Comment recruter les meilleurs assistants virtuels pour votre agence et développer votre activité

Si vous avez déjà traversé une période difficile au travail, vous n'êtes pas seul. Une charge de travail trop importante est la première cause d'épuisement professionnel, et UiPath a découvert que deux tiers des employés de bureau estiment que les tâches répétitives occupent la majeure partie de leur journée.

Cela pourrait ressembler à votre travail en tant que propriétaire ou directeur d'agence. Vous avez toujours plus de données à analyser, de pistes à suivre et d'indicateurs clés de performance à surveiller. Mais les détails fastidieux liés à la saisie des données ou à la vérification du bon déroulement des tâches vous empêchent de vous concentrer sur ce que vous aimez faire.

C'est là que les assistants virtuels (VA) pour agences entrent en jeu. Ce sont des professionnels extrêmement compétents dont le seul travail consiste à vous faciliter la vie en vous déchargeant des tâches que vous n'avez pas le temps ou l'expérience d'accomplir rapidement.

Cependant, vous avez peut-être eu une expérience négative en essayant d'embaucher un assistant virtuel en ligne, pour finalement vous rendre compte qu'il n'était pas en mesure d'effectuer efficacement le travail que vous lui aviez confié. Bien que cela soit certainement possible, la réalité est qu'il existe près de 100 000 offres d'emploi d'assistant virtuel rien que sur Ziprecruiter. Cela signifie que d'autres agences recherchent activement des assistants virtuels.

Alors, qu'est-ce qui rend ce poste si lucratif ? Découvrons-le.

Assistants virtuels pour les agences : quand les besoins s'imposent

Les agences doivent jongler avec beaucoup d'informations. Clients. Rapports. Tendances actuelles. Dernières recherches. Même avec les progrès réalisés dans le domaine de l'IA, l'intervention humaine reste nécessaire. Ils doivent passer au crible les informations fournies par les assistants IA et créer du contenu utile pour l'entreprise.

Examinons les besoins les plus courants de nombreuses agences auxquels un assistant virtuel peut parfaitement répondre.

Gestion du calendrier

À la base, le rôle d'assistant virtuel est en quelque sorte le prolongement naturel – et l'évolution – du rôle traditionnel d'assistant personnel exercé en personne. Même si un assistant virtuel ne peut pas vous apporter votre café ni aller chercher vos vêtements au pressing, il peut gérer à distance vos tâches quotidiennes liées à votre activité. Prenons, par exemple, la gestion de votre agenda, comme les rendez-vous, les réunions et les préparatifs de voyage.

Avec l'avènement des applications en ligne qui offrent une intégration transparente avec les calendriers, telles que Bonsai, vous pouvez donner à un assistant virtuel l'accès à votre calendrier et lui permettre de gérer ou de planifier la journée de votre équipe en fonction de vos besoins et de la disponibilité des membres.

Communications

Un assistant virtuel peut être un excellent intermédiaire entre vos employés et vos clients. Ils peuvent gérer votre compte de messagerie professionnel, en veillant à ce que les questions les plus urgentes vous soient transmises tout en supprimant tous les spams que vous recevez sans doute dans le cadre de votre activité. De plus, s'ils se trouvent dans un fuseau horaire différent du vôtre, ils peuvent donner l'impression de répondre 24 heures sur 24 et répondre aux questions de vos clients ou leur fournir des mises à jour.

Organisation

Garder vos dossiers et votre documentation bien organisés est une compétence en soi. L'avènement du stockage dans le cloud vous permet de numériser progressivement les documents importants de votre entreprise. Il vous permet également d'envoyer des versions numériques des contrats d'agenceà vos clients et de conserver vos fichiers de projet sur un disque dur en ligne.

Si vous travaillez sur des projets qui nécessitent une collaboration étroite entre les membres de l'équipe, un assistant virtuel peut assurer le suivi des versions des documents et les stocker séparément pour faciliter leur archivage.

Recherche et rapports

L'un des aspects les plus importants pour un chef d'entreprise est d'avoir un plan d'affaires solide et des objectifs commerciaux clairement définis. Sans eux, vous risquez de prendre des décisions ambiguës qui ne feront pas progresser votre agence et pourraient vous causer des problèmes financiers. En fait, une mauvaise planification et un suivi insuffisant sont parmi les raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises échouent au cours de leurs premières années d'existence.

