Virtual Assistant Contract Template

¿Qué es un contrato de asistente virtual?

Un contrato de asistente virtual regula la relación entre el cliente y el asistente virtual. Describe y asigna las funciones del asistente y especifica las condiciones de pago para ayudarle a colaborar y garantizar que ambas partes cumplan con todas sus obligaciones. Ayuda a autónomos, agencias y pequeñas empresas a gestionar proyectos sin problemas, aclarando las expectativas y reduciendo las disputas. Y sí, está diseñado para ser reutilizable: con una plantilla de contrato de asistente virtual bien elaborada de HelloBonsai, puedes adaptar el mismo documento base para diferentes clientes o proyectos sin tener que empezar desde cero.

Ventajas de utilizar un contrato de asistente virtual

Una plantilla de contrato de asistente virtual es un documento preestructurado que formaliza la relación laboral entre un asistente virtual y un cliente.

Los objetivos principales son definir el alcance del trabajo, establecer las condiciones de pago, aclarar las responsabilidades de ambas partes y reducir el riesgo de disputas. Por ejemplo, si se contrata a un asistente virtual para gestionar 10 publicaciones en redes sociales a la semana, el contrato detalla los resultados esperados, los plazos y la forma de pago (por ejemplo, 25 dólares por publicación o 250 dólares a la semana). El uso de una plantilla de contrato de asistente virtual ayuda a garantizar que nunca se pasen por alto estos puntos clave y permite reutilizar el mismo lenguaje con todos los clientes. En 2025, muchas plantillas también incluyen secciones para firmas electrónicas (DocuSign, HelloSign o Adobe Sign) con el fin de agilizar la incorporación y mantener un registro de auditoría limpio.

El contrato también debe cubrir la propiedad del trabajo, la confidencialidad, la seguridad de los datos y las condiciones de rescisión. Al documentar estos términos, se crea una referencia clara para ambas partes en caso de que los planes cambien o un proyecto finalice inesperadamente. Una plantilla sólida te proporciona una base fiable que puedes personalizar para cada cliente, al tiempo que conservas las protecciones básicas.

¿Quién debería utilizar esta plantilla de contrato de asistente virtual?

Entre los usuarios habituales se incluyen asistentes virtuales independientes, gestores de negocios online, agencias de asistentes virtuales y pequeñas empresas de servicios que contratan asistentes virtuales.

Los asistentes virtuales independientes utilizan contratos para proteger su tiempo y sus ingresos y evitar desviaciones en el alcance del trabajo. Los gestores de negocios online (OBM) utilizan plantillas para estandarizar los términos cuando coordinan a varios asistentes virtuales, y las agencias de asistentes virtuales suelen trabajar a partir de un contrato marco que se puede modificar rápidamente con un anexo del cliente. Las pequeñas empresas de servicios, como consultores de marketing, contables o asistentes virtuales que prestan apoyo a equipos de clientes, se benefician de un punto de partida reutilizable que protege la información empresarial y agiliza la incorporación. En todas estas funciones, comenzar con una plantilla de contrato de asistente virtual sólida reduce las idas y venidas y ayuda a que los proyectos se adapten sin problemas.

Cuándo se puede utilizar un contrato de asistente virtual

Se debe firmar un contrato antes de comenzar cualquier trabajo, antes de compartir información confidencial y siempre que cambien el alcance, las tarifas o las responsabilidades.

Utilice el contrato para trabajos continuos, proyectos puntuales y periodos de prueba, y reutilice la misma plantilla con pequeños ajustes según sea necesario. Tener el documento listo por adelantado garantiza que ambas partes estén de acuerdo con los resultados, los plazos y las condiciones de pago, lo que ayuda a evitar disputas. Para cambios en el alcance o las tarifas, adjunte un breve anexo para que el contrato principal permanezca intacto mientras se actualizan los detalles.

Componentes de la plantilla del contrato de asistente virtual

En esta sección se desglosan las cláusulas y secciones esenciales que debe incluir toda plantilla de contrato de asistente virtual sólida. Se centra en la claridad, la gestión de riesgos y la practicidad cotidiana. Utiliza esta guía tipo lista de verificación para añadir o personalizar el interior de una plantilla, de modo que se adapte a diferentes servicios y clientes.

