Optimisez la croissance de votre entreprise grâce aux outils Instant Agency

Acquérir de nouveaux clients et établir des relations durables sont des aspects importants de la croissance d'une agence. À mesure que vous développez vos activités, vous devez trouver des moyens d'étendre vos stratégies de croissance tout en continuant à offrir un excellent service à vos clients existants. Les logiciels et applications adaptés peuvent vous aider dans cette tâche, mais choisir les meilleures solutions peut s'avérer difficile.

Les experts en logiciels estiment que chaque entreprise investit actuellement dans environ 300 applications SaaS (software as a service) distinctes. Il est choquant de constater que 53 % d'entre eux restent inutilisés. En d'autres termes, les entreprises, y compris les agences, grèvent leur budget en achetant des logiciels qui ne correspondent pas à leurs besoins. Heureusement, il existe de nombreux outils d'agence instantanés que vous pouvez obtenir gratuitement. Vous pouvez explorer ces outils et déterminer s'ils conviennent à vos équipes avant de décider d'y investir davantage.

Cet article souligne l'importance des outils d'agence instantanée et présente quelques-uns des meilleurs pour vous aider à démarrer.

Comprendre l'importance des outils d'agence instantanés

La santé de votre entreprise repose sur votre capacité à équilibrer les ventes de l'agence, le marketing et plusieurs autres indicateurs clés. Il n'est pas viable de compter sur des êtres humains pour suivre chaque aspect de ces indicateurs dans des bases de données ou des feuilles de calcul distinctes. Cela conduit à l'épuisement professionnel des employés et à la démoralisation des membres de l'équipe, qui consacrent plus de temps à des tâches administratives qu'aux interactions avec les clients. De plus, sans outils tels que l'automatisation et le remplissage automatique, le travail devient sujet aux erreurs humaines.

Les outils d'agence instantanés offrent des solutions rapides et accessibles à ces défis. Il s'agit d'outils disponibles immédiatement, généralement téléchargeables gratuitement ou avec une version gratuite pouvant être mise à niveau ultérieurement. Les agences bénéficient de la flexibilité offerte par des fonctionnalités supplémentaires pour un investissement en temps minimal et sans aucun coût.

Le rôle des outils d'agence instantanée dans la croissance des entreprises

Comment les outils gratuits stimulent-ils la croissance des entreprises ? En grande partie, en protégeant les budgets des agences jusqu'à ce que suffisamment de recherches aient été menées pour prendre des décisions d'investissement dans des logiciels. Si une agence souhaite savoir si la suite graphique Canva peut l'aider à créer des illustrations pour ses blogs, elle peut l'essayer gratuitement. Ce n'est pas tout à fait la même chose qu'un essai gratuit. Il n'y a pas de limite de temps ici, juste de légères restrictions sur les fonctionnalités. Avec Canva, par exemple, la version gratuite ne propose pas autant de polices et de modèles que la version payante.

Si l'équipe créative de l'agence décide que Canva est l'outil qui lui convient, elle pourrait encourager un investissement dans la version premium. À l'inverse, s'ils décident que cela ne leur convient pas, ils peuvent essayer différents outils d'agence instantanée jusqu'à ce qu'ils trouvent celui qui leur convient.

Avantages liés à l'utilisation d'outils d'agence instantanés

C'est formidable de savoir qu'il existe des outils gratuits pour votre agence. Mais quels sont les principaux avantages de leur utilisation ?

Optimisation des budgets des agences

Le premier avantage évident de l'utilisation d'outils d'agence gratuits et instantanés est qu'ils n'ont aucun impact sur votre budget. Si les versions ultérieures peuvent nécessiter un investissement, ces versions gratuites vous permettent d'optimiser votre budget actuel avec un engagement minimal. Il n'y a pas de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur, ce qui permet à votre agence de conserver toute sa flexibilité.

Libérer du temps de travail pour les employés

Les outils professionnels qui facilitent la planification, la création de réunions structurées et la coordination des équipes permettent de gagner du temps de travail. Vous pouvez utiliser ce temps pour travailler sur des projets ou interagir avec les clients. Vous pourriez même encourager vos équipes à prendre un peu plus de temps libre, une tactique qui s'est avérée efficace pour améliorer la créativité et la productivité.

