Les composants essentiels d'une infrastructure solide pour les agences

Il n'est pas facile de diriger une agence prospère. Cela implique une charge de travail considérable, avec d'innombrables tâches quotidiennes à accomplir. Heureusement, il existe de nombreux outils technologiques pour vous aider dans les opérations de votre agence. Ensemble, ces outils forment ce que l'on appelle une « pile d'agences ».

Si votre agence vient de démarrer, il est essentiel de mettre en place une base solide pour vous aider à traverser ces premiers mois difficiles. Par ailleurs, pour les agences plus établies qui cherchent à se développer et à s'améliorer, il est essentiel de revoir régulièrement votre pile technologique afin de l'adapter aux besoins de votre entreprise. Ce guide explore certains des composants clés des piles d'agences, ainsi que des conseils pour optimiser ces piles.

Qu'est-ce qu'une pile d'agences ?

Commençons par une définition. Comme indiqué ci-dessus, une pile d'agence est un ensemble de logiciels, de programmes et d'autres outils technologiques utilisés par une agence pour mener à bien ses opérations. Ce terme est étroitement lié au concept de «pile technologique », qui désigne généralement les outils et les applications utilisés par les entreprises pour créer des produits et des services.

Le travail en agence peut impliquer un large éventail de processus, selon le type d'agence concerné. Une agence de marketing, par exemple, peut avoir des équipes dédiées à la rédaction, à la conception, à la stratégie, à la budgétisation, etc. Toutes ces différentes équipes peuvent avoir besoin de divers outils technologiques ou applications pour les aider dans leurs tâches. Ensemble, ces outils font partie intégrante de l'ensemble des ressources de l'agence.

L'importance d'une solide pile d'agences

Naturellement, dans le monde technologique actuel, chaque agence a besoin d'une pile technologique. Il est impossible d'être compétitif à l'heure actuelle sans recourir aux technologies modernes. Cependant, les agences peuvent varier considérablement en termes de taille, de portée et de puissance. Certaines sont assez simples, voire basiques, tandis que d'autres sont beaucoup plus approfondies et complètes.

Naturellement, certaines agences ne s'appuient que sur quelques outils pour les aider. D'autres vont beaucoup plus loin, cherchant constamment à adopter les nouvelles technologies émergentes pour soutenir leurs différentes équipes et opérations. Même si vous n'avez pas nécessairement besoin d'aller aussi loin, il est important de disposer d'une infrastructure solide et polyvalente pour aider votre agence à réussir.

Voici quelques raisons qui expliquent pourquoi.

Raison n° 1 – Gain de temps et d'argent

Quel que soit le type de travail que vous effectuez, il est toujours important de disposer des outils adaptés à la tâche à accomplir. Dans le cas du travail en agence, les « bons outils » comprennent des logiciels tels que les CRM, les logiciels de planification et les applications de gestion des tâches. Tous ces outils peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'argent à une agence.

Oui, leur mise en place coûte généralement très cher. Mais les économies à long terme sont énormes. Bon nombre de ces outils permettent d'automatiser les processus ou de rationaliser les flux de travail. Ils permettent à votre personnel de gagner des heures de travail et de concentrer ses compétences et ses efforts sur des tâches plus importantes.

Raison n° 2 – Améliorer le moral

Le moral au travail est extrêmement important de nos jours. De nombreux travailleurs ne s'installeront tout simplement pas dans des environnements où ils ne se sentent pas satisfaits et valorisés. Il appartient donc aux propriétaires d'agences de créer les conditions adéquates pour que les travailleurs se sentent à l'aise. Votre pile d'agences peut vous aider dans ce domaine.

Les employés se sentiront naturellement plus heureux et plus à l'aise dans leur travail s'ils disposent d'outils utiles pour accomplir leurs tâches. Par conséquent, fournir à votre équipe un ensemble d'outils performants qui l'aident dans ses tâches quotidiennes banales est un excellent moyen de promouvoir le bonheur et la loyauté.