Mais souvent, vous n'avez pas le temps d'analyser les chiffres de vos projets et de votre comptabilité pour déterminer si vous êtes dans le vert et si les indicateurs clés de performance (KPI) de votre agence sont en phase avec vos objectifs. Heureusement, si vous disposez d'un logiciel CRM et de gestion de projet hautement efficace, ces informations se trouvent généralement quelque part dans vos bases de données. Ensuite, il vous suffit de demander à votre assistant virtuel de saisir les informations supplémentaires nécessaires en fonction des tendances qu'il a pu observer et de les compiler dans un rapport lisible.

Ajoutez à cela les merveilles du traitement des données assisté par l'IA, et vous pouvez gagner des heures de votre précieux temps. Les assistants virtuels travaillant pour des agences peuvent être des personnes hautement qualifiées et diplômées. Mais vous devrez prévoir un budget plus important pour ce poste et consacrer plus de temps à la recherche du candidat idéal pour l'entreprise.

Relecture et finalisation du projet

Parfois, tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un deuxième regard pour vous assurer que les projets que vous envoyez à vos clients sont à la hauteur. Ce n'est pas une tâche qui demande beaucoup de ressources, mais votre esprit est peut-être occupé à autre chose. Demander à une autre personne de relire vos documents peut vous offrir une perspective différente et éviter que des erreurs ne se glissent dans le travail de votre équipe.

Si vous disposez d'un pipeline de projets bien structuré, grâce à un logiciel qui suit efficacement vos tâches, vous pouvez créer une liste de contrôle complète pour votre assistant virtuel. Ils peuvent vérifier et s'assurer que toutes les exigences du client sont prises en compte. Il ne reste plus qu'à envoyer le produit fini, et votre agence aura mené à bien un nouveau projet.

Gestion de projet

Gérer correctement les projets de votre équipe est généralement un travail à plein temps en soi. Il est tellement important que 59 % des chefs de projet travaillent sur plusieurs projets à la fois et que 89 % des organisations disposent d'un bureau de gestion de projet.

Si vous êtes une petite agence, vous n'avez probablement pas le budget ni les besoins nécessaires pour créer un poste de chef de projet à temps plein. Heureusement, vous pouvez trouver des assistants virtuels spécialisés dans le travail en agence et compétents en gestion (parfois même titulaires d'un diplôme dans le domaine dans lequel vous travaillez). Ils peuvent travailler à temps partiel pour votre entreprise afin de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde pour chaque projet que vous menez actuellement.

Génération de prospects

Vous aurez peut-être besoin d'un coup de main pour trouver le prochain gros client qui permettra à votre agence de se faire une place sur le marché. Si votre site web génère un certain intérêt, vous pouvez demander à votre assistant virtuel de suivre ces prospects et d'entrer toutes les informations pertinentes concernant les contacts et les entreprises dans votre logiciel CRM. Une fois cela fait, vous pouvez laisser votre équipe commerciale s'occuper du reste.

Recrutement

Lorsque vous publiez une nouvelle offre d'emploi sur LinkedIn ou d'autres sites d'emploi en ligne, vous recevez probablement beaucoup de candidatures qui ne semblent pas correspondre au poste que vous avez réellement publié. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour mettre en place un service RH à part entière, vous pouvez faire appel à un assistant virtuel pour passer au crible les candidatures. Ils élimineront les candidats non retenus et créeront une base de données des candidats prometteurs. Vous pouvez également leur fournir une description sommaire du poste, et ils peuvent alors procéder eux-mêmes au recrutement ou effectuer les premiers tests de sélection.

De plus, une fois que votre assistant virtuel aura passé plus de temps au sein de l'équipe, il comprendra probablement mieux les tenants et aboutissants de la culture d'entreprise. Ils comprendront les exigences spécifiques de vos postes qui ne figurent pas dans la description officielle du poste. Ces assistants virtuels peuvent être des défenseurs efficaces de votre entreprise et vous garantir de trouver les talents qui s'intégreront parfaitement aux aspects techniques et culturels de votre société.