Explorer plusieurs options

La multitude d'outils instantanés disponibles signifie que votre agence n'est pas limitée à certains fournisseurs particuliers. Vous pouvez prendre votre temps pour essayer plusieurs applications jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient.

Renforcer la démocratie et la collaboration

Par démocratie, nous entendons la possibilité pour tous les membres de votre équipe de faire entendre leur voix. Lorsque vous déployez un nouveau logiciel et recueillez de manière proactive les commentaires, vous faites savoir à chacun que son opinion est prise en compte. De nouveaux outils peuvent également améliorer la communication et la collaboration, ce qui renforce encore davantage le moral de l'équipe.

Améliorer l'expérience client

Lorsque vos processus internes fonctionnent mieux, vos interactions externes s'améliorent. Les clients remarqueront que vous êtes mieux organisé et apprécieront tout ce que vous ferez pour leur simplifier la vie.

Stimuler la croissance de l'agence

Il s'agit bien sûr d'un avantage majeur. Lorsque vous trouvez des outils d'agence instantanés sur lesquels vous pouvez compter, vous pouvez réaffecter de manière permanente certains segments de votre budget. Vous pourriez investir davantage dans l'amélioration des services ou la génération de prospects.

Vous pouvez également consacrer le temps et l'argent que vous avez économisés à la formation et au développement. L'acquisition de nouvelles compétences et l'amélioration des compétences existantes pourraient aider les membres de votre équipe à offrir de meilleures expériences qui contribueront à améliorer la réputation de la marque. De plus, intégrer des opportunités d'apprentissage et de développement au lieu de travail vous aide à constituer une main-d'œuvre plus inclusive et diversifiée.

Tous ces facteurs contribuent à la croissance de votre agence et pourraient même soutenir vos ambitions d'expansion sur des marchés adjacents.

Découvrez les meilleurs outils d'agence instantanée

Maintenant que vous comprenez pourquoi il est judicieux de se procurer des outils d'agence instantanés, examinons quelques-unes des options les plus populaires. Toutes ces applications sont disponibles en ligne et peuvent être téléchargées rapidement. Vérifiez toujours les conditions générales avant de vous inscrire à une nouvelle application ou à un nouveau logiciel.

Bonsai : une solution commerciale tout-en-un pour les agences

Bonsai fournit une suite d'outils comprenant un CRM intuitif, des outils de gestion de projet et un logiciel financier. La version payante donne accès à tous les avantages, mais les agences peuvent créer un compte gratuit et découvrir de nombreuses fonctionnalités sans engagement.

Certaines de ces fonctionnalités comprennent :

• Création de factures à partir d'une gamme de modèles
• Création de formulaires, là encore à l'aide de dizaines de modèles prédéfinis
• Solutions de suivi du temps
• Enregistrement des paiements
• Outils de création de propositions et de devis
• Élaboration de contrats
• Documents spécifiques à divers secteurs, allant de la comptabilité à l'organisation de mariages.

Bonsai est également conçu pour les agences, avec des outils qui permettent d'optimiser la productivité, d'améliorer l'efficacité et d'offrir une meilleure expérience client.

SocialBee : solution tout-en-un pour une gestion plus intelligente des réseaux sociaux

SocialBee est une plateforme tout-en-un de gestion des réseaux sociaux basée sur l'IA qui vous permet de créer, planifier et publier du contenu de manière transparente sur tous les principaux réseaux sociaux à partir d'un seul tableau de bord.

Oubliez les tracas liés à la publication manuelle et gagnez du temps grâce aux fonctionnalités avancées de SocialBee. Grâce à l'aide de l'IA, vous pouvez créer des légendes et des images captivantes, ou faire appel à Copilot, votre gestionnaire de réseaux sociaux basé sur l'IA, pour élaborer une stratégie de contenu personnalisée en fonction de vos indications.

Classez facilement vos contenus, planifiez vos publications et configurez la republication automatique des contenus intemporels. Tirez parti des collections de hashtags, générez de nouvelles idées de hashtags, collaborez avec votre équipe, suivez les indicateurs grâce à des analyses et restez réactif grâce à la boîte de réception sociale unifiée.

