Le guide 2025 pour une structure d'agence optimale

Les entreprises de nombreux secteurs font appel à l'expertise des agences. Selon Deloitte, les entreprises dépensent plus de 700 milliards de dollars à l'échelle mondiale pour externaliser des tâches essentielles à leur activité à des tiers. Si vous vous concentrez sur la croissance de votre agence, il est clair que les opportunités de trouver de nouveaux clients et de développer votre activité sont de plus en plus nombreuses. En vous concentrant sur la rationalisation de la structure de votre agence, vous rendez l'ensemble de votre organisation plus efficace, plus productive et plus compétitive.

Avantages d'une structure d'agence efficace

Le choix d'une structure organisationnelle adaptée peut déterminer la manière dont vos équipes travaillent et avec qui elles collaborent. De cette manière, vous comprenez clairement les rôles et les responsabilités de chacun. La structure qui vous convient le mieux pourrait être celle qui encourage une approche « tout le monde sur le pont ». Cela peut bien fonctionner pour les petites organisations ou les start-ups où les rôles sont moins clairement définis.

Pour les grandes organisations ou les équipes comprenant des employés dotés de compétences très spécifiques, une structure plus hiérarchique peut contribuer à garantir une chaîne de commandement fluide.

Les avantages de trouver une structure qui vous convient comprennent :

• Collaboration accrue
• Une communication plus fluide
• Réduction des silos de données — où certains services de l'agence ont du mal à obtenir des informations provenant d'autres départements ou systèmes.
• Réduction des frictions et des conflits lors de la répartition des tâches et des responsabilités
• Actions mieux alignées sur les objectifs de l'entreprise
• Une meilleure expérience client

Ce dernier point est essentiel. Lorsque les agences deviennent plus efficaces et collaborent mieux, elles sont plus performantes pour leurs clients. Cela permet d'obtenir de meilleurs commentaires de la part des clients, ce qui renforce naturellement la réputation de l'agence et favorise sa croissance.

Comment la structure influence l'efficacité et l'efficience des agences

Les membres de l'équipe de l'agence qui ne comprennent pas pleinement leurs rôles et responsabilités ne seront pas aussi productifs que ceux qui les comprennent. De même, les employés qui ne savent pas à qui ils doivent rendre compte ou qui gère certaines équipes auront des difficultés. Ils pourraient envoyer des rapports à la mauvaise personne ou diriger un client vers un service inapproprié.

Les erreurs de ce type prennent du temps à corriger et ont un impact sur l'expérience client. Une structure organisationnelle mal définie peut également rendre floues les ressources dont les entreprises ont besoin pour soutenir leurs équipes. Par exemple, investir dans le bon logiciel d'agence peut aider à attribuer les projets aux équipes et aux personnes appropriées et aider les responsables à suivre les progrès réalisés.

Légende de l'image : Le logiciel de gestion Bonsai pour les agences aide à répartir les projets de manière appropriée au sein de la structure de votre agence et à suivre leur avancement avec précision.

Source de l'image : capture d'écran de l'auteur

Compétitivité

Une fois que vous avez clairement défini les rôles et les responsabilités ainsi que les canaux de communication, vous libérez du temps auparavant perdu en raison de processus source de frictions. Une efficacité accrue rend les entreprises plus dynamiques et plus compétitives. Lorsque vous disposez de plus de temps et de ressources pour vous concentrer sur l'innovation et la réalisation des objectifs commerciaux, vous avez plus de chances de vous démarquer de la concurrence.

Période d'intégration des nouveaux employés

Améliorer la réputation de votre agence attire les meilleurs talents ainsi que de nouveaux clients. Avec une structure organisationnelle adéquate, les processus de recrutement et d'embauche deviennent plus simples. Les informations relatives aux candidats sont transmises au personnel et aux systèmes appropriés, ce qui permet une communication rapide et précise avec les candidats. Cela accélère l'intégration et garantit une expérience beaucoup plus agréable pour toutes les personnes concernées.

