Tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de facturation pour agences de marketing en 2025

En tant que directeur ou propriétaire d'agence, vous consacrerez probablement l'essentiel de vos efforts à veiller à ce que vos projets soient réalisés dans les délais et répondent aux exigences de vos clients. Après tout, c'est ce qui permet à votre entreprise de gagner de l'argent et de continuer à fonctionner.

Cependant, cela ne représente qu'une partie du succès de votre entreprise. La véritable façon dont votre entreprise peut prospérer consiste à facturer aux clients le temps et l'expertise de votre équipe.

C'est là qu'intervient le logiciel de facturation. Sans cela, vous devrez calculer manuellement le montant à facturer à vos clients et, pire encore, vérifier s'ils vous paient ou si vous êtes payé à l'heure. Le logiciel de facturation pour agences de marketing vous permet d'automatiser la plupart des tâches liées à la facturation et de réduire le temps que vous passez à examiner minutieusement les calendriers.

Dans cet article, vous découvrirez pourquoi vous devriez vous procurer un logiciel de facturation, les meilleures fonctionnalités à rechercher, et même quelques excellents outils pour vous aider à démarrer.

Logiciel de facturation vs logiciel de comptabilité

Dans de nombreux cas, les termes « facturation » et « facture » sont utilisés de manière interchangeable. Un logiciel peut prétendre être destiné à la facturation, tandis qu'un autre précisera qu'il est destiné à la facturation. Cette situation est exacerbée par le fait que les termes « factures » et « notes de frais » ont acquis des significations différentes dans le langage courant.

En général, les logiciels de facturation vous permettent de créer et d'envoyer des factures aux clients, qui les paient ensuite de manière indépendante, comme pour les factures de services publics. D'autre part, les logiciels de facturation créent une plateforme de point de vente où les clients paient directement vos services, comme vous le feriez dans une épicerie.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation des agences de marketing remplissent ces deux fonctions.

Avantages des logiciels de facturation pour agences de marketing

La facturation est un élément important pour toute agence de marketing, et elle peut être rationalisée grâce à un logiciel de facturation de qualité destiné aux agences de marketing. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent suivre efficacement les honoraires des clients, les dépenses et la gestion financière globale. Cela permet de consacrer davantage de temps et d'énergie à l'élaboration de stratégies marketing gagnantes pour les clients.

Trouver le logiciel de facturation adapté à votre agence de marketing peut s'avérer difficile, mais ce n'est pas impossible. Vous pourriez envisager des programmes qui ne se concentrent pas uniquement sur la facturation, mais qui intègrent également des fonctionnalités telles que le suivi du temps. Cela vous aidera à rationaliser vos processus et à garantir la rentabilité de vos projets.

Lorsque vous utilisez notre logiciel de gestion des ressources d'agence, vous trouverez des fonctionnalités de facturation et de comptabilité indispensables à l'efficacité d'une agence de marketing.

Vous devriez déjà être familiarisé, dans une certaine mesure, avec les logiciels de facturation. À la base, un logiciel de facturation simplifie la création et l'envoi de factures à vos clients. Même si vous pouvez probablement gérer la facturation manuellement, l'utilisation d'un logiciel est la prochaine étape naturelle dans la croissance de votre agence. Voici pourquoi.

Facturation simplifiée

Les factures constituent le principal moyen de paiement de votre agence, et vous ne pouvez pas vous permettre d'envoyer une facture erronée à un client. Cependant, il y a tellement de détails différents à retenir, des informations personnelles du client au mode de paiement qu'il utilise.

En général, ces informations sont stockées dans des tableurs ou, dans le cas plus probable et pire encore si vous êtes une petite entreprise, dans votre tête, tandis que vous essayez de vous souvenir des détails de facturation à utiliser pour un client particulier.

Avec un logiciel de facturation, le problème se résout pratiquement tout seul. Grâce à un système intelligent de saisie des informations, vous pouvez entrer les coordonnées de vos clients, les consulter à votre guise et les modifier si nécessaire.

De plus, certains systèmes vous permettent de configurer des paiements récurrents. Cela fonctionne extrêmement bien si votre modèle commercial principal repose sur des services d'abonnement mensuel. Le logiciel peut générer une facture une fois par mois pour un client spécifique et vous inviter à l'envoyer ou le faire directement.