Test des produits

Si vous essayez un nouveau logiciel de gestion de projets pour agences de publicité, il est souvent judicieux de tester toutes ses fonctionnalités. Ceci est particulièrement important avant de vous engager pleinement et d'obtenir l'adhésion de tous les membres de votre équipe. Pour éviter la perte de productivité liée à la familiarisation de vos employés avec un système que vous n'utiliserez peut-être même pas, vous pouvez tester le logiciel avec un assistant virtuel. Ils pourront indiquer si les fonctionnalités fonctionnent comme prévu et dans quelle mesure l'outil facilite la collaboration (indice : Bonsai excelle dans ce domaine).

Ensuite, lorsque vous effectuez les tests préliminaires, votre assistant virtuel peut vous aider à résoudre les problèmes d'intégration et fournir une assistance et une formation plus personnalisées aux membres de votre équipe. Cela vous libère du temps pour vous assurer que le nouveau système fonctionne bien et n'interrompt pas vos projets en cours s'ils sont en cours de transfert.

Marketing sur les réseaux sociaux

Ne pas être présent sur les réseaux sociaux à l'ère numérique est l'une des plus grosses erreurs que vous puissiez commettre en tant qu'entreprise. Mais vous ne disposez peut-être pas de toutes les connaissances nécessaires pour utiliser la dernière plateforme de réseau social à la mode. Heureusement, de nombreux assistants virtuels travaillant pour des agences sont compétents et expérimentés dans le domaine du marketing sur les réseaux sociaux et sont là pour vous aider.

Vous pouvez leur confier la plupart des tâches liées aux réseaux sociaux et à la communication sur votre site web et vous concentrer sur ce que votre équipe fait le mieux : aider vos clients à obtenir des résultats.

Assistance au commerce électronique

Si votre agence exploite une plateforme de commerce électronique active, vous devrez surveiller de près les stocks et les listes de produits afin de vous assurer que les clients peuvent trouver vos produits et les acheter. Le commerce électronique étant en constante évolution, vous avez besoin d'une personne dédiée pour analyser le marché et vous assurer que vos produits apparaissent en tête des résultats de recherche.

Les assistants virtuels peuvent également s'occuper du service client, surtout si vous tirez parti du fait qu'ils vivent dans un fuseau horaire différent et peuvent répondre lorsque le reste de votre équipe est absent.

Comment trouver des assistants virtuels pour le travail en agence

Il existe plusieurs voies principales à suivre pour trouver un nouvel assistant virtuel pour votre agence :

• Sites d'offres d'emploi (LinkedIn, Indeed, ZipRecruiter, Glassdoor)
• Les plateformes de « petits boulots » (Upwork, Fiverr, Toptal, Jooble, People Per Hour, etc.)
• Réseaux sociaux
• Assistants virtuels et agences d'externalisation

Chaque approche présente ses propres avantages et défis à surmonter.

Les sites d'offres d'emploi sont sans doute la méthode la plus « traditionnelle » pour trouver un nouvel assistant virtuel. Cependant, la plupart des sites d'offres d'emploi sont adaptés au marché américain. marché, les options de description de poste à distance proposées par LinkedIn étant quelque peu insuffisantes. Si vous souhaitez trouver un natif américain assistant virtuel pour vous assurer que vous êtes à peu près dans le même fuseau horaire, c'est l'une des meilleures options possibles. En prime, la plupart des conseils d'administration ont mis en place un processus de candidature simplifié et strictement réglementé qui permet d'identifier immédiatement les meilleurs candidats et de simplifier le recrutement.

Les sites web proposant des missions ponctuelles et des services de freelance sont sans doute la première chose qui vient à l'esprit lorsque vous souhaitez recruter des personnes en dehors de votre pays. La plupart des sites Web populaires comptent de nombreuses personnes prêtes et disposées à devenir votre assistant virtuel. Leurs systèmes de notation, de classement et d'évaluation vous permettent de vous faire une idée de leur travail avant même d'appuyer sur le bouton « Contact ».