De plus, SocialBee s'intègre parfaitement à des outils tels que Canva, Unsplash, GIPHY, Bitly, Zapier et bien d'autres encore afin d'améliorer et de rationaliser votre flux de travail.

Canva : simplifier la conception graphique pour votre agence

Si vous êtes une agence de conception graphique, vous disposez probablement déjà d'outils avancés pour créer des images, des logos et d'autres formes de communication visuelle. Pour tous les autres, il existe des suites de conception gratuites comme Canva.

La version gratuite de Canva offre de multiples fonctionnalités pour les entreprises de toutes tailles. Il s'agit notamment :

• Création de contenu via Magic Studio
• Modèles comprenant des présentations, des tableaux blancs et des publications sur les réseaux sociaux
• Produits imprimés, par exemple catalogues, mailings et brochures
• Outils de création vidéo
• Solutions d'organisation de projets

Canva propose également une solution spécifique aux agences, mais il s'agit d'un produit payant avec une période d'essai gratuite. Il est possible de s'inspirer de leur page Web consacrée aux agences et d'utiliser les outils gratuits pour obtenir des résultats similaires. La version payante comprend des modèles de marque et des commandes permettant un contrôle plus strict du processus créatif. Cependant, pour la plupart des agences qui ont besoin de visuels attrayants pour les réseaux sociaux et les sites web, la version gratuite est largement suffisante.

Slack : rationaliser la communication au sein de vos équipes

Slack est une plateforme de communication professionnelle qui fonctionne entièrement sur le cloud. Les fonctionnalités comprennent la possibilité d'organiser des « réunions d'équipe » et d'intégrer des fonctionnalités ludiques telles que des quiz et des jeux. Plus votre équipe s'agrandit, moins la version gratuite répond aux besoins de votre agence. Cependant, le forfait payant commence à 7,25 $ par employé et par mois, ce qui peut être abordable à mesure que votre agence se développe.

Slack utilise l'IA pour fournir des solutions supplémentaires visant à améliorer la productivité, telles que la synthèse de longs fils de discussion ou la recherche de mots-clés spécifiques dans les conversations. Comme toutes les conversations sont clairement visibles dans leurs canaux appropriés, cette application contribue à améliorer la responsabilité et la transparence. Il est facile de communiquer les besoins individuels et ceux de l'équipe, qu'il s'agisse de planifier des réunions hebdomadaires ou de synchroniser les tâches à accomplir dans tout un domaine.

Grammarly : Créer du contenu qui génère des prospects pour votre agence

Grammarly est un« partenaire d'écriture »alimenté par l'IA que les rédacteurs, blogueurs et experts en communication peuvent utiliser pour perfectionner leur contenu. Grammarly, comme la plupart de nos outils, dispose d'une version premium. Cependant, la version gratuite offre de nombreuses fonctionnalités idéales pour les créateurs de contenu réguliers. Ces fonctionnalités aident votre équipe de contenu à éviter les erreurs, à peaufiner les textes existants et à modifier le ton lorsque cela est nécessaire.

Pour les agences qui se demandent pourquoi elles ne peuvent pas se contenter d'utiliser leur correcteur orthographique intégré, voici quelques raisons clés pour lesquelles les agences choisissent Grammarly :

• Conseils pour rédiger des textes persuasifs, idéaux pour les équipes commerciales et marketing
• Assistance IA intégrée pour aider à surmonter les blocages créatifs
• Une approche « centrée sur l'humain » qui rend l'écriture aussi conversationnelle que vous le souhaitez.
• Sécurité pour protéger votre contenu lorsque vous utilisez leur application ou leur plateforme en ligne
• Une interface accessible qui rend Grammarly facile à utiliser, même pour les personnes souffrant de troubles sensoriels ou de difficultés de lecture telles que la dyslexie.

Les agences peuvent intégrer Grammarly à leurs solutions de traitement de texte existantes. Il existe également des applications de bureau et Web adaptées à différents besoins. Le principal avantage de Grammarly est qu'il vous aide à donner une image professionnelle à vos clients et autres parties prenantes, telles que les investisseurs.

