Le guide ultime des logiciels de suivi du temps pour les agences de marketing

Le temps, c'est de l'argent. Ces trois mots recèlent une grande part de vérité, en particulier dans le monde des agences de marketing. Le marketing devenant de plus en plus concurrentiel, il n'a jamais été aussi important de tirer le meilleur parti de chaque seconde et de gérer votre agence aussi efficacement que possible. Les logiciels de suivi du temps sont l'un des nombreux outils technologiques qui peuvent vous aider.

Il est révélateur que de nombreux propriétaires d'agences qui ont adopté la technologie de suivi du temps se sentent beaucoup plus en contrôle des opérations de leur agence. Mais vous n'êtes peut-être toujours pas certain qu'un logiciel de suivi du temps soit la solution adaptée à votre agence de marketing. Pour vous aider à prendre votre décision, ce guide vous fournira toutes les informations nécessaires sur ce logiciel, son fonctionnement et ses avantages.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps ?

Le concept de suivi du temps existe depuis des siècles. À l'origine, il s'agissait d'un processus entièrement manuel. Les employés seraient chargés de suivre l'arrivée de chaque travailleur et de noter les retards éventuels. Plus tard, les horloges de travail ou les pointeuses ont été inventées, permettant aux employés de « pointer » à l'aide de leurs propres cartes de pointage estampillées.

En substance, les logiciels de suivi du temps ne sont que la continuation de cette pratique. C'est l'équivalent moderne de l'ancienne horloge. Comme son nom l'indique, ce logiciel est conçu pour suivre le temps. Plus précisément, il permet de suivre le temps que votre équipe et vos collaborateurs consacrent à diverses tâches et processus. Il conserve des journaux détaillés du temps passé que vous pouvez consulter ultérieurement, et de nombreuses applications de suivi offrent également d'autres fonctionnalités.

Principales fonctionnalités des logiciels de suivi du temps

Pour mieux comprendre le fonctionnement des logiciels de suivi du temps, voici un aperçu des principales fonctionnalités présentes dans la plupart des programmes.

Suivi en temps réel

Évidemment, on ne parlerait pas de logiciel de suivi du temps s'il n'était pas capable de suivre le temps. C'est la fonction principale de toutes les applications de suivi. Ils devraient tous être en mesure de surveiller et d'enregistrer le temps qu'un employé ou une équipe consacre à un processus ou à une tâche. Beaucoup d'entre eux facilitent également ce processus. Les employés peuvent simplement cliquer sur un bouton, par exemple, pour démarrer le chronomètre et cliquer à nouveau lorsqu'ils ont terminé leurs tâches.

Journaux et rapports

Le logiciel de suivi du temps conserve également des journaux et des rapports sur les données qu'il collecte. Ainsi, à la fin de chaque journée, semaine ou mois, par exemple, les superviseurs peuvent vérifier combien de temps a été consacré à des tâches particulières. Cela s'avère inestimable lorsqu'il s'agit d 'optimiser les opérations d'une agence, d'identifier les pertes de temps et les processus pouvant être améliorés.

Génération des feuilles de temps

Les meilleures applications de suivi du temps sont également capables d'utiliser les données qu'elles collectent pour générer des feuilles de temps. Ils peuvent créer automatiquement des documents détaillés indiquant exactement le nombre d'heures facturables consacrées à un projet particulier. Cela contribue à rationaliser considérablement d'autres aspects des opérations de votre agence, tels que la facturation et la paie.

Intégration des factures

Si de nombreuses applications de suivi du temps permettent de générer des feuilles de temps, certaines vont encore plus loin. Ils peuvent récupérer les données des feuilles de temps et les utiliser pour générer des factures détaillées et précises que vous pouvez envoyer directement à vos clients. C'est un autre gain de temps considérable pour une agence de marketing moyenne, qui vous aide à être payé rapidement et efficacement pour le travail effectué.

Pourquoi investir dans un logiciel de suivi du temps pour les agences de marketing ?

