Comment facturer un client en 5 étapes faciles

La gestion d'une agence peut être une tâche difficile à maîtriser. Vous devez non seulement rechercher, fidéliser et servir vos clients, mais également mettre en place un processus de gestion des comptes clients fluide et efficace à l'aide de modèles de factures fiables. Pour de nombreux entrepreneurs indépendants, la facturation et le recouvrement constituent la partie la plus difficile de leur activité.

• Comment s'assurent-ils d'être payés à temps ?
• Quelle est la bonne façon de demander de l'argent ?
• Quelles sont les meilleures ressources disponibles sur la manière de facturer un client ?
• Est-il possible de mettre en place des paiements automatiques?

Enfin, vous vous demandez peut-être comment facturer votre client par e-mail ? Pour vous aider, nous avons inclus les 5 modèles d'e-mails auxquels nous faisons confiance depuis des années. Continuez à lire !

Rassurez-vous, se faire payer n'est pas compliqué, mais ça demande d'être professionnel et constant.

Que signifie « facturation client » ?

Commençons par les bases. La facturation client désigne le processus consistant à facturer aux clients les services ou les travaux fournis. Il s'agit du mécanisme par lequel les agences demandent à leurs clients le paiement des projets achevés ou des services en cours.

N'oubliez pas que la facturation des clients est essentielle au bon fonctionnement d'une agence. Elle vous garantit une rémunération juste et dans les temps pour votre travail. Le processus consiste à créer et à envoyer des factures à votre client, qui décrivent les services rendus, les conditions de paiement convenues et toute autre information pertinente relative à la facturation.

Poursuivez votre lecture pour découvrir les cinq étapes indispensables pour être payé rapidement par vos clients.

Quel est le processus de facturation des clients ? (étape par étape)

1. Se reporter au contrat

La plupart des bonnes relations avec les clients reposent sur un modèle de contrat. Que vous l'ayez créé vous-même, que le client vous l'ait fourni ou que vous ayez collaboré à un contrat intégrant les commentaires des deux parties, c'est le point de départ des pratiques de facturation. Votre contrat devrait avoir précisé les détails importants que vous devrez mentionner dans votre facture et vous guidera quant au montant exact à facturer. Il peut même inclure des informations supplémentaires, telles que le destinataire du modèle de facture et le mode de paiement.

Si votre contrat ne contient pas un élément important nécessaire à la facturation rapide, vous devrez contacter le client dès maintenant, avant votre première facture, afin d'obtenir des précisions. Idéalement, il serait bon d'avoir ces nouveaux détails par écrit dans un avenant au contrat ou dans un nouvel accord juridique. À défaut d'autre chose, un simple e-mail dans lequel vous écrivez tous les deux « J'accepte » en réponse aux conditions de paiement suffit.

2. Créer un modèle de facture

Étant donné que chaque client aura des préférences légèrement différentes en matière de facturation, il est préférable de configurer chaque première facture d'un client comme modèle. De cette façon, il est facile de dupliquer la facture originale (avec l'adresse, le contact de facturation, les conditions de paiement, etc.) et de simplement mettre à jour les détails du projet (tels que les heures enregistrées sur votre feuille de temps) et le montant dû. Notre guide sur la manière de créer une facture contient toutes les informations que vous devez inclure. Pour les grandes entreprises qui ont besoin d'informations supplémentaires pour la facturation, telles que le numéro de bon de commande ( <0>P.O.) ou codes de référence internes des lignes de commande – c'est le moyen le plus simple de gagner du temps sur ce qui pourrait être un processus fastidieux chaque mois.

Les factures de l'agence, un modèle pour chaque client, sont alors facilement accessibles chaque fois que vous souhaitez refacturer le même client. Lorsque les informations client changent, vous pouvez facilement mettre à jour le modèle afin que les futures factures affichent également les informations correctes.

Avec Bonsai, vous pouvez créer rapidement et facilement un modèle de facture en cliquant sur « Envoyer une facture » depuis votre tableau de bord.

Il ne vous reste plus qu'à choisir les informations relatives à votre client (et à configurer votre nouveau client si vous utilisez Bonsai pour la première fois).

Une fois cette étape terminée, vous accéderez au modèle de facture, que vous pourrez personnaliser selon vos besoins : configurez vos coordonnées, celles du client, ainsi que tous les éléments de la facture et/ou les descriptions textuelles.

