Comment rédiger une facture

Vous voulez être payé ? Si vous êtes chef d'entreprise ou travailleur indépendant, nous parions que la réponse est un « oui » enthousiaste ! Après tout, générer des revenus est ce qui permet à votre entreprise de prospérer, vous permettant ainsi de servir davantage de clients et d'atteindre de nouveaux sommets.

C'est pourquoi la facturation est un aspect si important de la gestion d'une entreprise. Les factures indiquent à vos clients les services ou produits que vous leur avez fournis, leur coût et les modalités de paiement. Cela vous permet d'être payé plus facilement dans les délais (et correctement).

Dans ce guide, nous vous expliquons comment rédiger une facture de A à Z, avec tous les détails importants qui vous permettront d'être payé correctement !

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document qui sert à enregistrer une transaction entre un vendeur (entreprise) et un acheteur (client). Cette facture contient généralement le détail des produits ou services fournis, ainsi que leurs coûts respectifs, ce qui permet aux acheteurs de voir facilement le montant qu'ils doivent payer.

En substance, une facture sert de demande officielle de paiement, fournissant un détail de la transaction entre les deux parties concernées. Il répertorie également les informations relatives au client, telles que son nom, le nom de son entreprise (le cas échéant), son adresse et ses coordonnées, et comporte un numéro de facture unique facilitant son identification et son suivi.

Importance d'une facture dans les transactions commerciales

Il existe de nombreuses façons de demander un paiement à un client, par exemple en envoyant une demande PayPal, en demandant un chèque ou en fournissant un lien Venmo, pour n'en citer que quelques-unes. Et bien que ces méthodes puissent fonctionner, elles rendent souvent difficile la rationalisation de votre comptabilité et le suivi des paiements en souffrance.

Ainsi, les entreprises et leurs clients tirent tous deux profit de l'utilisation de factures détaillées.

Voici quelques avantages liés à l'utilisation des factures dans vos transactions commerciales.

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Définissez des attentes claires

Du côté des entrepreneurs, la création de factures professionnelles permet de garantir que toutes les informations relatives au paiement sont claires, que les clients comprennent ce qu'ils doivent payer et qu'il existe un reçu final pour les services ou les produits fournis. Du côté du client, les factures fournissent des options de paiement claires, détaillent tous les produits, services et prix, et fixent des attentes quant à la date d'achèvement des travaux.

Conditions générales de paiement

Une facture précise les conditions de paiement, y compris la date d'échéance à laquelle le paiement doit être effectué, et indique le délai convenu pour le règlement des sommes dues.

Fournir les informations fiscales

Une facture comprend également les détails fiscaux, mentionnant toutes les taxes applicables aux produits ou services fournis. La facture précise également les modes de paiement acceptés pour faciliter la tâche au client. Une fois établie, la facture est envoyée au client, qui doit l'approuver avant le paiement.

Conserver les documents financiers

Il s'agit d'un document juridique qui non seulement consigne les détails des produits ou services fournis, mais garantit également la clarté des aspects financiers de la transaction commerciale. En précisant les conditions de paiement, les détails fiscaux, les dates d'échéance et les modes de paiement acceptés, une facture rationalise le processus de facturation, favorisant ainsi la transparence et la responsabilité. En tant que document officiel attestant la transaction, la facture sert également de référence essentielle tant pour le vendeur que pour l'acheteur dans le cadre de la tenue de registres et de documents financiers précis.

Surveiller les transactions

Vos factures doivent comporter un numéro unique, ce qui facilite le suivi et l'organisation des transactions précédentes. On ne sait jamais quand on peut avoir besoin de se référer à un ancien projet ou de fournir la preuve qu'un client a oublié de payer. Et grâce au logiciel de facturation en ligne, vous pouvez même suivre l'état des paiements en temps réel et envoyer des rappels automatiques.

Éléments clés pour rédiger une facture professionnelle

La rédaction de factures professionnelles n'a pas besoin d'être compliquée. Grâce aux modèles de factures gratuits de Bonsai, vous disposez déjà d'un cadre facile à suivre pour créer vos propres factures : il vous suffit de les télécharger, de les modifier et de les envoyer !

Tous les modèles de facture contiennent les éléments clés nécessaires pour remplir une facture détaillée. Consultez les sections ci-dessous pour savoir comment commencer à rédiger vos propres factures pour votre entreprise.