Les avantages des logiciels de suivi du temps pour les agences de marketing ne peuvent être sous-estimés, et les propriétaires ne sont pas les seuls à pouvoir en bénéficier. Les travailleurs individuels et les équipes peuvent également tirer profit de la technologie de suivi du temps.

Voici quelques exemples illustrant comment une application de suivi du temps adaptée peut transformer une agence.

Raison n° 1 – Analyser et améliorer la productivité

Chaque agence de marketing devrait s'efforcer d'être aussi productive que possible. Plus votre agence est efficace, plus il sera facile d'accepter davantage de clients et de projets, et donc de gagner plus d'argent. C'est une logique simple, et les logiciels de suivi du temps sont des outils puissants qui vous aident à atteindre vos objectifs de productivité.

En collectant des données sur le temps consacré à différentes tâches, les logiciels de suivi du temps vous permettent d'analyser les niveaux de productivité de votre agence. Vous pourrez voir exactement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, où le temps est optimisé et où il est gaspillé.

Vous avez peut-être remarqué que les délais ne sont pas respectés et vous souhaitez en connaître la raison. Ou peut-être avez-vous l'impression que certains employés ne font pas leur part du travail. Dans tous les cas, un logiciel de suivi du temps vous aide à le découvrir. Il fournit une image claire de vos opérations, et vous pouvez utiliser cette image pour augmenter votre productivité.

Raison n° 2 – Gestion efficace des projets et des tâches

La gestion efficace et efficiente des projets est un élément essentiel du bon fonctionnement d'une agence de marketing. Si vous ne parvenez pas à atteindre vos objectifs et à respecter vos délais, les clients seront souvent mécontents et moins enclins à faire à nouveau appel à votre entreprise à l'avenir.

En revanche, une agence qui accomplit ses tâches et ses projets dans les délais impartis est comme une machine bien huilée. Elle a ainsi beaucoup plus de chances d'attirer des clients fidèles à long terme et de s'imposer comme leader du secteur. Le bon logiciel de suivi du temps a un rôle important à jouer ici.

Il vous aide à organiser les tâches du projet, à fixer des délais réalistes et à identifier les priorités. Comme expliqué au point précédent, cela vous permet également d'identifier les éventuelles faiblesses de vos processus de gestion de projet existants et d'y remédier.

Raison n° 3 – Facturation précise des clients et paie

En fin de compte, toute entreprise existe pour gagner de l'argent. Cela vaut également pour les agences de marketing. Mais parfois, même le processus de paiement peut sembler être une charge de travail supplémentaire. Vous devez calculer le montant que vous doivent vos clients, établir des feuilles de temps et générer des factures.

Les logiciels de suivi du temps permettent d'accélérer et de simplifier chaque étape de ce processus. Il vous permet de suivre exactement le nombre d'heures facturables que vous consacrez à chaque tâche. Les meilleures applications produisent également des feuilles de temps fiables et précises que vous pouvez montrer à vos clients comme preuve de vos efforts.

Vous pouvez ainsi créer et envoyer rapidement des factures précises et réduire le risque de litiges liés aux paiements. Pour vous faciliter encore davantage la tâche, vous pouvez également utiliser une application de suivi du temps d'une agence de marketing avec fonction de génération de factures intégrée.

Ce logiciel est également utile pour suivre la paie. Il vous aide à voir combien d'heures chaque employé a travaillé, ainsi que les heures supplémentaires qu'il a effectuées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tout le monde est rémunéré au taux approprié, ce qui réduit encore une fois le risque de litiges ou de désaccords.

Raison n° 4 – Une main-d'œuvre plus responsable et plus concentrée

On pourrait penser que les logiciels de suivi du temps utilisés par les agences de marketing ne profitent qu'aux propriétaires d'agences et à leurs résultats financiers. Cependant, les employés peuvent également en tirer profit à titre individuel de différentes manières, par exemple en se concentrant davantage sur leur travail et en prenant conscience du temps qui passe.