Raison n° 3 – Rester compétitif

La concurrence est rude dans le monde des agences. Il y a toujours d'autres agences qui font un travail similaire au vôtre et qui ciblent le même type de public. Pour réussir, chaque agence doit donner le meilleur d'elle-même en permanence, en cherchant toujours à s'améliorer et à devancer ses concurrents.

L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de passer par votre pile d'agences. En adoptant et en utilisant les nouvelles technologies à votre avantage, vous pourriez être en mesure d'accomplir vos tâches plus efficacement que les autres agences. Cela pourrait vous aider à gagner plus de clients et à devenir l'un des cabinets leaders dans votre domaine.

Raison n° 4 – Productivité et bénéfices

Il s'agit essentiellement d'une synthèse de tous les autres avantages énumérés ci-dessus. En faisant gagner du temps à votre agence, en améliorant le moral de vos employés et en restant en contact avec vos concurrents, votre agence devrait devenir plus productive et donc plus rentable.

C'est l'objectif numéro un de toute entreprise, et une agence bien choisie peut vous aider à l'atteindre. Grâce à une gamme d'outils technologiques bien équilibrée et soigneusement sélectionnée, vous bénéficierez d'un travail plus efficace, de clients plus satisfaits, d'un taux de rotation du personnel réduit et d'une position plus solide dans votre secteur.

Composantes clés de chaque pile d'agence

L'importance d'une solide plateforme d'agence est évidente. Mais en créer un n'est pas aussi simple que de s'inscrire à tous les logiciels que vous voyez. Il vaut mieux sélectionner les éléments avec soin, en se concentrant sur les éléments fondamentaux dont votre agence a besoin pour réussir.

Dans cette section, nous aborderons les composants les plus importants qui constituent les piles d'agence. Cela ne signifie pas pour autant qu'ils seront nécessaires pour toutes les piles d'agences. Il y en a peut-être certaines dont vous pouvez vous passer, selon le type de travail que vous faites. Cependant, la plupart des agences, en particulier celles spécialisées dans le marketing, tireront profit de tous les éléments essentiels suivants de la pile technologique.

CRM

Tout le travail de l'agence tourne autour des clients. Votre objectif principal est d'impressionner, de satisfaire et de leur donner des raisons de choisir votre agence plutôt que toutes les autres options disponibles. Un système CRM (gestion de la relation client) peut jouer un rôle important à cet égard.

Les logiciels CRM vous aident à gérer toutes les interactions et relations de votre agence avec vos clients, dans le but ultime d'améliorer ces relations. Il vous permet de créer des listes de clients, de suivre et de répondre aux commentaires de manière aussi efficace que possible, d'identifier les prospects et les opportunités, et bien plus encore.

Portail client

Le prochain élément indispensable à toute plateforme d'agence est un portail client. C'est exactement ce que cela semble être : un espace numérique à l'usage de vos clients. Il leur permet de consulter et de suivre l'avancement de leurs commandes et projets, de télécharger des fichiers, de contacter votre équipe, et bien plus encore.

Il existe d'innombrables avantages à disposer d'un portail client. Ils peuvent considérablement améliorer l'expérience de vos clients qui travaillent avec vous, tout en facilitant la collaboration entre vous et les personnes pour lesquelles vous travaillez. Ils permettent également à votre personnel de gagner beaucoup de temps lorsqu'il s'agit de répondre aux questions ou aux préoccupations des clients.

Planification de rendez-vous

Comme le dit le vieil adage, le temps, c'est de l'argent, et lorsqu'il s'agit du travail en agence, le temps semble souvent manquer. De nombreuses agences se sentent souvent dépassées par tout ce qu'elles ont à faire, mais les logiciels de planification apportent clarté et organisation à vos opérations.

Comme son nom l'indique, un logiciel de planification sert à organiser votre temps et votre calendrier. Cela facilite la prise de rendez-vous ou de consultations avec vous pour vos clients, en mettant automatiquement à jour votre agenda pour refléter les réunions et autres engagements.

