Optimisation des capacités des agences : stratégies, outils et avantages

Une agence en bonne santé est toujours très occupée. D'un autre côté, une agence débordée peut être synonyme de catastrophe tant pour les clients que pour les employés. En fait, 51 % des professionnels du marketing craignent le burnout. Même si vous aimeriez offrir tout ce dont vos clients ont besoin, il y a des limites à ce que vous pouvez accomplir en une journée avec les ressources dont vous disposez.

La capacité d'une agence est la mesure qui lui permet de trouver le juste équilibre et de ne pas dépasser ses limites. Il existe de nombreux types de planification des capacités à prendre en compte, ainsi que de nombreux outils et stratégies pouvant aider à optimiser l'ensemble du processus. Cet article abordera tous ces aspects et vous aidera à trouver la meilleure stratégie pour votre agence.

Qu'est-ce que la capacité ?

En termes simples, la capacité correspond à ce qu'une agence est en mesure de fournir. Plus simplement, il s'agit du niveau maximal de production qu'une agence peut réellement fournir avec les effectifs, les outils et les ressources dont elle dispose actuellement. Cela dit, il y a beaucoup de facteurs qui entrent en ligne de compte pour définir ce qu'une agence peut gérer.

Types de capacité

La capacité peut être divisée en trois sous-catégories distinctes :

1. Capacité totale – Il s'agit des capacités d'une agence lorsqu'elle fonctionne à plein régime. Il prend en compte toutes les ressources, tous les employés et toutes les heures de travail, sans tenir compte des jours fériés, des congés ou autres interruptions imprévues. C'est un idéal impossible qui n'existe que sur le papier, mais c'est certainement un idéal vers lequel une agence devrait toujours tendre.
2. Capacité disponible – Il s'agit de la capacité dans son contexte, avec tous les détails pratiques de la vie qui s'y ajoutent. D'autres projets arrivent, des membres de l'équipe tombent malades et le roulement du personnel crée des lacunes. La capacité disponible tient compte de ces facteurs. Étant fortement dépendante du contexte, ce type de capacité peut changer d'un moment à l'autre et doit être constamment évaluée et prise en compte.
3. Capacité facturable – Les heures travaillées par les membres de l'équipe ne peuvent pas toujours être facturées. Les séances de brainstorming et les réunions ne débouchent pas souvent sur des projets concrets en soi, même si elles y contribuent certainement. Même si toutes les heures travaillées par les employés doivent être comptabilisées, lors de la facturation aux clients, la capacité facturable de chaque membre doit être prise en considération. Il peut y avoir des exceptions à cette règle qui ne tiennent pas compte des heures facturables, par exemple la facturation basée sur la valeur.

Qu'est-ce qui influence la capacité d'une agence ?

De nombreux facteurs influent directement et indirectement sur la capacité disponible actuelle d'une agence :

• Ressources humaines – Une agence dépend de ses employés. Le nombre de membres de l'équipe, leur expérience, leurs compétences, leur santé et leur bien-être auront tous une incidence sur le nombre de projets pouvant être pris en charge. Il faut prendre soin des talents et les fidéliser.
• Infrastructure et technologie – Les bureaux, l'équipement et le niveau technologique d'une agence ont tous une incidence sur sa capacité à mener à bien ses projets de manière efficace et dans les délais impartis. Il est essentiel de les tenir à jour.
• Autres projets – Idéalement, une agence devrait avoir plusieurs projets en cours simultanément. Toutes doivent être hiérarchisées et gérées efficacement afin d'améliorer les capacités.
• Efficacité – Des projets bien gérés et coordonnés permettront d'accélérer les délais d'exécution et d'augmenter la capacité. Les objectifs et les étapes clés doivent être clairement définis avant le début d'un projet afin d'éviter les goulots d'étranglement et les retards.
• Relations avec les clients – Une bonne relation de travail avec un client peut considérablement améliorer la rapidité d'exécution d'une agence. L'alignement avec la vision du client peut garantir moins de retours et donc moins de retards.
• Finances – Les budgets des projets, les frais généraux et les salaires ont tous une incidence sur l'ampleur et la rapidité des réalisations. À plus long terme, des finances plus solides peuvent également aider une agence à développer ses capacités.
• L'imprévu – C'est la vie. Les catastrophes, les ralentissements économiques et d'autres facteurs peuvent influencer la capacité d'une agence. Bien qu'il soit impossible de les empêcher, il est possible de s'y préparer.

