Une facture commerciale est un document utilisé dans le commerce international. Il détaille et décrit les marchandises expédiées, leur valeur et d'autres informations essentielles à des fins douanières et de paiement.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des factures ?

À présent, vous comprenez sans doute l'importance du rôle que jouent les factures dans la gestion financière de votre entreprise. Ils sont essentiels pour percevoir les paiements, organiser les finances de votre entreprise et définir des attentes claires avec vos clients.

Mais l'utilisation des factures présente bien d'autres avantages. Voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des factures.

Protection juridique

Les factures jouent un rôle crucial dans la protection juridique de votre entreprise. Ils servent de documentation officielle des conditions, prix et services convenus entre vous et le client. En cas de litige ou de divergence, les factures font office de preuve et vous protègent contre d'éventuels problèmes juridiques. Des factures détaillées avec des conditions claires permettent de clarifier les processus de paiement, les transactions de crédit ou de débit, les frais, les coûts et les remises ou promotions appliquées.

Suivi des paiements

Les entreprises peuvent également utiliser les factures pour suivre efficacement les paiements. Chaque facture comporte un identifiant unique, ce qui facilite le suivi des montants impayés, des dates d'échéance et des paiements reçus. Ce suivi permet de maintenir une trésorerie saine en identifiant les paiements en souffrance, en permettant un suivi rapide et en garantissant un équilibre entre les paiements entrants et sortants. Avec un logiciel de comptabilité adapté, vous pouvez rationaliser votre processus de suivi des paiements, tenir vos comptes à jour et réduire le risque d'erreurs !

Tenue des registres

Les factures constituent des documents essentiels pour votre entreprise, car elles consignent toutes les transactions financières et font partie intégrante de vos registres comptables.

Ces registres comprennent des informations telles que les montants, les prix, les taxes, les frais et les sommes impliquées dans les ventes ou les services rendus. Le fait de conserver des factures bien organisées facilite la tenue efficace de la comptabilité et vous permet de suivre avec précision vos activités financières. Cette tenue systématique des registres favorise la transparence et fournit une piste d'audit claire pour les comptables et les autorités réglementaires.

Déclaration fiscale simplifiée

Les factures sont indispensables pour remplir sa déclaration d'impôts. Ils contiennent des informations essentielles sur le revenu imposable, les taux d'imposition et les charges fiscales applicables, soit toutes les informations dont vous aurez besoin au moment de remplir votre déclaration ! Des factures correctement documentées facilitent le calcul précis des montants d'impôts dus aux autorités gouvernementales. Grâce à des factures claires et détaillées, il est plus facile de justifier vos déductions, vos dépenses et vos montants imposables.

Analyse commerciale

Les factures précédentes peuvent vous donner un aperçu du succès global de votre entreprise. En examinant les tendances en matière de prix, de volumes de vente, de remises et de montants des transactions, vous pouvez obtenir des analyses commerciales pertinentes ! Ces données peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées en matière de tarification, à identifier les canaux de vente rentables et à évaluer les coûts et la rentabilité.

Quand et comment envoyer les factures

Vous avez créé une facture et il est temps d'être payé ? Et maintenant ? Eh bien, je suis ravi que vous posiez la question ! Il existe plusieurs méthodes pratiques pour faciliter l'envoi de factures.

Tenez compte de ces bonnes pratiques lorsque vous envoyez des factures pour vos produits ou projets.

Calendrier : avance, étape importante, à la livraison, récurrent

Tout d'abord, déterminez le moment où vous allez envoyer votre facture (ou vos factures). Souhaitez-vous être payé avant la date de début du projet ? Facturerez-vous le client en fonction de certaines étapes clés ? Réfléchissez au moment opportun pour vous et votre client.

Facturation anticipée : Il s'agit d'envoyer une facture pour des biens ou des services avant la livraison, ce qui nécessite généralement un paiement partiel ou total à l'avance afin de garantir la commande ou le service.

Facturation par étapes : cette option est utile lorsque vous souhaitez facturer vos clients en fonction des étapes prédéfinies d'un projet. Les paiements peuvent être liés à des réalisations spécifiques ou à des étapes d'achèvement.

Facturation à la livraison : cette facturation intervient immédiatement après la livraison des marchandises ou la prestation du service. Le paiement est dû à la réception ou dans un délai spécifié après la livraison.

Facturation récurrente : ici, les factures sont générées à intervalles réguliers pour les services ou abonnements continus. Vous suivrez probablement un calendrier prédéterminé, tel que des cycles de facturation mensuels, trimestriels ou annuels.

