Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur

Was ist ein Retainer-Vertrag mit einer Kreativagentur?

Ein Vertrag über die Beauftragung einer Kreativagentur ist eine Vereinbarung zwischen einem Kunden und einer Kreativagentur, in der die erbrachten Leistungen, Zahlungsmodalitäten und die Vertragsdauer festgelegt sind. Es legt klare Erwartungen fest, wie Aufträge erteilt werden, wer die Arbeit ausführt und wie oft die Agentur verfügbar ist. Die Vorlage wurde entwickelt, um unvorhersehbare Projektarbeiten in ein strukturiertes, langfristiges Engagement zu verwandeln und beiden Seiten dabei zu helfen, Personal, Budgets und Zeitpläne mit weniger Spekulationen zu planen.

Definition und Zweck einer Retainer-Vereinbarung

Ein Kreativagentur-Retainer ist ein Vertrag, der einen kontinuierlichen Zugang zu den Leistungen und dem Fachwissen der Agentur sicherstellt. Er unterscheidet sich von einem einmaligen Projektvertrag, da er eine fortlaufende Beziehung und nicht nur eine einzelne Leistung umfasst. Der Vertrag nennt die Parteien, die Dienstleistungen oder Arbeitskategorien, die Dauer des Auftrags, die Zahlungsmodalitäten und die Regeln für die Beantragung und Genehmigung von Arbeiten, sodass jeder weiß, was ihn jeden Monat erwartet.

Zu den wichtigsten Elementen gehören ein festgelegter Umfang (z. B. Branding-Pakete, monatliche Social-Media-Inhalte und Werbetexte), ein Zahlungsplan (eine feste monatliche Pauschale mit automatischer Verlängerung) und Leistungserwartungen (Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten und Überprüfungszyklen). Die Vorlage enthält auch Änderungsaufträge, Zeiterfassung und Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass Anpassungen während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung für beide Seiten reibungslos und transparent abgewickelt werden.

Wie Retainer für Kreativ- und Marketingdienstleistungen funktionieren

Retainer für kreative Arbeit gibt es in einigen gängigen Modellen, die für verschiedene Teams und Projekte geeignet sind. Eine feste monatliche Gebühr für einen definierten Leistungsumfang ist die am besten kalkulierbare Variante, beispielsweise 5.000 US-Dollar pro Monat für Branding-Maßnahmen, Website-Aktualisierungen und die monatliche Erstellung von Inhalten. Ein Stundenkontingentmodell bietet dem Kunden einen Pool an Stunden (z. B. 40 Stunden pro Monat), die er nach Bedarf nutzen kann, wobei Regeln für die Übertragung und den Übertrag gelten. Ein drittes Modell konzentriert sich auf das laufende Kampagnenmanagement, bei dem die Agentur die Anzeigenverwaltung, die Produktion von Inhalten und die Leistungsberichterstattung über alle Kanäle hinweg übernimmt.

Die Vereinbarung erläutert, wie Arbeiten angefordert, geliefert und überprüft werden. Es beschreibt in der Regel den Prozess für die Einreichung von Anfragen (über ein Projekt-Tool wie Asana oder Trello), die erwarteten Bearbeitungszeiten und die Genehmigung der Ergebnisse. Es umfasst auch Zeiterfassung mit Tools wie Harvest oder Toggl, Budgetierung und Berichtsrhythmen sowie die Preisgestaltung und Genehmigung von Umfangsänderungen, um ein Projekt auf Kurs zu halten und Überraschungen für beide Seiten zu vermeiden.

Warum Agenturen und Kunden Retainer-Verträge nutzen

Retainer-Verträge bieten der Agentur vorhersehbare Einnahmen und dem Kunden garantierten Zugang zu Talenten. Mit einem festgelegten Zeitrahmen wird die Planung einfacher, was der Agentur dabei hilft, Designer, Texter und Marketingfachleute einzuteilen und Personalengpässe in letzter Minute zu vermeiden. Für Kunden bedeutet dies eine schnellere Einarbeitung, weniger wiederholte Beschaffungsarbeiten und die Möglichkeit, schnell Spezialisten hinzuzuziehen, wenn Kampagnen zusätzliche kreative oder strategische Inputs erfordern.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die optimierte Planung und schnellere Umsetzung. Da die Bedingungen, der Umfang und die Preise bereits festgelegt sind, können die Teams innerhalb weniger Tage statt Wochen mit der Arbeit beginnen. Die Vorlage regelt auch wichtige Schutzmaßnahmen, wie beispielsweise das Eigentum an den endgültigen Liefergegenständen, die Nutzungsrechte für Vermögenswerte, die Vertraulichkeit und die Praktiken zur Datensicherheit. All dies trägt zu einer reibungsloseren, kooperativeren Beziehung und besseren Ergebnissen für beide Seiten über einen typischen 12-Monats-Zyklus mit jährlicher Verlängerung bei.

