Top 10 des logiciels pour agences numériques

Le secteur des agences numériques n'a jamais été aussi concurrentiel qu'aujourd'hui.

Selon IBIS World, une société d'études sectorielles, il existe 10 776 entreprises dans le seul domaine de la publicité numérique. Cela représente une augmentation de 21,8 % par rapport aux chiffres de 2022, ce qui devrait vous faire comprendre une chose :

Vous devez mener un combat difficile pour trouver (et fidéliser) des clients de qualité pour votre agence numérique.

Gravir cette colline n'est pas impossible tant que vous avez de l'aide en cours de route. C'est là qu'intervient le logiciel pour agences numériques : lorsqu'il est bien utilisé, il peut vous permettre de vous démarquer de la concurrence toujours plus nombreuse.

Les outils pour réussir dans le marketing numérique

Avant d'aborder les différents types de logiciels pour agences numériques disponibles, il est important de définir ce que fait ce type de logiciel.

Cependant, le défi ici est qu'il n'y a pas de description fixe.

Les logiciels pour agences numériques peuvent servir à de nombreuses fins. Par exemple, il peut s'agir du logiciel que vous utilisez pour fournir des services à vos clients. Pensez à Photoshop pour la conception graphique ou à SurferSEO pour vous aider à créer du contenu. Il peut également s'agir d'un logiciel que vous utilisez pour superviser l'agence elle-même. En ce sens, les logiciels pour agences numériques peuvent intégrer des applications de suivi du temps et de gestion de projet.

Ainsi, la meilleure description de ce type de logiciel serait peut-être la suivante :

Tout logiciel indispensable au bon fonctionnement de votre agence est un logiciel pour agence numérique.

En partant de cette définition large, nous pouvons classer les logiciels que vous pouvez utiliser dans les catégories suivantes.

Logiciel tout-en-un pour agences

Le cloisonnement des données est l'un des principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises modernes. Selon Entrepreneur, une entreprise moyenne pourrait compter environ 2 000 de ces silos. Un silo de données est tout référentiel de données, aussi petit soit-il, contrôlé par un seul service de votre agence. Ce contrôle n'est pas malveillant. Cela signifie simplement que les données proviennent d'un logiciel ou d'un processus isolé du reste de l'entreprise. Le problème ici est que les données cloisonnées sont difficiles à rassembler et ne sont pas intégrées à tous les autres logiciels générateurs de données dont vous disposez. Le résultat ? Vos rapports peuvent ne pas être exacts, car il est difficile de rassembler toutes les données de votre entreprise. C'est là qu'intervient le logiciel tout-en-un pour agences. Ils regroupent plusieurs aspects de la gestion d'agence en un seul endroit, centralisant vos données afin que vous puissiez y accéder en une seule fois.

1. Bonsai - Le meilleur logiciel tout-en-un pour les agences numériques

L'outil de gestion d'entreprise Bonsai combine des outils de gestion de projet, de gestion de la relation client, de facturation et de suivi du temps dans un seul et même package. Grâce à lui, vous pouvez voir quels projets vous gérez et pour quels clients. Vous pouvez également allouer des ressources et obtenir une vue d'ensemble de la santé financière de l'agence.

logiciel CRM

En parlant de CRM, beaucoup sont disponibles sous forme de logiciels autonomes. Votre agence les utilise pour tenir à jour une base de données de clients (et de clients potentiels) afin de faciliter la gestion des interactions. En général, vos services commerciaux et marketing utilisent ce logiciel, qui dispose de fonctionnalités facilitant cette utilisation. Par exemple, un bon CRM vous permet de préciser la situation d'un client, par exemple s'il a un projet en cours ou s'il s'agit d'un prospect. À partir de là, les équipes commerciales et marketing peuvent déterminer les types de communications à envoyer.

Cependant, le choix d'un CRM pose souvent un défi commun :

Beaucoup ont du mal à trouver celui qui convient à leur agence.