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En-tête de facture supérieure

Titre de la facture

Indiquez un titre succinct qui identifie l'objet de la facture... tronqué...

Guide pour rédiger une facture

La rédaction des factures n'a jamais été aussi simple ! Avec Bonsai, vous disposez désormais des outils nécessaires pour concevoir, personnaliser, envoyer et gérer vos factures comme un pro. Notre générateur de factures gratuit est simple : il suffit d'entrer les détails de votre facture, de cliquer sur « Télécharger la facture » et d'envoyer votre facture complète en quelques secondes.

Commencez à utiliser notre générateur de factures en ligne ou l'un de nos modèles de factures prêts à l'emploi ci-dessous pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur !

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Commencez avec un modèle professionnel ou un logiciel de facturation

Vous ne savez pas comment concevoir une facture ? Pas de problème! Nos modèles prêts à l'emploi vous permettent de créer en quelques secondes des factures détaillées et d'aspect professionnel. L'utilisation d'un modèle de facture professionnel offre un format structuré pour préciser et détailler les services fournis. Ces modèles simplifient la rédaction, en indiquant les informations relatives à l'expéditeur et au destinataire, les listes détaillées et les conditions de paiement. Vous pouvez personnaliser avec les logos et les couleurs de votre entreprise avant de finaliser l'impression, l'envoi par e-mail ou l'enregistrement numérique.

Choisissez parmi notre vaste liste de modèles :

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• Modèle de facture Excel
• Modèle de facture Microsoft Word
• Modèle de facture Google Docs
• Modèle de facture PDF
• Modèle de facture pour travailleur indépendant
• Modèle de facture de consultation
• Modèle de facture pour services photographiques
• Modèle de facture pour conception graphique
• Modèle de facture de construction
• Modèle de facture pour entrepreneur
• Modèle de facture de location
• Modèle de facture pro forma
• Modèle de facture détaillée
• Modèle de facture imprimable
• Modèles de factures professionnelles

Envoyez vos factures encore plus rapidement grâce aux outils en ligne ! Le logiciel de facturation simplifie la création et la mise en forme des factures en quelques clics seulement. Bonsai calcule les totaux, suit les enregistrements et permet la personnalisation, le tout en un seul endroit. Après avoir détaillé les services et effectué les modifications, il permet d'envoyer facilement des e-mails, de mettre à jour et de conserver les archives tout au long du cycle de paiement.

Personnalisez avec le logo et l'image de marque de votre entreprise

Offrez la même sensation familière et la même image de marque que celles présentes dans vos autres supports marketing professionnels. Personnaliser vos factures avec le logo, les couleurs et les polices de caractères de votre entreprise permet d'assurer la cohérence et de renforcer la confiance de vos clients. Vos factures peuvent être esthétiques ET efficaces.

Remplissez les informations pertinentes

En matière de facturation précise, les détails sont primordiaux. Chaque fois que vous créez une nouvelle facture, veillez à inclure les informations suivantes :

• numéro de facture
• date de délivrance
• date d'échéance
• informations sur le client (par exemple, nom et adresse du client)
• nom et adresse de l'entreprise
• liste des produits/services
• prix unitaire
• quantité
• montant total
• détails fiscaux
• conditions de paiement
• moyens de paiement
• notes ou instructions spéciales
• logo d'entreprise
• coordonnées
• coordonnées bancaires
• devise
• remises ou ajustements
• sous-total
• total général

Détailler les services ou produits fournis

Que vous utilisiez un modèle de facture ou un logiciel de facturation en ligne, vous devez inclure des lignes pour tous les services ou produits fournis dans le cadre du contrat de facturation. Par exemple, si vous êtes graphiste, vous pouvez avoir des lignes budgétaires pour « Appel de consultation initiale », « Création d'un tableau de marque », « Conception de logo » et « Livraison des actifs de marque ». Si vous êtes une entreprise de construction, vous pouvez avoir des postes tels que « Matériaux de construction », « Main-d'œuvre des entrepreneurs et de l'équipe - Heures », « Frais de permis » et « Services de rénovation », avec les coûts correspondants pour chacun.

