Améliorez le processus de création des factures de votre agence : 10 conseils essentiels

Une facture est un document important qui indique aux clients ce qu'ils doivent payer et à quelle date. Il permet aux agences de conserver des registres clairs des services qu'elles ont fournis et, de même, permet aux clients de tenir à jour leurs propres dossiers. Cependant, une facture d'agence efficace peut également être bien plus que cela.

Cet article explore comment les agences peuvent utiliser leurs factures pour améliorer leur image de marque, établir de meilleures relations avec leurs clients et être payées plus rapidement. De plus, nous avons rassemblé dix conseils pour améliorer rapidement les processus de création de factures de votre agence.

Commençons par examiner pourquoi des factures bien rédigées sont essentielles à la réussite commerciale d'une agence.

L'importance d'une facture efficace

Lorsque votre agence vient de se lancer, il peut être tentant d'accepter des conditions de paiement au cas par cas. Chaque client confirmé est un motif de réjouissance. Un e-mail ou un message WhatsApp confirmant que les paiements ont été envoyés peut sembler suffisant dans ces circonstances.

Cependant, sans processus de facturation clairs dès le départ, vous risquez de vous retrouver avec des registres incomplets. Vous pourriez ne pas assurer le suivi auprès d'un client et manquer un paiement. Vous pourriez même offrir des services gratuitement sans le vouloir.

Cela présente plusieurs inconvénients :

• Cela donne une image peu professionnelle.
• Les clients tenteront de profiter de votre manque d'organisation pour obtenir des services supplémentaires gratuitement.
• Les clients peuvent inciter leurs pairs à faire de même.
• Les bénéfices sont freinés.

En fin de compte, sans facturation claire, il est impossible de gérer efficacement votre trésorerie. Les factures indiquent précisément à qui vous avez facturé, ce que vous avez facturé et qui a payé.

Cela facilite le suivi des paiements manquants et permet de rappeler poliment aux clients quand et comment payer. Vous pouvez également utiliser vos factures comme référence rapide. Si un client revient vers vous, une facture précédente documente les derniers services que vous lui avez fournis. Vous pouvez renforcer votre relation existante en montrant que vous vous souvenez de leurs besoins et en leur proposant davantage de services similaires ou connexes.

Facture ou bon de commande

Une facture est-elle identique à un bon de commande ? Un bon de commande est un autre document relatif aux biens ou services. Cependant, elle est généralement émise par un client à un fournisseur ou à un vendeur plutôt que l'inverse. Un client peut contacter une agence avec un bon de commande pour des services. Une fois les services rendus, il est temps de créer une facture d'agence.

En bref, les bons de commande correspondent à ce que souhaite le client. Les factures indiquent les prestations fournies par une agence et les montants que le client doit payer.

Notions de base sur les factures

Suivre les meilleures pratiques en matière de facturation signifie inclure les informations qui rendent votre facture juridiquement contraignante. C'est un point important : une facture est un document juridique, ce qui constitue une raison supplémentaire de prendre le temps de s'assurer qu'elle contient toutes les informations pertinentes. Voici quelques-uns des éléments qui figurent généralement sur une facture d'agence.

Coordonnées et informations de contact de l'agence

Chaque facture doit clairement indiquer qui l'émet et qui doit la payer, c'est-à-dire l'émetteur et le payeur. Indiquez au minimum le nom, l'adresse et les coordonnées de votre agence. Vous pouvez également ajouter l'adresse d'un site web et plusieurs moyens de vous contacter. Il est également très utile pour les clients de disposer du nom de la personne à contacter pour toute question relative à la facturation.

Veillez à ce que le nom du client soit clairement indiqué, qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise. Plus votre facture sera détaillée, plus elle vous sera utile en cas de litige juridique concernant des paiements manqués.

Une description complète des services rendus

Il devrait également y avoir un espace sur la facture pour indiquer précisément l'objet de celle-ci. Une agence de marketing peut établir une facture pour un seul contenu ou pour toute une campagne de marketing sur les réseaux sociaux. Une facture de campagne doit comporter des puces afin que le client comprenne à quoi correspond le montant total dû.

Si cela encombre trop la facture, vous pouvez envoyer un relevé détaillé séparé des services, indiquant chacun d'entre eux avec son coût correspondant. Discutez avec vos clients pour comprendre comment ils préfèrent consulter ces informations. Votre CRM (système de gestion de la relation client) peut fournir un portail client où les clients peuvent se connecter et consulter certaines de ces informations par eux-mêmes.

