Comment choisir un logiciel de gestion de projet pour une agence de publicité

L'époque où la gestion de projet se faisait à l'aide d'un stylo et d'un bloc-notes ou en saisissant manuellement de grandes quantités de données dans des feuilles Excel est révolue. Aujourd'hui, il serait inquiétant de ne pas disposer de plusieurs logiciels pour gérer les informations essentielles de votre entreprise.

Si vous dirigez une agence de publicité, vous savez à quel point il peut être difficile de tenir à jour les informations de chaque client et de veiller à ce que chacun bénéficie du traitement unique qu'il mérite. De plus, vous devez faire tout cela tout en jonglant avec plusieurs clients, chacun exigeant toute votre attention afin qu'ils ne prennent pas de retard dans la promotion de leur marque.

C'est là que les logiciels de gestion de projets pour agences de publicité entrent en jeu pour sauver la mise. En utilisant une technologie basée sur le cloud avec des solutions de gestion sur mesure, vous pouvez faciliter la gestion de vos projets. Le bon logiciel vous garantit une plateforme fiable pour stocker et suivre tout ce qui concerne vos clients.

Poursuivez votre lecture pour découvrir tous les avantages que les logiciels de gestion de projet peuvent apporter à votre agence et quelle solution vous conviendra le mieux.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est une plateforme centralisée qui permet aux équipes, petites ou grandes, d'accéder efficacement aux informations essentielles relatives aux projets et de suivre leurs pipelines. C'est un outil essentiel pour garantir que toute l'équipe reste sur la bonne voie et que les étapes critiques du projet soient respectées.

Les spécificités réelles du logiciel, c'est-à-dire ce qu'il peut faire, dépendent fortement du logiciel en question et parfois même du secteur auquel il est destiné. Cependant, la plupart des logiciels de gestion de projet adoptent une approche généraliste avec une personnalisation mineure afin de garantir un bon fonctionnement, quel que soit le type d'entreprise que vous possédez.

Pour une agence de publicité, un logiciel de gestion de projet permet généralement d'attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes et garantit un contrôle rigoureux de la campagne marketing de chaque client. En outre, les logiciels de gestion de projet riches en fonctionnalités peuvent également inclure des éléments de logiciels de gestion de la relation client (CRM). Il permet à toute l'équipe de suivre et de contribuer aux profils des clients et de s'assurer que leurs besoins sont satisfaits de manière appropriée.

Les logiciels de gestion de projet rationalisent les tâches répétitives telles que la saisie de données. Selon Monday, environ un quart des chefs de projet estiment que ce type de saisie répétitive leur fait perdre du temps et les empêche de se concentrer sur ce qui compte vraiment dans les projets.

Par conséquent, l'objectif ultime de tout logiciel de gestion de projet est de rationaliser les opérations de l'agence et de garantir que l'équipe travaille à son rendement maximal. Cela permet à une entreprise d'économiser de l'argent et du temps qui seraient consacrés à la saisie manuelle et à la recherche de données dans des feuilles de calcul peu pratiques.

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Top 10 des logiciels de gestion de projet pour les agences de publicité

1. Bonsaï

Bonsai est un logiciel de gestion de projet tout-en-un spécialement conçu pour les agences de publicité, offrant une gamme de fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques des professionnels de la création.

Caractéristiques principales:

Gestion des tâches : organiser et attribuer les tâches au sein des projets, fixer des échéances et suivre les progrès. Cela permet de s'assurer que chaque membre de l'équipe sait ce qui doit être fait et à quel moment, afin que les projets respectent le calendrier prévu.

Suivi du temps : suivez facilement le temps passé sur chaque tâche ou projet. Ceci est essentiel pour une facturation précise, en particulier dans les agences où le temps est souvent facturé aux clients.

Collaboration avec les clients : Bonsai permet une communication fluide avec les clients grâce au partage des mises à jour des projets via le portail client, aux boucles de rétroaction et aux processus d'approbation. Cela permet aux clients de rester informés et garantit que leurs commentaires sont pris en compte de manière efficace.

Facturation et paiements : générez des factures professionnelles directement à partir des tâches terminées et des heures facturables enregistrées. Bonsai prend également en charge le traitement intégré des paiements, ce qui facilite la gestion des finances et permet d'être payé à temps.‍

Gestion des contrats et des propositions : créez, envoyez et signez des contrats et des propositions au sein de la plateforme. Cela permet de rationaliser le processus d'intégration des nouveaux clients et garantit que tous les accords sont regroupés au même endroit.

Rapports financiers : suivez les budgets, les dépenses et la rentabilité des projets grâce aux outils de reporting financier de Bonsai. Cette fonctionnalité aide les agences à surveiller leur santé financière et à prendre des décisions commerciales éclairées.

Avantages :

Efficacité améliorée : la plateforme tout-en-un de Bonsai réduit le besoin de multiples outils, ce qui permet de gagner du temps et de simplifier la gestion des projets, des tâches et des finances.

Amélioration des relations avec les clients : grâce à une communication transparente et à une collaboration rationalisée, les agences peuvent établir des relations plus solides et plus confiantes avec leurs clients.

Facturation précise : les fonctionnalités intégrées de suivi du temps et de facturation garantissent que chaque heure facturable est prise en compte, ce qui permet des paiements plus précis et plus rapides.