Die Bedeutung eines Retainer-Vertrags mit einer Kreativagentur verstehen

Ab 2025 verlassen sich mehr Kreativagenturen auf schriftliche Vereinbarungen statt auf informelle Absprachen. Verwenden Sie unsere Vorlage für einen Vertrag mit einer Kreativagentur, um Vereinbarungen zu formalisieren und beide Parteien in Kundenbeziehungen zu schützen. Das Verlassen auf E-Mail-Verläufe oder Ad-hoc-Scopes kann zu Missverständnissen, Kostenüberschreitungen und Streitigkeiten führen, die Projekte zum Scheitern bringen. Durch die vorherige Festlegung von Bedingungen stimmen Sie Erwartungen ab, schützen Eigentumsrechte und legen vorhersehbare Arbeitsabläufe fest. In diesem Abschnitt werden die geschäftlichen und rechtlichen Gründe für die Verwendung eines formellen Retainers erläutert und wie dieser zu Umsatzstabilität, reibungsloserer Zusammenarbeit, weniger Streitigkeiten und besseren kreativen Ergebnissen beiträgt.

Um Scope Creep und falsch ausgerichtete Erwartungen zu vermeiden

Eine detaillierte Vereinbarung verhindert Scope Creep, indem sie klar definiert, was enthalten ist, wie viele Überarbeitungen zulässig sind, wann Sie antworten müssen und was einen Änderungsauftrag auslöst.

Mit einem klaren Aufgabenbereich bleibt die tägliche Arbeit auf Kurs. Beispielsweise kann eine vage Klausel wie „Marketingmaterialien nach Bedarf bearbeiten“ jeden Monat 10 bis 20 zusätzliche Stunden in Anspruch nehmen, was bei den üblichen Agenturpreisen von 100 bis 150 US-Dollar pro Stunde zu einer zusätzlichen abrechenbaren Zeit von 1.000 bis 3.000 US-Dollar führen kann. Im Gegensatz dazu könnte ein klarer Leistungsumfang in einem Retainer-Vertrag beispielsweise „3 Logo-Entwürfe pro Quartal, 5 Social-Media-Vorlagen pro Monat, 2 Überarbeitungsrunden pro Asset und 48 Stunden Reaktionszeit“ festlegen, wobei alle Änderungen an bereits veröffentlichten Inhalten eine formelle Änderungsanforderung erfordern. Diese Klarheit hilft den Mitarbeitern zu wissen, was als inbegriffene Arbeit gilt, und sorgt dafür, dass die Erwartungen des Kunden erfüllt werden. Außerdem erleichtert es die Einarbeitung und reduziert Diskussionen in stressigen Zeiten, sodass sich die Kreativteams auf die Ergebnisse konzentrieren können, anstatt sich mit Verhandlungen aufzuhalten.

Zur Stabilisierung der Umsatz- und Kapazitätsplanung

Eine Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur bietet vorhersehbare Einnahmen und einen klaren Rahmen für die Kapazitätsplanung. Mit festen monatlichen Gebühren können Sie die Einnahmen für die nächsten 12 Monate prognostizieren und den Bedarf an Personal oder Outsourcing planen. Beispielsweise bringt ein monatliches Honorar von 6.000 Dollar einen Jahresumsatz von 72.000 Dollar, womit Sie zwei Designer und einen Projektmanager bezahlen können. Diese Stabilität erleichtert auch die Festlegung vierteljährlicher Kapazitätsziele und hilft dabei, Stoßzeiten zu vermeiden, die Ihr Team überlasten würden.

Da die Vorlage die Verlängerungsbedingungen und Zahlungsfristen dokumentiert, wissen Sie, wann Einnahmen wiederkehren und wann Sie Folgeaufträge oder Erweiterungen planen sollten. In der Praxis reduziert dies Personalengpässe in letzter Minute und ermöglicht reibungslosere Übergaben zwischen den Teams. Kurz gesagt: Eine solide Vorlage für einen Retainer-Vertrag verwandelt ungewisse Projekte in ein stabiles Arbeitspensum mit klareren Erwartungen für Kunden und Ihre Mitarbeiter.

Um Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten zu reduzieren

Die Vorlage für den Rahmenvertrag für Kreativagenturen von Docsketch legt Wert auf Klarheit. Es umfasst Dienstleistungen, Zahlung und Vertragsdauer. Legen Sie beispielsweise Zahlungsbedingungen von netto 15 oder netto 30 fest und geben Sie eine monatliche Verzugsgebühr von 1,5 % nach dem Fälligkeitsdatum an. Es sollte auch beschrieben werden, was bei Zahlungsverzug geschieht, z. B. vorübergehende Unterbrechungen der Dienstleistung oder die Aussetzung neuer Arbeiten nach einer festgelegten Nachfrist, und wann eine Kündigung wegen Nichtzahlung erfolgen kann.