En fait, 48 % des responsables commerciaux affirment que le CRM dont ils disposent actuellement ne répond pas à leurs besoins. Ainsi, lorsque vous recherchez un CRM, ne vous limitez pas à ses fonctionnalités de base en tant que base de données clients. Concentrez-vous sur ce qu'il peut faire au-delà de cela : s'intègre-t-il à d'autres logiciels et pouvez-vous l'utiliser pour créer des portails clients?

Logiciel de gestion de projet

Chaque projet pris en charge par votre agence numérique nécessite une gestion.

Prenons l'exemple du développement d'un site web. Cela implique plusieurs spécialistes. Vous avez besoin d'un concepteur et d'un développeur pour s'occuper du codage. Selon les besoins du client, vous pourriez également avoir besoin de créateurs de contenu et de spécialistes en optimisation pour les moteurs de recherche. Un projet qui devrait être simple peut rapidement devenir incontrôlable si vous ne le gérez pas correctement.

Et c'est un problème courant.

Environ 70 % des entreprises déclarent avoir au moins un projet qui échoue chaque année. De plus, seuls 64 % des projets atteignent les objectifs fixés lors du processus initial de définition de la portée.

Les logiciels de gestion de projet aident les agences numériques à éviter ces échecs. En général, le logiciel intègre des outils de suivi du temps, de planification et de gestion des ressources, tant pour votre personnel que pour votre équipement. Les logiciels de gestion de projet plus avancés peuvent également vous permettre de créer des portails clients et de partager des fichiers au sein du logiciel.

Logiciel de facturation et de budgétisation

Les retards de paiement sont le fléau des agences numériques.

Le problème touche également plus d'entreprises que vous ne le pensez, puisque 55 % d'entre elles attendent des paiements pour l'exercice financier 2022-2023. Bien sûr, les retards de paiement ont un effet désastreux sur la trésorerie de votre agence. Vous avez besoin de l'argent qui vous est dû pour investir dans de nouveaux projets et dans le marketing. Si cet argent n'entre pas, votre agence est bloquée.

La facturation et la budgétisation couvrent les types de logiciels pour agences numériques qui vous aident à résoudre ce problème. Au niveau de base, le logiciel vous permet de créer des factures personnalisées que vous pouvez envoyer à vos clients. Optez pour les versions supérieures des logiciels de facturation et vous bénéficierez de fonctionnalités supplémentaires pour éviter les retards de paiement. Envoi automatique des factures. Notifications lorsqu'un client est en retard de paiement. Même des rapports détaillés qui indiquent le statut de vos factures et l'impact de vos travaux facturés sur votre budget.

Logiciel de prestation de services

Jusqu'à présent, les types de logiciels pour agences numériques examinés ont tous couvert l'aspect gestion de l'exploitation d'une agence.

La prestation de services repose entièrement sur les logiciels que vous utilisez pour fournir vos services.

La nature de ces progiciels dépend entièrement de votre agence et des services qu'elle propose. Par exemple, une agence de création de contenu peut utiliser un outil de création de contenu, tel que SurferSEO, et peut même exploiter des créateurs de contenu basés sur l'IA. Pour la conception web, des outils tels que WordPress et la suite Adobe entrent dans cette catégorie.

Considérez ce logiciel comme une dépense nécessaire pour vous permettre de fournir vos services à vos clients.

Trouver le meilleur logiciel pour réussir dans la gestion d'agence – 6 conseils clés

Pour gérer efficacement votre agence numérique, il est essentiel d'investir dans les bons logiciels. Cependant, le succès ne repose pas uniquement sur les logiciels ; vous devez également être compétent en matière de gestion des ressources de l'agence. Une agence bien gérée a le potentiel d'augmenter considérablement son efficacité et ses marges bénéficiaires.

Il est clair que le terme « logiciel d'agence numérique » couvre un éventail assez large d'applications et de progiciels. Cela pourrait représenter un défi pour certains propriétaires d'agences : comment choisir le logiciel qui convient à votre entreprise ?