Comment gérer efficacement la capacité de votre équipe ?

La gestion efficace du temps et des ressources est l'un des aspects importants de la réussite en affaires. Les puissantes fonctionnalités de Bonsai vous aident à répartir le travail au sein de votre équipe et à garantir une charge de travail équilibrée. De plus, vous pourrez suivre votre budget, vos tâches et vos heures de travail, et obtenir des informations sur la rentabilité de votre entreprise. Vous aurez une vision claire des performances de votre équipe et de l'avancement du projet.

Voici comment Bonsai peut rationaliser votre flux de travail :

• Planifiez la capacité de votre équipe‍

Bonsai vous permet de planifier efficacement les capacités de votre équipe. Cela permet de répartir les tâches et les projets en fonction des capacités réelles de l'équipe, sans la surcharger. En intégrant le suivi du temps à la planification des ressources, Bonsai fournit des informations sur la manière dont les ressources sont allouées et utilisées.

• Suivi de l'utilisation & efficacité

L'utilisation deBonsai pour le suivi du temps vous permet d'obtenir une vue d'ensemble du temps passé par votre équipe sur différentes tâches et différents projets. Il permet d'identifier les domaines moins performants et d'ajuster le temps consacré à ceux qui sont utilisés efficacement.

• Générer des rapports détaillés

L'une des fonctionnalités de Bonsai permetde générer facilement des rapports détaillés sur les capacités. Ces rapports fournissent une analyse approfondie de la charge de travail de votre équipe, de l'avancement des projets et de l'utilisation des ressources, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées concernant les délais des projets et l'allocation des ressources.

Regardez cette courte démonstration pour découvrir comment définir la capacité d'un membre de l'équipe et consulter les rapports d'utilisation :

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Qu'est-ce que la planification des capacités ?

Dans la gestion de la bande passante d'une agence, il peut souvent être problématique d'utiliser la capacité maximale. Une solution efficace consiste à utiliser un logiciel de planification des capacités, qui permet d'assurer une allocation efficace du temps et des ressources. Cette approche contribue à maintenir une croissance durable et à éviter tout engagement excessif.

Une agence doit savoir ce qu'elle est capable de gérer et de fournir, tant aujourd'hui qu'à l'avenir. C'est là qu'intervient la planification des capacités. La planification des capacités est le processus formel par lequel une agence évalue non seulement sa capacité actuelle à gérer des projets, mais anticipe également les changements nécessaires pour répondre à la demande.

La planification des capacités consiste à trouver un équilibre délicat entre le présent et l'avenir prévu. Les projets nécessitent une attention immédiate, mais les nouveaux projets nécessiteront-ils un redéploiement des membres et une réaffectation des ressources ? Il n'y a pas de réponse facile ou universelle. Une bonne compréhension stratégique de l'agence et des tendances du marché est essentielle pour une planification adéquate.

Les ressources de l'agence doivent être gérées efficacement afin de combler les lacunes. Les travailleurs ne consacrent que 27 % de leur journée à des tâches nécessitant des compétences particulières. Une gestion efficace du temps devrait également être mise en place pour réduire les pertes de temps et la sous-utilisation des membres de l'équipe.

Une planification efficace des capacités implique de nombreux éléments. Si cela est fait correctement, cela se traduit par une productivité accrue, des profits plus élevés et des clients plus satisfaits.

