Comment choisir le bon logiciel de suivi du temps pour votre agence numérique

Quel que soit votre secteur d'activité, votre agence doit gérer plusieurs flux de tâches, de données et de communications. Gérer tout cela manuellement est pratiquement impossible, même avec une équipe d'administrateurs dédiés. De plus, vous souhaitez idéalement que vos meilleurs employés travaillent avec les clients et développent votre entreprise, plutôt que de passer leur temps à gérer des feuilles de calcul et de la paperasse. C'est là qu'intervient le logiciel de suivi du temps de travail des agences numériques.

Les solutions de suivi du temps et de planification aident les agences à reprendre le contrôle de leurs routines quotidiennes. Ces outils rationalisent les processus et permettent à tout le monde de rester connecté. Cependant, vous devez vous assurer que vous investissez dans le logiciel adapté à votre entreprise. À mesure qu'une agence se développe, l'un des plus grands défis auxquels elle peut être confrontée consiste à adapter les outils dont elle a besoin pour gérer une clientèle en pleine expansion. Pour relever ce défi, vous devez investir immédiatement dans un logiciel qui évolue avec vous et répond à vos besoins croissants.

Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de suivi du temps utilisés par les agences numériques et sur la manière dont ils peuvent améliorer les opérations de votre entreprise.

L'importance du suivi du temps pour les agences numériques

Toutes les agences ont besoin d'une structure et d'une routine pour donner le meilleur d'elles-mêmes. Sans calendrier précis, sans réunions régulières et sans capacité à collaborer efficacement, les projets sont voués à l'échec. À l'inverse, lorsque vos objectifs ont des délais clairs et que tout le monde connaît le meilleur moment pour contacter les membres de son équipe, les agences prospèrent.

Pour les agences numériques, la gestion du temps est particulièrement importante. Les agences numériques gèrent les nombreux canaux associés au marketing, à la publicité et à l'image de marque modernes. Ils doivent comprendre quel est le meilleur moment pour publier des blogs, du contenu sur les réseaux sociaux, des vidéos et des offres en ligne. Les spécialistes du marketing numérique doivent également tenir compte des fuseaux horaires à travers le monde s'ils travaillent avec des clients internationaux ou ceux qui souhaitent étendre leur portée.

Compte tenu de ces facteurs, une agence numérique peut recevoir chaque jour des milliers d'alertes pour lui rappeler d'effectuer certaines tâches. Certaines plateformes logicielles peuvent vous aider en automatisant les publications et les e-mails. Cependant, sans solutions de suivi du temps, il est impossible d'obtenir une vue d'ensemble complète et détaillée de ce qui se passe au sein de votre organisation. Le bon logiciel doit vous permettre d'attribuer les tâches aux bonnes personnes et d'en suivre l'avancement jusqu'à leur achèvement. Bonsai, par exemple, affiche des listes claires de « tâches à faire » et leur relation avec le calendrier du projet.

L'époque des cartes perforées manuelles ou des feuilles de présence minutieusement tenues à jour est révolue. Les solutions actuelles de suivi du temps combinent la planification, la gestion des tâches et la communication afin d'offrir des solutions tout-en-un aux agences numériques en pleine croissance.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps pour les agences numériques ?

Pour trouver le bon logiciel de suivi du temps de travail pour votre agence numérique, vous devez comprendre ce que vous attendez de lui. Contrairement à l'ancien système à carte perforée mentionné ci-dessus, les outils de suivi du temps ne se contentent pas de vous signaler les retards des membres de votre équipe. Les solutions efficaces permettent de suivre avec précision le temps que les membres de l'équipe consacrent à un projet et à chaque aspect de ce projet. Vous pouvez tout décomposer en ses différents éléments et gérer chacun d'entre eux en conséquence.

À partir de ces données, vous pouvez évaluer si le projet a été rentable ou non. À partir de là, il est facile de prendre des décisions telles que celle de retravailler avec un client particulier ou d'augmenter vos tarifs.

Par exemple, votre agence de création pourrait passer un mois à travailler sur un nouveau pack de branding pour un client. Votre logiciel de suivi du temps peut décomposer ces données et montrer qui a participé au projet, ce qui vous permet d'allouer les coûts et les dépenses en conséquence. Si vous estimez que certains aspects du pack de branding ont pris trop de temps et coûté trop cher par rapport à ce que vous avez été payé, vous pouvez soit ajuster vos tarifs, soit modifier les services que vous proposez.

Les meilleures solutions de suivi du temps vous permettront de comprendre ce que font les membres de votre équipe et quand créer une vue d'ensemble du calendrier du projet. Vous devriez également pouvoir explorer chaque tâche individuellement pour obtenir des données plus détaillées.