Cependant, il n'existe pas vraiment de système de sélection permettant de garantir que vous trouverez un excellent candidat. Vous risquez donc de passer plusieurs semaines à essayer différents assistants virtuels les uns après les autres. D'un autre côté, les nouveaux freelancers sont plus disposés à travailler pour moins d'argent s'ils n'ont pas encore développé leur profil pour se lancer dans le domaine.

Le filtrage des réseaux sociaux suit un schéma similaire à celui des recommandations de bouche à oreille. Vous pourriez peut-être trouver un assistant virtuel exceptionnel grâce à certaines de vos connaissances. Mais il y a de fortes chances que la plupart des gens que vous connaissez ne se sépareront pas de leur assistant virtuel s'ils peuvent l'éviter. Au contraire, ils sont plus susceptibles de vous donner des indices sur les personnes à ne pas embaucher.

Enfin, il est possible de faire appel à une agence d'assistants virtuels. C'est l'une des options les plus fiables, car les agences surveillent de près tous les assistants virtuels qui travaillent avec elles. Ils peuvent également recommander plus facilement des personnes qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Les agences prélèvent une partie des bénéfices, donc les assistants virtuels embauchés par l'intermédiaire d'une agence vous coûteront probablement plus cher que si vous trouviez un freelance indépendant.

Même si cela peut sembler peu attrayant si vous avez un budget limité, n'oubliez pas que les bonnes agences ont généralement fait leurs preuves pour une bonne raison. Leur vivier de talents est également beaucoup plus riche que ce que vous pourrez trouver sur les sites de petits boulots.

En fin de compte, tout dépend du budget dont vous disposez pour ce poste et des besoins de votre entreprise. Les responsabilités des assistants virtuels dans le cadre de leur travail en agence peuvent varier considérablement. Il peut donc être un peu difficile de trouver la solution idéale dès le premier essai si vous choisissez de vous lancer seul dans cette aventure. Mais si vous définissez clairement les exigences du poste et que vous investissez un peu de temps pour apprendre à vous connaître, cela peut s'avérer être un investissement rentable.

Devriez-vous embaucher des Américains ? ou des assistants virtuels étrangers ?

Il existe un débat permanent sur les avantages et les inconvénients liés à l'embauche d'assistants virtuels étrangers par rapport à l'emploi d'Américains natifs pour effectuer ce travail.

L'avantage le plus souvent cité des assistants virtuels étrangers pour le travail en agence est qu'ils sont, en moyenne, beaucoup moins chers que leurs homologues américains. homologues. Si vous vous montrez assidu dans votre recherche d'un freelance indépendant, vous pouvez payer aussi peu que 2 dollars de l'heure pour un assistant virtuel étranger originaire des Philippines. Ce chiffre est un peu atypique, mais vous devrez généralement dépenser moins de 10 dollars de l'heure pour des tâches administratives non spécialisées effectuées depuis un pays étranger. Cela représente une fraction du salaire minimum aux États-Unis. et n'est possible que grâce au coût de la vie nettement inférieur dans d'autres pays.

Cependant, cela ne signifie pas que les assistants virtuels d'autres pays ne sont pas aussi compétents que les Américains natifs. En fait, plus de la moitié d'entre eux sont titulaires d'un diplôme universitaire et possèdent souvent des compétences supplémentaires qui les rendent très recherchés.

En outre, si vous engagez un assistant virtuel à l'autre bout du monde, ses horaires de travail seront différents des vôtres. Si votre entreprise n'exige pas une coopération totale avec les autres membres de l'équipe en temps réel, un assistant virtuel peut répondre aux demandes urgentes des clients en dehors des heures de bureau. En fin de compte, cela signifie maintenir votre entreprise opérationnelle tout au long de la journée.

Les autres pays ont généralement des jours fériés différents de ceux des États-Unis. Ainsi, un assistant virtuel étranger, par exemple originaire des Philippines, peut suivre vos projets pendant que le reste de votre équipe est en vacances. Ils veillent à rester en contact avec vos clients internationaux lorsque le reste du bureau est fermé.