Planification des capacités vs planification des ressources

Certains confondent souvent la planification des capacités et la planification des ressources. Cela conduit à l'utilisation interchangeable des deux termes. Ils sont toutefois très distincts. La planification des capacités est la première étape du processus décisionnel et examine la capacité de l'agence à respecter les délais impartis.

La planification des ressources, en revanche, est plus concrète et examine les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet une fois celui-ci accepté.

Les nombreux types de planification des capacités

Chaque agence est différente et sa composition peut nécessiter différentes méthodes de planification des capacités. Il n'existe pas de solution universelle, mais il existe des méthodes bien établies pour évaluer les capacités et planifier l'avenir.

Voici cinq méthodes :

• Basée sur la main-d'œuvre – Les employés d'une agence en sont le cœur battant, mais chacun possède ses propres compétences et talents. Le nombre de membres, leur disponibilité et leur niveau d'expertise doivent tous être pris en considération. Du point de vue de la facturation, leurs heures facturables et leurs tarifs doivent être pris en compte dans tout plan de capacité.
• Basé sur le temps – L'année d'une agence sera ponctuée de pics et de creux d'activité. Certaines périodes de l'année, comme les fêtes de fin d'année, peuvent nécessiter une planification particulière par rapport aux périodes plus calmes qui suivent. La flexibilité et la planification à court terme sont essentielles avec cette méthode. Les expériences passées et une analyse approfondie de la demande peuvent aider à se préparer à ces changements.
• Basé sur les ressources – Quelles sont les ressources nécessaires pour mener à bien un projet ? Combien d'entre eux sont actuellement disponibles ? Les agences sont limitées par leurs ressources, elles doivent donc les utiliser de la manière la plus efficace possible. Les ressources telles que la technologie, certaines compétences et d'autres matériaux tangibles doivent être correctement suivies et efficacement réparties afin de maximiser la productivité. De plus, ils doivent être équilibrés entre les besoins actuels et la demande prévue.
• Basé sur le client – Même si vous les appréciez beaucoup, tous les clients ne sont pas égaux en matière de planification de projet. Dans les grandes agences, les clients à long terme ou à forte valeur ajoutée peuvent représenter une part importante des revenus et doivent donc être traités en priorité. De plus, certains projets de clients peuvent toujours nécessiter plus de ressources et de temps que d'autres. Tenez compte de cela.
• Basé sur la croissance – Quels sont les objectifs à long terme d'une agence en matière de capacité ? Comment compte-t-il les atteindre ? Cette méthode de planification doit être étroitement liée à la vision globale de l'agence et à ses objectifs de croissance. La planification de cet avenir peut impliquer le recrutement de nouveaux talents, une restructuration opérationnelle et des investissements dans les nouvelles technologies.

Planifiez bien

Un plan de capacité ne devrait jamais être une réflexion après coup. Plus vous y mettrez d'efforts, plus le plan sera solide et meilleurs seront les résultats. Il existe certains domaines clés auxquels il est essentiel d'accorder une attention particulière.

Employés

Une planification inefficace des capacités entraîne une mauvaise utilisation des compétences et du temps des membres de l'équipe. Certains membres de l'équipe peuvent se retrouver surchargés par le travail de deux ou trois personnes, ou être contraints de faire des heures supplémentaires pour respecter des délais impossibles. D'autres peuvent ne pas être correctement pris en compte dans le plan d'un projet et passer des heures à attendre davantage de travail.

La planification des capacités doit s'efforcer de réduire au maximum le stress, la sous-utilisation des ressources et le taux de rotation élevé du personnel qui peuvent en résulter. Les chefs de projet ou les cadres supérieurs doivent constamment consulter les employés, comprendre leurs rôles et responsabilités, et les aider à se fixer des objectifs réalisables. Idéalement, l'utilisation ne devrait pas dépasser 80 % pour la gestion des comptes et 90 % pour le personnel de production.