Le cabinet de recrutement Zippia a indiqué que parmi les employés qui quittent leur emploi dans les six mois, 23 % ont déclaré qu'ils seraient peut-être restés si leurs rôles et responsabilités avaient été mieux définis. Une structure organisationnelle adaptée favorise à la fois la fidélisation des employés et leur intégration.

Types de structures d'agence

Comment savoir quel type de structure d'agence choisir ? Il existe de nombreuses variantes, chacune présentant des avantages et des inconvénients. Certaines conviennent mieux aux grandes agences, tandis que d'autres conviennent mieux aux petites structures ou à celles qui regroupent plusieurs freelances.

Voyons voir.

Structure hiérarchique : approche traditionnelle descendante

Cette structure comprend généralement un PDG et éventuellement d'autres membres de la direction au sommet de la hiérarchie. Ils dirigent les chefs d'équipe ou les responsables de service, qui dirigent à leur tour les cadres subalternes. Les employés débutants se trouvent au bas de la hiérarchie.

Les avantages de cette structure sont des responsabilités clairement définies et une hiérarchie claire. Les défis peuvent inclure la rigidité, la résistance au changement et les silos de données causés par des processus interdépartementaux inflexibles.

Structure horizontale : accent mis sur un nombre réduit de niveaux hiérarchiques

Une structure de gestion horizontale indique que tous les employés jouissent d'un certain degré d'autonomie. Cela confère un niveau de responsabilité plus élevé à chaque membre de l'équipe.

Cela peut stimuler l'innovation et favoriser une culture de collaboration. Cependant, cela peut entraîner une incertitude quant à savoir qui a la responsabilité finale de la prise de décision ou de la gestion des situations difficiles.

Structure matricielle : combinaison de structures fonctionnelles et basées sur des projets

Les matrices ont tendance à se concentrer sur les projets et les parties prenantes impliquées dans ces projets. Toutes les personnes travaillant sur un projet rendront compte à plusieurs responsables. Il peut s'agir de leur propre responsable, du chef de leur service, des chefs de projet et d'autres parties prenantes, y compris les clients.

Ils peuvent également rendre compte à d'autres responsables du département afin de faciliter la collaboration. Par exemple, un projet de publicité numérique peut nécessiter la participation de spécialistes du marketing, des ventes et des médias sociaux. Chacune des personnes avec lesquelles le chef de projet est en contact ou à qui il rend compte fait partie de la matrice.

Une structure matricielle peut être très flexible et efficace pour éliminer les silos de données. Cependant, cette structure est souvent complexe à gérer.

Structure réseau : une approche plus fluide et plus flexible

Les réseaux sont des connexions entre des groupes d'employés souvent disparates issus de différents départements. Ces groupes peuvent avoir leurs propres responsables, mais ils peuvent également être totalement autonomes. Un exemple est une agence de marketing qui dispose d'un groupe de créateurs de contenu. Chacun de ces freelancers fait partie du réseau et rend compte aux parties prenantes concernées. Cependant, il s'agit également d'entités individuelles qui, dans de nombreux cas, ne sont pas uniquement associées à l'agence.

Les réseaux sont très flexibles. Ils favorisent une gestion granulaire du budget de recrutement en acceptant, dans certains cas, le recours à des travailleurs temporaires. Ils favorisent également la communication et la collaboration. Cependant, la mise en œuvre de règles et de politiques d'entreprise ou basées sur les clients est plus difficile à travers plusieurs départements et parties externes.

Choisir et comprendre la structure de votre agence vous permet d'attribuer facilement les tâches. Cela permet également aux membres de l'équipe de demander de l'aide aux bonnes personnes et de collaborer efficacement. Investir dans des plateformes qui complètent votre structure organisationnelle permet une évolutivité et une efficacité accrues.

Pour les agences qui adoptent une structure en réseau, le partenariat avec des agences d'intérim peut rationaliser le processus de recherche de professionnels qualifiés pour des projets à court terme. Comprendre le fonctionnement des agences d'intérim peut améliorer la capacité d'adaptation et l'efficacité de votre agence.