Contrôle financier : la possibilité de suivre les budgets et de générer des rapports financiers aide les agences à garder le contrôle de leurs finances, à éviter les dépassements budgétaires et à maximiser leur rentabilité.

Évolutivité : que vous gériez quelques clients ou un portefeuille important, Bonsai s'adapte à votre agence et vous offre les outils nécessaires pour gérer efficacement des projets aussi bien modestes que complexes.

Bonsai donne aux agences de publicité les moyens d'agir en leur fournissant les outils dont elles ont besoin pour gérer leurs projets, collaborer avec leurs clients et gérer leurs finances, le tout au sein d'une plateforme unique et conviviale. Cela se traduit par des opérations plus efficaces, des clients plus satisfaits et des résultats financiers plus sains.

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2. Wrike

Wrike fournit une solution globale permettant aux agences de publicité de rationaliser leurs processus. Avec ses outils puissants pour la gestion de projets, l'attribution des tâches et le suivi des équipes, la plateforme Wrike est un atout essentiel pour toute agence de design. Il donne à votre équipe les moyens de gérer efficacement le flux de travail grâce à des systèmes efficaces de planification de projet et de suivi du temps.

Les fonctionnalités de planification des ressources et de collaboration permettent d'optimiser les efforts de l'équipe, tandis que la budgétisation des projets et la gestion de la charge de travail garantissent la rentabilité des projets. Avec Wrike, vous pouvez obtenir des informations grâce aux rapports de projet, suivre le calendrier du projet, ce qui en fait une solution tout-en-un pour les projets de marketing et de publicité.

Caractéristiques principales

Wrike est un outil de gestion de projet polyvalent qui offre d'excellentes solutions aux agences de design, aux agences de publicité et aux spécialistes du marketing. Il offre des fonctionnalités robustes telles que la planification de projets et la planification des ressources, permettant une gestion efficace de la charge de travail et un suivi du temps.

Sa fonctionnalité de collaboration améliore le suivi des équipes et l'attribution globale des tâches tout en garantissant une bonne gestion du budget du projet. De plus, grâce à l'analyse du calendrier et de la rentabilité du projet, les utilisateurs sont en mesure de prendre des décisions fondées sur des données. Au final, Wrike garantit un meilleur reporting des projets pour des opérations fluides.

Avantages

Wrike offre une multitude d'avantages aux agences de publicité, essentiels pour améliorer la gestion de projets et optimiser l'attribution des tâches. Il simplifie la planification des projets et des ressources, permettant le suivi des équipes et le suivi du temps. Cela favorise une gestion optimale de la charge de travail, accélère les délais des projets, garantit leur rentabilité et améliore les rapports sur les projets.

La plateforme interactive facilite la collaboration et la budgétisation des projets, deux éléments essentiels à l'évolution des stratégies marketing. De plus, dans une agence de design, Wrike joue un rôle essentiel dans la rationalisation des processus et l'amélioration de la productivité des équipes, garantissant ainsi la bonne réalisation des projets dans les délais impartis.

3. Asana

Asana est rapidement devenu un outil incontournable pour la gestion de projets dans de nombreux secteurs différents, tels que les agences de publicité et les agences de design. Grâce à des fonctionnalités telles que l'attribution des tâches, le suivi des équipes et le suivi du temps, il permet une gestion efficace du flux de travail et de la communication.

La plateforme améliore la collaboration, simplifie la planification des projets et optimise la gestion de la charge de travail. Il permet même d'utiliser des fonctionnalités plus complètes telles que la planification des ressources, la budgétisation des projets et la gestion du calendrier des projets. De plus, les fonctionnalités de reporting du système offrent une vision transparente de la rentabilité des projets, ce qui permet aux équipes de prendre plus facilement des décisions fondées sur des données.

Caractéristiques principales

Asana, un outil de gestion de projet, offre une variété de fonctionnalités clés utiles à diverses entreprises, telles que les agences de marketing et de publicité. Cet outil robuste facilite la planification des projets, le suivi des équipes et l'attribution des tâches, garantissant ainsi que vos projets restent sur la bonne voie et que les ressources sont utilisées de manière optimale.

Les utilisateurs peuvent facilement suivre le calendrier du projet grâce à des mises à jour en temps réel et profiter de fonctionnalités de budgétisation et de gestion de la charge de travail afin d'optimiser la rentabilité. De plus, il offre également des capacités de collaboration supérieures, des fonctionnalités de suivi du temps pour une meilleure planification des ressources et des rapports détaillés sur les projets pour une visibilité claire sur l'avancement des projets.

Avantages

Asana offre des avantages considérables aux agences de publicité. En tant qu'outil de gestion de projet, il facilite la planification efficace des projets, l'attribution des tâches et le suivi du calendrier des projets, offrant ainsi une vue d'ensemble complète de la gestion de la charge de travail. Elle sert de plateforme de collaboration pour les équipes des agences de marketing et de design afin de simplifier la coordination et de garantir une planification efficace des ressources en temps réel.

De plus, les outils intégrés d'Asana pour le suivi du temps, la budgétisation des projets et la rentabilité des projets facilitent le contrôle des projets. Il convient notamment de souligner que la fonctionnalité robuste de reporting de projet fournit des informations qui peuvent améliorer la prise de décision et favoriser une approche plus efficace de la gestion des projets publicitaires.