Klare Abrechnungsbedingungen reduzieren Reibungsverluste und Streitigkeiten. Wenn beide Seiten genau wissen, wann Rechnungen fällig sind und welche Gebühren anfallen, verbringen die Teams weniger Zeit mit der Einforderung von Zahlungen und haben mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Im Gegensatz dazu führen informelle Vereinbarungen häufig zu Meinungsverschiedenheiten über Kosten, Arbeitszeiten und die Abnahme von Leistungen, was Projekte verlangsamt und Beziehungen beeinträchtigt.

Risiken bei Nichtverwendung einer formellen Mandatsvereinbarung

Ohne eine schriftliche Vereinbarung sind Agenturen mehreren vermeidbaren Risiken ausgesetzt. Kunden können unbegrenzte Arbeit oder fortlaufende Änderungen ohne Zahlungsplan erwarten, und die Eigentumsverhältnisse an kreativen Vermögenswerten können unklar sein. Außerdem sind Grenzen schwieriger durchzusetzen, was dazu führt, dass der Umfang leicht ausufert und Projekte länger als beabsichtigt offen bleiben.

Ein weiteres großes Risiko ist der begrenzte Regress, wenn ein Kunde seine Zahlungen einstellt oder vorzeitig kündigt. Ohne Vertrag kann es schwierig sein, Gebühren einzuziehen, Arbeiten zurückzufordern oder Rechte an Lieferungen durchzusetzen. Eine formelle Vorlage hilft auch dabei, geistiges Eigentum zu schützen, Kündigungsbedingungen festzulegen und einen klaren Weg für Verlängerungen oder Ausstiege zu bieten, was die Unsicherheit für beide Seiten verringert und gesündere, längerfristige Beziehungen fördert.

Wichtige Elemente, die in einem Vertrag über die Beauftragung einer Kreativagentur enthalten sein sollten

Dieser Entwurf enthält alle Standardabschnitte, die Sie in einem professionellen Kreativ- oder Marketing-Retainer benötigen. Es hilft Ihnen dabei, grundlegende Aspekte wie Vertragsdetails, Umfang, Gebühren und Schutzmaßnahmen abzudecken, sowie fortgeschrittenere Aspekte, die das Risiko im Jahr 2025 reduzieren. Verwenden Sie diese Vorlagen, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges fehlt, und um die Verhandlungen mit einer klaren, durchsetzbaren Sprache zu beschleunigen.

Parteien und Ernennung einer Vertretung

In der Einleitung sollten der Kunde und die Agentur eindeutig mit ihren offiziellen Namen und aktuellen Kontaktdaten angegeben werden. Dies schafft eine solide Grundlage für den Rest der Vereinbarung und vermeidet Verwirrung, wenn sich Namen oder Adressen später ändern.

Fügen Sie eine Klausel hinzu, in der die Agentur mit der Erbringung der angegebenen kreativen oder Marketingdienstleistungen beauftragt wird. Verwenden Sie eine eindeutige Formulierung für die Beauftragung, beispielsweise: Der Kunde beauftragt hiermit die Agentur mit der Erbringung der in dieser Vereinbarung beschriebenen Dienstleistungen, beginnend am [Startdatum] für die hierin angegebene Laufzeit. Klären Sie, ob es sich um eine exklusive oder nicht-exklusive Ernennung handelt, und legen Sie fest, wer befugt ist, Maßnahmen im Namen jeder Partei zu genehmigen oder zu autorisieren, sowie wer Ausgaben im Zusammenhang mit der Arbeit genehmigen kann.

Leistungsumfang und Lieferumfang

Beginnen Sie mit einer klaren Beschreibung der im Rahmen des Retainer-Vertrags abgedeckten Dienstleistungen, einschließlich Kampagnen, Designarbeiten, Erstellung von Inhalten, Anzeigenverwaltung, Strategie und Beratung. Dies hilft, Scope Creep zu vermeiden und legt die Erwartungen fest, was die monatliche Pauschale abdeckt.

Beschreiben Sie die enthaltenen Dienstleistungen, Lieferformate, Kanäle und alle ausgeschlossenen Arbeiten, die eine separate Vereinbarung oder einen Änderungsauftrag erfordern würden. Beispielsweise könnten Sie Folgendes festlegen: 8 Social-Media-Beiträge pro Monat, 2 E-Mail-Kampagnen, 1 Landingpage-Optimierung, fortlaufende Strategiegespräche und monatliche Leistungsberichte im PDF-Format. Beachten Sie die Lieferformate (z. B. endgültige Dateien im PNG/JPG-Format, Quelldateien im AI/PSD-Format, Berichte im PDF-Format) und die abgedeckten Kanäle (Social Media, E-Mail, bezahlte Anzeigen). Weisen Sie außerdem darauf hin, dass alle Arbeiten, die über den angegebenen Umfang hinausgehen, einer schriftlichen Genehmigung bedürfen und separat zum vereinbarten Tarif in Rechnung gestellt werden können.

Honorar, Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Beschreiben Sie die Vergütung der Agentur und die Abrechnungsmodalitäten, damit beide Seiten wissen, wann und wie zu zahlen ist. Beginnen Sie mit der Gebührenstruktur und der Rechnungsstellung und erläutern Sie anschließend die Zahlungsmethoden und Fälligkeitstermine.