En fait, de nombreux employés affirment que les logiciels de suivi du temps leur permettent de mieux gérer leurs priorités et leurs tâches. Certains trouvent même cela motivant, cela les encourage à essayer d'accomplir leurs tâches plus efficacement et à respecter leurs propres délais.

D'autres apprécient la façon dont les applications de suivi du temps peuvent les rendre, eux et leurs collègues, plus responsables. Cela met tout le monde sur un pied d'égalité, de sorte que les travailleurs les plus assidus peuvent être assurés que leurs efforts sont remarqués, et que ceux qui« perdent leur temps »seront éliminés.

Raison n° 5 – Meilleure allocation du temps et des ressources

Même les meilleures et les plus grandes agences ont des ressources limitées et doivent les gérer de manière appropriée. Mais il peut être difficile de savoir comment utiliser au mieux vos ressources et comment occuper votre temps si vous ne disposez pas des données adéquates pour vous guider.

Une fois encore, les logiciels de suivi du temps changent la donne. Il vous indique exactement combien de temps il faut pour réaliser certains projets et processus. Vous pouvez utiliser cela pour voir quels domaines d'activité sont en avance sur le calendrier et pourraient ne pas nécessiter autant de ressources.

Parallèlement, vous pouvez également identifier les tâches qui ont tendance à être retardées ou à prendre plus de temps qu'elles ne le devraient. Vous pouvez ensuite réaffecter vos ressources en conséquence, en veillant à ce que toutes les équipes disposent de ce dont elles ont besoin pour mener à bien leurs tâches.

Raison n° 6 – Un élément technologique essentiel pour les opérations à distance

De nos jours, de plus en plus de personnes travaillent à distance. Une agence de marketing peut avoir des employés répartis dans tout le pays, voire dans le monde entier. Il est souvent difficile de suivre une main-d'œuvre aussi disparate et diversifiée, mais les technologies de suivi du temps peuvent faire la différence.

La technologie de suivi du temps permet aux propriétaires d'agences de voir comment fonctionnent leurs différentes équipes et leurs différents employés à distance. Cela permet à chacun de rester responsable et contribue à l'avancement du travail, même entre différents continents et fuseaux horaires.

C'est également utile pour les travailleurs eux-mêmes. Les télétravailleurs peuvent utiliser ce logiciel pour voir exactement combien d'heures ils travaillent. Cela peut les aider à concilier vie professionnelle et vie privée, tout en leur garantissant une rémunération appropriée pour leurs efforts.

Raison n° 7 – Reconnaître et récompenser vos meilleurs employés

Les meilleurs employés travaillent d'arrache-pied et déploient des efforts considérables pour accomplir leurs tâches. Ils s'efforcent de respecter les délais, font des heures supplémentaires et font tout leur possible pour contribuer au succès de l'entreprise. Malheureusement, leurs efforts peuvent parfois passer inaperçus et ne pas être récompensés.

C'est un problème.

Les travailleurs veulent se sentir valorisés et reconnus. S'ils fournissent tous ces efforts sans recevoir aucune reconnaissance, ils risquent d'être moins motivés à travailler aussi dur à l'avenir. Pire encore, ils pourraient même être tentés de quitter définitivement l'entreprise et d'aller travailler ailleurs.

Les logiciels de suivi du temps peuvent également vous aider dans ce domaine. Il vous permet de suivre les performances des équipes et des collaborateurs individuels, en identifiant facilement ceux qui respectent systématiquement les délais et dépassent les attentes. Cela permet de récompenser facilement ces travailleurs, tout en incitant les autres à suivre leur exemple.

Cela peut même entraîner divers avantages supplémentaires, tels que le développement d'une concurrence amicale parmi les employés. L'esprit de compétition peut être un facteur de motivation précieux, encourageant chacun à travailler plus dur et contribuant à la réalisation des projets plus rapidement et plus efficacement que jamais.