4. Lundi.com

Monday.com est un outil complet de gestion de projet utilisé par les agences de publicité et les agences de design pour améliorer la collaboration et l'efficacité. Cette plateforme facilite la planification des ressources, le suivi des équipes et le suivi du temps, améliorant considérablement l'attribution des tâches et la gestion de la charge de travail.

Grâce à des fonctionnalités telles que la création automatisée de calendriers de projet, il simplifie la planification des projets. Par ailleurs, cet outil permet de suivre facilement le budget et la rentabilité des projets. Monday.com propose des rapports détaillés sur les projets, favorisant ainsi davantage la transparence et la responsabilité au sein des équipes.

Caractéristiques principales

Monday.com propose diverses fonctionnalités clés adaptées à différents secteurs, notamment le marketing, les agences de publicité et les agences de design. Il excelle principalement dans la gestion de projets grâce à l'attribution des tâches, au suivi des équipes et à la planification des projets, ce qui permet aux utilisateurs de coordonner et d'élaborer plus facilement leurs projets de manière transparente.

Il simplifie le suivi du temps, la planification des ressources, la gestion de la charge de travail et les ajustements du calendrier des projets. La plateforme améliore également la collaboration, offre une vue d'ensemble facile de la budgétisation des projets, fournit des informations sur la rentabilité des projets et génère des rapports concis sur les projets. Dans tous les secteurs, Monday.com est un outil de travail intuitif permettant d'organiser des projets et des tâches.

Avantages

Monday.com offre un large éventail d'avantages aux agences de publicité. Grâce à ses fonctionnalités efficaces de gestion de projet, les agences peuvent optimiser la planification de leurs projets, l'attribution des tâches et le suivi des équipes. Cela permet un fonctionnement transparent et rationalisé qui peut améliorer la collaboration entre les équipes, ce qui se traduit par de meilleures stratégies marketing.

Les fonctionnalités de planification des ressources et de gestion de la charge de travail de la plateforme peuvent contribuer à une utilisation optimale des ressources de l'agence, améliorant ainsi le respect des délais et la rentabilité globale des projets. Grâce à ses fonctionnalités de suivi du temps et de budgétisation des projets, Monday.com aide à contrôler les coûts des projets et à renforcer la responsabilité.

De plus, le mécanisme robuste de reporting de projet de Monday.com offre une visibilité sur les performances du projet, ce qui en fait un outil indispensable pour les agences de design.

5. Trello

Trello est un outil puissant qui simplifie la gestion de projet, ce qui en fait une solution idéale pour les agences de publicité, les agences de design et les équipes marketing. Grâce à ses fonctionnalités complètes telles que l'attribution des tâches, le suivi des équipes, la planification des projets et le suivi du temps, Trello améliore la collaboration au sein des équipes, contribuant ainsi à une exécution efficace des projets.

De plus, la plateforme est équipée de fonctionnalités de planification des ressources et de gestion de la charge de travail afin d'aider à équilibrer efficacement les efforts de l'équipe. De plus, Trello offre des fonctionnalités essentielles pour la budgétisation des projets, la définition des calendriers, l'évaluation de la rentabilité et la génération de rapports, ce qui facilite la supervision globale des projets et augmente les taux de réussite.

Caractéristiques principales

Trello est un outil de gestion de projet polyvalent, indispensable pour la planification de projets, l'attribution de tâches et le suivi des équipes. Son système de cartes simplifie la visualisation du calendrier des projets, la gestion de la charge de travail et le déroulement des processus, ce qui le rend indispensable pour les agences de design et les équipes marketing. Offrant une collaboration en temps réel et un suivi du temps, Trello améliore la productivité et l'efficacité des rapports de projet.

Les agences de marketing et de publicité apprécient particulièrement Trello pour ses fonctionnalités en matière de planification des ressources et de budgétisation des projets. La plateforme fournit une image claire de la rentabilité du projet, permettant un suivi précis du budget, des ressources et du temps, ce qui en fait un outil fiable pour une gestion complète du projet.

Avantages

Trello offre plusieurs avantages aux agences de publicité en termes de gestion de projet et de collaboration. Il permet aux équipes des agences de marketing et de design de gérer efficacement leur charge de travail grâce à l'attribution des tâches, garantissant ainsi une planification de projet et un suivi du temps sans faille. Les fonctionnalités de Trello facilitent également la planification des ressources, le suivi du budget du projet et l'optimisation de la rentabilité du projet.

Cet outil fournit un calendrier clair du projet, facilitant le suivi par l'équipe. Avec Trello, les agences peuvent disposer d'un reporting complet sur les projets, rendant l'ensemble du flux de travail transparent et facile à gérer. Par conséquent, Trello joue un rôle important dans la réussite des campagnes publicitaires.

6. Camp de base

Basecamp est un outil formidable pour la gestion de projets, en particulier pour les agences de publicité, les agences de design et les services marketing. Ses fonctionnalités garantissent une attribution des tâches, un suivi des équipes et une planification des projets sans faille. Il garantit une planification rationalisée des ressources et un suivi du temps, améliorant considérablement la budgétisation des projets et la gestion de la charge de travail.

