Exemple d'e-mail de rappel amical : 12 modèles que vous pouvez essayer

Il peut être difficile de se souvenir de tout, surtout lorsque nous sommes submergés par le travail ou les engagements personnels. C'est pourquoi les e-mails de rappel sont si importants dans notre vie personnelle et professionnelle.

Si la plupart d'entre nous avons l'habitude de nous envoyer des rappels à nous-mêmes, nous ne sommes peut-être pas aussi habitués à en envoyer à d'autres. Et c'est là que les choses peuvent devenir un peu délicates.

Vous ne voulez pas passer pour quelqu'un d'insistant ou de pressant, mais vous ne voulez pas non plus que la personne oublie ce que vous lui rappelez.

C'est un équilibre délicat, mais il est possible de rédiger un e-mail de rappel à la fois poli et efficace.

Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur les e-mails de rappel, y compris 12 exemples d'e-mails de rappel courtois, les règles de politesse à respecter dans ce type d'e-mails et la manière de rédiger un e-mail de rappel efficace. Ceci n'est qu'un petit échantillon de nos modèles gratuits. Si vous recherchez une collection complète de modèles d'e-mails, de modèles Word, de modèles PDF, de modèles Google Doc et bien plus encore, profitez dès aujourd'hui de votre essai gratuit de 7 jours!

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Alors, c'est parti !

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel ?

Un e-mail de rappel est un message que vous envoyez à quelqu'un lorsque vous souhaitez lui rappeler quelque chose d'important.

Il contient généralement un message du type : « Bonjour, je voulais vous rappeler que vous avez rendez-vous chez le dentiste mercredi à 15 h. »

Il existe deux types d'e-mails de rappel : le premier consiste à rappeler quelque chose à quelqu'un avant que cela ne se produise, et le second consiste à rappeler quelque chose à quelqu'un après que cela se soit produit.

Le premier type ressemblerait davantage à un e-mail de rappel pour une réunion, tandis que le second type ressemblerait davantage à un e-mail de rappel de paiement en retard.

Quel est le moment idéal pour envoyer un e-mail de rappel ?

Cela dépend vraiment de ce que vous essayez de rappeler à la personne. S'il s'agit d'un rendez-vous ou d'une réunion, il est généralement préférable d'envoyer l'e-mail un ou deux jours à l'avance.

Cela laisse suffisamment de temps à la personne pour consulter l'e-mail et l'inscrire dans son agenda. Pour les rappels de contrat, les paiements de loyer ou les retours de livres à la bibliothèque, vous pouvez envoyer l'e-mail une semaine ou deux avant la date d'échéance.

De cette façon, la personne a le temps de s'en occuper sans oublier et sans être pénalisée. Si le rappel concerne des éléments sans date d'échéance, vous pouvez attendre un peu plus longtemps avant de l'envoyer.

Modèles d'e-mails de rappel courtois

Il existe plusieurs types d'e-mails de rappel que vous pouvez envoyer, en fonction de ce que vous souhaitez rappeler à la personne.

Voici quelques modèles d'e-mails de rappel que vous pouvez utiliser dans différentes situations :

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1. E-mail de rappel poli à son supérieur hiérarchique

Objet de l'e-mail : Demande de congé pour septembre

Bonjour Matthew,

Salut ! Je voulais juste vous rappeler poliment ma demande de congé pour septembre. J'ai envoyé ma demande le 21 août et je n'ai toujours pas reçu de réponse de votre part.

Je souhaitais que la demande soit approuvée dès que possible afin de pouvoir commencer à organiser mon voyage. Si vous pouviez me le faire savoir dès que possible, je vous en serais très reconnaissant.

Cordialement,

Anthony

2. Rappel amical en cas d'absence de réponse

Objet : Suivi de candidature à un poste

Bonjour [Employeur],

Merci encore d'avoir pris le temps de discuter avec moi du poste vacant au sein de votre entreprise. Je suis très enthousiaste à l'idée de rejoindre une organisation aussi prestigieuse.

Je voulais juste m'assurer que vous aviez bien reçu mon dossier de candidature. Je les ai envoyés le [date] et je n'ai pas encore reçu de réponse.

Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir m'indiquer s'il y a autre chose que je dois faire ou si vous avez besoin d'autres informations de ma part.

Merci pour votre temps et votre attention. J'attends avec impatience votre réponse.

Cordialement,

Jasmin

3. Message de rappel pour la réunion

Objet : Réunion prévue mercredi

Bonjour [équipe],

Je voulais juste vous rappeler que nous avons une réunion d'équipe prévue ce mercredi à 11 heures dans la salle de conférence.

La réunion durera environ une heure et nous examinerons le rapport budgétaire trimestriel. Veuillez apporter une copie du rapport à la réunion.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.

Merci, et à mercredi.