Facturation électronique et méthodes numériques

Une fois que vous avez déterminé la date d'émission de votre ou vos factures, il est temps de choisir le mode de livraison. Vous avez deux options principales :

Facturation électronique : c'est-à-dire la facturation électronique, où vous utilisez des outils électroniques (comme un lecteur de carte ou un système de point de vente) pour facturer un client en personne. Les clients peuvent payer sur place, généralement en espèces ou par carte de crédit.

Méthodes numériques : elles comprennent toutes les solutions de facturation en ligne ou basées sur le cloud, telles que l'envoi d'une facture au format PDF par e-mail, l'envoi d'un lien vers une facture Google Doc ou l'envoi d'une facture via un logiciel de facturation en ligne. Grâce à ces méthodes, vous pouvez généralement accepter les cartes de crédit, les cartes de débit, PayPal, les virements ACH et bien plus encore, selon vos préférences.

Meilleures pratiques et techniques modernes de facturation

Pas besoin d'être comptable pour créer des factures comme un pro ! En fait, avec les bons outils et les bons processus en place, concevoir vos propres factures sera un jeu d'enfant.

Heureusement, des outils modernes tels que le logiciel de facturation Bonsai facilitent la conception, la personnalisation, l'envoi et le suivi de vos factures. Vous pouvez désormais superviser la comptabilité, la facturation et la tenue des comptes de votre entreprise, le tout en un seul endroit.

Veillez à respecter ces bonnes pratiques lorsque vous créez des relevés de facturation pour votre entreprise :

1. Veillez à ce que la facture soit émise par un vendeur et envoyée à un acheteur rapidement après la livraison ou la réalisation des biens ou services.
2. Précisez clairement les détails des biens ou services fournis, y compris les descriptions, les quantités, les prix et toutes les taxes applicables, afin de garantir la transparence.
3. Précisez clairement les conditions de paiement convenues, telles que les délais de paiement et les modes de paiement acceptés.
4. Attribuez un identifiant unique à chaque facture afin de faciliter le suivi et la consultation dans les dossiers des deux parties.
5. Incluez des informations fiscales complètes afin de respecter les exigences réglementaires et de clarifier les charges fiscales, le cas échéant.
6. Indiquez une date d'échéance précise à laquelle le paiement est attendu, afin de faciliter le paiement rapide et d'éviter les retards.
7. Indiquez clairement que la facture doit être réglée, en rappelant à l'acheteur son obligation de payer le montant dû.
8. Offrez une certaine souplesse dans le format des factures, en permettant la facturation électronique ou papier selon les préférences de l'acheteur ou les canaux de communication établis.
9. Préparez-vous à d'éventuels litiges en conservant des registres détaillés et en mettant en place des canaux accessibles pour le règlement des litiges si des divergences apparaissent lors du rapprochement des paiements.
10. Enregistrez les factures terminées comme reçus de produits ou services livrés afin de disposer de ces documents pour une comptabilité d'entreprise et une déclaration fiscale efficaces.
11. Si des modifications doivent être apportées à la facture, conservez la facture originale, faites une copie, puis mettez à jour les informations en conséquence. Conservez tous les brouillons de factures pour vos archives.

Conseils pour une facturation efficace

Chez Bonsai, notre objectif est d'aider les entreprises, les petites entreprises et les organisations de tous les secteurs à rationaliser leurs processus de facturation. Que vous ayez besoin de créer des accords de facturation simples, d'automatiser les factures récurrentes ou de corriger des erreurs sur des factures précédentes, nous avons ce qu'il vous faut.

Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :

Descriptions claires des produits

Captez l'attention de vos clients grâce à des descriptions de produits claires et précises sur vos factures. Des descriptions détaillées et compréhensibles permettent non seulement d'éviter toute confusion, mais aussi de mettre en avant la valeur ajoutée dont bénéficient les clients, ce qui renforce la confiance et encourage les paiements rapides.

Différencier les bons de commande et les factures

Comprendre la différence entre les bons de commande et les factures est essentiel pour rationaliser vos opérations commerciales. Utilisez les bons de commande pour lancer les transactions et les factures pour demander le paiement. En cas de doute, discutez des différentes méthodes de facturation avec votre client afin de déterminer celle qui convient le mieux aux deux parties.

Proposer des options de paiement en ligne

Améliorez la commodité et la rapidité des paiements en proposant diverses options de paiement en ligne, telles que PayPal, Venmo, Stripe ou le virement bancaire, sur vos factures. Il est temps d'entrer dans l'ère numérique et de permettre à vos clients d'effectuer leurs paiements rapidement et en toute sécurité.