La plateforme améliore la collaboration au sein de l'équipe et simplifie le processus complexe de coordination du calendrier des projets. De plus, il offre des rapports complets sur les projets, ce qui est essentiel pour mesurer la rentabilité des projets. En regroupant tout au même endroit, Basecamp rationalise les processus de travail, rendant les efforts de l'équipe plus efficaces et productifs.

Caractéristiques principales

Basecamp est une plateforme de gestion de projet unifiée largement utilisée par les agences de publicité et d'autres organisations pour une attribution efficace des tâches, un suivi des équipes et une planification des projets. Cet outil est particulièrement utile pour créer des calendriers de projet, planifier les ressources et gérer la charge de travail. Une interface intuitive favorise une collaboration et une communication efficaces entre les membres de l'équipe.

Basecamp apporte également un soutien considérable dans les domaines de la budgétisation des projets et du suivi du temps. Cela permet un meilleur contrôle de la rentabilité des projets et facilite la production de rapports détaillés sur les projets. Ses applications polyvalentes en font un choix populaire pour une agence de design impliquée dans des initiatives marketing variées.

Avantages

Basecamp est un outil précieux pour les agences de publicité, car il rationalise la gestion de projets, l'attribution des tâches et le suivi des équipes. Sa plateforme complète permet une planification efficace des projets, un suivi en temps réel du calendrier des projets et une gestion efficace de la charge de travail. Cette approche globale garantit la rentabilité du projet, favorise une planification efficace des ressources et permet un reporting précis et un suivi du temps consacré au projet.

Avec Basecamp, la collaboration entre les équipes d'une agence de design est simple et directe. De plus, il offre une vue d'ensemble claire du budget du projet, ce qui est essentiel pour toute forme de marketing. En coordonnant tous les aspects de la gestion de projet, Basecamp apporte une multitude d'avantages aux agences de publicité.

7. Projets Zoho

Zoho Projects est un outil de gestion de projet puissant, particulièrement adapté aux agences de publicité et aux agences de design. Le logiciel offre une solution complète pour la planification de projets, l'attribution des tâches et le suivi des équipes, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité.

Les principales fonctionnalités comprennent la planification des ressources et le suivi du temps, ce qui permet une gestion optimale de la charge de travail et garantit la rentabilité des projets. Zoho Projects propose également des outils de collaboration avancés, idéaux pour harmoniser les équipes et maintenir une communication claire tout au long du projet.

Outre ses fonctionnalités pratiques, Zoho prend également en charge la budgétisation et le reporting complet des projets, offrant ainsi une vue d'ensemble complète du projet et facilitant la prise de décisions stratégiques.

Caractéristiques principales

Zoho Projects est un outil de gestion de projet robuste qui s'adresse à un large éventail de secteurs, des agences de publicité aux agences de design. Il offre une fonctionnalité complète de planification de projet, permettant aux utilisateurs de planifier et de surveiller méticuleusement chaque détail de leurs projets. Cet outil offre des fonctionnalités d'attribution des tâches, simplifiant ainsi la gestion de la charge de travail et garantissant une répartition claire des rôles. Avec Zoho Projects, les écarts par rapport au calendrier du projet peuvent être minimisés, garantissant ainsi des livraisons dans les délais.

Le logiciel améliore encore son utilité en offrant des fonctionnalités de suivi du temps, de suivi des équipes et de collaboration. Cela permet aux équipes marketing de collaborer de manière fluide, de suivre les progrès et de gérer efficacement leur temps, ce qui augmente la productivité et améliore la rentabilité des projets. Parmi les autres fonctionnalités importantes, citons la planification des ressources, la budgétisation des projets et la création de rapports détaillés sur les projets, qui offrent à toutes les parties prenantes une vue d'ensemble complète et transparente de l'état d'avancement des projets.

Avantages

Zoho Projects offre une gestion de projet robuste pour les agences de publicité. Grâce à des fonctionnalités telles que l'attribution des tâches, le suivi des équipes et la planification des projets, il permet de rationaliser les opérations et de créer un flux de travail fluide. Parmi ses avantages, on peut citer une meilleure planification des ressources et un suivi efficace du temps.

Ce logiciel facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le calendrier du projet et la gestion de la charge de travail. De plus, Zoho Projects est un excellent outil pour établir le budget des projets, améliorer leur rentabilité et fournir des rapports complets, ce qui en fait un outil précieux pour toute agence de design, qu'elle se concentre sur le marketing ou d'autres services.

8. Smartsheet

Smartsheet transforme la gestion de projet dans les agences de publicité et les cabinets de design en améliorant la visibilité et la responsabilité. Il permet une planification efficace des projets, l'attribution des tâches, la planification des ressources et la gestion de la charge de travail, garantissant ainsi un calendrier clair pour les projets. L'interface interactive de Smartsheet favorise la collaboration tout en facilitant le suivi des équipes et le suivi du temps.

De plus, il facilite la budgétisation des projets et garantit leur rentabilité en gérant les coûts et les revenus. De plus, il offre des fonctionnalités complètes de reporting de projet, donnant un aperçu des performances et des résultats du projet. Smartsheet est donc un outil indispensable pour les équipes marketing modernes, offrant une suite complète pour la gestion de projets.

Caractéristiques principales

Smartsheet est un outil complet de gestion de projet offrant des fonctionnalités telles que la planification de projet, l'attribution de tâches et le suivi des équipes. Ses principales fonctionnalités comprennent le suivi du temps, la gestion de la charge de travail et la planification des ressources, ce qui en fait un choix idéal pour les équipes marketing, les agences de design et les agences de publicité.