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Éléments clés d'une structure d'agence

Quelle que soit votre position dans le débat sur la structure des agences, il est important de noter qu'aucune structure ne peut être considérée comme « la meilleure ». Certaines fonctionnent bien pour certains types d'entreprises, d'autres non. Choisir la bonne structure d'agence, c'est comprendre les principaux éléments qui composent une organisation efficace. Déterminez si ces composants sont hautement prioritaires ou non pour vous. Cela vous aidera à visualiser la hiérarchie adéquate pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Leadership et gestion : rôles et responsabilités

Toutes les structures doivent disposer d'une forme de direction. Même dans les structures hiérarchiques essentiellement horizontales, il doit y avoir un décideur final. Il doit également y avoir quelqu'un qui puisse traiter les questions et les défis concernant :

• Finances
• Ressources humaines (RH)
• Gestion du personnel
• Relations avec la clientèle
• Marketing

Vous pouvez décider de ne pas adopter une structure traditionnelle avec un directeur financier (CFO) ou d'autres cadres supérieurs. Cependant, vous devez encore décider qui assume la responsabilité finale dans ces domaines et comment les employés peuvent faire part de leurs préoccupations ou poser des questions.

Départements et équipes : leur organisation et leurs interactions

Chaque agence dispose d'équipes ou de départements. Celles-ci peuvent être clairement définies ou se chevaucher. Par exemple, vos spécialistes en marketing peuvent également travailler dans les équipes commerciales et les départements chargés des réseaux sociaux. Assurez-vous de définir les équipes dont vous avez besoin et à qui exactement les membres de ces équipes doivent rendre compte. Facilitez la communication et le partage de données en toute sécurité pour vos équipes.

Canaux de communication : garantir un flux d'informations efficace

Sur ce dernier point, toutes les communications doivent être rationalisées et simplifiées. Si vous souhaitez que les équipes marketing aient un accès direct à vos professionnels du support informatique, créez des workflows qui le permettent. Si vous souhaitez permettre à vos clients de contacter directement les responsables commerciaux, assurez-vous que le formulaire approprié figure sur votre site Web ou dans la documentation client.

L'un des meilleurs moyens d'éliminer les silos de données consiste à investir dans des plateformes logicielles qui favorisent la communication. Que vous soyez une agence créative ou une agence de recrutement, les outils qui encouragent la collaboration et définissent les responsabilités liées aux tâches favorisent l'efficacité. Votre logiciel devrait être à l'image de l'organigramme de votre agence : simple à comprendre, mais doté de nombreuses fonctionnalités qui profitent à l'ensemble de votre équipe.

Légende de l'image : Logiciel d'agence Bonsai logiciel d'agence.

Source de l'image : capture d'écran de l'auteur.

Processus décisionnels : comment les décisions sont prises et par qui

L'un des aspects les plus importants de la structure de votre agence est de comprendre qui a le dernier mot dans différentes situations. Une fois que vous avez défini les décideurs pour des processus particuliers, vous commencez à comprendre votre structure de gestion. Dans de nombreux cas, cela peut servir de base à l'ensemble de votre hiérarchie organisationnelle ou de votre réseau.

Tendances innovantes dans la structure des agences

Nous avons déjà constaté que la hiérarchie traditionnelle descendante ne convient pas à tout le monde. Cependant, ce n'est pas seulement l'équipe de direction d'une agence qui détermine la structure. Les facteurs externes, des technologies émergentes à l'augmentation du nombre de télétravailleurs, sont autant de forces contributives.

Impact de la technologie et de la transformation numérique

Selon les experts du cabinet McKinsey, la transformation numérique s'accélère. Les agences comprennent que leurs clients souhaitent interagir avec elles via davantage de méthodes en ligne que jamais auparavant. Cela peut inclure des conversations entières sur les réseaux sociaux ou des échanges exclusivement par e-mail. Zoom, Teams et d'autres solutions de visioconférence ont également un rôle important à jouer.