Antecedentes y partes del acuerdo

Comience por identificar claramente quiénes son las partes involucradas en el contrato, incluyendo los nombres legales, los nombres comerciales y los datos de contacto de ambas partes. Esto crea una base sólida y evita confusiones más adelante. Incluya el nombre del VA o el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y una dirección de correo electrónico de contacto principal, así como el nombre legal del cliente, el nombre de facturación si es diferente y su principal punto de contacto.

Una breve sección de antecedentes o exposición ayuda a preparar el terreno para el compromiso. Debe indicar la intención general, como que la VA proporcione servicios administrativos, creativos o técnicos a distancia. Utilice un lenguaje sencillo para describir la relación (contratista independiente frente a empleado), el alcance del trabajo y el ambiente de colaboración esperado. Incluir ejemplos de lenguaje recital puede evitar malinterpretaciones si surgen disputas más adelante.

Alcance de los servicios

Describa los servicios que prestará el asistente virtual, los resultados esperados, las plataformas utilizadas y los resultados previstos. Esta sección debe detallar lo que se incluye y lo que no, lo que ayudará a evitar desviaciones del alcance y malentendidos. Sea específico en cuanto a las tareas, los tiempos de respuesta y cualquier dependencia de la información proporcionada por el cliente o el acceso a las herramientas.

Para facilitar la consulta, considere la posibilidad de enumerar los servicios en una tabla que incluya cada servicio, los resultados o KPI asociados y las herramientas utilizadas. Por ejemplo, la gestión de la bandeja de entrada podría incluir «responder a entre 5 y 10 correos electrónicos de clientes al día, con un plazo de respuesta de 24 horas, y etiquetar los mensajes de alta prioridad», mientras que la asistencia en redes sociales podría especificar «3 publicaciones por semana, seguimiento de la interacción y informes mensuales». Describa también lo que queda excluido, como las nóminas, las decisiones de RR. HH. o el trabajo jurídico, para minimizar la confusión y las disputas posteriores.

Ubicación del servicio, herramientas y equipamiento de oficina

Aclare que los servicios se prestan de forma remota e indique desde dónde trabajará normalmente el asistente virtual, por ejemplo, desde una oficina en casa. Esto ayuda a establecer expectativas sobre las horas de trabajo, la disponibilidad y las consideraciones relativas a las zonas horarias. Incluya detalles prácticos sobre el equipo y las herramientas: quién proporciona el hardware, quién paga las suscripciones de software y cómo se comparten de forma segura los datos de inicio de sesión.

Describa las expectativas en torno al uso seguro de los sistemas del cliente. Por ejemplo, especifique el uso de gestores de contraseñas, MFA y VPN cuando sea apropiado, además de los procedimientos para compartir el acceso y revocarlo al finalizar el contrato. Una buena plantilla incluye una cláusula de uso aceptable que limita los activos digitales del cliente al uso comercial legítimo y protege a ambas partes del uso indebido o la filtración de datos.

Establecimiento de condiciones y calendarios de pago

Estructure claramente las condiciones de pago, indicando si se paga al asistente virtual por horas, con una tarifa fija o mediante un anticipo. Indique la frecuencia de facturación, el proceso de facturación y los métodos de pago aceptados. Esta claridad ayuda a ambas partes a planificar el flujo de caja y reduce las fricciones en los pagos. En 2025, los datos del mercado muestran que los asistentes virtuales administrativos generales suelen cobrar entre 15 y 40 dólares por hora, mientras que las tareas especializadas pueden alcanzar tarifas más elevadas, por lo que conviene fijar tarifas que reflejen las habilidades y las condiciones del mercado.

Incluya detalles sobre los cargos por pagos atrasados, los depósitos o anticipos, y las horas mínimas mensuales, si corresponde. Describa cómo se gestionarán los cambios en las tarifas (por ejemplo, con 30 días de antelación) y proporcione una tabla resumen sencilla con la tarifa, el ciclo de facturación, la fecha de vencimiento y los recargos por demora, para que los clientes y los asistentes virtuales puedan consultarla rápidamente. Tenga en cuenta también cualquier gasto inicial por herramientas o suscripciones que sea reembolsable, si procede.

Reembolso de gastos

Describa cómo se gestionarán los gastos reembolsables, incluyendo la compra de software, los gastos de publicidad o los viajes, si procede. El objetivo es evitar costes inesperados y garantizar que ambas partes estén de acuerdo en lo que requiere aprobación previa. Especifique la documentación necesaria, como recibos o facturas, y el método preferido para presentar la solicitud de reembolso.