De plus, Smartsheet améliore également la collaboration, permettant aux utilisateurs de travailler ensemble efficacement. La plateforme offre également des fonctionnalités essentielles en matière de budgétisation, de calendrier, de reporting et de rentabilité des projets, contribuant ainsi à rationaliser les opérations et à améliorer la productivité globale.

Avantages

Smartsheet offre de nombreux avantages aux agences de publicité, tels qu'une meilleure gestion des projets, une attribution efficace des tâches et un suivi en temps réel des équipes. Cette plateforme rationalise les processus marketing, facilite la planification des projets et améliore la planification des ressources.

Grâce à des fonctionnalités avancées telles que le suivi du temps, Smartsheet garantit une gestion précise de la charge de travail, ce qui permet une budgétisation efficace des projets. Il offre un espace collaboratif à l'agence de design, permettant un suivi fluide du calendrier des projets et des rapports cohérents sur ceux-ci.

Enfin, la visibilité sur les indicateurs clés facilite le suivi de la rentabilité des projets, faisant de Smartsheet un outil indispensable dans le secteur dynamique de la publicité.

9. ClickUp

ClickUp est un outil de gestion de projet polyvalent qui convient à divers secteurs tels que les agences de publicité, les agences de design et les entreprises de marketing. Des fonctionnalités telles que le suivi des équipes, l'attribution des tâches et l'élaboration d'un calendrier de projet en font une plateforme de collaboration efficace. Il offre une expérience de travail fluide, éliminant ainsi le besoin d'utiliser plusieurs applications.

Les principales fonctionnalités comprennent la planification des ressources et la gestion de la charge de travail pour une équipe bien équilibrée et un suivi efficace du temps. Plus exceptionnellement, ClickUp permet une budgétisation efficace des projets et une analyse de rentabilité, permettant ainsi la création de rapports en temps réel sur les projets. Par conséquent, ClickUp remplace de manière experte plusieurs applications tout en garantissant une exécution optimale des projets.

Caractéristiques principales

ClickUp est un outil de gestion de projet très flexible, parfaitement conçu pour les agences de publicité, les équipes marketing et les agences de design. Ses principales fonctionnalités comprennent l'attribution des tâches, qui permet aux chefs de projet de déléguer efficacement les tâches aux membres de l'équipe ; le suivi de l'équipe, qui garantit la transparence et la responsabilité au sein du personnel ; et la fonctionnalité de planification de projet, qui permet de créer des calendriers de projet, de planifier les ressources et de suivre l'avancement du projet.

Une autre caractéristique notable est sa plateforme de collaboration où les membres peuvent partager des idées, discuter de questions liées aux projets et résoudre des problèmes collectivement. ClickUp propose également des fonctionnalités de gestion de la charge de travail et de suivi du temps qui garantissent une utilisation efficace des ressources et facilitent la budgétisation des projets. Cet outil puissant contribue également à la rentabilité et au reporting des projets, offrant ainsi une solution complète pour tous les besoins liés aux projets.

Avantages

ClickUp fournit une plateforme robuste pour les agences de publicité, offrant des fonctionnalités complètes de gestion de projet telles que l'attribution des tâches, le suivi des équipes et la planification des projets. Ses outils de collaboration rationalisent la communication au sein d'une agence de design, ce qui stimule la productivité et l'efficacité. La fonctionnalité de suivi du temps fournit des informations en temps réel sur la journée de travail de votre équipe, facilitant ainsi la gestion de la charge de travail et la planification des ressources.

De plus, ClickUp facilite la budgétisation et la structuration du calendrier des projets, et génère des rapports détaillés permettant d'analyser la rentabilité des projets. Avec ClickUp, les agences peuvent adopter une approche marketing plus organisée et plus efficace, ce qui en fait un outil indispensable pour les agences de publicité.

10. ProofHub

ProofHub est un outil complet de gestion de projet, spécialement conçu pour centraliser l'attribution des tâches, le suivi des équipes et la planification des projets. Cela en fait un atout inestimable pour les agences de publicité, les agences de design et les équipes marketing. Ses fonctionnalités s'étendent à la planification des ressources et au suivi du temps, ce qui facilite la gestion efficace de la charge de travail et garantit le respect des délais des projets.

Proofhub facilite la collaboration, rendant les décisions budgétaires et les rapports de projet clairs et accessibles. Enfin, sa capacité à évaluer la rentabilité des projets permet d'obtenir des informations financières précises et d'élaborer une planification stratégique, transformant ainsi le processus de gestion de projet en une opération rationalisée et productive.

Caractéristiques principales

ProofHub est un outil de gestion de projet efficace, idéal pour les agences de design et de publicité. Il permet d'attribuer facilement les tâches, garantissant ainsi que tous les membres de l'équipe savent exactement ce sur quoi ils doivent travailler. De plus, ProofHub permet un suivi efficace des équipes, offrant aux superviseurs des informations sur la productivité et la gestion de la charge de travail des équipes.

Parmi les autres fonctionnalités clés de ProofHub, citons la planification de projets, le suivi du temps et les outils de collaboration, qui en font un outil idéal pour les projets marketing. Il propose également la budgétisation des projets, contribuant ainsi à optimiser la planification des ressources et la rentabilité des projets. Le logiciel fournit des calendriers de projet clairs et des rapports de projet complets afin de tenir les parties prenantes informées.

