Modèle de formulaire d'informations client

Un voyage de vacances est l'un des achats les plus coûteux que les gens feront en une année, spécialement pour les familles, les lune de miel ou les petits groupes voyageant ensemble. C'est pourquoi il est important pour les agences de voyage de bien comprendre les prochaines vacances du client, y compris où, quand et combien ils ont l'intention de dépenser. Mais il n'est pas toujours facile de faire le point sur cette question, surtout lorsqu'il s'agit de grands groupes.

Un formulaire d'information sur les clients de l'agent de voyages est une excellente ressource à incorporer dans les premiers stades de la planification des vacances. Non seulement cela aidera à rassembler les informations de contact de base du client, mais cela fournira des informations précieuses sur ses préférences de voyage, attentes, délais de réservation, et autres renseignements importants sur les voyages. Ce formulaire vous aidera également à gagner du temps en vous donnant suffisamment de détails pour fournir les devis possibles tôt dans le processus.

Pour vous aider à rédiger un formulaire de client complet mais simple nous allons passer en revue certains des aspects principaux que vous devez vous assurer de couvrir avec chaque nouveau client.

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Éléments à couvrir dans le formulaire d'information de votre nouveau client

Alors que le but principal de ce formulaire est d'enregistrer les informations importantes du client, Gardez à l'esprit que vous voulez aller plus loin dans les détails pour bien comprendre combien de voyageurs font partie du groupe, où ils cherchent à aller, et toutes les informations dont vous aurez besoin pour fournir une soumission appropriée.

Bien que les questions spécifiques que vous incluez puissent varier en fonction des services fournis par votre agence de voyages, vous pouvez utiliser les éléments essentiels suivants comme lignes directrices et inclure vos propres questions. Voici quelques éléments indispensables pour le formulaire d'information de votre client

Informations de base sur le voyageur

Commencez votre formulaire d'information client en demandant les informations personnelles du voyageur comme le nom complet, date de naissance, adresse, numéro de téléphone et détails du passeport (numéro, pays, date d'expiration). Vous devriez également demander un contact d'urgence incluant le nom complet, le numéro de téléphone et la relation. Pour tout autre passager en dehors du contact principal, demandez des informations de base sur le voyageur telles que le nom, âge et statut de service militaire (pour les réductions).

Détails du voyage

Ensuite, rassemblez tous les détails de voyage fondamentaux pour découvrir les préférences du client, des dates projetées et d'autres informations utiles sur ce à quoi ressemblent les vacances parfaites. Voici quelques questions que vous pouvez inclure dans cette section.

- Où avez-vous l'intention de voyager ?

- Quelles sont vos dates de départ et d'arrivée estimées ?

- Quel est votre budget pour ces vacances?

- Quels sont vos objectifs pour ces vacances?

- Vous voulez une expérience plus intime ou vous voulez plus d'action et de vie nocturne ?

- Quelles sont vos priorités pour les activités de vacances en famille ?

- Qu'est-ce qui vous plaît le mieux dans la zone de vacances de votre choix ?

Exigences spéciales

Pour assurer le meilleur service aux voyageurs, renseignez-vous sur toutes les exigences spécifiques que le groupe peut avoir en ce qui concerne la nourriture, le logement, les loisirs ou les hébergements spéciaux dont les personnes peuvent avoir besoin pendant le voyage. Pensez à inclure les questions suivantes dans votre formulaire d’agent de voyages.

- Est-ce que vous célébrez une occasion spéciale durant ce voyage ?

- Est-ce que vous ou quelqu'un d'autre de votre groupe suivez un régime alimentaire spécifique ou avez des allergies alimentaires?

- Avez-vous besoin que nous mettions en place des navettes pour vous et vos invités?

- Avez-vous une compagnie aérienne, un hôtel ou une agence de location de voitures?

- Y a-t-il des préférences dans le groupe en ce qui concerne les sièges d'avion? (fenêtre vs allle)

- Avez-vous des exigences concernant la literie ? (Cing, deux reines, etc...)

- Y a-t-il des besoins particuliers dans le groupe ? (accès en fauteuil roulant, difficulté à marcher, etc...)

Expériences de voyage passées

Il s'agit d'une section incontournable pour le formulaire de réservation de voyage afin d'avoir une compréhension concise du type d'endroits que les voyageurs apprécient le plus. La plupart des agences de voyages font de ce sujet une partie de la conversation initiale, car les jours fériés précédents du client constitueront un point de référence pour ce qui rendrait leur expérience meilleure. De plus, en découvrant ce qu'ils n'ont pas aimé dans le passé, vous serez en mesure d'éviter de telles expériences cette fois-ci.

Voici quelques questions couramment trouvées dans les formulaires de réservation de voyage.

- Comment vous déplacez normalement ?

- Comment voulez-vous que ces vacances soient uniques auprès des autres personnes que vous avez prises ?

- Quelles ont été certaines de vos expériences de vacances préférées et les moins favorites dans le passé?

- Quelle a été votre expérience de voyage la plus mémorable? Why?

- Parlez-moi de vos trois dernières vacances. Où êtes-vous resté et comment y êtes-vous parvenu?

Informations médicales sur les voyageurs

La planification du voyage exige que les agents de voyage prennent les précautions adéquates en ce qui concerne la santé des voyageurs. Si quelqu'un dans le groupe a une maladie grave ou des limitations physiques qui pourraient mettre en danger sa vie pendant le voyage (surtout lors de la planification des excursions), vous devriez prendre les mesures appropriées ou même envisager d'annuler la visite de la personne. Voici quelques questions qui vous aideront à recueillir ces informations importantes sur vos clients.

- Est-ce que vous ou une personne du groupe avez un état de santé dont nous devrions être informés?

- Y a-t-il des obstacles physiques qui doivent être pris en compte lors de la planification des excursions? Veuillez fournir des détails.

- Avez-vous une assurance voyage ? Dans le cas contraire, prévoyez-vous de souscrire une assurance?

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