Google Analytics : suivi et analyse des performances de votre agence

Google Analytics est une plateforme en ligne qui se connecte au site Web et aux applications de votre agence et collecte des données à partir de ceux-ci. La création d'un compte est gratuite et l'ajout du suivi des données à vos pages Web ou applications cloud est très simple.

Il existe de nombreux cas d'utilisation ici. Google Analytics peut, par exemple, aider les agences dans leurs stratégies de segmentation d'audience. La collecte de données sur les groupes démographiques qui s'intéressent à certains types de contenu pourrait aider à affiner les campagnes marketing et à cibler plus précisément des groupes particuliers. Google Analytics apporte ensuite une aide supplémentaire en collectant et en visualisant les données relatives à ces campagnes. Les agences peuvent rapidement comprendre l'impact de leurs efforts et réutiliser les résultats dans la création de campagnes.

Il existe même des moyens de connecter Google Analytics à vos comptes de réseaux sociaux. Vous pouvez découvrir combien de commentaires un article particulier reçoit, ou quelles vidéos sont les plus partagées. Google Analytics est l'un des meilleurs outils instantanés destinés aux agences pour obtenir des informations stratégiques qui favorisent l'expansion.

À mesure que votre agence se développe, vous constaterez peut-être que la version gratuite de Google Analytics devient insuffisante par rapport à vos besoins. Lorsque vous atteignez ce stade, Google propose des variantes payantes de ses services via la plateforme Google Marketing Platform.

Choisir les bons outils d'agence instantanée pour votre entreprise

Ce ne sont là que six outils instantanés pour les agences, des outils qui vous aident à améliorer vos stratégies d'agence avec un investissement minimal en temps et en argent. Il en existe beaucoup d'autres sur le marché et les rechercher peut s'avérer fastidieux sans paramètres clairement définis. Suivez ces conseils pour affiner rapidement votre recherche de logiciel.

Comprenez les besoins de votre agence

Pourquoi achetez-vous ce nouveau logiciel ? Est-ce simplement pour économiser de l'argent, ou vos applications actuelles vous limitent-elles d'une manière ou d'une autre ? Répertoriez soigneusement vos besoins avant de commencer à rechercher de nouveaux outils. Cela vous permettra de gagner du temps et d'éviter toute frustration en cours de route.

Évaluer les fonctionnalités et les capacités du logiciel

Avant de télécharger un logiciel et de commencer à l'utiliser, examinez attentivement ses fonctionnalités afin de vous assurer qu'il répond à vos besoins. Considérez de consulter les avis et témoignages existants de clients provenant de diverses sources.

Tenez compte de votre budget et de votre retour sur investissement.

Même si vous n'envisagez pour l'instant que des outils gratuits, vous souhaiterez peut-être investir dans une version payante à l'avenir. Gardez cela à l'esprit lorsque vous recherchez vos outils d'agence instantanée. Vous pourriez déterminer que vous ne disposez que de 50 $ par mois pour financer un outil de planification stratégique avec des organigrammes. Si tel est le cas, choisir une version gratuite avec une version payante à 200 $ par mois pourrait entraîner une déception à terme. Il faudrait faire preuve d'une grande créativité dans la gestion de votre budget pour justifier le coût du forfait premium.

Une façon de justifier cela serait de prouver que le retour sur investissement (ROI) était significatif. C'est pourquoi il est essentiel de surveiller et d'enregistrer toutes les améliorations en matière d'efficacité et les économies réalisées grâce aux nouvelles applications mises en place dans votre agence.

Mettre en place des outils d'agence instantanée dans votre entreprise

L'installation et l'utilisation d'un nouveau logiciel sont rarement aussi simples qu'il y paraît. Il se peut que certains membres de votre équipe soient habitués à faire les choses d'une certaine manière et soient réticents au changement. Il peut également y avoir des détracteurs qui ne croient pas qu'un outil gratuit puisse fournir le niveau de service adéquat. Il existe toutefois des moyens de relever ces défis et d'assurer la mise en œuvre et l'intégration réussies de vos outils d'agence instantanée.

