Comment éviter le glissement de périmètre (7 tactiques)

Dérive des objectifs – tendance terriblement courante qui consiste à étendre les projets au-delà de leurs limites initiales. Comment éviter le glissement de périmètre est la question qui trotte dans l'esprit de chaque freelance lorsqu'il prépare un modèle de proposition, ou lorsqu'il soumet pour la première fois un modèle de périmètre de travail et discute des détails du projet avec un nouveau client ou une nouvelle agence.

Mais comprenez bien ceci :

Que cela vous plaise ou non, la vérité est que les dérives de périmètre surviennent naturellement, quelle que soit la qualité de votre gestion de projet.

L'astuce consiste à comprendre ce qu'est réellement le glissement de périmètre, ainsi que les stratégies et solutions permettant de contourner cette tendance dans toute situation professionnelle. Cela augmente non seulement vos chances de mener à bien votre projet professionnel dans le respect du budget et des délais convenus, mais vous aide également à vous sentir plus confiant dans votre carrière.

Ça a l'air génial, non ?

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi le glissement de périmètre se produit et comment vous pouvez résoudre ce problème courant de manière professionnelle et en toute sérénité, comme le freelance préparé et confiant que vous êtes.

Qu'est-ce que le glissement de périmètre ?

Tout d'abord, qu'est-ce que le glissement de périmètre ?

Comme nous l'avons brièvement mentionné, le glissement de périmètre fait référence aux changements apportés au périmètre professionnel d'un projet, à tout moment après le lancement de celui-ci.

Les changements de portée pourraient concerner :

• Ajouts aux exigences du projet
• Un changement soudain dans les besoins des clients
• Fonctionnalités supplémentaires d'un produit

Même si cela peut sembler très ennuyeux pour un freelance, surtout lorsque le client demande le même paiement, le glissement de périmètre n'est pas si grave.

Honnêtement.

Le changement est inévitable. Cependant, comme pour tout le reste, c'est la manière dont vous abordez la situation qui fait toute la différence.

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Quelles sont les causes du glissement de périmètre ?

La plupart des situations de dérive des objectifs surviennent lorsque les clients ne savent pas définir correctement leurs besoins. Cependant, selon le projet, il peut y avoir plusieurs façons dont la dérive des objectifs peut « s'insinuer ».

Voici quelques causes principales du glissement de périmètre :

1. Mauvaise analyse des besoins

Lorsquevotre client ne connaît pas toute l'étendue du projet dès le départ et/ou ne consacre pas suffisamment de temps à rassembler les documents et les recherches nécessaires pour vous.

2. Ne pas inclure les utilisateurs assez tôt

En supposant quevous sachiez ce dont vos utilisateurs ont besoin ou ce qu'ils veulent. Ne pas inclure les utilisateurs dans les phases d'analyse et de développement peut entraîner des problèmes et/ou un glissement de périmètre.

3. Sous-estimer la complexité du projet

Si votre client est nouveau dans le secteur, il peut faire des suppositions au sujet des projets, car il ne sait pas à quoi s'attendre ni comment planifier.

4. Placage à l'or

Il s'agit d'un terme couramment utilisé pour désigner le dépassement du périmètre d'un projet, car on estime que ces changements augmenteront la valeur du projet.

Comprendre les causes du glissement de périmètre est la première étape pour apprendre à éviter ce problème en toute sécurité.

7 tactiques pour maîtriser la manière d'éviter la dérive des objectifs

Maintenant que vous comprenez toute l'étendue du glissement de périmètre, il est temps de vous préparer.

Voici le problème :

Chaque projet est différent, car chaque client freelance est différent (d'une manière ou d'une autre).

Si certaines de ces tactiques peuvent fonctionner pour un client, elles peuvent s'avérer totalement inutiles pour un autre. La clé ici est de comprendre toutes les façons d'éviter le glissement de périmètre afin d'être parfaitement préparé à toute situation que cette aventure en freelance pourrait vous réserver.

De plus, ces tactiques sont également d'excellents outils pour renforcer la confiance et le professionnalisme.

Des bonus pour tout le monde.

1. Prenez note des exigences.

Tout d'abord, soyez organisé.

Le fait d'être organisé en documentant les exigences de chaque client vous procure non seulement un sentiment de satisfaction, mais constitue également la mesure la plus importante pour éviter tout dépassement du périmètre du projet.

Discutez avec toutes les personnes concernées et déterminez exactement ce qu'elles attendent du projet, puis consignez tout cela dans un document structuré ou un outil en ligne. Pour certains services professionnels, ce processus est connu sous le nom de création d'une lettre de mission. De plus, gérez les conflits potentiels et hiérarchisez les exigences (dans la mesure du possible).

Une fois votre document terminé, ajoutez votre client et toutes les autres personnes impliquées dans le projet à votre document en ligne afin de faciliter l'accès à l'ensemble du groupe.

Vous pouvez également ajouter ce document à un plan de projet plus vaste si vous en avez un en cours, ou envisager d'utiliser un outil de gestion de projet pour les freelances afin de tout classer de manière ordonnée.

2. Processus de contrôle des changements : mise en place

Même si un cahier des charges constitue un excellent point de départ, il y a de fortes chances que quelqu'un veuille modifier quelque chose à un moment donné. Cette réalité nécessite un processus de contrôle des changements.

