Plantilla del alcance del trabajo de consultoría

¿Qué es el alcance del trabajo de consultoría?

Un alcance del trabajo o SOW es un documento que muestra cómo se ejecutará un proyecto a través de actividades específicas, plazos, entregables y tareas. Un profesional que desee optimizar su proceso de trabajo puede utilizar SOW.

Funciona muy bien para consultores que desean mostrar sus ideas y su forma de trabajar a sus clientes antes de comenzar el proyecto. Como consultor, puedes crear un SOW digital que te servirá como portafolio para captar nuevos clientes y mostrar tu estilo.

Un SOW también ofrece protecciones legales cruciales para usted y su cliente. Aunque la mayoría de la gente asocia los SOW con proyectos de empresas más grandes, son igualmente cruciales para las pequeñas empresas. De hecho, los SOW pueden ayudar a cualquier consultor que trabaje con un cliente en un proyecto con un plazo de entrega y un precio específico.

Sienta las bases para cualquier relación entre consultor y cliente. Este documento, ya sea digital o físico, ayuda a decidir y establecer limitaciones, describe las condiciones de pago y proporciona directrices para medir y analizar los resultados y el rendimiento con un cliente. Con SOW, un arquitecto de soluciones o consultor ofrece un comienzo positivo a su relación laboral con el cliente y evita malentendidos y ambigüedades en el proceso.

¿Por qué es importante el alcance del trabajo para los consultores?

El objetivo principal del SOW es desglosar la visión y el objetivo del cliente en detalles concretos. Considere el SOW como una comunicación fundamental para obtener la aprobación y discutir las expectativas, funciones y objetivos del proyecto de consultoría que le permiten a usted y a su cliente estar en sintonía. Al redactar y diseñar un SOW, es imprescindible tener en cuenta hasta el más mínimo detalle del proyecto, ya que tanto usted como su cliente deben firmar el documento. Esto lo convierte en una obligación contractual para ambas partes.

Con tu experiencia, es posible que ya sepas que los desacuerdos con los clientes pueden surgir sin motivo alguno. Pueden identificar problemas en cualquier proyecto, incluso en los pasos e ideas que han acordado. Un SOW completo y claro puede esbozar ideas, métodos y procesos para prevenir disputas si surgen, lo que permite un proceso de trabajo fluido y reduce el riesgo de frustración.

Por ejemplo, algunos clientes también pueden solicitar cambios, adiciones o entregables en una tarea, lo que con el tiempo puede dar lugar a un aumento del alcance. Pero no es necesario que te enfrentes a todos estos problemas si tienes un SOW. Si solicitan algún cambio que no esté presente en el SOW, entonces puedes discutir un nuevo plan, calendario y presupuesto para incorporar tareas adicionales al proyecto.

Estos documentos también pueden ayudar a evitar problemas de facturación. Debes incluir información sobre el pago, como los métodos, los costes del proyecto y las fechas de vencimiento, para que tu cliente no se retrase en los pagos y puedas hacerles responsables. Tenga en cuenta que el contrato cuenta con las firmas de sus clientes, quienes aceptan las condiciones permanentes.

Al crear un alcance de trabajo, debes tener en cuenta los siguientes aspectos para establecer el tono y el estilo del documento:

• Sé específico: escribe todos los términos con detalle y con palabras claras.
• Añadir elementos visuales: su SOW de consultoría debe incluir imágenes; si está preparando un SOW digital, también puede añadir vídeos. Tenga en cuenta que el gráfico vale más que mil palabras.
• Obtenga las aprobaciones: esto le permite asegurarse de que usted y su cliente están de acuerdo con el trabajo.

Crear un SOW no es difícil, pero hay que tener cuidado. Además, debes concentrarte en tu trabajo y asegurarte de no quedarte atascado con el papeleo cuando ya tienes tanto que hacer.

¿Cómo se define el alcance de un proyecto de consultoría?

El alcance del proyecto de consultoría no difiere del de otros SOW. Sin embargo, tienen más imágenes y gráficos que otros debido a la naturaleza del proyecto. Los servicios de consultoría incluyen la decoración, renovación y mejora de espacios.

Contiene pequeños detalles para que el proyecto resulte estéticamente agradable y atractivo para los espectadores. Además, el diseño se basa en la visión del cliente, que puede ser cualquier cosa. Por lo tanto, es necesario tener ejemplos e ideas a mano para asegurarse de lo que quieren sus clientes. Ten en cuenta que no podrás cambiar el espacio una vez que hayas completado el proyecto. Tú y tu cliente deben tenerlo claro desde el principio para que los resultados sean tal y como tu cliente los ha imaginado.