Cordialement,

Anne

4. E-mail de rappel de date limite

Objet : Date limite imminente - Proposition de projet

Bonjour [équipe],

Je voulais juste vous rappeler que nous avons une proposition de projet à rendre lundi prochain, le 12 octobre. La proposition doit être remise avant 23 h 59 HNE.

Nous présenterons la proposition au client le mardi 13 octobre. Il est donc très important que la proposition soit finalisée et soumise dans les délais impartis.

Veuillez venir préparé avec toutes les questions ou préoccupations que vous pourriez avoir au sujet du projet afin d'éviter tout retard.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Merci, et à lundi.

Cordialement,

Jean

5. E-mail de rappel d'événement

Objet : Événement à venir - Fête du personnel

Bonjour [équipe],

Je voulais juste vous rappeler rapidement la fête du personnel prévue la semaine prochaine. Ce sera le vendredi 18 décembre, de midi à quatre heures de l'après-midi, dans la salle de pause.

Nous avons invité quelques invités spéciaux, et des rafraîchissements seront servis.

Veuillez répondre à cet e-mail si vous prévoyez d'y assister afin que nous puissions avoir un nombre précis de participants. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Merci, et j'ai hâte de vous voir tous à la fête.

Cordialement,

Patricia

6. E-mails de rappel de paiement en retard

Objet : Paiement en retard - Facture n° 12345

Bonjour [Client],

Je vous écris simplement pour vous rappeler que votre paiement pour la facture n° 12345 est désormais en retard. La date d'échéance du paiement était le [date], et nous n'avons toujours pas reçu le paiement.

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir effectuer le paiement dès que possible. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter.

Merci,

Matin

7. Rappel concernant la demande ci-dessous

Objet : Rappel amical - Demande d'informations

Bonjour Maryann,

Je vous écris simplement pour vous rappeler gentiment que nous avons une demande d'informations de votre part qui est en retard. Nous avons demandé les informations concernant [sujet] le [date], mais nous ne les avons toujours pas reçues.

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous fournir les informations demandées dans les plus brefs délais. Si vous avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à me contacter.

Merci,

Evans

8. Dernier rappel humble

Objet : Dernier rappel - Facture n° 12345

Bonjour Robert,

Ceci est un dernier rappel vous informant que votre paiement pour la facture n° 12345 est désormais en retard. La date d'échéance du paiement était le [date], et nous n'avons toujours pas reçu le paiement.

Nos conditions générales stipulent que nous facturerons des frais de retard de [montant] si le paiement n'est pas reçu dans les [nombre] jours suivant la date d'échéance.

Nous serons contraints d'intenter une action en justice si nous ne recevons pas de paiement dans les prochaines 48 heures.

Nous vous serions reconnaissants d'organiser et de régler cette facture immédiatement afin d'éviter cela. Si vous avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à me contacter.

Merci,

Karen

9. Deuxième e-mail de rappel après absence de réponse

Objet : Suivi - Création de liens

Bonjour Thomas,

Je vous écris pour faire suite à mon précédent e-mail concernant nos services de création de liens. Je vous ai envoyé un e-mail il y a quelques jours et je n'ai pas encore reçu de réponse, je voulais donc m'assurer que vous l'aviez bien reçu.

Une fois encore, nous proposons divers services de création de liens destinés à améliorer le référencement naturel (SEO) de votre site web.

Notre équipe d'experts se fera un plaisir de discuter plus en détail avec vous des différentes options et de répondre à toutes vos questions.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Ceci sera notre dernier courriel de suivi. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part dans les 48 heures, nous supposerons que vous n'êtes pas intéressé et ne prendrons aucune autre mesure.

Merci de votre temps,

Jérémy

10. E-mail de rappel de réunion Zoom aux participants

Objet : Prochaine réunion Zoom - [Date] à [Heure]

Bonjour [équipe],

Je voulais juste vous rappeler rapidement notre prochaine réunion Zoom. Ce sera le [date] à [heure]. L'identifiant de la réunion est [ID] et le mot de passe est [mot de passe]. L'ordre du jour de la réunion est joint en annexe.

Nous espérons vous voir tous là-bas !

Cordialement,

Melany

11. E-mail de rappel de rendez-vous

Objet : Rappel de rendez-vous

Bonjour,

Ceci est un rappel amical que vous avez rendez-vous avec nous demain à 14 h. Nous vous reverrons lors d'une visite de suivi afin de discuter de vos progrès et de voir comment nous pouvons vous aider au mieux à aller de l'avant.

Nous avons hâte de vous voir demain !

Cordialement,

Magret

12. E-mail de rappel pour une séance de coaching manquée

Objet : Rappel de session manquée

Bonjour,

Nous sommes désolés de vous avoir manqué et que vous n'ayez pas pu participer à notre séance de coaching de vie régulière ! À l'avenir, veuillez annuler 24 heures à l'avance afin que nous puissions libérer le rendez-vous dans notre logiciel de planification et réattribuer la réservation à quelqu'un d'autre. Pour rappel, les séances manquées à l'avenir peuvent entraîner des frais supplémentaires. Nous vous prions donc de faire attention à l'avenir et de nous prévenir à l'avance.