Vérifiez les derniers détails

En matière de facturation, ce sont les petits détails qui font toute la différence. Avant de finaliser et de vérifier votre facture, relisez-la une dernière fois pour vous assurer que tout est clair et exact. Cela vous fera gagner du temps par rapport à des modifications ultérieures et vous permettra de vous assurer que votre client vous paie correctement.

N'oubliez pas d'inclure ces champs souvent négligés :

• date de délivrance
• date d'échéance
• numéro de facture ou de référence
• coordonnées du vendeur (numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)
• coordonnées de l'acheteur
• liste des produits/services
• prix unitaire
• quantité
• devise
• remises ou ajustements
• sous-total
• total général
• notes ou instructions spéciales
• statut de paiement
• format de facture
• signature numérique (si électronique)

Nous vous recommandons également de conserver des copies de vos factures pour vos archives. Si les clients ont des questions concernant des factures antérieures, ces documents seront facilement accessibles pour que vous puissiez les consulter.

Avantages liés à l'utilisation d'un logiciel de facturation

Les modèles de factures gratuits sont très pratiques, mais ils peuvent devenir compliqués à gérer dès lors que vous commencez à gérer plusieurs clients et transactions. Pourquoi ne pas rationaliser le processus grâce à l'automatisation ?

Le logiciel de facturation Bonsai est l'outil idéal pour simplifier votre processus de facturation et faire passer votre entreprise au niveau supérieur ! Avec Bonsai, vous pouvez dire adieu aux casse-tête liés aux factures et être payé plus rapidement. Nos modèles intégrés disposent de toutes les fonctionnalités et de tous les éléments dont vous avez besoin pour établir des factures précises et professionnelles.

De plus, grâce aux options de paiement en ligne sécurisées, être payé devient un jeu d'enfant. Restez organisé, soyez payé plus rapidement et concentrez-vous sur ce que vous faites le mieux : développer votre entreprise, grâce à Bonsai.

Avantages du logiciel de facturation Bonsai

En intégrant les processus commerciaux des freelances, de la création de devis à la gestion de vos comptes, Bonsai est un outil précieux pour les freelances qui cherchent à rationaliser leurs opérations administratives sur une plateforme unifiée.

L'utilisation d'un logiciel de facturation tel que Bonsai pour créer des factures professionnelles présente de nombreux avantages. Le générateur de factures gratuit de Bonsai est une véritable bouée de sauvetage pour les professionnels indépendants qui ne savent pas par où commencer. Les utilisateurs peuvent choisir parmi de nombreux modèles de factures adaptés à tous les types de services. L'utilisation de modèles de facture présente plusieurs avantages, notamment :

• Vous pouvez enregistrer les informations essentielles afin de les réutiliser ultérieurement lors de la facturation du même client ou acheteur.
• Gagnez du temps, car vous n'aurez pas à créer la facture à partir de zéro.
• Assure la cohérence de la facturation et réduit les erreurs qui pourraient vous empêcher d'être payé.
• Garde une trace des factures consultées, ouvertes ou payées grâce à un tableau de bord pratique.
  

L'outil de facturation facile à utiliser de Bonsai simplifie considérablement la facturation. Créez des factures en quelques minutes, mettez en évidence les conditions de paiement et assurez-vous d'être toujours payé à temps.

Saviez-vous que le bonsaï ne se résume pas à la facturation ?

Bonsai fournit aux freelancers tout ce dont ils ont besoin pour gérer leur activité avec succès. La suite de produits pour freelances de Bonsai permet aux utilisateurs de créer des modèles de propositions, de contrats et de factures pour freelances, et s'intègre à des outils essentiels pour suivre et gérer votre pipeline, vos projets et vos paiements.

Que vous soyez rédacteur indépendant, photographe, développeur de logiciels ou autre professionnel, l'automatisation intelligente de Bonsai vous libère du stress lié à la gestion de votre entreprise. Vous pouvez ainsi consacrer moins de temps aux tâches fastidieuses liées à la gestion de votre entreprise et vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.

Commencez dès aujourd'hui avec le bonsaï

Avant de pouvoir commencer à créer et envoyer des factures, vous devez sécuriser vos clients. Cela signifie qu'il faut établir un contrat professionnel et juridiquement contraignant.

Bonsai offre une fonctionnalité robuste de création de contrats avec d'innombrables modèles de contrats pour les freelancers. Une fois que vous avez décrit l'étendue de votre travail, ajouté les détails de paiement et signé le contrat, vous pouvez intégrer vos factures afin de recevoir des paiements plus rapides et bénéficier d'une meilleure sécurité commerciale.

Il est facile de se lancer dans le bonsaï. Il suffit de vous inscrire avec votre nom et votre adresse e-mail pour accéder à des contrats professionnels et en créer afin de vous aider à trouver et à fidéliser des clients.