Comment facturer un client : étapes professionnelles 2025

La facturation professionnelle d'un client comprend plusieurs étapes clés afin de garantir des paiements ponctuels et de maintenir un flux de travail financier fluide. Commencez par comprendre les préférences de paiement de votre client et définissez des conditions de paiement claires. Utilisez un logiciel de facturation professionnel pour créer des factures détaillées comprenant toutes les informations nécessaires, telles que les services détaillés, les dates d'échéance des paiements et vos coordonnées. Assurez le suivi rapide des factures impayées et envisagez d'appliquer des frais de retard afin d'encourager les paiements dans les délais. En mettant en place un processus de facturation systématique, les freelances peuvent réduire les retards de paiement et se concentrer davantage sur leur travail. Des outils tels que Bonsai peuvent simplifier ce processus en proposant des modèles de factures personnalisables et des fonctionnalités de suivi automatisées.

Si vous avez quitté un emploi de 9 h à 17 h pour vous lancer dans le travail indépendant, vous vous posez probablement des questions sur les aspects financiers liés au fait d'être votre propre patron. Soyons honnêtes : il peut être très inquiétant de se demander comment facturer ses clients, comment se faire payer et si l'on recevra son argent à temps chaque mois ! Heureusement, le travail en tant qu'entrepreneur indépendant n'est pas nouveau, et il existe des centaines de conseils pour les freelances qui vous aideront à trouver des réponses à vos questions les plus épineuses, notamment les grandes inconnues concernant la nature d'une facture, la manière de la rédiger et le type de logiciel de facturation à utiliser.

Facturer les clients n'est pas difficile avec un système adéquat. En fait, nous allons vous montrer. Voici les principes de base des meilleures pratiques en matière de facturation pour demander (et obtenir) le paiement de votre travail :

Remarque : si vous souhaitez simplifier le processus de facturation, essayez Bonsai. Notre logiciel tout-en-un pour freelances vous permet de sélectionner un modèle de facture, de saisir les conditions de paiement, de numéroter/dater automatiquement les factures et de faciliter le paiement de votre travail. Réclamez votre d'essai gratuit de 7 jours ici.

1. Utilisez un logiciel de facturation professionnel

Même les entrepreneurs indépendants n'ont plus besoin de faire cavalier seul de nos jours. Avec autant d'outils freelance disponibles, il est probablement judicieux de les essayer et de s'engager à en utiliser un dans votre entreprise. Non seulement l'utilisation d'un outil de facturation professionnel vous permet de soigner votre image grâce à des options de personnalisation pour le logo et la marque de votre entreprise, mais vous pouvez également être sûr que chaque facture envoyée à un client est aussi parfaite que la première. Une méthode cohérente pour demander de l'argent est le meilleur moyen d'en obtenir régulièrement.

2. Prévoyez le pire

Personne ne veut penser négativement, mais il ne faut pas être irréaliste en matière d'argent. En réalité, avec 29 % des factures payées en retard, il est naïf de penser que vous n'aurez jamais affaire à un client défaillant. C'est pourquoi les chefs d'entreprise avisés s'attendent à quelques retards de paiement et fixent les conditions applicables aux mauvais payeurs avant que ceux-ci ne deviennent un problème. Que vous durciez les conditions de paiement dans la facture, que vous incluiez des frais de retard conformes à votre contrat ou que vous exigiez une partie des honoraires du projet à l'avance, vous devrez réfléchir à toutes les possibilités avant de vous lancer. Les collections ne devraient pas être quelque chose que vous inventez au fur et à mesure.

3. Ne laissez rien à l'interprétation

Toute personne au sein de l'entreprise de votre client doit être en mesure de lire votre facture et de savoir exactement quels services ont été fournis, combien ils ont coûté ou quels sont les frais, ainsi que les conditions de paiement ou la manière dont ils doivent être effectués (de nombreux freelances préfèrent que leurs clients paient d'avance). Si ces trois éléments ne sont pas clairs, vous n'avez pas démontré que vous savez comment facturer correctement vos clients. Cette règle doit être respectée même si vous travaillez avec un client depuis très longtemps. Les changements de personnel peuvent nécessiter qu'une nouvelle personne paie les factures, et celle-ci doit être aussi bien informée que votre ancien interlocuteur en consultant votre facture.

