Lancer une entreprise de bureau virtuel : guide facile 2025

Pour démarrer une entreprise de bureau virtuel en 2025, commencez par comprendre le concept : un bureau virtuel fournit des services commerciaux tels que des numéros de téléphone et des adresses sans disposer d'un espace physique. Commencez par faire des recherches sur le secteur et choisissez un créneau. Élaborez un plan d'affaires, recrutez le personnel nécessaire et enregistrez votre entreprise. Mettez en place les outils indispensables tels qu'un système téléphonique, une adresse commerciale virtuelle et des plateformes de communication. Utilisez un logiciel pour la facturation, les contrats et la gestion fiscale. Les principaux avantages comprennent des coûts de démarrage réduits et une flexibilité accrue. Utilisez des plateformes telles que Bonsai pour une configuration complète de votre entreprise. Cette approche garantit une activité de bureau virtuel évolutive et efficace.

De nombreux chefs d'entreprise souhaitant changer leur mode de travail finiront par se renseigner sur la manière de créer une entreprise de bureaux virtuels. Même si vous n'avez plus besoin d'un magasin physique & , vous devez tout de même suivre quelques étapes de configuration.

Mais quelles sont les différences entre les étapes ? Que devrez-vous faire pour vous assurer que votre bureau virtuel démarre du bon pied ? Poursuivez votre lecture pour découvrir les principes fondamentaux de la mise en place et de la fourniture de services de bureau virtuel.

Remarque : Si vous souhaitez disposer de tous les outils nécessaires pour démarrer une activité de bureau virtuel, essayez Bonsai. Nous proposons un compte bancaire professionnel, des services de facturation, des devis, des contrats et un logiciel fiscal pour suivre vos dépenses. Tout au même endroit. Demandez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 7 jours dès aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un bureau virtuel ?

Un bureau virtuel offre le même type de services qu'un espace de bureau physique (c'est-à-dire des outils, un lieu de travail, des équipements), mais via Internet.

Dans l'ensemble, les services souvent fournis par une entreprise de location de bureaux virtuels comprennent :

• Numéros de téléphone
• Adresse du bureau virtuel
• Salles de réunion
• Réceptionniste virtuelle
• Bureaux privés temporaires

En termes simples, une entreprise de bureau virtuel fournira à une équipe les systèmes nécessaires pour qu'elle puisse travailler à distance. Ils vous offrent également les moyens nécessaires pour améliorer votre image de marque, afin que vous puissiez gagner davantage de clients potentiels.

Avantages d'un espace de bureau virtuel

Les bureaux virtuels offrent divers avantages dont vous pouvez bénéficier. Cela comprend, sans s'y limiter, les éléments suivants :

Faibles coûts de démarrage

Un espace de bureau virtuel est assez facile à mettre en place, car vous n'aurez pas besoin d'un capital de démarrage important. Vous n'avez pas à vous soucier de baux à long terme, ni à vous rappeler de verser des dépôts de garantie.

De plus, avec un bureau virtuel, vous n'avez pas besoin de dépenser des sommes importantes pour l'ameublement et l'équipement de bureau. Vous réalisez également des économies sur les consommables quotidiens tels que les produits d'entretien, les fournitures de bureau, les services publics, etc.

Flexibilité accrue

Avec une entreprise de bureau virtuel, les équipes et les personnes qui la dirigent bénéficient d'une bien meilleure flexibilité. Comme vous ne serez pas confiné dans un bureau physique, vous bénéficierez d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, principalement parce que vous pourrez tout organiser vous-même.

De plus, comme le temps passé dans les transports sera réduit, on pourra utiliser ce temps pour être productif ou se détendre. Comme chacun pourra travailler dans l'environnement de son choix, il sera également beaucoup plus productif.

Configuration facile

Que vous ayez besoin d'un logiciel fiscal tel que Bonsai Tax, d'un logiciel CRM ou d'un compte courant, vous trouverez facilement la plupart de ces services en ligne. Cela vous permettra de mettre en place votre espace de bureau virtuel en un rien de temps.

Avec un bureau physique, vous devriez vous déplacer d'un endroit à l'autre pour effectuer les démarches nécessaires et vous inscrire aux services requis. Cependant, avec les services de bureau virtuel, il ne vous faudra que quelques minutes pour vous inscrire en ligne.

Évolutivité facile

L'avantage principal d'un espace de bureau virtuel est peut-être que vous pouvez facilement développer votre activité si tel est votre souhait. Lorsque votre espace de bureau est virtuel, vous n'avez plus besoin de chercher un local plus grand, d'aménager de nouveaux espaces ou d'acheter de nouveaux équipements.