De plus, vous n'aurez plus à vous soucier des numéros de facture qui ne correspondent pas. Le logiciel stocke toutes les factures précédentes et peut simplement générer automatiquement le numéro de la facture suivante.

Les factures automatisées peuvent également être utiles pour le client. Si le modèle est bien connu ou facile à lire, le client pourrait être en mesure de configurer des paiements récurrents sur son logiciel de comptabilité et simplifier considérablement le traitement des paiements pour les deux parties.

Meilleur calcul des factures

Selon la manière dont vous avez défini vos conditions de paiement, vous pouvez rencontrer des difficultés pour facturer à vos clients le temps passé par votre équipe. Si vous n'avez pas de méthode de paiement par projet clairement définie, vous pourriez avoir recours à un modèle de rémunération horaire.

Cela peut s'avérer difficile à mettre en œuvre si votre logiciel de gestion de projet ne permet pas de suivre avec précision le temps qu'il a fallu à votre équipe pour terminer ses tâches. Cependant, si votre logiciel de facturation peut s'intégrer à votre logiciel de gestion du temps ou dispose de ses propres fonctionnalités de suivi du temps, vous pouvez obtenir un aperçu précis du temps nécessaire à la réalisation des projets.

Si l'intégration logicielle le permet, votre outil de facturation peut également afficher les conditions de paiement applicables au client (telles que le tarif horaire convenu). Ensuite, il peut automatiquement combiner ces informations pour créer une facture précise ou présenter ces détails dans votre plateforme client.

Être payé à temps

L'une des principales préoccupations des petites entreprises est la gestion financière. Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour suivre vos revenus et vos dépenses, puis élaborer un plan d'affaires en fonction de ce budget, mais ce plan ne fonctionnera pas si vos revenus ne sont pas versés à temps.

Sans surprise, être payé à temps est l'un des principaux problèmes des petites entreprises. Certains clients semblent toujours essayer d'éviter de vous payer ou de trouver de nouvelles excuses pour expliquer pourquoi ils n'ont pas reçu votre facture. Si cela continue, votre entreprise risque de prendre du retard dans ses paiements et vous venez d'entrer dans un cycle d'endettement qui peut devenir incontrôlable. Au final, cela peut vous coûter toute votre entreprise.

L'indicateur permettant de déterminer le nombre de jours nécessaires pour être payé s'appelle le délai moyen de recouvrement (DSO) et il est préférable de le maintenir aussi bas que possible. Selon la Credit Research Foundation, le délai moyen de recouvrement des créances des entreprises américaines est de 36 jours. Cela signifie qu'il peut s'écouler 36 jours entre la conclusion d'une vente ou l'envoi d'une facture et le versement effectif de l'argent sur votre compte. Pire encore, environ 0,5 % des entreprises ont des délais de recouvrement supérieurs à 91 jours. Cela représente trois mois complets d'incertitude.

Bien que les logiciels de facturation ne vous aident pas directement à obtenir votre paiement (car ils ne peuvent pas forcer un client à le faire), ils peuvent grandement contribuer à accélérer le processus. Les paiements plus rapides présentent deux avantages principaux.

Tout d'abord, comme vous pouvez établir des factures détaillées, vous réduisez le risque d'oublier des informations de paiement essentielles. De plus, vous pouvez proposer plusieurs plateformes de paiement, ce qui permet à vos clients de vous régler plus facilement et plus rapidement.

Deuxièmement, le logiciel de facturation peut s'intégrer à vos outils de gestion de la clientèle. Vous pouvez configurer des rappels pour les clients qui n'ont pas encore réglé leurs factures et détailler explicitement les conditions de paiement convenues et les frais de retard.

Relations avec la clientèle et image de marque

De nos jours, les clients ont pris l'habitude d'être courtisés. Et ils sont devenus plus exigeants en conséquence. Si quelque chose semble clocher dans votre offre de produits, ils seront plus enclins à se désister et à se tourner vers votre concurrent. Cela peut sembler contre-intuitif, mais la même chose peut se produire avec les factures que vous envoyez.

Si vous envoyez encore vos factures à la main, vous risquez d'oublier un ou deux détails. Une erreur de formatage provenant d'un échantillon précédent peut s'immiscer et gâcher l'apparence d'un tableau. Cela donne à la facture un aspect peu professionnel ou précipité. Et le client ne sera probablement pas très impressionné.