Un numéro de facture unique

Chaque facture d'agence doit également comporter un numéro de facture. Votre agence peut appeler ces identifiants de facture ou numéros de référence de facture. Peu importe comment vous les appelez, l'important est de vous assurer qu'ils sont tous uniques. Cela vous permet de suivre facilement les paiements. Cela aide également à s'organiser. Vous pouvez stocker les factures numériques en indiquant leur numéro au début du nom du fichier. Les classer par ordre alphabétique permet de voir immédiatement quand les clients ont fait réaliser des travaux et en quoi ceux-ci consistaient.

La plupart des agences trouvent cette méthode plus fiable que le classement des factures par « date de modification ». Si un autre membre du personnel de l'agence a récemment modifié une facture, celle-ci peut apparaître à tort comme étant la plus récente.

Dates importantes

Les factures de votre agence doivent également inclure :

• Date à laquelle la facture a été créée.
• Date à laquelle le paiement est dû.
• Dates des versements, le cas échéant.

Mettez ces dates en évidence et utilisez un format cohérent. Votre client doit comprendre immédiatement quand il doit payer et combien.

Conditions générales

Toutes les factures de l'agence doivent également contenir les conditions générales applicables. Si un client risque de se voir facturer des frais de retard, veuillez l'indiquer sur la facture. De même, s'il existe des T&Cs spécifiquement liés aux services fournis, veillez à ce qu'ils soient inclus dans la facture.

Pour simplifier la tâche à votre client, vous pouvez mettre à disposition sur votre site web un ensemble standardisé de conditions générales de vente (&s) et ajouter un lien vers celles-ci sur chaque facture.

Les autres éléments importants à inclure dans les factures de votre agence sont les modes de paiement que vous acceptez, les devises applicables et, bien sûr, le montant total dû. Si les produits ou services que vous fournissez sont soumis à la taxe, veuillez inclure une ventilation expliquant pourquoi.

Améliorer les factures de votre agence

Une fois que vous avez défini les bases, il est temps de réfléchir à la manière dont vous pouvez les personnaliser en fonction de l'image de marque de votre agence. Réfléchissez à la manière dont vous allez ajouter les éléments suivants :

• Un logo ou d'autres éléments de marque, par exemple les couleurs de votre marque.
• Un texte qui correspond à la personnalité et au ton de votre marque.
• Cohérence, par exemple en utilisant le même format ou modèle à chaque fois.
• Simplicité — pouvez-vous fournir des liens afin que les clients puissent payer immédiatement en ligne ?

Modifier vos factures n'est qu'une des façons dont vous pouvez utiliser la documentation de votre agence pour vous démarquer de la concurrence.

Avantages liés à l'amélioration des factures de votre agence

Vous savez à quel point les factures sont importantes, mais pourquoi est-il si crucial d'ajouter ces fonctionnalités supplémentaires ? Les experts en recherche de Deloitte ont récemment prédit que les dépenses des entreprises en matière d'externalisation pourraient atteindre 731 milliards de dollars par an. En impressionnant régulièrement vos clients avec des documents clairs et concis, vous contribuez à garantir à votre agence une part importante du gâteau.

Voici quelques autres avantages clés liés à l'ajustement des factures de votre agence.

Soyez payé plus rapidement

Si vos clients peuvent comprendre vos factures et payer instantanément, il y a de fortes chances qu'ils le fassent. Des factures claires et intuitives favorisent un paiement plus rapide. Il y a moins de risques de questions, de litiges ou de plaintes concernant la facturation. Le client n'aura pas besoin de vérifier que la facture provient bien de votre entreprise, car votre marque y sera clairement indiquée. Tous ces facteurs ont un impact positif sur la disposition du client à payer.

Améliorer l'organisation administrative

Lorsque vous disposez d'un processus de facturation cohérent, le classement et la récupération des informations deviennent des tâches beaucoup plus simples. Les numéros de facture consécutifs vous permettent de comprendre rapidement quelles factures correspondent à une période donnée.

Les CRM avancés peuvent même relier certaines factures directement aux profils des clients. Les membres du personnel de l'agence issus de différentes équipes peuvent rapidement voir le travail déjà effectué pour ce client et s'il s'agit d'un payeur fiable. Cela est utile, par exemple, pour décider de conclure ou non un nouveau contrat avec ce client.

Facilitez la vie de vos clients

Les clients apprécient que vous leur simplifiiez la vie. Ils ne veulent pas avoir l'impression qu'il faut un diplôme en mathématiques pour comprendre vos factures. En rendant tout clair et intuitif, vous les aidez à traiter vos factures et à poursuivre leur journée bien remplie.