Il vous suffit d'augmenter la taille de votre équipe et éventuellement de mettre à jour certains de vos abonnements. Vous pouvez également développer votre activité où vous le souhaitez, car vous n'êtes pas lié géographiquement à un lieu de travail particulier.

Étapes pour créer une entreprise de bureau virtuel

La création d'une entreprise de bureau virtuel nécessite de suivre certaines étapes. Parfois, cela peut dépendre de l'État dans lequel vous enregistrez votre service de bureau virtuel. Cependant, dans la plupart des cas, voici ce que vous devez faire si vous souhaitez réussir.

Comprendre le secteur

Pour créer un bureau virtuel, vous devez d'abord comprendre précisément ce qu'implique ce secteur d'activité. Les propriétaires de bureaux virtuels appartenant au secteur de la location de bureaux équipés et l'opérateur fourniront des outils virtuels et loueront des salles de réunion à ceux qui ont besoin d'espace.

Par conséquent, même si la majeure partie de l'activité se fait en ligne, vous devez également disposer d'un bureau. Les gens viendront vous voir, alors assurez-vous que votre emplacement se trouve dans un quartier très fréquenté par les entreprises.

Choisissez un créneau

Comme dans tous les autres secteurs, tous les bureaux virtuels ne se ressemblent pas. Certains loueront ou prendront en leasing des lieux de travail entièrement meublés. D'autres peuvent louer des bureaux virtuels ou externaliser certains services. Certaines se concentrent sur les télécommunications, tandis que d'autres proposent des salles de réunion ou de conférence.

Comme tout propriétaire de petite entreprise, vous devez déterminer où se trouve votre créneau. De cette façon, vous pourrez vous démarquer de vos concurrents et attirer les bons clients.

Si vous ne choisissez pas un créneau et essayez de devenir un touche-à-tout, vous risquez de paraître peu fiable aux yeux des équipes à la recherche d'un bureau virtuel. Voici quelques idées d'entreprises à créer si vous êtes en manque d'inspiration. Très souvent, ces équipes savent ce qu'elles veulent, et si elles constatent que vous ne vous concentrez pas sur leurs besoins, elles peuvent commencer à chercher ailleurs les services dont elles ont besoin.

Créer le plan d'affaires

Une fois que vous avez compris l'idée commerciale, il est temps de créer un plan d'affaires, comme vous le feriez pour toute autre petite entreprise. Ce faisant, examinez attentivement les besoins de votre entreprise.

Voici quelques éléments que vous pourriez ajouter à votre plan d'affaires :

• Description de l'entreprise
• Idées de conception pour le logo de l'entreprise
• Résumé
• Analyse de la concurrence et du secteur
• Services que vous prévoyez d'offrir
• Décomposition organisationnelle et gestion de la structure
• Projections financières et budgets
• Stratégie commerciale et marketing

Une fois que vous avez une idée générale de la direction que vous souhaitez donner à votre entreprise, vous serez en mesure de déterminer les effectifs nécessaires pour votre espace de bureau virtuel, vos ressources et tout autre besoin. Il est essentiel de disposer de ce plan dès le départ pour assurer le succès de votre entreprise de location de bureaux virtuels.

Recruter les employés

Les entreprises de bureaux virtuels, contrairement aux start-ups classiques, auront besoin d'employés, en particulier lorsque l'activité commencera à prendre de l'ampleur. N'oubliez pas que, comme la plupart du travail est effectué à distance, vous pouvez recruter des personnes pratiquement partout. Concentrez-vous donc simplement sur le recrutement des personnes les plus adaptées au poste.

Beaucoup de gens sont attirés par l'idée de travailler dans un bureau virtuel, car cela offre plus de flexibilité. Cependant, tout le monde n'est pas vraiment fait pour ce genre de travail. Recherchez ceux qui ont la capacité de se concentrer et d'établir des priorités, qui possèdent d'excellentes compétences en communication et qui ont un niveau élevé de motivation intrinsèque.

Vous devez également décider si vous souhaitez embaucher du personnel pour la paie, les ressources humaines, le marketing, les ventes, etc. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez confier ces tâches à un assistant virtuel, qui pourra s'en charger en grande partie. Assurez-vous de vérifier minutieusement les compétences des personnes que vous embauchez.

Enregistrez votre entreprise

Vous exercez peut-être principalement votre activité en ligne, mais cela ne signifie pas pour autant que vous pouvez ignorer l'enregistrement de votre entreprise.

