Ce qu'il faut inclure dans vos contrats de freelance

Malgré leur importance cruciale pour obtenir ce que vous voulez (être payé), les contrats sont souvent source de beaucoup d'incertitude pour les freelancers. Les principaux points de confusion concernent toujours l'argent, l'étendue des modèles de travail ou les propositions par rapport aux contrats. Voyons comment améliorer votre modèle de contrat afin de vous protéger contre les clients qui paient en retard ou qui ne paient pas.

Être payé

Tout d'abord, les éléments les plus importants à inclure dans vos modèles de contrat ou d'accord sont ceux qui traitent des modalités de paiement. votre mode de paiement. Malheureusement, beaucoup de jeunes freelances se sentent coupables de demander de l'argent. Quand on débute, il est difficile de saisir la véritable valeur de son travail.

Après vos deux premiers projets, vous pouvez prendre du recul et évaluer le temps que vous y avez consacré, ce que le client en a retiré et ce que cela vous a rapporté au final. Le résultat est généralement « je facture trop peu » ou « je ne suis pas payé comme je le voudrais ».

Tous ces problèmes peuvent être résolus en ajoutant des clauses (ou en modifiant certaines clauses) à votre contrat de freelance. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des clauses importantes à inclure.

Divulgation des taux

Précisez votre tarif et son mode de fonctionnement. Il est courant de fixer le prix d'un travail sur la base d'un tarif journalier et d'exiger que tous les travaux soient évalués de manière à nécessiter au moins une journée complète de travail (8 heures). Tout ce qui suit le premier jour doit être réservé par tranches d'au moins une demi-journée (4 heures). La raison pour laquelle nous incluons cette clause est à la fois une forme de protection et un avertissement au client. Même si vous avez, espérons-le, expliqué vos honoraires dès le départ, cela permet de confirmer au client que c'est bien votre tarif et qu'il ne changera pas.

En tant que freelance, vous avez le malheur d'être moins fiable qu'une grande agence. En incluant vos informations de paiement, vous faites preuve de transparence et rassurez votre client.

Le travail est expédié après paiement final.

Ça va vraiment faire beaucoup d'histoire. Traditionnellement, le secteur des services (en particulier celui lié aux grandes entreprises) a pour habitude de payer après coup. Cela signifie : « Vous effectuez le travail pour nous maintenant et nous vous paierons lorsque nous serons prêts », soit environ 30 à 60 jours après la fin des travaux. C'est vraiment dommage pour les freelances. Vous devez manger, payer vos factures et développer votre entreprise. Malheureusement, cela ne peut être réalisé avec des paiements différés. Pour éviter complètement ce problème, il est courant d'inclure une clause qui commence par :

Avant toute livraison de travail à la fin d'un projet, votre compte doit être réglé dans son intégralité. Le paiement final est dû dans les quinze (15) jours suivant la fin prévue du projet.

Cela a deux conséquences. Il accorde au client un délai de 15 jours pour régler l'intégralité de sa facture. Cela me couvre également, car il est stipulé qu'aucun travail ne sera expédié tant que le compte n'aura pas été réglé. Beaucoup d'entre vous qui lisez ceci viennent de frémir à cette idée, mais cela fonctionne.

La majorité des clients (comprenez : ceux qui ne sont pas louches) auront besoin du travail que vous avez effectué pour eux et oublieront les 15 jours, payant dès la fin du projet. Si vous avez peur de l'essayer, considérez-le sous l'angle du respect. Si votre client vous respecte, vous et votre travail, il n'aura aucun problème à vous payer rapidement.

Les droits d'auteur sont cédés après paiement final.

C'est un élément que beaucoup de gens négligent, mais qui est pourtant très important. En fin de compte, le droit d'auteur, ou la propriété de l'œuvre, est votre pivot. Si vous êtes dans une situation difficile et qu'un client n'a pas payé, conserver les droits d'auteur jusqu'à ce qu'il ait payé intégralement le montant dû le place dans une position unique.

Pour les particuliers, cela aura moins d'importance, mais pour les entreprises bien établies, il n'y a pas de place pour les détails imprécis, comme la propriété d'un bien portant leur nom. Cela peut sembler sournois, mais en réalité, c'est un outil que vous pouvez utiliser pour vous protéger. Si vous n'avez pas été payé intégralement, vous conservez tous les droits sur votre travail. C'est aussi simple que cela.

Inclure un calendrier de paiement

Il n'est pas juste d'exiger de l'argent à vos clients sans leur dire quand ils doivent le payer. La pire chose à faire est de garder le silence sur les questions d'argent jusqu'à la fin du projet. Soyez très clair quant au moment où vous exigez les paiements et quant à leur montant. En fonction de l'ampleur d'un projet, j'aime fractionner les paiements en plusieurs versements. Un exemple de projet de trois mois se déroulerait comme suit :

Acompte – 25 % du montant total dû avant le début du projet Paiement intermédiaire – 50 % du montant dû à mi-parcours (1,5 mois dans cet exemple) Paiement final – 25 % dus à la fin du projet, avec un délai de grâce de 15 jours

Avant le début du projet, vous indiquez clairement ce que le client doit payer pour que le projet puisse avancer. Il est également judicieux d'indiquer comment vous acceptez les paiements (c'est-à-dire comment le client peut vous régler). Ajoutez quelque chose comme « J'accepte toutes les principales cartes de crédit, PayPal et les chèques ». Adaptez cela à votre propre configuration, bien sûr, mais aidez à répondre à toutes les questions que le client pourrait se poser sur la manière de vous payer.

Préparez les documents supplémentaires

Une partie de la gestion d'une entreprise consiste à avoir tout bien organisé. Lorsque vous débutez, cela vous frustrera au plus haut point. Il y a beaucoup de bureaucratie dans le monde et, malheureusement, le sujet de l'argent y est particulièrement sensible. En tant qu'entreprise, vous souhaiterez avoir toutes vos informations de paiement à portée de main. Veillez à remplir un formulaire W-9 (aux États-Unis). Il s'agit du formulaire standard utilisé par l'IRS pour l'identification des entreprises/entités. Conservez-le dans vos dossiers. De plus, familiarisez-vous avec les informations relatives à votre compte professionnel : il est utile d'avoir à portée de main des informations telles que votre numéro de routage et votre numéro de compte au cas où un client vous demanderait d'effectuer un virement bancaire.

N'ayez pas peur de demander de l'argent. Si vous faites le travail – et que vous le faites bien – vous devriez être rémunéré pour cela. Soyez honnête et franc avec vos clients – ne soyez pas sournois – et prenez soin de vous en négociant des conditions contractuelles qui vous conviennent. En suivant les suggestions ci-dessus, vous vous protégerez contre les situations fâcheuses et améliorerez encore davantage l'image professionnelle de votre entreprise et de vous-même.

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