Geben Sie Beispiele für gängige Strukturen: eine feste monatliche Gebühr, gestaffelte Pakete oder ein Stundenkonto, bei dem die Stunden in ein monatliches Guthaben umgewandelt werden. Geben Sie an, wie und wann Rechnungen ausgestellt werden (oft monatlich nachträglich am letzten Werktag), welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden (ACH, Kreditkarte über Bonsai oder PayPal) und welche Nettozahlungsbedingungen gelten (in der Regel Netto 15 oder Netto 30). Geben Sie alle Vorauszahlungen oder Anzahlungen an und wie diese auf laufende Dienstleistungen angerechnet werden. Beschreiben Sie abschließend, wie mit Änderungen des Umfangs oder Überschreitungen des Stundenlimits umgegangen wird, einschließlich Angaben zur Preisliste und einem Verfahren für Änderungsaufträge, damit beide Seiten hinsichtlich Kosten und Zeitplänen auf dem gleichen Stand bleiben.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Legen Sie die Vertragsdauer, das Startdatum und die automatische Verlängerung fest. Dies hilft beiden Parteien, langfristig zu planen und gleichzeitig flexibel zu bleiben, falls sich Prioritäten ändern sollten.

Dazu gehören Angaben zum Arbeitsumfang, zur Vertragsdauer, zur Zahlungshäufigkeit und -weise sowie zu etwaigen Kündigungsklauseln. Geben Sie an, wie laufende Arbeiten und Kundendateien behandelt werden, wie Daten und Vermögenswerte übergeben werden und ob nach der Kündigung Unterstützung beim Übergang angeboten wird. Ein typischer Ansatz ist eine anfängliche Laufzeit von 12 Monaten mit automatischer Verlängerung um weitere 12 Monate, sofern nicht eine der Parteien 30 Tage im Voraus schriftlich kündigt.

Verantwortlichkeiten und Genehmigungen des Kunden

Legen Sie Erwartungen für die Beiträge des Kunden fest, z. B. die Bereitstellung von Markenressourcen, den Zugang zu Tools oder Werbekonten und zeitnahes Feedback. Zeitpläne für Genehmigungen tragen dazu bei, dass das Projekt im Zeitplan bleibt und Verzögerungen keine unangemessenen Auswirkungen auf die Behörde haben.

Beschreiben Sie die Folgen von Verzögerungen, einschließlich der Auswirkungen verspäteter Rückmeldungen auf den Zeitplan, die Unterbrechung von Kampagnen oder die Neuplanung. Beispielsweise könnten Sie von Ihren Kunden verlangen, dass sie innerhalb von 5 Werktagen zu kreativen Konzepten und innerhalb von 7 Werktagen zu Freigaben von Texten Stellung nehmen. Fügen Sie einen klaren Eskalationspfad hinzu, falls Assets fehlen oder Genehmigungen blockiert sind, und legen Sie fest, wer für die endgültige Freigabe verantwortlich ist, damit die Kampagnen weiterlaufen können.

Vertraulichkeit und Geheimhaltung

Schützen Sie beide Parteien mit einer Vertraulichkeitsklausel, die sensible Informationen wie Marketingstrategien, Daten zur Kampagnenleistung und Geschäftspläne abdeckt. Diese Klausel sollte klar definieren, was vertraulich ist und welche Verpflichtungen zum Schutz dieser Informationen bestehen.

Legen Sie dar, wie vertrauliche Informationen geschützt werden müssen, wie lange die Verpflichtungen gelten und welche Offenlegungen zulässig sind (z. B. gegenüber Auftragnehmern im Rahmen einer Vertraulichkeitsvereinbarung oder gemäß den gesetzlichen Bestimmungen). Typische Bedingungen umfassen Schutzmaßnahmen (angemessene Sicherheitsvorkehrungen), die Rückgabe oder Vernichtung von Materialien nach Beendigung des Vertragsverhältnisses und eine Vertraulichkeitsfrist von 2 bis 5 Jahren für allgemeine Informationen, wobei Geschäftsgeheimnisse als unbefristete Verpflichtungen behandelt werden.

Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

Erläutern Sie die Eigentumsverhältnisse an den im Rahmen des Auftrags erstellten kreativen Werken und die gewährten Nutzungsrechte. Dieser Abschnitt hilft dabei, Streitigkeiten darüber zu vermeiden, wem nach der Lieferung der Arbeit was gehört.

Geben Sie an, wem die endgültigen Ergebnisse gehören (oftmals dem Kunden nach vollständiger Bezahlung) und welche Rechte dem Kunden gewährt werden (nicht-exklusive, weltweite, unbefristete Lizenz zur Nutzung der gelieferten Arbeit für sein Geschäft). Klären Sie, ob die Agentur das Recht behält, das Werk in ihrem Portfolio oder für Marketingzwecke zu verwenden, und unterscheiden Sie zwischen Rohdateien, endgültigen exportierten Assets und bereits vorhandenen Materialien. Gegebenenfalls sind Überlegungen zum Thema „Auftragsarbeit“ anzustellen und zu klären, ob sich Lizenzen auch auf verbundene Unternehmen oder Subunternehmer erstrecken.