Al desarrollar el SOW al inicio del trabajo, puede utilizarlo para debatir y gestionar las expectativas. Aunque el contenido de tu alcance de trabajo depende del tipo de proyecto, tu servicio y los requisitos de los clientes, deberás incluir los siguientes elementos:

• El propósito del trabajo
• El trabajo que hay que realizar
• El trabajo que no es necesario realizar.
• Funciones y responsabilidades
• Un proceso para órdenes de cambio
• Un calendario para el trabajo
• Condiciones de pago
• Cómo se medirá el rendimiento

Si planeas utilizar el SOW como portafolio, debes crearlo de acuerdo con tus servicios. Añade tus servicios y tus ejemplos de trabajos anteriores debajo. Proporcione información detallada sobre qué elementos se incluirán en estos servicios.

También debes añadir las normas y reglamentos de tu forma de trabajar para que los posibles clientes se hagan una idea de tu política. Asegúrate de añadir tus objetivos y visiones para el negocio para demostrar lo dedicado y comprometido que estás con tu trabajo. Como consultor, también debes incluir tus logros en el SOW, como premios y proyectos importantes. Añade las condiciones de pago y el calendario que sueles seguir para los proyectos de consultoría, si es posible.

Qué no incluir en el alcance del trabajo de consultoría

El alcance del trabajo no debe incluir nada que usted y su cliente no hayan discutido y acordado. No puedes añadir informes, imágenes, flujos, diagramas ni nada que tu cliente no haya aprobado. Además, no debe incorporar lo que su cliente ha rechazado, como productos que utilizar, métodos para el proyecto, políticas y otras cosas.

Recuerde que el SOW debe ser fácil de entender, tener un tono adecuado y contener información detallada. Por lo tanto, no debe contener ninguna información superflua que pueda confundir a su cliente. No utilices jerga del sector que resulte difícil de entender. Además, evita utilizar frases complejas que no transmitan una idea clara. También deben evitarse los ejemplos de diseño complejo que transmitan mensajes confusos.

Por ejemplo, si estás creando un cronograma o un informe de un proyecto. Debes evitar añadir imágenes o detalles de cualquier cosa sobre la que no estés seguro. Si no estás 100 % seguro de añadir algo al diseño, no lo añadas al SOW para evitar confundir al cliente. Podrían creer que les darás el mismo diseño en el coste y los plazos acordados, lo que provocaría conflictos en el futuro.

¿Cuáles son los cuatro componentes del alcance del trabajo?

El alcance del trabajo tiene cuatro componentes que proporciona el experto o consultor del proyecto. Estos componentes le ayudan a garantizar que las expectativas del cliente estén claras y acordadas. También os ayuda a ti y a tu equipo a hacer las cosas según un plan. Estos son los componentes que debe tener el SOW:

1. Hitos

Lo más importante que debes añadir al SOW son los hitos. ¿Cuáles son las principales fases o hitos del proyecto que le permiten medir el progreso y realizar un seguimiento? ¿Para cuándo tiene que estar terminado? ¿Cuándo deben comenzar y concluir los proyectos?

Determinar cada fase de tu proyecto te ayudará a elegir los pasos y las técnicas en función del resultado deseado. Los hitos también te ayudan a avanzar hacia los resultados deseados con un proceso fluido. Es un punto de referencia que te anima a trabajar duro para alcanzar tu objetivo. También debes decidir cuánto cobrarás por cada hito a medida que avanzas hacia el siguiente paso.

2. Informes

También debe añadir informes en su SOW que incluyan el estado del proyecto, los métodos y procesos que utilizará, los productos y servicios que se incluirán en el proyecto y el enfoque que adoptará para el trabajo. El informe proporcionará una idea clara sobre la descripción de su problema. También incluye los problemas que pueden surgir y lo que se conseguirá con el proyecto.

Lo que había que hacer para terminar el proyecto también se incluirá en un informe. No olvides mencionar tus términos y condiciones y los requisitos del proyecto. Al redactar el informe del proyecto, asegúrese de tener en cuenta los puntos tratados en la reunión con el cliente para que este acepte su SOW.

3. Entregables

¿Qué necesitas al final de la tarea? ¿Es necesario renovar completamente el proyecto o simplemente ejecutarlo según el alcance acordado? ¿Necesita proporcionar informes, diagramas del sistema o tareas de implementación? Debes decidir los resultados esperados para tener una idea clara del resultado del proyecto.

Esto es importante no solo para el consultor, sino también para los clientes. Ayuda a los clientes a comprender si usted ha entendido su perspectiva y enfoque, y si les ofrecerá los resultados que esperan. Con los entregables, puedes asegurarte de que a tu cliente le encantarán los resultados finales de tu arduo trabajo.

4. Productos finales

Esta es una respuesta a tu planteamiento del problema. ¿Buscas un cambio o solo una mejora? ¿Cuáles son tus objetivos y metas para el proyecto? ¿Cómo medirá y analizará el informe? Es importante conocer el producto final que usted y su cliente esperan obtener. Te proporciona una ruta para completar el proyecto con éxito.

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