Inclure :

• vos coordonnées telles que votre adresse et votre numéro de téléphone (vos coordonnées permettent de vous joindre plus facilement en cas de problème)
• le logo de votre petite entreprise, si vous en avez un
• toutes les informations pertinentes concernant le projet (telles que le nom, les services fournis, les dates de création ou de publication)
• détails du coût ou de la facture
• toutes les réductions
• conditions de paiement ou date d'échéance (la date d'échéance indiquée sur une facture permet d'éviter les retards de paiement)
• comment effectuer le paiement (PayPal, chèque postal ou Square)

Indiquez clairement les conditions de paiement

Si vous facturez un projet partiel (par exemple, dans le cas où un acompte ou un paiement par étapes est exigé), indiquez-le clairement et précisez également le montant restant à payer pour le projet et la date d'échéance de ce montant. Si la date d'échéance n'est pas avant la fin du service, indiquez-le clairement. Disposer d'un modèle de facture pour freelance peut vous aider à garantir la cohérence de vos factures.

4. Envoyez vos factures rapidement

Les clients ont des factures à payer, et celles-ci sont souvent réglées dans l'ordre dans lequel elles sont reçues. Pour cette raison, vous devez toujours envoyer la facture dès que le travail est terminé. (Qui ne veut pas gagner de l'argent plus rapidement ?) Il existe toutefois une autre raison pour laquelle il est important de veiller à ce que vos factures soient envoyées rapidement : certaines entreprises ont en effet des règles strictes concernant les délais de paiement des services.

Si vous oubliez de facturer un projet réalisé il y a un an, vous risquez de ne pas avoir de chance. Même si vous devez toujours être rémunéré pour le travail que vous effectuez, si vous avez conclu un accord avec un client prévoyant de lui facturer ses services dans un délai donné, il est judicieux de respecter cet accord. Vous ne voulez pas non plus perdre de l'argent si une entreprise fait faillite ou n'a plus les fonds nécessaires pour vous payer pendant que vous attendiez d'envoyer cette facture.

Comment utiliser Bonsai pour envoyer facilement des factures en ligne

Voyons maintenant comment utiliser Bonsai pour créer et envoyer rapidement des modèles de factures personnalisés. Tout d'abord, rendez-vous sur votre tableau de bord et cliquez sur « envoyer une facture » à droite.

Ensuite, vous devrez créer ou choisir un client et un projet existants pour lesquels vous souhaitez créer et envoyer une facture. Une fois cela fait, sélectionnez un modèle dans notre bibliothèque de modèles de factures et cliquez sur « Créer une facture ».

Enfin, vous serez redirigé vers l'éditeur de factures où vous devrez configurer les informations de base vous concernant et concernant le client, ajouter des éléments à la facture, et lorsque tout vous semble correct, cliquez simplement sur « envoyer maintenant » et attendez d'être averti lorsque la facture sera payée.

La facturation des clients, c'est simple, n'est-ce pas ? Si vous souhaitez découvrir plus en détail le logiciel de facturation Bonsai ou tout autre composant du produit, il vous suffit de vous inscrire pour bénéficier d'un essai gratuit. Notre outil logiciel, notre générateur de factures et nos modèles de factures numérotent automatiquement les factures, ajoutent les coordonnées et les conditions de paiement, et facilitent l'envoi des factures.

5. Proposez plusieurs options de paiement

La plupart des clients ont un mode de paiement préféré. La plupart des freelancers ont une méthode préférée pour se faire payer. Dans un monde idéal, ces préférences s'aligneront, mais dans la plupart des cas, ce ne sera pas le cas. C'est pourquoi il est conseillé de proposer deux ou trois modes de paiement à vos clients, en fonction de vos préférences. Que ce soit Paypal, Stripe, EFT ou chèque, vous devriez proposer plusieurs méthodes de paiement afin de garantir un règlement rapide.

N'oubliez pas que certaines de ces options entraînent des frais, alors optez pour celle qui est la moins chère à long terme ou qui vous permet d'être payé plus rapidement (selon ce qui vous importe le plus). Certains clients peuvent choisir une option un mois et une autre le mois suivant. Veillez donc à bien communiquer avec eux afin d'être prêt à recevoir leur paiement, quelle que soit la manière dont il vous parvient.