Streitbeilegung und Haftungsbeschränkung

Bieten Sie einen praktischen Weg zur Beilegung von Streitigkeiten, der Risiken mindert und langwierige, kostspielige Rechtsstreitigkeiten nach Möglichkeit vermeidet.

Skizzieren Sie die bevorzugten Streitbeilegungsverfahren (z. B. zunächst Verhandlungen in gutem Glauben, dann Mediation, gefolgt von einem Schiedsverfahren nach den Regeln der AAA oder einem Gerichtsverfahren in einer bestimmten Gerichtsbarkeit). Geben Sie an, wo Streitigkeiten beigelegt werden und nach welchen Regeln dies geschieht. Um Risiken zu minimieren, sollten Sie eine Haftungsbeschränkung (z. B. die Summe der in den letzten 6 Monaten gezahlten Gebühren) hinzufügen und indirekte Schäden wie entgangene Gewinne ausschließen, mit Standardausnahmen für Verstöße gegen die Vertraulichkeit oder Verletzungen des geistigen Eigentums. Wenn diese Bedingungen einfach und vorhersehbar sind, können beide Seiten Probleme schnell lösen.

Anwendbares Recht und vollständige Vereinbarung

Fügen Sie eine Klausel zum anwendbaren Recht und eine Integrationsklausel hinzu, um zu klären, wie der Vertrag auszulegen ist und welche Dokumente die vollständige Vereinbarung darstellen.

Geben Sie den Staat oder das Land an, dessen Gesetze für den Vertrag gelten, und erklären Sie, dass dieses Dokument einschließlich aller Anhänge und Anlagen die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien darstellt. Fügen Sie eine Salvatorische Klausel und eine Änderungsklausel hinzu, die besagt, dass Änderungen schriftlich festgehalten und unterzeichnet werden müssen. Wenn Sie Zeitpläne (wie Zeitplan A oder B) haben, beachten Sie, wie diese in den Hauptvertrag integriert sind, und erwägen Sie, eine Rangfolgeklausel hinzuzufügen, damit der Hauptvertrag Vorrang vor Nebenvereinbarungen hat.

Unterschriften und Ausführung

Erklären Sie, dass die Vereinbarung erst nach Unterzeichnung durch beide Parteien verbindlich wird. Geben Sie an, wo und wie Unterschriften erscheinen und welche Informationen für jeden Unterzeichner enthalten sein müssen.

Fügen Sie Zeilen für die Namen, Titel und Daten jedes Unterzeichners ein und heben Sie die Verwendung integrierter E-Signatur-Tools wie Bonsai hervor, um die Akzeptanz zu beschleunigen und einen klaren Prüfpfad zu gewährleisten. Es wird empfohlen, die endgültige unterzeichnete Kopie an beide Parteien zu senden und sie in einem gemeinsamen Cloud-Ordner zu speichern, damit sie während der Zusammenarbeit leicht zugänglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über einen überprüfbaren Nachweis der Genehmigung und des Datum des Inkrafttretens der Vereinbarung verfügt.

Wie passe ich diesen Vertrag für eine Kreativagentur an meine Bedürfnisse an?

Die Umwandlung einer einfachen Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur in einen kundenspezifischen Vertrag ist ein einfacher, wiederholbarer Prozess. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, das Dokument an einen Kunden, einen Leistungsmix und ein Preismodell anzupassen, und enthält praktische Tipps zum Verfassen von Texten, die Sie für verschiedene Kunden wiederverwenden können. Eine wiederholbare Struktur beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und hilft Ihrer Agentur, mit zunehmender Anzahl von Partnern zu wachsen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Retainer-Modell und Ihre Dienstleistungen

Der erste Schritt besteht darin, das Retainer-Modell auszuwählen und die genauen Leistungen, die Sie erbringen werden, zu skizzieren.

Ein Marketing-Retainer mit festem Umfang legt eine monatliche Gebühr für ein klar definiertes Paket fest, beispielsweise zwei Kampagnen und acht Stunden Design-Support. Ein stundenbasierter Retainer wird nach Stunden mit einer monatlichen Obergrenze von in der Regel 60 bis 80 Stunden abgerechnet, während ein Hybrid beide Ansätze kombiniert. Beispielsweise könnten Sie mit einer monatlichen Grundgebühr beginnen, die die Kernaktivitäten abdeckt, und für zusätzliche Projekte stundenweise Arbeit hinzufügen. Listen Sie dann die Dienstleistungen auf, die Sie im Rahmen des Retainer-Vertrags erbringen werden, darunter monatliche Anzeigenverwaltung, Planung des Content-Kalenders, Design-Support, Berichterstattung und Texterstellung, und geben Sie klar an, welche Punkte unverzichtbar sind und die wiederkehrenden Gebühren rechtfertigen. Halten Sie die Liste der Dienstleistungen übersichtlich und leicht verständlich in einem Angebot. Geben Sie genau an, welche Leistungen jeden Monat enthalten sind (z. B. 2 Kampagnen, 16 Social-Media-Beiträge, 4 Anzeigentests und 2 Designkonzepte) und welche Leistungen bei Bedarf erweitert werden können. Eine klare Liste der unverzichtbaren Leistungen beschleunigt auch Vertragsverlängerungen, da beide Seiten wissen, was die monatliche Gebühr abdeckt.