L'évolution des technologies et des demandes des clients peut facilement avoir un impact sur la structure d'une organisation. Les spécialistes du numérique peuvent passer d'un service à l'autre pour partager leur expertise. Les réseaux et les matrices deviennent plus viables grâce à l'amélioration des méthodes de communication et de collaboration. Le désir croissant de communiquer en ligne pourrait entraîner une réduction des équipes commerciales traditionnelles et une expansion des équipes de marketing numérique.

De plus, la disponibilité accrue de logiciels de gestion des tâches et des activités facilite le choix des agences quant aux structures organisationnelles qui leur conviennent le mieux. Ils n'ont plus à se soumettre aux hiérarchies traditionnelles simplement parce qu'ils n'ont pas accès aux ressources adéquates.

L'essor du télétravail et des modalités de travail flexibles

Le télétravail et le travail hybride sont devenus la norme pendant la pandémie. Cependant, selon Forbes, plus de 40 % des employés continuent de travailler à distance au moins une partie du temps. L'acceptation de cette nouvelle façon de travailler permet aux agences de modifier radicalement leurs structures. L'impact de l'adoption du travail hybride ou flexible signifie :

• Accessibilité accrue — les employés handicapés bénéficient de plus d'opportunités
• La possibilité d'embaucher une main-d'œuvre plus diversifiée
• Plus de chances d'attirer les meilleurs talents : le travail flexible est très apprécié par 64 % des candidats potentiels.
• Possibilités de restructurer les entreprises afin d'inclure des employés partout dans le pays ou dans le monde

Déterminer l'importance du télétravail pour votre agence vous aide à choisir une structure qui vous convient. Cela peut également permettre à votre entreprise de considérer les freelances comme une partie intégrante de votre plan organisationnel. N'oubliez pas d'utiliser une ressource appropriée pour vérifier les tarifs moyens actuels des freelances pour les compétences dont vous avez besoin.

Intégration de l'intelligence artificielle et de l'automatisation

L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) ont été intégrés dans de nombreux aspects de l'activité commerciale. Les chatbots, les générateurs de code et les outils de génération d'images aident les entreprises à rationaliser divers aspects de leur responsabilité commerciale.

Les bons outils d'IA et d'automatisation pourraient avoir un impact sur la manière dont les agences choisissent de structurer leur organisation. Les outils décisionnels basés sur l'IA pourraient réduire le besoin d'une équipe de direction hautement structurée. L'automatisation prend en charge de nombreuses tâches fastidieuses ou chronophages, libérant ainsi les employés qui peuvent alors se consacrer à l'innovation et à la collaboration.

L'un des aspects les plus importants de l'IA dans le monde des affaires est l'analyse des données, en particulier l'analyse prédictive. Grâce à des outils de prévision adaptés, les agences peuvent planifier à l'avance et envisager des structures qui répondront à leurs objectifs et besoins actuels et futurs.

Les défis liés à la mise en œuvre des changements structurels

La mise en œuvre de changements structurels au sein d'une organisation s'accompagne naturellement de certains défis. L'objectif ultime d'une refonte structurelle devrait être de mieux concentrer les ressources de l'entreprise sur les domaines d'activité susceptibles de favoriser la croissance. Comprendre les défis suivants vous aide à les relever efficacement dès qu'ils se présentent.

La résistance au changement et comment la gérer

Il est tout à fait normal que les agences rencontrent une certaine résistance au changement lorsqu'elles proposent une transformation structurelle majeure. La gestion du changement est un aspect essentiel pour assurer des transitions en douceur. C'est tellement crucial, en fait, que de nombreuses organisations créent des équipes dédiées à la gestion du changement. Cela reflète les résultats d'une étude menée par Gartner, qui montre que 75 % des entreprises s'attendent à une augmentation du nombre d'initiatives de changement majeures au cours des trois prochaines années.