Explique cómo se realizará el reembolso y el plazo de pago tras la aprobación. Incluya límites máximos o restricciones si es necesario y aclare las implicaciones monetarias y fiscales. Al establecer estas reglas, el contrato protege tanto el tiempo del VA como el presupuesto del cliente, al tiempo que mantiene la transparencia y la auditabilidad del proceso.

Protección de la información confidencial

Describa lo que debe cubrir una cláusula de confidencialidad, incluyendo la no divulgación de información comercial sensible, datos de clientes y credenciales de inicio de sesión. Sea específico sobre lo que se considera información confidencial y cómo debe manejarse durante el compromiso. Esta claridad ayuda a evitar la divulgación accidental y proporciona a ambas partes una vía clara para recuperar la información en caso de que esta se vea comprometida.

Discuta la gestión de contraseñas, el almacenamiento de archivos y las expectativas en cuanto al manejo de datos. Incluya cómo debe devolverse o destruirse de forma segura la información confidencial al finalizar el contrato, y si se pueden conservar copias de seguridad o copias con fines de archivo. Una plantilla sólida también aborda los plazos de notificación de violaciones de datos y cualquier requisito aplicable en materia de privacidad o transferencia transfronteriza de datos.

Propiedad intelectual (PI)

Explique cómo se asignan los derechos de propiedad intelectual para los trabajos creados por el VA, como contenidos, diseños o procesos. Distinguir entre la propiedad intelectual del cliente y los materiales o marcos preexistentes de la VA. El contrato debe especificar si la transferencia de derechos se produce tras el pago íntegro y si se concede una licencia al VA para el uso de la cartera o con fines de demostración.

Aborde cualquier licencia para herramientas o materiales de terceros utilizados en los entregables y aclare si el cliente puede modificar el trabajo después de la transferencia. Tenga en cuenta también cualquier requisito de atribución, restricción de uso y si los derechos son perpetuos o limitados en el tiempo. Un lenguaje claro en materia de propiedad intelectual ayuda a prevenir disputas y protege las inversiones del cliente, al tiempo que ofrece al asistente virtual oportunidades razonables para su cartera.

No exclusividad y otros trabajos

Describe lo que hace una cláusula de no exclusividad: confirma que el asistente virtual puede trabajar con otros clientes, a menos que se acuerde explícitamente lo contrario. La mayoría de los contratos VA no son exclusivos para satisfacer las necesidades comerciales y la flexibilidad del contratista. Sin embargo, algunos clientes pueden solicitar exclusividad en determinados nichos o franjas horarias, y es importante abordar este tema desde el principio.

Explique cuándo un cliente puede buscar la exclusividad y por qué la mayoría de los acuerdos mantienen la no exclusividad. Proporcionar un lenguaje equilibrado que proteja la capacidad de la VA para gestionar su negocio, al tiempo que se aborda la necesidad del cliente de evitar conflictos de intereses. Por ejemplo, puede incluir una disposición que establezca que la exclusividad solo se aplica a servicios o plazos específicos y que cualquier solicitud de este tipo conllevará un ajuste de precios o un período de compromiso independientes.

Plazo, renovación y rescisión

Una plantilla de contrato establece la duración del compromiso y especifica las fechas de inicio y finalización. Incluya cómo se gestionan las renovaciones, ya sea de forma automática o manual, y los plazos de preaviso necesarios para la rescisión por cualquiera de las partes. Esta mecánica evita finales abruptos y da tiempo a ambas partes para prepararse para el cambio.

Incluya condiciones para la rescisión inmediata, como el impago o el incumplimiento grave, y describa cómo se realizarán los pagos finales, la entrega de archivos y la revocación del acceso. Esto ayuda a garantizar un cierre limpio y reduce el riesgo de pérdida de datos o trabajo sin terminar. Los procesos claros de finalización del compromiso son esenciales para una transición profesional y una confianza continua.

Cambios, pausas y modificaciones del acuerdo

Aconseje a los lectores que incluyan una cláusula en la que se explique cómo se puede modificar el contrato: por escrito, firmado por ambas partes y archivado junto con el contrato original. Esto mantiene las versiones organizadas y legalmente vinculantes. También admite la documentación clara de cambios en el alcance, ajustes de tarifas, cambios de calendario o pausas temporales.