Schritt 2: Legen Sie klare Gebührenstrukturen und Zahlungsregeln fest.

Im zweiten Schritt werden die Preise in Vertragsbedingungen umgesetzt, damit beide Seiten wissen, was sie jeden Monat erwartet.

Im Jahr 2025 liegen die Grundhonorare für zentrale Marketingdienstleistungen für kleine bis mittelständische Kunden häufig im Bereich von 3.000 bis 8.000 US-Dollar pro Monat, während größere Aufträge mit 15.000 US-Dollar oder mehr zu Buche schlagen. Legen Sie die monatliche Grundgebühr fest, was darin enthalten ist, legen Sie Überziehungsgebühren für zusätzliche Stunden fest und vermerken Sie etwaige Gebühren für das Medienausgabenmanagement, wenn Sie Anzeigen verwalten. Beispielsweise könnten Sie für Primärdienstleistungen 4.500 US-Dollar pro Monat berechnen und Überstunden mit 120 US-Dollar pro Stunde in Rechnung stellen, wobei die Medienausgaben auf 10 % der Ausgaben begrenzt sind. Klären Sie die Rechnungsstellung und Zahlungsfristen, indem Sie angeben, dass Rechnungen am 1. jedes Monats versandt werden und innerhalb von 15 Tagen netto zu begleichen sind. Bei Zahlungsverzug wird die Arbeit nach 5 Tagen eingestellt und es wird eine monatliche Verzugsgebühr von 1,5 % erhoben. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen leicht zu befolgen und durchsetzbar sind, damit bei Verlängerungen keine Unklarheiten entstehen.

Schritt 3: Festlegen von Umfangsgrenzen und Änderungskontrolle

Der dritte Schritt zieht eine realistische Grenze um die einbezogenen Arbeiten und legt einen einfachen Weg für Änderungen fest.

Legen Sie eine monatliche Obergrenze fest, die die Arbeit vorhersehbar macht, z. B. zwei Kampagnen, vier Designkonzepte und drei Überarbeitungsrunden pro Liefergegenstand. Diese Grenzen helfen Ihnen dabei, die Retainer genau zu bepreisen und überraschende Änderungen des Leistungsumfangs zu vermeiden. Fügen Sie einen unkomplizierten Änderungsprozess hinzu: Wenn neue Initiativen oder größere Strategieänderungen anstehen, dokumentieren Sie diese in einem Änderungsantrag und berechnen Sie sie außerhalb des Retainers mit einem Stundensatz oder einem festen Aufpreis. Führen Sie ein einfaches Änderungsprotokoll und holen Sie vor Beginn aller Arbeiten außerhalb des Unternehmens die schriftliche Genehmigung des Kunden ein. Diese Klarheit erleichtert die Skalierung von Dienstleistungen für viele Kunden, ohne jedes Mal neu verhandeln zu müssen.

Schritt 4: Zeitpläne, Kommunikation und Genehmigungen aufeinander abstimmen

Der vierte Schritt legt den Rhythmus fest, wie die Arbeit erledigt wird und wer sie genehmigt.

Legen Sie klare Bearbeitungszeiten und Überprüfungszyklen fest, um einen zuverlässigen Rhythmus zu schaffen. Beispielsweise könnten Texte innerhalb von zwei Werktagen und Designkonzepte innerhalb von fünf Werktagen fällig sein, gefolgt von einem monatlichen Leistungsgespräch zur Überprüfung der Ergebnisse. Legen Sie die Kommunikationskanäle fest, die Sie verwenden möchten, z. B. Slack, E-Mail und ein Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Geben Sie auch an, wie sich Verzögerungen bei der Genehmigung auf den Zeitplan auswirken. Wenn beispielsweise eine Genehmigung drei Tage lang ausbleibt, passen Sie den Projektzeitplan entsprechend an und vermerken Sie eine 48-Stunden-Reaktionszeit im SLA, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Diese Regeln verhindern Engpässe und sorgen dafür, dass Kunde und Agentur jeden Monat aufeinander abgestimmt sind.

Schritt 5: Passen Sie die rechtlichen Schutzmaßnahmen an Ihre Behörde an.

Der letzte Schritt passt die Schutzmaßnahmen an das Risiko und den Leistungsumfang an, während die Vorlage praktisch bleibt.