Comme vous l'avez probablement déjà entendu, la cohérence est essentielle à l'image de marque, et les logiciels de facturation peuvent étendre ce concept à vos factures. Vous pouvez automatiquement ajouter le logo de votre marque, utiliser des couleurs assorties au thème et même inclure des notes de remerciement et des rappels détaillés et personnalisés pour le client. Dans certains cas, vous pouvez également utiliser la facture pour annoncer les changements à venir dans vos services et même proposer au client une nouvelle offre que vous venez de lancer.

Au final, une expérience client unifiée grâce à l'image de marque réduit considérablement les taux de litiges et aide votre agence à être payée dans les délais.

De plus, les logiciels de facturation peuvent également créer une plateforme de paiement orientée client. Il suffit au client de se connecter, de saisir ses informations de paiement et d'obtenir un aperçu détaillé de ce qu'il paie. Ils n'ont pas à se soucier d'accéder à leur logiciel de comptabilité et de saisir manuellement les données de la facture. L'ensemble du processus de paiement se déroule en arrière-plan, et vous et le client recevez tous deux une copie de la facture.

Dans certains cas, vous pouvez également personnaliser le logiciel afin de proposer différentes plateformes ou services de paiement, devises et même langues. Cela permet à vos clients d'utiliser le mode de paiement qui leur convient le mieux, tout en évitant les malentendus dus aux différences de langue et de terminologie.

Cela élimine complètement le besoin de créer et d'envoyer des factures qui pourraient se perdre dans la boîte de réception du client. Cela vous permet de mieux contrôler le processus de paiement et garantit que le client s'engage pleinement à travailler avec vous.

Rapports transparents

Le meilleur logiciel de facturation pour agences de marketing enregistre également vos paiements entrants et combine ces données avec le reste de vos informations comptables. Le logiciel peut ensuite générer des rapports précis et accessibles qui vous permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) essentiels de votre agence.

Sans logiciel pour vous aider, un membre de votre équipe devrait passer au crible les relevés bancaires et comparer différents comptes professionnels pour vérifier la santé financière de l'entreprise. Bien qu'il puisse être utile de vérifier vos données, cela peut prendre beaucoup trop de temps pour en valoir la peine. Une petite équipe n'aura probablement pas les moyens de payer quelqu'un d'autre pour faire cela. Un logiciel de facturation peut vous faire gagner du temps et de l'argent tout en garantissant des résultats précis.

Cohérence et conformité

Pays (et même les États-Unis) Les États ont des lois et réglementations différentes concernant les éléments qui doivent figurer sur une facture. De plus, la nomenclature utilisée pour la facturation peut varier d'une juridiction à l'autre.

Les logiciels de facturation modernes sont généralement mis à jour régulièrement afin de garantir leur conformité avec les dernières modifications apportées aux lois et réglementations. Cela peut être particulièrement avantageux si votre entreprise travaille principalement avec des clients étrangers. Le système de facturation peut tenir compte des exigences des deux pays et garantir la clarté des conditions de paiement.

Comment choisir un logiciel de facturation pour une agence de marketing

Tous les logiciels de facturation ne se valent pas, et certains outils peuvent ne pas offrir tous les avantages, voire toutes les fonctionnalités indispensables, dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise avec succès. Lorsque vous recherchez votre prochaine solution de facturation, gardez à l'esprit les fonctionnalités suivantes.

Stockage dans le cloud et évolutivité

La centralisation de votre système de facturation grâce au stockage dans le cloud facilitera considérablement le suivi de vos paiements entrants et sortants. Il garantit également que votre équipe comptable travaille avec les documents les plus récents, évitant ainsi les erreurs humaines potentiellement coûteuses.

De plus, le stockage dans le cloud s'accompagne généralement de sauvegardes régulières, garantissant la sécurité de vos factures en cas de panne ou la protection contre les accidents tels que les violations de données.

Vous devez également vous assurer que le système peut évoluer avec vous à mesure que votre entreprise se développe. Peut-être n'avez-vous pas besoin de factures automatisées lorsque vous ne travaillez qu'avec quelques clients ou que vous avez des contrats de services spécifiques. Cependant, cette fonctionnalité serait probablement bien accueillie si vous décidiez de proposer des services par abonnement.