Enfin, cliquez simplement sur « Envoyer maintenant » et le tour est joué ! Inscrivez-vous pour un essai gratuit de Bonsai afin de découvrir tout son potentiel et de l'essayer par vous-même.

3. Facilitez le paiement

La plupart des services de facturation, y compris Bonsai, travaillent avec des prestataires de paiement tiers tels que PayPal ou Stripe afin que vous soyez payé directement à partir de la facture. Cela offre un avantage considérable aux agences qui souhaitent à la fois donner une image professionnelle et réduire le délai entre l'envoi d'une facture par e-mail et la réception du paiement. En proposant à vos clients une solution de paiement en un clic et en leur demandant de régler par e-mail, vous réduisez considérablement le risque qu'ils oublient de vous payer ou qu'ils envoient l'argent sur un compte, une adresse ou un contact erroné.

Si vous exigez un paiement par chèque, assurez-vous que votre facture comprend tout ce dont le client aura besoin pour l'envoyer. À qui le chèque doit-il être libellé ? Si le nom de votre entreprise diffère du nom figurant sur votre compte bancaire, veillez à l'indiquer sur votre facture. Si vous acceptez Chase Payments, Zelle ou un autre service de paiement P2P, ajoutez une ligne indiquant à quelle adresse e-mail envoyer l'argent. (Remarque : les factures payées en cryptomonnaies sont généralement plus susceptibles d'être payées en retard. Réfléchissez bien avant d'accepter des bitcoins, etc.

Enfin, si vous souhaitez être payé par virement bancaire sur votre compte courant ou votre compte épargne (également appelé ETF, « transfert électronique de fonds »), vous devrez généralement mettre en place cette procédure avant votre première facture. Discutez de cette possibilité avec le client pendant la phase contractuelle, si possible. Vous devrez fournir une copie d'un chèque annulé ou les numéros d'acheminement et de compte de votre compte bancaire pour configurer cette option de paiement (Ne fournissez ces informations qu'à un client de confiance. Vous pouvez également choisir d'activer cette option une fois que vous avez été payé plusieurs fois et que vous avez acquis une certaine confiance envers le client).

4. Envoyez vos factures rapidement

Chaque client aura probablement un calendrier de paiement qui lui est propre. Cela signifie également que vous devrez envoyer des factures pour respecter ce « cycle » de paiement. Est-ce qu'ils n'effectuent les paiements qu'une fois par mois ? Sachez quelle est la date limite pour envoyer vos factures et être payé rapidement. Sont-ils ouverts aux factures à tout moment, ou après chaque projet ou étape franchie ? Demandez s'il est possible d'envoyer les factures de l'agence au fur et à mesure de l'avancement des travaux et sachez ce qu'ils pensent du fait d'être facturés plusieurs fois au cours d'un cycle de paie. Ne réinventez pas la roue, utilisez un outil de génération de factures pour créer vos factures et appuyez-vous sur une bibliothèque de vos services pour établir vos tarifs.

Vous devez également savoir comment ils traitent les factures impayées. Si vous facturez tous les 30 jours, par exemple, et que le paiement d'une facture antérieure n'a pas été effectué à temps pour l'émission de la facture suivante, allez-vous additionner les montants ? Si tel est le cas, notez que le premier montant est reporté. (On peut parler ici d'un « solde reporté »). Vous ne voulez pas semer la confusion dans leur service comptable en facturant plusieurs fois le même montant dû.

Plus tôt vous envoyez une facture, plus tôt vous serez payé. Le maintien d'un flux de trésorerie constant dépend en grande partie de votre capacité à tenir vos factures à jour. Si vous êtes paresseux pour créer et envoyer de nouvelles factures, vous vous retrouverez rapidement dans l'incapacité d'être payé en temps voulu.

Si vous facturez vos clients par e-mail, un modèle efficace peut vous être très utile. Ci-dessous, nous avons partagé 5 modèles prêts à l'emploi pour l'envoi de factures, ceux-là mêmes que nous utilisons depuis des années pour être payés à temps.