La première étape pour gérer le changement consiste à l'anticiper. De nombreux employés se sentiront à l'aise dans une structure existante, même si cela limite leurs chances d'exceller. Ils peuvent craindre le défi que représente l'apprentissage d'une nouvelle hiérarchie. Ils peuvent aussi simplement penser que ces changements ne sont pas nécessaires.

Pour atténuer la résistance, tenez compte des éléments suivants :

• Veillez à communiquer efficacement les raisons de tout changement structurel.
• Mettez en avant les avantages et rendez-les pertinents au niveau individuel et collectif.
• Créer des canaux ouverts pour les commentaires et la communication tout au long du processus
• Soyez ouvert à la critique — il peut y avoir des défis que vous n'avez pas envisagés.
• Faites appel à des spécialistes en gestion du changement ayant de l'expérience dans la réduction des frictions lors des processus de transformation.

Le changement aura des répercussions différentes selon les employés et les équipes. Les dirigeants des agences doivent écouter et répondre aux commentaires afin que tout le monde adhère aux changements.

Préserver la culture et l'identité lors de changements structurels

Les valeurs et la culture de votre entreprise devraient vous aider à choisir la structure de votre agence. Par exemple, si vous accordez de l'importance à une culture où toutes les voix ont la même valeur, une structure hiérarchique traditionnelle pourrait ne pas convenir à votre entreprise.

Vous pouvez également utiliser vos valeurs pour guider le processus de changement. Une communication efficace, la clarté et l'ouverture aux commentaires peuvent être directement liées à l'identité de votre entreprise. Adoptez ces aspects et vous constaterez que cela n'aura que peu ou pas d'impact négatif sur la culture de votre agence.

Il est important de veiller à ce que vos télétravailleurs et vos freelances soient aussi engagés que vos employés sur site. Les employés à distance qui ne sont pas tenus informés par leurs responsables sont plus susceptibles de se sentir démotivés. Cela pourrait nuire considérablement à une culture d'entreprise positive. Cela est particulièrement vrai si vous visez une structure de type réseau.

Utilisez des outils efficaces et des logiciels collaboratifs pour vous assurer que tous les membres du personnel sont tenus informés, quel que soit leur emplacement.

Légende de l'image : Le logiciel de gestion d'entreprise Bonsai permet d'ajouter instantanément des collaborateurs à n'importe quel projet.

Source de l'image : capture d'écran de l'auteur

Considérations budgétaires et relatives aux ressources

Il peut être difficile de convaincre les responsables de l'allocation budgétaire s'il n'y a pas de preuve claire que la nouvelle structure offre des avantages financiers. Assurez-vous que toute décision visant à modifier votre structure soit en adéquation avec les objectifs commerciaux et les objectifs de croissance. Envisagez de visualiser ces facteurs dans des tableaux, des graphiques et des présentations.

Plus vous parviendrez à clarifier les avantages du changement structurel, plus vous aurez de chances d'obtenir le budget et les ressources nécessaires à sa mise en œuvre. À l'inverse, si vous envisagez une transformation structurelle et que vous estimez que les coûts l'emportent sur les avantages, arrêtez-vous et repensez-y. Ce n'est peut-être pas le bon moment pour faire ce changement.

Meilleures pratiques en matière de conception de la structure des agences

Chaque agence doit répondre aux besoins des clients sans surcharger ses employés. Les changements structurels peuvent contribuer à atteindre cet objectif lorsqu'ils sont mis en œuvre de manière appropriée.

Adapter la structure aux objectifs et aux besoins de l'agence

Quelle que soit la structure que vous choisissez, vous pouvez l'adapter aux besoins spécifiques de votre agence. Si vous souhaitez disposer de spécialistes à la demande pour traiter les demandes ponctuelles des clients, une structure en réseau peut s'avérer la solution la plus efficace. Si vous travaillez régulièrement sur des projets à long terme impliquant plusieurs parties prenantes, un format matriciel pourrait mieux répondre à vos besoins.