Renforcer la notoriété de la marque

L'ajout de logos et de contenu de marque aux factures contribue à renforcer l'image, le ton et les valeurs globales de votre entreprise. Les clients savent à quoi s'attendre de votre part. Ils commencent à s'intéresser à votre marque et à vous suivre sur les réseaux sociaux et autres canaux marketing.

Stephen Gilbert, PDG d'une agence de marketing très performante, déclare: « Un marketing de marque percutant peut aider les marques à mieux se différencier, à créer de la valeur à long terme plutôt que des gains rapides, et à toucher les consommateurs à un niveau plus profond. » Des factures soigneusement rédigées et cohérentes peuvent s'inscrire dans cette stratégie et renforcer le succès à long terme de l'image de marque des agences.

Connectez votre marque à des processus intuitifs

Votre marque devient intrinsèquement associée à la simplicité et à l'intuitivité lorsque vous simplifiez la facturation pour vos clients. Ils finiront par considérer votre agence comme celle avec laquelle il est facile de traiter. Espérons qu'ils partageront cette expérience avec leurs pairs et contribueront également à stimuler votre stratégie de génération de prospects.

Comment rendre les factures de votre agence plus efficaces : dix conseils

Maintenant que vous savez pourquoi vous devriez améliorer vos factures, voici comment commencer à mettre en œuvre des changements positifs. Nous avons rassemblé dix façons de rendre les factures des agences plus intuitives, plus faciles à payer et plus claires pour toutes les parties concernées.

1. Réviser les modèles de factures existants

Il y a de fortes chances que, s'il existe une bonne façon de faire quelque chose, quelqu'un l'ait déjà mise au point. C'est tout à fait vrai pour les factures des agences. Utilisez un fournisseur fiable de modèles commerciaux tel que Bonsai pour trouver des modèles de factures et déterminer ceux qui conviennent le mieux à vos relations agence-client.

Pour un résultat optimal, combinez un modèle éprouvé avec votre propre image de marque et votre personnalisation.

2. Renseignez-vous à l'avance sur les modes de paiement préférés de vos clients.

Lors de l'intégration, demandez aux clients comment ils souhaitent régler leurs factures. De cette façon, vous pouvez inclure ces types de paiement de manière visible lorsque vous créez des factures pour ce client. Vous pouvez modifier un modèle existant, puis l'enregistrer dans le profil de ce client afin de pouvoir le réutiliser à plusieurs reprises.

Cela permet à vos clients de se sentir valorisés et montre que vous prêtez attention aux détails qui comptent.

3. Évitez le « jargon juridique »

Ces détails ne doivent toutefois pas inclure de « jargon juridique », terme argotique désignant le langage contractuel souvent difficile à comprendre. Bien que chaque facture doive comporter des conditions générales, telles que l'explication des frais de retard de paiement, réfléchissez bien à la formulation que vous utilisez. Si le langage utilisé est trop formel et complexe, votre client risque de ne pas comprendre les détails les plus subtils. Ils ne le liront peut-être même pas.

En privilégiant un langage clair et direct, vos factures seront plus faciles à comprendre et vous aurez plus de chances d'être payé dans les délais.

4. S'assurer que les informations sont exactes

En plus d'être direct, assurez-vous que les informations que vous fournissez sont correctes et pertinentes. Ceci est particulièrement important lorsque vous utilisez des modèles de facture. Même si vous disposez d'informations standardisées que vous utilisez régulièrement, il y aura toujours certaines différences, notamment :

• Date de délivrance
• Date d'échéance du paiement
• Numéro de facture

Les montants et les services fournis peuvent également varier. Vérifiez bien que vous avez saisi de nouvelles informations plutôt que de simplement renvoyer une ancienne facture qui semble similaire.

5. Vérifiez que le montant du paiement correspond au détail des frais.

Lorsque vous utilisez un logiciel professionnel qui vous permet de créer des packs d'articles à prix fixe, cela ne pose pas vraiment de problème. Des plateformes telles que Bonsai vous permettent de générer rapidement une facture à partir d'une liste de produits ou de services préremplie. Cependant, si vous ne disposez pas d'un tel logiciel, il est toujours utile de vérifier que le montant total dû est justifié par le détail fourni.

Si le montant total des services individuels n'atteint pas le montant demandé, vous pourriez passer beaucoup de temps à régler des litiges liés à la facturation. Cela nuit à votre marque et risque de pousser vos clients vers vos concurrents.