Définissez des conditions et des modes de paiement clairs

Une facture ne sert pas à grand-chose si les clients ne savent pas comment vous payer ! Il est donc important d'expliquer très clairement aux clients comment ils doivent effectuer leurs paiements. Avec les outils de facturation en ligne, les clients peuvent généralement cliquer sur « payer maintenant » et choisir leur mode de paiement. Avec un modèle de facture, vous pouvez accepter certains modes de paiement, tels que PayPal, Venmo, les chèques ou les virements ACH. Dans tous les cas, veillez à ce que les conditions et modes de paiement soient précisés sur la page de facturation.

Vérifier et envoyer rapidement

La dernière étape cruciale consiste à vérifier et à envoyer votre facture. Cette mesure garantit l'exactitude, le professionnalisme et le paiement en temps opportun des biens ou services fournis.

Commencez par vérifier chaque partie de la facture, en vous assurant que toutes les informations (telles que les coordonnées du client, la liste détaillée des services ou produits, les conditions de paiement et les dates d'échéance) sont correctement saisies et correspondent aux conditions convenues.

Utilisez un logiciel de comptabilité ou des applications de facturation spécialisées qui offrent des fonctionnalités permettant d'automatiser les calculs, de suivre les paiements en souffrance et de générer des factures professionnelles. Par exemple, des outils tels que Bonsai offrent des interfaces conviviales qui vous permettent de personnaliser vos factures, d'ajouter le logo de votre entreprise et de sélectionner vos préférences en matière de modes de paiement ou de modèles de factures à partir des options du menu. Dans certains cas, joindre un message personnalisé ou remercier le client pour sa fidélité peut renforcer les relations et accélérer les paiements !

Une fois que vous avez vérifié l'exactitude de la facture, il est essentiel de l'envoyer rapidement. Utilisez le moyen de communication préféré convenu avec le client (qu'il s'agisse d'un e-mail, d'une plateforme de facturation dédiée ou d'un envoi postal d'une copie papier) pour envoyer la facture. Cela démontre non seulement un professionnalisme, mais permet également de répondre rapidement à toute question ou tout problème potentiel que le client pourrait avoir.

Enfin, après avoir envoyé la facture, suivez son statut. De nombreux logiciels de facturation offrent des fonctionnalités permettant de suivre l'évolution de la facture, en indiquant si elle a été consultée, payée ou si des actions sont encore nécessaires. Assurez le suivi des paiements en souffrance ou accusez réception des paiements afin de permettre au projet d'avancer.

Meilleures pratiques en matière de facturation

Chez Bonsai, nous fournissons des ressources aux chefs d'entreprise, entrepreneurs, consultants et autres professionnels qui cherchent à simplifier leur facturation. Consultez notre blog pour obtenir davantage de conseils, d'astuces, d'exemples et de tutoriels concernant la facturation, la comptabilité et la gestion comptable d'entreprise.

Prêt à créer une nouvelle facture ? Suivez les meilleures pratiques ci-dessous.

Importance de la clarté et du professionnalisme

En tant que chef d'entreprise, votre objectif est de fournir des produits/services exceptionnels et la meilleure expérience possible. Cela s'applique également à vos pratiques de facturation. La création de factures détaillées et claires apporte de la clarté à vos clients, témoigne de votre professionnalisme et vous garantit d'être payé correctement à chaque fois. Cela peut faciliter votre trésorerie et faire une énorme différence dans votre entreprise.

Envoi des factures dans les délais impartis

Le meilleur moment pour envoyer une facture est peu après avoir discuté des coûts et des conditions de paiement avec votre client. En effet, la transaction est déjà une priorité pour votre client, qui attend donc la facture. Si vous percevez un acompte à l'avance, vous devez envoyer la facture immédiatement. Si vous percevez le paiement à la fin du projet, vous pouvez envoyer la facture, mais fixer une date d'échéance proche de la fin du projet et envoyer un rappel à l'approche de cette date.

Suivi et incitations pour les paiements anticipés

Envisagez d'offrir des remises aux clients qui paient rapidement ou qui règlent la totalité de la facture. Par exemple, si un client paie l'intégralité du projet à l'avance, vous pouvez lui accorder une remise de 10 % par rapport à un paiement échelonné dans le temps. Sinon, n'hésitez pas à relancer plusieurs fois si vous attendez toujours le paiement. Une fois le paiement effectué, vous êtes prêt à partir !