Choisissez le type d'entité juridique que vous souhaitez créer (LLC, S-Corp ou C-Corp) et obtenez une licence commerciale. Vous devez fournir diverses informations, telles que votre nom, votre adresse physique et l'adresse de votre bureau virtuel.

Assurez-vous également d'être correctement enregistré auprès de l'IRS. Si vous réalisez des bénéfices grâce à votre activité de location de bureaux virtuels, l'IRS voudra en être informé. De cette façon, ils peuvent vous taxer en conséquence.

Configurer un système téléphonique

Pour être un professionnel, vous devez permettre à vos clients de vous contacter. Lorsque vous disposez d'un espace de bureau virtuel, vous pouvez souhaiter mettre en place un système téléphonique virtuel.

Cela comprend le numéro de téléphone principal de votre bureau virtuel, les numéros gratuits, les numéros locaux, les services de centre d'appels, etc. L'avantage ici est qu'aujourd'hui, vous n'avez même plus besoin d'acheter du matériel pour ces outils, car vous pouvez simplement télécharger une application mobile pour votre smartphone.

Obtenir une adresse commerciale virtuelle

Vous êtes peut-être propriétaire d'une entreprise virtuelle, mais vous avez tout de même besoin d'une adresse physique où vous pouvez recevoir votre courrier. Vous pouvez recevoir des documents fiscaux, des factures, des lettres et tout type de contenu destiné à votre entreprise.

Certaines sociétés proposant des adresses postales virtuelles réceptionnent votre courrier, le numérisent, puis l'envoient vers votre boîte aux lettres numérique. Ce service de réexpédition du courrier est une bonne option si vous êtes un chef d'entreprise qui est constamment en déplacement. De plus, vos clients ne verront qu'une adresse professionnelle.

De plus, vous avez besoin d'une adresse professionnelle pour votre salle de conférence temporaire. Après tout, en tant qu'espace de bureau virtuel, vous devez fournir un espace où vos employés peuvent rencontrer leurs clients respectifs. Sélectionnez également une adresse professionnelle pour cela.

Obtenir une adresse e-mail et un nom de domaine

En tant qu'entreprise virtuelle, votre présence en ligne est essentielle pour vous. Par conséquent, vous devez vous assurer que tous vos liens en ligne sont en ordre. Par exemple, si jusqu'à présent vous utilisiez un compte Gmail, vous devriez envisager de changer l'extension de votre adresse e-mail pour le nom de votre entreprise. Par exemple, xyz@companyabc.com.

Vous avez également besoin d'un nom de domaine, qui est généralement payant. Cependant, si vous recherchez une image plus professionnelle, un nom de domaine est indispensable pour le propriétaire d'un bureau virtuel.

Assurez-vous de choisir la bonne extension. Les extensions les plus populaires sont les suivantes :

• .com - L'extension la plus courante, représentant généralement les entreprises commerciales en ligne.
• .net - Une autre extension utilisée par les petites entreprises lorsque « .com » n'est pas disponible. Cette extension est l'abréviation de « réseau ».
• .biz - Assez courant pour les petites entreprises qui viennent de se lancer

Chaque domaine a ses propres avantages, donc quel que soit celui que vous choisirez, il vous donnera une image plus professionnelle.

Procurez-vous les bons outils

Lorsque vous créez un bureau virtuel, vous devez déterminer les outils que vous allez utiliser pour démarrer votre activité. Chaque configuration de bureau virtuel est différente, vous devez donc déterminer quels logiciels vous conviennent le mieux.

Tout d'abord, vous devez mettre en place un système pour payer vos employés ou les personnes auxquelles vous sous-traitez. Un outil de facturation en ligne tel que Bonsai peut vous aider à effectuer vos paiements en ligne, vous permettant ainsi d'économiser du temps et de l'argent.

Ensuite, vous devez réfléchir à un système de gestion des documents. Après tout, puisque vous n'utiliserez pas de bureaux avec vos employés et partenaires, vous devez pouvoir échanger des documents d'une manière ou d'une autre. Le stockage dans le cloud peut s'avérer très utile dans ce scénario.

Pensez également à mettre en place une solution de sauvegarde et de restauration. Il existe de nombreuses options qui peuvent vous aider, notamment le stockage dans le cloud. De cette façon, si votre connexion rencontre un problème, vous ne perdrez pas vos données.

Enfin, vous devriez également vous procurer un outil qui vous aidera à gérer la productivité de votre bureau virtuel. Après tout, votre équipe travaillera à distance, vous devez donc vous assurer qu'elle respecte ses registres de présence et réalise de réels progrès.