6. Découvrez où envoyer vos factures

La plupart des clients ont une personne ou un service spécifique qui s'occupe du paiement des factures. Si vous supposez qu'il s'agit de la personne avec laquelle vous avez conclu votre contrat, vous risquez d'attendre longtemps avant d'être payé. Celui-ci est facile à manipuler. Il suffit de poser la question lors de l'intégration : À qui devons-nous envoyer les factures ?

7. Vérifiez chaque facture avant de l'envoyer.

Une fois que tous les détails sont clairs, prenez le temps de relire la facture avant de l'envoyer. 30 secondes supplémentaires aujourd'hui pourraient vous faire gagner des heures, voire des jours, de retard à l'avenir. Les aspects à vérifier autres que ceux que nous avons déjà abordés comprennent l'orthographe, la grammaire et le ton. N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'adopter un ton autoritaire pour une première facture. Gardez cela pour les derniers rappels.

8. Envoyez vos factures rapidement

Les études montrent qu'environ la moitié des factures émises par les petites entreprises sont payées en retard. Les agences peuvent réduire les retards de paiement en veillant à envoyer les factures le plus tôt possible, avec des conditions de paiement claires. Si vous avez fourni les services convenus, n'attendez pas : envoyez immédiatement votre facture. Une autre astuce consiste à informer les clients à l'avance des conditions de paiement afin qu'ils ne soient pas surpris par la suite.

9. Suivi si nécessaire

Si vos factures demandent un paiement dans les sept jours et que vous n'avez toujours pas reçu de réponse après huit jours, n'hésitez pas. Envoyez rapidement un e-mail de suivi et vérifiez poliment que la facture est bien parvenue à la bonne personne. De nombreux retards sont tout à fait innocents, auquel cas la plupart des clients seront reconnaissants du rappel. N'oubliez pas que leur capacité à payer dans les délais a un impact sur la réputation de leur marque, tout comme des factures confuses pourraient avoir un impact sur la vôtre. N'hésitez pas à relancer les clients pour obtenir le paiement, car vous les aidez ainsi à garder le contrôle de leurs finances.

10. Utilisez un logiciel de gestion d'agence pour simplifier la facturation.

Tous les conseils ci-dessus sont plus faciles à suivre avec un logiciel d'agence adapté. Bonsai offre une interface claire et intuitive qui facilite la création et l'envoi des factures d'agence. La possibilité de choisir et de personnaliser des modèles existants réduit considérablement le temps consacré à la facturation. Cela permet à votre personnel de consacrer plus de temps aux ventes, à l'établissement de relations ou à d'autres tâches essentielles à l'entreprise.

Bonsai inclut également des rappels de paiement automatiques. Demandez aux clients d'effectuer leurs paiements tout en restant professionnel et fidèle à l'image de marque. Vous pouvez même utiliser la plateforme pour mettre en place des paiements récurrents pour les services d'abonnement, en envoyant des factures mensuelles pour les dossiers de vos clients.

Créer des forfaits d'abonnement ou des ensembles de services est toujours facile. Une fois votre colis enregistré dans Bonsai, il vous suffit de cliquer une fois dessus pour ajouter les produits et services correspondants à une nouvelle facture.

Un responsable marketing a déclaré : « Je dirige une petite entreprise de marketing et je trouve qu'il est très facile de suivre les factures des clients. J'apprécie particulièrement le fait que le système envoie automatiquement des rappels de paiement à mes clients et leur permette de payer par carte sans que cela m'entraîne de pénalité. »

Ajouter le bon logiciel à la pile technologique de votre agence

Comme vous l'avez vu, il est plus facile de mettre en place une facturation efficace dans la stratégie organisationnelle de votre agence grâce à une solution logicielle multifonctionnelle. Vous pouvez tirer parti de l'efficacité des logiciels de facturation en vous procurant des outils qui offrent de multiples fonctionnalités. La possibilité d'envoyer des propositions, des contrats et des invitations à des réunions à partir de la même plateforme rend les agences beaucoup plus efficaces.

À l'échelle mondiale, le marché de la facturation électronique a connu une croissance de 80 % depuis 2018. Il existe tellement de fournisseurs de logiciels qui se disputent les contrats de votre agence. Assurez-vous de choisir un fournisseur qui offre de multiples avantages à vous et à vos clients. Votre logiciel doit vous aider à créer facilement des factures d'agence tout en réduisant les frictions dans les processus tels que l'intégration, la planification et la gestion des relations. Créez votre compte Bonsai gratuit ici et découvrez ce que nous pouvons offrir à votre agence.