Utilisation de logiciels et d'outils de facturation

La création et l'envoi de factures manuelles peuvent sembler fastidieux, surtout si vous gérez plusieurs transactions à la fois. Grâce aux logiciels et outils de facturation en ligne, vous pouvez gagner beaucoup de temps dans votre processus de facturation. Dupliquez les modèles existants, réutilisez les factures précédentes pour vos clients, configurez des rappels automatiques, suivez l'état des paiements et consultez même les finances de votre entreprise dans un tableau de bord unique. Les modèles gratuits sont très bien, mais les outils automatisés permettent à votre entreprise de passer au niveau supérieur !

Points clés à retenir

Dans l'ensemble, les modèles de factures gratuits facilitent plus que jamais la création de vos propres factures professionnelles, sans avoir à vous débattre avec des tableurs ou des logiciels de conception complexes. Avec Bonsai, il vous suffit de télécharger un modèle, d'entrer les informations, d'enregistrer et d'envoyer.

Commencez par utiliser des modèles de factures professionnels ou logiciels de facturation spécialisés pour rationaliser le processus de création. Ces outils offrent des formats prédéfinis pour détailler les services, préciser les conditions de paiement et répertorier les articles avec précision. Ils permettent une personnalisation avec des logos, des couleurs et des messages personnalisés, garantissant une touche professionnelle avant de finaliser la facture.

Assurez-vous de l'exactitude des informations en détaillant les services fournis, y compris les quantités, les prix unitaires et les taxes ou remises applicables. Vérifiez toutes les informations, telles que les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, les listes détaillées et les conditions de paiement, avant de finaliser la facture. Utilisez les fonctions d'édition pour mettre à jour ou modifier les informations si nécessaire, tout en conservant un niveau de professionnalisme et de clarté élevé.

Une fois la facture finalisée, envoyez-la rapidement en utilisant les moyens de communication préférés : e-mail, impression ou partage numérique. Suivez son évolution à l'aide d'un logiciel de facturation afin de vous assurer qu'elle est consultée et traitée. Assurer le suivi des paiements en souffrance, accuser réception des paiements et maintenir une communication claire avec les clients, afin de faciliter le processus de facturation et de garantir le paiement dans les délais.

FAQ sur la rédaction d'une facture

Que doit légalement figurer sur une facture ?

Une facture doit contenir des informations spécifiques pour être considérée comme valide, au sens juridique. Elle doit inclure les coordonnées du vendeur (nom, adresse, coordonnées), les coordonnées de l'acheteur (nom ou raison sociale, adresse), un numéro d'identification unique, la date de la facture, une description claire des biens/services fournis (description, quantité, prix), les conditions de paiement, le montant total dû et les taxes applicables. Le respect des réglementations fiscales est essentiel. Veillez donc à inclure les informations fiscales telles que les numéros de TPS/TVH ou de TVA, le cas échéant.

Comment m'assurer d'être payé à temps ?

Il existe plusieurs stratégies que vous pouvez utiliser pour encourager les paiements ponctuels. Tout d'abord, discutez clairement des conditions de paiement et des attentes dès le départ, et incluez-les dans la facture. Ces informations doivent inclure la date d'échéance et les modes de paiement acceptés. Vous pouvez également envisager d'offrir des incitations pour les paiements anticipés et/ou d'imposer des pénalités pour les retards de paiement. Les logiciels de facturation peuvent également être utilisés pour automatiser les rappels de paiements à venir ou en retard, ce qui facilite le suivi auprès des clients. Maintenez toujours une communication ouverte avec vos clients, envoyez-leur des rappels polis mais fermes, et informez-les lorsque les paiements approchent de leur échéance ou sont en retard.

Tout le monde peut-il rédiger une facture ?

Oui ! Le portail client de Bonsai est en marque blanche, vous pouvez donc utiliser votre logo, votre image d'en-tête et vos couleurs pour le personnaliser à votre guise. Toute personne effectuant des transactions commerciales, qu'il s'agisse d'un travailleur indépendant, d'un propriétaire de petite entreprise ou d'une grande société, peut établir une facture. Les modèles professionnels ou les logiciels de facturation peuvent aider à créer des factures structurées et précises, car les champs pertinents sont déjà intégrés. Il vous suffit d'ajouter votre marque (si disponible), vos coordonnées, les produits ou services proposés, les coûts et la date d'échéance. Quelle que soit la méthode de facturation choisie, il est essentiel de prêter attention aux détails, à l'exactitude et au respect des exigences légales lors de la création de vos factures.