Facilité d'utilisation

Si vous devez consacrer chaque jour plusieurs minutes à remplir une facture, c'est un temps précieux perdu dans une tâche répétitive dont un logiciel de facturation peut vous décharger. Cela contribue rapidement à l'insatisfaction des employés et peut vous coûter cher à long terme. Cependant, cela n'aura aucune importance si l'outil est incroyablement complexe ou peu intuitif.

Heureusement, la plupart des logiciels de facturation disponibles sur le marché vous permettent de les essayer, généralement avec un aperçu des fonctionnalités les plus avancées. Vous pouvez utiliser la version d'essai pour vérifier les opérations de facturation les plus basiques dont vous aurez besoin.

Budget

Le coût peut être l'un des facteurs les plus dissuasifs dans le choix d'un nouveau logiciel. Même le meilleur logiciel de facturation au monde ne vous sera d'aucune utilité s'il coûte trop cher à entretenir. Vous devez planifier et prévoir avec précision le budget et les besoins de votre équipe par rapport à ce que propose le logiciel.

Gardez à l'esprit que la plupart des outils deviennent plus rentables à mesure que vous vous développez. Il peut donc être avantageux d'investir un peu dans un outil s'il vous permet de rationaliser votre travail.

Personnalisation et intégration

Les agences sont de tailles diverses et ont des objectifs différents, tout comme les produits et les outils logiciels qu'elles utilisent. Vous n'avez peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités sophistiquées offertes par certaines des solutions de facturation les plus coûteuses du marché, et ce n'est pas grave. Recherchez un logiciel qui vous permette de saisir les informations nécessaires pour créer des factures et des solutions de facturation concises mais efficaces, sans nécessiter de formation approfondie.

De plus, il serait très utile que les outils que vous choisissez puissent également s'intégrer à d'autres logiciels populaires sur le marché. L'intégration avec les logiciels de gestion de la relation client et de gestion de projet peut considérablement accélérer la création de rapports et générer des résultats plus complets pour votre entreprise et vos clients.

Dans certains cas, le logiciel lui-même peut servir à la fois d'outil de gestion de projet et de CRM, vous permettant ainsi de travailler sur une plateforme unique et unifiée. Cela réduira considérablement la charge de travail liée à l'intégration de nouveaux membres sur plusieurs plateformes et garantira que les données ne soient pas brouillées lors du transfert d'un outil à un autre.

Rappels automatiques

Que vous envoyiez des factures ou que vous fournissiez une plateforme de facturation accessible à vos clients, vous devez vous assurer que votre agence soit payée dans les délais. Si vous gérez votre comptabilité manuellement, les factures impayées peuvent passer inaperçues et vous risquez de ne pas être payé pour un projet pendant des mois.

Votre meilleur logiciel de facturation pour agence marketing devra vous rappeler, ainsi qu'à votre client, tout paiement dû. Recherchez un logiciel capable de s'intégrer à votre plateforme CRM afin de fournir un aperçu détaillé de l'historique des paiements d'un client. De cette façon, vous pouvez créer un plan de paiement et de rappel personnalisé afin de garantir une relation solide à long terme ou réévaluer si le client mérite d'être conservé.

Opération multidevises

Nous avons déjà abordé la personnalisation de la facture pour le client, et cela vaut doublement pour la devise et le mode de paiement proposés au client. Selon PayU, environ la moitié des clients abandonnent leur panier lorsqu'ils sont confrontés à des modes de paiement inconnus ou à des devises différentes.

Il en va de même pour les clients de votre agence. S'ils ne peuvent pas payer dans leur devise locale, ils pourraient s'inquiéter des frais de change et chercher ailleurs.

C'est pourquoi votre solution de facturation doit proposer différentes options de devises et une plateforme de paiement claire et unifiée qui couvre la plupart des options de paiement disponibles (cartes, PayPal, virement bancaire, etc.).

Sécurité

Étant donné que les logiciels de facturation gèrent votre argent ainsi que celui de vos clients, la sécurité des données est primordiale. Recherchez un logiciel de facturation qui intègre les processeurs de paiement les plus populaires, tels que PayPal, Square ou Stripe.

Vérifiez également comment les données traitées par le logiciel sont gérées. Parmi les normes les plus courantes auxquelles les logiciels doivent se conformer, on peut citer PCI DSS, GDPR, HIPAA et SOC 2 (cela peut dépendre du secteur d'activité et de l'emplacement).