Il n'existe pas de stratégie parfaite.

Cependant, les conseils partagés ici vous aideront à analyser tout logiciel d'agence que vous envisagez d'utiliser afin que vous puissiez être plus sûr de vos choix.

Conseil n° 1 – Commencez par dresser la liste de vos difficultés

Qu'est-ce qui ne fonctionne pas comme vous le souhaiteriez dans votre agence ?

Cette question est votre point de départ. Les réponses révéleront les difficultés que vous rencontrez dans votre agence. Par exemple, vous n'êtes peut-être pas payé à temps parce que vous utilisez un système de facturation manuel. Ou vous dépassez peut-être le budget et le périmètre des projets, ce qui mécontente les clients. Ces problèmes finissent par affecter l'ensemble de votre agence. Vous n'êtes pas aussi rentable que vous devriez l'être en raison de problèmes de facturation. Vous rencontrez des difficultés avec vos clients, car vous ne parvenez pas à gérer correctement leurs projets. Si vos difficultés concernent la sécurisation des appareils distribués, des outils tels que Scalefusion peuvent vous aider à centraliser le contrôle et à réduire les frais généraux liés à l'informatique.

En fin de compte, si cela nuit à votre agence, c'est un problème auquel vous devez faire face.

En dressant la liste de vos difficultés, vous atteignez deux objectifs.

Tout d'abord, vous identifiez le type de logiciel dont vous avez besoin pour votre entreprise. Dans l'exemple de la facturation, le logiciel évident pourrait être une solution de facturation et de comptabilité. Il peut même s'agir d'une solution tout-en-un, surtout si vos difficultés proviennent du fait que vous ne parvenez pas à relier la facturation au travail réellement effectué.

Deuxièmement, vos difficultés deviennent votre liste de critères pour choisir le logiciel d'agence numérique qui vous convient. Si le produit ne soulage pas la douleur, il ne vaut pas son prix.

Conseil n° 2 – Comparez les prix et les fonctionnalités des logiciels

La plupart des logiciels que vous envisagez fonctionnent selon le modèle commercial « Software as a Service » (SaaS). Cela signifie que vous payez des frais récurrents, généralement mensuels, pour accéder au logiciel. Le problème pour les agences numériques est qu'elles finissent souvent par dépenser trop pour ces logiciels. Pas moins de 90 % des acheteurs de SaaS paient trop cher.

Les dépenses excessives engloutissent les ressources et réduisent vos bénéfices.

Une fois que vous avez identifié vos points faibles, la prochaine étape comporte deux volets.

Commencez par comparer ces inconvénients aux fonctionnalités offertes par le logiciel d'agence numérique que vous envisagez d'acheter. Si le logiciel résout le problème, tant mieux, vous pouvez l'ajouter à votre liste. Mais cela ne signifie pas pour autant que vous deviez vous précipiter pour acheter. Les agences paient souvent trop cher parce qu'elles investissent dans des logiciels qui répondent à leurs besoins, mais qui comportent également une multitude de fonctionnalités dont elles n'ont pas besoin.

Cela nous amène à la deuxième partie de l'étape : évaluer le prix par rapport à vos besoins.

Un logiciel complet peut comporter une longue liste de fonctionnalités que votre agence n'utilisera pas. Vous paierez également plus cher pour ces fonctionnalités que pour un logiciel basique qui couvre les besoins essentiels. Pensez à la valeur à long terme :

Cet outil vaut-il le prix que je paie actuellement, et continuera-t-il à en valoir la peine à l'avenir ?

Conseil n° 3 – Vérifiez toujours les avis

Plus des deux tiers (67,4 %) des consommateurs en ligne lisent entre une et six évaluations avant de se décider à acheter. Près d'un quart (23,7 %) en lisent davantage, et 14,6 % déclarent consulter plus de 10 avis.

Rejoignez les rangs de ces consommateurs exigeants lorsque vous choisissez un logiciel pour agence numérique.