Heureusement, ce processus est simple.

Imaginons que votre client ou un intervenant suggère un changement. Si la modification est approuvée, intégrez-la dans votre plan de projet partagé par le groupe.

Si le logiciel de gestion de projet que vous utilisez prend en charge une fonction de gestion des changements, utilisez-la simplement. L'astuce ici consiste à déterminer qui va examiner et approuver les modifications éventuelles.

Donner à un nombre limité de personnes le pouvoir de demander des modifications du périmètre et à un nombre encore plus restreint celui d'accorder ces demandes. Décrire et documenter le processus de réception des paiements supplémentaires des factures des pigistes pour tout changement apporté au champ d'application après une certaine période.

S'ils acceptent, suivez notre guide de facturation client pour conclure l'accord.

3. Établissez un calendrier cohérent pour le projet.

Une fois les exigences relatives aux documents ajoutées à votre plan de projet, vous pouvez créer un calendrier de projet.

À partir de votre cahier des charges, créez une liste de tâches qui indique :

• Ce que votre projet va apporter.
• Comment les exigences seront satisfaites.
• Quand devraient-ils être terminés approximativement ? Vous pouvez utiliser le suivi du temps de Bonsai pour vous aider à faire ces estimations.

Cette liste doit être rédigée sous forme d'activités et de tâches.

Puisque nous savons désormais que les changements sont inévitables, prévoyez du temps pour les imprévus. Cela permet d'accepter les changements de manière constructive, car ils sont planifiés et discutés à l'avance.

Il existe une multitude d'outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour démarrer ce processus de planification.

4. Impliquer l'équipe du projet

Encouragez tous les utilisateurs et partenaires à participer à la phase de définition des besoins et de développement. Intégrez leurs idées et suggestions dans le produit.

Pendant ce temps, il est également judicieux de documenter la manière dont chacun interagit avec le plan initial.

Avant de passer à la phase d'exécution, assurez-vous que tout le monde est d'accord sur les exigences et la conception ou le plan général.

Il est également important de rappeler aux utilisateurs ou aux partenaires les règles relatives aux modifications : les suggestions de modification ne sont pas simplement acceptées parce que quelqu'un apprécie l'idée. Le changement doit être approuvé par le groupe ou la ou les personnes désignées.

5. Préparez-vous pour le placage à l'or

Comme nous l'avons mentionné dans une section précédente, le surdimensionnement est une cause réelle et redoutable de dérive des objectifs.

Il s'agit d'une tendance créée par le client ou l'agence à dépasser le périmètre défini et à créer des fonctionnalités supplémentaires, en pensant que cela ajoutera de la valeur au projet.

Bien qu'ils aient généralement à cœur les intérêts du projet, leur vision étroite ne tient généralement pas compte du temps du freelance ni de la structure du projet.

Préparez-vous à l'ajout de fonctionnalités supplémentaires en incluant dans le plan du projet des informations sur les paiements supplémentaires pour certains types de fonctionnalités supplémentaires.

6. Apprenez à dire « non »

Lorsque vous apprenez à éviter le glissement de périmètre, il suffit parfois d'un mot magique.

Vous devez prendre conscience qu'il y aura des demandes déraisonnables de modifications du périmètre.

Même si vous êtes sans doute un freelance hors pair, vous n'êtes qu'un être humain.

Il faut comprendre que toutes les modifications apportées au champ d'application ne sont pas égales. Toute modification de la portée des éléments essentiels du chemin critique (les aspects du projet qui bloquent les autres travaux s'ils ne sont pas achevés à temps) ne doit être autorisée qu'avec parcimonie.…

Et évalué avec soin.

7. Alternatives à dire non

Si vous n'êtes pas à l'aise pour dire non… ou si vous avez déjà refusé plusieurs fois, voici quelques plans B auxquels vous pouvez vous référer :

• Informez votre client que si quelque chose est ajouté au cahier des charges, quelque chose doit être retiré (de sa poche).
• Évaluez le coût de la dérive des spécifications. Combien coûteront les modifications ou les fonctionnalités supplémentaires ? Leur communiquer les chiffres dès le départ pourrait dissuader toute nouvelle demande.
• Vous pouvez également facturer des frais de retard à votre client. Cela peut être intimidant, mais il existe une multitude de ressources pour vous guider et faciliter au maximum ce processus.

Les avantages d'être harcelé

Même si cela peut sembler intimidant, une fois que vous aurez défini votre propre processus et que vous aurez bien compris ce qu'est le glissement de périmètre et comment l'éviter, cela fera tout simplement partie intégrante de votre routine de freelance.

Et devinez quoi ?

Le glissement de périmètre peut en fait être une chose positive lorsque l'on travaille avec des clients externes.

Si vous restez organisé et utilisez un contrat de freelance rédigé par un professionnel qui inclut les prix des fonctionnalités supplémentaires, vous pourriez générer de nouveaux revenus pour vous-même. Se soucier de la manière d'éviter le glissement de périmètre devient une chose du passé.

Dès que le client externe demande une fonctionnalité répertoriée, il vous suffit de calculer les heures de travail supplémentaires, de faire signer le client et le tour est joué.

Dérive des tâches des pigistes... inversée.

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