Enfin, consultez le fournisseur pour savoir comment l'authentification des utilisateurs est gérée, notamment en ce qui concerne la récupération des mots de passe, les méthodes d'authentification supplémentaires et le contrôle d'accès.

Service clientèle

Si vous dirigez une agence de marketing axée sur le numérique, vos clients peuvent être situés partout dans le monde. C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution logicielle qui garantit une disponibilité constante et qui peut résoudre rapidement tous les problèmes techniques auxquels vous ou vos clients pourriez être confrontés.

Bien qu'il puisse être utile de disposer d'une base de connaissances riche sur les problèmes courants, cela n'est souvent pas suffisant pour les clients qui veulent savoir exactement ce qu'il advient de leur argent en cas d'échec d'un paiement. C'est là qu'un logiciel de facturation pour agences marketing doté d'un chat en temps réel peut considérablement accélérer la résolution des problèmes et améliorer l'expérience client.

Pourquoi choisir Bonsai comme logiciel de facturation pour votre agence de marketing ?

Bien sûr, il existe d'excellentes plateformes de facturation. ZOHO, FreshBooks, Wave, Xero... La liste est longue. Cependant, tous ces outils ont un point commun. Ce ne sont que des outils comptables.

Vous devez toujours les intégrer à votre logiciel existant et vous assurer que les informations que vous fournissez au logiciel de facturation correspondent à celles que vous avez dans l'outil CRM. Si vous jonglez entre plusieurs clients, vous avez besoin d'un outil unique et personnalisable pour garantir une centralisation complète.

C'est là que Bonsai entre en jeu.

Bonsai est un outil complet de comptabilité, de facturation, de gestion de projet et de gestion de la relation client (CRM). Il vous permettra de gérer votre agence tout en passant du statut d'entrepreneur solo débutant à celui de société internationale.

En tant que solution de facturation, Bonsai répond à tous vos besoins en matière de facturation. Vous pouvez configurer des factures automatisées et récurrentes, avec les informations extraites directement des données CRM. La plateforme donne accès à une vaste base de modèles de facturation que vous pouvez utiliser pour créer des factures attrayantes, concises et informatives, afin que vos clients comprennent parfaitement ce pour quoi ils paient. De plus, Bonsai utilise Stripe pour traiter toutes les transactions, et vous pouvez choisir si c'est vous ou le client qui paie les frais de transfert, ce qui améliore la transparence des paiements. Grâce à l'ajout de Stripe, la plateforme offre plusieurs options de paiement et peut effectuer des transactions dans plus de 100 devises mondiales.

Bonsai vous permet également de créer des factures basées sur la quantité réelle de travail effectuée et le temps que vous avez consacré au projet, grâce à ses intégrations de suivi du temps dans vos outils de gestion de projet. Vos clients peuvent également payer leurs factures en plusieurs versements, ce qui vous permet de planifier vos revenus et d'éviter plus efficacement les retards de paiement importants.

En plus de gérer vos paiements, Bonsai peut également servir d'outil de comptabilité complet pour votre agence. Vous pouvez suivre vos revenus et vos dépenses et créer des analyses détaillées des coûts pour vos projets. De plus, la plateforme peut vous aider à répartir vos revenus dans différentes catégories telles que les salaires, l'épargne et les coûts liés aux projets, vous aidant ainsi à planifier l'avenir financier de votre agence.

Cependant, là où Bonsai excelle, c'est dans son système de centralisation, qui offre des fonctionnalités complètes de gestion de la relation client (CRM) et de gestion de projet. Vous pouvez saisir des données précieuses sur vos clients dans le CRM, et ces informations sont rapidement mises à la disposition de vos services de gestion de projet et de comptabilité. Bonsai dispose également d'une riche base d'échantillons de contrats et de propositions de projets, ce qui vous permet d'intégrer facilement un nouveau client et d'assurer une relation saine à long terme avec un minimum de supervision de la part d'un avocat spécialisé en contrats.

Enfin, Bonsai vous permet de collaborer facilement avec des freelances et des entrepreneurs indépendants. En les ajoutant à votre plateforme, vous pouvez attribuer des rôles détaillés et mettre en place des restrictions d'accès, fournissant ainsi à chaque membre de l'équipe des informations spécifiques essentielles au projet et une plateforme unifiée pour avoir une vue d'ensemble des étapes importantes.

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