Discuta las razones comunes para los cambios, como la ampliación del alcance, los cambios en las tarifas, los ajustes en el calendario o una pausa temporal en el trabajo. Haga hincapié en la importancia de documentar estos cambios, incluyendo cómo deben adjuntarse, fecharse y almacenarse los anexos para facilitar su consulta durante auditorías o disputas. Una cláusula de modificación bien redactada facilita los ajustes y reduce las idas y venidas posteriores.

Firmas y aceptación

Describa la sección final en la que ambas partes firman para que el acuerdo sea legalmente vinculante. Incluya la información necesaria con las firmas: nombres completos legales, cargos, fechas y, si procede, nombres de empresas. Esto registra formalmente el consentimiento y el inicio de la relación contractual. En 2025, las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas, por lo que declarar explícitamente que las firmas electrónicas son válidas y vinculantes ayuda a acelerar la ejecución.

Concluya con cualquier nota final sobre la ejecución y el almacenamiento. Incluya dónde se conservará la copia final debidamente firmada (por ejemplo, en los archivos de ambas partes o en un repositorio de contratos compartido) y confirme que el acuerdo sigue siendo ejecutable en su formato electrónico. Una sección de firmas clara reduce la confusión y facilita un proceso fluido de incorporación y baja.

Uso de una plantilla de contrato de asistente virtual

Empezar con un contrato genérico de asistencia virtual te proporciona una base sólida, pero cada servicio, cliente y sector es diferente. Esta guía práctica paso a paso le ayuda a adaptar la redacción, el alcance y las protecciones sin eliminar accidentalmente cláusulas fundamentales. Aprenderás a mapear servicios, ajustar el alcance y la disponibilidad, establecer condiciones de pago justas, gestionar el acceso y la seguridad, y adaptar las cláusulas estándar a la legislación de tu ubicación.

Para asignar sus servicios y paquetes al contrato

Comience con sus ofertas reales y alinee cada paquete con un alcance claro del trabajo y los resultados esperados. Esto garantiza que tanto usted como su cliente compartan las mismas expectativas desde el primer día y evita que se produzcan desviaciones en el alcance del proyecto desde el principio.

Cuando crees cada paquete, detalla las tareas, los hitos y lo que vas a entregar. Por ejemplo, un paquete de asistencia administrativa continua podría incluir la gestión del calendario, la clasificación del correo electrónico y la introducción de datos con un informe semanal sobre los progresos realizados. Un paquete de apoyo al lanzamiento podría abarcar la planificación del proyecto, la programación de contenidos y el apoyo a eventos en directo, con una lista final de resultados. A medida que diseñe, cree variaciones de la plantilla del contrato de asistencia virtual para situaciones habituales (como asistencia administrativa continua frente a asistencia para el lanzamiento), manteniendo al mismo tiempo las cláusulas legales fundamentales —como la confidencialidad, las condiciones de pago y la seguridad de los datos— coherentes en todas las versiones. Esto mantiene la previsibilidad de los contratos para usted y sus clientes, al tiempo que permite una clara diferenciación de lo que está incluido en el alcance.

Aquí hay un ejemplo rápido de mapeo para paquetes típicos:

Adaptar el alcance, la disponibilidad y los tiempos de respuesta.

Definir las horas de trabajo, los tiempos de respuesta, los canales de comunicación y la disponibilidad ayuda a prevenir el agotamiento y establece expectativas claras desde el principio. Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja con clientes en diferentes zonas horarias.

Describe cómo te comunicarás (correo electrónico, Slack, Trello) y el tiempo de respuesta previsto para tareas típicas frente a solicitudes urgentes. Una tabla sencilla resulta útil, por ejemplo, para indicar el horario normal, el plazo de entrega estándar y la tramitación urgente. Esta claridad reduce las expectativas desalineadas, evita el agotamiento y te proporciona una plantilla repetible que puedes reutilizar con la mayoría de los clientes.

Una referencia rápida que puedes incluir en todas las versiones es una pequeña tabla de políticas:

Condiciones de pago y calendario para la finalización de las tareas

Personaliza la sección de facturación para que se adapte a tu modelo de negocio, ya sea que requieras pago por adelantado, depósitos 50/50, anticipos mensuales o pago al finalizar. Esto mantiene la facturación predecible para ambas partes.