Passen Sie Vertraulichkeitsklauseln, Bestimmungen zum Schutz geistigen Eigentums, Haftungsbeschränkungen und Kündigungsklauseln an Ihre Risikobereitschaft und die Art Ihrer Dienstleistungen an. In den meisten Fällen ist der Kunde Eigentümer der endgültigen Ergebnisse, aber Sie können eine Lizenz für die Verwendung in Ihrem Portfolio oder die weitere Nutzung bereits bezahlter Arbeiten gewähren. Klären Sie Kündigungsrechte, Kündigungsfristen und was mit laufenden Arbeiten geschieht, wenn der Vertrag endet. Beachten Sie, dass die Vorlage für einen Marketing-Retainer-Vertrag zwar einen guten Ausgangspunkt darstellt, die Bedingungen jedoch an Ihre Region angepasst werden sollten. Bei komplexen Situationen sollten Sie sich gegebenenfalls rechtlich beraten lassen. Dieser Ansatz gewährleistet, dass Sie sicher skalieren können und gleichzeitig beide Seiten geschützt sind.

Rechtsberatung für Ihren Vertrag mit einer Kreativagentur

Mit einem Retainer-Angebot den Auftrag zu gewinnen und dieses dann in einen unterzeichneten Retainer-Vertrag umzuwandeln, schafft von Anfang an klare Erwartungen. Wenn die Versprechen im Angebot und im Vertrag übereinstimmen, fühlen sich die Kunden sicher und Ihr Projekt verläuft reibungslos und ohne Überraschungen, sobald die Arbeit beginnt. Dieser Abschnitt enthält praktische Schritte zur Abstimmung, Darstellung und Einhaltung von Retainer-Bedingungen, damit Sie und Ihr Kunde auf dem gleichen Stand bleiben.

Um Ihren Vorschlag, den Umfang und die Vertragsbedingungen aufeinander abzustimmen

Die Abstimmung beginnt bereits in der Verkaufsphase, sodass dieselbe Sprache auch im endgültigen Vertrag verwendet wird.

Verwenden Sie eine einzige Quelle der Wahrheit, indem Sie die Leistungen, Zeitpläne und Preise aus Ihrer Vorlage für das Retainer-Angebot für Kreativagenturen in die Vorlage für den Retainer-Vertrag für Kreativagenturen übernehmen. Beschreiben Sie jedes Ergebnis anhand seines Namens und seiner Leistung und fügen Sie einen einfachen Meilenstein-Kalender bei, aus dem hervorgeht, wann jeder Meilenstein fällig ist. Stimmen Sie den Rhythmus der Besprechungen und die Häufigkeit der Berichterstattung in beiden Dokumenten aufeinander ab, damit der Kunde weiß, wann er von Ihnen hören wird und was jeden Monat geliefert wird.

Vergleichen Sie während der Ausarbeitung die Bedingungen einzeln miteinander, um sicherzustellen, dass Umfang, Meilensteine, Abnahmekriterien und Zahlungsbedingungen genau übereinstimmen. Verwenden Sie in Abschnitten wie „Leistungen“, „Zeitplan“ und „Änderungswünsche“ eine einheitliche Sprache und legen Sie einen klaren Prozess für Änderungen fest, damit Ergänzungen oder Kürzungen über einen schriftlichen Änderungsauftrag erfolgen und nicht stillschweigend vorgenommen werden. Vermeiden Sie es, in der Vertragsphase neue Einschränkungen hinzuzufügen, die während des Verkaufs nicht besprochen wurden, da dies zu Meinungsverschiedenheiten führen kann, sobald die Arbeit beginnt.

Kunden Retainer klar und deutlich präsentieren

Präsentieren Sie Honorare in kundenfreundlicher Form, indem Sie sich auf Ergebnisse statt auf Stunden konzentrieren.

Führen Sie Ergebnisse wie Markenwachstum, Lead-Generierung und konsistente Inhalte an und erläutern Sie, wie das monatliche Honorar diese Ziele durch einen vorhersehbaren Veröffentlichungskalender und kontinuierliche Optimierung unterstützt. Legen Sie beispielsweise die zu erbringenden Leistungen fest, z. B. 8–12 Social-Media-Beiträge pro Monat, 2 E-Mail-Kampagnen pro Quartal und einen monatlichen Leistungsbericht, um den Fortschritt und den Wert aufzuzeigen.

Fassen Sie wichtige Abschnitte in einfacher Sprache zusammen, wenn Sie Kunden durch die Vereinbarung führen. Bieten Sie eine einseitige Zusammenfassung an, die die wichtigsten Leistungen, den Zeitplan und die Kosten umfasst, und fügen Sie einen einfachen Hinweis hinzu, wie z. B.: „Dieser Vertrag umfasst die monatlichen Leistungen und Gebühren. Sie erhalten einen monatlichen Bericht, und Änderungen des Umfangs bedürfen einer schriftlichen Anfrage. Dieser Ansatz hilft Kunden zu verstehen, worauf sie sich einlassen, ohne sich durch juristische Fachsprache kämpfen zu müssen.

