Plantilla de formulario de información de cliente

Un viaje de vacaciones es una de las compras más caras que la mayoría de la gente hará en un año, especialmente para familias, lunas de miel o pequeños grupos que viajan juntos. Por eso es importante que las agencias de viajes conozcan bien las próximas vacaciones del cliente, incluyendo dónde, ¿cuándo y cuánto pretenden gastar? Pero llegar al fondo de esto no siempre es una tarea sencilla, especialmente cuando se trata de grandes grupos.

Un formulario de información del cliente del agente de viajes es un gran recurso para incorporar en las primeras etapas de la planificación de vacaciones. No sólo ayudará a reunir la información básica de contacto del cliente, sino que también proporcionará valiosas ideas sobre sus preferencias de viaje, expectativas, plazos de reserva y otra información importante sobre viajes. Este formulario también le ayudará a ahorrar tiempo dándole los detalles suficientes para proporcionar posibles comillas antes del proceso.

Para ayudarte a redactar un formulario de cliente completo pero directo pasaremos por encima de algunos de los aspectos principales que debe asegurarse de cubrir con cada nuevo cliente.

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Elementos a cubrir en su nuevo formulario de información de cliente

Mientras que el propósito principal de este formulario es registrar información importante del cliente, ten en cuenta que quieres ir más lejos en detalles para obtener un buen pastel de cuántos viajeros forman parte del grupo, adonde están buscando ir, y toda la información que usted necesitará para proporcionar un presupuesto adecuado.

Mientras que las preguntas específicas que incluya pueden variar dependiendo de los servicios que proporcione su agencia de viajes, puede utilizar los siguientes elementos esenciales como una pauta e incluir sus propias preguntas. Aquí hay algunos elementos que deben tener para el formulario de información de su cliente

Información Básica del Viajero

Comience el formulario de información de su cliente solicitando los datos personales del viajero, como el nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, número de teléfono y datos del pasaporte (número, país, fecha de caducidad). También debe solicitar un contacto de emergencia que incluya el nombre completo, el número de teléfono y la relación. Para cualquier otro pasajero aparte del contacto principal, pida los detalles básicos del viajero como el nombre, edad y estado del servicio militar (para descuentos).

Detalles de viaje

A continuación, reunir todos los datos fundamentales del viaje para descubrir las preferencias del cliente, las fechas proyectadas y otras ideas útiles sobre cómo se ven unas vacaciones perfectas para ellos. Estas son algunas preguntas que puede incluir en esta sección.

- ¿Dónde tiene intención de viajar?

- ¿Cuáles son sus fechas estimadas de salida y llegada?

- ¿Cuál es tu presupuesto para estas vacaciones?

- ¿Cuáles son sus metas para estas vacaciones?

- ¿Quieres una experiencia más íntima o quieres más acción y vida nocturna?

- ¿Cuáles son sus prioridades para las actividades familiares de vacaciones?

- ¿Qué te gusta mejor de tu lugar de vacaciones?

Requisitos especiales

Para asegurar el mejor servicio para los viajeros, indíquese sobre cualquier requerimiento especial que el grupo pueda tener en relación con la comida, alojamiento, recreación o alojamiento especial que la gente pueda necesitar durante el viaje. Considere incluir las siguientes preguntas en el formulario de su agencia de viajes.

- ¿Está celebrando alguna ocasión especial durante este viaje?

- ¿Usted o alguien más de su grupo sigue una dieta específica o tiene alergias alimentarias?

- ¿Necesita que establezcamos barajas de aeropuerto para usted y sus huéspedes?

- ¿Tiene una compañía aérea preferida, un hotel o una agencia de alquiler de coches?

- ¿Hay alguna preferencia en el grupo con respecto a los asientos de avión? (ventana vs aire)

- ¿Tiene alguna necesidad con respecto a la ropa de cama? (Rey, dos reinas, etc...)

- ¿Hay alguna necesidad especial en el grupo? (acceso en silla de ruedas, dificultad para caminar, etc...)

Experiencias Viajeras Pasadas

Esta es una sección que debe tener para el formulario de reserva de viajes con el fin de comprender de forma concisa el tipo de lugares que más disfrutan los viajeros. La mayoría de las agencias de viajes hacen de este tema parte de la conversación inicial de contacto, ya que las vacaciones anteriores del cliente serán un punto de referencia para lo que mejoraría su experiencia. Adicionalmente, descubriendo lo que no les ha gustado en el pasado podrá evitar estas experiencias en esta ocasión.

Estas son algunas preguntas que se encuentran comúnmente en los formularios de reserva de viajes.

- ¿Cómo viajas normalmente?

- ¿Cómo quieres que estas vacaciones sean únicas de otras personas que has tomado?

- ¿Cuáles fueron algunas de sus experiencias de vacaciones favoritas y menos favoritas en el pasado?

- ¿Cuál ha sido su experiencia de viaje más memorable? Why?

- Cuéntame sobre tus tres vacaciones más recientes. ¿Dónde te quedaste y cómo llegaste allí?

Información médica de los viajeros

La planificación del viaje requiere que los agentes de viajes tomen las precauciones adecuadas con respecto a la salud de los viajeros. Si alguien en el grupo tiene una condición médica grave o limitaciones físicas que podrían poner en peligro su vida mientras viajan (especialmente cuando planean excursiones), Usted debe tomar las medidas apropiadas o incluso considerar cancelar el tour de la persona. Estas son algunas preguntas que le ayudarán a reunir esta importante información del cliente.

- ¿Usted o alguien en el grupo tiene una condición de salud que deberíamos conocer?

- ¿Alguien tiene impedimentos físicos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de planificar excursiones? Por favor, proporcione detalles.

- ¿Tiene seguro de viaje? Si no es así, ¿planea comprar seguro?

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