Facturation

Chaque agence doit être rémunérée. Mais cela peut également demander beaucoup de temps et d'efforts à votre personnel. Même le processus de création, d'envoi et de gestion des factures peut devenir une source de gaspillage de vos ressources et avoir une influence négative sur votre productivité. C'est là que les outils de facturation entrent en jeu.

Les logiciels de facturation vous aident à être payé dans les délais et intégralement, plus rapidement et plus facilement, avec moins d'efforts de votre part. Il vous permet de créer des factures en quelques secondes, de configurer des systèmes de paiement internationaux, d'envoyer automatiquement des rappels de paiement à vos clients, etc.

Gestion de projet

En fin de compte, le succès ou l'échec de la plupart des agences dépend de leur capacité à bien gérer les projets. Si vous êtes capable de travailler de manière efficace et ordonnée, vous aurez généralement beaucoup plus de chances de vous forger une bonne réputation et de fidéliser vos clients. Mais il y a souvent tellement de défis à relever pour assurer une gestion de projet efficace.

Heureusement, les plateformes de gestion de projet peuvent vous aider dans cette tâche. Ils sont conçus pour faciliter la collaboration au sein de votre équipe, automatiser les processus triviaux et gérer vos projets jusqu'à leur achèvement plus rapidement qu'auparavant.

Gestion des tâches

À bien des égards, les logiciels de gestion des tâches sont similaires aux plateformes de gestion de projets, mais à plus petite échelle. Les outils de gestion des tâches vous permettent de suivre les tâches individuelles, de les attribuer aux bonnes personnes et d'en surveiller l'avancement.

Utilisé conjointement avec d'autres outils, tels que des logiciels de gestion de projet et de planification, cet outil peut s'avérer extrêmement précieux. Il peut contribuer à rendre de nombreux processus plus efficaces, ce qui permet aux employés de gagner du temps et aux superviseurs d'avoir une vision plus claire des tâches accomplies chaque jour.

Automatisation des flux de travail

L'automatisation est un thème récurrent dans bon nombre des éléments de la pile d'agences répertoriés dans ce guide. De nombreux outils et programmes sont conçus pour vous faciliter la tâche, en automatisant les tâches quotidiennes afin de vous faire gagner du temps. Il existe également des programmes spécialisés dans l'automatisation des flux de travail qui peuvent vous aider à rationaliser certains processus spécifiques afin d'améliorer le fonctionnement de votre agence.

Les meilleurs programmes d'automatisation des flux de travail prennent souvent en charge la connectivité multiplateforme. En d'autres termes, ils peuvent combler le fossé entre votre CRM et votre logiciel de planification. Cela leur permet, par exemple, de mettre à jour la page d'un client dans votre CRM lorsque ce client planifie une réunion.

Création de contrat

Les agences ont tendance à gérer un grand nombre de contrats. On perd souvent du temps à les rédiger, à vérifier les petits caractères, à les faire signer, etc. Encore une fois, il existe des outils qui peuvent vous aider à chaque étape de ce processus.

Les logiciels de création de contrats sont indispensables pour les agences qui doivent régulièrement établir et gérer un grand nombre de contrats. Il peut créer automatiquement des contrats pour vous (ou vous fournir des modèles à remplir), vous aider à apposer des signatures numériques ou envoyer automatiquement les contrats aux personnes concernées.

référencement naturel

Le référencement naturel (SEO) n'est pas réservé aux agences de marketing numérique. C'est important pour toutes les agences. Si vous souhaitez obtenir le plus grand nombre de clics, de clients et de travail, vous devez mener une campagne de référencement efficace et faire en sorte que votre site et vos services apparaissent en tête des classements Google.

Les outils SEO peuvent vous aider dans cette tâche.