5. Suivi des retards de paiement

Ce qui est formidable avec les contrats, c'est qu'il suffit généralement de s'y référer pour obtenir des résultats. Si vous avez attendu 30 jours à compter de la date de facturation sans recevoir de paiement, et que votre contrat prévoit un délai de paiement de « 30 jours nets » pour toutes les factures, vous êtes désormais en droit de contacter votre client et de lui demander de régler sa dette. Vous n'avez pas besoin d'être impoli lorsque vous effectuez votre vérification ; un simple « Je voulais juste m'assurer que vous aviez bien reçu ma facture et voir si vous aviez des questions » devrait suffire. Certains outils de facturation comprennent également un bouton « rappeler » sur lequel il suffit de cliquer pour envoyer un message de suivi agréable. La plupart des clients sont gênés à l'idée de ne pas payer leurs factures à temps, et cela suffit généralement pour obtenir le paiement.

Malheureusement, 29 % des factures sont payées en retard. Alors, que faire si vous êtes aimable lorsque vous vérifiez et que vous n'êtes toujours pas payé ? Utiliser les conseils ci-dessus pour inclure ce montant dans la prochaine facture est un bon début. Notez que vous commencerez à facturer des intérêts sur les montants impayés (à condition que cela soit prévu dans votre contrat initial). Si vous n'êtes pas payé dans un délai raisonnable après cela, vous pouvez envisager de continuer à fournir vos services. À un certain moment, il peut être judicieux de suspendre la livraison de nouveaux travaux jusqu'à ce qu'ils aient réglé leurs factures.

Si, après plusieurs tentatives, vous n'êtes toujours pas payé, que l'on vous mène en bateau ou, pire encore, que vous êtes « ignoré » par un client qui ne paie pas, vous disposez de plusieurs options. Vous pouvez essayer de vous adresser au directeur de l'entreprise pour vous renseigner sur l'état des paiements. (Il s'agit souvent d'une question relative au personnel qui sera résolue dès qu'un responsable en aura pris connaissance.) Une dernière option pourrait être de faire appel à un professionnel du recouvrement, à condition que le montant dû soit suffisamment élevé pour couvrir également les frais liés à ses services. Le tribunal des petites créances est également une voie valable, bien que cela puisse être difficile pour les clients qui vivent dans un autre État que vous.

Si vous êtes freelance et vivez à New York, la récenteréglementation «Freelance Isn't Free » (Le travail freelance n'est pas gratuit) pourrait vous apporter un certain soulagement. Conçu pour protéger les entrepreneurs indépendants contre les retards ou les défauts de paiement, il peut offrir une aide sous forme de paiements ordonnés par le tribunal, ainsi qu'une aide supplémentaire pour les pénalités. Si vous ne résidez pas à New York, vous pouvez vous renseigner auprès du procureur général de votre État pour connaître les options qui s'offrent à vous.

Avec un processus de facturation adéquat en place, vous ne devriez pas passer plus de 30 minutes par mois et par client à gérer les questions financières. Malheureusement, en raison d'une formulation contractuelle erronée, de techniques de facturation incohérentes et d'efforts de recouvrement laxistes, les consultants indépendants dépensent généralement beaucoup plus que cela. En mettant en place un processus efficace dès le premier jour de votre activité, vous pouvez réduire considérablement le temps passé à courir après l'argent et vous forger une excellente réputation auprès des clients que tout le monde s'arrache. Ne vous inquiétez plus pour tout cela grâce à un essai gratuit de Bonsai.

L'importance de la facturation client

En tant qu'agence ou entrepreneur indépendant, vous devez facturer vos clients dans les délais et de manière professionnelle. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles c'est important.

1. Stabilité financière

Une facturation rapide et précise des clients garantit un flux de trésorerie régulier, indispensable pour honorer vos obligations financières personnelles et professionnelles. Un afflux régulier de paiements vous permet de planifier votre budget, de payer vos factures et d'investir dans votre développement professionnel, favorisant ainsi votre stabilité financière à long terme.

2. Réputation professionnelle

Vos pratiques de facturation reflètent directement votre professionnalisme en tant qu'agence. Des factures claires, concises et bien organisées témoignent de votre engagement à mener vos activités avec intégrité et transparence. Un tel professionnalisme favorise non seulement la confiance auprès des clients actuels, mais renforce également votre réputation, ce qui peut attirer de nouveaux clients grâce au bouche-à-oreille positif.

3. Confiance et fidélisation des clients

Un processus de facturation bien structuré inspire confiance à vos clients. Ils se sentent rassurés par votre approche systématique de la gestion des paiements, qui renforce la confiance et consolide vos relations commerciales. Les clients satisfaits sont plus susceptibles de devenir des clients fidèles, ce qui contribue à la fidélisation de la clientèle et à un flux constant de projets. Ainsi, cela peut vous aider à transférer vos clients vers un contrat de services juridiques avec des paiements récurrents et à créer une source de revenus plus prévisible.