Ajustar las fechas de vencimiento, los períodos de gracia y los recargos por mora. Por ejemplo, puede facturar el día 1 del mes con condiciones de pago a 15 días, un periodo de gracia de 3 días y un recargo mensual por demora del 1,5 %. Para los proyectos, es posible que se requiera el 100 % por adelantado o el 50 % antes de comenzar el trabajo y el 50 % restante a la entrega. Mantenga la estructura idéntica en todos los clientes para no tener que reescribir el texto repetitivo, y solo cambie los números y los tiempos en cada versión.

Modelos de pago habituales con ejemplos detallados:

Gestionar los sistemas, el acceso y la seguridad de los clientes.

Explique cómo adapta las cláusulas sobre inicios de sesión, unidades compartidas, CRM y herramientas de comunicación en función del cliente. Para las industrias con datos confidenciales, reforzar el lenguaje en torno al acceso, almacenamiento y cifrado de datos. Es posible que necesite autenticación multifactorial, cifrado en tránsito y en reposo, y acceso solo desde dispositivos aprobados.

Describa cómo se concederá, utilizará y revocará el acceso. Un plan concreto ayuda a evitar malentendidos y protege a ambas partes. El texto de ejemplo puede incluir: «El acceso a los sistemas se concederá en un plazo de dos días hábiles a partir de la fecha de inicio y se revocará en un plazo de 24 horas tras la finalización o la terminación del contrato». Las credenciales se almacenarán en un gestor de contraseñas seguro y nunca se compartirán fuera del equipo autorizado. Especifique también qué herramientas utilizará (por ejemplo, Google Drive, Slack, HubSpot, Salesforce) y cómo se gestionarán los datos durante el proyecto.

Para reflejar los requisitos legales de su ubicación.

Recuerde que la legislación contractual puede variar según la jurisdicción. Asegúrese de que las secciones relativas a la legislación aplicable y la resolución de disputas coincidan con el lugar donde opera o donde se encuentra su cliente, según corresponda. Esto ayuda a evitar conflictos si usted y un cliente se encuentran en diferentes estados o países.

Mantenga estas cláusulas legales estándar en todas las versiones de su plantilla de contrato de asistente virtual y solicite asesoramiento legal si tiene dudas. Un simple marcador de posición, como «El presente Acuerdo se regirá por las leyes de [Estado/País]. Las disputas se resolverán mediante [arbitraje/mediación] en [ciudad/región]», se puede completar más adelante. Si está expandiéndose a nuevas regiones, tenga en cuenta los requisitos de privacidad de datos (como el RGPD o la CCPA) y añada un anexo sobre el tratamiento de datos relacionado, según sea necesario.

Consejos para conseguir un contrato como asistente virtual

Pasar de una mentalidad puntual a un sistema repetible te ayuda a ahorrar tiempo y evitar malentendidos. Al centralizar las plantillas, realizar un seguimiento del estado, registrar los cambios y consultar los acuerdos durante el trabajo, podrá ampliar su negocio con confianza. En esta sección se describen los pasos prácticos que puede implementar en 2025 utilizando herramientas comunes como HelloBonsai, Google Drive, DocuSign y Notion.

Componentes clave de una plantilla de contrato de asistente virtual

Centralizar tus plantillas ahorra tiempo y reduce errores. Cuando guardas una única plantilla de contrato de asistente virtual en una ubicación claramente etiquetada, siempre sabes exactamente qué lenguaje rige tu trabajo. Esto facilita la reutilización de cláusulas básicas para diferentes clientes, al tiempo que evita términos contradictorios entre las copias.

Comience por crear una plantilla maestra que cubra las secciones principales: alcance, tarifa, plazo, rescisión, confidencialidad y pagos. Guárdalo en una unidad centralizada con el historial de versiones activado. Para diferentes tipos de servicios o niveles de clientes, cree versiones claramente etiquetadas (por ejemplo, «Plantilla de contrato VA – Básico», «Plantilla de contrato VA – Premium») y mantenga una única fuente de información veraz para todas las cláusulas legales. Utilice nombres coherentes, como VA-Contract_v1.0, y evite duplicar el lenguaje estándar en archivos separados. En la práctica, eso significa que puede elaborar contratos personalizados en menos de 15 minutos, con menos modificaciones necesarias durante la revisión del cliente.