En plus d'évaluer la rentabilité, les logiciels de suivi du temps vous aident à comprendre la productivité de votre agence. Les responsables peuvent rapidement voir combien de projets ont été réalisés ou combien de clients votre agence a servis au cours d'une période donnée. Utilisez ces données pour générer des rapports, comprendre la croissance de votre entreprise et impressionner les parties prenantes telles que les investisseurs potentiels.

Avantages d'un logiciel efficace de suivi du temps pour les agences numériques

Nous venons d'évoquer quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les agences numériques ont besoin de solutions efficaces de gestion du temps. Mais quels sont les avantages réels en termes de croissance commerciale ? De nombreuses entreprises utilisent environ 130 applications et outils logiciels pour leurs opérations quotidiennes. Sans avantages financiers évidents, il est difficile de justifier l'achat d'un nouvel outil pour votre équipe financière. Cependant, voici quelques exemples de ce que les logiciels de suivi du temps peuvent apporter à votre agence numérique.

Augmenter la productivité

Le suivi des actions des membres de votre équipe contribue à améliorer la productivité de l'ensemble de votre organisation. Ce n'est pas parce que vous pouvez les sanctionner lorsqu'ils sont en retard ou prennent trop de temps pour accomplir une tâche. C'est parce que vous pouvez rapidement identifier les tâches qui posent des difficultés à votre équipe et mettre en place des solutions. Vous pouvez repérer quand un employé est en difficulté et lui demander comment vous pouvez l'aider. Cela peut vous amener à ajuster la taille des équipes, à mettre en place un programme de mentorat, voire à déplacer des personnes au sein de la structure de l'agence.

Améliorer la collaboration

Comprendre les défis auxquels sont confrontées vos équipes est l'un des aspects des logiciels de suivi du temps qui améliore la collaboration. Lorsque les employés peuvent voir combien de temps prennent les tâches et savent qu'ils peuvent demander de l'aide à leurs collègues, cela favorise le dialogue. Cependant, ce n'est pas la seule façon dont ces outils permettent aux gens de travailler ensemble plus efficacement.

Les outils de suivi du temps peuvent également inclure des logiciels de planification tels que l'outil de planification de Bonsai, présenté ci-dessus. Certaines variantes permettent aux utilisateurs de voir où se trouvent leurs collègues et peuvent même indiquer aux clients quand ils peuvent réserver des réunions. Lorsque tout le monde peut consulter les disponibilités dans les agendas et organiser ses réunions et ses rendez-vous sans effort, les conversations se déroulent plus rapidement et ont plus d'impact.

Éliminer les silos de données

Lorsque tout le monde travaille efficacement ensemble, il devient plus facile d'obtenir les données dont vous avez besoin, où que vous soyez dans votre agence. Les équipes commerciales et marketing travaillent ensemble au lieu de garder pour elles des informations qui pourraient aider les autres. Avec le bon logiciel de suivi d'agence numérique, les RH peuvent organiser des réunions avec les chefs d'équipe aussi facilement que les freelancers peuvent enregistrer leurs heures. Les informations sont facilement accessibles, ce qui permet à chacun d'en faire plus et mieux.

Maximiser les profits

Mieux accomplir les tâches signifie obtenir de meilleurs résultats. Ajoutez cela à votre productivité déjà accrue, et vous obtenez une formule qui vous permettra d'augmenter vos bénéfices. Lorsque vous fournissez systématiquement un travail d'excellente qualité dans les délais impartis, vous avez plus de chances de fidéliser vos clients. Vous bénéficiez également d'une couverture médiatique gratuite sous forme de témoignages positifs, d'avis et de commentaires de clients que vous pouvez utiliser dans vos supports marketing.

Répondre aux attentes des clients et les dépasser

Afin de générer des profits continus, les agences doivent établir des relations significatives avec leurs clients. La confiance en est le fondement. John Assalian, de l'agence créative Viewstream, déclare: « Les agences doivent gagner la confiance de leurs clients en leur expliquant minutieusement le processus. Les clients doivent avoir confiance dans le fait que l'agence fait partie de leur équipe. » L'un des meilleurs moyens d'instaurer cette confiance mutuelle est de veiller à répondre aux attentes, à respecter les délais et même, dans la mesure du possible, à aller au-delà des attentes.

Votre logiciel de suivi du temps de travail pour agence numérique peut être un élément essentiel à cet égard. Des outils efficaces vous permettent de rencontrer vos clients selon leurs conditions, de leur permettre de prendre rendez-vous en fonction de leur emploi du temps et de partager instantanément les progrès réalisés.