Die Bedingungen für die Beauftragung im Laufe der Zeit aufrechterhalten und überarbeiten

Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, die Beziehung an den Kundenbedürfnissen und Marktveränderungen auszurichten.

Erläutern Sie, warum es wichtig ist, den Umfang der Beauftragung, die Honorare und die Leistung regelmäßig mit dem Kunden zu überprüfen. Schlagen Sie einen Rhythmus vor, z. B. vierteljährliche Geschäftsbesprechungen und Vertragsverlängerungsgespräche 60 bis 90 Tage vor Vertragsende, um zeitnahe Aktualisierungen sicherzustellen. Diese Konfiguration erleichtert die Anpassung an erweiterte Dienstleistungen oder Strategieänderungen, ohne die laufende Arbeit zu stören.

Empfehlen Sie, eine Klausel oder einen internen Workflow hinzuzufügen, um die Vereinbarung bei der Verlängerung zu überprüfen. Verwenden Sie eine Verlängerungs-Checkliste, um eine Diskussion über Preis und Umfang anzustoßen, und stellen Sie sicher, dass alle Änderungen schriftlich festgehalten und vor Beginn der neuen Laufzeit unterzeichnet werden. Ein Verlängerungszeitraum von 60 bis 90 Tagen gibt beiden Seiten Zeit, um zu verhandeln und Aktualisierungen umzusetzen, ohne dabei den Schwung zu verlieren.

Die 5 besten Vorlagen für Rahmenverträge mit Kreativagenturen

Kreativagenturen jonglieren oft mit mehreren Retainer-Verträgen zwischen Kunden, Teams und Kampagnen. Bonsai fungiert als operative Zentrale für alle Ihre Kreativ- und Marketing-Retainer-Verträge und kombiniert rechtlich einwandfreie Vorlagen mit leistungsstarken Tools, um jede Vereinbarung zu erstellen, wiederzuverwenden, zu verfolgen und zu automatisieren – vom Angebot bis zur Verlängerung. Ab 2025 unterstützt Bonsai integrierte elektronische Signaturen, Vorlagen, Erinnerungen und automatisierte Workflows und bietet Ihnen damit eine einzige zuverlässige Quelle, die Verträge konsistent und auf Ihre Kundenarbeit abgestimmt hält.

Anpassen Ihrer Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur

Beginnen Sie damit, in Bonsai einen Master-Retainer einzurichten, der Ihre Standardbedingungen und -dienstleistungen erfasst, damit Sie für jeden Kunden eine solide Grundlage wiederverwenden können.

Fügen Sie Klauseln zu Geltungsbereich, Gebühren, geistigem Eigentum, Kündigung und Kündigungsfristen hinzu und speichern Sie dies als Vorlage. Verwenden Sie Platzhalter für Kundennamen und Daten und definieren Sie Servicestufen wie Standard, Wachstum und Premium innerhalb desselben Masters, um unterschiedliche Arbeitsniveaus widerzuspiegeln. Dieser Ansatz sorgt für eine einheitliche Rechtssprache und ermöglicht Ihnen gleichzeitig eine schnelle Anpassung des Umfangs an unterschiedliche Kundenaufträge.

Retainer-Verträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Alle Vorlagen und unterzeichneten Verträge befinden sich an einem zentralen Ort, sodass Ihr Team auf der Grundlage einer einzigen zuverlässigen Quelle arbeiten kann.

Das Bonsai-Dashboard zeigt den Status auf einen Blick an – Entwurf, Gesendet, Angesehen und Unterzeichnet –, sodass Sie immer wissen, wo jeder Vertrag steht. Erinnerungen für Verlängerungen und Kündigungsfristen werden hier zentral verwaltet, mit Standardeinstellungen wie 60 Tage vor Ablauf und Anpassungen je nach Kunde nach Bedarf. Darüber hinaus werden alle Verträge mit dem entsprechenden Kundendatensatz und den zugehörigen Projekten verknüpft, sodass Sie den gesamten Verlauf an einem Ort einsehen können.

Um Genehmigungen, Benachrichtigungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe zu automatisieren

Die Automatisierung kann Genehmigungen, Benachrichtigungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe übernehmen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. In Bonsai können Sie festlegen, wer Genehmigungen erteilt, Regeln hinzufügen und einen Prüfpfad anzeigen.

Zu den wichtigsten Automatisierungen gehören das Versenden von Verträgen zur elektronischen Unterzeichnung, Benachrichtigungen, wenn ein Kunde einen Vertrag einsieht oder unterzeichnet, und das Auslösen der Projekterstellung, sobald die Vereinbarung ausgeführt wurde. Sie können auch eine automatische Rechnungsstellung nach dem vereinbarten Zeitplan einrichten, sodass die Abrechnung im gleichen Rhythmus wie die Vorauszahlung erfolgt. Dadurch werden Abrechnungsfehler reduziert, Umsatzprognosen erleichtert und das Team kann sich vom ersten Tag an an die vereinbarten Bedingungen halten.