Para realizar un seguimiento del estado del contrato desde el borrador hasta la firma.

El seguimiento del ciclo de vida del contrato evita que se pierda la pista de las aprobaciones o se incumplan los plazos. Las etapas básicas son la redacción, la revisión interna, la revisión por parte del cliente, las revisiones y la firma. Con un proceso sencillo, siempre sabrás qué contratos se han enviado, cuáles están pendientes, cuáles se han firmado y cuáles han caducado. Las firmas con marca de tiempo garantizan que se pueda demostrar cuándo se acordaron los términos, lo que reduce las disputas posteriores.

Configura un sistema ligero en tus herramientas de proyecto. Por ejemplo, almacene el original en Google Drive, añada una columna de estado en un sencillo tablero de Airtable o Notion y enlace la copia firmada en DocuSign o HelloSign. Crear recordatorios: un intervalo de 2 días entre revisiones internas, un plazo de 5 días para comentarios de los clientes y archivo automático 30 días después de la firma. Mantener las copias firmadas accesibles, idealmente en una carpeta compartida con acceso restringido, le ayuda tanto a usted como a su cliente a consultar los términos exactos en cualquier momento durante o después del compromiso.

Para registrar cambios, renovaciones y adiciones.

Manejar las actualizaciones sin perder el hilo es esencial a medida que evoluciona el compromiso de un asistente virtual. Utilice anexos para los cambios de alcance o tarifas, mantenga un registro de cambios y anote las fechas de renovación en un lugar coherente. Este enfoque le ayuda a identificar rápidamente los términos clave y reduce la confusión cuando los términos cambian durante una interacción.

Adjunte una breve nota resumen a cada contrato en la que se destaquen las condiciones principales (tarifa, horas, plazo, última actualización). Guarde la nota en la misma carpeta que el contrato y actualícela cada vez que firme un anexo o una renovación. Por ejemplo, si aumentas la tarifa mensual de 500 $ a 550 $ durante seis meses, añade un anexo y actualiza el registro de cambios con la fecha y el motivo. Configure recordatorios de renovación 60 días antes de la fecha de vencimiento para que pueda decidir si renovar, renegociar o rescindir el contrato. Esto permite que todos los cambios sean visibles y fáciles de auditar posteriormente.

Para consultar el contrato durante el compromiso.

Referirse regularmente al contrato durante el trabajo fomenta unas expectativas más claras. Anime a los asistentes virtuales y a los clientes a consultar el acuerdo siempre que surjan dudas sobre el alcance, los plazos, las revisiones o los límites. Esto reduce las idas y venidas y favorece una comunicación profesional.

Facilita la búsqueda de los términos exactos. Guarda un resumen de una página o una sección con los términos clave en un documento de notas compartido y añade un enlace al contrato completo en tu herramienta de gestión de proyectos. Al inicio del proyecto, y antes de cualquier hito importante o cambio en el alcance, recuerde a ambas partes los términos acordados. Las comprobaciones periódicas, como una revisión trimestral de las tareas pendientes en relación con el contrato, le ayudan a detectar a tiempo cualquier desviación y a evitar que los pequeños conflictos se conviertan en disputas más graves.

Prácticas óptimas para utilizar una plantilla de contrato de asistente virtual

Una plantilla sólida para contratos de asistentes virtuales ayuda a evitar malentendidos, desviaciones del alcance del proyecto y trabajo no remunerado. En 2025, los autónomos afirman que los términos vagos o la falta de detalles son las principales razones por las que los contratos fracasan en la práctica. Esta sección destaca los errores más frecuentes y ofrece soluciones prácticas que puedes incluir en tu plantilla de contrato de asistente virtual para reforzar cada acuerdo.

Para evitar un alcance del trabajo impreciso o incompleto.

Un alcance impreciso da lugar a desacuerdos y trabajo adicional.

Por ejemplo, un ámbito poco definido como «apoyo administrativo general» puede interpretarse de muchas maneras, lo que puede dar lugar a incumplimientos y horas extras. Un alcance sólido soluciona esto al especificar por adelantado las tareas, las horas y los resultados esperados. Por ejemplo, especifique que el asistente virtual gestionará el correo electrónico hasta 20 horas por semana, clasificará los mensajes, redactará respuestas a partir de plantillas aprobadas, programará citas y mantendrá un calendario compartido, con un informe semanal de actividades como resultado final. Establezca también un límite de horas claro, límites de revisión y qué se considera un nuevo proyecto.