D'un autre côté, vous pourriez rencontrer des problèmes de synchronisation si votre agence a besoin qu'un assistant virtuel soit en ligne avec le reste de votre équipe. Si le télétravail se prête bien aux horaires atypiques, il ne constitue pas un modèle économique viable pour beaucoup de gens. Vous risquez de devoir payer davantage un étranger si vous lui demandez de travailler la nuit.

De plus, bien que la plupart des pays aient adopté l'anglais comme langue de travail privilégiée, tous les assistants virtuels ne le maîtrisent pas parfaitement. Ils peuvent ne pas remarquer certaines nuances de la langue auxquelles les natifs sont habitués. Par conséquent, vous pouvez rencontrer un obstacle à la communication qui peut ralentir votre travail et vous empêcher de transmettre des concepts spécifiques à votre secteur d'activité à un assistant virtuel non formé.

Conseils pour trouver les meilleurs assistants virtuels pour le travail en agence

Si vous avez décidé que l'embauche d'un assistant virtuel correspondait aux besoins actuels de votre entreprise, voici quelques conseils pour faciliter le processus.

1. Définissez clairement vos objectifs

Si vous donnez aux assistants virtuels une description générale de ce qu'ils sont censés faire dans l'entreprise, cela risque davantage de les dérouter. Les autres membres de votre équipe peuvent également ne pas savoir qui est responsable de quelle partie de la tâche. Créez une liste précise des tâches ou missions que l'assistant doit accomplir ou auxquelles il doit participer. De plus, cela permet de communiquer leurs responsabilités au reste de l'équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

2. Documentez votre travail

Même le meilleur assistant virtuel au monde ne pourra pas vous aider beaucoup si vous ne disposez pas d'un bon système de gestion de projet. Sans une plateforme adéquate pour documenter vos tâches quotidiennes et des outils de collaboration clairs, un assistant virtuel passera une grande partie de son temps à essayer de comprendre ce qu'il doit faire. Au final, cela vous coûtera plus cher.

3. Conclure un contrat

Un assistant virtuel traite généralement des informations importantes concernant l'entreprise. Il est donc essentiel de protéger la confidentialité de votre entreprise à l'aide d'un accord de non-divulgation (NDA) et d'une clause de confidentialité. Même si vous n'avez pas d'expérience en droit des contrats, vous pouvez consulter des exemples de contrats et voir comment vous pourriez les modifier pour les adapter à vos besoins.

4. Investissez du temps dans la formation

Même si un assistant virtuel n'effectue généralement pas le type de tâches à haut risque que réalisent vos employés vedettes, il n'en reste pas moins un élément essentiel de l'entreprise. Ne lésinez pas sur leur formation aux procédures appropriées de documentation des projets, sinon vous risquez de les pénaliser, eux et votre entreprise.

5. N'ayez pas peur de couper les ponts

Même si vous pouvez avoir la chance de trouver un excellent assistant virtuel pour votre agence dès votre première tentative, le processus peut parfois prendre un certain temps. Même si vous travaillez avec une agence, la personne qu'elle vous envoie initialement peut ne pas répondre aux exigences de votre équipe. Il serait utile que vous commenciez plus lentement, en lui confiant quelques tâches à titre d'essai, avant de donner plus de responsabilités au nouvel employé. Si les choses ne fonctionnent pas, il vaut peut-être mieux y mettre fin rapidement et commencer à chercher un nouvel assistant virtuel.

6. Utilisez un logiciel de collaboration

Le moyen le plus simple de vous assurer que votre nouveau collaborateur est sur la bonne voie est de disposer d'une plateforme de gestion de projet unifiée. C'est là que Bonsai entre en jeu. Avec la possibilité de suivre vos relations clients, vos tâches, vos plannings et même votre comptabilité et vos factures, Bonsai est une solution globale de gestion des tâches qui vous aidera à développer votre activité. Vous pouvez donner à votre nouvel assistant virtuel accès à vos tableaux clients et projets et l'aider à coordonner l'équipe. Il est également possible d'attribuer des projets à l'assistant directement via la plateforme et de suivre ses heures facturables.

Vous pouvez commencer dès aujourd'hui avec un essai gratuit de 7 jours sur Bonsai et intégrer votre nouvel assistant virtuel en quelques minutes.