Nous n'enverrons pas de facture pour le coaching aujourd'hui, mais la prochaine fois, nous devrons procéder ainsi. Nous avons hâte de vous retrouver lors des prochaines séances de coaching !

Cordialement,

Prateek

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Comment rédiger un modèle d'e-mail de rappel

Lorsque vous rédigez votre e-mail de rappel, veillez à rester professionnel et aimable, afin que le destinataire comprenne l'urgence de votre demande sans se sentir harcelé.

Les messages de rappel peuvent être une incitation douce dans la bonne direction pour vos destinataires, ou ils peuvent être plus directs.

Tout dépend de votre relation avec le destinataire et de l'objet du courriel. Si vous devez envoyer un e-mail de rappel, voici les points essentiels à aborder :

Objet de l'e-mail de rappel

C'est votre première chance d'attirer l'attention du destinataire, alors faites en sorte qu'elle compte. Rédigez un objet clair. Par exemple, « Rappel : facture n° 12345 à payer le [date] ».

L'ouverture

Commencez par une formule de politesse, puis énoncez immédiatement l'objet de votre courriel. Par exemple : « Bonjour Jane, je voulais juste te rappeler que nous avons prévu une réunion demain à 11 heures. »

Le corps

Rédigez un corps d'e-mail court et concis. Si vous envoyez un rappel pour un événement à venir, incluez toutes les informations pertinentes (date, heure, lieu, etc.).

Si vous envoyez un rappel de paiement, indiquez le numéro de facture et le montant dû. Si le rappel concerne autre chose, soyez clair sur ce que vous rappelez au destinataire.

C'est ici que vous expliquez la situation, proposez la solution et les mesures à prendre, et indiquez le délai dans lequel vous attendez une réponse.

La clôture

Terminez l'e-mail en accordant au destinataire le bénéfice du doute ou une chance de se racheter.

Par exemple, « Je sais que vous êtes occupé, je vous le rappellerai donc demain. » ou « Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me les poser. »

Remerciez le destinataire pour son temps et signez avec votre nom.

5 erreurs courantes dans les rappels par e-mail – et comment les éviter

Envoi d'un trop grand nombre de rappels

Si vous constatez que vous envoyez trop de rappels, il est peut-être temps de réévaluer votre processus. Existe-t-il des moyens d'automatiser les rappels ?

Pouvez-vous mettre en place un système permettant au destinataire de recevoir automatiquement un rappel ? Si ce n'est pas le cas, essayez d'espacer vos rappels afin qu'ils ne soient pas trop envahissants.

Être trop vague

Ne commettez pas l'erreur d'être trop vague dans vos rappels. Le but d'un rappel est de rafraîchir la mémoire du destinataire, alors soyez précis sur ce que vous lui rappelez.

Plus vous serez précis, moins ils auront besoin d'un autre rappel.

Avoir l'air en colère ou impatient

Il est important de rester professionnel dans vos e-mails de rappel, même si vous vous sentez frustré. N'oubliez pas que le destinataire ne cherche pas nécessairement à vous ignorer ou à se montrer difficile : il est peut-être simplement occupé. N'oubliez jamais que les nuances peuvent se perdre dans la communication écrite, comme la différence entre un rappel gentil et un rappel amical.

Évitez de paraître en colère ou impatient dans votre e-mail en conservant un ton amical et positif. Et évitez d'écrire « juste un rappel » ; utilisez plutôt « juste un rappel amical », de cette façon, vous paraîtrez poli et direct.

Ne pas relire

Avant d'appuyer sur « envoyer », prenez une minute pour relire votre e-mail. Cela vous aidera à éviter les fautes de frappe ou les erreurs grammaticales, et vous permettra également de vous assurer que le courriel correspond bien à ce que vous souhaitez exprimer.

La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre e-mail de rappel soit perçu comme non professionnel à cause d'une simple erreur.

Envoi d'un trop grand nombre d'e-mails à la fois

Si vous avez plusieurs choses à rappeler à quelqu'un, essayez de les regrouper dans un seul e-mail plutôt que d'envoyer plusieurs e-mails individuels.

Cela évitera de submerger le destinataire et augmentera les chances qu'il lise réellement votre rappel (et qu'il y donne suite !).

Conclusion sur les e-mails de rappel courtois

Un e-mail de rappel est une manière polie d'inciter quelqu'un à agir. Il est important d'être clair, concis et précis dans votre e-mail afin que le destinataire sache exactement ce qu'il doit faire.

Différentes situations nécessiteront différents types d'e-mails de rappel, alors veillez à adapter votre e-mail à la situation spécifique.

Enfin, évitez de commettre des erreurs courantes telles que paraître en colère ou être trop vague dans votre e-mail.