Avantages

ProofHub offre d'énormes avantages aux agences de publicité en leur proposant une gestion de projet rationalisée, de l'attribution des tâches au suivi des équipes. Cette solution unique simplifie la planification des projets, la planification des ressources et la gestion de la charge de travail, permettant ainsi aux agences de respecter efficacement les délais et d'assurer la rentabilité des projets.

De plus, la fonctionnalité de suivi du temps de ProofHub facilite l'établissement d'un budget précis pour les projets, tandis que les outils de collaboration favorisent le travail d'équipe et améliorent les résultats des projets. La possibilité de générer des rapports sur les projets fournit des informations utiles pour la prise de décision et les stratégies marketing futures, ce qui en fait un outil essentiel pour toute agence de design.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet pour une agence de publicité

Comme la plupart des logiciels, les outils de gestion de projet ne sont pas des solutions universelles. Mais la large gamme d'options disponibles pour chaque outil vous garantit de trouver celui qui répondra parfaitement à vos besoins.

De plus, il existe tellement d'outils fiables qu'il peut être difficile de trouver celui qui convient le mieux. Utilisez ces critères pour vous aider à déterminer si un outil donné vous convient.

1. Déterminez vos projets les plus courants

Avant de vous lancer dans le premier logiciel de gestion de projet pour agences de publicité que vous trouverez en ligne, vous devrez réaliser un audit approfondi de vos projets et de votre marketing. Déterminez le dénominateur commun entre les clients et les projets que votre entreprise gère actuellement. Ensuite, construisez un pipeline qui correspond à la plupart des projets que vous gérez et observez comment il est structuré.

Répondez aux questions suivantes :

• Quel est le secteur d'activité le plus courant de vos clients ?
• Comment les projets sont-ils structurés ?
• Quels sont les jalons et les échéances habituels de vos projets ?
• Qui sont les principaux membres de l'équipe affectés à ces projets ?
• Existe-t-il actuellement des canaux de communication permettant de faciliter la collaboration, tant en interne qu'en externe ?
• Quelles sont vos mesures actuelles en matière de documentation et de reporting ?
• Comment mesurez-vous le succès (c'est-à-dire, quels sont les indicateurs clés de performance de votre agence) ?
• Souhaitez-vous tirer parti des assistants IA pour rationaliser votre travail ?

Une fois que vous avez déterminé exactement comment vous travaillez sur vos projets, vous pouvez utiliser ces réponses comme liste de contrôle pour choisir les nouveaux outils de gestion de projet à utiliser.

2. Notez vos plus grands défis et vos limites

L'objectif de tout logiciel de gestion de projet est de résoudre un problème auquel une entreprise est confrontée à un moment donné dans ses processus de service ou de production. Mais pour vraiment tirer le meilleur parti d'un outil donné, vous devez comprendre les principaux problèmes auxquels votre entreprise est confrontée.

Peut-être que votre équipe manque d'organisation pour exploiter au mieux son temps, et que vos assistants ne savent pas à qui s'adresser lorsque des problèmes surviennent. Ou bien, vous avez récemment développé vos activités à tel point qu'il vous est difficile de suivre ce que fait votre personnel et comment il contribue à la réussite de vos clients. Bien que cela puisse sembler insignifiant, cela peut constituer un problème important pour les petites entreprises. Une expansion incontrôlée est l'une des principales causes d'échec des nouvelles entreprises.

Certaines entreprises ont tout simplement du mal à gérer leur planning et leur budget. Cela peut vous amener à dépenser trop pour des choses dont vous n'avez pas besoin. Cela peut également conduire à une autre cause fréquente d'échec des start-ups : l'incapacité à fournir les résultats attendus par les clients en raison de contraintes de temps.

Une fois que vous avez identifié vos principaux défis, vous devez examiner les contraintes ou considérations spécifiques à votre entreprise. Il est également utile de tenir compte de votre secteur d'activité ou de celui des clients avec lesquels vous travaillez. Y a-t-il des questions de conformité auxquelles vous devez vous conformer ?

Si la principale contrainte de votre agence de publicité est d'ordre technologique, un logiciel de gestion de projet constitue une excellente première étape. Il vous offre une vue d'ensemble beaucoup plus claire du fonctionnement interne de l'équipe et de la manière dont chaque pièce du puzzle s'imbrique pour résoudre vos problèmes.

Veillez à ne pas trop vous concentrer sur la résolution de chacun de vos problèmes. Il peut être utile de faire appel à vos parties prenantes et aux membres de votre équipe pour déterminer quels défis sont urgents et lesquels peuvent être reportés à plus tard. Sinon, vous courez le risque d'essayer de trouver la solution parfaite à tous vos problèmes, qui peut s'avérer extrêmement coûteuse à mettre en œuvre, voire totalement inaccessible. Dans ces cas-là, essayez d'opter pour la solution la plus polyvalente disponible pour les agences, comme Bonsai, etréévaluez la manière dont vous pouvez l'intégrer à des solutions spécifiques à vos problèmes.

