Dedução padrão por quilometragem versus despesas reais: tudo o que você precisa saber

A taxa de quilometragem padrão foi estabelecida pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS) e pode ser descrita como uma taxa fixa pela qual o contribuinte pode reivindicar um valor por quilômetro rodado em seu veículo para fins comerciais. O contribuinte deve alugar ou ser proprietário do veículo, e o veículo não pode fazer parte de uma frota para ser elegível.

A taxa de quilometragem padrão deve ser solicitada no primeiro ano em que o veículo é utilizado, mas é opcional para o contribuinte solicitar esse tipo de dedução nos anos seguintes. O método de despesas reais, por outro lado, controla os custos associados ao uso comercial do seu carro, como gasolina, seguro, reparos, manutenção, etc.

Você pode usar um software de contabilidade para controlar sua quilometragem para fins fiscais, onde é possível automatizar ainda mais suas deduções, bem como calcular ambos os métodos.

Vamos analisar a Taxa de Quilometragem Padrão VS o Método de Despesas Reais.

Por que você escolheria as taxas de quilometragem padrão em vez do método de despesas reais?

Bem, isso ainda não está totalmente decidido. Como não é possível utilizar ambas as deduções, é necessário fazer as contas e decidir se faz mais sentido deduzir todas as despesas relacionadas com o veículo ou optar pela dedução padrão de 0,545 dólares por milha percorrida em serviço.

O IRS se esforça para simplificar o acompanhamento das deduções relacionadas a viagens a trabalho para o cidadão comum, e é por isso que estabeleceu a taxa de quilometragem padrão, para facilitar a compensação de combustível, pagamentos de aluguel e até mesmo depreciação.

O IRS permite que cada milha percorrida pelo contribuinte para fins comerciais, beneficentes, médicos ou de mudança seja complementada como uma dedução fiscal conhecida como taxa de quilometragem padrão. A taxa de quilometragem padrão pode ser utilizada em vez dos custos reais incorridos ao calcular as despesas dedutíveis relacionadas com automóveis. Reivindicar essas deduções fiscais ajudará você a evitar o pagamento dos impostos 1099.

Manter registros organizados das despesas com veículos

Manter registros e recibos para fins fiscais contendo registros precisos de quilometragem pode ser incrivelmente complexo e monótono. Anotar cada quilometragem percorrida pelo seu veículo pode ser uma tarefa tediosa que poucas pessoas estão dispostas a realizar. Profissionais como representantes de vendas em campo e corretores imobiliários passam muitas horas lá, às vezes até o dia inteiro. Anotar a quilometragem e guardar todos os recibos pode ser uma tarefa árdua para eles (a menos que utilizem um aplicativo para controlar as despesas fiscais).

Ao solicitar uma dedução de despesas comerciais para um veículo, existem duas opções. Você pode calcular os custos reais do uso do seu veículo para fins comerciais ou optar por solicitar uma dedução padrão por quilometragem.

As taxas federais padrão de quilometragem em 2020-2022 são:

1. 56,5 centavos por milha para milhas percorridas a trabalho, uma redução de 5 centavos em relação às taxas de 2020
2. 16 centavos por milha percorrida para fins médicos ou de mudança
3. 14 centavos por milha percorrida a serviço de organizações de caridade

É possível obter deduções por quilometragem para fins beneficentes, médicos, comerciais e de mudança.

Dedução padrão por quilometragem versus método de despesas reais

Para qualquer trabalho que exija muitas viagens de carro, deve-se deduzir as despesas comerciais para evitar o pagamento excessivo de impostos. As despesas devem incluir as despesas com veículos e as despesas operacionais comuns.

É possível aplicar o método de quilometragem padrão ou o método de despesas reais para deduzir os custos associados ao uso do seu veículo.

É preciso avaliar qual método proporciona um benefício fiscal maior, pois não é possível obter as duas deduções ao mesmo tempo. Os fundamentos de cada método foram descritos para ajudar na escolha da melhor opção, e dois exemplos foram destacados para demonstrar a diferença entre cada um deles.

Utilizando a dedução da taxa de quilometragem padrão

Se, por exemplo, você estiver dirigindo para a Uber ou Lyft, o método mais simples para calcular suas deduções é aplicar a dedução padrão por quilometragem. Para o ano fiscal de 2015, esse valor foi de 57,5 centavos por milha.

Você tem direito a contabilizar todas as milhas que você dirige para serviços de transporte compartilhado, como Lyft ou Uber, nos impostos 1099, bem como as milhas que você dirige em busca de passageiros para transportar (mesmo que não haja passageiros em seu carro). Por outro lado, você não pode deduzir essa quilometragem se fizer recados pessoais entre o transporte de clientes. Registe apenas as milhas percorridas para efeitos fiscais que sejam viagens para fins profissionais.

