Modèle de portée des travaux de consultation

Qu'est-ce qu'un cahier des charges de consultation ?

Un cahier des charges ou SOW est un document qui décrit comment un projet sera exécuté à travers des activités spécifiques, des délais, des livrables et des tâches. Un professionnel qui souhaite rationaliser son processus de travail peut utiliser le cahier des charges.

Il est idéal pour les consultants qui souhaitent présenter leurs idées et leur méthode de travail à leurs clients avant de démarrer le projet. En tant que consultant, vous pouvez créer un cahier des charges numérique qui servira de portfolio et vous permettra d'acquérir de nouveaux clients et de mettre en avant votre style.

Un cahier des charges offre également des protections juridiques essentielles pour vous et votre client. Bien que la plupart des gens associent les cahiers des charges à des projets d'entreprises plus importantes, ils sont tout aussi essentiels pour les petites entreprises. En fait, les cahiers des charges peuvent aider tout consultant travaillant avec un client sur un projet avec une échéance et un prix spécifique.

Cela jette les bases de toute relation consultant-client. Ce document, qu'il soit numérique ou physique, aide à définir et à fixer des limites, décrit les conditions de paiement et fournit des lignes directrices pour mesurer et analyser les résultats et les performances avec un client. Avec le cahier des charges, un architecte de solutions ou un consultant offre un début positif à votre relation de travail avec votre client et évite les malentendus et les ambiguïtés dans le processus.

Pourquoi le champ d'application des travaux est-il important pour les consultants ?

L'objectif principal du cahier des charges est de décomposer la vision et l'objectif du client en détails concrets. Considérez le cahier des charges comme un moyen de communication essentiel pour obtenir l'approbation et discuter des attentes, des rôles et des objectifs du projet de conseil, afin que vous et votre client soyez sur la même longueur d'onde. Lors de la rédaction et de la conception d'un cahier des charges, il est impératif de prendre en compte les moindres détails du projet, car votre client et vous-même devez signer le document. Cela en fait une obligation contractuelle pour les deux parties.

Fort de votre expérience, vous savez peut-être déjà que les désaccords avec les clients peuvent survenir sans raison apparente. Ils peuvent identifier les problèmes dans n'importe quel projet, même dans les étapes et les idées sur lesquelles ils se sont mis d'accord. Un cahier des charges complet et clair peut décrire les idées, les méthodes et les processus afin de prévenir les litiges s'ils surviennent, ce qui permet un déroulement harmonieux du travail et réduit le risque de frustration.

Par exemple, certains clients peuvent également demander des modifications, des ajouts ou des livrables dans le cadre d'une tâche, ce qui entraîne au fil du temps un glissement de périmètre. Mais vous n'avez pas à faire face à tous ces problèmes si vous disposez d'un cahier des charges. S'ils demandent des modifications qui ne figurent pas dans le cahier des charges, vous pouvez discuter d'un nouveau plan, d'un nouveau calendrier et d'un nouveau budget afin d'intégrer les tâches supplémentaires au projet.

Ces documents peuvent également aider à éviter les problèmes de facturation. Vous devez inclure les informations relatives au paiement, telles que les modes de paiement, les coûts du projet et les dates d'échéance, afin que votre client ne retarde pas les paiements et que vous puissiez lui demander des comptes. N'oubliez pas que le contrat porte la signature de votre client, qui accepte les conditions permanentes.

Lorsque vous créez un cahier des charges, vous devez garder à l'esprit les éléments suivants afin de définir le ton et le style du document :

• Soyez précis - Écrivez tous les termes en détail avec des mots clairs.
• Ajoutez des éléments visuels - Votre cahier des charges de consultation doit comporter des images ; si vous préparez un cahier des charges numérique, vous pouvez également ajouter des vidéos. Notez que le graphique vaut mille mots.
• Obtenir les signatures - Cela vous permet de vous assurer que vous et votre client êtes d'accord sur le travail.

La création d'un cahier des charges n'est pas difficile, mais vous devez faire preuve de prudence. De plus, vous devez vous concentrer sur votre travail et veiller à ne pas vous laisser submerger par la paperasse alors que vous avez déjà tant à faire.

Comment définissez-vous la portée d'un projet de conseil ?

La portée du projet de consultation n'est pas différente de celle des autres cahiers des charges. Cependant, ils contiennent davantage d'images et de graphiques que les autres en raison de la nature du projet. Les services de consultant comprennent la décoration, la rénovation et l'amélioration des espaces.

Il contient de petits détails qui rendent le projet esthétiquement agréable et attrayant pour les spectateurs. De plus, la conception est basée sur la vision du client, qui peut être n'importe quoi. Par conséquent, vous devez avoir des exemples et des idées sous les yeux pour vous assurer de ce que veulent vos clients. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas modifier l'espace une fois le projet terminé. Vous et votre client devez être clairs dès le début afin que les résultats correspondent exactement à ce que votre client avait imaginé.

En élaborant le cahier des charges au début du projet, vous pouvez l'utiliser pour discuter et gérer les attentes. Bien que le contenu de votre cahier des charges dépende du type de projet, de votre service et des exigences de vos clients, vous devrez inclure les éléments suivants :

• Le but du travail
• Le travail à effectuer
• Le travail qui n'a pas besoin d'être effectué
• Rôles et responsabilités
• Processus pour les ordres de modification
• Un calendrier pour les travaux
• Conditions de paiement
• Comment les performances seront-elles mesurées ?