Ils peuvent vous aider à identifier les bons types de mots-clés à cibler dans vos campagnes afin d'améliorer votre visibilité. Ils sont également essentiels pour les agences qui proposent tout type de services de référencement. Ils fournissent tout ce dont vous avez besoin pour créer et mettre en œuvre des campagnes d'optimisation efficaces pour vos clients.

Conception graphique

De nos jours, il est essentiel d'avoir une bonne image pour créer une marque à succès. Vous n'avez pas seulement besoin d'un logo percutant, mais aussi d'une identité visuelle reconnaissable que les clients comprennent et à laquelle ils peuvent s'identifier. Les outils de conception graphique lui donnent vie.

Ces outils permettent aux agences de concevoir des logos et des éléments de site web impressionnants en quelques minutes. Ils sont également utiles pour les supports marketing, car ils vous permettent de créer des infographies, des images conceptuelles et bien plus encore, sans même avoir besoin de faire appel à vos propres experts en design.

Gestion des réseaux sociaux

De nombreuses agences sont également très présentes sur les réseaux sociaux. Des sites tels que Facebook, LinkedIn et Instagram peuvent tous être utilisés à votre avantage. Ils sont parfaits pour entrer en contact avec vos utilisateurs, générer des prospects et renforcer la notoriété de votre marque.

Les logiciels de gestion des réseaux sociaux font exactement ce que leur nom indique : ils vous aident à gérer vos différents profils sociaux, vos publications et vos calendriers. Vous pouvez l'utiliser pour publier automatiquement des messages, par exemple, ou pour suivre les indicateurs et les performances de vos campagnes de marketing social.

Conseils et astuces pour créer la meilleure plateforme d'agence

Il est évident que de nombreux éléments contribuent à la solidité d'une pile d'agences. Avec autant d'outils à votre disposition, il peut être un peu intimidant de commencer à construire votre pile de démarrage ou à affiner celle que vous avez déjà.

Voici quelques stratégies intelligentes pour vous aider.

Examinez et vérifiez régulièrement votre pile

En ce qui concerne votre pile d'agences, vous ne devez jamais vous reposer sur vos lauriers. Ne le considérez pas comme une structure fixe ou rigide d'applications et d'éléments technologiques. Considérez-le plutôt comme quelque chose de dynamique. Il doit évoluer au fil du temps, avec l'ajout de nouvelles applications et le retrait progressif des anciens outils afin de soutenir la croissance de votre agence.

Prenez l'habitude de revoir ou d'auditer régulièrement votre pile d'agences, par exemple tous les six mois ou au moins une fois par an. Observez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et restez au fait des tendances et des nouveautés afin de trouver les outils qui aideront votre agence à passer au niveau supérieur.

Rechercher autant d'intégration que possible

Idéalement, il est utile de disposer de logiciels qui fonctionnent bien ensemble. Si votre CRM peut facilement se connecter à votre plateforme de gestion de projets et à votre portail client, par exemple, tout se passera bien et sans problème. Essayez donc de trouver des programmes et des outils qui s'intègrent les uns aux autres.

Pensez aux outils que vous utilisez le plus chaque jour. Ensuite, recherchez d'autres logiciels qui les complètent. Sinon, pour vous faciliter la tâche, vous pouvez simplement opter pour une offre tout-en-un proposée par une agence qui vous fournit tout ce dont vous avez besoin : facturation, planification, gestion de projet, etc.

Surveillez vos dépenses technologiques

Il existe plusieurs outils gratuits utiles. Mais la plupart des applications et des programmes qui composent votre pile d'agence auront probablement un coût. Ces coûts peuvent s'accumuler au fil du temps, surtout si vous êtes facturé « par utilisateur ».

Ne vous contentez pas de vous inscrire et de télécharger de nouveaux outils sans tenir compte des coûts et sans établir votre budget. Tout d'abord, déterminez combien vous êtes prêt à dépenser pour votre pile. Ensuite, essayez de déterminer quelle valeur ou quel retour sur investissement (ROI) vous pouvez obtenir d'un outil afin de déterminer s'il vaut la peine de l'utiliser.