3. Notez les fonctionnalités indispensables

Une fois que vous avez dressé la liste des principaux défis et des éléments qui font le succès de vos projets, vous pouvez définir les fonctionnalités dont votre outil de gestion de projet a besoin. Par exemple, si la gestion du temps est votre priorité absolue, vous aurez besoin d'un outil de planification et de suivi du temps. Il fournit un aperçu rapide de ce que chaque membre de l'équipe doit faire à un moment donné.

Reportez-vous aux listes que vous avez dressées précédemment. Voyez ce qu'il faudrait faire pour gérer les défis, à défaut de les éliminer complètement.

Il va sans dire qu'un outil doit intégrer la plupart des fonctionnalités clés pour être pris en considération. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus recherchées :

• Planification budgétaire : un outil permettant de définir le budget du projet et de suivre toutes vos dépenses peut s'avérer essentiel. Cela vous évite de dépenser trop pour un client qui met trop de temps à payer (ce qui peut être un problème considérable pour une nouvelle entreprise).
• Planification des tâches : cela peut se faire de plusieurs façons, par exemple à l'aide d'un tableau Kanban, d'une liste de tâches ou d'une intégration dans un calendrier. Le suivi des tâches prioritaires est indispensable ici, donc les outils qui disposent de notifications visuelles seront plus efficaces.
• Comptabilité : être en mesure d'envoyer des factures à vos clients et de les conserver soigneusement chez vous peut être un excellent moyen de suivre vos sources de revenus. Cela vous garantit d'être payé à temps et vous permet de planifier vos interactions futures.
• Gestion des ressources : Le terme « ressources » peut désigner plusieurs choses : les infrastructures, les fonds, les outils et même les personnes. Si vous disposez d'une ressource qui représente le fleuron de votre entreprise et que vous l'utilisez pour vos clients les plus importants, vous devez savoir si vous l'utilisez de manière optimale.
• Suivi et rapports : cela peut prendre plusieurs formes différentes. Si vous avez correctement défini les indicateurs clés de performance (KPI) de votre agence, la possibilité de les examiner rapidement à l'aide d'outils de suivi assistés par l'IA vous permettra de vous assurer que vous atteignez vos objectifs. Les tableaux Kanban et Gantt peuvent vous aider à avoir une vue d'ensemble du pipeline du projet afin de déterminer si vous êtes dans les temps.
• Gestion de la relation client (CRM) : bien qu'il ne s'agisse généralement pas du point central des logiciels de gestion de projet, un système CRM intégré peut considérablement améliorer le débit d'informations. Cela permet de s'assurer que tous les services connaissent l'état d'avancement des projets, tant de leur côté que de celui du client. De plus, le fait de pouvoir intégrer des prospects et les intégrer à votre planning existant peut considérablement accélérer votre croissance.
• Options de collaboration : le travail à distance et hybride est devenu la norme dans les entreprises modernes. Si votre équipe est répartie à travers le monde, la plateforme doit assurer une traduction fluide entre les différents fuseaux horaires et langues tout en maintenant une disponibilité quasi parfaite.
• Flexibilité : ce critère peut être assez vague, compte tenu des différences considérables qui existent entre les agences de publicité. En général, les systèmes de gestion de projet doivent s'adapter à la taille de votre équipe. Il devrait vous offrir davantage de fonctionnalités et d'informations à mesure que votre équipe s'agrandit, tout en conservant la facilité d'utilisation qui vous a séduit lors de son achat.

Pour déterminer quelle fonctionnalité doit être prioritaire, faites preuve d'introspection. Discutez avec votre équipe pour savoir ce qui, selon elle, pose le plus de problèmes dans le pipeline de projets actuel. Discutez également des fonctionnalités qui les aideraient à mieux faire leur travail. Si vous améliorez la productivité et le moral de votre entreprise, le reste suivra probablement.

4. Recherche

Même si un outil semble intéressant sur le papier, vous ne saurez jamais comment il fonctionnera pour votre entreprise tant que vous ne l'aurez pas essayé. Mais il n'y a qu'un nombre limité d'outils que vous pouvez essayer.

Utilisez les éléments suivants pour réduire la liste des fonctionnalités à un niveau plus gérable :

• Avis et évaluations : les commentaires de vos pairs feront probablement pencher la balance entre les options les plus compétitives. Consultez les sites Web d'avis les plus populaires dans votre secteur d'activité pour avoir une vision plus complète des options qui s'offrent à vous.
• Blogs et réseaux sociaux : recherchez les publications en ligne rédigées par des experts et des leaders du secteur afin d'obtenir leur avis d'expert sur les logiciels de gestion de projet recommandés. Leurs avis vous faciliteront grandement la tâche pour faire votre choix.
• Recommandations : Les rapports et avis en ligne sont très utiles, mais rien ne vaut le bouche-à-oreille. Connaître quelqu'un qui a vécu les mêmes problèmes que vous et qui est prêt à vous aider à les surmonter peut être indispensable.

5. Testez vos options

La plupart des outils modernes proposent une période d'essai de 7 ou 14 jours pour tester leurs fonctionnalités les plus impressionnantes avant que vous ne vous engagiez à utiliser le logiciel. C'est un excellent moyen de vérifier si l'outil fonctionne comme annoncé. Cependant, gardez à l'esprit que vous disposez d'un temps limité pour faire votre choix. De plus, les essais gratuits illimités rendront probablement impossible la gestion de l'entreprise pendant les périodes d'ajustement quasi constantes.