Les chefs de projet doivent répartir soigneusement les ressources humaines avant le début de tout projet et tenir compte des compétences et du nombre de membres de l'équipe choisie pour le mener à bien. Cela doit également être fait tout au long des projets, et les lacunes qui apparaissent peuvent devoir être comblées par des membres d'autres équipes ou des freelances recrutés.

Communication et transparence

Les gens se sentent plus à l'aise avec les projets s'ils sont constamment impliqués dans leur planification et informés tout au long de leur déroulement. La planification des capacités n'est pas différente. L'agence ou le chef de projet doit être transparent avec les membres de l'équipe quant aux objectifs de toute initiative.

Cette communication doit également inclure des examens réguliers des capacités avec les chefs de projet, les responsables du trafic, le service financier et la direction de l'agence. Sur le terrain, les commentaires réguliers des membres de l'équipe peuvent également s'avérer précieux et aider à éviter des problèmes tels que la dérive des objectifs. Une planification, des révisions et une allocation des ressources constantes permettent d'identifier les problèmes dès qu'ils surviennent, d'atténuer les imprévus et d'améliorer l'efficacité globale.

Les clients aiment également être tenus informés. Leur fournir des rapports réguliers et organiser des réunions sur le processus peut aider à maintenir une relation saine. Une agence doit également faire preuve d'honnêteté et de précision dans ses rapports et sa facturation afin de conserver la confiance de ses clients. Les rapports de chronométrage sont un moyen d'y parvenir.

Prévoyez l'imprévu

Une bonne planification des capacités tient toujours compte des imprévus. Une stratégie solide peut aider à identifier et à atténuer les risques majeurs liés à toute initiative susceptible d'avoir un impact sur la capacité disponible. Une expérience préalable dans des postes similaires et une connaissance approfondie de l'agence sont également importantes. Une communication efficace avec les membres de l'équipe à tous les niveaux peut permettre de dégager des idées et des défis potentiels qui pourraient échapper à la haute direction.

Malgré la planification la plus rigoureuse et la perspicacité la plus profonde, il y aura toujours quelque chose que personne n'aura vu venir. La meilleure façon d'atténuer les risques imprévus est de les prendre en compte dans chaque plan et chaque projet. Les chefs de projet doivent s'assurer que les plans sont solides, tout en restant suffisamment souples pour s'adapter aux imprévus. Des fonds d'urgence doivent être conservés en réserve et les congés potentiels du personnel doivent être pris en compte en conséquence.

En bref, la capacité totale ne devrait jamais être le critère de référence sur lequel se base un plan ou un projet.

Une bonne planification porte ses fruits

La planification des capacités peut sembler être un travail inutilement compliqué pour un résultat insignifiant, mais ses avantages deviendront évidents avec le temps.

• Meilleure utilisation des ressources – Le personnel et les matériaux sont bien équilibrés et utilisés dans tous les projets. Les goulots d'étranglement sont évités et le gaspillage est réduit.
• Une productivité accrue – Grâce à un équilibre parfait entre la demande et les ressources, les projets peuvent être menés à bien efficacement et les travaux livrés dans les délais impartis. Les agences évitent de surcharger leur personnel ou de fournir un service excessif à leurs clients.
• De meilleures décisions – Connaître le contexte et la meilleure ligne de conduite à adopter à l'avance permet aux chefs de projet de prendre des décisions éclairées dès le début d'un projet. Les risques peuvent être anticipés et les ressources allouées en conséquence.
• Alignement avec le client – Connaître les besoins et les exigences d'un client permet d'allouer les ressources adéquates aux projets et de les mener à bien dans les délais impartis, conformément au cahier des charges.
• Flexibilité – La prise en compte de l'atténuation des risques dans un plan de capacité permet de réagir rapidement aux changements de paramètres et aux problèmes imprévus dès qu'ils surviennent.
• Meilleures finances – Plus les demandes des clients sont satisfaites, plus les chances d'obtenir de nouveaux contrats sont élevées. Une bonne planification peut également permettre de réaliser des économies au cours du processus, en réduisant les dépenses inutiles et en répartissant mieux les ressources.