4. Protection juridique

Les factures correctement documentées servent de preuves légales des services rendus et des conditions de paiement convenues. En cas de litige ou de divergence, ces factures constituent des preuves précieuses pour étayer vos réclamations, vous protégeant ainsi contre d'éventuels conflits et préservant vos droits en tant que propriétaire d'agence.

5. Gestion du temps

La mise en place d'un système de facturation organisé vous fait gagner un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre travail créatif. L'automatisation et les modèles simplifient le processus de facturation, réduisant ainsi les tâches administratives et vous permettant de vous concentrer sur la fourniture de résultats de haute qualité à vos clients.

6. Planification fiscale

Un processus de facturation efficace vous fournit des informations sur vos modèles de revenus et les comportements de paiement de vos clients. Grâce à ces données, vous pouvez estimer vos revenus, identifier les périodes de forte activité pour vos services et planifier vos finances de manière stratégique. Cela vous permet de suivre vos finances et de comprendre votre charge fiscale pour vos paiements trimestriels d'impôts estimés pour l'année suivante.

7. Opportunités de croissance

À mesure que votre agence se développe, il devient encore plus crucial de mettre en place un format et un processus de facturation bien établis pour vos clients. Il vous permet de gérer un plus grand nombre de clients et d'adapter vos paiements sans compromettre l'efficacité ni la précision. Un système de facturation robuste vous prépare à la croissance et à l'évolutivité dans le paysage concurrentiel des agences.

8. Instructions de paiement

Fournissez des instructions claires sur les modes de paiement que vos clients peuvent utiliser. Que ce soit via des plateformes en ligne telles que PayPal ou par virement bancaire direct, guidez-les tout au long du processus.

Bien que vous puissiez créer une facture à l'aide de Google Docs avec ces informations, l'utilisation du générateur de factures de Bonsai peut être le meilleur choix pour automatiser vos finances & et développer votre entreprise.

Vous devez également savoir : Facture ou reçu : quelle est la différence ?

‍
FAQ sur la facturation des clients

1. Quel est le meilleur logiciel de facturation pour les agences et les petites entreprises ?

Bonsai est le meilleur logiciel de facturation pour les agences et les petites entreprises. Il peut vous aider à créer des factures professionnelles en moins d'une minute, à configurer des rappels de paiement automatiques et même à accepter des paiements en ligne. Il vous permet également de suivre votre temps et vos dépenses, ce qui facilite votre processus de facturation.

2. Comment demander plus d'argent à un client ?

Il s'agit simplement d'aborder la question comme un pro. Si la portée du projet s'est élargie ou si vous assumez des tâches supplémentaires, il est tout à fait raisonnable de demander une augmentation de salaire.

Tout d'abord, soyez franc et honnête avec votre client. Expliquez le travail supplémentaire que cela implique et en quoi cela apporte une valeur ajoutée à leur projet. Ensuite, présentez clairement le détail des coûts supplémentaires. N'oubliez pas, la communication est essentielle ! La plupart des clients comprennent qu'un travail de qualité a un prix raisonnable, alors soyez simplement confiant et poli. Tu vas y arriver !

3. Qu'utilisez-vous pour facturer vos clients ?

Pour facturer vos clients de manière professionnelle, vous pouvez utiliser des outils tels que Bonsai ! Bonsai n'est pas seulement un outil de facturation ; c'est une solution tout-en-un permettant aux agences et aux prestataires de services professionnels de gérer leurs finances.

Il peut vous aider à créer des factures professionnelles, à les envoyer en quelques clics et même à être payé directement. La plateforme vous aide également à suivre votre temps, à gérer vos dépenses et à rester à jour dans vos paiements grâce à des rappels automatiques. C'est comme avoir un assistant financier personnel qui facilite considérablement les activités de votre agence.

4. Quels sont les différents types de formats de facturation pour les clients ?

Les options de facturation peuvent être aussi variées que les compétences de notre agence ! Les 5 types de facturation les plus courants sont : la facturation horaire, la facturation à taux fixe, la facturation forfaitaire, la facturation par étapes et la facturation récurrente. La méthode de facturation que vous choisissez dépend de vos services et des besoins de vos clients.