Recherchez de nouveaux outils émergents pour vous aider.

La beauté de la technologie moderne réside dans le fait qu'elle est en constante évolution, avec de nouvelles innovations qui apparaissent sans cesse. D'année en année, nous assistons à des changements importants dans des domaines tels que la technologie CRM et l'automatisation des flux de travail, avec l'apparition de fonctionnalités toujours plus utiles et permettant de gagner du temps.

Si vous n'êtes pas au courant des dernières innovations, vous ne saurez pas à quel point elles pourraient aider votre agence. Il est donc judicieux pour les propriétaires d'agences, ou les personnes responsables des ajouts à la pile de l'agence, de se tenir au courant des dernières actualités. Découvrez les nouvelles tendances et technologies, voyez ce que font les autres agences et découvrez de nouvelles façons d'améliorer les opérations de votre agence.

Demandez l'avis de votre équipe

Une erreur courante commise par de nombreux propriétaires d'agences consiste à adopter de nouvelles technologies sans consulter au préalable les personnes qui les utiliseront, à savoir les employés. Cela se retourne souvent contre eux, car les travailleurs peuvent se retrouver avec des outils qui ne résolvent pas entièrement leurs problèmes, alors que de meilleures alternatives étaient disponibles.

Il est beaucoup plus judicieux d'impliquer vos employés dans le processus décisionnel. Demandez-leur leur avis sur leurs tâches quotidiennes et sur les outils qui, selon eux, pourraient les aider. Vous pouvez obtenir d'excellentes recommandations de la part de vos employés, qui sont souvent les mieux placés pour savoir de quels logiciels ils ont réellement besoin.

Investir dans la formation

Un outil n'est efficace que dans la mesure où la personne qui l'utilise l'est également. Cela vaut pour tous les éléments de votre pile d'agence. Même si vous investissez dans le logiciel le mieux noté du marché, vous n'obtiendrez peut-être pas les résultats escomptés si vos employés ne savent pas comment l'utiliser.

Chaque fois que vous investissez dans un nouvel outil ou une nouvelle application, prenez le temps de former vos employés à son utilisation. Certains développeurs proposent même à leurs clients des processus d'intégration ou de formation complets, ainsi que des centres d'aide et des tutoriels détaillés. Plus vos employés connaissent bien le logiciel, plus ils en tireront profit.

Réduisez vos pertes sur les outils qui ne fonctionnent pas

Vous n'investirez peut-être pas toujours dans des outils ou des technologies gagnants. Parfois, vous pouvez choisir une application qui ne semble tout simplement pas fonctionner, voire qui cause plus de problèmes qu'elle n'en résout. Au début, cela vaut la peine de persévérer, de rechercher une formation ou un soutien afin de trouver peut-être des moyens de mieux utiliser cet élément de votre pile d'agences.

Cependant, si l'outil ne répond pas tout à fait à vos attentes, il est généralement préférable de passer à autre chose et d'opter pour une solution différente. Obliger les employés à utiliser un outil obsolète ou inadapté peut nuire au moral et à la productivité à long terme.

Une solide infrastructure est essentielle au bon fonctionnement et à l'efficacité d'une agence. Il prend en charge tous les aspects de votre travail quotidien, vous aidant à atteindre votre plein potentiel et à offrir les meilleurs services à vos clients. En bref, c'est extrêmement important, et les propriétaires d'agences devraient régulièrement chercher des moyens d'améliorer leurs piles pour les aider à réussir.

L'un des moyens les plus simples de mettre à niveau votre pile consiste à investir dans le logiciel tout-en-un pour agences de Bonsai. Au lieu de vous obliger à créer une pile d'éléments séparés qui ne fonctionnent pas toujours bien ensemble, Bonsai fournit un ensemble complet pour gérer les clients, les finances et les projets. Contactez l'équipe Bonsai dès aujourd'hui pour en savoir plus.