Planification pour une mise en œuvre réussie

Tous les aspects de la transformation d'une agence nécessitent un plan, même un aspect aussi minime que la mise en œuvre d'un nouveau logiciel. Plutôt que de télécharger des applications au coup par coup et d'attendre des équipes qu'elles les essaient, envisagez de créer une liste de contrôle pour la mise en œuvre :

• Répertoriez les applications et les outils que vous souhaitez essayer.
• Définissez clairement les fonctionnalités qui seront bénéfiques pour votre agence et expliquez pourquoi.
• Établissez un calendrier pour essayer ces applications.
• Avant la mise en œuvre, informez les membres de votre équipe du changement et expliquez clairement pourquoi vous avez décidé d'essayer cet outil. Utilisez votre liste d'avantages sociaux.
• Déployez l'application par segments et évaluez les niveaux d'acceptation.
• Surveillez et enregistrez les succès — plus d'informations à ce sujet plus loin dans l'article.

Si vous recevez des critiques ou des commentaires, prenez-les tous en considération. Les experts en comparaison de logiciels suggèrent que la mise en œuvre est plus réussie lorsque les utilisateurs finaux sont impliqués dans le processus.

Former votre équipe aux nouveaux outils

Bien sûr, il est essentiel de former votre équipe aux outils que vous souhaitez qu'elle utilise. Avec des outils gratuits, vous avez peu de chances de bénéficier d'un appel ou d'un chat vidéo d'intégration. Cependant, il existe encore des ressources que vous pouvez exploiter pour créer des formations logicielles pertinentes.

Consultez YouTube pour visionner des vidéos explicatives. Il existe de nombreux vlogs consacrés aux technologies qui proposent des centaines de tutoriels sur toutes sortes de logiciels. Vérifiez d'abord chaque vidéo pour vous assurer que leur contenu correspond aux valeurs de votre entreprise.

Vous pouvez également demander aux autres membres de l'équipe s'ils ont déjà utilisé l'application ou l'outil. Vous serez peut-être surpris de découvrir que vous avez déjà un expert parmi vous. Si tel est le cas, envisagez de travailler avec cet employé, en lui proposant des heures supplémentaires ou d'autres avantages en échange de son aide.

De nombreux fournisseurs de logiciels disposent de référentiels en ligne contenant des ressources d'assistance, même certains des meilleurs logiciels gratuits. Consultez les centres d'aide et les forums communautaires pour obtenir de l'aide si nécessaire.

Mesurer l'impact des outils d'agence instantanée sur votre entreprise

Pour comprendre l'efficacité de ces outils, il faut comparer les résultats actuels de l'agence avec ceux obtenus avant l'installation de la nouvelle application. Il est donc essentiel que vous disposiez de moyens pour mesurer les performances et que vous compreniez clairement quels aspects de la réussite sont les plus importants pour votre agence.

Suivi des indicateurs clés de performance (KPI)

Ces mesures de performance sont appelées indicateurs clés de performance ou KPI. À moins que vous ne soyez débutant, vous disposez probablement déjà d'une excellente stratégie pour mesurer ces éléments. Fixez des objectifs avec votre équipe stratégique ou vos spécialistes : pendant combien de temps souhaitez-vous tester le nouvel outil et quels résultats espérez-vous obtenir ? Choisissez les indicateurs clés de performance (KPI) que vous allez mesurer spécifiquement et consignez soigneusement les augmentations ou les baisses dans des tableaux. Fixez une date limite pour la remise des rapports et discutez des résultats avec les membres de l'équipe concernés et les parties prenantes.

Ajuster les stratégies en fonction des données

Comme pour toutes les stratégies d'agence, il est important de changer de cap lorsque les choses ne fonctionnent pas, et de redoubler d'efforts lorsqu'elles fonctionnent. Réfléchissez à l'outil gratuit qui vous offre le meilleur retour sur investissement et demandez-vous si vous pourriez l'améliorer davantage en investissant dans la version payante. Rassemblez toutes les données pertinentes et utilisez des outils d'analyse pour obtenir les meilleures informations possibles afin de prendre une décision éclairée. N'oubliez pas que si un outil ne vous convient pas, même après avoir demandé de l'aide, vous pouvez toujours chercher une alternative fiable sans frais supplémentaires.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les outils instantanés qui peuvent aider votre agence à se développer, contactez-nous ou cliquez ici pour découvrir ce que Bonsai peut vous offrir gratuitement.