Pourquoi, quand et quoi écrire dans les e-mails de suivi après les propositions

L'un des moyens les plus importants pour un freelance d'acquérir des clients consiste à soumettre des propositions de services.

Que ce soit en réponse à un appel d'offres, à une demande d'un prospect ou même à la demande d'un client existant, vous consacrez un temps précieux à la création de modèles de propositions. C'est du temps bien investi.

Mais une fois que cette proposition est entre les mains du client ou du client potentiel, vous ne pouvez pas vous contenter d'attendre que le travail arrive.

Il est essentiel d'envoyer un e-mail de suivi à votre client après lui avoir envoyé le modèle de devis ou la proposition. Cela peut vous aider à conclure l'affaire. Mais cette stratégie implique de nombreuses considérations.

Nous sommes là pour vous aider à déterminer pourquoi, quand et quoi écrire dans vos e-mails de suivi après avoir envoyé des propositions ou des devis.

1. Pourquoi vous devez envoyer un e-mail de suivi après la proposition

Explorons les raisons qui justifient l'envoi d'un e-mail de suivi.

La première consiste à réfléchir aux raisons pour lesquelles le client ne vous a pas encore répondu.

Si vous avez créé un excellent modèle de proposition publicitaire ou de proposition SEO, et que vous avez établi un devis raisonnable, mais que vous n'avez pas encore reçu de réponse, il se peut simplement que le client n'ait pas encore eu l'occasion d'examiner la proposition. Ou peut-être qu'il s'est perdu dans leur boîte de réception. Peut-être l'ont-ils examiné, mais ont-ils oublié de répondre.

Il est également possible qu'ils n'étaient pas encore prêts à se lancer dans ce type de travail, ou que le problème que vous envisagiez de résoudre ne se pose pas pour l'instant. Votre rappel arrivera peut-être au moment où ils seront prêts à commencer le travail.

Cet e-mail de suivi à votre client peut sembler être une charge de travail supplémentaire, du temps qui pourrait être mieux utilisé ailleurs. Ou peut-être avez-vous l'impression de harceler le client potentiel.

Mais voici le hic :

Un suivi est précieux, car il montre à votre client potentiel que vous vous intéressez à sa réussite, que vous avez tout intérêt à soutenir son travail et que vous correspondez bien à son organisation.

Après tout, si vous pensez que le travail en vaut la peine, cela vaut la peine de faire un effort plus d'une fois.

Il peut également être utile de leur envoyer un rappel. Ils sont probablement très occupés et ont peut-être besoin d'un petit coup de pouce. En fait, la plupart des clients s'attendent à ce qu'une proposition commerciale soit suivie d'une action.

Cela permet également à votre nom de rester présent à l'esprit du client, en particulier si vous êtes en concurrence avec d'autres pour obtenir le contrat.

Enfin, de votre point de vue, il est plus facile d'obtenir du travail auprès d'un prospect ou d'un client existant que de faire l'effort de trouver de nouveaux prospects.

Mais cela ne signifie pas pour autant que vous deviez envoyer plusieurs e-mails sans réfléchir.

2. Lorsque vous devez envoyer un e-mail de suivi

Le moment où vous envoyez votre e-mail de suivi est important.

N'envoyez pas simplement une note au hasard, à n'importe quel moment ou à n'importe quel intervalle. Soyez stratégique.

Tout d'abord, vous devez vous assurer que le client a bien reçu la proposition de contrat de services ou votre modèle de proposition de traduction, par exemple, et qu'il a ouvert l'e-mail.

Si vous recherchez un outil tout-en-un pour les freelances qui vous permette de rédiger, concevoir et envoyer des propositions d'aspect professionnel, Bonsai propose un essai gratuit de ses services. Il comprend une fonction de confirmation de lecture qui vous permet de vous assurer que le client a bien reçu la proposition.

Une fois que le client a reçu la proposition ou le devis, il a besoin de temps pour l'examiner. Il est donc préférable d'attendre une semaine avant d'envoyer un suivi. Cela est particulièrement vrai si le client doit partager la proposition avec d'autres membres de l'organisation.

Cependant, si une semaine après l'envoi de la proposition tombe un lundi ou un vendredi, attendez pour envoyer la note. Retarder d'un jour ouvrable supplémentaire ne posera aucun problème, car il est préférable d'envoyer le courrier le mardi, le mercredi ou le jeudi.

En effet, les gens ont tendance à rattraper leur retard le lundi, peut-être en terminant le travail restant de la semaine précédente. Le vendredi est un autre jour de rattrapage, où les gens terminent les tâches de la semaine. Il y a également le risque que le client consulte la note vendredi, mais ne prenne aucune mesure et l'oublie dès lundi.

Et n'envoyez pas vos e-mails à minuit ou pendant le week-end. Agissez comme une entreprise, c'est-à-dire communiquez avec vos clients pendant les heures et les jours ouvrables.