6. Suivre les factures

Cela devrait aller de soi, mais sachez quelles factures vous avez envoyées et lesquelles n'ont pas encore été payées. Une numérotation appropriée des factures devrait faciliter le suivi. L'ajout d'un numéro de facture vous permettra de les suivre, de les enregistrer et de les référencer facilement à l'avenir. Si les conditions de votre contrat stipulent que vous devez être payé dans les 30 jours suivant la facturation, programmez un rappel dans votre calendrier pour vérifier que vous avez bien été payé à cette date.

Une méthode plus efficace et plus simple consiste à utiliser un outil de comptabilité capable de suivre automatiquement les factures en retard et d'envoyer des rappels lorsque le paiement est en retard. Une fois qu'une facture est payée, indiquez-le dans vos dossiers. Vous ne voulez pas vous ridiculiser en essayant de recouvrer une facture déjà payée ! En savoir plus sur la manière de suivre les paiements des clients.

7. Envoyer des remerciements

Il est peut-être tout aussi important de savoir comment facturer vos clients que de leur témoigner votre gratitude. Si votre outil de facturation le permet, configurez un message de remerciement pour informer vos clients que vous avez bien reçu leur paiement et leur exprimer votre gratitude. Si la facturation est encore un processus manuel, un simple e-mail à votre interlocuteur pour l'informer que le chèque a été reçu peut grandement contribuer à établir une image positive et professionnelle pour votre activité indépendante.

Quand vous travaillez gratuitement

Et si vous ne facturez pas un projet ? Bien qu'il ne soit pas conseillé d'effectuer trop de travail « bénévole » ou gratuit pour un client actuel ou potentiel, cela s'avère parfois nécessaire pour acquérir de l'expérience dans un domaine particulier, enrichir son portfolio ou se forger une réputation. Si vous réalisez un projet gratuitement, n'oubliez pas de suivre ce que vous avez appris sur la facturation des clients.

Vous pouvez toujours suivre le processus de création et d'envoi d'une facture, il suffit d'ajouter une ligne pour la « remise » et de fixer ce chiffre à 100 %. Vous souhaitez montrer au bénéficiaire de votre générosité que vous lui avez rendu un service précieux (en précisant la valeur de ce service), même si vous n'avez pas exigé de paiement. Il y a quelque chose d'impressionnant dans le fait de facturer un projet de 3 000 dollars pour lequel vous accordez une remise de 100 %. Le simple fait de fixer le coût du service à 0 $ n'a pas le même effet.

Facturez tôt, facturez souvent

Si vous devez retenir une chose de ce guide, c'est qu'il faut facturer vos clients rapidement et souvent. Ces deux règles relatives à la facturation des clients sont les plus importantes à retenir. Ne remettez jamais vos tâches comptables à la dernière minute et ne laissez pas s'accumuler les factures non envoyées ou impayées. Si possible, facturez plusieurs fois au cours d'un même mois (pour chaque projet, si vous le pouvez) et maintenez un flux de trésorerie positif. Vous aurez des factures à payer et des investissements à faire. Les factures sont essentielles pour vous aider à respecter vos obligations commerciales les plus importantes.

Si vous travaillez sur un projet à long terme, demandez à votre client de passer à un contrat de services. Vous pourrez configurer une option de facturation qui effectuera automatiquement des prélèvements mensuels sur le compte bancaire ou la carte de crédit du client.

Essayez le bonsaï dès aujourd'hui

Votre activité indépendante ne vaut rien si vous n'êtes pas payé, peu importe votre talent ou votre popularité. Adoptez une approche proactive pour mettre en place un système de facturation efficace qui vous permettra de consacrer plus de temps à vos talents et à vos clients. Vous ne regretterez pas d'avoir investi un peu plus dans un processus de facturation qui vous permet d'être payé et qui élimine le stress lié au recouvrement de vos créances de votre flux de travail quotidien. Les modèles de facture peuvent faciliter la facturation. Essayez la meilleure façon d'envoyer vos factures en vous inscrivant à un essai gratuit de Bonsai.