Conseils et astuces pour tirer le meilleur parti des applications de suivi du temps des agences de marketing

Le simple fait de télécharger et d'installer un logiciel de suivi du temps au hasard ne transformera pas votre agence comme par magie du jour au lendemain. Au contraire, vous devez choisir avec soin le programme que vous souhaitez essayer et l'utiliser correctement afin de tirer le meilleur parti de ses caractéristiques et fonctionnalités.

Voici quelques astuces, conseils et stratégies intelligents pour vous aider à tirer le meilleur parti de la technologie de suivi du temps.

Choisissez avec soin

Il existe de nombreuses applications de suivi du temps, mais elles ne sont pas toutes identiques. Certaines sont extrêmement basiques, par exemple, elles ne font guère plus que servir de bouton numérique pour « pointer » à l'arrivée et au départ. D'autres sont beaucoup plus complets et offrent des fonctionnalités avancées telles que la génération de factures et la création de rapports.

C'est pourquoi vous ne devriez pas vous précipiter et choisir le premier logiciel qui vous tombe sous la main. Il est beaucoup plus judicieux de comparer les différentes options et de se concentrer sur divers facteurs afin de choisir le programme qui convient le mieux. Vous devrez poser des questions telles que « Combien l'agence est-elle prête à dépenser pour un logiciel de suivi du temps ? » et « De quelles fonctionnalités avons-nous besoin pour faciliter notre travail ? ».

Voici quelques-uns des facteurs les plus importants à prendre en compte lorsque vous prenez votre décision :

• Fonctionnalités : naturellement, vous devez vous assurer que le programme que vous choisissez dispose des fonctionnalités adaptées à votre agence de marketing. Il doit bien sûr permettre un suivi efficace du temps, mais vous pouvez également tirer parti des feuilles de temps, des rapports et des intégrations avec d'autres logiciels.
• Compatibilité : les logiciels de suivi du temps ne sont pas réservés aux ordinateurs de bureau. Vous pouvez également trouver des applications qui fonctionnent sur des appareils mobiles équipés de différents systèmes d'exploitation. Réfléchissez aux types d'appareils utilisés par votre agence et assurez-vous de disposer d'une application qui les couvre tous.
• Coût : il existe des applications gratuites de suivi du temps pour les agences de marketing, mais elles sont généralement moins complètes et moins efficaces que les autres. Dans la plupart des cas, pour obtenir les résultats souhaités, vous devrez payer, mais veillez à trouver une application qui correspond au budget technologique de votre agence.
• Autonome ou suite : certaines applications de suivi du temps existent sous forme de programmes autonomes. D'autres font partie de suites logicielles plus complètes, comme le package tout-en-un pour agences de Bonsai, qui combine le suivi du temps avec la facturation, la planification, etc.

Impliquez votre équipe dans la décision

Une erreur courante commise par de nombreux propriétaires d'agences consiste à choisir eux-mêmes les nouvelles technologies, sans impliquer personne d'autre dans le processus. Ils peuvent également demander à leur responsable informatique de prendre la décision, mais sans solliciter l'avis et les commentaires des autres employés situés plus bas dans la hiérarchie. Cela peut souvent mal se terminer, car les personnes qui utilisent réellement le logiciel, c'est-à-dire vos employés, peuvent avoir des conseils et des opinions précieux à partager.

Il est donc préférable de les impliquer dans le processus décisionnel. Discutez avec vos employés et vos chefs d'équipe de votre projet de mise en place d'un logiciel de suivi du temps. Demandez-leur leur avis et quelles fonctionnalités leur semblent les plus utiles. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour vous aider à prendre une décision intelligente et judicieuse quant à l'outil à utiliser.

Introduisez progressivement le suivi du temps et expliquez-le à vos employés.