Você precisa manter um registro detalhado da quilometragem para usar a taxa de quilometragem padrão. A data deve ser incluída em nosso registro de quilometragem, hora de início e hora de término, a atividade em questão e as leituras do odômetro mostrando o início e o fim. Um registro da quilometragem percorrida com um passageiro no carro pela Uber e pela Lyft é resumido anualmente. Um modelo de quilometragem e ferramentas de controle de despesas podem maximizar esse valor de quilometragem.

Optar por usar a dedução de quilometragem padrão significa que você não pode deduzir combustível ou quaisquer outras despesas associadas ao seu carro, exceto taxas de estacionamento. Se preferir deduzir outros itens, você precisa usar o método de despesas reais.

Método de despesas reais

Ao deduzir despesas reais, você só pode deduzir a parte associada ao seu trabalho autônomo. A seguir estão alguns dos itens que podem ser incluídos como parte do método de despesas reais.

Lista de despesas reais com veículos que você pode solicitar

1. Caso você esteja alugando seu veículo, uma parte do pagamento do aluguel pode ser deduzida.
2. Juros do empréstimo automóvel, se estiver a financiar a compra do seu veículo.
3. Seguro de veículos
4. Manutenção e reparos de veículos
5. Depreciação, onde você pode usar uma tabela de depreciação de veículos para deduzir uma parte disso em seus impostos. No entanto, a dedução da depreciação é proporcional ao tempo de condução da sua empresa. Você pode usar o método de depreciação linear para isso.
6. Registro pelo qual seu título pode ser deduzido, licenciamento e taxas de registro em todos os estados. No entanto, se o custo do registro do seu carro for baseado em uma fórmula específica, você poderá deduzir uma parte do custo. Consulte um contador experiente para obter orientação tributária e decidir se a dedução das taxas de registro é uma alternativa para você.
7. Taxas de estacionamento (também podem ser deduzidas se optar por utilizar a dedução padrão por quilometragem)

Todos os seus recibos devem ser guardados e devidamente arquivados como registros, para que você possa ter todas as informações necessárias para concluir se deve usar a quilometragem padrão ou as despesas reais para obter uma dedução maior. Recomendamos que você use um organizador de recibos fiscais para controlar e categorizar suas despesas, para que possa calcular facilmente sua dedução.

Mantenha os registros por três anos após o preenchimento, caso seja necessário para uma auditoria, se você optar por este método.

Observação: Recomendamos que você experimente o Bonsai Tax se estiver procurando uma solução fácil para controlar recibos. Nosso software registra automaticamente suas despesas com veículos e outras deduções fiscais. O usuário médio economiza US$ 5.600 em impostos. Solicite hoje mesmo sua avaliação gratuita hoje mesmo.

Exemplos de cálculo das despesas utilizando os dois métodos

Aqui estão alguns exemplos reais para que você entenda melhor esses métodos:

Exemplo 1: Motorista em regime de meio período

Suponha que, em 2015, você dirigiu 10.000 milhas no total e utilizou seu carro para o Uber ou Lyft em 4.500 dessas milhas. Veja como se pode detalhar as deduções usando as despesas reais com o veículo:

• Gás: $1.200
• Seguro: $1.700
• Reparos: $500
• Pagamentos de arrendamento: $5.500
• Petróleo: US$ 200
• Lavagens: $600

No que diz respeito aos custos relacionados com o automóvel, os valores acima referidos totalizam 9.700 dólares e, uma vez que 50% do tempo o seu automóvel foi utilizado para fins profissionais, terá de multiplicar as despesas totais por 50% para obter as deduções reais, que são de 4.850 dólares.Por outro lado, se você aplicar o método de dedução de quilometragem padrão para determinar sua dedução real, terá que multiplicar sua quilometragem comercial, que é de 5.000 milhas, pela taxa de quilometragem padrão de 57,5 centavos, o que resultará em US$ 2.875.

É evidente neste exemplo que o motorista terá claramente uma dedução maior e economizará mais dinheiro em impostos ao aplicar o método de despesas reais.

Exemplo 2: Motorista em tempo integral

Vamos supor que, em 2016, você dirigiu 30.000 milhas e usou seu carro para o Uber ou Lyft em 20.000 dessas milhas. Veja como o método das despesas reais funcionaria nesta ilustração:

· Gás: $5.000

· Depreciação: $4.150

· Seguro: $2.000

· Reparos: $1.500

· Petróleo: US$ 200

· Pneus: $700

· Lavagens: $1000

Se somarmos essas deduções, os custos totais chegam a $14.550. Como 75% do tempo, o carro era usado para fins comerciais. Ao utilizar o método de dedução das despesas reais, multiplicaria-se o total dos custos por 75% para obter a dedução real, que ascende a 10.912,5 dólares.