Les avis sont votre outil pour aller au-delà du discours marketing sur le site Web d'un logiciel et découvrir ce qu'il offre réellement. Ils proviennent des sources les plus impartiales qui soient : des clients existants qui partagent leurs expériences. Ils ne sont donc pas influencés par l'entreprise qui vend le logiciel, qui souhaite évidemment que vous l'achetiez.

Pour savoir où trouver ces avis, Google est souvent votre meilleur allié. Si le logiciel dispose d'une page Google My Business, utilisez-la pour vous faire une idée de ce que pensent les clients existants. Il en va de même pour les pages des réseaux sociaux : rendez-vous sur ces pages et consultez les commentaires publiés sous les publications.

Vous ne recherchez pas seulement les commentaires des clients ici. Vous souhaitez également voir comment le fournisseur de logiciels réagit à ces commentaires. Après tout, vous savez que tout peut arriver avec un service. Mais si l'entreprise tente de réparer ses erreurs, comme vous le feriez vous-même, vous pouvez au moins constater qu'elle offre un service clientèle solide.

De plus, un mot sur les témoignages partagés par le développeur du logiciel :

Ils sont utiles, mais ils sont aussi partagés parce qu'ils sont brillants. Vous devrez approfondir vos recherches en consultant des sources neutres si vous souhaitez obtenir un éventail complet des opinions des clients.

Conseil n° 4 – Impliquer les principales parties prenantes dans la prise de décision

En tant que propriétaire d'agence, vous pouvez avoir l'impression que la responsabilité du choix d'un logiciel pour agence numérique repose uniquement sur vos épaules.

Ce n'est pas le cas.

Le logiciel que vous choisirez sera utilisé dans l'ensemble de votre agence. Il y a donc des parties prenantes clés à consulter avant de prendre votre décision.

La consultation commence avec toute personne qui occupe un poste supérieur au vôtre au sein de l'agence. Pour un propriétaire, ce n'est pas un problème, sauf si vous devez rendre des comptes à un conseil d'administration. Mais même si vous n'avez pas de conseil d'administration, vous voudrez impliquer les cadres supérieurs ou la direction générale dans la décision. Votre directeur financier, par exemple, voudra connaître les tenants et aboutissants de tout logiciel de facturation que vous choisirez.

Prochaine étape : les employés.

Ce sont les personnes qui utiliseront le logiciel au quotidien. C'est même le cas avec une solution de gestion d'agence tout-en-un. Vos collaborateurs doivent toujours utiliser le logiciel pour suivre le temps, partager des fichiers et accomplir leurs tâches. Donnez à ces personnes la possibilité de participer à votre processus de sélection. Après tout, un logiciel d'agence numérique qui n'est pas adopté par votre équipe est un logiciel qui vous coûtera cher.

Enfin, parlez à vos clients.

Ils n'utiliseront peut-être pas directement le logiciel (à moins que vous n'optiez pour un portail client ), mais ils en subiront les conséquences. Vous ne leur parlerez probablement pas directement du logiciel que vous envisagez d'acheter. Parlez-leur plutôt des problèmes qu'ils rencontrent dans leur collaboration avec votre agence. Tout comme vous avez pris en compte les problèmes internes de votre agence lorsque vous avez commencé vos recherches, les défis de votre client pourraient vous guider vers le logiciel adéquat.

Conseil n° 5 – Élaborez une stratégie de gestion du changement

L'introduction de tout nouveau logiciel entraîne des changements dans la façon dont votre agence mène ses activités.

Cela s'applique à tous les types de logiciels mentionnés dans cet article : qu'ils soient liés à la gestion des services ou à celle des agences, ces logiciels transformeront votre façon de travailler.

Ne sous-estimez pas l'impact que ces changements peuvent avoir sur votre agence. Selon Gartner, environ la moitié des changements mis en œuvre dans les entreprises échouent, seuls 34 % d'entre eux étant des succès incontestables. C'est un ratio assez médiocre, c'est pourquoi vous devez mettre en place une stratégie pour vous aider à gérer le changement.