Éliminer les barrières entre le personnel sur site et le personnel distant

Il est également important de rattraper son retard avec ses collègues. Plus d'un quart des Américains travaillent désormais à distance au moins une partie du temps. Pour les agences, cela signifie trouver des moyens de rassembler des équipes souvent très disparates. Des solutions efficaces de suivi du temps permettent aux responsables de rester informés en temps réel des activités de chaque membre de leur équipe.

Il n'y a aucune incertitude ni crainte que les télétravailleurs ne travaillent pas autant que les autres membres de l'équipe, car tout est clairement consigné. Si les équipes à distance travaillent 18 heures par jour pour respecter une échéance, les logiciels de gestion du temps fournissent aux dirigeants les outils dont ils ont besoin pour y remédier.

À l'inverse, les télétravailleurs peuvent voir ce que font leurs collègues sur place et à quel moment. Cela leur permet de se manifester au moment opportun et d'organiser des réunions à des moments qui conviennent à tout le monde. Pour tous les employés, la possibilité de suivre les heures travaillées contribue à un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Assumer ses responsabilités

Lorsque tout le monde sait ce que font les autres, cela élimine la « culture du blâme » et met l'accent sur la responsabilité. Aucune agence ne réussit à 100 % tout le temps. Lorsque les choses tournent mal, il est important de savoir qui est responsable, qui doit parler au client et qui peut résoudre le problème.

Cependant, la responsabilité est également importante lorsque tout va bien. La possibilité de voir les détails d'un projet et les responsabilités de chacun aide tous les membres de l'équipe à se concentrer davantage sur leurs propres tâches. Ils apprennent à faire confiance à leurs collègues lorsqu'ils voient que d'autres tâches du calendrier sont cochées et terminées. Les logiciels de suivi du temps aident les individus et les équipes à se concentrer sur leurs propres priorités et à savoir exactement qui contacter pour obtenir des informations sur d'autres aspects du projet.

Fonctionnalités indispensables à tout logiciel de suivi du temps pour agences numériques

Maintenant que vous savez pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de suivi du temps, comment choisir un fournisseur ? Vous avez déjà découvert quelques fonctionnalités phares telles que la planification et la gestion des tâches. Voici quelques avantages supplémentaires offerts par les meilleures solutions de suivi du temps et les raisons pour lesquelles vous en avez besoin.

Feuilles de temps et rapports

Tous les outils de suivi du temps devraient permettre d'enregistrer le temps consacré à chaque tâche et de le convertir en feuilles de temps. Cela vous permet de voir les heures facturables de vos équipes, que vous pouvez utiliser pour vos propres registres, mais aussi pour aider à comprendre les factures destinées aux clients. Vous pouvez facilement créer des factures détaillées et offrir une transparence totale, ce qui vous aidera à consolider votre réputation de partenaire de confiance.

Les feuilles de temps vous permettent également de créer des rapports sur les tâches qui prennent le plus de temps ou qui utilisent le plus de ressources. Vous pouvez utiliser ces informations pour évaluer les lacunes en matière de compétences au sein de vos équipes, investir dans de nouvelles applications ou de nouveaux outils, voire adapter les services que vous proposez. Vos outils de gestion du temps peuvent également vous permettre de joindre des feuilles de temps et des rapports à des projets spécifiques ou même à des profils de clients.

Un portail client

Les logiciels de gestion du temps doivent profiter aussi bien à vos clients qu'à vos employés. La possibilité de voir les projets en cours, les personnes qui y travaillent et les tâches restantes permet de rassurer les clients et d'éviter les questions. Un portail client — une connexion en ligne qui permet aux clients de consulter rapidement certaines de ces données — répond à la plupart des questions que les clients pourraient se poser au sujet d'un projet. Ci-dessus, vous pouvez voir un aperçu des informations que vous pourriez fournir à vos clients à l'aide du logiciel d'agence Bonsai.

Environ 88 % des consommateurs américains attendent des entreprises qu'elles mettent à leur disposition un portail client. Ne pas proposer ce service pourrait donc nuire à l'image de votre agence. Vérifiez si vos solutions logicielles professionnelles vous permettent de répondre à cette attente.

Une interface simple

Simplifier les choses pour les clients, c'est notamment s'assurer qu'ils comprennent les informations qui leur sont présentées. Il en va de même pour les membres de votre équipe. Si les outils professionnels sont encombrés, confus ou difficiles à utiliser, il y a de fortes chances que vos équipes ne les utilisent pas correctement. Votre agence numérique perd les avantages d'un logiciel dans lequel vous avez potentiellement investi une part importante de votre budget.