En plus de prendre en compte le type de travail que vous effectuez et les exigences de vos clients, pensez à votre main-d'œuvre actuelle et future. Envisagez-vous d'accélérer le recrutement prochainement ? Envisagez-vous de faire appel à des freelances ou d'autoriser des horaires de travail plus flexibles ? Vos objectifs commerciaux peuvent guider ce type de décisions, vous permettant ainsi de faire le bon choix concernant la structure de l'agence.

Les objectifs généraux de votre agence doivent également tenir compte des marchés en mutation et émergents. Les agences dont la structure est adaptée aux clients d'aujourd'hui pourraient avoir du mal à répondre aux exigences croissantes du numérique. McKinsey souligne que les concepteurs de modèles opérationnels doivent tenir compte de l'évolution des besoins des consommateurs et s'adapter en conséquence.

Les agences qui peuvent prendre en compte tous ces aspects tout en gardant leurs objectifs commerciaux comme « véritable boussole » connaîtront inévitablement une croissance.

Assurer la flexibilité et l'adaptabilité de la structure

Comme évoqué plus haut, la capacité d'adaptation est essentielle sur des marchés en constante évolution. Les agences doivent être prêtes à accepter qu'il n'existe pas de structure unique adaptée à tous les cas. Quelle que soit la forme générale que vous choisissez, il est essentiel de l'adapter à vos besoins.

Cependant, ces changements ne sont pas nécessairement un événement ponctuel. Écouter constamment les commentaires des employés et des responsables et évaluer l'expérience des clients permet de déterminer les aspects d'une structure qui fonctionnent bien. Et, bien sûr, montrez où cela peut échouer. Répondre aux défis et apporter les changements nécessaires aide votre agence à se développer.

Il peut y avoir des problèmes structurels qui ne nécessitent pas d'initiatives de transformation majeures. Par exemple, les clients ont peut-être fait part de leurs préoccupations parce que leurs factures ne sont pas cohérentes. Une vérification rapide pourrait révéler qu'un service utilise un format de facture différent de celui utilisé par tous les autres. Même si cela peut être une conséquence du processus de restructuration, une communication rapide et exhaustive peut remédier à ce problème.

Pour garantir la cohérence des factures, vous pouvez utiliser des ressources en ligne gratuites qui garantissent des factures identiques à chaque fois. Cela peut également vous aider à étirer davantage votre budget.

Légende de l'image : Générateur de factures entièrement gratuit de Bonsai.

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Mettre l'accent sur l'engagement et la satisfaction des employés

La structure de votre agence fonctionne au mieux lorsque tous les membres de toutes vos équipes sont satisfaits. Les impliquer dans le processus de changement est la première étape pour y parvenir. Lorsque les gens comprennent pourquoi un changement est mis en place et en quoi il leur sera bénéfique, ils sont plus enclins à l'aborder avec un état d'esprit positif.

Une fois la structure mise en place, vous devez continuer à surveiller les taux d'engagement et de satisfaction des employés. Si la satisfaction baisse à court terme, ne paniquez pas. Il est normal qu'il y ait une courbe d'apprentissage. Travaillez avec un gestionnaire du changement pour évaluer combien de temps vous souhaitez attendre avant de constater une augmentation de la satisfaction des employés.

Si la satisfaction ou l'engagement continuent de baisser, cela pourrait indiquer des problèmes plus profonds. Celles-ci peuvent ne pas être liées au changement structurel. La recherche est essentielle pour découvrir les causes sous-jacentes du désengagement. Envisagez des sondages anonymes, des séances informelles avec les responsables ou des forums « tout est permis » pour recueillir les opinions sincères des employés.

Les structures des agences évoluent en réponse aux besoins changeants des clients. La hiérarchie traditionnelle pourrait être progressivement abandonnée au profit de structures flexibles qui fournissent des résultats plus rapides aux clients. Le bon logiciel peut vous aider à répondre aux besoins de vos clients tout en augmentant le taux de satisfaction de vos employés. Réservez un essai gratuit avec Bonsai et découvrez comment.

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