S'il s'agit d'une proposition particulièrement longue, un délai de deux semaines peut être plus approprié. Si le client a demandé un délai supplémentaire pour examiner votre proposition, respectez sa demande et envoyez-lui un message une fois ce délai écoulé. N'envoyez jamais de courriel de suivi à votre client après lui avoir envoyé un devis détaillé.

3. Ce que vous devez dire dans un e-mail de suivi après la proposition

Vous connaissez le pourquoi et le quand, passons maintenant au quoi.

L'objet de votre message est la première chose que votre client potentiel verra, alors veillez à ce qu'il soit clair et précis. Il peut faire référence à des conversations précédentes, à la proposition directement, ou refléter le contenu de l'e-mail.

Évitez les expressions telles que « juste pour prendre des nouvelles », « faire le point » ou « juste pour voir où on en est ».

Et veillez à ce que votre ligne d'objet soit adaptée aux appareils mobiles, car la plupart des gens effectuent désormais leurs transactions professionnelles sur leur smartphone.

Voici le marché :

Les 50 premiers caractères ou les quatre premiers mots de l'objet sont essentiels, car c'est tout ce qui sera visible sur un appareil mobile. Faites en sorte qu'ils en valent la peine.

Rendez l'e-mail personnel, en utilisant le nom du client, et concentrez-vous sur lui plutôt que sur vous-même.

Assurez-vous d'avoir bien compris l'objectif de l'e-mail avant de le rédiger. Votre appel à l'action doit être clair pour le client. N'hésitez pas à demander aux clients s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant votre modèle de proposition marketing Facebook ou votre modèle de proposition marketing général pour les réseaux sociaux, par exemple.

Précisez clairement la raison pour laquelle vous envoyez cet e-mail. Rappelez au client qu'une décision est nécessaire pour que le projet puisse avancer.

Envisagez d'inclure un calendrier dans lequel vous expliquez qu'en prenant une décision avant la date X, le projet pourra être achevé avant la date X.

Vous pouvez également leur proposer de les appeler à une date et une heure précises, ce qui les incitera à lire la proposition et à préparer leurs questions. Laissez suffisamment de temps au client entre l'e-mail et l'appel téléphonique.

Si vous décidez de ne pas passer l'appel téléphonique ou si le client refuse l'appel, n'abandonnez pas. Envoyez au maximum trois courriels de suivi, le deuxième une semaine après le premier. Si vous n'obtenez toujours pas de réponse, envoyez un troisième et dernier e-mail un mois après le premier suivi.

Votre objectif est d'obtenir une réponse, même si c'est « non ». Et si cela se produit, prévoyez un plan de secours.

Il existe peut-être un autre client ou prospect qui pourrait recevoir une proposition similaire de freelance. Vous avez déjà fait le travail, alors pourquoi ne pas essayer de réutiliser au moins une partie de celui-ci ?

Ou peut-être existe-t-il un autre produit ou service que vous pouvez proposer au client. Vous avez fait l'effort de trouver cette piste, alors n'abandonnez pas trop facilement. Demandez à faire un suivi à une date ultérieure, disons dans six mois, pour voir si le client aura besoin du travail d'ici là.

Si vous vous sentez à l'aise, vous pouvez demander au client ce qui aurait pu améliorer la proposition ou ce qui aurait pu l'inciter à officialiser le projet par un contrat de freelance.

Et s'ils disent oui, vous devez également avoir un plan ! Soyez prêt à discuter des prochaines étapes et à commencer le travail lorsque le client le souhaite.

Quelle que soit la réponse du client, n'oubliez pas de le remercier pour sa confiance. Ils vous ont accordé leur temps, vous ont fait profiter de leur expérience, et ils pourraient changer d'avis à l'avenir et devenir des clients précieux.

Dernières pensées

Si vous n'avez pas de réponse d'un client après avoir préparé un modèle de proposition de contrat, cela ne devrait pas vous inquiéter. En fait, ce n'est pas inhabituel que cela se produise. Les clients sont occupés, ont de multiples priorités ou peuvent avoir plusieurs étapes décisionnelles au sein de leur organisation. Cela n'a rien à voir avec votre proposition ou votre entreprise.

Les clients apprécieront généralement le temps et les efforts que vous consacrez à envoyer un e-mail de suivi après votre proposition. C'est pourquoi il est important de disposer d'un système de suivi des clients dans le cadre du processus de proposition.

Transformer des prospects en clients est l'une des tâches les plus importantes que vous aurez à accomplir pour développer votre activité indépendante avec succès. Maintenant que vous comprenez les aspects clés des e-mails de suivi après l'envoi d'une proposition, vous serez en mesure de trouver davantage de nouveaux clients. Vous pouvez également envisager l'option des outils intégrés mis à votre disposition dans le cadre de la suite freelance de Bonsai en vous inscrivant dès maintenant à un essai gratuit.