Mettre en place des méthodes de communication et de collaboration

Vous avez peut-être une structure commerciale virtuelle, mais cela ne signifie pas pour autant que personne ne communiquera jamais avec personne. Les employés ont besoin de trouver des informations. De plus, le manque de communication peut les amener à se sentir isolés et complètement exclus.

Pour cette raison, en tant que propriétaire d'une entreprise de bureaux virtuels, vous devez mettre en place des moyens de communication et de collaboration. De cette façon, votre équipe peut continuer à fonctionner comme une équipe, même si ses membres ne partagent pas le même bureau.

Il existe quelques outils pratiques que vous pouvez utiliser ici. D'une part, vous pouvez vous procurer des applications de messagerie instantanée pour favoriser la communication et des outils de gestion de projet où vous pouvez définir les tâches, ce qui favorise la productivité. Les réseaux sociaux, les services de télécommunication et la vidéoconférence peuvent également être utiles à cet égard.

Créer la culture organisationnelle

Lorsque vous disposez d'un emplacement physique pour votre entreprise, il est facile de créer un système organisationnel. Cependant, en dehors du bureau traditionnel, il peut être assez difficile de s'organiser. Pour cette raison, un responsable de bureau virtuel doit créer un bureau organisationnel pour son équipe de bureau virtuel.

Tout d'abord, vous devez définir les heures de travail de votre bureau virtuel. On pourrait penser que le télétravail signifie l'absence d'horaires, mais sans ces horaires, deux choses peuvent se produire : soit l'employé travaille plus qu'il ne le devrait, soit il procrastine et néglige ses tâches.

Même si vos employés vivent dans un fuseau horaire différent, ils doivent respecter un horaire standard qu'ils devront suivre. Non seulement cela améliorera la productivité de l'équipe, mais cela aidera également vos employés à bénéficier d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Compte professionnel Bonsai pour les finances

En tant que bureau virtuel, vous devez effectuer un certain nombre de paiements au personnel et aux fournisseurs et recevoir des paiements de ceux qui utilisent vos services. Par conséquent, vous avez besoin d'un compte bancaire et d'un système de gestion de trésorerie pour gérer vos finances.

Le compte professionnel de Bonsai propose une carte physique pour ceux qui souhaitent effectuer ce type de paiements depuis une adresse physique. Ils proposent également des cartes virtuelles à ceux qui utilisent uniquement le bureau virtuel. De cette manière, quel que soit leur emplacement, les gens devraient pouvoir effectuer un paiement avec leur téléphone ou d'autres appareils.

La banque en ligne accepte également les paiements par carte de crédit, encaisse les paiements sur facture et assure le suivi de vos dépenses. Vous pouvez prendre des photos de vos reçus afin que chaque dépense soit comptabilisée. Si vous venez de vous lancer et que vous n'avez pas encore de comptable, le compte professionnel de Bonsai peut vous aider.

Le compte professionnel de Bonsai dispose d'une fonctionnalité très utile appelée « enveloppes ». Cela vous permet d'organiser vos finances à l'aide de sous-comptes afin d'éviter toute dépense excessive accidentelle. Par exemple, vous pouvez créer des enveloppes pour les dépenses d'équipement, les impôts, les salaires et bien d'autres choses encore, et y placer l'argent afin de ne pas y toucher.

Taxe sur les bonsaïs pour les impôts et la comptabilité

Bonsai Tax est également un outil qui peut vous aider à suivre vos dépenses et vous permet de garder l'esprit tranquille pendant la période des impôts. Ce logiciel vous permet de prendre des photos de vos reçus afin que vous puissiez mettre cet argent de côté à des fins fiscales.

Le logiciel Bonsai Tax identifie automatiquement les dépenses déductibles d'impôt. Cela vous facilitera la tâche au moment de remplir votre déclaration d'impôts, car vous ne passerez plus à côté d'éventuelles déductions fiscales. En fait, l'utilisateur moyen économise au moins 5 600 $ sur sa facture fiscale.

Le logiciel fiscal suivra également vos revenus afin de vous fournir une estimation de l'impôt trimestriel. Il peut se connecter automatiquement à votre compte bancaire ou à vos cartes de crédit, importer et organiser vos reçus fiscaux.

Remarques finales

Un bureau virtuel n'a pas les défis et les frais généraux liés à une installation physique. En termes d'avantages, c'est un bon choix pour ceux qui préfèrent une configuration à distance. Cela dit, vous devez faire attention à la manière dont vous le configurez, surtout si vous voulez que votre entreprise soit couronnée de succès. Suivez notre guide, et vous devriez pouvoir prendre un bon départ.