Voici quelques conseils rapides pour élaborer cette stratégie :

• Connaissez (et communiquez) le « pourquoi » – « Pourquoi avons-nous besoin de cela ? » sera probablement la première objection que vous entendrez à propos de votre nouveau logiciel d'agence numérique. Vous devez avoir une réponse claire, telle que « Cela nous aidera à être payés à temps », que vous pouvez communiquer rapidement.
• Informez vos employés – Vous avez déjà couvert une partie de cet aspect en impliquant vos employés dans le processus de sélection du logiciel. Continuez ! Informez vos employés du calendrier de mise en œuvre et des formations qu'ils devront suivre.
• Mettez l'accent sur l'opportunité – Parfois, vous constaterez que les objections ne proviennent pas du service spécifique qui utilisera le logiciel. Ils viendront d'ailleurs, par exemple des services qui interagissent avec les personnes directement concernées. Votre objectif est de présenter cette opportunité à tout le monde. Expliquez pourquoi l'amélioration d'un aspect de l'agence grâce à un nouveau logiciel aura un impact positif sur tous les autres aspects. Par exemple, un nouveau CRM peut faciliter le suivi des progrès des clients par vos chefs de projet, tout en profitant aux ventes et au marketing.
• Soyez un modèle – La meilleure façon d'encourager le changement est de faire vous-même partie de ce changement. Montrez de l'intérêt pour votre nouveau logiciel, même si vous n'avez pas besoin de l'utiliser. Agissez en accord avec le changement – en mettant en avant les aspects positifs qui l'entourent – afin de servir de modèle aux collaborateurs de votre agence.

Conseil n° 6 – Essayez avant d'acheter

Même après avoir suivi tous ces conseils, vous n'êtes peut-être pas certain que le logiciel pour agence digitale que vous envisagez d'acheter soit le bon choix. Ce n'est pas grave. Il existe une multitude d'options logicielles, il est donc naturel de se sentir dépassé au moment de prendre une décision.

Les essais gratuits sont la solution. Une période d'essai peut vous aider à répondre aux questions auxquelles le marketing d'un logiciel ne répond pas. Ils vous permettent également de vous familiariser, ainsi que vos collaborateurs, avec le logiciel avant de vous engager.

Le logiciel de gestion d'agence tout-en-un Bonsai en est un parfait exemple. Son essai gratuit dure sept jours, pendant lesquels vous bénéficiez d'un accès illimité. Une fois la période d'essai terminée, vous êtes invité à souscrire à un forfait payant, mais vous n'y êtes pas obligé.

Prenez votre temps pour tester ces logiciels et donnez à chacun d'entre eux l'occasion de démontrer sa valeur. Cela signifie qu'il ne faut pas mener plusieurs essais à la fois, car cela ne ferait que semer la confusion chez vos collaborateurs. Profitez pleinement de la version d'essai avant de passer au logiciel suivant. Créez des rapports mettant en évidence les problèmes que le logiciel a résolus – et ceux qu'il n'a pas réussi à résoudre – et vous comprendrez mieux les options qui s'offrent à vous.

Trouvez le logiciel d'agence numérique qui vous convient

Chaque recherche de logiciel pour agence numérique commence par la même question :

Quels problèmes mon agence doit-elle résoudre ?

À partir de là, vous déterminez le type de logiciel qui correspond à vos besoins. De plus, vous pouvez vous appuyer sur vos réponses pour identifier les processus spécifiques ou les problèmes liés au personnel qui ont un impact sur votre service.

À partir de là, il s'agit de prendre le temps de bien étudier les différentes options qui s'offrent à vous. Une décision prise à la hâte pourrait vous amener à investir dans un logiciel qui ne répond pas à vos besoins. Prenez votre temps et impliquez vos employés lorsque vous établissez votre liste restreinte et testez chaque logiciel. Après tout, le temps consacré aux premières étapes vous évite de perdre de l'argent en choisissant un logiciel inefficace.

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