Para evitarlo, incluye notas concretas sobre el proceso en tu plantilla. Defina cuándo se considera que una tarea está completada, cuántas revisiones se incluyen y qué constituye un nuevo proyecto que requiere una orden de cambio. Añada una cláusula de ejemplo como: «El VA realizará las siguientes tareas: [lista]». Cualquier tarea que exceda este alcance requiere una Orden de Cambio por escrito firmada por ambas partes; las horas están limitadas a [X] por semana; un nuevo proyecto se define como cualquier tarea no incluida en la lista anterior o un objetivo principal. Esto hace que el alcance sea medible y reduce las disputas.

Para evitar condiciones de pago y reembolso poco claras.

Las condiciones de pago poco claras provocan fricciones en torno a las fechas de vencimiento, los recargos por demora y los reembolsos.

En 2025, la falta de detalles sobre los pagos suele provocar disputas cuando no hay una fecha de vencimiento clara o un recargo por demora. Una plantilla práctica debe indicar cuándo vencen las facturas (por ejemplo, «15 días netos»), describir los recargos por demora (como «1,5 % mensual sobre los saldos vencidos») y especificar los depósitos. Un enfoque típico consiste en exigir un depósito inicial del 50 % antes de comenzar el trabajo, y el resto se abona en el momento de la entrega o en un plazo de 15 días netos. Los términos explícitos evitan conversaciones incómodas y mantienen el flujo de caja predecible.

Explique también los reembolsos por las horas no utilizadas y qué ocurre si los clientes cancelan o cambian la fecha. Por ejemplo, puede decir que si el cliente cancela con más de cinco días hábiles de antelación, las horas prepagadas se transfieren durante 60 días; si la cancelación se produce con menos antelación, las horas prepagadas pueden perderse. Si el cliente no utiliza todas las horas en un periodo de facturación, especifique si las horas se acumulan, caducan o se prorratean. Por último, incluya un calendario claro de facturación final tras la cancelación para evitar disputas sobre los pagos.

Para cerrar las brechas en materia de confidencialidad y protección de la propiedad intelectual.

Según los parámetros de referencia para 2024-2025, la confidencialidad y la protección de la propiedad intelectual se encuentran entre los términos más importantes para los clientes.

Sin una propiedad clara y un lenguaje específico sobre la propiedad intelectual, los clientes pueden no ser propietarios de los productos finales o pueden temer que se reutilicen sus materiales. La plantilla debe especificar la propiedad de todos los productos finales, asignar los derechos al cliente e indicar si el trabajo es un trabajo por encargo o requiere una cesión. También debe definir el uso permitido de las herramientas o plantillas propias de VA que aparecen en los entregables, así como cualquier dato del cliente utilizado para entrenar los sistemas internos.

Las obligaciones de confidencialidad deben mantenerse más allá del plazo y especificar las prácticas de seguridad de los datos. Defina qué se considera confidencial, quién puede acceder a ello, cómo se almacenan y transmiten los datos, y cuánto tiempo dura la confidencialidad. Incluya una cláusula posterior a la rescisión que proteja los datos de los clientes y los secretos comerciales, como un período de vigencia de cinco años o el tiempo que exija la ley. Esta combinación de propiedad, uso permitido y obligaciones posteriores al contrato ayuda a proteger a ambas partes.

Documentar claramente el despido y la salida de la empresa.

Los detalles sobre la rescisión y la salida suelen olvidarse en los contratos de asistencia virtual, lo que genera confusión cuando finaliza la relación.

Las condiciones de rescisión claras deben incluir plazos de preaviso (por ejemplo, entre 14 y 30 días), la fecha de la factura final y los pasos para la salida, como la revocación del acceso y la entrega de archivos. Sin esto, ambas partes corren el riesgo de sufrir fugas de datos, trabajos inconclusos o disputas sobre quién conserva los archivos de trabajo en curso. Las normas contractuales de 2025 hacen hincapié en incluir una cláusula de rescisión bien definida para evitar disputas si la relación finaliza de forma inesperada.