Recherchez des outils dotés d'interfaces épurées et minimalistes. Les menus doivent être logiques et ne pas nécessiter 20 clics pour attribuer ou cocher une seule tâche. Vous pouvez lire les avis ou témoignages d'utilisateurs précédents pour vous faire une idée de la convivialité d'un système.

Facturation automatique

Un autre aspect qui contribue à simplifier les choses est le niveau d'automatisation offert par votre logiciel. Un logiciel de suivi du temps de travail pour agences numériques capable de transformer instantanément les feuilles de temps en factures peut permettre de gagner plusieurs heures de travail administratif. Si votre plateforme de gestion du temps peut également envoyer automatiquement ces factures aux bonnes personnes, c'est encore mieux.

Bonsai offre toutes ces fonctionnalités, ainsi qu'un catalogue pratique de modèles de factures. Trouvez le modèle qui correspond à vos besoins, parmi des options entièrement vierges et personnalisables ou des formulaires intelligents pré-générés qui ne nécessitent que quelques détails. Ces modèles sont disponibles gratuitement et dans plusieurs formats afin de répondre à différents besoins. Vous pouvez créer des factures pour des projets entiers ou des tâches individuelles, selon ce qui a été convenu avec vos clients.

Service clientèle

Si vous avez trouvé une solution de gestion du temps qui offre toutes les fonctionnalités ci-dessus, tant mieux. Vous êtes peut-être prêt à faire un achat ou au moins à commencer un essai gratuit. Cependant, vous devez également vérifier ce que le fournisseur propose en termes de service et d'assistance.

Vous investissez dans un produit qui va devenir un élément central de l'infrastructure technologique de votre agence. Vous voulez donc être sûr de pouvoir obtenir de l'aide si vous rencontrez des difficultés. Passer des heures à obtenir de l'aide pour un aspect problématique de votre logiciel de suivi du temps le rend pratiquement inutile. Vérifiez s'il existe une ligne d'assistance, un centre d'aide ou un forum communautaire où vous pouvez obtenir rapidement des réponses. Une fois encore, les avis en ligne constituent une excellente source d'informations sur cet aspect du choix d'un logiciel pour agence. Bonsai détient actuellement des récompenses sur G2 et Capterra, deux sites d'évaluation réputés et reconnus pour leurs comparaisons de logiciels professionnels.

Choisissez une solution logicielle tout-en-un pour votre agence

Vous disposez désormais de toutes les informations nécessaires pour choisir le logiciel de suivi du temps de travail en agence numérique le mieux adapté à votre entreprise. N'oubliez pas de vérifier votre budget et de demander les tarifs au vendeur. Idéalement, choisissez un fournisseur qui propose un essai gratuit afin de pouvoir évaluer précisément les avantages du service avant d'investir.

Pour optimiser votre budget, vous pouvez opter pour une solution commerciale tout-en-un proposée par une agence. Bonsai offre toutes les fonctionnalités évoquées d'un excellent logiciel de suivi du temps. Au-delà de cela, Bonsai est une plateforme qui fournit des outils financiers aux agences, notamment la comptabilité, l'aide au paiement, l'enregistrement et la déclaration fiscale. Il est facile de suivre les dépenses 1099 et d'identifier les déductions fiscales.

Bonsai donne également aux agences accès à un logiciel de gestion de la relation client (CRM) qui rassemble tous les aspects du projet en un seul endroit. Créez des profils clients pertinents et associez-y des calendriers de projet, des données sur l'image de marque, les commentaires des clients, leurs coordonnées et bien plus encore. Favorisez la collaboration active en regroupant tous les actifs, ressources, documents, paiements et suivis horaires en un seul endroit. Plus besoin de passer d'un système à l'autre : tout est instantanément accessible depuis une plateforme dédiée.

Il est plus important que jamais de simplifier les choses pour vos clients. Les statistiques suggèrent que les Américains sont prêts à payer 5 % de plus pour des prestataires qui leur offrent une excellente expérience. À l'inverse, le même rapport indique que 60 % d'entre eux décideront de se tourner vers un concurrent si leurs attentes ne sont pas satisfaites. Votre logiciel de suivi du temps devrait vous aider à répondre aux demandes des clients, à respecter les délais et à améliorer vos produits et services. De plus, cela devrait vous aider à devenir plus productif et à libérer du temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, l'élargissement de votre clientèle et la construction d'une notoriété durable pour votre marque.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière dont les logiciels d'agence commerciale vous permettent d'atteindre cet objectif, contactez Bonsai ou créez un compte gratuit ici.