Cela peut être déconcertant pour les employés qui n'étaient pas habitués à voir leur temps de travail contrôlé de se retrouver soudainement confrontés à un logiciel de suivi du temps. Beaucoup s'y adapteront avec le temps, mais il faudra peut-être les y préparer progressivement, plutôt que de les précipiter. C'est pourquoi vous pourriez envisager d'introduire progressivement des systèmes de suivi du temps, en expliquant leurs avantages aux employés et en les aidant à comprendre pourquoi ces outils sont nécessaires.

Beaucoup de travailleurs craignent que les logiciels de suivi du temps ne soient qu'une forme intense de microgestion. Ils craignent que chacun de leurs gestes soit examiné à la loupe, ou qu'ils soient réprimandés pour avoir pris des pauses ou ne pas avoir travaillé à un rythme effréné. Il est important de les aider à comprendre la réalité, d'apaiser leurs inquiétudes et de leur montrer comment le système fonctionnera.

Utilisez un logiciel de suivi du temps pour faciliter l'automatisation.

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti d'un logiciel de suivi du temps, il est préférable de l'utiliser en conjonction avec d'autres éléments de votre infrastructure technologique. Par exemple, de nombreuses agences de marketing utilisent les feuilles de temps générées par leurs applications de suivi pour établir des factures précises pour leurs clients.

C'est encore mieux si vous pouvez utiliser vos outils de suivi du temps pour prendre en charge les processus et les flux de travail automatisés. Par exemple, vous pouvez essayer de configurer votre application de facturation pour qu'elle lise automatiquement les feuilles de temps et crée des factures avec un minimum d'efforts manuels. Vous pouvez également configurer votre programme de paie pour suivre le temps de travail des employés et l'utiliser pour gérer plus efficacement les salaires. Vous pouvez également utiliser une application de suivi du temps qui fait partie d'une suite logicielle tout-en-un pour agences.

Examinez régulièrement vos rapports de suivi du temps afin d'identifier les domaines à améliorer.

L'une des clés pour diriger une agence de marketing prospère est de toujours chercher à s'améliorer. Ne vous reposez jamais sur vos lauriers. Recherchez constamment des moyens d'améliorer l'efficacité, de réduire les pertes de temps et d'optimiser vos processus. Utilisez un logiciel de suivi du temps pour vous aider dans cette tâche en consultant régulièrement les rapports et les journaux qu'il stocke.

La grande majorité des applications de suivi du temps conservent des enregistrements précis et fiables. Si vous ne prenez pas le temps de consulter ces dossiers, ou si vous ne les consultez que de manière intermittente, vous ne tirerez pas grand profit du logiciel. Essayez de prendre l'habitude de consulter les journaux à intervalles réguliers, en recherchant les processus qui prennent plus de temps que les autres, puis en cherchant à en comprendre les raisons.

En résumé : utilisez un logiciel de suivi du temps de travail pour optimiser votre agence de marketing.

Nous avons commencé ce guide en rappelant le vieil adage « Le temps, c'est de l'argent ». Mais, en réalité, le temps est bien plus que cela. C'est une ressource extrêmement précieuse mais limitée qui doit être gérée avec soin et attention aux détails. Cela est particulièrement important dans le monde en constante évolution et au rythme effréné des agences de marketing, qui doivent tout simplement maîtriser leur gestion du temps pour réussir.

Comme indiqué ci-dessus, les logiciels de suivi du temps peuvent vous aider dans tous les aspects de la gestion du temps au sein de votre agence, ce qui en fait un outil précieux à ajouter à votre arsenal. Pour obtenir les meilleurs résultats, choisissez un logiciel de suivi du temps qui s'intègre parfaitement aux autres composants indispensables de votre pile, tels que votre CRM et votre système de facturation.

C'est là que Bonsai entre en jeu. Le logiciel tout-en-un pour agences de Bonsai offre des fonctionnalités exceptionnelles de suivi du temps, notamment le suivi en temps réel, des rapports, des feuilles de temps précises et la facturation automatique. Contactez dès aujourd'hui l'équipe Bonsai pour tout savoir à ce sujet.