Se você usar o método da taxa de quilometragem padrão com esses mesmos números, teríamos que multiplicar o número de quilômetros rodados a trabalho (20.000) pela taxa de quilometragem padrão (57,5 centavos por quilômetro), o que resulta em US$ 11.500 para seus impostos do Uber ou Lyft.

O motorista economizará mais em impostos se usar o método de dedução da taxa de quilometragem padrão neste exemplo específico.

É evidente neste exemplo que a economia ou o aumento da sua carga tributária serão determinados pelo método que você escolher para calcular as despesas reais relacionadas ao seu carro. Se tiver alguma dúvida, converse com um contador sobre sua situação fiscal. Os impostos de um motorista de caminhão em tempo integral podem ser diferentes dos impostos de um motorista de carona compartilhada.

Como evitar problemas desnecessários decorrentes das milhas qualificadas

Não importa qual seja o seu trabalho 1099, hoje em dia todos realizam várias tarefas ao mesmo tempo. Uma ida ao médico, ao local de trabalho e à loja geralmente é feita em uma única viagem. Este será o primeiro erro que você cometerá se tentar contar manualmente as milhas já acumuladas sem usar um aplicativo.

Basicamente, o cálculo é bastante simples. A quilometragem comercial é calculada com base em todas as viagens que você faz para o local de trabalho, a quilometragem médica é calculada com base em todas as viagens que você faz para consultas médicas; portanto, todas as outras viagens são somadas à sua quilometragem total, mas não à sua quilometragem dedutível.

Use um rastreador de quilometragem

Para manter os registros o mais limpos possível e reduzir a quantidade de trabalho necessário para o processo, existem duas opções à disposição. Comece a utilizar o metrô e os ônibus para suas viagens casuais ou inicie o uso de um aplicativo de monitoramento de quilometragem. Existem vários rastreadores de quilometragem, cada um oferecendo um conjunto incomum de benefícios a um custo diferente. De acordo com muitos profissionais de vários setores, como advogados, corretores imobiliários, agentes imobiliários e outros, o TripLog é um dos aplicativos de rastreamento de quilometragem mais baratos e acessíveis disponíveis no mercado.

Reembolso de quilometragem

As regras são muito claras quando um funcionário dirige de seu escritório fora de casa para realizar negócios. Isso é considerado quilometragem dedutível de acordo com o IRS. Por outro lado, as despesas pessoais com transporte não podem ser deduzidas, ponto final.

Por exemplo, dirigir de sua casa para o trabalho pela manhã e vice-versa à noite não exige que você deduza a quilometragem. As despesas decorrentes do deslocamento pessoal também são aplicáveis para Uber, ônibus, metrô, etc.

Mesmo que os funcionários viajassem diretamente de suas residências pessoais para compromissos relacionados ao trabalho (uma reunião com um cliente, um serviço de encanamento, etc.), isso seria considerado um deslocamento e, portanto, não reembolsável.

Deslocamentos diários vs. Usando seu carro para fins comerciais

As viagens entre a residência e o local de trabalho ou escritório não são dedutíveis. Dito isso, a linha fica confusa quando sua residência passa a ser o local do seu escritório. Por exemplo, vamos supor que sua equipe começou a trabalhar em casa sem intenção de voltar aos antigos métodos de trabalho no escritório, onde você era designado para se encontrar com um cliente localizado do outro lado da cidade. Dirigir até o local para encontrar o referido cliente será considerado um trajeto, já que você estará dirigindo de sua casa até o local de trabalho? Ou seria considerado quilometragem comercial, já que você está usando seu carro para ir do seu local de trabalho para realizar negócios?

O fato de o escritório doméstico do funcionário ser considerado um local oficial da empresa precisa ser esclarecido e bem documentado. Desde que isso seja comprovado, o cliente poderá fazer uma dedução como resultado do trajeto entre a residência e o escritório.

Aqui está como maximizar suas despesas com veículos na sua declaração de imposto de renda!

Em resumo, cada dedução tem suas próprias vantagens e desvantagens. A melhor opção é usar um rastreador de despesas comerciais 1099 e um rastreador de quilometragem para ver qual dedução lhe trará maior benefício.

Ao comprar veículos para sua empresa, considere a dedução fiscal prevista na seção 179 do código tributário. Conhecida como “brecha fiscal do Hummer”, essa lei tributária estabelece que a dedução total, incluindo a dedução de despesas da Seção 179 e a depreciação bônus, é de US$ 11.160 para carros, enquanto para vans e caminhões, a dedução total pode ser limitada a US$ 11.560.

Mais uma vez, recomendamos que você converse com um profissional da área tributária se tiver alguma dúvida sobre o método de despesas reais com veículos ou a quilometragem padrão para obter uma dedução maior.