Le rôle inestimable de la technologie

La planification des capacités repose non seulement sur des informations actualisées concernant les ressources d'une agence, mais également sur les projets passés (leurs succès et leurs échecs) afin de mieux se préparer à la demande à venir. Les activités quotidiennes d'une agence sont déjà suffisamment complexes en elles-mêmes sans qu'il soit nécessaire de remonter dans le passé.

De nombreuses agences ont recours à l'automatisation pour rationaliser et optimiser la planification de leurs capacités. Les tableurs et les logiciels sont depuis longtemps privilégiés pour suivre les nombreux éléments mobiles d'un projet. En effet, 92 % des entreprises qui utilisent la gestion de projet atteignent leurs objectifs.

Cependant, avec l'essor de l'informatique en nuage, des applications ont été développées qui permettent une plus grande connectivité, ainsi que la communication et la collaboration fréquentes dont une planification aussi détaillée a souvent besoin.

Les meilleures applications sont celles qui ne se limitent pas à la gestion de projet ou au chronométrage, mais qui offrent plusieurs fonctionnalités puissantes réunies en une seule.

Le bonsaï en est un exemple particulièrement polyvalent. Outre ses fonctionnalités robustes de gestion de projet et de suivi du temps, il offre également des capacités de facturation détaillées et une intégration transparente avec d'autres logiciels. Avec Bonsai, vous pouvez facilement suivre les heures travaillées par vos employés sur des projets passés et présents, les compiler de manière transparente dans des rapports destinés aux clients et surveiller avec précision tous les projets et leur avancement.

Bonsai regroupe toutes les informations dans des interfaces conviviales et automatise une grande variété de tâches. Toutes les données et informations sont centralisées et facilement partageables avec les membres de l'équipe. C'est une application qui facilitera considérablement votre planification des capacités.

Planification stratégique

La capacité de votre agence peut avoir une incidence sur divers aspects de votre activité, notamment les relations avec les clients et la capacité à mener à bien les projets. Il est essentiel à cet égard de formuler une stratégie tarifaire bien pensée, capable de soutenir la croissance de votre agence. Par conséquent, comprendre comment équilibrer votre capacité et vos tarifs est essentiel pour gérer une agence prospère.

Une planification optimale des capacités nécessite une stratégie solide pour être efficace. Il existe de nombreuses stratégies de planification bien connues qui répondent aux besoins de chaque agence. Chacun présente ses avantages et ses inconvénients, donc le choix approprié dépendra en fin de compte des besoins et de la composition de votre agence.

Stratégie principale

Il s'agit d'une stratégie préventive qui anticipe les augmentations futures de la demande et se prépare en conséquence. L'agence est ensuite structurée et les ressources sont allouées afin de répondre à cette demande accrue avant qu'elle ne se présente. Prédire l'avenir est une stratégie naturellement risquée. Les travailleurs et les ressources retirés des projets en cours peuvent rester inutilisés et inactifs si la demande attendue ne se concrétise pas.

À ce titre, les planificateurs doivent avoir une connaissance approfondie de l'agence, de sa dynamique interne et des travaux antérieurs. Ils doivent également mener une analyse rigoureuse des tendances du marché et du secteur afin de prendre la décision la plus éclairée possible.

Stratégie de retard

Contrairement à la stratégie de pointe, cette stratégie de retard est réactive. Cette approche conservatrice concentre les ressources sur les tâches actuelles et s'adapte à la demande lorsqu'elle se présente. Bien que cela puisse donner les meilleurs résultats possibles pour les objectifs à court terme, tout changement soudain peut obliger l'agence à se démener pour trouver des pigistes et réduire ses dépenses.