Il serait peut-être préférable de commencer modestement au début. Utilisez le logiciel sur un seul client ou projet pour voir comment il fonctionne et si ses fonctionnalités et avantages pourraient convenir à votre entreprise. Utilisez des cas d'utilisation simples pour déterminer la facilité d'utilisation de l'outil :

• Attribuer des projets aux membres de l'équipe
• Détermination du pipeline de projets
• Définir les priorités et les délais
• Suivi de l'avancement des tâches
• Identification et examen des dépendances
• Décomposer le pipeline en tâches plus petites
• Saisie des informations relatives aux nouveaux clients et suivi des prospects

Utilisez des cas de test simples, mais concevez-les de manière à pouvoir mesurer concrètement l'efficacité de l'outil.

Ensuite, vous pouvez tester l'outil avec quelques membres de l'équipe et voir s'il s'intègre bien à votre équipe.

6. Déterminez votre budget

Vous pensez peut-être que le coût d'un nouveau logiciel de gestion de projet pour agence de publicité se limite au forfait d'abonnement que vous choisissez, mais la réalité est un peu plus complexe. Vous devez tenir compte de la période d'adaptation initiale et de la formation, ainsi que des coûts d'intégration avec les logiciels supplémentaires que vous utilisez actuellement.

La transition d'un ancien système, voire d'une absence totale de système, vers un nouveau logiciel peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Cela peut perturber plusieurs pipelines de projets et détourner l'attention des membres de l'équipe de gestion de projet, qui doivent alors se dédouaner pour former d'autres employés à l'utilisation du logiciel.

Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe soient un peu moins productifs que d'habitude au début. Certains pourraient même détester l'idée d'utiliser le logiciel que vous avez choisi, mais les effets positifs à long terme devraient largement compenser ce coût.

D'après les conclusions de Capterra, la version de base d'un logiciel de gestion de projet peut coûter entre 5 $ par utilisateur et plus de 5 000 $ par mois. Cette fourchette de prix colossale signifie que vous devez réfléchir attentivement au montant que vous êtes prêt à dépenser pour ces outils. Effectuez une analyse des coûts afin de déterminer combien vous devrez payer pour votre logiciel à long terme.

7. Choisissez le gagnant – Bonsaï

Compte tenu de toutes ces considérations, il peut encore être intimidant de passer au crible des montagnes de données et d'avis pour choisir une solution de gestion de projet adaptée à votre entreprise. Laissez-nous vous présenter Bonsai comme votre choix idéal.

Bonsai est un logiciel complet de gestion de projet, un logiciel CRM et un assistant comptable. Il vous fournit pratiquement tout ce dont vous aurez besoin pour transformer votre entreprise, qu'il s'agisse d'une start-up individuelle ou d'une multinationale.

Voici ce que vous pouvez attendre de Bonsai :

• CRM haut de gamme: restez proche de vos amis (clients) grâce à des profils clients riches que vous pouvez gérer en quelques clics. Chaque profil comprend l'historique des projets, des campagnes et des tâches à venir, ainsi que toutes les informations essentielles dont vous aurez besoin pour être payé plus rapidement.
• Planification et gestion des rendez-vous avec les clients: facilitez la prise de rendez-vous avec vos clients grâce à un calendrier personnalisable.
• Planification des tâches et aperçus: simplifiez vos pipelines de campagne en affectant les meilleurs collaborateurs aux tâches prioritaires et en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Portail client et collaboration : invitez vos clients et collaborateurs à rejoindre la plateforme afin que chacun ait une vue d'ensemble complète des tâches à accomplir. Les clients peuvent obtenir des informations personnalisées sur l'avancement de vos services et recevoir des factures via la plateforme.
• Comptabilité et services bancaires en ligne : Bonsai s'associe à Stripe pour vous offrir une banque entièrement en ligne à portée de main. Gérez vos revenus et vos dépenses et recevez vos paiements en toute simplicité sans quitter la plateforme. Vous pouvez également gérer automatiquement les investissements futurs dans l'entreprise.
• Exemples de contrats et modèles de formulaires : lorsque vous gérez une agence, vous devez établir des contrats avec vos clients afin que les deux parties connaissent tous les détails de leur relation commerciale. Si vous n'êtes pas un expert en matière juridique, Bonsai dispose d'une vaste base d'exemples de contrats que vous pouvez modifier librement et envoyer à vos clients afin de minimiser toute confusion ou ambiguïté.
• Facilité d'utilisation : Bonsai est simple à configurer et ses fonctionnalités s'adaptent à la croissance de votre équipe.
• Rapport coût-efficacité: l'outil de gestion de projet Bonsai destiné aux agences est l'une des options les plus abordables et les plus performantes du marché. La version de base comprend toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous développer, pour seulement 21 $ par mois.

8. Mettre en œuvre et optimiser

Une fois que vous avez trouvé un outil qui répond à tous ces critères, il est temps de vous engager. Cliquez sur le bouton « Acheter » et contactez l'équipe de développement logiciel pour vous aider à configurer la plateforme pour votre entreprise.

Maintenant que vous savez que Bonsai est définitivement le choix qui vous convient, commencez votre essai gratuit de 7 jours et découvrez à quel point votre entreprise peut s'améliorer grâce à un logiciel de gestion de projet qui offre une excellente expérience client.