Si vous prévoyez d'utiliser le cahier des charges comme portfolio, vous devez le créer en fonction de vos services. Ajoutez vos services et vos exemples de travaux antérieurs en dessous. Fournissez des informations détaillées sur ce qui sera inclus dans ces services.

Vous devez également ajouter les règles et réglementations relatives à votre mode de fonctionnement afin de donner aux clients potentiels une idée de votre politique. Veillez à ajouter vos objectifs et vos visions pour l'entreprise afin de montrer à quel point vous êtes dévoué et impliqué dans votre travail. En tant que consultant, vous devez également intégrer vos réussites dans le cahier des charges, comme les récompenses et les projets d'envergure. Ajoutez si possible les conditions de paiement et le calendrier que vous suivez habituellement pour les projets de conseil.

Ce qu'il ne faut pas inclure dans le champ d'application d'une mission de conseil

Le champ d'application du travail ne doit pas inclure quoi que ce soit dont vous et votre client n'ayez pas discuté et convenu. Vous ne pouvez pas ajouter de rapports, d'images, de flux, de diagrammes ou tout autre élément que votre client n'a pas approuvé. De plus, vous ne devez pas intégrer ce que votre client a refusé, comme les produits à utiliser, les méthodes pour le projet, les politiques et autres éléments.

N'oubliez pas que le cahier des charges doit être facile à comprendre, avoir un ton approprié et contenir des informations détaillées. Par conséquent, il ne doit contenir aucune information superflue susceptible de semer la confusion chez votre client. N'utilisez pas de jargon technique difficile à comprendre. Évitez également d'utiliser des phrases complexes qui ne transmettent pas clairement l'idée. Il convient également d'éviter les exemples de conception complexes qui peuvent prêter à confusion.

Par exemple, si vous créez un calendrier de projet ou un rapport. Vous devez éviter d'ajouter des éléments visuels ou des détails dont vous n'êtes pas sûr. Si vous n'êtes pas sûr à 100 % d'ajouter quelque chose à la conception, ne l'ajoutez pas dans l'énoncé des travaux afin d'éviter de semer la confusion chez le client. Ils pourraient croire que vous leur fournirez le même design dans les délais et au coût convenus, ce qui pourrait entraîner des conflits à l'avenir.

Quels sont les quatre éléments constitutifs d'un cahier des charges ?

Le champ d'application du travail comprend quatre éléments fournis par l'expert ou le consultant du projet. Ces éléments vous aident à vous assurer que les attentes du client sont claires et acceptées. Cela vous aide également, vous et votre équipe, à agir conformément à un plan. Voici les éléments que le cahier des charges doit comporter :

1. Étapes importantes

La chose la plus importante à ajouter au cahier des charges, ce sont les étapes clés. Quelles sont les principales phases ou étapes du projet qui vous permettent de mesurer les progrès réalisés et que vous pouvez suivre ? Quand doit-il être terminé ? Quand les projets doivent-ils débuter et se terminer ?

Déterminer chaque phase de votre projet vous aidera à choisir les étapes et les techniques en fonction du résultat souhaité. Les jalons vous aident également à progresser vers les résultats souhaités grâce à un processus fluide. C'est un repère qui vous encourage à travailler dur pour atteindre votre objectif. Vous devez également décider du montant que vous facturerez pour chaque étape lorsque vous passerez à l'étape suivante.

2. Rapports

Vous devez également ajouter à votre cahier des charges des rapports qui incluent l'état d'avancement du projet, les méthodes et processus que vous utiliserez, les produits et services qui seront inclus dans le projet, ainsi que l'approche que vous adopterez pour le travail. Le rapport donnera une idée claire de votre problématique. Il comprend également les problèmes que vous pourriez rencontrer et ce que vous obtiendrez grâce au projet.

Ce qui devait être fait pour terminer le projet figurera également dans un rapport. N'oubliez pas de mentionner vos conditions générales et vos exigences pour le projet. Lorsque vous rédigez le rapport de projet, veillez à prendre en compte les points abordés lors de la réunion avec le client afin que celui-ci accepte votre cahier des charges.

3. Livrable

De quoi avez-vous besoin à la fin de la tâche ? Avez-vous besoin de remanier complètement le projet ou simplement de l'exécuter conformément au périmètre convenu ? Avez-vous besoin de fournir des rapports, des schémas du système ou des tâches de mise en œuvre ? Vous devez définir les livrables afin d'avoir une idée claire du résultat du projet.

Ceci est important non seulement pour le consultant, mais aussi pour les clients. Cela aide les clients à comprendre si vous avez bien saisi leur point de vue et leur approche, et si vous leur offrirez les résultats qu'ils attendent. Grâce aux livrables, vous pouvez être sûr que votre client sera satisfait du résultat final de votre travail acharné.

4. Produits finis

Voici une réponse à votre problème. Vous recherchez un changement ou simplement une amélioration ? Quels sont vos objectifs et vos ambitions pour ce projet ? Comment allez-vous mesurer et analyser le rapport ? Il est important de connaître le produit final auquel vous et votre client vous attendez. Il vous indique la marche à suivre pour mener à bien votre projet.

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