Para que la salida sea fluida, describa los pasos a seguir, como revocar el acceso a todos los sistemas en un plazo de dos días hábiles, entregar cualquier material pendiente, devolver el equipo si procede y proporcionar un plan de retención/eliminación de datos. Incluya una política de retención de datos y el tratamiento de los datos retenidos tras la rescisión. Una cláusula concreta podría establecer que, en un plazo de siete días a partir de la rescisión, VA entregará todos los productos finalizados, emitirá una factura final, revocará el acceso a los sistemas del cliente en un plazo de 48 horas y eliminará o devolverá de forma segura todos los datos del cliente en un plazo de 30 días, sin perjuicio de cualquier obligación legal. Esto protege a ambas partes si la relación cambia inesperadamente.

Cómo utilizar una plantilla de contrato de asistente virtual

Bonsai convierte una plantilla de contrato de asistente virtual estática en un sistema vivo y reutilizable. Al crear plantillas que puedes reutilizar, realizar un seguimiento de todos los contratos en un solo lugar y automatizar las tareas rutinarias a lo largo del ciclo de vida del contrato, se consigue una creación más rápida de los contratos, un seguimiento más sencillo y menos tareas administrativas manuales para ti y tus clientes de asistencia virtual. Este enfoque mantiene tu trabajo como asistente virtual coherente y sin estrés de principio a fin.

Plantilla de contrato para asistente virtual

Configura un contrato de asistente virtual una vez dentro de Bonsai y reutilízalo para todos los clientes futuros. Comience con las cláusulas fundamentales que cubren los aspectos esenciales: alcance del trabajo (entregables, hitos, criterios de aceptación), condiciones de pago (tarifa por hora o tarifa fija, fechas de vencimiento, calendario de facturación, recargos por demora), confidencialidad (manejo de datos y controles de acceso), propiedad intelectual (quién es el propietario del trabajo) y plazo (fecha de inicio, fecha de finalización, renovación automática). En Bonsai puedes personalizar estas secciones con campos y mensajes para que cada contrato siga la misma estructura, lo que reduce los errores y la omisión de datos.

Guarde el documento como plantilla maestra. Cuando consigas un nuevo cliente, copia el modelo y actualiza solo el nombre del cliente, el alcance específico y los datos financieros. Bonsai puede rellenar automáticamente los datos de los clientes y aplicar las mismas condiciones en todos los contratos, por lo que no es necesario volver a introducir las cláusulas estándar cada vez. Este enfoque reduce drásticamente el tiempo de redacción y garantiza la coherencia, lo que facilita la ampliación de sus servicios de asistente virtual sin sacrificar la calidad ni el cumplimiento normativo.

Estrategias para asegurar tus contratos de asistente virtual

Todos tus contratos de VA se encuentran en un único panel de control de Bonsai. Podrás ver estados como Borradores, Enviados, Vistos, Firmados, Activos y Caducados de un solo vistazo. El panel de control facilita el avance de los contratos: envíe una nueva versión, active un recordatorio o busque el documento exacto que necesita para responder a una pregunta de un cliente. También puede filtrar por cliente, proyecto o fecha de renovación para localizar rápidamente lo que está buscando.

Los contratos, los clientes y los proyectos se pueden vincular para que puedas encontrar el acuerdo adecuado cuando surjan dudas. Esta centralización ayuda a los autónomos y a los equipos pequeños a estar al tanto de las renovaciones, las fechas de vencimiento y las obligaciones, lo que reduce las prisas de última hora. Al mantener todo conectado, dedicas menos tiempo a buscar y más tiempo a ofrecer valor a tus clientes.

Para automatizar firmas, recordatorios y flujos de trabajo de contratos.

Contar con un contrato de asistente virtual ofrece numerosas ventajas. Esto ayuda a reducir los pasos manuales y los errores, ya que el proceso avanza sin problemas desde el borrador hasta el documento archivado.

• Envío de contratos para firma electrónica con unos pocos clics
• Notificar automáticamente a los clientes para que revisen y firmen
• Activación de recordatorios para contratos sin firmar o que están a punto de caducar
• Guardar automáticamente las copias firmadas en el registro del cliente.
• Vinculación de contratos firmados con proyectos, seguimiento del tiempo y facturas.

En conjunto, estas automatizaciones reducen el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizan los errores, lo que ayuda a los asistentes virtuales y a las pequeñas empresas a mantenerse organizados y receptivos durante todo el ciclo de vida del contrato.