La stratégie de retard est plus rentable à court terme et convient parfaitement aux agences qui s'attendent à peu de changements dans le statu quo.

Stratégie de match

La stratégie de correspondance vise à répondre à la demande au fur et à mesure qu'elle se présente, d'où son nom. Elle se situe à mi-chemin entre les deux stratégies précédentes, mais elle est tout sauf simple. Répondre rapidement et efficacement à la demande est plus facile à dire qu'à faire, et les stratégies d'adéquation nécessitent des recherches approfondies et une connaissance approfondie des marchés et du secteur.

Cela exige également que les agences fassent preuve de souplesse et soient capables de s'adapter à des changements rapides. La capacité disponible doit être surveillée en permanence pour une efficacité maximale. Les employés et les ressources doivent être affectés rapidement afin que l'offre ne dépasse jamais la demande.

Stratégies hybrides

Chaque situation étant différente, les stratégies de planification des capacités sont souvent modifiées pour s'y adapter. Une agence peut utiliser une combinaison des trois stratégies pour différents départements ou projets. Certains peuvent passer à une stratégie de leadership en période de croissance, puis revenir à une stratégie d'alignement lorsque la ruée s'estompe.

La planification des capacités en action

La planification des capacités n'est constante que de nom et peut être mise en œuvre de différentes manières, en fonction de facteurs internes et externes. Voici quelques-unes des principales étapes qu'une agence pourrait suivre pour mettre en œuvre avec succès son plan de renforcement des capacités :

1. Examiner la situation actuelle – Une agence tiendra compte de ses capacités actuelles, de toutes ses ressources, de ses employés et des heures de travail dont elle dispose.
2. Prévisions – L'agence étudie la demande prévue en se basant sur les expériences passées et les tendances actuelles, puis décide de la meilleure ligne de conduite à adopter.
3. Prendre en compte le client – L'agence examine ensuite le brief et les attentes du client. Quelle est la relation actuelle et ce poste est-il hautement prioritaire ?
4. Planification des risques – L'agence examine les scénarios possibles et identifie les problèmes potentiels qui pourraient survenir, sur la base d'une analyse approfondie des informations passées et présentes.
5. Des objectifs clairs – Il convient de fixer des objectifs réalisables, accompagnés d'objectifs intermédiaires clairs pour les atteindre. Quels sont les objectifs de l'agence ? Ont-ils la capacité de le faire ?
6. Allocation – Une fois les bases posées, l'agence et le chef de projet allouent les ressources et les membres de l'équipe qu'ils jugent nécessaires pour mener à bien le projet.
7. Collaborer – Pendant le projet, tous les services doivent être en contact régulier afin d'assurer l'alignement stratégique et de résoudre les problèmes.
8. Tenez vos clients informés – Une transparence régulière avec vos clients et des rapports constants garantiront une plus grande efficacité et permettront de maintenir une relation solide.
9. Analyse et retour d'information – 55 % des cadres citent la mauvaise communication comme la principale menace pour la réussite d'un projet. Tout au long du processus, et en particulier après celui-ci, l'agence doit constamment surveiller, examiner et recueillir les commentaires et les réactions de toutes les parties concernées, y compris le client. Cela permettra de suivre la stratégie globale et d'apporter des ajustements si nécessaire.

Travaillez intelligemment, planifiez intelligemment

La planification des capacités n'est pas un processus facile et peut nécessiter une attention constante afin de maintenir une efficacité maximale. Les résultats sont pourtant indéniables. Trouvez les plans qui conviennent à votre agence et n'hésitez pas à les améliorer continuellement. Planifiez minutieusement, communiquez ouvertement et utilisez les bons outils pour mener à bien votre travail.

Les résultats d'une planification minutieuse ne sont peut-être pas visibles immédiatement, mais l'avenir de votre agence n'en sera que plus prometteur.